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SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD GUATEMALA C.A.

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, Septiembre de 2,012

ELABORADO APROBADO FECHA

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad | 2

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN -STCNS-

PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Planificación de la

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad, tiene como objeto,

servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al presentar

un compendio ordenado, secuencial y detallado de las operaciones realizadas

por la Dirección.

Este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten cambios

en su contenido, en la ley Orgánica, bases legales, funciones o algún otro

apartado de la institución que incida en la operación.

Los planes deberán ser expresados de manera que sean entendidos por todo

el personal de la Secretaría Técnica, en términos nominales, cuantitativos y

gráficos; la planificación es el sistema más eficaz para comparar la realidad

alcanzada con la estimada, en tiempo, para lograr corregir la ruta o de ser

necesario la expectativa, con respecto a las metas o productos de la

Secretaría Técnica.




MISIÓN INSTITUCIONAL

Consolidar los mecanismos de apoyo técnico y administrativo, dar seguimiento a la

Política, planes, directivas; mantener la comunicación con las instituciones del Sistema y

apoyar a la Comisión de Asesoramiento y Planificación para el funcionamiento del Consejo

Nacional de Seguridad.

VISIÓN INSTITUCIONAL

Coordinar e integrar los recursos y capacidades de las instituciones del Sistema Nacional

de Seguridad; para garantizar la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz, el

desarrollo integral de la persona, el Estado de Derecho, los Derechos Humanos y la

Seguridad Democrática.

VALORES

Profesionalismo

Confiabilidad

Compromiso

Eficiencia

Disponibilidad Permanente

Transparencia




OR

GA

NIG

RA

MA

FUN

CIO

NA

L




MISIÓN

Apoyar y facilitar los procesos fundamentales para dar seguimiento,

evaluación de gestión y cumplimiento de metas propuestas, por medio de

asistencia, apoyo y capacitación a los equipos administrativos que conforman

la Secretaría Técnica.

OBJETIVO:

Establecer las normas y procedimientos que regirán las actividades o

procesos de la Dirección de Planificación, con la finalidad de que pueda ser

utilizado como instrumento de información, decisión y control del nivel de

desempeño de sus funciones.

Establecer de manera formal, los métodos y técnicas de trabajo aplicables,

precisando la responsabilidad de los distintos actores que intervienen en la

ejecución, control y evaluación, para facilitar la interrelación entre ellos.




EL AMBITO DE APLICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

Las unidades que intervienen de manera directa o indirecta en los Procesos de Planificación son las siguientes:

1. Coordinador 2. Dirección de Recursos Humanos 3. Dirección Administrativa

4. Dirección Financiera 5. Dirección de Asuntos Jurídicos

6. Dirección de Política y Estrategia 7. Dirección de Monitoreo y Comunicación

8. Auditoría Interna

9. Unidad de Información Pública

10. Comisión de Asesoramiento y Planificación




FUNDAMENTO LEGAL

La Dirección de Planificación es la responsable de llevar a cabo la planificación operativa y

estratégica de la Secretaría Técnica, así como de establecer los canales de comunicación

entre los cooperantes y la Secretaría Técnica. Para la realización de lo descrito se basa en

la normativa legal siguiente:

Constitución Política de la República de Guatemala

Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, y su reglamento, Acuerdo Gubernativo número 166-2011 de fecha 30 de mayo de 2011;

Leyes, reglamentos y demás disposiciones aplicables a la administración pública.

ANÁLISIS DEL MARCO JURÍDICO

MANDATO UNO

Cumplir la Constitución Política de la República de Guatemala.

FUENTE

Constitución Política de la República de Guatemala. Art.1, 2.

REQUERIMIENTO CLAVE

El Estado de Guatemala se organiza para proteger a la persona y a la familia y que su fin

supremo es la realización del bien común y se definen como deberes del mismo garantizar

a los habitantes de la República la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz y el

desarrollo integral de la persona.

EFECTOS SOBRE LA ORGANIZACIÓN

Fortalecimiento de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad y el Estado

de Derecho.




DEMANDAS Y EXPECTATIVAS

Garantizar la independencia funcional de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de

Seguridad.

MANDATO DOS

Cumplir la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad y su Reglamento.

FUENTE

Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad. Decreto número 18-2008 del Congreso de

la República. Art. 12; Reglamento de la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad.

Acuerdo Gubernativo No. 166-2011. Art. 1, 2, 17.

REQUERIMIENTO CLAVE

Desarrollar las labores técnica y administrativas necesarias para el funcionamiento del

Consejo Nacional de Seguridad.

Formular el Proyecto de Política Nacional de Seguridad;

Dar seguimiento a aquellas políticas, planes y directivas que se determinen por el Consejo

Nacional de Seguridad;

EFECTOS SOBRE LA ORGANIZACIÓN

Mantener activos los mecanismos de comunicación entre los miembros del Sistema

Nacional de Seguridad; y,

Apoyar logística y administrativamente a la Comisión de Asesoramiento y Planificación.

DEMANDAS Y EXPECTATIVAS

Fortalecimiento de las Instituciones que conforman el Consejo Nacional de Seguridad.

Fortalecimiento de la Política Nacional de Seguridad.




Coadyuvar al fortalecimiento de las políticas, planes y directivas determinadas por el

Consejo Nacional de Seguridad.

Fortalecimiento de las Instituciones que conforman el Sistema Nacional de Seguridad.

Fortalecimiento institucional de la Comisión de Asesoramiento y Planificación.

La Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad, es la responsable de velar por

el funcionamiento, apoyo técnico y administrativo del Consejo Nacional de Seguridad.

Garantizar aquellas acciones de carácter preventivo o reactivo que el Estado debe adoptar

para garantizar la consecución de los intereses nacionales frente a cualquier amenaza,

agresión o situación que por su naturaleza represente un riesgo para la seguridad de los

habitantes o del Estado Democrático.

La Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad debe garantizar la eficiencia y

eficacia de las políticas, planes y directivas determinadas por el Consejo Nacional de

Seguridad.

Fortalecimiento de las Instituciones del Estado.

Ser el órgano asesor en materia de seguridad del Consejo Nacional de Seguridad, a

través de la formulación de planes y estrategias para la seguridad de la Nación, así como

la promoción de la profesionalización de los miembros del Sistema Nacional de Seguridad.

MANDATO TRES

Cumplir con el Tratado Marco de Seguridad Democrática en Centroamérica.

FUENTE

Tratado Marco de Seguridad Democrática en Centroamérica suscrito por los Presidentes

del Istmo en 1995 y vigente desde 1997. Considerando




REQUERIMIENTO CLAVE

Que el Modelo Centroamericano de Seguridad Democrática se sustenta en la supremacía

y el fortalecimiento del poder civil, el balance razonable de fuerzas, la seguridad de la

personas y de sus bienes, la superación de la pobreza y de la pobreza extrema, la

promoción del desarrollo sostenible, la protección del medio ambiente, la erradicación de

la violencia, la corrupción, la impunidad, el terrorismo, la narco actividad, el tráfico de

armas. Asimismo el Modelo Centroamericano de Seguridad Democrática orientara cada

vez más, sus recursos a la inversión social.




CAPITULO I

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Es la responsable de llevar a cabo la planificación operativa y estratégica de la Secretaría

Técnica, así como de establecer los canales de comunicación entre los cooperantes y la

Secretaría Técnica.

1. FUNCIONES:

a) Establecer las normas, técnicas y procedimientos congruentes con las políticas y

estrategias de la Secretaría Técnica, para la elaboración de planes, programas y

proyectos de corto, mediano y largo plazo; así como coordinar, orientar y evaluar su

cumplimiento.

b) Dictar normas y procedimientos para la programación de los recursos humanos,

materiales y financieros den función de la información que provea la Dirección de

Administración Financiera.

c) Elaborar, dar seguimiento y evaluar los planes, programas y proyectos;

d) Apoyar, de conformidad con las leyes que rigen la materia, la elaboración,

seguimiento y evaluación del Presupuesto anual de la Secretaría Técnica.

e) Mantener relación permanente con los organismos, gobiernos, entidades y/o

empresas que ofrezcan cooperación y asistencia financiera o técnica para la

ejecución de nuevos proyectos o programas.

f) Elaborar normas y procedimientos a efecto de proveer asesoría en materia de

desarrollo institucional para fortalecimiento de la gestión técnica y administrativa.

g) Mantener actualizados los instrumentos técnicos, tales como: manuales de

organización, de funciones, de puestos y de procedimientos.




h) Coordinar y dar seguimiento al proceso de recolección, procesamiento y producción

de información estadística para la toma de decisiones y fundamentar la definición

de planes, programas y proyectos.

i) Preparar la memoria anual de labores y otros informes que le sean requeridos por el

Secretario Técnico; y

j) Elaborar y mantener actualizados los programas y portafolio de proyectos de

cooperación, tanto del Consejo Nacional de Seguridad como de la Secretaría

Técnica.




CAPITULO II

RED DE PROCESOS

DIRECCIÓN DE

PLANIFICACIÓN

MACRO PROCESOS CÓDIGO PROCESOS CÓDIGO

PLAN OPERATIVO

ANUAL1

FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO

ANUAL1.1

ACTUALIZACIÓN DEL PLAN

ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL1.2

MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL

PLAN OPERATIVO ANUAL1.3

MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL

PLAN OPERATIVO ANUAL1.4

ELABORACIÓN DE INFORMES

INSTITUCIONALES A REQUERIMIENTO

DE INSTANCIAS NACIONALES

1.5

PROYECTOS DE

COOPERACIÓN

EXTERNA TÉCNICA O

FINANCIERA

2 ESTUDIO DE PREINVERSIÓN 2.1

PARTICIPACIÓN INSTITUCIONAL

INTERNACIONAL EN EL CONTEXTO DE

CONVENIOS INTERNACIONALES

2.2

MEMORIA DE

LABORES3

ELABORACIÓN DE LA MEMORIA DE

LABORES INSTITUCIONAL3.1

PLANIFICACIÓN 4

APOYO EN LO REFERENTE A

PLANIFICACIÓN A LAS OFICINAS QUE

LO REQUIERAN

4.1

PROYECTOS DE

COOPERACIÓN

EXTERNA TÉCNICA O

FINANCIERA

5

ESTABLECER LA NECESIDAD DE LA

INSTITUCIÓN DE ACUERDO A

NUESTROS OBJETIVOS

5.1

REALIZAR EL ANALISIS FINANCIERO

PARA VERIFICAR LA DISPONIBILIDAD5.2

DEPENDIENDO DEL RESULTADO

FINANCIERO SE BUSCARA APOYO

CON LOS COOPERANTES

INTERNACIONALES

5.3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS




CAPITULO III

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del proceso:

Formulación del Plan Operativo Anual de la

Institución.

Código: 1.1

Código: 1.1.1

Trámite que origina el proceso: Dirección de

Planificación. No. De Actividades: 7

No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Se recibe la convocatoria para asistir a los talleres para recibir los lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Anual por parte del MINFIN y SEGEPLAN

Director de Planificación

2

Se entregan las convocatorias a la Secretaria del Coordinador, mediante oficio u hoja de ruta, sellada y firmada.

Secretaría de la Coordinación General.

3 Retorna la convocatoria autorizada por el Coordinador por medio de mensajería interna.

Secretaría de la Coordinación General.

4 Recibe la convocatoria la Dirección de Planificación. Director de Planificación

5 Delega la participación a los talleres Director de Planificación

6 Asiste a los talleres para recibir lineamientos Sub Director de Planificación

7

Realiza un reporte detallado del taller al que asistió y pone en práctica los lineamientos FIN DE PROCEDIMIENTO.

Sub Director de Planificación




Nombre del proceso:

Formulación de Instrumentos para los Planes

Operativos Anuales de la Institución.

Código: 1.1

Código: 1.1.2



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Diseña o implementa los instrumentos o matrices para la formulación del Plan Operativo Anual para cada Dirección, Departamento e Institución.


2 Solicita mediante oficio al Director de Planificación, convocar a reunión a los enlaces de planificación por Dirección y Unidades Institucionales.


3 Convoca a reunión mediante memorándum a los enlaces de planificación por Dirección y unidades operativas de las Instituciones.

Dirección de Planificación

4 Prepara presentaciones para la reunión de socialización y entrega instrumentos y lineamientos a enlaces de planificación.


5

Socializa y entrega en reunión con los enlaces de planificación los instrumentos y los lineamientos impresos y digitales, ambos para la formulación del Plan operativo Anual por Direcciones y Unidades Institucionales. FIN DE PROCEDIMIENTO

Dirección de Planificación




Nombre del proceso:

Formulación del Plan Operativo Anual

Código: 1.1

Código: 1.1.3



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Solicita mediante oficio al Director de Planificación, el requerimiento de los planes operativos anuales de todas las Direcciones y unidades Institucionales.


2

Solicita a los Directores o encargados de unidad, mediante oficio, la elaboración de los Planes Operativos Anuales, por Dirección e institución, de acuerdo a los instrumentos socializados con los enlaces de planificación.


3 Socializa los instrumentos y da los lineamientos a los enlaces de las diferentes Direcciones y unidades institucionales.


4 Formula el Plan Operativo Anual de su Dirección, siguiendo los instrumentos y lineamientos definidos.

Enlaces de Planificación de cada Dirección.

5 Finalizado, envía a la Dirección de Planificación los Planes Operativos por Dirección.

Enlaces de Planificación de cada Dirección.

6 Recibe a satisfacción los Planes Operativos Anuales de las Diferentes Direcciones y unidades institucionales.


7

Compila y analiza los Planes Operativos de las distintas Direcciones y unidades institucionales. FIN DE PROCEDIMIENTO.





Nombre del proceso:

Consolidación y formulación del Plan

Operativo Anual.

Código: 1.1

Código: 1.1.4



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Analiza los planes operativos enviados por cada Dirección e Institución.


2 Prioriza los resultados e indicadores de los diferentes planes operativos.


3 Formula la primera propuesta de documento POA institucional.


4 Envía la primera de POA institucional al Director de Planificación para su revisión y validación


5 Convoca a primera reunión para dar a conocer la primera propuesta del POA a los Directores de las diferentes Direcciones y enlaces institucionales.

Dirección de Planificación.

6 Realiza la revisión de la primera propuesta del POA y hace ajustes de acuerdo a comentarios y sugerencias de los Directores y enlaces institucionales.


7

Envía a la Dirección de Planificación, la segunda propuesta del POA, para su revisión y validación. FIN DE PROCEDIMIENTO.





Nombre del proceso:

Validación del Plan Operativo Anual por parte

del Secretario General de la STCNS.

Código: 1.1

Código: 1.1.5



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Solicita espacio a la Coordinación General, para presentar y validar la propuesta del Plan Operativo Anual.


2 Valida la propuesta de Plan Operativo Anual y se realizan sugerencias y propuestas de cambio.

Coordinador

3 Se realizan las correcciones de la propuesta del POA con los ajustes de acuerdo con lo ordenado por la Coordinación.


4

Envía la última versión del POA a la Dirección de Planificación para su validación final. FIN DE PROCEDIMIENTO





Nombre del proceso:

Autorización del Plan Operativo Anual por el

Coordinador.

Código: 1.1

Código: 1.1.6



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Solicita audiencia a la Coordinación General-. Director de Planificación

2 Se evalúa la última versión del Plan Operativo Anual por el Coordinador.

Coordinador

3

Avala y aprueba la versión final del Plan Operativo Anual. FIN DE PROCEDIMIENTO

Coordinador




Nombre del proceso:

Enviar Plan Operativo Anual a SEGEPLAN,

MINFIN y Contraloría General de Cuentas..

Código: 1.1

Código: 1.1.7



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Envía los documentos del POA Institucional al Director de Planificación para iniciar gestión de envío a entidades.


2 Envía los documentos del POA Institucional a la Dirección Financiera para completar los formularios DTP financieros.


3 Completa los documentos POA Institucional, formatos DTP y financieros.

Director Financiero

4 Envía los documentos financieros a la Coordinación General para firma.

Director Financiero

5 Con los documentos firmados y el POA completo regresa a la Dirección de Planificación la documentación.

Director Financiero

6 Recibe el Expediente completo del POA y procede a realizar oficios para traslado a MINFIN, SEGEPLAN y Contraloría General de Cuentas.


7

Archiva copia de los oficios firmados y sellados de recibido por parte de las entidades correspondientes. FIN DE PROCEDIMIENTO.





Nombre del proceso:

Reprogramación de metas con base a la

asignación presupuestaria.

Código: 1.1

Código: 1.1.8



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Recibe oficio de aprobación de asignación presupuestaria por parte de la Dirección Técnica de Presupuesto.

Director Financiero

2 Envía copia del oficio de asignación presupuestaria a la Dirección de Planificación.

Director Financiero

3

Solicita a las Direcciones y Unidades Institucionales, la reprogramación de sus metas e indicadores de los planes operativos de acuerdo a las asignaciones presupuestarias.

Director de Planificación.

4 Analiza los planes operativos reprogramados por Dirección y Unidad Institucional.


5 Formula la primera propuesta de reprogramación del Plan Operativo Anual Institucional, de acuerdo a las asignaciones presupuestarias.


6 Envía la primera propuesta de reprogramación del POA Institucional a la Dirección de Planificación para revisión y validación.


7 Convoca a reunión a los Directores y unidades institucionales para conocer la reprogramación anual del Plan Operativo Anual.


8

Realizan la revisión y se hacen los ajustes de la reprogramación del POA de acuerdo con los comentarios y sugerencias de los Directores y Unidades Institucionales.





9 Envía la segunda propuesta de reprogramación del POA Institucional para su revisión y validación.

Sub Director der Planificación

10 Aprueba la segunda propuesta de reprogramación del POA institucional


11 Solicita audiencia a la Coordinación General para presentar y aprobar la reprogramación del POA Institucional.


12 Conoce y aprueba la reprogramación del POA Institucional.

Coordinador

13

Se envía reporte de la reprogramación POA a donde corresponda. FIN DE PROCEDIMIENTO.





Nombre del proceso:

Actualización del Plan Estratégico

Institucional.

Código: 1.2

Código: 1.2.1.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Elabora propuestas de evaluación del Plan Estratégico incluyendo método; duración, cronograma y fechas, participantes y presupuesto y lo traslada al Director de planificación, para su conocimiento, comentarios y posterior aprobación.


2 Revisa la propuesta, propone ajustes y devuelve al Sub Dirección de Planificación para sus correcciones.


3 Realiza los cambios de acuerdo con las propuestas y prepara expediente para la presentación a la Coordinación para su correspondiente autorización.


4 Presenta a la Coordinación General expediente con propuestas de actividad de evaluación del Plan Estratégico.


5 Se autoriza el proceso de evaluación del Plan Estratégico.

Coordinador

6 Delega verbalmente al Sub Director de Planificación para que proceda con la evaluación respectiva.


7 Coordina y da seguimiento a comunicaciones y preparativos requeridos para el desarrollo de la actividad de evaluación.


8

Solicita al Director de Planificación convocar a funcionarios institucionales para identificar y analizar nuevos retos y demandas institucionales para los nuevos planes estratégicos.

Sub Director der Planificación




9

Convoca a funcionarios institucionales a un taller para identificar y analizar los nuevos retos y demandas institucionales a incluirse en los nuevos Planes Estratégicos.


10 Desarrolla el taller para identificar y analizar los nuevos retos y demandas institucionales a incluirse en los nuevos Planes Estratégicos.


11

Incluye los aportes de los participantes en el taller, al documento de nuevos retos y demandas institucionales a incluirse en los nuevos planes estratégicos institucionales


12

Solicita al Director de Planificación, convocar a los enlaces institucionales para identificar y analizar los nuevos retos y demandas institucionales para los nuevos Planes Estratégicos


13

Convoca a los enlaces institucionales a un taller para identificar y analizar los nuevos retos y demandas institucionales a incluirse en los nuevos planes estratégicos


14 Desarrolla el taller para identificar los nuevos retos y demandas institucionales a incluirse en los nuevos Planes Estratégicos


15 Elabora el documento final sobre nuevos retos y demandas al Director de Planificación para su revisión y validación


16 Valida el documento de nuevos retos y demandas institucionales para incluirlos en los nuevos Planes Estratégicos


17

Solicita copias del documento en formato impreso y electrónico, completa el expediente y archiva. FIN DE PROCEDIMIENTO.





Nombre del proceso:

Monitoreo y Evaluación del Plan Operativo

Anual Institucional.

Código: 1.3

Código: 1.3.1.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Desarrolla o actualiza en formato Excel, el documento que contiene la primera propuesta del sistema de Planificación.


2 Envía vía correo electrónico el documento propuesta del Sistema de planificación al Director de planificación.


3 Revisa y analiza el documento propuesta del sistema de planificación.


4 Solicita incluir las observaciones y correcciones al documento de primera propuesta del sistema de planificación.


5 Incluye las observaciones y genera la segunda propuesta de documento de sistema de planificación.


6 Envía vía correo electrónico la segunda propuesta de documento del sistema de Planificación.


7 Solicita espacio en la agenda de Coordinación General para presentar y validar la propuesta del Sistema de Planificación.


8 Validan la propuesta del Sistema de Planificación, mediante comentarios y sugerencias.

Coordinador

9 Realiza la revisión de la segunda propuesta y hace los ajustes de acuerdo con los comentarios y sugerencias de la Coordinación General.





10

Envía la tercera propuesta del sistema de planificación institucional al Director de Planificación para ajustes finales. FIN DEL PROCEDIMIENTO





Nombre del proceso:

Formulación de instrumentos de seguimiento

y evaluación de indicadores institucionales.

Código: 1.3

Código: 1.3.2.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Desarrolla la primera propuesta de los instrumentos en formato Excel y los lineamientos técnicos para el seguimiento y evaluación de los indicadores por Dirección y Unidad Institucional.


2

Solicita al Director de Planificación, convocar a los enlaces de planificación para socializar y validar los instrumentos de seguimiento y evaluación de indicadores.


3 Convoca mediante memorando a los enlaces de planificación para validar los instrumentos de seguimiento y evaluación de indicadores.


4 Socializa y valida los instrumentos de seguimiento y evaluación de indicadores con todos los enlaces de planificación por Dirección y Unidad Institucional.


5

Envía por correo electrónico los instrumentos de seguimiento y evaluación de indicadores, a todos los enlaces de planificación de las diferentes direcciones y unidades institucionales.


6

Solicita vía oficio firmado y sellado por todas las direcciones y unidades institucionales, la implementación de los instrumentos y el envío mensual de la información de ejecución física si la hubiera y la ejecución presupuestaria de acuerdo con el calendario o plan propuesto. FIN DEL PROCEDIMIENTO





Nombre del proceso:

Consolidación y análisis de la información de

ejecución mensual enviada por las

Direcciones y Unidades Institucionales.

Código: 1.3

Código: 1.3.3.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Delega mediante oficio al enlace de ´planificación, el desarrollo de los informes mensuales por Dirección o Unidad Institucional.

Diferentes Direcciones y Directores Institucionales

2 Envía mensualmente el informe de ejecución y seguimiento a la Dirección de planificación, de acuerdo con los lineamientos definidos con anterioridad.

Enlaces de planificación y Direcciones

3

Consolida el informe mensual institucional en las bases de datos o matrices del Sistema de Planificación para su seguimiento y evaluación. FIN DEL PROCEDIMIENTO





Nombre del proceso:

Monitoreo de Indicadores.

Código: 1.3

Código: 1.3.4.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Elabora el plan de monitoreo de indicadores priorizados, el procedimiento de consolidación y formulación del POA Institucional.


2 Presenta el plan de monitoreo de indicadores al Director de Planificación para su revisión y aprobación.


3 Revisa y aprueba el plan de monitoreo de indicadores. Director de Planificación

4 Coordina las visitas con los Directores y Unidades Institucionales.


5

Visita las diferentes direcciones y Unidades Institucionales para verificar, monitorear y evaluar el cumplimiento de indicadores de acuerdo con el plan de monitoreo.


6 Realiza análisis de la información que respalde los resultados de los indicadores planteados.


7 Efectúa inspecciones en las diferentes unidades institucionales


8 Desarrolla informe de evaluación a las direcciones responsables de los indicadores verificados.





9 Retorna a la sede de trabajo para elaborar un informe a la Dirección de Planificación de lo actuado de acuerdo con el plan de monitoreo.


10 Envía informe vía correo electrónico al Director de Planificación para su conocimiento


11 Analiza informe y define acciones de seguimiento y retroalimentación


12 Toma las medidas correctivas o de retroalimentación para lograr los resultados planteados.

Direcciones responsables o Unidades Institucionales.

13

Da seguimiento a la implementación de las medidas correctivas o de retroalimentación. FIN DEL PROCEDIMIENTO





Nombre del proceso:


Anual Institucional.

Código: 1.4

Código: 1.4.1.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Elabora el primer borrador del informe de evaluación del Plan Operativo Anual Institucional, con base a la información consolidada de los informes mensuales, enviados por los directores y unidades institucionales.


2 Envía vía correo electrónico el primer borrador del informe de evaluación del POA Institucional


3 Solicita espacio en la agenda del Coordinador para presentar el primer borrador del informe de evaluación del POA Institucional


4 Presenta en Coordinación General el primer borrador del informe de evaluación del POA Institucional


5 Realiza un segundo borrador de informe de evaluación del POA Institucional tomando en cuenta los comentarios y sugerencias de la Coordinación General.


6 Envía el segundo borrador de informe de evaluación del POA Institucional al Director de Planificación para su revisión y validación final.


7

Aprueba mediante oficio el informe de evaluación de POA Institucional. FIN DEL PROCEDIMIENTO.





Nombre del proceso:


Anual Institucional

Código: 1.4

Código: 1.4.2.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Envía el informe de evaluación del POA Institucional aprobado por la Coordinación General por vía electrónica y física a las diferentes Direcciones y Unidades Institucionales.


2 Solicita convocar a los enlaces de planificación para una reunión de presentación y socialización del informe final de evaluación POA Institucional aprobado.


3 Convoca vía memorando a los enlaces de Planificación para una reunión de presentación y socialización del informe final de evaluación POA Institucional.


4

Socializa el informe de evaluación del POA Institucional aprobado con todos los enlaces de planificación de las diferentes Direcciones y Unidades Institucionales. FIN DEL PROCEDIMIENTO





Nombre del proceso:

Elaboración de informes institucionales a

requerimientos de instancias nacionales e

internacionales

Código: 1.5

Código: 1.5.1.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Recibe la solicitud de informe institucional de parte de las instituciones u organizaciones que lo requieran.

Secretaria Recepcionista

2 Entrega nota de solicitud a la Secretaria de la Coordinación General mediante hoja de ruta firmada y sellada.

Secretaria Recepcionista

3 Abre expediente, incorpora la solicitud y lo envía a la Coordinación General para su conocimiento y delegación.

Secretaria de Coordinación

4 Delega al Director de Planificación, atender requerimiento de informe institucional, mediante hoja de ruta y expediente.

Coordinador

5 Envía expediente a la Secretaria de Coordinación para el traslado correspondiente

Coordinador

6 Envía la solicitud de informe a la Dirección de Planificación, mediante hoja de ruta y expediente por medio de mensajería interna.


7 Entrega solicitud de informe mediante hoja de ruta y expediente al Director de Planificación

Mensajero Interno

8

Delega la elaboración del informe institucional requerido al Sub Director de Planificación. FIN DE PROCEDIMIENTO





Nombre del procedimiento:

Recopilación y análisis de la información

requerida.

Código: 1.5

Código: 1.5.2.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Recopila y valida la información que sea necesaria para desarrollarse el informe institucional requerido, mediante información sistematizada tomada de nuestra base de datos.


2

Analiza y describe la información de los resultados institucionales que se incluirán en el informe institucional. FIN DE PROCEDIMIENTO





Nombre del proceso:

Elaboración y aprobación del informe

requerido.

Código: 1.5

Código: 1.5.3.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Formula el informe institucional solicitado, con base a la información recopilada y validada, de acuerdo con lo solicitado.


2 Envía por medio de correo electrónico el informe institucional solicitado al Director de Planificación, para su conocimiento, revisión y validación.


3 Revisa y solicita incluir sus observaciones y comentarios en el informe institucional solicitado.


4 Envía vía correo electrónico el informe con sus observaciones y comentarios al Sub Director de Planificación.


5 Incorpora las observaciones y comentarios del Director de Planificación en el informe Institucional solicitado.


6 Envía el formato digital de la versión final del informe institucional solicitado al Director de Planificación


7

Aprueba el informe institucional solicitado, mediante firma y sello. FIN DE PROCEDIMIENTO





Nombre del proceso:

Entrega de informes institucionales a las

entidades que lo solicitaron.

Código: 1.5

Código: 1.5.4.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

A requerimiento del Director de Planificación se elabora oficio de la Dirección de Planificación con visto bueno de la Coordinación General para envío de la información solicitada.


2 Recibe oficio firmado y sellada por el Director de Planificación y lo incorpora al expediente correspondiente.


3 Traslada el expediente a la Asistente de la Coordinación General para el Visto Bueno respectivo


4 Envía oficio al Coordinador para su Visto Bueno, junto con el expediente del informe para su conocimiento y revisión


5 Entrega a la Secretaria de Coordinación el oficio y expediente firmado para que se proceda al envío a donde corresponde.

Coordinador

6 Envía el informe institucional solicitado, a través del apoyo de mensajero interno.


7 Entrega el informe institucional solicitado, haciendo constar con firma y sello de recibido

Mensajero Interno

8 Entrega a la Secretaria de Coordinación el oficio firmado y sellado de recibido.

Mensajero Interno

9 Archiva expediente. FIN DE PROCEDIMIENTO





Nombre del procedimiento: Pre inversión,

Identificación y Priorización.

Código: 2.1

Código: 2.1.1.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Realiza una comparación entre el presupuesto anual asignado y el Plan Operativo Anual para identificar actividades planificadas a las cuales no se les haya asignado recursos o los existentes sean insuficientes.


2 Se analiza la demanda de los grupos de interés nacional o los espacios de participación que se puedan aprovechar.


3 Analiza la coyuntura nacional e internacional para identificar oportunidades y necesidades.


4 Lista los potenciales temas institucionales a abordar para trasladarlos a la Coordinación para aprobación.


5 Prioriza por medio de talleres participativos con las diferentes direcciones, durante los cuales se presentan las justificaciones y necesidades institucionales.


6 Identifica a potenciales organizaciones cooperantes Director de Planificación

7 Presenta a la Coordinación el listado de necesidades expuestas por las diferentes direcciones y la respectiva propuesta.


8

Presenta cartera de proyectos a potenciales cooperantes. FIN DE PROCEDIMIENTO

Coordinador




Nombre del procedimiento: Pre inversión,

Formulación de proyectos

Código: 2.1

Código: 2.1.2.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Analiza y define el alcance del proyecto a desarrollar, a partir del interés de potenciales cooperantes.

Asesores de Coordinación

2 Desarrolla los términos de referencia para orientar la elaboración de la propuesta.


3 Analiza la coyuntura nacional e internacional para identificar oportunidades y necesidades.


4 Lista los potenciales temas institucionales a abordar para trasladarlos a la Coordinación para aprobación.


5 Prioriza por medio de talleres participativos con las diferentes direcciones, durante los cuales se presentan las justificaciones y necesidades institucionales.


6 Identifica a potenciales organizaciones cooperantes Director de Planificación

7 Presenta a la Coordinación el listado de necesidades expuestas por las diferentes direcciones y la respectiva propuesta.


8

Presenta cartera de proyectos a potenciales cooperantes. FIN DE PROCEDIMIENTO

Coordinador




Nombre del procedimiento: Participación

Interinstitucional.

Código: 2.2

Código: 2.2.1.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Recibe invitación verbal y/o escrita de instituciones del sector u organizaciones relacionadas con el tema de seguridad.

Coordinador

2 Por medio de Hoja de Ruta nombra al responsable de asistir y cumplir con la invitación.

Coordinador

3 Traslada la invitación y la hoja de ruta al Director de Planificación.


4 Recibe la información y procede a gestionar transporte, viáticos, en caso la participación así lo requiera-


5

Procede a formular un archivo digital de información por si fuera necesaria en el desarrollo de su actividad o por si se le solicitara aportar o ampliar alguno de los temas relacionados con seguridad.


6 Finalizada la actividad elabora un informe sobre los temas expuestos y/o su participación.


7 Presenta al Coordinador el informe de participación para su conocimiento.


8

Traslada copia del informe para el archivo correspondiente. FIN DE PROCEDIMIENTO





Nombre del procedimiento: Memoria de

labores.

Código: 3

Código: 3.1.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Solicita se informe y convoque a los Directores para trasladar lineamientos para la elaboración de la Memoria de labores.


2

Convoca vía correo electrónico a los Directores y Unidades Institucionales para informar sobre lo necesario para la elaboración de la Memoria de Labores.


3 Los diferentes directores y unidades institucionales proceden a trasladar la información relevante de las actividades desarrolladas en el transcurso del año.


4 El Director de Planificación traslada la información recibida al Sub Director de planificación para que se proceda como corresponde.


5 Se procede a realizar el informe de Memoria de Labores Institucional.


6 Se envía el primer borrador vía correo electrónico al Director de Planificación para que revise y proponga los cambios que estime necesarios.


7 Se realiza la respectiva revisión del documento y se proponen los cambios, trasladándolo al Sub Director de Planificación.


8 Se realizan los cambios sugeridos y se envía la segunda propuesta de Memoria de labores.





9 Se solicita espacio en la Agenda del Coordinador para la respectiva revisión y validación de la Memoria de Labores


10 Valida el informe de Memoria de Labores previo la realización de cambios y agregar información relevante.

Coordinador

11

Se procede a enviar a donde corresponde en los formatos que sean solicitados. FIN DE PROCEDIMIENTO





Nombre del procedimiento: Apoyo en lo

referente a Planificación a las Diferentes

Direcciones.

Código: 4

Código: 4.1.



No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Se elaboraran matrices para seguimiento en la ejecución de metas, cumplimiento de indicadores y cualquier otra actividad de planificación.

Sub Dirección de Planificación

2 Se trasladan a las diferentes Direcciones las matrices de Planificación para que procedan a incluir en las mismas la información solicitada.


3 Las diferentes Direcciones o Unidades Institucionales proceden con lo que se les solicito y de existir dudas para el llenado de las matrices solicitaran apoyo.

Diferentes Direcciones

4 Se recibe la solicitud de apoyo, la cual puede ser trasladada por medio electrónico, impreso o verbal y se procederá a apoyar en su requerimiento.


5 El Director de Planificación, asigna a Sub Director de Planificación para despejar dudas y para completar la información de las matrices


6 Luego de estar completamente despejadas las dudas, proceden las unidades administrativos con completar las matrices trasladadas.


7 Trasladan las matrices de solicitud de información a la Dirección de Planificación.


8 Se procede a evaluar la información trasladada por las Diferentes Direcciones, se aprueba e integra.





9 Se realiza informe al Coordinador sobre lo detectado en la recopilación y análisis de la información.


10 El Coordinador revisa la información enviada y realiza las respectivas sugerencias y cambios.

Coordinador

11 Regresa el expediente a la Dirección de Planificación para los cambios propuestos.


12 Realiza los cambios al informe elabora el segundo borrador.


13 Traslada el informe al Coordinador para su aprobación. Director de Planificación

14 Valida y aprueba el informe y lo envía a la Dirección de Planificación.

Coordinador

15

Se traslada la información requerida a donde corresponda. FIN DE PROCEDIMIENTO





SIMBOLOGÍA

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

INICIO O TÉRMINO: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o

lugar, además se utiliza para indicar que una unidad recibe o proporciona

información.

ACTIVIDAD: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

DOCUMENTO: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

DECISIÓN O ALTERNATIVA: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o mas opciones.

ARCHIVO: Indica que se guarde un documento en forma temporal o

permanente.

CONECTOR DE PÁGINA: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

TRANSPORTACIÓN: Indica movimiento de personas, material o equipo.

CONECTOR DENTRO DE LA PÁGINA: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.

LLAMADA A PROCEDIMIENTO: Se utiliza para enlazar un procedimiento con otro.

RETRASO: Representa la demora, retraso o tiempo de espera que debe cumplirse para que continúe la recuenta del procedimiento.

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