GRUPO 2 “LAS CHICAS

SUPER PODEROSAS”

INTEGRANTES:

Vanessa Avellan

María Fernanda Espinoza

Cristina Gonzaga

Ximena Guerra

Jenny Orquera

REGLAS UNIVERSALES DE ARCHIVOLas Empresas Públicas o Privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, pueden ser localizados fácil y prontamente por lo que existen las siguientes Reglas Universales

1° REGLANOMBRE DE INDIVIDUOS: Invertir el nombre de la persona

Ejemplo:

María Belén Álvarez Paredes

Correcto:

Álvarez Paredes María Belén

2° REGLAORDEN ALFABÉTICO: Consiste en ordenar alfabéticamente los apellidos de las personas.

Ejemplo:

Ximena Patricia Guerra Álvarez

Correcto:

Guerra Álvarez Ximena Patricia

UNIDAD UNIDAD

3° REGLAAPELLIDOS COMPUESTOS: Son los apellidos que contienen artículos y preposiciones y son considerados como una sola unidad

Ejemplo:

Gabriela de la Torre Gómez

Correcto:

De la Torre Gómez Gabriela

UNIDAD

4° REGLAMUJERES CASADAS: Se dividen en cuatro unidades apellido paterno, del esposo, primer nombre, segundo nombre unidos por la preposición de.

Ejemplo:

Jenny Alexandra Orquera Sierra de Andrade

Correcto:

Orquera de Andrade Jenny Alexandra

5° REGLAABREVIATURAS: Las abreviaturas se deben considerar una unidad de clasificación y escribirlas completas.

Ejemplo:

Ma. Fernanda Espinoza Vásquez

Correcto:

Espinoza Vásquez María Fernanda

6° REGLA

NOMBRES DE CASAS COMERCIALES E INSTITUCIONES: Se deben archivar por su nombre y en orden alfabético.

Ejemplo:

EtafashionBebe Mundo Casa Tosí

Correcto:

Bebe MundoCasa TosiEtafashion

7° REGLANOMBRES DE CASAS COMERCIALES INCLUIDO EL NOMBRE COMPLETO DE UN INDIVIDUO O PERSONA: Se invierte el orden las unidades y si la razón social no cumple con el requisito anterior se deja tal como aparece

Ejemplo:

Confecciones AmparitoDistribuidora ToniCarteleras Cortez

Correcto:

Carteleras CortezConfecciones AmparitoDistribuidora Toni

8° REGLA

ABREVIATURAS, SIGLAS, EXPRESIONES FINALES: Se consideran unidades separadas y se escriben de manera completa

Ejemplo:

PACO S.A.

PACO Sociedad Anónima

IESS

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

9° REGLASCON ARTICULOS, CONJUNCIONES Y CONTRACCIONES: Los artículos y conjunciones no son unidades de clasificación se colocan al final entre paréntesis a excepción de los que se encuentran en el medio de la razón social y se archivan de arriba hacia abajo.

Ejemplo:

ArticulosEl CoyoteLa Tablita Gaucha

ConjuncionesLa Casa de Sucre

Correcto:

ArtículosCoyote (el)Tablita Gaucho (la)

Conjunción

Casa (de) Sucre (la)

10° REGLA

TITULOS Y GRADOS : No son considerados unidades de clasificación y se colocan al final entre paréntesis.

Ejemplo:

Dra. María Piedad CoelloCptn. Danilo Sosa

Correcto:

Coello María Piedad (doctora)Sosa Danilo (capitán)

11° REGLA

NÚMEROS: Se escribe en letras

Ejemplo:

Casa 1028

Correcto:

Casa mil veinte y ocho

12° REGLANOMBRES DE GOBIERNOS: Se dividen en dos unidades nombre de gobierno y nombre de institución en forma invertida.

Ejemplo:

Empresa Eléctrica Quito

Correcto:

Quito Eléctrica Empresa

13°REGLADIVISIONES POLITICAS MENORES: S e divide en dos unidades en forma invertida.1.- División política menor2.- Departamento, Sección.

Ejemplo:

Cuerpo de Bomberos de Quito

Correcto:

Quito, Bomberos Cuerpo de

14° REGLA

BANCOS: Se escriben en el mismo orden

Ejemplo:

Banco del EstadoBanco PichinchaBanco de Guayaquil

15°REGLA

GEOGRAFICOS: Cada palabra es considerada unidad de clasificación

Ejemplo:

San Antonio de PichinchaSan Pedro de CayambeSan Miguel de los Bancos

Correcto:

San Antonio (de) PichinchaSan Pedro(de) CayambeSan Miguel (de los) Bancos

GRACIAS POR SU ATENCIÓN