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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

INFORME DE ASESORÍA N° IA-02-2016

MUNICIPALIDAD DE TILARÁN

REALIZADO POR: LUIS CARLO ROJAS MORA

JULIO 2016

1Informe de Asesoría Nº 002-2016Municipalidad de Tilarán

INFORME DE ASESORÍA N° II-02-2016MUNICIPALIDAD DE TILARÁN

JUSTIFICACIÓN

Este documento se presenta en atención al oficio DAM-062-2016 de 25 de febrero de 2016, remitido por el señor Jovel Arias Ortega, ex Alcalde de Tilarán, mediante el cual solicita asesoría para la organización del Archivo Central.

Asimismo, con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones de los artículos 23, inciso j) y 60 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y los artículos 38 y 67 de su Reglamento, se presenta el siguiente informe de asesoría.

ALCANCEEl presente informe se circunscribe únicamente al Archivo Central de la Municipalidad de Tilarán. Se incluyó además una referencia a las siguientes dependencias: Secretaría del Concejo y Auditoría Interna, ya que producen documentos declarados con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

FUENTES UTILIZADAS

Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento N° 24023-C.

Ley General de Control Interno N° 8292. Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites

administrativos N° 8220. Código Municipal N° 7794. Entrevista a los funcionarios: señor Juan Pablo Barquero Sánchez,

Alcalde de Tilarán, Mariela Guzmán Solano, Vicealcaldesa, Alberth López Pérez, Encargado de Tecnologías de Información, Wilberth Ramos Chacón, Encargado del Archivo Central.

Correspondencia, informes archivísticos, expedientes de inspección, transferencias y asesoría correspondientes a la Municipalidad de Tilarán, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, así como expedientes de valoración documental resguardados en el archivo de gestión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

METODOLOGÍA


Se analizaron las fuentes antes mencionadas. Se revisaron los expedientes de la Municipalidad de Tilarán, que se

encuentran en los archivos de gestión del DSAE, para determinar los antecedentes de la relación entre estas instituciones en materia archivística.

Se realizó una visita de asesoría a la Municipalidad de Tilarán el día 18 de mayo de 2016, de acuerdo con lo informado al señor Jovel Arias Ortega, Alcalde de Tilarán, mediante oficio DGAN-DSAE-STA-101-2016 de 7 de abril de 2016.

Se realizó una entrevista a los funcionarios del área de Archivo Central, Concejo Municipal, Alcaldía, Vicealcaldía e Informática.

Se visitaron las distintas áreas donde se almacenan documentos. Se tomaron fotografías del estado actual de los documentos de la

entidad.

I. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

1.Acerca de la Municipalidad de Tilarán

1.1 Reseña Histórica1

A finales del siglo XIX y principios del siglo XX hubo dos factores importantes que atrajeron corrientes migratorias a la zona de Tilarán; uno de ellos fue las minas de Abangares y el otro los bosques primarios de cedro amargo que requirieron gran cantidad de mano de obra para explotarlos.

Por acuerdo No. 457 del 26 de setiembre de 1910 de la Cartera de Gobernación, la población de La Cabra fue renombrada como Tilarán.

El 22 de setiembre de 1913, por acuerdo ejecutivo, el barrio Tilarán ascendió a la categoría de distrito, como tercero del cantón de Cañas. Durante la Administración de don Julio Acosta García, el 21 de agosto de 1923, por ley No. 170, se le otorgó el título de villa a la población de Tilarán, cabecera del cantón creado en esa oportunidad. Tiempo después, el 9 de agosto de 1945, durante el gobierno de don Teodoro Picado Michalski, se decretó la Ley No. 151 que le confirió a la villa, la categoría de Ciudad. El 7 de enero de 1924 se llevó a cabo la primera sesión del Concejo Municipal de Tilarán.

1.2 Misión2

1 Tomada del sitio web de la Municipalidad de Tilarán http://www.tilaran.go.cr/index.php/historia/historia-de-tilaran Consultado el 25 de mayo de 2016

2 Tomada del sitio web de la Municipalidad de Tilarán http://www.tilaran.go.cr/index.php/institucional-categoria-gobierno-municipal/mision-vision Consultado el 25 de mayo de 2016


Garantizar la entrega de servicios públicos de calidad que promuevan la seguridad, la salud y la calidad de vida de sus ciudadanos. Identificaremos y responderemos a las necesidades de la comunidad y nos concentraremos en:

a) Crear y mantener asociaciones eficaces.b) Atraer y conservar a empleados diestros y motivados.c) Utilizar la planificación empresarial estratégica.

1.3 Visión3

El Gobierno Local de Tilarán, será un modelo de excelencia que ponga en primer lugar al ciudadano. Los empleados diestros y motivados tendrán fama de brindar calidad y valor en todas las áreas de servicio. Seremos una plataforma de actividad económica vital que le dé a Tilarán una ventaja competitiva en el mercado. Nos asociaremos con ciudadanos y empresas, a fin de que esta comunidad sea la preferida para vivir, trabajar y emprender actividades económicas, recreativas y de otra índole.

1.4 Marco Legal4

El fundamento jurídico que regula el quehacer institucional se encuentra establecido en la Constitución Política de 1949, en los artículos 168 al 175 y la Ley 4574 del 4 de mayo de 1970, que decretó el Código Municipal, reformado mediante la Ley No. 7794 del 30 de abril de 1998, publicada en la Gaceta No. 94 del 18 de mayo de 1998. El artículo 4 del Código Municipal determina:

“La Municipalidad posee la autonomía política, administrativa y financiera que le confiere la Constitución Política.Dentro de sus atribuciones se incluyen:

a) Dictar los reglamentos autónomos de organización y de servicio, así como cualquier otra disposición que autorice el ordenamiento jurídico.

b) Acordar sus presupuestos y ejecutarlos.c) Administrar y prestar los servicios públicos municipales.d) Aprobar las tasas, los precios y las contribuciones municipales, y proponer

los proyectos de tarifas de impuestos municipales.e) Percibir y administrar, en su carácter de administración tributaria, los

tributos y demás ingresos municipales.f) Concertar, con personas o entidades nacionales o extranjeras, pactos,

convenios o contratos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.g) Convocar al municipio a consultas populares, para los fines establecidos en

esta ley y su reglamento.”

3 Ibíd.4 Informe de Asesoría IA-22-2005, Diseño SAI, Municipalidad de Tilarán, elaborado por el señor Carlos Quesada Barahona, Encargado del Archivo Central de la Municipalidad de Tilarán y la señorita Camila Carreras Herrero, funcionaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos, Archivo Nacional de Costa Rica. págs., 15-16-17.


II. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DE TILARÁN.

1. ANTECEDENTES DE LA RELACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DE TILARÁN CON LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL.

De acuerdo con la revisión de los expedientes correspondientes a la Municipalidad de Tilarán, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, se evidencia que a partir del año 2000 existe relación entre ambas instituciones. A continuación se presenta un resumen con los principales antecedentes de dicha relación:

1.1 Correspondencia.

Principalmente comprende recordatorios del Archivo Nacional sobre la obligatoriedad e importancia del cumplimiento del marco legal vigente en materia archivística.

1.2 Transferencias.

Es necesario aclarar que en la sesión Nº 12-2003, celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) el 05 de noviembre de 2003, se acordó declarar con valor científico cultural las actas originales de los Concejos Municipales.

Debido a esta declaratoria, en el mes de julio de 2004, la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional solicitó al Concejo Municipal de Tilarán transferir las Actas del Concejo Municipal originadas en los años anteriores a 1984.

La Municipalidad de Tilarán remitió, mediante oficio SCM-0412-07 de 30 de mayo de 2007, 3 tomos de Actas del Concejo con fechas extremas entre 1978 y 1983.

Sin embargo, no fueron transferidas las actas del periodo comprendido entre enero 1924 y enero de 1978. Por lo tanto, la Dirección General del Archivo Nacional formuló un reclamo administrativo contra la Municipalidad de Tilarán sobre las Actas del Concejo faltantes. La Municipalidad dio respuesta a dicho reclamo mediante el oficio SCM-392-2012 de 20 de setiembre de 2012, suscrito por la señora Silvia María Centeno González, secretaria del Concejo Municipal de Tilarán, y que comunica el acuerdo 584 de esta corporación municipal, este documento señala que dichas actas se perdieron en un incendio.

1.2 Informe de inspección


Informe de Inspección. II-04-2012 enviado mediante el oficio DG-572-2012 de 2 de julio de 2012, dirigido al señor Jovel Arias Ortega, Alcalde de Tilarán. Este informe señala que se detectaron una serie de incumplimientos graves de las disposiciones legales vigentes en materia archivística.

Asimismo, mediante el oficio DG-585-2014 de 17 de setiembre de 2014, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, se solicitó información a la Municipalidad de Tilarán en cuanto al avance en el acatamiento de las disposiciones incluidas en el informe de inspección II-04-2012.

El señor Arias Ortega dio respuesta a este requerimiento mediante oficio DAM-351-2014 de 12 de noviembre de 2014, e indicó que 7 de los 11 elementos evaluados en el informe de inspección anteriormente mencionado se encontraban incumplidos.

1.3 Denuncias

A raíz del informe de inspección II-04-2012, mediante oficio JA-649-2012 de 28 de agosto de 2012, la Junta Administrativa del Archivo Nacional interpuso una denuncia ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de Tilarán debido a los incumplimientos del marco legal vigente en materia de gestión y conservación de la información.

A continuación se presenta un cuadro que resume las gestiones que se originaron a partir de las denuncias supracitadas:

Tabla 1Gestiones originadas a partir de las denuncias interpuestas por el

Archivo Nacional

Número de oficio

Fecha Asunto Respuesta

AL-317-2012 19/11/2012 Solicitud información a la Auditoría Interna de la Municipalidad de Tilarán sobre las acciones tomadas ante la denuncia presentada en agosto de 2012

Oficio UAI-DGAN-020-Jn-2013 de 20 de junio de 2013. Se indicó que se realizó una inspección del Archivo Central municipal y se produjo una leve mejoría del local. Además agrega que la mayor parte de las disposiciones del informe de inspección II-04-2012 se encuentran incumplidas.


Número de oficio

Fecha Asunto Respuesta

AL-046-2014 14/01/2014 Solicitud información a la Auditoría Interna de la Municipalidad de Tilarán sobre las acciones tomadas adicionales a las informadas en el oficio UAI-DGAN-020-Jn-2013 de 20 de junio de 2013

No se registra una respuesta a esta solicitud en los expedientes del Departamento Servicios Archivísticos Externos ni en la Asesoría Legal del Archivo Nacional.

AL-046-2014 17/06/2014 Solicitud información a la Auditoría Interna de la Municipalidad de Tilarán sobre las acciones tomadas adicionales a las informadas en el oficio UAI-DGAN-020-Jn-2013 de 20 de junio de 2013

Oficio UAI-DGAN-030-Jl-2014, de 12 de noviembre de 2014. Se señaló que persistían incumplimientos sobre la conformación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos, así como de un pobre conocimiento institucional sobre la importancia del cumplimiento de la legislación archivística vigente. Además señaló que se produciría una ausencia de 6 meses del encargado del Archivo Central.

AL-274-2014 12/11/2014 Solicitud información a la Auditoría Interna de la Municipalidad de Tilarán sobre las acciones tomadas adicionales a las informadas en el oficio UAI-DGAN-030-Jl-2014, de 12 de noviembre de 2014.

Oficio UAI-DGAN-040-Dc-2014, de 10 de diciembre de 2014. Se indicó que se nombró un técnico de forma interina para el Archivo Central.

AL-188-2015 15/06/2015 Solicitud información a la Auditoría Interna de la Municipalidad de Tilarán sobre las acciones tomadas adicionales a las informadas en el oficio UAI-DGAN-040-Dc-2015, de 15 de junio de 2015

Oficio UAI-DGAN-029-Jl-2015, de 13 de julio de 2015. Se informó que la plaza del Archivo Central estaba vacante, además se señaló que se reubicó el archivo central en un nuevo local.

AL-413-2015 01/12/2015 Solicitud información a la Auditoría Interna de la Municipalidad de Tilarán sobre las acciones tomadas adicionales a las informadas en el oficio UAI-DGAN-029-Jl-2015, de 13 de julio de 2015

No se registra una respuesta a esta solicitud en los expedientes del Departamento Servicios Archivísticos Externos ni en la Asesoría Legal del Archivo Nacional.

1.3 Selección.

La Municipalidad de Tilarán ha presentado los siguientes trámites ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos desde 2012.


Tabla 2 Trámites de Valoración Documental presentados por la Municipalidad

de Tilarán

Trámite Resolución Documentos declarados con valor científico cultural

Solicitud de valoración parcial mediante oficio MT-CNSED-OF-001-2015 de 26 de octubre de 2015

Devuelto sin tramitar por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos mediante oficio CNSED-409-2015 de 9 de noviembre de 2015

Solicitud de valoración parcial mediante oficio MT-CNSED-OF-002-2015 de 11 de noviembre de 2015

Conocido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en la sesión 04-2016 de 5 de febrero de 2016

No se declararon series documentales con valor científico cultural

1.4 Asesorías.

Informe de asesoría Nº 17-2005 de noviembre de 2005, relacionado con el diseño de un sistema archivístico institucional.

2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA ACTUAL.

El Archivo Central de la Municipalidad de Tilarán se encuentra ubicado 100 metros al norte y 25 metros al norte del parque del cantón y está adscrito al despacho del alcalde.

Asimismo, se encuentra a cargo del señor Wilbert Ramos Chacón, quien posee un técnico superior en archivística de la Universidad Técnica Nacional. Además, es importante indicar que no existe personal adicional que colabore con el trabajo de dicha unidad.

El Archivo Central alberga aproximadamente 110 metros de documentación en un depósito con un área total de 50.92 m2, ubicado en un antiguo espacio de oficinas en el primer nivel del edificio municipal.

Por otra parte, pudo comprobarse que el depósito presenta saturación documental. Durante la visita de asesoría se observó que las estanterías están ocupadas casi en su totalidad y se mantienen documentos encima de la mayoría de estas. Asimismo, se localizaron documentos fuera de contenedores adecuados, encima de varias bandejas de la estantería. Además, los planos se conservan en rollos sobre varias bandejas de dicha estantería.


Es necesario destacar que al momento de la visita se observaron documentos en cartapacios tipo “ampo” en un escritorio dentro de uno de los aposentos del depósito y una bolsa con documentos originales destruidos en un armario de ese mismo espacio, ambos producidos por la Asesoría Legal. Sobre esta situación el funcionario responsable del Archivo Central indicó que los cartapacios formaban parte del archivo de gestión de la Asesoría Legal, que ocupó esa oficina hasta el 2014. Asimismo, manifestó desconocer la existencia de la bolsa con documentos localizada en el armario. (Ver anexo 1, fotografías 9-11)

Por otra parte, el Archivo Central se encuentra visibilizado en el organigrama como una dependencia adscrita a la Alcaldía.

2.1 El fondo documental.

Los principales tipos documentales encontrados fueron: patentes, planos, permisos de construcción, correspondencia, licitaciones, permisos de tajos, copias de actas del Concejo Municipal, expedientes de personal, entre otros.

Es importante mencionar que en el Archivo Central se custodian diskettes y otros soportes legibles por máquina, sin embargo, la institución carece de equipos que permitan la recuperación de la información contenida en dichos soportes.

Asimismo, existen unidades que producen documentos electrónicos pero la institución carece de políticas de normalización en la materia y no existe un sistema de gestión de documentos que permita su consulta y asegure su conservación a lo largo del tiempo.

Este fondo documental presenta las siguientes características:

• Clase documental: textual y gráfica• Forma: originales y copias.• Unidades de almacenamiento: carpetas, cartapacios tipo AMPO,

cajas comerciales, cajas de archivo• Cantidad y fechas extremas: 110 metros con fechas extremas entre

1979 y 2013

3. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO.

3.1 Clasificación y ordenación.

La municipalidad de Tilarán no cuenta con un cuadro de clasificación ni métodos de ordenación normalizados. Sin embargo, el encargado del Archivo Central indicó que actualmente trabaja en la elaboración de un cuadro de clasificación orgánico-funcional.


Este cuadro de clasificación posee algunas imprecisiones, por ejemplo se consignó un apartado para legislación en la Asamblea Legislativa, cuando el compendio de legislación forma parte de las fuentes de información para la toma de decisiones y no surge como reflejo de la relación entre la Municipalidad de Tilarán y el Poder Legislativo.

Además, se creó un apartado para la Caja Costarricense del Seguro Social, y en otro distinto se ubica una categoría denominada Clínica, cuando lo correcto es que si se trata del centro de salud de la localidad se adscriba al apartado de la Caja Costarricense del Seguro Social.

Asimismo, como parte de las Instituciones Autónomas se colocó un apartado denominado INVENIO, que corresponde a un centro de enseñanza superior de carácter privado y no forma parte del aparato estatal costarricense.

En general se detectaron otras inexactitudes sobre la organización del Estado costarricense, de manera que es necesario que el Encargado del Archivo Central revise el documento y realice las correcciones del caso para que el cuadro de clasificación corresponda al Organigrama del Sector Público Costarricense, elaborado por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.

También este cuadro de clasificación confunde las series documentales con las funciones de cada unidad, es necesario que se realice la identificación de funciones de la organización para que se logren tipificar correctamente las series documentales producidas en el ejercicio de dichas funciones. En el anexo 2 encontrará una propuesta de cuadro de clasificación que puede utilizar como modelo.

Debido a que el cuadro de clasificación está en elaboración, los archivos de gestión organizan los documentos de acuerdo con el criterio personal de los funcionarios. Asimismo, no se implementan métodos de ordenación normalizados en el Archivo Central.

3.2 Descripción

La institución no implementa ninguna norma de descripción. En el Archivo Central, la información se localiza a partir de una descripción elaborada en un procesador de texto por el encargado del Archivo Central del contenido de las transferencias.

Cabe mencionar que el Encargado del Archivo Central elaboró una entrada descriptiva a nivel de fondo documental siguiendo la norma internacional de descripción archivística ISAD-G, sin embargo, no existe una plantilla que recabe los elementos necesarios para realizar


descripciones normalizadas de las series o las unidades documentales de la organización. En el anexo 2 se presenta una propuesta corregida del cuadro de clasificación del de “Despacho del Alcalde”, a fin de que sea tomada como modelo para corregir los cuadros de los demás archivos de gestión.

3.3 Normalización

Existe un manual para los procedimientos archivísticos de la institución titulado: Reglamento del Archivo Central para la gestión documental, elaborado en el año 2016. Este documento incluye referencias en materia de producción documental, transferencias, clasificación, ordenación, descripción, así como selección y eliminación que deben realizarse en los archivos de las diferentes unidades administrativas. Además, se hace mención de conceptos básicos de archivística.

Debe resaltarse que el artículo 38 de dicho reglamento otorga al Alcalde la potestad de determinar la restricción en la consulta del fondo documental de la Municipalidad de Tilarán, esta disposición atenta contra lo establecido en el artículo 30 de la Constitución Política y el artículo 10 de la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Es necesario mencionar que el supracitado reglamento fue aprobado por el Concejo Municipal de Tilarán en la sesión 303 de 18 de febrero de 2016, sin embargo, durante la visita de asesoría pudo comprobarse que no se aplica en ninguna oficina del municipio.

Por otra parte, no se divulga la legislación archivística vigente por lo que existe un desconocimiento institucional sobre las obligaciones y responsabilidades que todos los funcionarios tienen con respecto a los documentos que producen, gestionan y conservan.

Asimismo, el señor Ramos Chacón indicó desconocer la Directriz General para la Normalización del Tipo Documental Actas Municipales, publicada en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015. Al respecto la señora Silvia Centeno González, Secretaria del Concejo Municipal, señaló que desconocía sobre la directriz, de manera que la Municipalidad no ha implementado los ajustes necesarios para el cumplimiento de esta normativa.

Además, el encargado del Archivo Central manifestó no conocer las directrices de la Junta Administrativa del Archivo Nacional en materia de producción de documentos de conservación permanente, gestión de documentos producidos en medios automáticos y normalización del tipo documental carta; por lo tanto, ninguna de estas directrices se aplica en la Municipalidad de Tilarán.


3.4 Préstamo de documentos

Existe un procedimiento para el préstamo de documentos incluido en el Reglamento del Archivo Central para la gestión documental, este documento contempla la obligatoriedad de la utilización de una boleta de préstamo y el periodo de préstamo a las oficinas productoras.

Dicha boleta se utiliza actualmente para la facilitación de documentos en el Archivo Central e incluye la siguiente información: el tipo documental que se solicita, la cantidad de folios de éste, el funcionario solicitante, la fecha en que se realiza el préstamo, la fecha de devolución y la firma del solicitante. No obstante, no existen mecanismos de control sobre el préstamo de documentos en los archivos de gestión.

3.5 Transferencias de documentos

Según el funcionario del Archivo Central, no existe un calendario de transferencias ni se realizan remisiones periódicas de documentos desde los archivos de gestión, de manera que los documentos se acumulan en las diferentes unidades administrativas.

Para la realización de las transferencias las oficinas productoras elaboran un oficio que incluye una mención de los documentos que se transfieren sin que se detallen las unidades documentales transferidas, por lo que no se realizan listas de remisión que acompañen a la documentación.

Cabe destacar que, según lo manifestado por el señor Wilbert Ramos Chacón, Encargado del Archivo Central, existen algunas unidades administrativas que mantienen la práctica de trasladar documentos al Archivo Central sin los instrumentos de control necesarios bajo la justificación de no tener espacio suficiente en los archivos de gestión. Esta situación atenta contra la recuperación eficiente de la información y puede incidir negativamente en la eficacia de las decisiones tomadas por la organización. Además, esta situación transgrede lo estipulado en el artículo 63 del reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

3.6 Valoración, selección y eliminación

Actualmente la Municipalidad de Tilarán cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED). Además, no posee tablas de plazos aprobadas aunque si cuenta con una valoración parcial vigente para los siguientes subfondos: Tesorería, Contabilidad, Unidad de Cobros y Recursos Humanos.


Además, cabe mencionar que las series documentales aprobadas en la supracitada valoración parcial fueron eliminadas, para esto se levantó el acta de eliminación número 001 que consta en el libro de actas del CISED del municipio.

El CISED está conformado por Wilbert Ramos Chacón, Encargado del Archivo Central; Ana Cecilia Cruz Mejía, Asesora Legal y Juan Pablo Barquero Sánchez, Alcalde. Según lo indicado por el señor Wilbert Ramos Chacón, Encargado del Archivo Central, este comité se encuentra activo desde setiembre de 2015 y no ha sesionado durante el 2016.

Por otra parte, el fondo documental de la Municipalidad de Tilarán cuenta con varias declaratorias generales de valor científico cultural contempladas en las resoluciones CNSED-01-2014, CNSED-02-2014 y CNSED-03-2014, publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015. Según lo indicó el Encargado del Archivo Central, no se comunica a las jefaturas de las oficinas productoras qué documentos poseen esa declaratoria.

Las series declaradas se conservan tanto en el Archivo Central como en las unidades productoras, sin embargo, no fue posible corroborar la cantidad de cada una de estas por la forma en que fueron almacenadas. Es importante resaltar que las actas del Concejo Municipal se resguardan bajo llave en dos estantes de madera en la sala de sesiones de éste órgano colegiado en el segundo nivel del edificio de la Institución.

4. El Local

La Municipalidad de Tilarán destinó un área de aproximadamente 51 m2

para la conservación de sus documentos en un antiguo conjunto de oficinas en el primer nivel del edificio municipal, donde además se encuentran las oficinas del Archivo Central.

Este inmueble posee una división entre el área administrativa y el depósito a través de una pared de madera. Asimismo, existen varios aposentos al interior del local que responden al uso anterior del espacio como un área de oficinas. Es importante señalar que el Archivo Central carece de mobiliario y un espacio apropiado para la consulta de documentos por parte de los usuarios.

El local está equipado con estanterías metálicas que se encontraban ocupadas casi en su totalidad al momento de la visita. Además, parte del espacio destinado al depósito documental se utiliza para almacenar


mobiliario en desuso, materiales de trabajo del Archivo Central y una parte del archivo de gestión de la Asesoría Legal de la Municipalidad.

Asimismo, tanto el cielo como las paredes estructurales del local son de concreto, aunque pudo observarse una pequeña sección del cielorraso del espacio y las paredes internas construidas en madera.

También, se detectaron marcas de humedad en las paredes y cielos del establecimiento. Además, existe una batería de baños en su interior que representa un riesgo de inundación para el acervo documental que se conserva en el Archivo Central.

Al mismo tiempo, se divisó señales de plagas en el suelo del aposento, principalmente comején, arañas y cucarachas muertas. Sobre esta situación, el señor Ramos Chacón, encargado del Archivo Central, manifestó que no existe un programa de fumigación para el sitio.

Del mismo modo, se distinguió gran cantidad de polvo tanto en el suelo como sobre el acervo documental. Se debe agregar que la documentación está expuesta a la incidencia directa de la luz solar y la contaminación ambiental ya que no existen barreras para contener su entrada a las instalaciones.

Por otra parte, el inmueble presenta malas condiciones de iluminación artificial, se dispuso de luminarias fluorescentes tanto en el área administrativa como en el depósito que al momento de la visita se encontraban dañadas.

A continuación, se presenta un cuadro que detalla las condiciones de seguridad del local que contiene los documentos de la organización:

Cuadro N°1Condiciones de Seguridad del depósito del Archivo Central de la Municipalidad de Tilarán


Vigilancia Prevención contra incendios

Salidas de emergencias del depósito

No se cuenta con vigilancia.

El acceso al Archivo Central está restringido

El local permanece bajo llave y esta la custodia el Encargado del Archivo Central.

Materiales de construcción:

Piso: MosaicoParedes: Concreto/maderaTecho: Madera/Concreto Extintores: No

Alarmas contra incendios y detectores de humo: No

Salidas de emergencia: No

Plan de emergencia: No

5.Mobiliario y equipo

La Municipalidad de Tilarán cuenta, con 21 cuerpos sencillos de estantería convencional de longitudes variables con una capacidad total de 110 metros de documentos. Es necesario señalar que se observó que este mobiliario se encontraba ocupado casi en su totalidad, de manera que se conservaban documentos en las bandejas superiores de éste y se mantenían planos en rollos sobre una de las bandejas. Estas prácticas son inconvenientes porque favorecen el deterioro del acervo documental de la institución.

Además, el depósito cuenta con dos deshumificadores que no se encontraban en funcionamiento al momento de la visita. Por otra parte, al encargado del Archivo Central se le asignó un equipo de cómputo, un escritorio y una destructora de papel para la ejecución de sus labores diarias. Asimismo, el funcionario cuenta con un escritorio adicional que utiliza como mesa de trabajo 6.Recurso humano

El Archivo Central de la Municipalidad de Tilarán está a cargo del señor Wilbert Ramos Chacón, el funcionario posee un técnico en Archivo otorgado por la Universidad Técnica Nacional y se encuentra nombrado en el cargo desde el 3 de agosto de 2015. Es importante señalar que el señor Ramos Chacón no ha recibido capacitación adicional en materia archivística.

7.Sistemas de información

No existen sistemas automatizados que permitan la recuperación eficaz de la información resguardada en el Archivo Central. Sin embargo el


señor Alberth López Pérez, Encargado de Tecnologías de Información, indicó que la Municipalidad de Tilarán utiliza el Sistema de Ingresos Municipales (SIM21), proporcionado por el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal.

Este software fue diseñado en Visual Fox y tiene como objetivo organizar información estratégica sobre cobros, facturación y contribuyentes, es utilizado principalmente por el departamento Contabilidad; sin embargo, entre las principales debilidades de este sistema destaca su alta vulnerabilidad debido al riesgo de pérdida de información.

Según expresó el funcionario López Cambronero, los respaldos de los sistemas son diarios en los servidores de la entidad y se realiza un respaldo adicional en un disco duro externo

Asimismo, la institución carece de políticas sobre la producción de documentos en soporte electrónico y lineamientos sobre los respaldos de la información producida en este soporte. Además, la institución no posee repositorios digitales.

III. CONCLUSIONES

La Municipalidad de Tilarán posee un Archivo Central conformado, sin embargo, actualmente carece de mobiliario adecuado y suficiente para albergar su acervo documental. Además, a pesar de que se han generado políticas en materia archivística desde el Archivo Central, éstas no han sido aplicadas en los archivos de gestión de la institución, por lo que no existe una gestión documental normalizada; de manera que no es posible asegurar la transparencia, la eficiencia ni la eficacia de la gestión administrativa de la organización.

La institución no cuenta con sistemas de clasificación ni métodos de ordenación normalizados, por lo que algunos funcionarios organizan la documentación siguiendo sus criterios personalizados. Esta situación atenta contra la recuperación de la información de forma eficiente y eficaz.

Existe un reglamento que hace referencias a las adecuadas prácticas archivísticas en los archivos de gestión, sin embargo, no se aplica en la institución. Además, incluye disposiciones que contrarían el marco jurídico vigente.

No existe formalización sobre la aplicación de controles de préstamo de la documentación en los archivos de gestión, por lo que no existen mecanismos que permitan sentar responsabilidades en caso de extravío de documentos.


Se determinó que la institución cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y posee una valoración parcial aprobada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. No obstante, no ha elaborado tablas de plazos de conservación de documentos, de manera que solamente posee autorización para eliminar las series documentales especificadas en dicha valoración parcial.

Asimismo, existe un escaso control sobre la eliminación no autorizada del acervo documental conservado en los archivos de gestión, que se manifiesta en la localización de una cantidad considerable de documentos originales de la Asesoría Legal destruidos junto a borradores y material de desecho en un armario del Archivo Central.

Parte del acervo documental de la Municipalidad de Tilarán se mantiene en condiciones que favorecen su deterioro, el depósito del archivo central utilizadas actualmente no poseen mobiliario suficiente para albergar nuevas transferencias desde los archivos de gestión y no ofrece posibilidades de realizar un control efectivo sobre las condiciones de humedad y temperatura. Además, los planos fueron colocados en rollos sobre la estantería del depósito.

Por otra parte, no existen planes de emergencia que permitan dar continuidad de los servicios institucionales en caso de que se produzca un desastre y aseguren la integridad del patrimonio documental y el personal ante un evento de esta categoría.

A nivel institucional existe un desconocimiento generalizado en todos los niveles de la administración sobre la normativa vigente en materia archivística y las responsabilidades de los funcionarios sobre los documentos. No se han divulgado las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, que incluyen: la directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 226 del 22 de noviembre de 2010, actualizada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015; la directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº de 28 de marzo de 2008 y la directriz general para la normalización del tipo documental actas municipales, publicada en la Gaceta N° 5 de 8 de enero de 2015. Así como la Directriz para la elaboración del tipo documental "Carta", publicada en La Gaceta N° 247 del 21 de diciembre de 2015. Ninguna de éstas se ha implementado en la institución, ni tampoco se controla su aplicación.

La Municipalidad no cuenta con sistemas de información automatizados que agilicen el préstamo y acceso a los documentos.


Además, se desconoce la normativa vigente sobre la producción de documentos en soporte electrónico.

IV. RECOMENDACIONES TÉCNICAS

Recomendaciones Generales

Es urgente que exista un proceso de sensibilización de parte de las autoridades de la Municipalidad de Tilarán, sobre su responsabilidad legal y profesional en cuanto al manejo de la documentación en cualquier soporte, en procura de la transparencia en los actos administrativos y resguardo de los intereses de los usuarios.

Recomendaciones en materia de clasificación y ordenación documental

En materia de clasificación documental debe tenerse en cuenta que se trata de un proceso archivístico que significa dividir el total de documentos de una entidad, organización u oficina, siguiendo algún criterio, pues estos no se pueden almacenar simplemente en el orden en que se van produciendo.

El uniformar o normalizar los criterios para archivar en los archivos de gestión de la institución, permite identificar qué se produce y qué se recibe en cada departamento, con ello se logra que cualquier funcionario pueda archivar documentos, al seguir un esquema básico, llamado cuadro de clasificación. La uniformidad en estos cuadros permite también acceder a la información de manera oportuna, suficiente y exacta, elementos indispensables para que la toma de decisiones y la administración sean eficientes y eficaces.

Los sistemas de clasificación existentes son:

Clasificación orgánica: los documentos se clasifican de acuerdo a la estructura orgánica de la entidad.

Clasificación por funciones: los documentos se clasifican según las funciones y actividades de la institución.

Cada uno de estos sistemas de clasificación presentan fortalezas y debilidades, tales como:

-El orgánico es objetivo, exacto, fácil y expedito, pero rompe la unidad de los trámites y de las funciones. Es lento para tomar decisiones, pues la búsqueda de la información se debe realizar en muchas carpetas.


-En el sistema funcional la capacidad de respuesta es rápida, haciendo expedita la toma de decisiones administrativas, además no rompe la unidad de trámite. Sin embargo, se requiere conocer con profundidad las funciones de la organización y el proceso de archivar es más lento.

En este sentido, una buena estrategia es aprovechar las fortalezas de cada sistema de clasificación, mediante la combinación de los sistemas orgánico y funcional.

El sistema consiste en la organización de los documentos en torno a seis ámbitos que se detallan a continuación:

N° ÁMBITO1 Oficina Productora5

2 Institución a la que pertenece la oficina productora

3 Administración pública4 Empresas privadas5 Particulares6 Organismos internacionales

Asimismo, se recomienda utilizar como referencia el cuadernillo: “Clasificación y ordenación documental en los archivos de oficina”, emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, el cual se encuentra adjunto en el anexo 4 de este informe de asesoría.

Además, el Encargado del Archivo Central deberá realizar una revisión del cuadro de clasificación que actualmente elabora a fin de que subsane las deficiencias señaladas en el apartado 3.1 del presente informe de asesoría. Adicionalmente, este deberá ser aprobado por el Concejo Municipal con la finalidad de que se convierta en un instrumento de referencia y de aplicación obligatoria en todas las unidades administrativas de la Municipalidad.

Para ello, se adjunta una propuesta de cuadro clasificación del Despacho del Alcalde, a fin de que pueda ser utilizada como modelo para la normalización de este instrumento en todas las dependencias de la entidad. (Ver anexo 2)

Respecto a la ordenación tanto en los archivos de gestión como en el Archivo Central, puede ser entendida como la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.

5 Funciones sustantivas y administrativas de la oficina productora


Debe tenerse presente que es posible mezclar varios métodos de ordenación a las distintas series documentales, su escogencia está sujeta a las necesidades del Archivo Central y de las oficinas productoras.

Al ejecutar las labores de clasificación y ordenación de los documentos, el encargado del Archivo Central debe ser cuidadoso de no descuidar los principios del orden original y procedencia. Se le recomienda una lectura atenta del texto “Administración de documentos, textos fundamentales” publicado por la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos en asociación con el Ministerio de Cultura de España. Este documento está disponible en línea de forma gratuita en la siguiente dirección:

http://www.archiveros.net/LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS.pdf

Recomendaciones en materia de descripción y control de la documentación.

En cuanto al procedimiento de descripción documental se recomienda que en el Archivo Central se utilice la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G, para esta labor puede tomarse como ejemplo el documento Aplicación de la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G) en el Archivo Nacional, disponible en la siguiente dirección:

http://www.archivonacional.go.cr/pdf/aplicacion_norma_isadg_02_05_2011.pdf

Para agilizar el control y localización de documentos se puede utilizar una base de datos referencial, siempre tomando en cuenta los elementos de la norma citada. Si se crea la base de datos se deben establecer políticas que garanticen el mantenimiento de respaldos, ello con el fin de evitar la pérdida o extravío de la información. De igual forma, se puede implementar el sistema Ica AtoM del Consejo Internacional de Archivos, que está disponible gratuitamente.

Es necesario formalizar la utilización de instrumentos de control y préstamo que permitan al Archivo Central y los archivos de gestión, administrar y facilitar de manera adecuada el acervo documental. En el caso de los archivos de gestión estos instrumentos de control fungirán también como instrumentos descriptivos. Se anexa ejemplos de controles, boletas y registros de préstamo de documentos en el anexo 7.

Deben implementarse controles sobre los documentos, tanto de recibido en las unidades administrativas como de préstamo en los archivos de


gestión, de forma que permitan visualizar la trazabilidad de los documentos en el desarrollo de cada uno de los trámites que se realizan en la institución y puedan establecerse responsabilidades en el caso de extravío de éstos.

Recomendaciones en materia de normalización.

El encargado del Archivo Central debe capacitar al personal responsable de los archivos de gestión sobre las directrices incluidas en el Reglamento del Archivo Central para la gestión documental, además deberá verificar periódicamente su cumplimiento en todas las dependencias de la Municipalidad de Tilarán.

Además, las autoridades de la municipalidad y el Encargado del Archivo Central deberán realizar una revisión de dicho reglamento a fin de efectuar las correcciones pertinentes para que se encuentre en concordancia con la normativa vigente de mayor rango, es necesario que se ponga especial atención a lo señalado en el apartado 3.3 del presente informe de asesoría.

Finalmente, con el objetivo de normalizar y controlar el préstamo de documentos en los archivos de gestión, así como subsanar las deficiencias detalladas en aparado 3.4 del presente informe de asesoría, se adjunta en el anexo 7 ejemplos de instrumentos de control de préstamo.

Recomendaciones en materia de valoración y selección documental.

Es necesario que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de continuidad a la elaboración de valoraciones parciales de aquella documentación que ha cumplido su vigencia administrativa y legal, así como la realización de las tablas de plazos de conservación de documentos para evitar la saturación tanto de los archivos de gestión como del Archivo Central. En el anexo 5 de este informe de asesoría encontrará bibliografía sobre la materia.

Además, se recomienda que la institución realice la transferencia a la Dirección General del Archivo Nacional de aquella documentación declarada con valor científico cultural y que se haya producido hace no menos de 20 años. Para esto el encargado del Archivo Central puede contactar al señor Javier Gómez Jiménez, jefe del Departamento Archivo Histórico, al teléfono 22831400 en la extensión 227 o través del correo electrónico [email protected]


Recomendaciones en materia de conservación

Los planos debe colocarse en contenedores adecuados para evitar su deterioro y debe evitarse la práctica de colocar documentos en rollos en el suelo, para esto pueden seguirse las recomendaciones que ofrece el artículo “Archivoeconomía” de la señora Guiselle Godínez Mora6, el cual se adjunta. Este artículo contiene información referente al equipamiento adecuado con que debe contar una institución para la apropiada conservación de su acervo documental.

Las unidades de conservación o instalación recomendadas para custodiar los documentos son las carpetas y cajas de archivo libres de ácido. Las siguientes son las especificaciones técnicas recomendadas:

Diseño:

Una sola pieza armable con la pestaña de cierre hacia el frente y un orificio redondo en el lateral de mano derecha.

Material:

Cartón corrugado.

Acidez:

Entre un 6 y un 8 pH

Medidas:

Largo: 39.5 cmAlto: 28 cmAncho: 14 cm

Las cajas deben rotularse por su cara frontal, indicando la oficina productora, los números de orden extremos que contiene y el número consecutivo de la caja. Estos elementos permiten identificar fácilmente el contenido de cada una de las unidades de almacenamiento y aceleran la localización física de los documentos.

En el anexo 3 del presente informe, se adjunta un ejemplo del tipo de caja por utilizar, su rotulación y disposición en la estantería.

6Godínez Mora, Guiselle. "Archiveconomía". En RAN. Año 55(No.1-12) : p.25-56, ene.-dic., 1991.


Asimismo, debe implementarse un programa de fumigación periódico en los depósitos para evitar la proliferación de plagas que pongan en riesgo la integridad del acervo documental.

Por otra parte, debe tenerse en consideración la elaboración un plan de conservación preventiva de todos los documentos, dándole énfasis a los documentos esenciales (aquellos documentos indispensables para el funcionamiento de la organización en caso de que se produzca un desastre.), con la finalidad de controlar el deterioro de los documentos. Un ejemplo de la elaboración de este tipo de plan corresponde al artículo Manual Plan de Prevención de Desastres y Salvamento de Documentos Esenciales, elaborado por Marco Antonio Calderón Delgado, el cual se adjunta en el anexo 6.


V. DISPOSICIONES DE ACATAMIENTO OBLIGATORIO

Ante la situación expuesta a lo largo de este informe de asesoría, se le recuerda a la Municipalidad de Tilarán que debe atender el marco legal vigente, a continuación se detallan las normas más relevantes con las que la institución debe ponerse a derecho para asegurar la transparencia, la eficiencia administrativa y la eficacia de la gestión institucional:

DISPOSICIONES GENERALES

La Municipalidad de Tilarán debe cumplir con lo estipulado en la Ley General de Control Interno No. 8292, específicamente los artículos 10 y 16:

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.


c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico”.

Al respecto, es necesario que el Archivo Central cuente con sistemas de información que permitan el control sobre los documentos y faciliten la gestión documental de la institución. Igualmente, es necesario que la administración garantice los recursos humanos y materiales necesarios para que tanto el Archivo Central como los archivos de gestión, desempeñen sus funciones correctamente. Además, debe garantizar que los sistemas informáticos cumplan con la Ley No. 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su reglamento Nº33010 publicado en la Gaceta No. 77 de 21 de abril de 2006; así como con la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, publicada en La Gaceta No. 61 del 28 de marzo de 2008, y su Fe de Erratas en la Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008. De igual forma, debe contemplar las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información. (N-2-2007-CO-DFOE).

DISPOSICIONES SOBRE LAS FUNCIONES DEL ENCARGADO DEL ARCHIVO CENTRAL.

En relación con las funciones del Archivo Central, es importante que éstas sean definidas en concordancia con lo estipulado en el artículo 42 la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, que indica:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.f) Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.


g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.”

A la mayor brevedad el Archivo Central debe asumir todas las funciones que le corresponden por ley.

DISPOSICIONES EN MATERIA DE CONSERVACIÓN

En cuanto a la conservación y preservación de los documentos, tanto el Archivo Central como en los archivos de gestión, deberán cumplir con las disposiciones establecidas en los artículos Nº 69, 70 y 71 del Reglamento de la Ley Nº 7202:

“Artículo 69 – Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

Artículo 70 – La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

Artículo 71 – La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:

a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.


h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.p. Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.”

Debe dotarse del área suficiente para centralizar todo el acervo documental de la Municipalidad de Tilarán, es indispensable que el local destinado al Archivo Central cuente con sistemas de detección y combate de incendios a fin de reducir las repercusiones de este tipo de siniestros.

El depósito además debe ofrecer condiciones ambientales óptimas que garanticen la buena conservación de los documentos, sin importar su clase, vigencia o soporte.

DISPOSICIONES EN MATERIA DE SELECCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL

El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), debe cumplir con las siguientes funciones, según el artículo 33 de la Ley 7202.

Artículo 33 “ Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.


b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.” (El subrayado no es del original)

Además, debe acatarse lo dictado en el artículo Nº 35 de la supracitada Ley:

Artículo 35. - “Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.”

Así como, lo estipulado en los artículos N° 131 y 139 de su reglamento:

Artículo 131: “Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:a) La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.b) Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinara cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural”.

Artículo 139 “Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores”

Igualmente, se le recuerda que el artículo 36 de la Ley 7202 especifica lo siguiente:

Artículo 36: “Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor”.

Se le comunica a la Municipalidad de Tilarán que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) declaró con valor científico cultural, en la sesión 9-2003 de 10 de setiembre de 2003, las siguientes series documentales: los libros contables legalizados, liquidaciones presupuestarias anuales, memorias, presupuestos generales (anuales o en su defecto semestrales), plan anual operativo, plan anual de trabajo. Además, en la sesión 11-2003 de 15 de octubre de 2003 dicha Comisión declaró con valor científico cultural las actas del Concejo Municipal.


Además, existen varias declaratorias generales de valor científico cultural contempladas en las resoluciones CNSED-01-2014, CNSED-03-2014 y CNSED-05-2014, publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015.

Por tanto, la Municipalidad debe iniciar una investigación que permita localizar y posteriormente trasladar al Archivo Nacional, aquellos documentos declarados con valor científico cultural y que hayan cumplido con los plazos establecidos en la legislación archivística vigente.

Se deben elaborar a la mayor brevedad las tablas de plazos de conservación de documentos de las diferentes oficinas de la institución y seguir los lineamientos del instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales, así como las resoluciones emanadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) disponibles en la página web del Archivo Nacional, en: http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=195:valoracion-documental&catid=54:rectoria-sistema-nacional-de-archivos&Itemid=85. Incluyendo las resoluciones CNSED-02-2013, publicada en La Gaceta 216 de 10 de noviembre de 2014; CNSED-01-2014, CNSED-02-2014 y CNSED-03-2014, publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015.

Adicionalmente, se debe cumplir el Decreto N° 38961-C de 15 de junio de 2015. Guía de trámites y requisitos de los servicios que brinda la Dirección General del Archivo Nacional.

Además, deberán realizarse trámites de valoración parcial para aquellas series que han cumplido su vigencia administrativa y legal, hasta que se cuente con tablas de plazos de conservación de documentos aprobadas por el Comité Institucional de Eliminación y Selección de Documentos (CISED) y conocidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED).

El Concejo Municipal de Tilarán debe solicitar inmediatamente una investigación interna para determinar él o los responsables por la eliminación de documentos y la negligencia sobre el cumplimiento de la normativa vigente en materia archivística, situación descrita en el apartado 2 del presente informe, y comunicar a la Dirección General del Archivo Nacional los resultados de la pesquisa en un plazo no mayor a 2 meses.

http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=195:valoracion-documental&catid=54:rectoria-sistema-nacional-de-archivos&Itemid=85




DISPOSICIONES EN MATERIA DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

En el caso de producir documentos electrónicos, se debe cumplir con lo estipulado en la Ley Nº 8454 “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos”, y la “Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicado en el alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de 2013; así como la Directriz “Masificación de la implementación y el uso de la forma digital en el Sector Público costarricense”, publicada en la Gaceta No. 79 de 25 de abril de 2014. Deben implementarse las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas sobre administración de los documentos producidos por medios automatizados, publicada en La Gaceta No. 61 de 28 de marzo 2008 y su fe de erratas publicada en La Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008, así como la relacionada con la producción de documentos de conservación permanente en soporte papel, publicada en la Gaceta N° 226 del 22 de noviembre de 2010. Estos documentos están disponibles en la página web del Archivo Nacional: www.archivonacional.go.cr .

La Municipalidad de Tilarán debe implementar lo estipulado en la Directriz general para la normalización del tipo documental actas municipales, publicada en La Gaceta No. 05 de 08 de enero 2015.

El municipio debe implementar la Directriz para la elaboración del tipo documental "Carta", publicada en La Gaceta N° 247 del 21 de diciembre de 2015.

http://www.archivonacional.go.cr/


Finalmente, es importante, comunicar el resultado de esta asesoría a los siguientes funcionarios de la Municipalidad de Tilarán: señor Rolando Mejías Moreira, Presidente del Concejo Municipal; al señor Juan Pablo Barquero González, Alcalde de Tilarán; señor Wilbert Ramos Chacón, Encargado del Archivo Central y al señor Víctor López Villalobos, Auditor Interno.

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Luis Carlo Rojas MoraProfesional asignado


ANEXO 1

Fotografías de las distintas áreas donde se conservan los documentos.

Fotografía 1: Depósito del Archivo Central de la Municipalidad de Tilarán

Fotografía 2: Colocación de los documentos en la estantería del Archivo Central


Fotografía 3Colocación de los planos en la estantería

Fotografía 4Mobiliario en desuso almacenado en el depósito del Archivo Central


Fotografía 5 Marcas de humedad en las paredes y cielos del depósito del Archivo Central

Fotografía 6Evidencias de plagas al interior del depósito del Archivo Central

Fotografía 7Batería sanitaria ubicada en el depósito del Archivo Central


Fotografía 8Documentos del Archivo de gestión de la Asesoría Legal conservados en uno

de los aposentos del Archivo Central

Fotografía 9Bolsa con documentos, borradores y material de desecho ubicada en un

armario del Archivo Central


Fotografía 10Documentos originales ubicados dentro de la bolsa

Fotografía 11Documentos originales ubicados dentro de la bolsa


ANEXO 2. Propuesta de cuadro de clasificación para el despacho del Alcalde.

Fondo: Municipalidad de TilaránSubfondo II: AlcaldíaPlan de clasificación del Despacho del Alcalde

Fondo Subfondo 1 o F2 Subfondo 2 Subfondo3 Subfondo 4 Serie Subserie

I Ámbito Alcaldía Funciones

Administrativas

1. Dirigir (con base en normativa)

Normas y procedimientos internos

Formar expedientes de normas por función

Puede incluir varios tipos documentales como por ejemplo: normas, instructivos, manuales y directrices oficiales sobre cada tema

Directrices Circulares a la

Administración Pública y sus respuestas



Convenios

ordenados alfabéticamente

Contratos

Controles de calidad Cronogramas Informe de

resultados Planes o proyectos

Políticas Directrices Leyes Memorandos

Manuales Institucionales

Manual de procedimiento de trabajo

Manual institucional de cargos

Procesos de trabajo

Reglamento Reglamento autónomo de servicio

Normas y

procedimientos externos

Constitución Política Ley de control

Interno



Código Municipal

Ley de construcciones 7331 y su Reglamento

Ley Orgánica del Ambiente No. 7554

Ley de uso, manejo y conservación de suelos No. 7779 y su reglamento.

Ley Forestal No. 7575 y su Reglamento

Ley 8839 - Gestión Integral de Residuos Sólidos

la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 y su reglamento

Ley de Simplificación de Trámites. No. 8220 y su reglamento.

2. Controlar Controles Correspondencia

relacionada con



actividades de control

De uso de equipo y mobiliario

De trabajos asignados

Boletas de solicitud de préstamo de sala y equipo

3. Coordinar Convocatorias Convocatorias a

sesiones extraordinarias del Concejo Municipal

4. Informar Informes Informes anual

institucional Informe anual de

labores

Informe mensual de labores del departamento

Informe trimestral de ejecución del Plan Anual Operativo Informe de Egresos Municipales

5. Planificar Planes Planes operativos

institucionales



Planes operativos del Despacho del Alcalde

Programas Programas de gobierno del Alcalde

6. Presupuestar Presupuestos Control

presupuestario Correspondencia

relacionada con el presupuesto

Diccionario de imputaciones presupuestarias

Comunicaciones de saldos disponibles

Liquidaciones presupuestarias

Modificaciones presupuestarias

Presupuestos anuales institucionales

FUNCIONES TECNICAS:

1. Nombrar funcionarios

Nombramientos Nombramientos de Personal

2. Sancionar acuerdos del Concejo Municipal

Expedientes Expedientes de acuerdos sancionados



II Ambito Municipalidad Concejo

Municipal Correspondencia *

Secretaría del Concejo Municipal

Correspondencia*

Servicios

Jurídicos Correspondencia *

Criterios Legales * Auditoría

Interna Correspondencia *

Informes de auditoría *

Alcaldía

Secretaría Correspondencia

Asistencia Administrativa

Correspondencia

Proveeduría Correspondencia *

Expedientes de contrataciones administrativas *



Expedientes sobre control de activos institucionales *Requisiciones *

Recursos Humanos Correspondencia *

Informes Técnicos de asuntos laborales *Informes sobre solicitudes de tiempo extraordinario laborado *Boletas de justificación de marcas *Boletas de vacaciones *Boletas de tiempo de reposición *Informe de participación de cursos

Servicios Generales Correspondencia *

Boletas de Solicitud de transporte *Boleta de solicitud de servicios *



Policía Municipal Correspondencia*

Bodegas y Plantel Correspondencia*

Vigilancia Correspondencia*

Limpieza Correspondencia*

Archivo Central

Correspondencia*

Listas de remisión *

Tablas de plazos *

Actas de eliminación *

Coordinación de Hacienda Municipal

Oficina de Contabilidad y Presupuesto

Correspondencia *

Reservas de crédito *Expediente de



anteproyecto de presupuesto *Expediente de liquidación de viáticos *Expediente de evaluación presupuestaria *

Oficina de Administración Tributaria

Correspondencia*

Informes*

Oficina de Inspecciones

Informes* Informes de Inspección*

Correspondencia*

Oficina de Catastro

Correspondencia*

Oficina de Cobros y Patentes

Correspondencia*

Coordinación de Desarrollo y Control Local

Correspondencia*



Oficina de Inspecciones

Correspondencia*

Oficina de Planificación Urbana y Control de Construcciones

*Correspondencia

Oficina de Obras y Servicios Municipales

*Correspondencia

III Ámbito ADMINIS-TRACION PUBLICA

PODER LEGISLATI-VO

ASAMBLEA LEGISLATI-VA

Correspondencia *

CONTRALORÍA

GRL. DE LA REP.

Correspondencia *

Defensoría de

los habitantes. Correspondencia *



PODER JUDICIAL

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

Correspondencia * Corte Plena Sala IV Recursos de amparo

*

Tribunales de

Justicia.

MINISTERIO

PUBLICO

Fiscalía Correspondencia * ORGANISMO

DE INVESTIGACION JUDICIAL

ORGANIS-MO ELECTO-RAL



TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Registro Civil PODER EJECUTIVO

PRESIDEN-CIA DE LA REPUBLICA

MINISTE-RIOS

Ministerio de Ambiente y Energía

Secretaría Técnica Ambiental

Correspondencia *

MINISTERIO DE JUSTICIA



REGISTRO NACIONAL

Ministerio de Obras Públicas

Correspondencia *

Consejo Nacional de Vialidad

Correspondencia *

Ministerio de Planifi-cación

Correspondencia *

Ministerio de Salud

Correspondencia *

Ministerio de Trabajo

Correspondencia *

INSTITUCIO-NES PUBLICAS FINANCIERAS

IFAM Correspondencia *



INSTITUCIO-NES PUBLICAS NO FINANCIERAS

CCSS. Correspondencia * INSTITUCIO-NES PUBLICAS DE SERVICIO

GOBIERNOS LOCALES

MUNICIPALI-DADES DE SAN JOSE

Correspondencia *

MUNICIPALI- DADES DE ALAJUELA

Correspondencia *

MUNICIPALI-DADES DE CARTAGO



MUNICIPALI-DADES DE HEREDIA

MUNICIPALI-DADES DE GUANACASTE

Correspondencia *

MUNICIPALI-DADES DE PUNTARENAS

Correspondencia *

MUNICIPALI-DADES DE LIMON

Correspondencia *

Unión Nal de Gobiernos locales.

Ámbito IV INSTITUCIO-NES PRIVADAS



Asociaciones de desarrollo:

DISTRITO CENTRO

Correspondencia *

OTROS DISTRITOS

Correspondencia *

Ámbito V PARTICULA-RES

Correspondencia *

Nombres delas personas (ordenar por orden alfabético)

Correspondencia *

Ámbito VI Organismos Internacionales

* Todas las series y tipos documentales mencionados en el presente cuadro de clasificación son ejemplos que se presentan en la mayoría de las instituciones públicas y están sujetos a cambios por parte del Encargado del Archivo Central de la Municipalidad de TilaránEste cuadro de clasificación no pretende ser exclusivo ni exhaustivo de todas las series documentales, sino que pretende ser un modelo para que el Encargado del Archivo Central, elabore su propio cuadro de clasificación.


ANEXO 3

Tipos de cajas y rotulación

Especificaciones Técnicas:

Diseño:

Una sola pieza armable con la pestaña de cierre hacia el frente y un orificio redondo en el lateral de mano derecha.

Material:

Cartón corrugado.Acidez: Entre un 6 y un 8 pH

Medidas:

Largo: 39.5 cmAlto: 28 cmAncho: 14 cm

54Informe de Asesoría Nº 002-2016Municipalidad de TilaránANEXO 4

CUADERNILLO: CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DE OFICINA


CUADERNILLO: LA VALORACIÓN DOCUMENTALEN COSTA RICA


ANEXO 6

PLAN DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y SALVAMENTO DE DOCUMENTOS ESENCIALES.


INSTRUMENTOS DE CONTROL DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL · Web viewAsimismo, con el propósito de dar cumplimiento...

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