DIFERENCIASENTRE GASTOS DE REPRESENTACIÓNY GASTOS DE VIAJE

USOS DE LAS TARJETAS DE GASTOS EMPRESARIALES; ANÁLISIS DE LAS POLÍTICAS DE

GASTOS DE REPRESENTACIÓN UTILIZADAS POR LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN MÉXICO

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Invitar a comer a un cliente con el fin de cerrar una venta, organizar un evento corporativo para mostrar un producto nuevo o asistir durante unos días a un congreso de la industria son algunos ejemplos de acciones puestas en marcha por las empresas para conseguir un beneficio. Esos son gastos de representación. Su gestión y deducibilidad fiscal son parecidas a los gastos de viaje, pero no deben mezclarse.

Los gastos de representación están ligados a acciones de marketing y relaciones públicas de la empresa y pueden ser ejecutados tanto por empleados del departamento comercial como por responsables de marketing, administradores, directivos o altos cargos de la compañía.

Cada vez más los actos de representación son producto de la colaboración entre el departamento de marketing y la dirección comercial. Muchas organizaciones los suelen plantear como una inversión de marketing más, respondiendo a una estrategia de mejora de la imagen corporativa y fortalecimiento de su marca.

El objetivo principal de los gastos de representación es fomentar la imagen de la empresa y de sus profesionales para, de esta forma, lograr un beneficio comercial a corto o mediano plazo.

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Los gastos de representación se definen como aquellos destinados a representar a una empresa o entidad pública, con el objetivo de mejorar la imagen de la misma ante clientes y proveedores.

Lo amplio de esta definición explica el por qué, con frecuencia, se confunden en la práctica con los gastos de viaje, por lo que es importante insistir en sus diferencias y limitaciones.

Centrándonos en lo que ocurre hoy en las pequeñas y medianas empresas en México, los gastos de viaje incluyen también los gastos originados por la realización de un viaje de trabajo, la manutención y el alojamiento que se deriven del mismo.

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Por el contrario, los gastos de representación generalmente se derivan de las relaciones públicas desarrolladas por profesionales, administradores o ejecutivos con el objetivo de tener determinados beneficios económicos para la empresa.

Entre estos últimos gastos se incluyen todas las invitaciones a clientes y proveedores, desde alojamientos en hoteles, invitaciones a comidas y asistencia a eventos artísticos, deportivos o culturales.

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A efectos del Impuesto sobre la Renta se consideran rendimientos íntegros del trabajo todas las contraprestaciones o utilidades, cualquiera que sea su denominación o naturaleza, en dinero o en especie, que deriven, directa o indirectamente, del trabajo personal o de la relación laboral o estatutaria y no tengan el carácter de utilidades de las actividades económicas de la empresa.

Este tipo de gastos serán deducibles siempre y cuando se encuentren comprendidos en alguno de los siguientes casos:

n Gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.n Gastos para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y/o la prestación de servicios.

Los gastos de representación deben diferenciarse de aquellos gastos no necesarios para el desarrollo de la actividad económica, como los regalos realizados a personas no vinculadas con la organización, los cuales no se consideran deducibles.

Entre estas utilidades se incluyen las remuneraciones por concepto de gastos de representación, que hoy se resuelven con tarjetas de gastos empresariales.

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TIPOS DE GASTOS DE REPRESENTACIÓN:LAS MÚLTIPLES POSIBILIDADES

Si quisiéramos elaborar un listado con todos los gastos de representación posibles, la lista sería larguísima y, aún así, seguro dejaríamos alguno afuera.

Actualmente, las posibilidades no tienen otros límites que la propia imaginación de los responsables de los departamentos de ventas, marketing y/o relaciones públicas de cada empresa.

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n Estancias en hoteles para clientes

n Invitaciones a comidas, coffe break y cenas con clientes

n Regalos de la empresa dirigidos a clientes y proveedores

n Invitaciones a eventos deportivos, cine, teatro y otros espectáculos

n Cuidados estéticos o de bienestar personal, como es el caso de un tratamiento en un spa

Haciendo un esfuerzo de síntesis,destacamos como principales y más comuneslos siguientes gastos de representación:

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LO QUE NO SON GASTOS DE REPRESENTACIÓNEn este grupo encontramos, por ejemplo: gastos de restaurantes con personas no vinculadas a la empresa ni futuros clientes, entradas a espectáculos para familiares o amigos, gastos de estacionamiento o transporte no relacionados con actividades de la empresa o regalos de importe excesivo.

DIFERENCIAS ENTRE GASTOS DE REPRESENTACIÓNY GASTOS DE VIAJELa diferencia fundamental entre los gastos de representación y los de viaje es que, mientras los primeros están destinados, como su propio nombre indica, a “representar” a la empresa ante clientes y proveedores, los gastos de viaje son los generados por la propia actividad operativa de la empresa:

Ejemplos de gastos de viajes serían:n Desplazamientos (como tomar un taxi)n Gastos de alimentación o alojamiento de los empleados (en su mayor parte del departamento de ventas).

Por el contrario, no se consideran gastos de representación y, por lo tanto, no tienen derecho a ventajas fiscales todos aquellos gastos cuya finalidad NO es la obtención de beneficios empresariales futuros.

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Pese a que pertenecen a partidas presupuestarias diferentes, en ciertas ocasiones los gastos de representación y de viajes se confunden, como es el caso de una cena con clientes después de un seminario.

LA GESTIÓN DE LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN Muchos de estos gastos, como las comidas y cenas con clientes, tienen un proceso similar al de los gastos de viajes: el gasto suele correr en un primer momento a cuenta del empleado y posteriormente le es reembolsado por la empresa, tras la debida justificación del importe. Precisamente para ayudar en estas situaciones se crearon las tarjetas de gastos empresariales.

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6 CLAVES PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIÓN

DE TUS GASTOS DE REPRESENTACION

CÓMO UNA PYME PUEDE SACARLE PROVECHO

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Tomando el crecimiento que tienen las tarjetas de gastos empresariales, consideramos estos aspectos para una gestión más automatizada y eficiente de los gastos de representación:

DEFINIR POLÍTICAS DE GASTOS:Toda empresa debe tener formatos que regulen y ordenen todos los conceptos relacionados con los gastos de representación a modo de “reglas del juego” entre la compañía y los trabajadores. Esas política de gastos deben adaptarse a las necesidades de cada organización y deben ser lo más sencillas y simples para facilitar el control. Se deben identificar todos los ámbitos donde se puede incurrir en gastos e indicar las pautas concretas para hacerlos. Una vez elaborada, se debe comunicar de forma correcta a todos los empleados para que no existan confusiones. Sólo a partir de entonces se debe controlar de forma estricta que se cumplan las normas establecidas para cada tipo de gasto.

Ticket Empresarial® facilita y mejora la gestión de los gastos de representación optimizando los resultados y contribuyendo al ahorro de tu empresa.

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REVISAR FACTURAS Y NOTAS DE GASTOS:El área administrativa debe comprobar que todos los gastos se ajusten a la política de la empresa, revisar cada uno de los justificantes, verificar distancias de desplazamientos y comprobar que no se pasen como gastos de representación conceptos que no lo sean realmente. La falta de tiempo y recursos tecnológicos hace que muchas veces solo se revisen un pequeño porcentaje de esas notas, mientras la cifra final de gastos esté dentro del la media habitual, generando dudas sobre la autenticidad de algunos gastos. Estos problemas se pueden solucionar con recursos como las tarjetas de gastos empresariales y acciones de capacitación con los empleados de la empresa.

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HACER UN ANÁLISIS CON FUNDAMENTO:La mayoría de las empresas no disponen de información detallada ni analizada sobre en qué se gasta exactamente el dinero por culpa de una gestión de notas de gastos demasiado básica y manual. Una estrategia de análisis de gastos permitirá conocer el gasto exacto acotado en el tiempo de cada concepto, la cantidad destinada a cada proveedor o cliente y extraer datos históricos en relación a un empleado, un cliente, un equipo de trabajo con los que se puedan conseguir acuerdos comerciales favorables.

GARANTIZAR UNA GESTIÓN ÁGIL:Gracias a Ticket Empresarial® se puede llevar una contabilidad digital. De esta forma se ahorra tiempo al trabajador a la hora de elaborar las hojas de gastos, se facilita el trabajo del supervisor gracias a que la información puede ser procesada con antelación, los tiempos de aprobación y reembolso son más cortos, la descarga de tareas administrativas de los trabajadores mejora su productividad y su satisfacción, se evitan pérdidas de justificantes, se controlan mejor los errores o fraudes y gastos abusivos, se puede acceder a las herramientas desde el propio viaje en el momento de efectuar cada gasto, y se genera una visión global de los gastos facilitando la confección del programa de viajes para contribuir al ahorro.

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LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN DEDUCIBLES:Según la Ley del Impuesto sobre la Renta los gastos deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la compañía. Deben aparecer en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio y estar justificados de forma documental. Son los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores, los que se efectúen con respecto al personal de la empresa, los gastos de promoción directa o indirecta de la venta de bienes o la oferta de servicios, y los gastos que se correlacionen con los ingresos.

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SABER JUSTIFICAR GASTOS EN UNA AUDITORÍA:Como cualquier otro tipo de gastos, los de representación pueden verse afectados por una auditoría. Para evitar problemas de cualquier índole es recomendable que estén justificados por el comprobante original o duplicado mediante un proceso validado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), guardar los justificantes por un periodo de 5 años como estipula la ley, vigilar la degradación del papel térmico de los tickets, tener cuidado con posibles extravíos y tener los documentos ordenados y localizados. Si se dispone de un archivo digital, la búsqueda y la justificación se ven facilitadas de forma notable. Eso sí, siempre que sea con un sistema validado por el SAT.

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