Dirección de Administración - LICONSA S.A. de...

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Dirección de Administración

Clave: VST-DA-PR-001 No. Revisión: 04

Emisión Original: 27-02-2009 Fecha: 30-08-2016

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

PARA LA ELABORACIÓN Y

ACTUALIZACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS NORMATIVOS DE

LICONSA, S.A. DE C.V.

Manual de Procedimiento para la

Elaboración y Actualización de los

Documentos Normativos de

Liconsa, S.A. de C.V.

Fecha: 30 de agosto de 2016

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ÍNDICE GENERAL

Página

I. INTRODUCCIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------ 4

II. OBJETIVOS GENERALES ----------------------------------------------------------------------------- 5

III. GLOSARIO ------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

IV. MARCO LEGAL -------------------------------------------------------------------------------------------- 10

V. ALCANCE ----------------------------------------------------------------------------------------------- -- 11

VI. POLÍTICAS GENERALES --------------------------------------------------------------------------- -- 12

VII. DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA ------------------------------------- -- 14

VII.1 INTEGRACIÓN ------------------------------------------------------------------------------- 14

VII.2 FUNCIONAMIENTO ------------------------------------------------------------------------- 14

VII.3 DE LAS FUNCIONES DE LA PRESIDENCIA DEL COMITÉ --------------------- 16

VII.4 DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA ------------------- --- 17

VII.5 DE LAS FUNCIONES DE LOS (AS) VOCALES DEL COMITÉ ------------- --- 18

VII.6 DEL (A) ASESOR (A) TÉCNICO (A)------------------------------------------------ --- 19

VIII. DE LOS MECANISMOS DE OPERACIÓN DEL GRUPO DE TRABAJO ------------------- 20

VIII.1 DEL GRUPO DE TRABAJO --------------------------------------------------------------- 20

VIII.2 PROCEDIMIENTO DE DICTAMEN ------------------------------------------------------ 20

IX. PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS--------------------------------------------- 22

IX.1. VIGENCIA DE LAS NORMAS INTERNAS ---------------------------------------------- 22

IX.2. DIFUSIÓN DE LAS NORMAS AUTORIZADAS ---------------------------------------- 22

IX.3. GUARDA Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS NORMATIVOS -------------- 22






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X. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ------------------------------------------------------------------ 23

XI. DIAGRAMA DE FLUJO ---------------------------------------------------------------------------------- 27

XII. RELACIÓN DE ANEXOS ------------------------------------------------------------------------------- 30

XII.1. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS ------- 31

XII.2. FICHA TÉCNICA DEL DICTAMEN ----------------------------------------------------- 62

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FICHA TÉCNICA DEL DICTAMEN ------- 63

XII.3. FORMATO DE ANÁLISIS DEL GRUPO DE TRABAJO --------------------------- 64

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE ANÁLISIS DEL GRUPO DE TRABAJO --------------------------------------------------------------------

65

XII.4. DICTAMEN DEL GRUPO DE TRABAJO --------------------------------------------- 66

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL DICTAMEN DE GRUPO DE TRABAJO 67

XII.5 CÉDULA DE ACUERDO DE AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS INTERNOS ---------------------------------------------------------------

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XII.6. FORMATO DE PRÉSTAMO DE MANUALES VIGENTES E HISTÓRICOS - 71

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE PRÉSTAMO DE MANUALES VIGENTES E HISTÓRICOS --------------------------------------------

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XIII. HISTORIAL DE CAMBIOS ----------------------------------------------------------------------------- 73

XIV. AUTORIZACIÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA --------------- 75






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I. INTRODUCCIÓN

El Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018 establece que en la consecución del objetivo de llevar a México a su máximo potencial, además de las Metas Nacionales la presente Administración pondrá especial énfasis en tres Estrategias Transversales: I. Democratización de la Productividad, II. Gobierno Cercano y Moderno y III. Perspectiva de Género.

En congruencia con la primera estrategia transversal “Democratización de la Productividad”, que implica el llevar a cabo políticas públicas que eliminen los obstáculos que impiden alcanzar su máximo potencial a amplios sectores de la vida nacional, y se plantea que la Administración Pública Federal busque el incremento de la productividad mediante la eliminación de trabas que impiden el funcionamiento adecuado de la economía, promoviendo la creación de empleos, mejorando la regulación y, de manera especial, simplificando la normatividad y trámites gubernamentales.

Aunado a lo anterior, en la segunda estrategia, “Gobierno Cercano y Moderno”, las políticas y acciones de gobierno inciden directamente en la calidad de vida de las personas, por lo que es imperativo contar con un gobierno eficiente, con mecanismos de evaluación que permitan mejorar su desempeño y la calidad de los servicios; que simplifique la normatividad y trámites gubernamentales, y rinda cuentas de manera clara y oportuna a la ciudadanía.

Actualmente, diversas dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, cuentan con Comités de Mejora Regulatoria Interna y medios de difusión electrónica de su regulación interna vigente, denominado Normateca Interna; que han contribuido al logro de los objetivos y metas institucionales.

En la sesión ordinaria 296, del H. Consejo de Administración de Liconsa, S.A. de C.V., celebrada el 22 de junio de 2005, se autorizó la creación en la Entidad del Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), como la instancia facultada para revisar y mejorar la regulación interna bajo criterios y elementos de simplificación y de calidad regulatoria, a fin de asegurar la certeza jurídica y contribuir a incrementar la eficiencia y eficacia de la gestión gubernamental y se constituyó formalmente el 1º de julio del mismo año.

Finalmente, dentro del marco de la Estrategia de Tala Regulatoria, el Gobierno Federal emitió Acuerdos Generales de Aplicación General para toda la Administración Pública, en las siguientes materias: Recursos Humanos, Recursos Materiales y Servicios Generales; Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas; Control Interno; Recursos Financieros; Tecnologías de la Información y Comunicaciones; y Transparencia, todas ellas vigentes; por tal motivo, la Entidad no podrá emitir normatividad a excepción de los casos establecidos en el “Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República, a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican”.






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II. OBJETIVOS GENERALES

- Establecer el Proceso de Calidad Regulatoria que reúna los atributos de una ordenación suficiente y adecuada, a fin de impulsar la normatividad interna actualizada, clara y sencilla, que brinde certeza jurídica y afiance la legalidad, la transparencia y la rendición de cuentas.

- Implementar los mecanismos para elaborar, actualizar, revisar, autorizar, registrar y publicar los documentos normativos en Liconsa, S.A. de C.V.






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III. GLOSARIO

Actividad Conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa de operación.

Actualización Poner al día la política, norma o procedimiento a través de una modificación que se sustenta en la revisión y el análisis de la normatividad interna y externa que respalde el cambio.

Acervo Normativo Conjunto de ejemplares físicos de los Documentos Normativos vigentes e históricos que integran el Marco Normativo Interno de Liconsa S.A. de C.V., ubicados en la Normateca Interna.

Afirmativa Ficta Acción de afirmar o dar por cierto, en sentido positivo, cualquier resolución, trámite, consulta o proceso, realizado ante una autoridad administrativa, por un interesado, tal como éste lo ha planteado, tras un periodo en que debió darse una respuesta expresa por dicha autoridad.

APF Administración Pública Federal.

Áreas Emisoras Unidades Administrativas de Liconsa, S.A. de C.V. que diseñen, elaboren, propongan, impulsen o sean responsables de la emisión de regulación interna, o bien de modificaciones, derogaciones o adiciones a la normas existentes.

Autorización Firma de los (as) integrantes del Comité de Mejora Regulatoria Interna, una vez que el documento ha sido revisado y actualizado.

Calidad Regulatoria Conjunto de atributos de una regulación suficiente y adecuada, que al seguir un proceso de análisis, diseño, consulta, difusión y evaluación, cumple con los objetivos para los que se creó, brinda certeza jurídica y propicia una gestión eficiente y eficaz.

Cargas Administrativas Son los tiempos, unidades de esfuerzo y documentos necesarios para realizar un proceso, procedimiento o trámite gubernamental.

Cédula de Acuerdo de Autorización de Documentos Normativos Internos

Documento que se expide para constar la Autorización del Comité de Mejora Regulatoria Interna de la actualización, modificación o creación, de los documentos normativos, el cual se emitirá por la Presidencia del COMERI, o en su caso, la Secretaría Ejecutiva en su carácter de suplente.

Centro (s) de Trabajo Unidad (es) Administrativa (s) Foránea (s) que desarrollan las funciones y actividades productivas de Liconsa, S.A. de C.V. Término genérico para referirse a las Gerencias Metropolitanas, Estatales y de Programas de Abasto Social.






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Certeza Jurídica Aplicación exacta de normas jurídicas que regulan y protegen la esfera de los (as) gobernados (as), en el caso particular.

COMERI / Comité Comité de Mejora Regulatoria Interna de Liconsa, S.A. de C.V., constituido para la revisión y dictaminación de los proyectos normativos de las Áreas Emisoras, como parte del proceso de calidad regulatoria.

Diagrama de Flujo Representación gráfica de la secuencia lógica que siguen las actividades de un determinado procedimiento, mostrando las Unidades Administrativas que intervienen en el desarrollo del mismo, mediante símbolos convencionales que presentan la secuencia de trabajo, desde su origen hasta su finalización.

Dictamen del Grupo de Trabajo

Documento en el que se consignan las características de elaboración, fundamentación y motivación de los proyectos normativos, resultado de su votación, análisis; correlación con normas internas, externas y objetivos estratégicos institucionales; así como emisión del resolutivo correspondiente.

Disposiciones Cualquier precepto, instrucción, mandato, pauta, canon o medida derivada o prevista dentro de un documento normativo.

Documento Normativo, Norma o Regulación

Cualquier ordenamiento, instrumento o documento que independientemente de su denominación, genera obligaciones o acciones para los (as) servidores (as) públicos (as), los (as) ciudadanos (as) particulares, las instituciones o sus unidades administrativas.

Eficacia El cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, en lugar, tiempo, calidad y cantidad.

Eficiencia Es el logro de objetivos y metas programadas con la menor cantidad de recursos.

Elaboración de normas Proceso interno del diseño de normas internas sustantivas, que toma como base la prioridad de regular las actividades necesarias para el cumplimiento de los Objetivos de Liconsa.

Entidad / Liconsa Liconsa, S.A. de C.V.

Formato de Préstamo de Manuales Vigentes e Históricas

Registro de las solicitudes de préstamo de los documentos normativos vigentes e históricos de Liconsa, por parte de los (as) Servidores (as) Públicos (as).

Ficha Técnica de Dictamen

Formato en el que se registran las características de elaboración de los proyectos normativos, así como los motivos para su creación, modificación o cancelación.






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Función Conjunto de actividades que debe realizar el COMERI para cumplir con sus objetivos.

Grupo de Trabajo del COMERI/ Grupo

Es el órgano colegiado cuya función es analizar los proyectos normativos sometidos al COMERI, para emitir propuestas de mejora y el dictamen correspondiente.

Guía para la Elaboración de Documentos Normativos

Documento que contiene el método, instrucciones y la información esencial para orientar y estandarizar la elaboración de diversos proyectos normativos.

Instructivo Documento o escrito que contiene un conjunto de indicaciones y especificaciones que debe sujetarse para la realización de una actividad o trabajo.

Invitado Servidor (a) Público (a), persona experta o especialista en los temas o materias a tratar en las regulaciones, que ha recibido invitación a una sesión de Grupo de Trabajo o del COMERI, como apoyo para explicar una postura favorable o no a un proyecto normativo.

Manual Documento administrativo que se utiliza para brindar, en forma ordenada y sistemática, información para la operación de una organización.

Marco Jurídico Normas jurídicas en las que deben fundamentarse las áreas de la Entidad en el ejercicio de sus funciones, pueden ser leyes, decretos, acuerdos, reglamentos y otros ordenamientos o normas emitidas por las autoridades competentes.

Marco Normativo Interno

Conjunto de normas aprobadas por Liconsa, S.A. de C.V. a través de la autorización del Consejo de Administración, el (la) Director (a) General o servidores (as) públicos (as) facultados (as), que por su ámbito de aplicación y sus efectos sobre la gestión, se dividen en:

Marco Normativo Interno Sustantivo: Comprende las normas internas que rigen los servicios o trámites que brinda la institución conforme a sus facultades y atribuciones, así como las que determinan su organización, distribución y asignación de funciones, el desarrollo de tareas sustantivas y la determinación de metas o compromisos institucionales.

Marco Normativo Interno Administrativo: Comprende las normas internas que son reguladas por los manuales administrativos de Aplicación General en materia de: Recursos Humanos, Financieros, Materiales y Servicios Generales, Control Interno, Tecnologías de la Información, Adquisiciones, Obra Pública, y Transparencia.






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Normateca Interna

Documental: Espacio físico ubicado en Oficina Central donde se archiva y custodia la normatividad interna de la Entidad vigente y su histórico.

Digital: Espacio electrónico en la página Web donde se archiva y publica la normatividad interna vigente de la Entidad.

Proyectos Normativos Propuesta de las Áreas Emisoras para la creación de nuevos documentos o de actualización, modificación o cancelación de documentos normativos y que serán revisados por el Grupo de Trabajo y sometidos a autorización de los (as) integrantes del COMERI.

Revisión Análisis de los proyectos normativos propuestos por las Áreas Emisoras para corregirlos, enmendarlos, actualizarlos o cancelarlos.

SEDESOL Secretaría de Desarrollo Social.

Simplificación Regulatoria

Conjunto de acciones y estrategias implementadas a fin de lograr la sencillez administrativa y eficiencia en los procesos, mediante los cuales se elaboran y aplican las regulaciones que norman la actividad de la Entidad.

SFP Secretaría de la Función Pública.






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IV. MARCO LEGAL

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Vigente.

2. Leyes

- Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Vigente.

- Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente.

- Ley General de Desarrollo Social. Vigente.

3. Reglamentos

- Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente.

4. Estatutos

- Estatutos Sociales de Liconsa, S.A. de C.V.

5. Otras disposiciones

- Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018.

- Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican, publicado en el Diario Oficial de la Federación en fecha martes 10 de agosto de 2010.

- Acuerdo que modifica al diverso por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican publicado el 10 de agosto de 2010, con fecha del 21 de agosto de 2012.

- Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018.

- Bases de Colaboración del Decreto de Austeridad publicado el 10 de diciembre de 2012.

- Manual de Organización General de Liconsa, S.A. de C.V.

- Relación Única de Normas Vigentes en Liconsa, S.A. de C.V. publicada en el Diario oficial de la Federación el 10 de septiembre de 2010 y actualizada el 01 de octubre de 2012.






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V. ALCANCE

- Dirección General

Dirección de Producción

Dirección de Finanzas y Planeación

Dirección Comercial

Dirección de Abasto Social


Unidad Jurídica

Unidad Comunicación Social






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VI. POLÍTICAS GENERALES

1. El Consejo de Administración de Liconsa, S.A. de C.V., y el (la) Director (a) General de la Entidad, están facultados para emitir, autorizar y cancelar los documentos normativos que regulan la operación institucional, de conformidad con el Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican, publicado en el Diario Oficial de la Federación.

2. Las Áreas Emisoras, a través del COMERI, están facultadas para elaborar, actualizar y cancelar los documentos normativos que regulan la operación institucional; en caso de modificaciones relativas a las materias establecidas en el acuerdo citado en el numeral anterior, será necesario contar con la autorización de la Secretaría de la Función Pública.

3. La Presidencia a través de la Secretaría Ejecutiva, es la responsable de mantener actualizado el inventario del marco normativo interno de Liconsa.

4. La Secretaría Ejecutiva revisará que todos los proyectos normativos cumplan con los requisitos formales de acuerdo a la Guía para la Elaboración de Documentos Normativos, y de lenguaje incluyente.

5. Las Áreas Emisoras a través del (a) Vocal correspondiente, enviarán a la Presidencia del COMERI sus proyectos normativos.

6. En Liconsa, S.A. de C.V., se reconocen como documentos normativos los que se enumeran a continuación:

6.1. Norma

6.2. Políticas

6.3. Lineamientos

6.4. Manual de Procedimientos

6.5. Acuerdo

6.6. Reglamento

6.7. Oficio (sólo en normas sustantivas)

7. Todos los proyectos normativos se enviarán para su revisión a los (as) integrantes del Grupo de Trabajo del COMERI, para que formulen sus propuestas de mejora.

8. El o la Titular de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública asesorará al COMERI con sus opiniones y propuestas de mejora sobre los proyectos normativos.

9. La Secretaría Ejecutiva será la facultada para administrar la Normateca Interna de Liconsa, S.A. de C.V., así como gestionar la publicación de las normas internas recién aprobadas, modificadas o actualizadas en la Normateca de la página Web de la Entidad, a través de la Subdirección de Desarrollo de Sistemas Informáticos, perteneciente a la Dirección de Administración.






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Se notificará al (a) Vocal Titular y Suplente respecto al recabo de firmas y su publicación en la Normateca Interna.

10. La creación de cualquier norma interna de la Institución, se sujetará al Artículo Segundo del “Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican”,

11. El (la) Presidente (a) del COMERI, o en su caso, la Secretaría Ejecutiva en su carácter de suplente, emitirá y firmará la “Cédula de Acuerdo de Autorización de Documentos Normativos Internos”, el cual dará certeza de la Autorización del Documento Normativo aprobado por el Comité y se publicará en la Normateca Interna Digital.

12. Los (as) Vocales Titulares, son los (as) únicos (as) facultados (as) para firmar el apartado de “Autorización del Comité de Mejora Regulatoria Interna” de los Documentos Normativos.

13. Se deberá rubricar todas las hojas que comprendan al documento actualizado o modificado.

Independientemente de los cambios que sufra un documento, la numeración de las hojas e índice serán consecutivas.






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VII. DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA

VII.1 INTEGRACIÓN

1. El Comité de Mejora Regulatoria de Liconsa, S.A. de C.V. estará integrado por los (as) siguientes miembros:

I. Presidencia, será el o la Titular de la Dirección de Administración;

II. Vocales, serán los o las Directores (as) de Abasto Social; de Finanzas y Planeación; de Comercial; de Producción; así como los o las Titulares de las Unidades de Comunicación Social y de la Unidad Jurídica.

III. Secretaría Ejecutiva, será el o la Titular de la Subdirección de Modernización.

IV. Asesor (a) Técnico (a), será el o la Titular de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública del Órgano Interno de Control, en Liconsa, S.A. de C.V.; e,

V. Invitados (das), serán las personas físicas o morales, académicos, servidores (as) públicos (as), instituciones de investigación o de educación, asociaciones, sociedades civiles, expertos (as) o especialistas en los temas o materias a que correspondan las regulaciones materia del COMERI;

2. Los miembros a que se refieren las fracciones I y II participarán en las sesiones del COMERI con voz y voto. Los miembros a que se refieren las fracciones III, IV y V sólo tendrán voz.

3. En caso de ausencia, los miembros del COMERI a que se refieren las fracciones I, II y IV, podrán ser representados por sus suplentes, quienes serán servidores (as) públicos (as) de nivel jerárquico inmediato inferior al del miembro al que suplan y cuyo cargo no podrá ser menor al de Subdirector (a) de área, salvo que se justifique para que se nombre a un (a) servidor (a) público (a) con nivel de Jefatura de Departamento. La designación de los (as) suplentes deberá formalizarse mediante correo electrónico o por escrito dirigido a la Presidencia, con copia a la Secretaría Ejecutiva, por cada uno de los miembros de dicho Cuerpo Colegiado.

4. Tratándose de la Presidencia, su suplente será el o la Titular de la Secretaría Ejecutiva, quien actuará con ese doble carácter, teniendo voz y voto de calidad.

VII.2 FUNCIONAMIENTO

1. El COMERI sesionará de manera ordinaria, de conformidad con el calendario que se presentará en la última sesión del año en curso para la autorización de sus integrantes; y de manera extraordinaria cuando se requiera.

2. Las convocatorias deberán hacerse de forma escrita, mediante correo electrónico, hasta con 2 (dos) días hábiles, tratándose de sesiones ordinarias o extraordinarias.






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3. Para sesionar, el COMERI requerirá de la presencia del o de la Titular de la Presidencia, o su suplente y de la mitad más uno de sus miembros. Sus determinaciones se tomarán por mayoría de los miembros presentes y, en caso de empate, la Presidencia tendrá voto de calidad.

4. Aquellas sesiones en donde no se reúna el quórum requerido, se asentará en el acta éste hecho y se convocará a una nueva en un plazo no mayor de 5 (cinco) días hábiles, la cual se celebrará con los (as) integrantes del COMERI que estén presentes, siempre que se cumpla con el quórum.

5. En caso fortuito, fuerza mayor o no tener temas a tratar en una sesión calendarizada, ésta se cancelará, y se hará de conocimiento de los miembros del Comité un día hábil antes de la cita programada, mediante correo electrónico.

6. De cada sesión ordinaria o extraordinaria que se celebre, se levantará el acta respectiva en la que se haga constar la asistencia de los (as) integrantes del COMERI o representantes, los asuntos tratados y los acuerdos emitidos durante su celebración, debiendo enviarla para su revisión hasta en 5 (cinco) días hábiles siguientes; quienes a su vez emitirán sus comentarios al respecto en un plazo de hasta 5 (cinco) días hábiles, en el entendido que de no hacerlo, se dará por aprobada y se turnará para las firmas correspondientes.

7. La Secretaría Ejecutiva, con apoyo del Departamento de Organización y Procedimientos, adscrito a la Subdirección de Modernización, será responsable de asignar clave de identificación a los documentos normativos.

8. El (la) Presidente (a) del COMERI, o en su caso, la (el) Secretaria (o) Ejecutiva (o) en su carácter de suplente, firmará la “Cédula de Acuerdo de Autorización de Documentos Normativos Internos”, el cual dará certeza de la Autorización de actualización, modificación o creación de los Documento Normativo aprobado por el Comité y se publicará en la Normateca Interna Digital.

9. Una vez Autorizada la modificación o actualización del documento normativo por el Comité, para que ésta entre en vigencia, se solicitará su publicación en la Normateca Interna Digital, a través de la Subdirección de Desarrollo de Sistemas Informáticos de la Dirección de Administración, en un plazo no mayor de 2 (dos) días hábiles, quien informará a la Secretaria Ejecutiva de dicho acto.

10. Los (as) Integrantes del COMERI, así como él (la) Asesor (a) Técnico (a), firmarán la “Cédula de Acuerdo de Autorización de Documentos Normativos Internos”, dando certeza de la Autorización de actualización, modificación o creación de los Documentos Normativos sometidos ante el Comité.

11. La Secretaría Ejecutiva, obtendrá de la Presidencia y de los (as) Vocales Titulares presentes en la sesión de COMERI, la firma en el apartado de “Autorización del Comité de Mejora Regulatoria Interna”; de no asistir los (as) Vocales Titulares a la sesión, la Secretaría Ejecutiva recabará sus firmas posteriormente.

12. Los (as) Vocales Titulares podrán delegar en sus Suplentes, la rúbrica en cada una de las hojas de la nueva normatividad o de la actualización correspondiente, sin excederse de 3 (tres) días hábiles para su firma en cada Unidad Administrativa.

13. Las disposiciones normativas no dictaminadas por COMERI, se incluirán en la Normateca Interna para registro y conocimiento de los (as) servidores (as) públicos (as).

14. Para el cumplimiento de su objeto, el COMERI deberá:






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a) Autorizar la creación, de acuerdo a la normatividad aplicable; actualización y cancelación de documentos normativos.

b) Revisar de forma programada, con la participación de las Áreas Emisoras, el marco normativo interno vigente, para asegurar su calidad regulatoria y la disminución efectiva de cargas administrativas innecesarias.

c) Recomendar cambios o modificaciones a las disposiciones de carácter general que incidan en la gestión interna de Liconsa, S.A. de C.V., y cuya emisión, actualización y cancelación sea competencia de otras Instituciones o Dependencias de la Administración Pública Federal.

d) Publicar todas las disposiciones internas vigentes, a través de la Normateca Interna Digital.

e) Integrar Grupos de Trabajo para el diagnóstico, análisis, simplificación y mejora de las disposiciones internas.

f) Autorizar el Programa de Trabajo de Actualización de Documentos Normativos, así como sus modificaciones.

g) Realizar estudios para determinar el impacto y efectividad de las disposiciones, a fin de mejorarlas y contribuir a su calidad regulatoria, reducción de cargas administrativas y logro de los objetivos institucionales.

VII.3 DE LAS FUNCIONES DE LA PRESIDENCIA

1. Convocar a los (as) integrantes del COMERI, a las sesiones ordinarias y extraordinarias mediante correo electrónico.

2. Cancelar las sesiones por las siguientes razones:

a. Falta de materia a tratar.

b. Caso fortuito o fuerza mayor.

3. Presidir y clausurar las sesiones del COMERI, en el lugar, fecha y hora indicados, vigilando el cumplimiento de este Manual.

4. Someter ante COMERI el Programa de Trabajo de Actualización de Documentos Normativos y los Calendarios de sesiones del Comité y del Grupo de Trabajo.

5. Proponer la actualización de los Documentos Normativos de la Entidad, que lo requieran.

6. Autorizar la celebración de sesiones extraordinarias solicitadas por los integrantes del Comité, cuando éstas procedan.

7. Supervisar que la Secretaría Ejecutiva registre en actas: el quórum legal o la falta de éste; asuntos generales que las áreas hayan solicitado revisar, y otros que por su importancia sea necesario incluir.






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8. Emitir su voto de calidad en caso de empate.

9. Solicitar a los (as) representantes de las Áreas Emisoras ante el Comité los reportes e informes que solicite la Dirección General.

10. Emitir y firmar la “Cédula de Acuerdo de Autorización de Documentos Normativos Internos”, dando certeza de la Autorización de actualización de la norma.

VII.4 DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA

1. Integrar el Programa de Trabajo de Actualización de Documentos Normativos y los Calendarios de sesiones del Comité y del Grupo Trabajo.

2. Convocar a los (as) integrantes del COMERI, a las sesiones ordinarias y extraordinarias mediante correo electrónico, por indicaciones de la Presidencia.

3. Elaborar y enviar a los (as) integrantes del Comité, la documentación para la celebración de las sesiones ordinaria con 2 (dos) días hábiles de anticipación; y extraordinaria con 1 (un) día hábil; la cuál contendrá:

a. Orden del día.

b. Dictamen o dictámenes de los proyectos normativos que se someterán a su aprobación.

4. Preparar y organizar las sesiones del Comité.

5. Verificar la existencia del quórum legal.

6. Informar a la Presidencia del cumplimiento de los acuerdos del Comité adoptados y su grado de avance.

7. Asentar en el acta, los casos en los que no se reúna el quórum requerido para la celebración de las sesiones del Comité.

8. Elaborar y circular las actas de las sesiones del Comité y obtener la firma de sus integrantes; en caso de proceder, incluir las correcciones sugeridas por éstos.

9. Firmar, en caso de suplir al Presidente (a) en la Sesión del COMERI, la “Cédula de Acuerdo de Autorización de Documentos Normativos Internos”, dando certeza de la Autorización de actualización del documento normativo.

10. Enviar por medio de correo electrónico, a la Subdirección de Desarrollo de Sistemas Informáticos de la Dirección de Administración, los documentos normativos Autorizados por el COMERI para su publicación, en un plazo no mayor de 2 (dos) días hábiles en la Normateca Interna Digital de la página Web de la Entidad.

11. Verificar al menos una vez al semestre, el contenido y las actualizaciones de la Normateca Interna Digital de la página Web de la Entidad.






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12. Guardar y custodiar los Documentos Normativos vigentes e históricos en el espacio asignado, denominado “Normateca Interna”, a través del Departamento de Organización y Procedimientos, proporcionando todas las facilidades para su consulta a los (as) servidores(as) públicos (as) que así lo requieran, a través del “Formato de Préstamo de Manuales Vigentes e Históricos” debidamente requisitado.

13. Atender las consultas relacionadas con la actualización de los documentos normativos.

14. Informar a la Secretaría de la Función Pública, respecto a las modificaciones o actualizaciones de la normatividad interna, autorizados por los Miembros del Comité; de conformidad con el acuerdo del 10 de agosto de 2010 y su modificación del 21 de agosto del 2012; con el Anexo Único de las Bases de Colaboración del Decreto de Austeridad publicado el 10 de diciembre de 2012; en caso de tener avances se podrá reportar un corte de su valor en el informe trimestral a que se refiere dichas bases de colaboración; y por medio del Sistema de Administración de Normas Internas de la APF (SANI-APF).

15. Incluir en la Normateca Interna para su registro, las disposiciones normativas que no requieran ser dictaminadas por el COMERI, las cuales serán enviadas por el área que las emite a la Secretaría Ejecutiva junto con el documento que fundamenta la reforma y su vigencia.

16. Asesorar a las Áreas Emisoras en el análisis de viabilidad para la actualización, modificación o en caso que proceda la emisión de sus proyectos, así como los demás aspectos necesarios para la entrada en vigor de sus disposiciones.

VII.5 DE LAS FUNCIONES DE LOS VOCALES DEL COMITÉ

1. Asistir y participar en las sesiones del Comité, así como en el Grupo de Trabajo.

2. Expresar su voto y opinión en las sesiones del Comité y del Grupo de Trabajo.

3. Emitir recomendaciones o comentarios, sobre los proyectos normativos que sean sometidos a consideración del Comité, mediante correo electrónico en el Formato de Análisis del Grupo de Trabajo.

4. Fungir como enlace entre el Comité y las Áreas Emisoras que representan, para la presentación de proyectos normativos.

5. Solicitar mediante oficio a la Presidencia la revisión, ante los miembros del Grupo de Trabajo de COMERI, de un proyecto normativo que se actualiza, cancela o de nueva creación en normas sustantivas, a fin de someterlo a la autorización del COMERI, dicho documento lo enviará en forma electrónica en formato de procesador de textos, de acuerdo a lo establecido en el anexo 1 “Guía para la Elaboración de Documentos Normativos”; acompañado de la Ficha Técnica de Dictamen.

6. Firmar la “Cédula de Acuerdo de Autorización de Documentos Normativos Internos”, dando certeza de la Autorización de actualización del Documento Normativo.

7. Firmar los documentos normativos autorizados por el Comité, en un plazo no mayor a 3 (tres) días hábiles.

8. Nombrar a los (as) Vocales suplentes, quienes fungirán como integrantes del Grupo de Trabajo de COMERI.






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9. Promover la asistencia de invitados, para apoyar en la exposición de la problemática observada en su área de adscripción y el planteamiento de solución.

10. Enviar mediante oficio a la Presidencia, el listado de documentos a actualizar durante el año en curso, para la integración del Programa de Trabajo de Actualización de Documentos Normativos y su calendarización, el cual se dará seguimiento trimestralmente.

11. Solicitar mediante oficio, la realización de una sesión extraordinaria del Grupo de Trabajo, y en su caso del COMERI, integrando la exposición de motivos del apremio de este procedimiento; con el anexo del Proyecto Normativo en formato de procesador de textos y la Ficha Técnica del Dictamen mediante correo electrónico.

12. Informar a las Subdirecciones y Departamentos, Centros de Trabajo, así como a la Presidencia del Comité, la creación, actualizaciones o modificaciones de los documentos normativos e instruirá que no se apliquen disposiciones distintas a las vigentes.

VII.6 DE LAS FUNCIONES DEL (A) ASESOR (A) TÉCNICO (A).

1. Emitir recomendaciones o comentarios, sobre los proyectos normativos que sean sometidos a consideración del Comité, mediante correo electrónico en el Formato de Análisis del Grupo de Trabajo, conforme a los atributos de calidad.

2. Opinar en las sesiones del Comité y del Grupo de Trabajo, respecto al proyecto normativo en estudio, ya que sólo tendrá derecho a voz y no a voto.

3. Firmar la “Cédula de Acuerdo de Autorización de Documentos Normativos Internos”, dando certeza de la Autorización de actualización del Documento Normativo.

4. Designar a su represente en el Comité y el Grupo de Trabajo.






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VIII. DE LOS MECANISMOS DE OPERACIÓN DEL GRUPO DE TRABAJO

VIII.1. Grupo de Trabajo

1. Las sesiones deberán ser presididas por la Secretaría Ejecutiva del COMERI o por la Jefatura del Departamento de Organización y Procedimientos, que fungirá como su suplente.

2. La Secretaría Ejecutiva, con el apoyo del Departamento de Organización y Procedimientos adscrito a la Subdirección de Modernización, convocará, coordinará, y en su caso, cancelará las sesiones del Grupo de Trabajo.

3. Los (as) integrantes del grupo serán designados por los (as) Vocales Titulares del COMERI, por escrito ante la Secretaría Ejecutiva, así como un (a) representante del Órgano Interno de Control.

4. Para que se celebre una sesión será necesaria la presencia de la mitad más uno de sus integrantes con derecho a voz y voto.

5. Cuando no existan asuntos que tratar se cancelará la sesión notificando por correo electrónico a los miembros del Grupo de Trabajo con 1 (un) día hábil de anticipación a la fecha de la sesión.

6. Cuando por falta de quórum, caso fortuito o fuerza mayor no se lleve a cabo una sesión, ésta se diferirá y se convocará nuevamente, en un plazo no mayor de 5 (cinco) días hábiles.

7. El Grupo de Trabajo sesionará en forma ordinaria, de acuerdo al calendario autorizado y celebrará sesiones extraordinarias, cuando así se requiera.

8. Los (as) participantes del Grupo de Trabajo podrán asistir a la sesión con los (as) invitados (as) que crean necesarios para la revisión de los documentos normativos, sin importar el nivel jerárquico de los (as) mismos (as).

9. La Secretaría Ejecutiva ejercerá voto de calidad en las sesiones del Grupo de Trabajo, cuando la votación refleje un empate.

10. La Secretaría Ejecutiva, con el apoyo del Departamento de Organización y Procedimientos, elaborará la minuta de la sesión del Grupo de Trabajo, asentando los acuerdos y participaciones de los (as) integrantes, y posteriormente se obtendrá la firma de los (as) mismos (as).

VIII.2. Procedimiento de Dictamen

1. Para iniciar el proceso de dictamen, el Área Emisora enviará a través de su Vocal, el oficio de solicitud de revisión del documento normativo, dirigido a la Presidencia del COMERI, y el proyecto de documento normativo en formato de procesador de textos y la Ficha Técnica del Dictamen mediante correo electrónico a la cuenta “[email protected]”.

2. Para la identificación de las propuestas de modificación de un proyecto normativo, se tachará el texto original resaltándolo en color rojo e inmediatamente se colocará el texto que se sugiere, resaltándolo con color azul cielo, lo anterior, para ver las dos versiones, y tener elementos de juicio para emitir comentarios.






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3. El Departamento de Organización y Procedimientos contará con 5 (cinco) días hábiles para revisar que el proyecto normativo se apegue al anexo 1 “Guía para la Elaboración de Proyectos Normativos”, y se remitirá a los (as) integrantes del Grupo de Trabajo, vía correo electrónico, acompañado del Formato de Análisis de Grupo de Trabajo.

4. El tiempo límite para emitir comentarios a los proyectos normativos en proceso, será de 3 (tres) a 10 (diez) días hábiles a partir de la fecha de envío, salvo petición de prórroga, que deberá ser solicitada por escrito o correo electrónico a la Secretaría Ejecutiva y no podrá exceder de 5 (cinco) días hábiles.

5. Los (as) integrantes del Grupo de Trabajo deberán enviar a la Secretaría Ejecutiva dentro del plazo establecido, el Formato de Análisis de Grupo de Trabajo, mismo que contendrá sus comentarios.

6. La Secretaría Ejecutiva, por medio del Departamento de Organización y Procedimientos, integrará en 2 (dos) días hábiles, el Formato de Análisis de Grupo de Trabajo con los comentarios de los miembros del Grupo de Trabajo y los remitirá al Área Emisora, la que determinará cuáles comentarios son procedentes y devolverá el proyecto normativo corregido en un plazo de 2 (dos) días hábiles al Departamento en cita.

7. El Orden del Día y el Formato de Análisis de Grupo de Trabajo, serán enviados por correo electrónico a los (as) integrantes con 1 (un) día de anticipación a la fecha de la sesión, con lo cual, convocará al Grupo de Trabajo.

8. Al iniciar la sesión del Grupo de Trabajo, la Secretaría Ejecutiva: verificará el quórum; revisará el Orden del Día, y procederá al análisis, votación y dictamen de los proyectos normativos.

9. Al término del análisis y dictaminación de los proyectos normativos, se pronunciará la votación para emitir el resolutivo del Dictamen correspondiente, el cual firmarán bajo su estricta responsabilidad los miembros del Grupo de Trabajo con derecho a voto, y se presentará ante el COMERI.

En caso de no concluir el análisis del proyecto normativo o quede inconcluso un punto a discutir, se pospondrá su dictaminación en la siguiente Sesión Ordinaria o Extraordinaria del Grupo de Trabajo.

10. Posterior a la dictaminación procedente del documento normativo por el Grupo de Trabajo del COMERI, es responsabilidad del área emisora, enviar el mismo en formato electrónico en archivo de procesador de textos a la Secretaría Ejecutiva, para su revisión, y después de su autorización por el COMERI, se realizará su publicación sin firmas en la Normateca Interna Digital, y el documento que contenga las firmas de los (as) Vocales se resguardara en la Normateca Interna Documental.

11. En caso de ser aprobatorio el resolutivo de dictamen del proyecto normativo, la Secretaría Ejecutiva enviará a la Secretaría de la Función Pública, toda la documentación correspondiente, para conocimiento de dicha dependencia.

Lo anterior, conforme al numeral segundo del “Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican”.






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IX. PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

1. En aquellos casos, en que el documento normativo contenga información que Liconsa clasifique como reservada, se aplicará la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y demás normas aplicables de la materia.

IX.1. Vigencia de las normas internas

1. Las Normas internas aprobadas en el COMERI, entrarán en vigor a partir de su Autorización; y su publicación en la Normateca Interna Digital, será a través de la Subdirección de Desarrollo de Sistemas Informáticos de la Dirección de Administración, en un plazo no mayor de 2 (dos) días hábiles, quién informará a la Secretaría Ejecutiva de dicho acto.

IX.2. Difusión de las normas autorizadas

1. El Área Emisora informará a los (as) servidores (as) públicos (as) responsables de aplicar la norma, la creación, actualización o modificación, y la fecha de autorización de los documentos normativos vigentes e indicará que no se apliquen disposiciones distintas a éstos.

2. El Área Emisora deberá remitir mediante oficio, a la Secretaría Ejecutiva del COMERI, la evidencia de la difusión de la creación, actualización y/o modificación de la normatividad interna.

IX.3. Guarda y custodia de los documentos normativos

1. Los miembros de COMERI, una vez aprobados los documentos normativos, tendrán un máximo de 3 (tres) días hábiles por cada área para rubricar las hojas de los documentos de referencia, se podrá delegar dicha rúbrica a los (as) Vocales Suplentes, a excepción de la firma en el apartado de Autorización del Comité de Mejora Regulatoria Interna que es exclusiva del (a) Vocal Titular.

2. La Subdirección de Sistemas Informáticos de la Dirección de Administración, deberá publicar en la Página Web de la Entidad, el documento normativo actualizado y notificar a la Secretaría Ejecutiva la fecha de su incorporación en un plazo no mayor a 2 (dos) días hábiles.

3. Los (as) Servidores (as) Públicos (as) que requieren el documento normativo original, lo podrán solicitar con el “Formato de Préstamo de Manuales Vigentes e Históricos”.






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X. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Paso No.

Responsable Actividad Nombre y clave del

documento de trabajo

1. Área Emisora Fundamenta y motiva la modificación, cancelación, o en su caso, cuando la normatividad vigente así lo permita, la creación de una nueva norma, según las necesidades institucionales, y en apego a la “Guía para la Elaboración de Documentos Normativos”.

Anexo 1

2. Área Emisora Solicita a la Presidencia mediante oficio la revisión del documento normativo, y se hace llegar por medio de correo electrónico a la cuenta “[email protected]”, el archivo electrónico en formato de procesador de textos del Proyecto Normativo y la Ficha Técnica de Dictamen.

3. Presidencia Recibe el proyecto normativo y lo envía a la Secretaría Ejecutiva.

4. Secretaría Ejecutiva

Recibe el Proyecto Normativo y lo revisa en un periodo de 5 (cinco) días hábiles, verificando que cumpla con lo establecido en la Guía para la Elaboración de Documentos Normativos.

Anexo 1

5.

Secretaría Ejecutiva

¿El proyecto normativo cumple con los requisitos en la Guía para la Elaboración y Actualización de Documentos Normativos, y lenguaje incluyente?

Sí: Ir al paso No. 8

No: Ir al paso No. 6


Devuelve el proyecto normativo al área emisora, mediante correo electrónico, con los comentarios correspondientes.

7. Área Emisora Analiza y modifica en un plazo de 3 (tres) días hábiles, los comentarios sugeridos y lo envía nuevamente a la Secretaría Ejecutiva.

Ir a paso 4.


Envía a los (as) integrantes del Grupo de Trabajo de COMERI, así como al (a) Asesor (a) Técnico (a) por correo electrónico el Formato de Análisis de Grupo de Trabajo, y el proyecto normativo recibido.

DA-SM-DOP-002






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Paso No.



9. Integrantes del Grupo de Trabajo y Asesor (a) Técnico (a)

Revisa y emite sus propuestas de mejora al proyecto, a través del Formato de Análisis de Grupo de Trabajo, y lo remite mediante correo electrónico a la Secretaría Ejecutiva, en un plazo de 3 (tres) a 10 (diez) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción; salvo petición de prórroga, que será solicitada por escrito o correo electrónico, a la Secretaría Ejecutiva, que no podrá exceder de 5 (cinco) días hábiles.

DA-SM-DOP-002


Concentra los comentarios de los (as) integrantes del Grupo de Trabajo y los del (a) Asesor (a) Técnico (a), en el Formato de Análisis de Grupo de Trabajo en un plazo de 2 (dos) días hábiles.

DA-SM-DOP-002


Remite mediante correo electrónico, al área emisora el Formato de Análisis de Grupo de Trabajo, con los comentarios de los (as) integrantes del Grupo de Trabajo.

DA-SM-DOP-002

12. Área Emisora Revisa el Formato de Análisis de Grupo de Trabajo, y determina cuales comentarios son procedentes o improcedentes, en un plazo de 2 (dos) días y los envía mediante correo electrónico a la Secretaría Ejecutiva.

DA-SM-DOP-002


Elabora el Orden del Día y el Formato de Análisis de Grupo de Trabajo del Proyecto Normativo a revisar en la sesión de Grupo de Trabajo del COMERI.

DA-SM-DOP-002


Convoca a sesión a los (as) integrantes del Grupo de Trabajo del COMERI, con 2 (dos) días previos, a través de correo electrónico, anexando Orden del Día y en su caso Formato de Análisis de Grupo de Trabajo remitido por el Área Emisora.

DA-SM-DOP-002


Preside la sesión del Grupo de Trabajo del COMERI, bajo el Orden del Día aprobado.

16. Integrantes del Grupo de

Trabajo del COMERI

Al término del análisis y dictaminación de los proyectos normativos, se pronunciará la votación para emitir el resolutivo del Dictamen correspondiente, el cual firmarán bajo su estricta responsabilidad los miembros del Grupo de Trabajo con derecho a voto. En caso de no concluir el análisis del proyecto normativo o quede inconcluso un punto a discutir, se pospondrá su dictaminación en la siguiente Sesión Ordinaria o Extraordinaria del Grupo de Trabajo.

DA-SM-DOP-003

17. Área Emisora Modifica el proyecto normativo, conforme al Dictamen aprobado por el Grupo de Trabajo y envía mediante correo electrónico, a la Secretaría Ejecutiva, en archivo de procesador de textos, en un plazo no mayor de 2 (dos) días hábiles.






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Paso No.




Elabora minuta de la sesión del Grupo de Trabajo en un periodo de hasta 5 (cinco) días hábiles, y la envía mediante correo electrónico, a revisión y comentarios de los asistentes, la cual contendrá:

Lista de asistencia,

Orden del día,

Desahogo de los temas del Orden del Día, y

Acuerdos.


Integra la documentación correspondiente a la sesión ordinaria o extraordinaria de COMERI y la envía a los (as) integrantes del Comité, con 2 (dos) días hábiles de anticipación por correo electrónico, e incluirá:

Orden del día.

Dictamen de los documentos normativos que se someterán a la aprobación del COMERI.

DA-SM-DOP-003

20. Presidencia o Secretaría Ejecutiva

Convoca a los (as) integrantes del COMERI, a las sesiones ordinarias o extraordinarias, mediante correo electrónico, con al menos 2 (dos) días hábiles de anticipación.


Preside en la fecha y hora convocada, la sesión del COMERI, en la que la Secretaría Ejecutiva presenta los documentos normativos revisados por el Grupo de Trabajo.


Somete a consideración del pleno del Comité, la Autorización de los documentos normativos.


Expide la Cédula de Acuerdo de Autorización de Documentos Normativos Internos, y firma para dar certeza de la Autorización de la creación, modificación o actualización del documento normativo, e inicio de vigencia, y obtiene la firma de los (as) asistentes con derecho a voto.

DA-SM-DOP-004


Solicita a la Subdirección de Desarrollo de Sistemas Informáticos la publicación del documento normativo autorizado, el cual contendrá la Cédula de Acuerdo de Autorización de Documentos Normativos Internos, en Formato de Documento Portátil (PDF), y una vez publicada se notificará por correo electrónico a los (as) integrantes del COMERI

DA-SM-DOP-004






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Paso No.




Elabora Acta de la sesión del Comité en un periodo de hasta 5 (cinco) días hábiles, y la envía mediante correo electrónico, a revisión y comentarios de los asistentes, la cual contendrá:

Lista de asistencia,

Orden del día,

Desahogo de los temas del Orden del día, y

Acuerdos.

26. Miembros del COMERI

Revisan el Acta de la sesión del COMERI para enviar sus comentarios a la Secretaría Ejecutiva, por correo electrónico, en un periodo de hasta 5 (cinco) días hábiles, en caso de no enviar comentarios en el plazo señalado se aplicará la afirmativa ficta.


Modifica en su caso, el Acta del COMERI, y la turna a firma de los (as) asistentes.


Imprime el documento normativo, y lo entrega a la Presidencia.

29. Presidencia Envía mediante oficio, a los (as) integrantes del COMERI, los documentos normativos autorizados, para firmar el apartado de “Autorización del Comité de Mejora Regulatoria Interna” y se rubrique cada una de las hojas, sin excederse de 3 (tres) días hábiles en cada Unidad Administrativa.

30. Presidencia Concluido el proceso de firmas enviará los documentos normativos a la Secretaría Ejecutiva para su resguardo y custodia.

31. Área Emisora Informará a los (as) servidores (as) públicos (as) responsables de aplicar la norma, la creación, actualización o modificación, y la fecha de autorización de los documentos normativos vigentes e indicará que no se apliquen disposiciones distintas a éstos, y mediante oficio a la Presidencia emitirá la evidencia de dicha difusión.


Informará a la Secretaría de la Función Pública, respecto a la creación, modificación, actualización o cancelación de la normatividad interna, autorizadas por los Miembros del Comité e incluirlas en el Sistema de Administración de Normas Internas de la APF (SANI-APF).


Recibe de la Secretaría de la Función Pública el resultado de su análisis del proyecto normativo, y se registra en el archivo histórico del documento normativo.

Fin del Procedimiento






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XI. DIAGRAMA DE FLUJO






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XII. RELACIÓN DE ANEXOS

Núm. Nombre del Documento Clave

1. Guía para la Elaboración de Documentos Normativos

ANEXO 1

2. Ficha Técnica de Dictamen

DA-SM-DOP-001

Instructivo de llenado de Ficha Técnica de Dictamen

3. Formato de Análisis de Grupo de Trabajo

DA-SM-DOP-002

Instructivo de llenado de Formato de Análisis de Grupo de Trabajo

4. Dictamen de Grupo de Trabajo

DA-SM-DOP-003

Instructivo de llenado de Dictamen de Grupo de Trabajo

5. Cédula de Acuerdo de Autorización de Documentos Normativos Internos DA-SM-DOP-004

6. Formato de Préstamo de Manuales Vigentes e Históricos DA-SM-DOP-005

Instructivo de llenado de la Formato de Préstamo de Manuales Vigentes e Históricos






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ANEXO 1

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

1. DOCUMENTOS NORMATIVOS

Cualquier ordenamiento, instrumento o documento que independientemente de su denominación, genera obligaciones o acciones para los (as) servidores (as) públicos (as), los (as) ciudadanos (as)/particulares, las Instituciones o sus Unidades Administrativas.

En Liconsa se reconocen como documentos normativos los que se enumeran a continuación:

1.1 Normas 1.2 Política 1.3 Lineamiento 1.4 Manual de Procedimientos 1.5 Acuerdos 1.6 Reglamento 1.7 Oficio

2. DEFINICIONES

NORMA

Definición: Regla de conducta obligatoria que rige y determina el comportamiento de los (as) servidores (as) públicos (as).

Propósito: Dirigir la actuación general de las instituciones gubernamentales o, en su caso, de los (as) servidores (as) públicos (as) y se emite cuando se requiere determinar o dirigir una actividad.

POLÍTICA

Definición: Directriz general o principio rector para la conducción de la gestión administrativa en direcciones específicas, que implica el proceso de toma de decisiones y la ejecución de objetivos específicos de nivel institucional.

Propósito: Establecer los principios generales que deben seguir los (as) servidores (as) públicos (as) y sus instituciones y se emite cuando se requiere conducir, organizar o establecer un marco de actuación general relacionado con objetivos institucionales.






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LINEAMIENTO

Definición: Establecimiento de los términos, límites y características de las actividades del sector público.

Propósito: Describir las etapas, fases y pautas necesarias para desarrollar una actividad u objetivo y se emiten cuando se requiere particularizar o detallar acciones que derivan de un ordenamiento de mayor jerarquía.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Definición: Documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y sistemática, las funciones, procedimientos y atribuciones conforme a objetivos institucionales y de acuerdo a políticas concretas.

Propósito: Describir detalladamente las actividades relacionadas con las funciones y procesos relativos de una institución y se emite cuando se necesita detallar las tareas de los (as) servidores (as) públicos (as).

ACUERDO

Definición: Instrumento emitido por servidores (as) públicos (as) facultados (as) para definir o delegar funciones, atribuciones o para determinar acciones específicas.

Propósito: Instituir acciones de una o más partes involucradas y se emite cuando se requiere regular situaciones específicas a través de acciones, funciones o actividades de dos o más instituciones o instancias.

REGLAMENTO

Definición: Documento normativo que establece aspectos técnicos y operativos en materias específicas.

Propósito: Establecer medidas de carácter técnico-operativo de una actividad y se emite para ordenar, organizar y coordinar las actividades de la Administración Pública Federal en un contexto determinado.

OFICIO

Definición: Instrumento dictado por autoridad competente dirigido a destinatarios determinados para regular o dar instrucciones sobre temas específicos.

Propósito: Establecer acciones, medidas, requisitos o términos para cumplir con objetivos específicos y se emite cuando se requiere regular actividades específicas para destinatarios determinados.






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3. ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS NORMATIVOS.

A continuación se muestra la estructura que debe contener cada documento normativo.

Norma Política Lineamiento

Manual de

Procedimientos

Apartado Descripción

Portada

Índice General

Introducción

Nombre del documento

Indica el contenido del documento

Breve explicación de los antecedentes y las necesidades

para emitir el documento

Explica el porqué o para qué del documento

Relación de términos que facilitan la compresión del

documento, se recomienda orden las definiciones en

orden alfabético para facilitar la localización de los

términos.

Precisa el contenido de la norma

Define a los servidores públicos y áreas responsables de

cumplir y vigilar su aplicación

Glosario

Marco Legal

Alcance

Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustenta el

documento.

GEN

ERA

LES

ESPE

CÍFI

COS

ESP

ECÍF

ICO

S

Pro

ced

imie

nto

Políticas Generales y/o

Normas Generales

Nombre del Procedimiento

y clave

Objetivo

Políticas de Operación y/o

Normas de Operación

Normas

Políticas

Lineamientos

Objetivo

Descripción de las políticas y/o normas que aplican al

documento completo.

Indica el nombre del Procedimiento y la clave asignado

al mismo.

Explica el porqué del procedimiento.

Descripción de las políticas y/o normas que aplican al

procedimiento.

Identifica a los responsables y detalla las actividades

que deben llevar a cabo cada uno de ellos.

Determinar los principios generales que deben

observarlos servidores públicos de acuerdo a los

objetivos institucionales.

Describir los términos, elementos o directrices

generales o específicos que se aplican de manera

uniforme en todas las etapas de un proceso, sus

requisitos, acciones, obligaciones, dando seguimiento a

su aplicación y cumplimiento a los objetivos

institucionales.

Relación de los formatos para el monitoreo del

cumplimiento del manual. Los formatos pueden ser de

registro, de información, de seguimiento, etc.

Representación gráfica de las actividades y los procesos

descritos en el manual.

Cada Procedimiento deberá contener los siguientes apartados

GEN

ERA

LES

Autorización del Comité de

Mejora Regulatoria Interna

Historial de Cambios

Relación de Anexos

Descripción del documento original (incluyendo nombre

y clave), así como las modificaciones que éste ha sufrido,

incluyendo datos de funcionarios públicos responsables

de la modificación o actualización del documento

(incluyendo nombre completo y cargo).

Firmas de Autorización de los Integrantes del Comité de

Mejora Regulatoria Interna

Descripción de Actividades

Diagrama de Flujo






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4. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

4.1 De Escritura

- Usar palabras y frases simples.

- Utilizar sólo las palabras necesarias.

- Sustituir oraciones complejas por estructuras sencillas. Por ejemplo: “de acuerdo a lo establecido en” puede sustituirse por “establecido en”.

- Evitar escribir oraciones y párrafos muy extensos.

- Evitar repetir texto que ya incluyó en otro apartado de su documento.

- Considerar que cualquier persona que lea el documento debe entenderlo, incluso si no es un (a) servidor (a) público (a) especializado (a). Escriba pensando en sus futuros (as) lectores (as).

- Utilizar un lenguaje sencillo y cotidiano, use siglas, acrónimos y tecnicismos sólo cuando sea estrictamente necesario, o bien cuando ello facilite la lectura del documento.

- Incluir ejemplos para facilitar la comprensión del documento, siempre que sea posible.

- Ser consistente, utilice los mismos términos en todo el documento; recuerde que para usted pueden ser simples sinónimos, sin embargo para sus lectores (as) no. Por ejemplo: evite utilizar “servidores (as) públicos (as)” y “funcionarios (as) públicos (as)” como si fuesen sinónimos.

- Recordar que su documento sólo debe incluir lo estrictamente necesario, y aquello que genere un valor agregado.

4.2 De Lenguaje Incluyente y No sexista

- Utilizar palabras en genérico universal para hablar o referirse a colectivos, grupos o plurales formados por mujeres y hombres, por ejemplo: “Las personas Beneficiarias…”

- Usar palabras abstractas, haciendo referencia a los cargos de manera que se incluyente sin dirigirlos hacia un sólo sexo; por ejemplo: “Es responsabilidad de las jefaturas de departamento…”

- Emplear artículos y pronombres para enunciar la diferenciación de género sin repetir el sustantivo; por ejemplo: “Los y las Coordinadoras…”

- Recurrir en el uso de diagonales y paréntesis al utilizar sustantivos o adjetivos con el que se llama a alguien; ejemplo: “Productor (a)…”

- No utilizar la arroba -@- para designar de manera indistinta a hombres y/o mujeres, debido a que no es un signo lingüístico y en términos de un lenguaje incluyente nuestro idioma es rico en vocablos para recrear la igualdad y equidad entre las personas.

4.3 De Presentación

- Identificar las propuestas de modificación de un proyecto normativo, mediante la siguiente recomendación tachando el texto original que se eliminará y se resaltará en color rojo e inmediatamente se colocará el texto que se sugiere, resaltándolo con color azul cielo, lo anterior, para ver las dos versiones, y tener elementos de juicio para emitir comentarios.

- Incluir en la portada la fecha de emisión original, así como la de revisión, que es la fecha en que autorizó el COMERI el documento.

- Organizar el documento de forma estructurada, siguiendo un orden lógico en su contenido. Por ejemplo: primero la introducción y después la descripción de quién debe interpretar y vigilar el cumplimiento de su documento.






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- Utilizar subtítulos para facilitar al (a) lector (a) encontrar algún tema específico.

- Utilizar cuadros sinópticos y referencias gráficas cuando sea posible.

- Numerar las páginas y los apartados para facilitar su ubicación.

- En caso de que incluya un apartado de artículos/disposiciones transitorias, recordar que sólo debe contener las acciones previas o simultáneas que requiera el documento para empezar a ser aplicado y cumplir con sus propósitos.

- El documento se deberá elaborar utilizando el programa de procesador de texto, en hojas tamaño carta, con margen superior, inferior e izquierdo de 2 cm y derecho de 2 cm, y de encabezado y pie de página de 2.5 cm, los textos escribirlos con letra Arial o Soberana Sans, 10 puntos; con interlineado sencillo y alineación justificada.

4.4 De Contenido

- Cuide la congruencia y consistencia de su documento, revise que no sea contradictorio con otros ordenamientos vigentes.

- Recuerde que las obligaciones o requisitos que establezca su documento deben ser claras, viables y factibles, evite generar texto que se convierta en “letra muerta”.

- Verifique que sus facultades y atribuciones le permitan establecer las obligaciones o requisitos que impone el documento que desea emitir.

- Sea consciente de las cargas administrativas que impone su documento, considere que cumplirlo no debe implicar para los (as) servidores (as) públicos (as) destinar tiempo sustantivo a simples labores administrativas.

4.5 De Elaboración A continuación se plantea una serie de recomendaciones, las cuales están orientadas al conocimiento de la información que se requiere para el desarrollo de los documentos de la Entidad.

- Considerar el Manual de Organización General de la Entidad, con objeto de conocer la estructura orgánica, funciones y atribuciones de las áreas administrativas que participan en el documento.

- Identificar las disposiciones jurídico-administrativas internas y externas que fundamentan el documento.

- Verificar si existen manuales previos y conocer las fechas de actualización, así como la correlación con otros.

- Definir la estrategia global para el levantamiento de la información, determinando la magnitud y los alcances del trabajo a desarrollar (volúmenes de información, número de procedimientos a elaborar, complejidad de los mismos, número de áreas involucradas, etc).

- Determinar las fuentes de información: áreas de trabajo, documentos, archivos y personal asignado de donde se pueda obtener la información relacionada con el documento.

- Adoptar las técnicas idóneas para lograr con mayor eficacia y eficiencia los resultados esperados, tales como: la investigación documental, la entrevista, el cuestionario, entre otras.

- Considerar únicamente los formatos que apliquen al documento que se está elaborando, tomando en cuenta que si éstos son de otros documentos, únicamente se hagan referencia.

- Con el propósito de asegurar que se ejecuten las actividades de acuerdo a lo planeado, que sea entendido por los usuarios y que se obtengan los resultados esperados, una vez terminado el procedimiento y antes de proceder a su revisión y aprobación, se recomienda que se aplique en el área usuaria de Oficina Central y en los Centros de Trabajo.






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- El resultado obtenido de la aplicación o ejecución del procedimiento se debe registrar, documentando las observaciones detectadas para permitir que se realicen los ajustes necesarios.

- Es muy importante que el Grupo de Trabajo, integrado por el personal de la Subdirección de Modernización y representantes de las áreas de la Entidad, realice el seguimiento de este proceso para evitar demoras, sorpresas o incumplimientos.

4.6 De Revisión

- Una vez asegurada y demostrada la efectividad del procedimiento en el lugar de uso (área), debe revisarse por el personal directivo o administrativo responsable de su aplicación.

- Verificar que en el documento: El propósito y alcance sean claros. Las políticas no se contrapongan con otras. La validación realizada garantiza que se alcanzan los resultados planeados. Se describan las actividades que se hacen o que se deben de hacer. Puedan comprobarse de manera objetiva el cumplimiento de las actividades descritas. Los registros están contemplados y se entiendan los conceptos para su aplicación. Las responsabilidades sean claras y no se dupliquen. El lenguaje escrito sea entendible. Los usuarios estén de acuerdo con lo descrito.

4.7 Encabezado y Pie de Página Para unificar la presentación del documento, cada página deberá contener las especificaciones de encabezado y pie de página siguientes:

Encabezado

Colocar una tabla de 17.27 cm de ancho, con 3 columnas y 1 fila

1ª. columna, 5.6 cm Logotipo de la Sedesol Tamaño de la imagen de 1.8 cm de ancho y 5.4 cm de largo

2ª columna 8.25 cm Nombre del documento Texto Arial o Soberana Sans 12 puntos, mayúsculas y minúsculas, negritas, alineación centrada.

3ª columna, 3.4 cm Logotipo de Liconsa Tamaño de la imagen de 1.08 cm de ancho y 3.24 cm de largo.

Grosor y largo de líneas El tamaño de las líneas es de 17.26 cm, de 6 puntos degradada en color Pantone Cool Gray 10 C.

Nota: Dejar 1 (una) interlinea después de la tabla.






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Pie de Página

Fecha: Fecha de Autorización del Comité de Mejora Regulatoria Interna, con texto Arial o Soberana Sans a 6 puntos, alineación derecha y mayúscula.

Página: X De: Y Texto Arial o Soberana Sans a 6 puntos, alineación derecha y con mayúsculas y minúsculas.

Área emisora del documento: Texto Arial o Soberana Sans a 6 puntos, alineación derecha,

con mayúsculas y minúsculas.






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5. APARTADOS QUE CONFORMAN LOS DOCUMENTOS NORMATIVOS

A continuación se detalla el contenido y forma mínimos de los apartados que conforman los documentos normativos: 5.1 PORTADA

Logotipo Institucional: Centrado en la parte superior con un tamaño de 8.5 cm de ancho y 9.5 cm de largo, a 2 cm del margen superior.

Nombre del documento:

Escribirlo en la parte inferior centrado en recuadro con relleno de trama “horizontal claro” con color de primer plano Pantone 877 C y en segundo plano en color Pantone Cool Gray 10 C, a un tamaño de 7.2 cm de largo, con letra Arial o Soberana Sans, tamaño 26, todo en mayúsculas y centrado en color blanco.

Datos de actualización:

Incluir una tabla de 17.27 cm con 2 columnas y 2 filas, que incluirán el siguiente contenido, con texto Arial o Soberana Sans 12 puntos, en mayúsculas, negritas, alineación justificada:

1ª columna, 8.6 cm, 1ª fila

Clave del documento VST Clave presupuestal de Liconsa, S.A.

de C.V., ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Abreviatura de la Unidad o Dirección de área a la que pertenece:

DP Producción DAS Abasto Social DC Comercial DFP Finanzas y Planeación UCS Comunicación Social DA Administración UJ Jurídico

Indica el tipo de documento que es, por Ejemplo:

NR: Norma PL: Política PR: Procedimiento LN: Lineamiento

Número consecutivo.

Ejemplo: Clave del Manual de Procedimientos: VST-DC-PR-008

2ª columna, 8.6 cm, 1ª. fila

No. Revisión Número consecutivo de revisión del documento. (Se puede verificar de acuerdo al Historial de Cambios)


Emisión original Fecha de la elaboración del documento original.






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Fecha: Fecha de Autorización por parte del Comité de Mejora Regulatoria Interna.

Pie de Página: Igual que en las demás hojas, únicamente eliminar la fecha en la primera hoja.






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5.2 ÍNDICE GENERAL

Listado de capítulos y subcapítulos que conforman el documento, indicando el número de página que corresponde, asimismo, se establecerá un solo índice para todo el documento, el cual incluirá el contenido de los diversos procedimientos, en caso de que el documento contará con más de uno.






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5.3 INTRODUCCIÓN

Visión general del documento, que explica los antecedentes o necesidades que justifican su emisión, su revisión y actualización. Marcar con número romano con posición del número a 1 cm. y el concepto con mayúsculas en negritas, Arial o Soberana Sans a 10 puntos.






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5.4 OBJETIVO GENERAL El objetivo explica el porqué del documento y para determinarlo se tendrá que hacer algunas preguntas sobre cuál es el propósito de nuestro documento, como son:

- ¿Necesitamos informar?

- ¿Dar instrucciones?

- ¿Pedir una acción? Entre más sencilla sea la redacción del objetivo, será más claro para la comprensión del (a) lector (a). Es necesario considerar en la redacción de los objetivos, lo siguiente:

- Iniciar con un verbo en infinitivo: “mejorar, proteger, asegurar”.

- Listarlos diferenciando uno de otro a través de una viñeta y/o sangría.

- Definir en forma clara y sencilla el porqué del documento.

- Evitar toda introducción en la redacción de los mismos.






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El Objetivo General se escribirá al mismo margen a la izquierda (1 en la regla superior de procesador de textos) y con número romano que corresponda en mayúsculas. Cuando se desglosen más de un objetivo se marcarán con viñeta ( - ). En caso de existir varios objetivos el encabezado sería: Objetivos Generales.






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En el caso de los Manuales de Procedimientos, que contengan más de un procedimiento, se colocará el título del mismo en forma centrada en mayúsculas y minúsculas, posteriormente la clave del documento, además del consecutivo del procedimiento, con letra Arial o Soberana Sans a 10 puntos, en negritas. Ejemplo de Clave por cada procedimiento: VST-DAS-PR-002-01 Objetivo del Procedimiento se escribirá con alineación a la izquierda y sin número romano, el texto se escribirá con alineación justificada y con viñeta ( - ).






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5.5 GLOSARIO En el glosario se enlistan y definen los términos que pudieran ser necesarios para la comprensión del documento. Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la búsqueda de los términos.






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5.6 MARCO LEGAL Listar las normas jurídicas y administrativas específicas que inciden directamente en la regulación del instrumento normativo que se trate. Señalar únicamente los ordenamientos jurídico-administrativos que rigen a los documentos normativos en lo particular, relacionándolos en el siguiente orden de importancia:

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

- Leyes y/o Tratados Internacionales

- Códigos

- Convenios

- Reglamentos

- Decretos

- Acuerdos

- Oficios y/o circulares

- Documentos normativos-administrativos internos Anotar el nombre completo de los ordenamientos jurídico-administrativos, en orden alfabético para su fácil localización, seguido de la palabra “vigente”. Cuando se trate de disposiciones no publicadas en el Diario Oficial de la Federación, deberán especificar el nombre completo de la disposición.






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5.7 ALCANCE

El alcance define a las áreas administrativas y personas responsables de seguir los ordenamientos y vigilar la aplicación del documento y, en su caso, también define el territorio en el cual resulta aplicable. En este apartado se pueden mencionar las áreas de Oficina Central, las Gerencias Estatales, Metropolitanas y de Programas de Abasto Social, involucradas en el documento, atendiendo para su presentación el nivel jerárquico que tienen.






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5.8 NORMAS Y/O POLÍTICAS GENERALES Y/O DE OPERACIÓN

En el caso de que las políticas y/o normas apliquen en general a todo el documento, el título se escribirá al margen izquierdo con número romano (Políticas y/o Normas Generales). Para el caso de las normas y/o políticas que apliquen única y exclusivamente al procedimiento, el título se escribirá en forma centrada (Políticas y/o Normas de Operación).






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5.9 LINEAMIENTOS

Describa los lineamientos, políticas o normas, que forman el cuerpo del documento.






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5.10 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Los elementos que debe contener cada actividad son los siguientes:

Paso Núm.: Número consecutivo de las actividades que han sido establecidas en forma lógica y ordenada (dicho número deberá corresponder al que aparece para la misma actividad en el diagrama de flujo).

Responsable: Puesto del responsable de efectuar cada actividad contemplada en el procedimiento.

Actividad: Breve y clara descripción del cómo se realiza la actividad (iniciar la descripción con el verbo correspondiente en modo indicativo, en tiempo presente y en tercera persona del singular, por ejemplo: elabora, recibe, etc.) y utilizar frases cortas construidas mediante un lenguaje preciso y sencillo que permita la ejecución correcta de la actividad.

Nombre y clave del documento de trabajo:

Si una actividad implique la utilización de algún formato, se deberá anotar el nombre del formato o documento de trabajo, seguido de la clave.

En los casos subsecuentes en que se haga referencia a los formatos, únicamente se anotará la clave o el consecutivo asignado.

Cuando el formato carezca de clave, se sugiere indicar la clave de la Dirección de Área, seguida de la Subdirección de Área y el Departamento, finalmente el número consecutivo del formato.

DC - SADM - DCA - 001

Clave del documento normativo Consecutivo






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5.11 DIAGRAMA DE FLUJO

Una vez realizada la parte descriptiva del procedimiento, se procederá a representar gráficamente las distintas actividades que lo componen, empleando para ello símbolos convencionales que permitirán y facilitarán al (a) lector (a) obtener una visión global y rápida. A fin de uniformar la presentación de los diagramas de flujo, se recomienda:

- Elaborar el flujo de los diagramas de arriba hacia abajo (símbolos).

- Utilizar un símbolo para indicar cada tipo de operación, considerando que el símbolo de decisión es el único que puede tener dos líneas de salida, una hacia la izquierda y otra hacia la derecha.

- En los casos en que se interrumpe la secuencia, generalmente, después del símbolo de decisión o por la disponibilidad de espacio en el formato, es recomendable utilizar conectores para evitar cruce innecesario de líneas.

- Redactar la actividad en el símbolo de operación iniciando con verbos en infinitivo y utilizando frases breves y sencillas. En caso de que se requiera emplear abreviaturas, éstas deberán mantenerse a lo largo de todo el flujo.

Símbolo Descripción

Inicio o Fin.- Se usa para representar el principio o término de un procedimiento.

Actividad u Operación.- Se usa para representar acciones, actividades de verificación, revisión, comprobación, confrontación, movimiento de personas, transportes, etc. En el recuadro inferior izquierdo, se registra el número consecutivo y en el recuadro inferior derecho, se registra el código del responsable de la actividad.

Decisión o alternativa o punto de control.- Se usa cuando existe más de una posibilidad de continuar el procedimiento. En la parte inferior, se registra el número consecutivo y en la parte superior, se registra el código del responsable de la actividad.

Conector.- Con un número arábigo en su interior, se usa para evitar regresos o cruces en el dibujo que representa el enlace de una operación o decisión a otra similar, contenidas en la misma hoja.

Conector de página.- Se usa cuando las actividades quedan separadas en diferentes páginas. En su interior se coloca un número arábigo que indicará la actividad que continúa en el diagrama.

Flujo o traslado.- Se usa para representar el sentido de lo diagramado. Se procura que sea de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.






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5.12 RELACIÓN DE ANEXOS

Se relacionaran los formatos que sean anexados y que tengan la característica de ser indispensables para la aplicación de las políticas, reglas y operación del documento.

Núm.: Número consecutivo del documento que se anexará a este formato.

Nombre del documento: Anotar el nombre del documento que se anexará a este formato.

Clave: Señalar la clave que se le asigne al documento.

Se recomienda realizar un sólo capítulo de anexos, independientemente de que se trate de un manual de procedimientos.






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5.13 INSTRUCTIVO DE LLENADO

Para el correcto llenado de los campos de los formatos que se hayan diseñado, se recomienda elaborar un instructivo de llenado considerando los siguientes aspectos:

- Nombre del formato y clave.

- Numerar los conceptos del formato.

- En una tabla de dos columnas con los títulos de:

En: (1ª. columna) El número progresivo asignado a cada concepto y el nombre del concepto.

Se anotará: (2ª. columna) Se hará una breve descripción del concepto.

- Determinar el número de ejemplares a distribuir, señalando para cada uno el destinatario.






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5.14 HISTORIAL DE CAMBIOS

Describir brevemente las modificaciones que, en su caso, ha sufrido el documento, así como los motivos por los que se efectuaron. Cabe mencionar que se deberá anotar primeramente el documento original.

Revisión Núm.: Número de veces que se ha revisado el documento.

Fecha de Autorización: Fecha en que se autorizó el documento por parte del COMERI. (DD-MM-AAAA)

Descripción del Cambio: En qué consistieron las modificaciones; además se incluirán los nombres y cargos de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación con los vocablos: "Elaboró", "Revisó" y "Aprobó".

Motivo(s): Causas que originaron las modificaciones.

Es conveniente realizar un solo apartado del Historial de Cambios, independientemente de que se trate de un manual de procedimientos.






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5.15 AUTORIZACIÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA

El título de este apartado será a la izquierda con el número romano que corresponda.

Nombre: Se anotará el nombre del miembro del Comité, en mayúsculas y con negritas, abajo se anotará el cargo del funcionario en altas y bajas sin negritas.

Fecha: Espacio en blanco para que el funcionario anote la fecha en que se firma.

Firma: Espacio en blanco para que el funcionario estampe su firma.






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6. DOCUMENTOS NO NORMATIVOS

A continuación se relacionan los documentos clasificados como No Normativos con una pequeña descripción del propósito de éstos, misma que servirá de guía para identificar cuando emitir estos documentos. La estructura y diseño se realizará conforme a los documentos normativos, con el fin de verificar formatos; además, de que serán contabilizados y publicados en la Intranet de Liconsa.

DOCUMENTO DESCRIPCIÓN

Aviso Notifica o anuncia a una colectividad sobre fechas o datos específicos.

Bases de Colaboración

Define los principios de coordinación entre varias instituciones.

Boletín Informa a sus destinatarios (as) sobre disposiciones oficiales.

Catálogos Establece una relación ordenada y descriptiva de elementos relacionados entre sí, ya sea personas, libros, documentos, objetos, etc.

Convenio Acuerdo de voluntades entre los representantes legales de dos o más instituciones públicas, para colaborar en uno o más asuntos de interés público. Este instrumento puede ser emitido como Acuerdo.

Formato Facilita el cumplimiento de requisitos u obligaciones específicas.

Guía Expone recomendaciones para la ejecución de procesos, actividades o cumplimiento de obligaciones y trámites. Este documento aun cuando no sea Normativo, se podrá enviar para custodia del original a la Normateca y su difusión será responsabilidad del emisor.

Informe Informa a sus destinatarios sobre algún asunto en particular.

Instructivo Enumera los pasos a seguir para realizar correctamente una actividad.

Meta Establece y cuantifica los objetivos para encauzar las acciones de un grupo

determinado de instituciones o personas.

Metodología Conjunto de instrucciones que rigen una actividad determinada para obtener resultados satisfactorios.

Modelos Indica los requisitos, principios básicos o fundamentos necesarios para el desarrollo de

una actividad regulada.

Oficio Circular Orden de autoridad competente dirigida a subalternos u obligados. Para efectos de simplificación, el Oficio Circular no debe ser definido de manera particular porque es una modalidad del oficio.

Pobalines Combina políticas, bases y lineamientos en un instrumento. Este documento se considera como una interpretación errónea del Art. 1 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, que dice: “Las dependencias y los






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DOCUMENTO DESCRIPCIÓN

órganos de gobierno de las entidades emitirán, bajo su responsabilidad y de conformidad con este mismo ordenamiento, las políticas, bases y lineamientos para las materias a que se refiere este artículo”. Desde el punto de vista de la guía y de la mejora regulatoria, no se requiere que se emitan tres documentos integrados en un instrumento, sino el documento que se requiera de acuerdo a las necesidades del emisor, por lo que en caso de que el área vea la necesidad de emitirlo, el área emisora podrá enviar este documento a la Normateca para custodia del original y su difusión será responsabilidad del emisor.

Programa Describe el conjunto de acciones o proyectos ordenados, de carácter sectorial,

institucional, regional o especial.

Umbrales Determina los montos de referencia que indican límites mínimos o máximos,

generalmente para efectos de comercio exterior.






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ANEXO 2

FICHA TÉCNICA DEL DICTAMEN

DA-SM-DOP-001

1

2

4

6 7 8

3

5

109






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INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FICHA TÉCNICA DEL DICTAMEN*

EN SE ANOTARÁ

1 Área emisora Escribir el nombre del área que emite el documento normativo

2 Nombre documento normativo Escribir el nombre del documento normativo que corresponda

3 Clave Escribir la clave del documento normativo

4

Exposición de motivos de modificación y/o cancelación de documento normativo del área emisora

Es una explicación breve del caso que ha originado el cambio que se pretende, se puede anotar la circunstancia anterior, y compararla con el problema que presenta, lo que genera el cambio que se propone.

Igualmente, se puede anotar las expectativas del resultado que se pretende alcanzar con la modificación o cancelación propuestas (origen y resultado o mejoramiento).

5 Propuesta de modificación y/o cancelación de documento normativo del área emisora

Esta sección incluye los datos precisos de localización de modificación de un documento normativo, los cuales se especificarán individualmente.

6 Página Se anotará al número de página en la que se encuentra el texto a modificar.

7 Inciso, numeral, párrafo. Se indicará con precisión el inciso, el numeral o el párrafo en el que se encuentra el texto a modificar.

8 Dice (texto actual) Se anotará con exactitud la totalidad del texto que se propone

modificar.

9 Debe decir (texto propuesto) Se escribirá el texto que modifica al original para hacer notar las

diferencias

10 Motivación, fundamentación por

el área emisora

Motivación: Las ventajas de hacer el cambio.

Fundamentación: normas que sustentan el cambio de referencia.

* Nota: El formato debe ser llenado en mayúsculas y minúsculas






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ANEXO 3

FORMATO DE ANÁLISIS DEL GRUPO DE TRABAJO

DA-SM-DOP-002






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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE ANÁLISIS DEL GRUPO DE TRABAJO *

EN SE ANOTARÁ




4 Exposición de Motivos del Área Emisora

Causas reales que originan la creación, actualización o cancelación de normas.

Propuesta de modificación y/o cancelación de documento normativo del área emisora


5 Área Se establecerá la clave del área que hace los comentarios que serán determinados como procedentes o no.



8 Dice (texto actual) Se anotará con exactitud la totalidad del texto que se propone modificar.

9 Debe decir (texto propuesto) Se escribirá el texto que modifica o actualiza al original para hacer notar las diferencias.

10 Justificación del Área Emisora Se enunciará el motivo de la modificación o actualización en el texto.

11 Recomendaciones o comentarios del Grupo de Trabajo

Aquí se establecerá un nuevo texto, que proponen cada uno de los miembros de Grupo de Trabajo que no son el área emisora.

12 Resolutivo del Área Emisora Análisis respecto a la procedencia o no de las recomendaciones o comentarios del Grupo de Trabajo.

13 Procedente / No procedente / Procedente con nueva propuesta

Este apartado será llenado exclusivamente por el área emisora, anotará la procedencia o no, de las recomendaciones o comentarios, o en su caso, anotar una nueva propuesta, del texto propuesto para modificar el texto normativo que en ese momento está vigente.







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ANEXO 4

DICTAMEN DEL GRUPO DE TRABAJO

DA-SM-DOP-003






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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL DICTAMEN DEL GRUPO DE TRABAJO *

EN SE ANOTARÁ

1 Sesión No. El número de la sesión que corresponda

2 Ordinaria / Extraordinaria Se marca la casilla si corresponde a una sesión ordinaria o sesión

extraordinaria

3 Fundamentación del Dictamen Se establecerá la fundamentación por la que se expide el

Dictamen.

4 Fecha Poner la fecha que corresponda a la realización de la sesión

5 No. de Dictamen Número consecutivo al Dictamen que corresponda




9

Exposición de motivos de modificación y/o cancelación de documento normativo del área emisora

Es una explicación breve del caso que ha originado el cambio que se pretende, se puede anotar la circunstancia anterior, y compararla con el problema que presenta, lo que genera el cambio que se propone.

Igualmente, se puede anotar las expectativas del resultado que se pretende alcanzar con la modificación o cancelación propuestas (origen y resultado o mejoramiento).

Propuesta de modificación y/o cancelación de documento normativo del área emisora


10 Área Se especificara las iniciales del área que emitió la recomendación o comentario.








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13 Dice (texto actual) Se anotará con exactitud la totalidad del texto que se propone

modificar.

14 Debe decir (texto propuesto) Se escribirá el texto que modifica al original para hacer notar las diferencias

15 Justificación, fundamentación por el área emisora

Motivación: Las ventajas de hacer el cambio.

Fundamentación: normas que sustentan el cambio de referencia.

16

Recomendaciones o comentarios del Grupo de Trabajo

Aquí se establecerá un nuevo texto, que proponen cada uno de los miembros de Grupo de Trabajo que no son el área emisora.

17 Resolutivo del Área Emisora Análisis respecto a la procedencia o no de las recomendaciones o comentarios del Grupo de Trabajo.

18

Procedente / No procedente /

Procedente con nueva

propuesta

En este apartado, el área emisora anotará la procedencia o no de las recomendaciones o comentarios, o en su caso, anotar una nueva propuesta, del texto presentado para modificar el texto normativo que en ese momento está vigente

19 Resultado de la votación del Grupo de Trabajo

Esta sección incluye los datos precisos de la votación emitida en el grupo de trabajo, los que se establecerán en forma individual.

20 Postura de miembros del Grupo (procedente/improcedente)

Se seleccionará la casilla correspondiente en caso de la procedencia o improcedencia de la propuesta.

21 Votación Se seleccionará la casilla correspondiente según la forma en que se haya realizado la votación; unanimidad o mayoría.

22 Comentarios del Grupo de trabajo

Se establecerán los comentarios particulares o colectivos de los miembros del grupo que por su importancia ellos decidan que deban consignarse.

23 Análisis del Grupo de Trabajo

Esta área se integra de los comentarios del Grupo de Trabajo sobre: fundamentación y motivación; correlación con normas internas; correlación con los Manuales Administrativos de Aplicación General; y correlación con los objetivos estratégicos de Liconsa.

24 Motivación y fundamentación Se establecerá que la fundamentación y motivación de la propuesta de modificación es correcta o no, en caso de no serlo se anotará la que sí lo es.

25 Correlación con Leyes Federales

Se anotará la vinculación con las Leyes Federales vigentes que influyen al documento.






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26 Correlación con los Manuales Administrativos. de Aplicación General

Se anotará la vinculación entre los Manuales Administrativos de Aplicación General y la propuesta de modificación.

27 Correlación con las Normas Internas

Se anotará la vinculación de la normatividad interna con el proyecto normativo.

28 Correlación con los Objetivos Estratégicos de Liconsa

Se anotará la vinculación entre los objetivos estratégicos de Liconsa y la propuesta de modificación.

29 Resolutivo

Se redactará con precisión la resolución que adopta el grupo de trabajo respecto de la propuesta de modificación

30 Firmas de los miembros del Grupo de Trabajo

La rúbrica de identidad de los Miembros del COMERI asistentes.







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ANEXO 5

CÉDULA DE ACUERDO DE AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS INTERNOS

DA-SM-DOP-004






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ANEXO 6

FORMATO DE PRÉSTAMO DE MANUALES VIGENTES E HISTÓRICOS

DA-SM-DOP-005






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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE PRÉSTAMO DE MANUALES VIGENTES E HISTÓRICOS

EN SE ANOTARÁ

1 Nombre Nombre del (a) servidor (a) público (a) que solicita la norma.

2 No. de Nómina Número de nómina del (a) servidor (a) público (a).

3 Extensión Número de extensión en el que se le puede localizar al (a) servidor (a)

público (a).

4 Dirección Dirección en la que se encuentra el (la) servidor (a) público (a).

5 Subdirección Subdirección a la que pertenece.

6 Departamento Departamento en el cual labora el (la) servidor (a) público (a).

7 Nombre del Manual Nombre completo del documento normativo.

8 Clave Clave de la norma interna.

9 Vigencia Fecha de revisión de la norma.

10

Describa brevemente el

motivo de la presente

solicitud

Breve comentario que motiva el préstamo de la norma original.

11 Fecha de Préstamo Fecha en que se entrega la norma al (a) servidor (a) público (a) para

consulta.

12 Fecha de Entrega Fecha en que es devuelta la norma interna.

13 Firma del (a) Servidor (a)

Público (a). Firma del (a) servidor (a) público (a) que solicita la norma.

14 Carpeta No. Número de la carpeta donde se encuentra archivada la norma interna

dentro de la Normateca.

15 No. Consecutivo No. consecutivo de las normas resguardadas en la Normateca.

16 Observaciones Apartado para registrar los pormenores del préstamo o incidentes

ocurridos a la norma.






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XIII. HISTORIAL DE CAMBIOS

Revisión

Núm.

Fecha de Autorización Descripción del Cambio Motivo (s)

00 27-02-2009 Documento Nuevo Creación del documento, de acuerdo al Proceso de Calidad Regulatoria, descrito en la Guía del Sistema de Mejora Regulatoria Interna del Programa Especial de Mejora de la Gestión (PMG).

Se incorporaron al documento los Lineamientos del Comité de Mejora Regulatoria Interna y de su Grupo de Trabajo, clave: VST-DA-LN-001; el Manual de Operación de la Normateca Interna, clave: VST-DA-LN-002 y la Guía Técnica para la Elaboración de Documentos Normativos, DA-GS-01.

01 26-04-2011 Actualización del documento para eficientar el proceso de actualización de normas internas en la Entidad.

Actualización del documento para eficientar el proceso de actualización de normas internas en la Entidad.

02 27-02-2014 Actualización del documento para la consideración de la Imagen Institucional vigente, además de subsanar y corregir actividades en apego a la realidad operativa.

Elaboró: Hugo Paz Sosa, Jefe del Departamento de Organización y Procedimientos.

Revisó: Dinorath Guadalupe Mendoza Cruz, Subdirectora de Modernización.

Aprobó: Marco Antonio González Amaro, Director de Administración.

Actualización del documento para la consideración de la Imagen Institucional vigente, además de subsanar y corregir actividades en apego a la realidad operativa.

03 28-04-2016 Actualización del documento para la consideración de la Imagen Institucional vigente, además de subsanar y corregir actividades en apego a la realidad operativa.

Elaboró: Lic. Octavio Márquez Zamora, Jefe del Departamento de Organización y Procedimientos.

Actualización del documento para la consideración de Publicación de los documentos Normativos de Liconsa y la utilización del Formato de Préstamo de Manuales Vigentes e Históricos.






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Revisión

Núm.

Fecha de Autorización Descripción del Cambio Motivo (s)

Revisó: Mtra. Karla Gabriela Jiménez Carrasco, Subdirectora de Modernización.

Aprobó: C. Marco Antonio González Amaro, Director de Administración.

04 30-08-2016 Actualización del documento para subsanar actividades en apego a la realidad operativa y para la consideración del lenguaje incluyente en la creación, actualización y modificación de los Documentos Normativos de Liconsa, S.A. de C.V.

Elaboró: Lic. Octavio Márquez Zamora, Jefe del Departamento de Organización y Procedimientos.

Revisó: Mtra. Karla Gabriela Jiménez Carrasco, Subdirectora de Modernización.

Aprobó: C. Marco Antonio González Amaro, Director de Administración.

Actualización del documento para subsanar actividades en apego a la realidad operativa y para la consideración del lenguaje incluyente en la creación, actualización y modificación de los Documentos Normativos de Liconsa, S.A. de C.V.






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XIV. AUTORIZACIÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA

NOMBRE FECHA FIRMA

C. MARCO ANTONIO GONZÁLEZ AMARO

Director de Administración

LIC. ÁNGEL SALVADOR GUEVARA SÁNCHEZ

Director Comercial

C.P. MARTÍN DEL CASTILLO TOLEDO

Director de Finanzas y Planeación

C. LUIS GENDRON PENSADO

Encargado de la Dirección de Producción

LIC. LETICIA MARIANA GÓMEZ ORDAZ

Directora de Abasto Social

LIC. ARACELI BEGOÑA HERNÁNDEZ MANCILLA

Titular de la Unidad de Comunicación Social

LIC. REYNALDO CUAUHTÉMOC HERNÁNDEZ CUEVAS

Titular de la Unidad Jurídica

Dirección de Administración - LICONSA S.A. de...

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