DICONSA, S.A. DE C.V. FO-DGO-001 · de carácter obligatorio que regulan el actuar de todos los...

DICONSA, S.A. DE C.V.

FO-DGO-001

Firmas de elaboración

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Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Informática

de Diconsa, S.A. de C.V. Dirección de Administración y Recursos Humanos

Código: 20142-AD04

Fecha de documentación: 16/05/05 Revisión número: Copia número: Copia asignada a:


FO-DGO-002Presentación del documento


de Diconsa, S.A. de C.V. 20142-AD04

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INDICE

I. INTRODUCCIÓN………….………………….……………………………….3 II. OBJETIVO……………...…………………….……………………………….3 III. GLOSARIO……………….……..……………………………………………4 IV. MARCO LEGAL………….………………………………………….………5 V. REFERENCIAS ……………………………………………………………..5 VI. INTEGRACIÓN Y ESTRUCTURA………......……………………………6 VII. ATRIBUCIONES DEL COMITÉ....…………………..…………….....…..7 VIII. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES..10 ...............DE LOS INTEGRANTES………………………………….……….10 ...............DEL PRESIDENTE…………………………………………..……..11 ...............DEL SECRETARIO TÉCNICO…………………………………….12 ...............DE LOS VOCALES………………………………………………....13 ...............DE LOS ASESORES……………………………………….………14 ...............DE LOS INVITADOS…………………………………………….....15 IX. FUNCIONAMIENTO……..……...………………………………..……….15 X. REGISTROS……………………………………………………………….. 17 XI. HISTORIAL DE CAMBIOS……………...……….………….……….….. 18 HOJA DE AUTORIZACION DEL DOCUMENTO NORMATIVO ..………..19





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I. Introducción: El Comité de Informática es un Órgano Colegiado coordinado por la Dirección de Administración y Recursos Humanos que brinda apoyo especializado a la Dirección General y a las unidades administrativas de Diconsa para la adecuada toma de decisiones en materia de informática, a partir de la consulta, el análisis y el diagnóstico de la organización y funcionamiento de los servicios técnicos que soportan la operación de la Empresa en un ámbito de control descentralizado y desconcentrado. Bajo esta orientación, dicho Comité se constituye en un foro de participación para la aplicación de experiencias con el apoyo de especialistas en la materia, proponer soluciones de conjunto, armonizar acciones y establecer criterios unificados en el desarrollo de los servicios de informática y de telecomunicaciones, tanto en las Oficinas centrales como en las Sucursales, las Unidades Operativas y, en su caso, los Almacenes. Cabe destacar que el Comité de Informática busca como práctica permanente y sistemática dar congruencia a las tareas en la materia, considerando el avance tecnológico con la finalidad de simplificar esfuerzos, racionalizar recursos y propiciar tiempos de respuesta óptimos y resultados confiables. El presente manual tendrá carácter normativo y deberá permanecer en las áreas involucradas para la consulta de sus integrantes, toda vez que es propiedad de DICONSA. II. Objetivo(s): Los Objetivos del Comité de Informática son los siguientes:

• Realizar las acciones necesarias para lograr la homogeneidad, interconexión y aplicación de adelantos tecnológicos relacionados con la infraestructura informática y de telecomunicaciones en compatibilidad con el equipo existente en las unidades administrativas de la Empresa.

• Fomentar, la optimización, racionalización y delimitación de políticas para la

asignación y uso de los bienes informáticos, así como los de telecomunicaciones.

• Apoyar la definición, conducción, ejecución y evaluación de las políticas,





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lineamientos y normas técnicas en materia de informática y de telecomunicaciones.

• Actuar como instancia de coordinación, apoyo, consulta y evaluación en materia

de informática, telecomunicaciones y desarrollo tecnológico.

III. Glosario: • Diconsa. Diconsa, S.A. de C.V.

• Comité. Comité de Informática de Diconsa.

• SEDESOL. Secretaría de Desarrollo Social.

• CIDAP. Comisión Interna de Administración y Programación

• OIC. Órgano Interno de Control en Diconsa, S.A. de C.V.

• Documento Normativo. Instrumento que establece las normas, reglas y estructuras de carácter obligatorio que regulan el actuar de todos los servidores y empleados de Diconsa.

• Red Interna. Página de la Red Nacional de Diconsa, a la que se tiene acceso a través de la dirección electrónica http://intranet.

• TI. Tecnología de la Información.

• MTI. Modernización de la Tecnología de la Información

• e-Gobierno. Programa gubernamental para extender la comunicación a lo largo de todo el país y crear foros de información pública.

• e-México. Programa de innovación en el sector público que promueve la incorporación de la tecnología de la información a los procesos.

• e-Sedesol. Grupo de trabajo conformado por las diferentes áreas informáticas del Sector Social.

IV. Marco legal:





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Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Plan Nacional de Desarrollo 2000 - 2006.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público. Presupuesto de Egresos de la Federación (vigente).

Disposiciones de Racionalidad y Austeridad Presupuestaria, emitidas por la

Secretaría de Hacienda y Crédito Público (vigentes). Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos de la Secretaría de

Desarrollo Social. V. Referencias: Manual de Organización de DICONSA, S.A. de C.V. (Presentado ante la sesión 52

del H. Consejo de Administración del 14 de diciembre de 1999). Estatutos Sociales de DICONSA, S.A. de C.V.

VI. Integración y Estructura:

1. Este Comité se integrará por un Presidente, un Secretario Técnico y seis Vocales.





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2. Estará presidido por el Director de Administración y Recursos Humanos y sus

vocales serán los Directores de Desarrollo; de Finanzas; de Operaciones; de Comercialización; de Programas Especiales y el Coordinador General de Comunicación Social de la empresa.

3. Fungirán como Asesores, y tendrán derecho a voz, pero sin voto, el Titular de la

Unidad Jurídica y el Titular del Órgano Interno de Control en DICONSA S.A. de C.V.

4. El Gerente de Informática tendrá el cargo de Secretario Técnico.

5. El Presidente y los vocales, tendrán derecho a voz y voto, en caso de empate el

presidente tendrá voto de calidad.

6. En ausencia del Presidente, el Secretario Técnico asumirá sus funciones.

7. Podrán asistir a las reuniones del Comité como Invitados, previa aprobación del Presidente del Comité, expertos técnicos reconocidos, así como personal interno del área de informática con experiencia en la materia.

8. Cada uno de los vocales titulares podrá, de así considerarlo conveniente, nombrar

a un suplente, el cual asumirá las responsabilidades correspondientes y por ende sus decisiones serán consideradas oficiales y formalmente adoptadas por el área que representa.

9. Los nombramientos de los suplentes deberán ser notificados oficialmente al

Secretario Técnico por cada titular. Los vocales suplentes tendrán el nivel jerárquico inmediato inferior.





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DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN VII. Atribuciones del Comité:

1. Conocer y resolver los asuntos que en aspectos de informática y de telecomunicaciones se presenten por las diferentes áreas de DICONSA.

2. Analizar y en su caso aprobar el Programa Institucional de Desarrollo Informático

de DICONSA. 3. Analizar y en su caso aprobar la propuesta del programa anual de proyectos en

informática y telecomunicaciones, elaborados por la Gerencia de Informática, en función de los beneficios que se obtendrán para el mejor desempeño de las diferentes áreas de DICONSA.

4. Analizar y, en su caso, aprobar los requerimientos y propuestas de presupuestos

anuales para la adquisición de equipo, software, consumibles y servicios de mantenimiento requeridos por las diferentes áreas y Sucursales de la Entidad,

Presidente

Director de Administración y

Recursos Humanos

Vocales

Titulares de las Direcciones de:

Desarrollo Finanzas Operaciones Comercialización Programas Especiales

Coordinador General de Comunicación Social

Secretario Técnico

Gerente de Informática

Asesores

Titular de la Unidad Jurídica Titular del Órgano Interno de Control





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mismos que se recaban por la Gerencia de Informática, previo análisis y evaluación de los mismos.

5. Analizar las solicitudes de adquisición de equipos que la Gerencia de Informática

presentará a la Gerencia de Adquisiciones, en base al presupuesto asignado para el ejercicio de que se trate, para someterlo en caso de requerirse a la aprobación del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de DICONSA conforme a la normatividad autorizada.

6. Analizar, dictaminar y aprobar el estudio anual que presente la Gerencia de

Informática, sobre las necesidades de equipos informáticos que requiera DICONSA para la ejecución eficiente de sus operaciones, el cual es necesario para la actualización de la tecnología y sustitución de equipos obsoletos e inservibles, mismo que justificará la asignación de recursos presupuestales correspondientes.

7. Coadyuvar en el establecimiento de la estrategia tecnológica y el uso de

estándares de hardware y software que faciliten las funciones institucionales de DICONSA, así como su difusión.

8. Fungir como foro participativo y de consulta para la toma de decisiones

colegiadas, proponer soluciones integrales, armonizar acciones y establecer criterios unitarios para la organización y el funcionamiento del servicio de informática.

9. Aprobar las políticas, lineamientos y documentos que regulen y normen el uso,

aprovechamiento y mantenimiento de los equipos informáticos y de telecomunicaciones de DICONSA, así como los servicios inherentes a los mismos, de conformidad con la legislación vigente.

10. Establecer y autorizar los procedimientos para la utilización de los equipos y

servicios informáticos, así como de telecomunicaciones de DICONSA y aprobar los proyectos relacionados con los mismos.

11. Participar en la difusión de políticas administrativas, operativas y de racionalidad

en el uso de los recursos informáticos de orden interno, conforme a la normatividad autorizada en materia de informática y telecomunicaciones, para su observancia a nivel nacional.





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12. Proponer y promover las actividades informáticas y de telecomunicaciones que se

consideren relevantes para la modernización e innovación tecnológica de la Empresa.

13. Evaluar los proyectos informáticos que sean presentados en el Comité y

determinar su factibilidad técnica.

14. Proporcionar la orientación y asesoría a la Gerencia de Informática y/o áreas solicitantes, para determinar la conveniencia sobre la adquisición o arrendamiento así como el uso adecuado de equipos de cómputo, software y de telecomunicaciones, al igual que de los servicios de mantenimiento respectivos.

15. Asesorar y promover la utilización óptima de la infraestructura, capacidades y

tecnología de los bienes informáticos y de telecomunicaciones, tanto en oficinas centrales como en las Sucursales.

16. Promover la actualización en materia de Informática mediante la realización de

reuniones, cursos, conferencias, edición de boletines y otras acciones con igual propósito.

17. Fortalecer la integración de grupos de trabajo en que participen las Sucursales,

para el mejoramiento de la cultura informática de la Entidad.

18. Normar y coordinar la capacitación en materia de informática y de telecomunicaciones en DICONSA.

19. Verificar la congruencia normativa con la directiva, administrativa, operativa y de

control de los programas y el equipo de informática en la Empresa.

20. Promover la eficiencia y eficacia de los sistemas, el equipo, las acciones y, en general, de la infraestructura informática y de telecomunicaciones, así como el cumplimiento de las políticas de racionalidad y austeridad en la materia.

21. Proponer los mecanismos para el cumplimiento y seguimiento de sus acuerdos

adoptados por el Comité.

22. Fungir como órgano promotor de los avances tecnológicos en el ámbito





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informático y de telecomunicaciones.

23. Planear el desarrollo de los bienes y servicios informáticos, y de telecomunicaciones de manera integral, cuidando el cumplimiento de la normatividad aplicable.

24. Disponer lo necesario para crear y mantener bases de datos con el acervo

informático y de telecomunicaciones de la Empresa, incluyendo equipo, software, sistemas, personal, infraestructura de telecomunicaciones y enlaces privados.

25. Vigilar que las normas, políticas, lineamientos, criterios y procedimientos vigentes

en el uso de equipo y en la planeación, programación, presupuestación, organización, operación, administración y control de las políticas institucionales, se apeguen a las disposiciones globales, sectoriales, generales y específicas establecidas.

26. Promover la formación y capacitación de los usuarios en la materia, así como la

actualización permanente de los técnicos especializados, con el fin de garantizar los servicios de administración informática y, en su caso, el mantenimiento correspondiente.

27. Promover la integración y desarrollo de bases de datos de acceso público

observando las políticas y estándares que en materia federal se emitan para tal efecto.

28. Analizar los problemas comunes del servicio de informática con el fin de promover

las soluciones apropiadas. VIII. Funciones y Responsabilidades de los Integrantes: De los Integrantes

1. Participar directamente en las sesiones ordinarias y extraordinarias convocadas por el Presidente del Comité de Informática.

2. Proponer y desarrollar las acciones que se les asignen en el programa de trabajo

del Comité de Informática.





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3. Analizar y, en su caso, emitir los comentarios pertinentes acerca de los programas, proyectos o acciones que se sometan a consideración del Comité de Informática.

4. Coordinar y supervisar la implantación de programas, propuestas o acciones

aprobados por el Comité de Informática que involucren a sus áreas respectivas.

5. Propiciar la integración del Comité de Informática y observar, rigurosamente, los acuerdos en su ámbito de competencia.

6. Contribuir con el desarrollo de los programas y la infraestructura técnica e

instrumental del servicio de informática y de telecomunicaciones de la Empresa, conforme a la normatividad autorizada de acuerdo con las medidas de austeridad y racionalidad vigentes.

Del Presidente

1. Presidir las sesiones del Comité de Informática de DICONSA.

2. Informar periódicamente en el seno del Comité acerca del desarrollo, avance y resultados de programas y acciones, así como de los proyectos encomendados.

3. Presentar ante el Comité para su autorización el Programa Anual de Trabajo del

Comité de Informática.

4. Convocar, por conducto del Secretario Técnico, a las reuniones del Comité, registrando y dando oportuno seguimiento a los acuerdos adoptados.

5. Analizar y aprobar el orden del día que le presente el Secretario Técnico.

6. Invitar además de los integrantes del Comité, a personas connotadas en la

materia para que participen en las sesiones como asesores o invitados especiales.

7. Promover la creación de grupos de trabajo para el desarrollo de proyectos

específicos inherentes a los objetivos del Comité. 8. Evaluar las sugerencias que resulten de las sesiones del Comité, a efecto de

tomar las decisiones correspondientes.





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9. Preparar y presentar las propuestas, información y datos que requiera el Comité y

/ o la Dirección General de DICONSA para la toma de decisiones en materia de Informática y Telecomunicaciones.

10. Emitir su voto para cada uno de los casos que se sometan a la autorización del Comité, y en caso de empate su voto de calidad.

11. Informar trimestralmente a la Dirección General de los avances y resultados

alcanzados por el Comité.

Del Secretario Técnico

1. Proponer al Presidente del Comité de Informática el Programa Anual de Reuniones y la integración del proyecto de Programa-Presupuesto de Inversión en materia de informática y telecomunicaciones de DICONSA.

2. Coordinar y controlar el desarrollo de la acción normativa y de los programas de

informática y telecomunicaciones en DICONSA, de acuerdo con su competencia orgánico-funcional.

3. Auxiliar, apoyar y, en su caso, suplir al Presidente del Comité de Informática en el

desarrollo de sus funciones.

4. Formular recomendaciones y presentar propuestas de acción al Comité de Informática.

5. Desarrollar aquellos proyectos que le encomiende el Comité e informar de lo

conducente.

6. Elaborar y acordar con el Presidente el orden del día y los distintos documentos sobre los asuntos que se someterán a consideración y resolución del Comité.

7. Expedir y proporcionar, formal y oportunamente, a los miembros del Comité la

convocatoria, el orden del día, la carpeta de trabajo para sustentar las sesiones del Comité y levantar y recabar las firmas de los integrantes de Comité en las actas de las sesiones en las que participaron.





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8. Recibir los asuntos que se sometan a la consideración y resolución del Comité e

incorporarlos en el orden del día de la sesión más próxima a su recepción. 9. Analizar y evaluar todos aquellos casos que no se ajusten a los lineamientos

establecidos, a fin de que se informe en el seno del Comité sobre su improcedencia.

10. Elaborar la información resumida de asuntos a dictaminar por el Comité.

11. Controlar, dar seguimiento y presentar en cada sesión ordinaria el Seguimiento de

Acuerdos.

12. Resguardar la documentación de los trabajos, resoluciones y acciones del Comité, orden del día, actas de sesiones, minutas de acuerdos, requisiciones, oficios, dictámenes técnicos, informes, y en general, toda aquella información que respalde los asuntos y acuerdos emanados de las sesiones de dicho Comité, por un lapso mínimo de tres ejercicios anuales.

13. Emitir su voto únicamente en ausencia del Presidente del Comité para cada uno

de los casos que deberán decidirse en el pleno de las sesiones.

14. Firmar los listados y las actas correspondientes de los asuntos dictaminados en las sesiones a las que hubiera asistido.

15. Las demás que el Presidente del Comité le asigne.

De los Vocales

1. Presentar la documentación referente a los casos que se deban someter a consideración del Comité, cuando el área a la que está adscrito el vocal requiera la opinión o resolución de un asunto de la competencia de este Órgano Colegiado.

2. Analizar el orden del día y los documentos sobre los asuntos a tratar en las

sesiones del Comité.

3. Participar directamente en las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité,





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opinar y votar en sus deliberaciones. 4. Proponer las acciones del programa de trabajo del Comité, y desarrollar las que

les competen e informar de sus resultados al Presidente del mismo.

5. Coordinar y supervisar, en su ámbito de competencia, la aplicación estricta de la normatividad para gestionar, tramitar y controlar los programas de informática y telecomunicaciones de DICONSA.

6. Opinar sobre los aspectos informáticos y de telecomunicaciones, conforme a sus

atribuciones, funciones y facultades de decisión, con el fin de agilizar la adquisición y uso de la tecnología requerida, así como de los programas necesarios para la Empresa.

7. Propiciar la integración del Comité y acatar sus acuerdos bajo los criterios de

responsabilidad, coordinación y participación conjunta.

8. Analizar la congruencia de la normatividad, diseño y operación de los sistemas de cómputo y de telecomunicaciones, formulando las opiniones, recomendaciones y sugerencias que favorezcan la actualización e implantación de los lineamientos y criterios emitidos en la materia.

9. Analizar y sancionar técnicamente las propuestas de sistemas y los programas

informáticos presentados al Comité.

10. Proponer estrategias de administración, operación y control a fin de optimizar la utilización de los sistemas de cómputo y de telecomunicaciones en toda la Empresa.

11. Firmar las actas de las sesiones en las que participen, así como los listados de los

asuntos dictaminados en las mismas.

12. Las demás que el Comité y su pleno le encomiende. De los Asesores

1. Analizar los programas, proyectos y acciones inherentes al Comité de Informática que someta a su consideración el presidente, con la finalidad de emitir su opinión en materia normativa.





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2. Proporcionar orientación necesaria al Comité de Informática, conforme a su

competencia.

3. Tener derecho a voz, pero no a voto, en las deliberaciones del Comité.

4. Firmar las actas de las sesiones en que hayan participado. De los Invitados

1. Realizar investigaciones acerca del avance tecnológico en materia de informática, con el fin de apoyar la toma de decisiones y de facilitar la consolidación de la infraestructura técnica y operativa correspondiente.

2. Revisar y validar técnicamente los proyectos de programas, y acciones

presentadas en materia de informática y emitir los comentarios correspondientes. IX. Funcionamiento:

1. El Comité se reunirá como mínimo tres veces al año de conformidad con el calendario anual aprobado, a fin de asegurar el adecuado seguimiento de sus funciones. Los integrantes del Comité podrán solicitar por escrito al Presidente del mismo, que se convoque a reuniones extraordinarias para tratar los asuntos urgentes que indiquen en su petición.

2. En la primera sesión del ejercicio fiscal que efectúe el Comité, a celebrarse en el

mes de enero de cada año, deberá presentarse el calendario anual de reuniones ordinarias, mismo que se dará a conocer a todos los integrantes.

3. Las reuniones ordinarias serán convocadas por el Presidente del Comité y se

desarrollarán de acuerdo al orden del día, la cual se enviará conjuntamente con los documentos que serán analizados en la reunión, cuando menos dos días hábiles antes de la fecha prevista para su celebración. En el caso de sesiones extraordinarias, se requerirá la entrega de la documentación soporte de los asuntos por tratar, con un día hábil de anticipación.

4. Para el desarrollo y cumplimiento de acciones específicas, se podrán conformar

grupos de trabajo en las Sucursales, quienes actuarán como instancias auxiliares





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del Comité y tendrán carácter permanente o temporal, según se acuerde, debiendo informar el resultado de sus actividades semanalmente, para su oportuna evaluación en las sesiones del Comité.

5. Las sesiones darán principio a la hora indicada y el quórum estará integrado por

mayoría simple, esto es, por la mitad más uno de los integrantes del Comité.

6. En el orden del día de las Sesiones Ordinarias, se incluirá un apartado correspondiente al “Seguimiento de Acuerdos” emitidos en las reuniones anteriores.

7. En el punto correspondiente a “Asuntos Generales”, solo se incluirán asuntos de

carácter informativo, y estos se ventilarán exclusivamente en sesiones de carácter ordinario.

8. De cada reunión se levantará acta que será firmada por todos los participantes,

misma que se aprobará a más tardar en la siguiente sesión ordinaria. Con objeto de verificar que se recabe la totalidad de las firmas, el asesor por parte del Órgano Interno de Control será el último en firmar el acta.

9. En ausencia del Presidente del Comité y del Secretario Técnico, las reuniones no

podrán llevarse a cabo.


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de Diconsa, S.A. de C.V.

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X. Registros:

Clave

Nombre Responsable de retención

Tiempo de retención


FO-DIC-001Hoja de autorización de documento normativo



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XI. Historial de cambios:

Revisión

núm.

Fecha de

aprobación

Descripción del cambio

Motivo(s)


FO-DIC-001Hoja de autorización de documento normativo



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