Digitalización Certificada Una solución legalmente válida,

para destruir las facturas en papel

1. ¿Qué es la Digitalización Certificada?

2. Objetivo principal

3. Fundamentos legales

4. Beneficios

5. Funcionamiento Básico

6. Funcionalidad necesaria

7. FACTUM. Digitalización certificada en la UMU

Digitalización Certificada

Contenido

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¿Qué es la Digitalización Certificada?

• Se entiende por Digitalización certificada el proceso en el cual

a partir de una factura en papel, se genera una imagen digital

firmada electrónicamente con el mismo valor probatorio que

una factura original.

Digitalización Certificada 3

Objetivo principal

• El objetivo principal de un sistema de digitalización

certificada es garantizar que la imagen obtenida se

corresponda con el original digitalizado y no sea

susceptible de modificaciones futuras.

Digitalización Certificada 4

Cualquier documento en papel al que queramos dar vida

digital, deberá pasar un proceso de digitalización

certificada.

Fundamentos Legales

Orden EHA/962/2007, de 10 de abril

• Artículo 7. Digitalización certificada de facturas recibidas y

documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o

justificantes.

– Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada

de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros

documentos que conserven en papel que tengan el carácter de

originales.

– Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así

digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de

los originales en papel que les sirvieron de base.

Digitalización Certificada 5

Beneficios

• Eliminación del papel.

Digitalización Certificada

• Ahorro de espacio.

• Reduciendo tiempo de procesamiento (envíos, consultas, etc…)

= • Simplifica la gestión.

• Mejora las comunicaciones.

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Beneficios

Ahorro de costes

Digitalización Certificada

• Los estados habituales de una factura son:

• Recepción, registro, clasificación, reparto, verificado, aprobación, fotocopiado, contabilización, archivado, consultas……

• El tiempo de procesamiento medio de una factura se estima en 17’5 minutos.

• El coste promedio de un administrativo es 20 € / hora.

• Coste medio por factura:

Ahorro total por factura de 8.08 €

Costes de procesamiento 5.83 €

Costes de almacenamiento + 2.25 €

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Beneficios

Resultado

Digitalización Certificada

El futuro

DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

El pasado …

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Funcionamiento Básico

Digitalización Certificada

Se escanea la factura

La imagen se procesa y se firma electrónicamente

Se guarda en el gestor documental

Software de

digitalización

Una vez finalizado el proceso ya se podría destruir la factura

Al cierre del periodo de liquidación Se firma la base de datos para

garantizar su integridad

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Funcionalidad básica

Digitalización Certificada

Inserción de metadatos

Software de digitalización

Archivo

ALMACENAR

DIGITALIZAR

ASOCIAR

CONSULTAR

Consultas

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Firma electrónica

FIRMAR

• Proceso de digitalización y firma de los documentos.

• Búsqueda por cualquiera de los datos que deban reflejarse en

los libros de registro.

• Copia o descarga en línea en los formatos originales.

• Impresión a papel de los documentos

• Firma de la base de datos documental al acabar cada periodo

de liquidación.

• Recuperación de las firmas de los periodos de liquidación.

Funcionalidad Recomendada

FACTUM - Digitalización Certificada 11

FACTUM es un software de digitalización certificada homologado

por la Agencia Tributaria en Abril de 2009 convirtiendo a la

Universidad de Murcia en la primera entidad pública Española

que obtuvo esta homologación.

– Independiente de los grandes sistemas de la universidad.

– Digitalizar no sólo facturas sino otros tipos de documentos.

– Digitalizaciones masivas de documentos.

– Diferentes formatos (A4, A3, multipagina, duplex…).

– Usa como Gestor Documental.

FACTUM- Digitalización Certificada en la UMU

Digitalización Certificada 12

Gracias por su atención

Javier de Andrés Rivero jandresr@um.es @javierdeandres