DICCIONARIO DE DATOS

ACTIVIDAD 4

SOCORRO CASTILLO O

Grupo G4

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA

2014

DICCIONARIO DE DATOS

UNIDAD 4

SOCORRO CASTILLO ORTIZ

Grupo: G4

TUTOR:

ANDY JOHAN MORENO GARZÓ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA

2014

INTRODUCCIÓN

Este trabajo se realizó en dos partes, la primera consistió en el Diccionario de

Datos y la segunda en Diagrama de Flujo de Datos en el trabajo de la empresa en

este caso fue la Biblioteca en la cual laboro. Se utilizó técnicas como fue la

entrevista a la bibliotecóloga, demostración de la bases de datos donde es

consignada toda la información en la web informática del colegio.

a. Identifique los procesos que se realizan en el área ( flujo de información)

Estos procesos son los que se realizan en el área del trabajo y es en la

biblioteca, adquiere un presupuesto para poder pedir material, en este

caso es el libro por el cual tiene una entrada con catálogos físicos y

virtuales, que es entregado al docente. En la cual se realiza una requisición

que es llevada a la sección de compras donde ellos realizan una conexión

con la editorial o librerías, al llegar a la entidad lo recibe el almacén en la

cual este realiza una orden de entrega que es llevada a la biblioteca.

b. cuál es la finalidad de cada una de las actividades.

La finalidad es actualizar la biblioteca con libros nuevo, organizar en el

sistema la catalogación con sistema de clasificación Decimal Dewey,

facilitando el uso de los libros, organizando el material para su adecuada

consulta a través de las actividades de la clasificación, para la circulación y

préstamo o apoyar las actividades de indagación, dirigir, planear y

desarrollar servicios acorde con las necesidades de información de los los

usuarios, y difusión de la cultura,

c. Qué pasos se siguen para llevarlo a cabo

Tener conocimiento de organización de biblioteca, administración

operación de compra contabilidad, además de estar familiarizado con las

principales fuentes bibliográficas del mercado con la editorial, y las

principales librería. Debe también poseer la capacidad para dirigir,

supervisar, y controlar esas importantes secciones de la Biblioteca.

d. Donde se realiza estos pasos

En la Biblioteca

e. Cuanto tiempo tarda en efectuarse

No se tiene tiempo determinado, el libro llega y se saca lo más rápido

posible

f. Con que frecuencia se realiza

Diariamente de lunes a viernes se ingresa libros se está catalogando, se

atiende al usuaria en su investigación

g. Quienes emplean, donde se realiza estos pasos

La bibliotecóloga y su auxiliar, los contratos lo realiza la parte de

administración

h. identifique la utilidad y beneficios del sistema de información existente, así

como posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones

La automatización en la biblioteca a aliviar parte de la carga de trabajo de

los bibliotecarios y otros miembros del personal en las áreas de

catalogación circulación y préstamo y les ofrece un mejor servicio a los

clientes en la búsqueda de la información adecuada acceso más fácil a los

materiales, porque pueden consultarla colección desde la casa facilitando

encontrando el articulo correcto y al otro día llegar a buscarlo. Sino que

también hace más fácil el acceso a periódicos y algunos libros electrónicos

en internet, también a programas de convenios institucional, Generación

de informes e indicadores que permiten corregir fallas difíciles de detectar y

controlar. Otra dinámica es la utilización de medios informativos como el

correo electrónico para enviar toda la información a padres, multimedia,

teleconferencia, bases de datos de otras universidades y redes nacionales

e internacionales

En las fallas se manifiesta que cada vez es menor los fondos para las

colecciones reducen los presupuestos de las colecciones. La

automatización ayuda a las bibliotecas que empiecen a luchar y se ven

obligadas a despedir personal aumento de productividad gracias a

liberación de tiempo

Las posibles soluciones es que el personal de la biblioteca sea más

proactivo en fomentar más la importancia de la selección de la colección.

Para ello se requiere armonizar las necesidades de los usuarios y las

actividades de los jóvenes, aplicando metodologías que aseguren que el

material cumpla con requisitos de calidad, para llamar más la atención de

los usuarios y se produzca más utilización de los materiales y al a ver más

investigación hay salida, se ven obligados a dar más presupuesto y por la

cual se evitará la salida del personal.

I. Especifique que técnicas se utilizó y adjunte soporte

Página web se pude consultar desde la casa con una clave, toda se

encuentra toda la información del Colegió

Aquí se encuentra las referencias bibliográficas, en los catálogos podemos

encontrar por autor título o materia, se realizan entrevistas, encuestas de alumnos,

docentes, padres de familia

La base de datos de las colecciones

Entrevista al Bibliotecólogo

¿Qué documentos necesito para solicitar en Biblioteca?

Necesitas presentar tu carné de identidad

¿Cuantas veces puedo renovar un libro?

Puede renovar dos veces por un periodo igual al que tenía asignado. Después de esta renovación deberá devolver el libro

¿Puedes pedir libros en otras bibliotecas de la Universidad?

Si ya que tenemos convenios con otras bibliotecas ,Luis Ángel Arango, La Autónoma, U. Valle, Javeriana, Biblioteca Departamental, Comfandi Cultural, Universidad Libre.

¿Cuantos días de préstamo tengo?Para los alumnos y empleados el plazo de préstamo es de 2 semanas

¿Tengo que pagar a algunas multas en dinero por el atraso en las devoluciones?

 Si, 200 por día. La sanción que se aplica por atrasos

¿Qué debo hacer si pierdo o me roban un libro? Debo dar aviso inmediatamente a la Biblioteca indicara el título de remplazo

Si. De acuerdo al reglamento, los usuarios del Sistema son responsable del

préstamo por lo tanto debe reponer ya sea pagando o devolviendo el libro, en

caso de no se pueda encontrar disponible en el mercado. La jefa de Biblioteca

indicara el título de remplazo

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

3. Realice un diccionario de datos basándose en el Diagrama de Flujo de Datos

realizado en el punto anterior, en el diccionario se debe identificar:

a. Descripción de flujo de datos

Flujo de procesos en la biblioteca

Descripción: Proceso de recursos financieros

b. Descripción de estructura de datos: Detalles

La bibliotecóloga diligencia un formato de presupuesto de capital donde se

pide los libros para todos los grados de todo el año lectivo, este es

aprobado por la parte financiera. El formato contiene

Fecha del día que se realizo

Cantidad de libros que se va a comprar

La editorial sugerida

Nombre del libro

Autor

ISBN

Valor

c. Descripción de elementos de datos

Elementos del dato:

Elemento del dato: La Bibliotecóloga

Descripción: Formato de requisición de pedido, la biblioteca envía este

recibe del formato de capital del pedido de libros a la parte financiera

cuando ya es aprobado se realiza la orden de requisición y es enviada a

compras.

d. Descripción de almacén de datos

Descripción: sección compara se encarga de efectuar la compra de libros

donde realiza tres cotizaciones

Flujo de datos recibido: Fecha de llegada llega del pedido de libro,

Flujo de datos proporcionados: La factura es recibido y revisado por el

encargado del almacén,

Descripción: verificar si los libros lleguen completos, firma factura y la

copia es devuelta al proveedor, elaborando un formato detallado de todos

los libros que va a entregar.

e. Descripción de procesos

Descripción: El formato es recibido en la Biblioteca por la bibliotecóloga

Entra; Revisa el pedido del material

Salida: Firma el formato

Resumen de la lógica: Verifica que el pedido no le falte nada

4. Escriba 2 características básicas de los diagramas de Flujo, y 2 características

básicas del Diccionario de Datos

Diagrama de flujo de datos, se utiliza para la visualización de los procesos

de datos en diseños estructurados.

Comunicación del conocimiento del sistema actual a los usuarios por medio

de diagrama de flujo de datos.

Característica del Diccionario de Datos

Guarda los detalles y descripción de todos los elementos

Identifica los procesos donde se emplea los datos y los sitios donde se

necesita el acceso inmediato a la información, se desarrolla durante el

análisis de flujo de datos

Contiene características lógicas de los sitios donde se almacena los datos

del sistema incluyendo alias, contenido y organización

CONCLUSIONES

Todas esta herramientas son útiles en el desarrollo de los proceso de

una entidad ya que facilita el diseño estructurado de los procesos, como

profesionales es de vital importancia tener conocimiento de todos

elemento que forman parte descriptiva de un análisis detallado de los

elementos que configuran un sistema.

BIBLIOGRAFIA

Guía del tutor

MORENO GARCÍA, ANDY HOHAN, Actividad 4

Caracteristicas de Diccionario de Datos

http://148.204.211.134/polilibros/portal/Polilibros/P_proceso/Bases_de_datos_vers22_Victor_Alvarez/POLILIBRO/UNIDAD3/BASE%20DE%20DATOS-81.htm