Diana Martinez - Hipinto

DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA LA MEJORA DEL NIVEL DE INVENTARIO Y REDUCCION DE QUEJAS EN

DIANA PAOLA MARTINEZ CORREDOR COD: 1191030

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERIAS INGENIERIA INDUSTRIAL CUCUTA 2011

1

PROPUESTA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROPIO DE LA JEFATURA DE TRANSPORTES DE GASEOSAS HIPINTO S.A.S BUCARAMANGA COMO OBJETO DE ESTANDARIZACIN

DIANA PAOLA MARTINEZ CORREDOR COD: 1191030

Avance informe presentado como requisito para el proyecto de prcticas industriales

Presentado a: FABIO ORLANDO SEGURA Ingeniero Qumico

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERIAS INGENIERIA INDUSTRIAL CUCUTA 20112

3

CONTENIDO

pg.

INTRODUCCIN 1 PROBLEMA 1.1 TTULO 1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.3 FORMULACIN DEL PROBLEMA 1.4 JUSTIFICACIN 1.4.1 Empresa. 1.4.2 Estudiante. 1.5 OBJETIVOS 1.5.1 Objetivo General. 1.5.2 Objetivos Especficos. 2 MARCO REFERENCIAL 2.1 ANTECEDENTES 2.2 MARCO TERICO 2.3 MARCO CONCEPTUAL 2.4 MARCO CONTEXTUAL 2.4.1 Datos Generales 2.4.2 Direccionamiento estratgico de Postobon S.A. 2.5 MARCO LEGAL

8 9 9 9 10 10 10 11 11 11 11 12 12 12 18 18 18 19 20

4

2.6 ALCANCE 2.7 LIMITACIONES 3 DISEO METODOLGICO 3.1 TIPO DE INVESTIGACIN 3.2 POBLACIN Y MUESTRA 3.2.1 Poblacin. 3.2.2 Muestra. 3.3 INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN 3.3.1 Fuentes primarias. 3.3.2 Fuentes secundarias 3.4 ANLISIS DE LA INFORMACIN 4 DESARROLLO DEL PROYECTO 4.1 DIAGNOSTICO AL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES 4.2 ELABORACION DE LA MATRIZ DOFA 4.3 ANLISIS DE LA MATRIZ DOFA 4.4 IDENTIFICACIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA JEFATURA 4.4.1 Estructura del Departamento Taller Vehculos 4.4.2 Actividades principales del rea de Transportes 4.5 DOCUMENTACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS 5 CONCLUSIONES 6 RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS5

20 20 21 21 21 21 22 22 22 22 22 23 23 25 27 28 28 28 31 34 35 36 37

LISTA DE TABLAS

pg.

Tabla 1 Figuras usadas en los Diagramas de Flujo Fuente: Autor del Proyecto

14

Tabla 2 Actividades del Jefe de Transportes Fuente: Autor del Proyecto

29

Tabla 3 Funciones del Jefe de Transportes Fuente: Autor del proyecto

30

6

LISTA DE ANEXOS pg.

Anexo A: Entrevista no formalizada Anexo B: Organigrama del Departamento de Transportes Anexo C: Procedimiento Gestiones de Trnsito Anexo D: Procedimiento Contratacin de la prestacin de un servicio Anexo E: Procedimiento Inspeccin de Flota Anexo F: Procedimiento Disponibilidad de Flota Anexo G: Procedimiento Composicin de Flota Anexo H: Procedimiento Consumo de Combustible Anexo I: Procedimiento Consumo de Lubricantes Anexo J: Procedimiento Pruebas de Conduccin Anexo K: Procedimiento Archivar Documentos Anexo L: Instructivo para Solicitud de Repuestos en SAP Anexo M: Instructivo para Ingreso de Facturacin por Prestacin de Servicios Anexo N: Instructivo para Grabar Combustibles y Lubricantes en SAP Anexo O: Instructivo para Realizar Reservas en SAP Anexo P: Manual de Procedimientos

38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 52 56 59 61

7

INTRODUCCION

Gaseosas Hipinto S.A.S es una compaa que produce y comercializa bebidas no alcohlicas, hacen parte de la historia del pas, con ms de 100 aos de presencia; usando los ltimos avances tecnolgicos de la industria mundial, los ms modernos equipos y el personal mejor calificado, garantizando as la mejor calidad en cada gota de sus productos.

Gran parte del xito de esta compaa est en el personal que labora en cada uno de los departamentos y la flota con la que cuentan, siendo esta ltima pieza fundamental en la distribucin de sus productos y prestacin del servicio. Actualmente Gaseosas Hipinto Bucaramanga, muestra inters en fomentar una mayor organizacin en el departamento de Mantenimiento de Vehculos; dado las condiciones de trabajo, como es la inversin efectiva del presupuesto y la llegada a tiempo de los repuestos.

El programa pretende documentar los procedimientos de las labores propias de LA Jefatura de transportes; y de esta manera mantener la informacin suficiente para el desempeo ptimo del personal que interviene en el proceso.

Establecer un manual de procedimientos sirve de apoyo para el personal que ingresa nuevo al proceso como tambin se establece un paso a paso como gua a las actividades desarrollas a diario en el departamento.

8

1

PROBLEMA

1.1

TITULO

PROPUESTA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PORPIO DE LA JEFATURA DE TRANSPORTES DE GASEOSAS HIPINTO S.A.S BUCARAMANGA COMO OBJETO DE ESTANDARIZACION.

1.2

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Gaseosas Hipinto S.A.S cuenta con un Departamento de Mantenimiento de Vehculos, el cual vela por la buena imagen de la flota, est integrado por un jefe y sus mecnicos; adicional a esto la empresa proporciona un practicante universitario como apoyo al proceso.

Al momento de iniciar las prcticas en dicho departamento, la induccin al cargo fue realizada en campo por un jefe encargado que se encontraba en el momento, ya que el jefe se desempeaba como administrador encargado; la capacitacin de las actividades a desempear se fueron dando sobre la marcha, y la induccin al sistema SAP fue dirigida de acuerdo a las situaciones que se generaran en el momento, evento que llevo a comprender el sistema y a manejarlo de manera eficiente con el correr del tiempo.

Actualmente el Jefe nombrado desempea el cargo, del cual se obtuvo mayor conocimiento del departamento y de las actividades que se elaboran all, como de desarrollar las actividades de manera ms rpida y eficaz.

La empresa pasa por un proceso de cambio en dicho departamento, debido a que el jefe que se encuentra laborando, asciende a otro cargo; vindose la necesidad de contratar o ascender personal para desempear el cargo acfalo; hasta la fecha dicha persona no ha sido contratada y el empalme con el jefe en funcin no se llevar a cabo.

Por otra parte el departamento se desarrolla en base a un presupuesto, el cul en estos ltimos aos ha ido disminuyendo su inversin; se observa que este no est apoyado en proyecciones o registros que evalen si dicha inversin est siendo bien enfocada o la flota se viene deteriorando con el tiempo; tambin se han diseado algunos formatos importantes y de gran utilidad en las actividades9

diarias del mismo que pueden servir como apoyo para evidenciar el buen funcionamiento del rea.

Otro factor son los practicantes, que son el apoyo al departamento, estas tampoco realizan ningn tipo de empalme generando esto un desconocimiento de la situacin actual del rea y por consiguiente un manejo inadecuado de la informacin y elementos que se tienen disponibles; todo esto conlleva a que se retrasen procesos que se venan adelantando o quizs perdida de documentos valiosos para el desempeo del mismo y aumentando as inconformidades.

Dada la situacin actual y en vista de que los empalmes entre el personal no se dan, se ve la necesidad de conservar las mejoras que se han generado a largo plazo y documentar el procedimiento para progresar y no reinvertir tiempo en labores ya realizadas.

La organizacin podra verse afectada en la prestacin del servicio por la no disponibilidad de la flota para la distribucin ocasionando retrasos, para la cual se propone controlarlo con la documentacin de los procedimientos y as adquirir una herramienta que capacite y genere destreza en el personal nuevo y estandarice las labores en el Departamento de Transportes.

1.3

FORMULACIN DEL PROBLEMA

Cmo podra Gaseosas Hipinto S.A.S Bucaramanga mantener y mejorar el nivel de cumplimiento del Departamento de Taller-Vehculos si el personal a cargo ingresa nuevo a la compaa?

1.4

JUSTIFICACIN

1.4.1 Empresa. La implementacin de un manual de procedimientos le permite a GASEOSAS HIPINTO S.A.S definir responsabilidades en el departamento y coordina la relacin con los dems departamentos, as como tambin que la informacin fluya de manera correcta y que el rendimiento laboral aumente progresivamente.

10

El documentar los procedimientos en el Departamento de Taller-Vehculos permite que las actividades se realicen de manera estandarizada, generando as mayor agilidad en el proceso; de igual forma se garantiza un mnimo de errores, actuando bajo lineamientos y no pensamientos; contribuyendo a que las capacitaciones del personal se realicen con mayor efectividad. 1.4.2 Estudiante. El poder realizar este proyecto en la empresa Gaseosas Hipinto S.A.S permite al estudiante aplicar mltiples conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera, adems demostrar la capacidad como Ingeniero Industrial presentando propuestas para la solucin de problemas o para posibles mejoras dentro del proceso que est involucrado. A travs de este proyecto se observa que se puede ser proactivo en el desarrollo de las actividades del Departamento y responsable en las actividades encomendadas, con autonoma en las decisiones a tomar. Contar con la oportunidad de estar a cargo del departamento supervisada bajo la administracin contribuye al aprendizaje y evolucin como Ingeniera Industrial. 1.5 OBJETIVOS

1.5.1 Objetivo General. Disear un manual de procedimientos para la Jefatura de Transportes como objeto de estandarizacin y mejora continua.

1.5.2 Objetivos Especficos. Realizar un diagnstico general al Departamento de Transportes, elaborando una matriz DOFA para analizar ventajas y desventajas de un manual de procedimientos. Identificar las actividades desarrolladas por el Jefe de Transportes.

Disear manual de procedimientos e instructivos como herramienta de estandarizacin y aprendizaje para la mejora continua.

11

2

MARCO REFERENCIAL

2.1

ANTECEDENTES

NIO MENDOZA, Sandra Milena y ALARCON MORENO, Yudy Esperanza. Creacin y Puesta en Marcha del Taller de mantenimiento de vehculos de transporte pblico, afiliados a la cooperativa de transportadores COOTRASTAJERO LTDA. De la ciudad de Ccuta. Ccuta, 2007,169 p. Este manual contiene los procedimientos donde se detalla paso a paso las actividades de mantenimiento programado por el software de mantenimiento. Para la realizacin se disearon formatos que cuenta con especificaciones tales como: clase y marca del vehculo; instrucciones tcnicas; adems de cuatro columnas correspondientes a procedimiento, herramientas, materiales, equipos e instrumentos; elementos de proteccin personal y tiempo empleado. Universidad Francisco de Paula Santander. Facultad de Ciencias Empresariales. Plan de Estudios de Contadura Pblica. Este proyecto sirve de apoyo para definir actividades a desarrollar y diseo de los procedimientos del departamento de Transportes, como formatos a disear para incluirlos en las actividades del rea.

MENDOZA ZAPATA, Rosa Elena y VARGAS ARAQUE, Ana Maritza. Implantacin de Manuales e Indicadores de Gestin administrativo y financiero en la Clnica de los Andes Ltda. Ccuta, 2004, 300 p. El proyecto consiste en establecer fundamentalmente en la Clnica Los Andes Ltda., los manuales de procedimiento e indicadores de gestin para las reas administrativa y financiera, mediante un anlisis de factores internos y externos por medio del cual se logr conocer la situacin real de la entidad y proponer un pan de acciones para su mejoramiento, adems se realiz el seguimiento a los procesos existentes, y para lograr la optimizacin de los recursos y mejorar la calidad del servicio. Universidad Francisco de Paula Santander. Facultad de Ciencias Empresariales. Plan de Estudios de Contadura Pblica. Este proyecto se us como base para analizar diferentes maneras de como presentar y/o desarrollar procedimientos, de acuerdo a la necesidad o rea a trabajar.

2.2

MARCO TEORICO

Procedimiento. Forma especfica para llevar a cabo un proceso.1

1

PEREZ FERNANDEZ DE VELASCO, Jos Antonio. Gestin por Procesos. Cuarta edicin. Madrid: Esic Editorial, 2010. P. 91

12

Es la gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o ms personas realizan un trabajo.

Todas las actividades que realiza el hombre estn de manera natural regidas por mtodos y procedimientos. Es a travs de ellos que se documentan los conocimientos y experiencias de las generaciones anteriores.

Los procedimientos que se usan dentro de una organizacin, generalmente son informales y los podemos observar fcilmente a travs de las costumbres y hbitos de las personas. Los mtodos y procedimientos que son escritos, adems de asegurar la repetitividad de un trabajo, permiten que el usuario siga tranquilamente por un camino seguro previamente aprobado. Adems al usarlo continuamente podr estar capacitado para irlo mejorando.2

La razn para mantener procedimientos documentados son varias, en primer lugar, un procedimiento escrito ayuda a estandarizar la operacin. Una vez se escribe y se adiestra en el mismo y se mantienen copias para referencia en los puntos en que el empleado lo usa, se reduce la variabilidad del proceso, se aclaran dudas y se evita el que se utilicen tareas diferentes para una operacin. En segundo lugar, debe de haber una referencia disponible para propsitos de adiestramiento de empleados o refrescar lo que ya saben, utilizarlo como material de adiestramiento para empleados nuevos y cumplir con alguna regulacin si ese fuese el caso. En tercer lugar, si es verdad para la gerencia que la calidad en su compaa es importante y cumplir con los requisitos del cliente es su razn de ser, entonces en la prctica, el documentar procedimientos va a ayudar a que eso sea una realidad.3

Usando adecuadamente mtodos y procedimientos escritos, las personas ganan dos cosas: Precisin y Velocidad. Si la persona es nueva, adicionalmente gana conocimiento y experiencia.4

Diagramas de flujo. Son medios grficos que sirven principalmente para: describir las etapas de un proceso y entender cmo funciona, apoyar el desarrollo

2

ALVAREZ TORRES, Martn G. Manual para elaborar manuales de polticas y procedimientos. Decimocuarta reimpresin. Mxico: Panorama, 2006. p. 35. 3 GONZALEZ, Adrin. La importancia de los procedimientos documentados. [Artculo de internet] http://mcorppr.blogspot.com/2009/06/la-importancia-de-los-procedimientos.html [Consulta: 13 de Mayo] 4 ALVAREZ. Op. Cit., p. 36

13

de mtodos y procedimientos, dar seguimiento a los productos generados en un proceso, facilitar el entrenamiento de nuevos empleados, entre otros.

Los diagramas de flujo son una parte importante del desarrollo de procedimientos, debido a que por su sencillez grfica permite ahorrar muchas explicaciones. De hecho en la prctica, los diagramas de flujo han demostrado ser una excelente herramienta para empezar el desarrollo de cualquier procedimiento. 5

Principales smbolos empleados en un diagrama de flujo:

FIGURA

DESCRIPCION Figura que establece el inicio o fin del procedimiento Designa una actividad, dentro del rectngulo se incluye una breve descripcin. Figura que indica decisin, a partir de l, se ramifica en dos o ms vas el camino que se pueda seguir Utilizado como conector dentro de la misma pgina

Figura que se da para conocer alguna nota importante

Indica el sentido o la direccin del flujoTabla 1 Figuras usadas en los Diagramas de Flujo Fuente: Autor del Proyecto

Formatos.6 Los formatos son todas aquellas formas o documentos que se utilizar peridicamente para registrar informacin y evidencia con el sistema de trabajo de la organizacin.

5

ALVAREZ TORRES, Martn G. Manual para elaborar manuales de polticas y procedimientos. Decimocuarta reimpresin. Mxico: Panorama, 2006. p. 40. 6 Ibid., p. 45-46.

14

Los formatos sirven para recopilar y analizar informacin, hacer comparaciones de un perodo a otro, solicitar actividades especficas, obtener aprobaciones, entre otros.

En la organizacin es conveniente que todos los formatos estn debidamente codificados e identificados para facilitar tanto el control interno como la reproduccin y el abastecimiento adecuado de la papelera correspondiente. Por supuesto, antes de controlar los formatos hay que hacer una depuracin de aquellos que realmente sean tiles. Procedimiento documentado.7 Es un instrumento de operacin en el que se describen un conjunto de actividades precisas con secuencia lgica y ordenada; en l se consigna lo que se hace, quin lo hace, cmo se hace y cundo se hace o realiza una actividad. En un procedimiento documentado se describen los puestos que intervienen, se precisa la responsabilidad y la participacin de los trabajadores, se incluyen los formatos que se emplean en su aplicacin con su respectivo instructivo de llenado y un flujograma (diagrama de bloques). Si el procedimiento se aplica correctamente coadyuva a garantizar servicios oportunos, eficientes y de calidad permanente.

Un procedimiento que est documentado siempre:

Nos ayuda a realizar la actividad con facilidad y en secuencia cronolgica.

Coadyuva y facilita la induccin y capacitacin del personal de nuevo ingreso.

Nos facilita el trabajo de optimizacin y mejora de procesos, al mostrarnos en conjunto todas las actividades que se realizan y las interdependencias entre stas.

7

CONTRERAS CABRERA, Rubn. Departamento de organizacin y Mtodos. Gua Tcnica para documentar procedimientos. [Documento de Internet] http://www.jalisco.gob.mx/wps/wcm/connect/0ab1ec00428382c2b65df79111c26852/DOM-P001D2_005+Guia+T%C3%A9cnica+para+Documentar+Procedimientos.pdf?MOD=AJPERES [Consulta: 10 de Mayo]

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Nos muestra el panorama general del procedimiento y la interrelacin e interaccin de los diferentes puestos o especialidades involucradas en el mismo.

Una de las mayores oportunidades que existe en la administracin por procesos es la de reducir tiempos, en algunos casos minimizar costos y facilitar la mejora de los procedimientos, siempre que se encuentren escritos o documentados a un nivel de detalle aceptable, donde no se deje nada a la imaginacin. Estructura de un procedimiento documentado:8

Portada: Cara principal del procedimiento en la cual se consignan o evidencian los siguientes componentes:

Nombre: El nombre del documento debe establecerse por la unidad propietaria del mismo, pensando en un nombre corto pero que al mismo tiempo exprese todo el contenido y alcance del procedimiento; no debe incluir el nombre de la unidad a la cual pertenece el procedimiento.

Identificacin del documento: Aqu debe establecerse el Nombre de la Unidad en la que se aplicar el documento, el Cdigo que identifica al procedimiento, la Fecha de Emisin es aquella en la que se indica el mes y ao en que se inicia la documentacin del procedimiento y nunca cambia, la Fecha de Actualizacin; indica el mes y el ao en el que se enva para su dictamen tcnico administrativo y cambiar cada vez que se realice una revisin o actualizacin del mismo, la Fecha de Autorizacin es el mes y el ao en el cual firma de autorizacin el documento la persona que lo autoriza.

Objetivo: Es un enunciado escrito que describe el fin que se pretende alcanzar o el resultado que se desea obtener al aplicar el procedimiento y deber anotarse en el espacio destinado para el mismo.

8

CONTRERAS CABRERA, Rubn. Departamento de organizacin y Mtodos. Gua Tcnica para documentar procedimientos. [Documento de Internet] http://www.jalisco.gob.mx/wps/wcm/connect/0ab1ec00428382c2b65df79111c26852/DOM-P001D2_005+Guia+T%C3%A9cnica+para+Documentar+Procedimientos.pdf?MOD=AJPERES [Consulta: 10 de Mayo]

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Alcance: Es sealar los lmites que tiene el procedimiento, es decir describir el momento en el cual inicia y termina el procedimiento; es posible que un procedimiento tenga ms de una forma de terminar, por lo que se debern anotar todas las posibles terminaciones que tenga. Adems deber sealar las reas que intervienen en la aplicacin del mismo, comenzando con la duea del procedimiento en cuestin.

Responsabilidades: Define sobre quien recae la responsabilidad del procedimiento y de las actividades all descritas.

Definiciones: Representan la descripcin y/o aclaracin de todas aquellas palabras, abreviaturas, frases cortas o conceptos que sean significativas para el procedimiento, es como un glosario de trminos.

Condiciones Generales: Son los parmetros o lineamientos que deben tenerse en cuenta para el desarrollo de las actividades del procedimiento.

Descripcin: Numero de actividad, actividad: cmo hacerlo, responsable: quien lo hace y referencia: documento gua o de registro de la actividad.

Diagrama de Flujo: Describe el procedimiento a travs de una secuencia de smbolos.

Anlisis DOFA.9 Una de las herramientas ms utilizadas en la planificacin estratgica es la matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas, amenazas), la cual presenta las oportunidades y amenazas del entorno y las fortalezas y debilidades de la empresa.

La Matriz DOFA se puede emplear para establecer una tipologa de estrategias. Las oportunidades que se aprovechan con las fortalezas originan estrategias ofensivas. Las que se deben enfrentar teniendo debilidades generan estrategias adaptivas. Las amenazas que se enfrentan con fortalezas originan estrategias reactivas, mientras que las enfrentadas con debilidades generan estrategias defensivas.9

FRANCES, Antonio. Estrategias y Planes para la empresa con el cuadro de mando integral. Pearson Education de Mexico S.A. de C.V., 2006. P. 25.

17

2.3

MARCO CONCEPTUAL

Se hace importante para el proyecto referenciar los siguientes conceptos:

Control de versiones a la gestin de los diversos cambios que se realizan sobre los elementos de algn producto o una configuracin del mismo. Los sistemas de control de versiones facilitan la administracin de las distintas versiones de cada producto desarrollado, as como las posibles especializaciones realizadas.

Procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupacin, trabajo, investigacin, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa.

SAP. Software de Gestin y Estrategia. La compaa POSTOBON S.A. maneja este software para llevar de manera ms organizada los movimientos de todos los departamentos y evitar inconsistencias en la administracin de las diferentes plantas; cuenta con varios mdulos especficos y diseados para cada una de las necesidades de las reas que conforman una organizacin.

Ordenes de Servicio y/o trabajo. Acuerdo puntual entre el prestatario de los servicios y el receptor de los servicios, mediante el cual el receptor de los servicios solicita servicios espordicos y la facturacin relativa a los recursos se efecta al terminar el servicio.

2.4

MARCO CONTEXTUAL

2.4.1 Datos Generales

Compaa: Organizacin Ardila Lulle Planta: Gaseosas Hipinto S.A.S. Bucaramanga

Actividad: Fabricacin y comercializacin de bebida no alcohlicas.18

Nmero de empleados: 315

Representante Legal: Dr. Juan Carlos Morales Casallas

Direccin: Calle 65 No. 27-20 Barrio La Salle

PBX: 6578700

Pgina web: www.postobon.com.co

2.4.2 Direccionamiento Estratgico De Postobon S.A.

MISION

Ser la Organizacin lder en el desarrollo, produccin y mercadeo de Bebidas, para satisfacer los gustos y necesidades de los consumidores del rea Andina. Superando sus expectativas mediante la innovacin, la calidad y un servicio excepcional. Convirtiendo a nuestros proveedores en verdaderos socios comerciales. Aprovechando el talento humano organizado alrededor de los procesos, en equipos proactivos, generando oportunidades de desarrollo profesional y personal; contribuyendo decisivamente al crecimiento econmico de la Organizacin Ardila Llle y actuando con responsabilidad frente al medio ambiente y la sociedad.

VISIN

Ser una Compaa competitiva, reconocida por su liderazgo en desarrollar y ofrecer bebidas, que superen las expectativas de los consumidores y clientes en los distintos mercados del continente americano.

Mantener un compromiso integral con la calidad, la innovacin y la excelencia en el servicio.19

Proyectar una organizacin gil, eficiente, flexible, que asegure el desarrollo humano y el compromiso de nuestros colaboradores con los objetivos y valores de la Compaa.

Lograr un crecimiento sostenido con un adecuado retorno sobre la inversin y participar en nuevos negocios que estn de acuerdo con nuestra Misin, Principios y Valores.

2.5

MARCO LEGAL

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. NTC ISO 9001. Sistema de calidad. Modelo de aseguramiento de la calidad en diseo, desarrollo, produccin, instalacin y servicio postventa.

2.6

ALCANCE

El alcance del proyecto es disear la propuesta del procedimiento documentado en Departamento de Transportes en Gaseosas Hipinto S.A.S como objeto de estandarizacin, iniciando con un diagnstico de la organizacin de las actividades del Departamento mediante la observacin e intercambio de ideas y finaliza con el diseo de la propuesta para su implementacin.

2.7

LIMITACIONES

Como factores limitantes en el desarrollo del proyecto encontramos:

Ocupaciones y responsabilidades del Jefe de Transportes, ya que es este el proporcionar la informacin para el proyecto.

20

3

DISEO METODOLGICO

3.1

TIPO DE INVESTIGACIN

El tipo de investigacin a utilizar para el desarrollo del proyecto se enmarca dentro de la investigacin descriptiva que segn Dankhe, es la investigacin que busca especificar las propiedades importantes de personas, grupos o comunidades o cualquier otro fenmeno que sea sometido a anlisis10 e investigacin de campo, que se refiere a aquella investigacin que se realiza en el lugar y tiempo donde ocurren los fenmenos objetos de estudio (Zorilla, 1990), ya que se busca aprovechar el conocimiento y la experiencia del Jefe de Transporte mediante la observacin, intercambio de pensamientos y aprendizaje diario de las actividades que se desarrollan en el rea; para establecer puntos crticos y claves de los procedimientos y documentar los mismos a travs de la percepcin del receptor.

3.2

POBLACION Y MUESTRA

3.2.1 Poblacin. La poblacin objeto del proyecto en la empresa GASEOSAS HIPINTO S.A.S est conformada por 6 personas, integrantes del Departamento de Mantenimiento de Vehculos.

El Departamento de Mantenimiento de Vehculos est conformado por: Jefe de Transportes, Ingeniero Mecnico. Practicante Universitario, Estudiante de Ingeniera Industrial o Administracin de Empresas. Mecnico Automotriz y Diesel, Contratista Mecnico. Elctrico automotriz, Contratista Elctrico. Lubricador y Montallantas, Contratista. Carrocero, Contratista Carrocera.

10

CENTTY VILLAFUERTE, Deymor B. Manual Metodolgico para el Investigador Cientfico. Per: Nuevo Mundo. 2006., p. 53

21

3.2.2 Muestra. La muestra es la misma poblacin, ya que es una poblacin pequea.

3.3

INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

3.3.1 Fuentes primarias. Para la ejecucin del proyecto se cuenta con la informacin suministrada por el lder del rea a travs del intercambio de informacin y del aprendizaje diario para determinar las actividades claves del departamento y los factores crticos del mismo. Se basar en entrevistas no formalizadas enfocadas en indagar la experiencia y conocimiento del Jefe de Transportes. (Ver Anexo A) 3.3.2 Fuentes secundarias. La informacin secundaria es aquella que este consignada en libros, archivos y documentos relacionados con la temtica del proyecto. 3.4 ANALISIS DE LA INFORMACION

El proyecto se llevara a cabo tomando la informacin a partir de observacin directa de cada una de las actividades que se realizan en los procesos internos de la gestin de Mantenimiento de Vehculos, para poder determinar los procedimientos a documentar.

Se interpreta, se analiza, se discute y se evala la informacin obtenida a documentar.

22

4

DESARROLLO DEL PROYECTO

En este captulo del proyecto se evidencia los resultados obtenidos de cada objetivo planteado en el inicio, que nos llev al diseo de la propuesta de los procedimientos documentados en la Jefatura del Departamento de Transportes de Gaseosas Hipinto S.A.S. Bucaramanga. Se inici con un diagnstico al Jefe de Transportes con ayuda de una entrevista no formalizada, evidenciando el grado de conocimiento, respecto a la herramienta propuesta y a la experiencia del puesto de trabajo. Posteriormente se realiza la matriz DOFA, y haciendo su respectivo anlisis para determinar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de los procedimientos documentados. Seguidamente se identifican las actividades. Por ltimo se disean los procedimientos e instructivos.

4.1

DIAGNSTICO AL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

El Departamento de Taller-Vehculos est conformado por el Jefe, un practicante como un apoyo en las labores de la oficina y los contratistas encargados de realizar los arreglos pertinentes a los vehculos de acuerdo a la aprobacin dada por el Jefe.

Por lo tanto la persona que provee la informacin del rea es el Jefe; con este se intercambi informacin a lo largo del desarrollo del proyecto; por tener contacto directo con ste se pudieron entablar diferentes entrevistas, investigando as el estado del Departamento, como tambin las capacitaciones recibidas por este para el manejo de la Jefatura. (Ver Anexo A).

A partir de las diferentes entrevistas que se generaron de manera no formal, se obtuvieron las siguientes respuestas:

1. Recibi algn tipo de capacitacin en el momento de asumir la Jefatura del Departamento?

Generalmente este tipo de capacitaciones se da cuando el personal que ingresa es nuevo en la compaa, pero en mi caso particular como surgi de un ascenso de otra Jefatura, dicha capacitacin nunca se llev a cabo.

2. De qu manera adquiri el aprendizaje para el desempeo de la Jefatura?23

Inicialmente mi ingreso en la compaa se dio en el rea de Mantenimiento de Maquinaria, all aprend a manejar la plataforma SAP, y el mdulo de esta rea es muy similar al de est, y en el algn tiempo tuve la oportunidad de realizar un reemplazo de est Jefatura e interacte con el anterior Jefe, el cual me dio una pequea induccin.

3. Considera que los procesos de Seleccin y Contratacin de la compaa son extensos, que minimiza la probabilidad de empalmes?

S, los procesos de seleccin y contratacin en la compaa en este momento son bastante extensos y lentos, por lo tanto la probabilidad de los empalmes con el personal nuevo en el puesto de trabajo son escasos y si suceden son rpidos y poco profundos.

4. Segn su criterio, el Departamento de Transportes genera a diario gran cantidad de documentos, considera necesario conocer en qu lugar se encuentran y si estn actualizados?

El Departamento de Taller-Vehculos debe velar por que la documentacin de la flota este en el lugar que es y en el momento adecuado, esto quiere decir que es necesario mantener un orden de los documentos, ya que todos son importantes para el buen funcionamiento, por lo tanto generar una revisin de archivo para controlar que lo que se archiva es necesario e importante.

5. Con que herramientas se capacita al practicante universitario y quien realiza dicha labor?

El Practicante es capacitado por el Jefe de Transportes, y se realiza a manera de explicacin de acuerdo a las actividades que vayan surgiendo; este es un apoyo al Departamento en cuanto al manejo a la documentacin y a las gestiones de oficina, y sera de gran utilidad que este personal conozca en detalle las actividades y donde puede recurrir en caso de surgir dudas, ya que por las mltiples ocupaciones del Jefe de Taller es escaso el tiempo para explicar en detalle el desarrollo de las actividades.

24

6. Considera que debera existir un mecanismo que capacite al personal, y a la vez estandarice las labores realizadas en el Departamento?

Establecer una herramienta que agilice las gestiones administrativas del Departamento es de gran utilidad, ya que cada seis meses se renueva la practicante, considerando que aproximadamente el personal nuevo asume destreza en el curso de dos meses, es necesario aplicar un mecanismo que fundamente y desarrolle el aprendizaje en menor tiempo como tambin se estandaricen las labores, debido a la rotacin de personal.

7. Conoce algn procedimiento documentado del Departamento de Transportes?

La compaa POSTOBON S.A. cuenta con varias plantas en diferentes puntos del pas, todas se rige bajo las polticas de la organizacin, y tienen definido por lo tanto un manual de funciones para las Jefaturas de reas, pero cada una de las plantas es autnoma de como desarrolla y organiza las actividades para alcanzar los objetivos propuestos, por lo tanto establecer procedimientos en el rea es de gran ayuda para el desempeo de las labores.

De acuerdo al intercambio de conocimiento y de preguntas a lo largo del proyecto con el Jefe de Transportes, se determin la importancia del procedimiento documentado como objeto de estandarizacin, de consulta y de medida preventiva con el objetivo de mantener y mejorar las actividades del Departamento de Transportes.

4.2

ELABORACIN DE LA MATRIZ DOFA

Para iniciar la construccin de procedimientos documentados, se elabor una matriz DOFA para determinar las ventajas y desventajas que se presentan al no contar con procedimientos documentados en la Jefatura del Departamento de Transportes, precisando si es viable o no la implementacin en Gaseosas Hipinto S.A.S Bucaramanga.

A continuacin se evidencian los resultados de la matriz DOFA:

Debilidades. Posible recargo de trabajo y responsabilidad sobre el cargo.

25

Inversin de mayor tiempo en la capacitacin del personal nuevo.

No contar con un medio de consulta en el proceso de adaptacin al cargo en caso de surgir dudas.

Posible prdida de informacin y documentacin de los vehculos que compone la flota.

Oportunidades. Permite estandarizar brindando organizacin en las mismas.

las

actividades

del

Departamento,

Facilita la comunicacin entre reas como para el mismo puesto de trabajo.

Define responsabilidades claras lo que favorece el autocontrol.

Herramienta para mejorar las relaciones con los clientes internos.

Fortalezas. Proporciona informacin adecuada y disponible es un menor tiempo.

Provee seguridad al personal en adaptacin que ejecuta las actividades del Departamento.

Ayuda a mantener los formatos que intervienen en el proceso, identificados y al da en su diligenciamiento.

Permite identificar las responsabilidades asignadas y el alcance del proceso.

Ayuda a la identificacin y establecimiento de mejoras en el procedimiento, aumentando as el rendimiento de las actividades.

Amenazas. Alta probabilidad de elaborar actividades invirtiendo ms tiempo del previsto.26

Bajo rendimiento del presupuesto propuesto para el Departamento.

Reduce la eficiencia, por aumento de los costos en el desempeo de las actividades.

Minimiza malos entendidos de comunicacin con otras dependencias.

4.3

ANALISIS DE LA MATRIZ DOFA

Luego de la elaboracin de la matriz DOFA, se analizaron cada uno de los puntos, concluyendo que la implementacin del procedimiento documentado trae beneficios al Departamento de Taller-Vehculos.

Los Beneficios que se encontraron fueron los siguientes:

Contribuye a la repetitividad y trazabilidad, por lo tanto se establece una estandarizacin del proceso, evitando as errores en el desarrollo de las actividades.

Proporciona evidencias objetivas, gracias a la implementacin de formatos, generando informacin clara y precisa.

Contribuye con el buen funcionamiento de la compaa, buscando ser un modelo para las dems plantas. Mejora la comunicacin entre las reas, reduciendo los malos entendidos que se puedan presentar.

27

4.4

IDENTIFICACION DE LAS ACTIVIDADES DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

4.4.1 Estructura del Departamento de Taller-Vehculos El Departamento de Mantenimiento de Vehculos de Gaseosas Hipinto S.A.S tiene como finalidad mantener la buena imagen de la flota que distribuye el producto producido.

El organigrama (Ver anexo B) nos muestra que el responsable de cumplir con las gestiones administrativas del rea es el Jefe asignado, ya que tiene la obligacin de delegarlas pero es el directamente involucrado.

4.4.2 Actividades principales del rea de Transportes

El Departamento de Transportes, vela por el buen funcionamiento e imagen de la flota que carga, vende y distribuye el producto que la compaa produce; a partir de este objetivo se despliegan las siguientes actividades:

ACTIVIDAD Gestiones de Trnsito Contratacin de la prestacin de un servicio Inspeccin de la flota

DESCRIPCIN Realizar seguimiento a los trmites del Programa de Chatarrizacin y Obligaciones con el Estado. Evaluar la necesidad presentada y cotizar con diferentes proveedores para la prestacin del servicio. Revisar los vehculos en cuanto a documentacin y apariencia para detectar falencias y programar paradas. Enviar a diario al final de la jornada informe de los vehculos que quedan en el taller y reservas disponibles.

RESPONSABLE Jefe de Transportes y/o Gestor de Trnsito. Jefe de Transportes y/o Practicante Universitario

Jefe de Transportes

Disponibilidad de flota

Jefe de Transportes

28

Composicin de flota

Consumo de combustible

Consumo de lubricantes Pruebas de conduccin Archivar documentacin

Revisar mensualmente los vehculos respecto a la zona asignada, las reservas disponibles y vehculos nuevos o inmovilizados y enviar informe a EDINSA. Realizar el cargue de combustible diario a cada vehculo de planta de acuerdo a la planilla generada por Almacn General, Hacer el cargue de lubricantes semanalmente en relacin a las reservas realizadas y los consumos generados Realizar pruebas de conduccin a los aspirantes al cargo de conductores Recibir y clasificar la documentacin y direccionarla a la carpeta indicada

Jefe de Transportes

Jefe de Transportes y/o Practicante Universitario Jefe de Transportes y/o Practicante Universitario Jefe de Transportes y/o Practicante Universitario Jefe de Transportes y/o Practicante Universitario

Tabla 2 Actividades del Jefe de Transportes Fuente: Autor del Proyecto

De acuerdo a la identificacin de actividades, se definieron funciones especficas del Jefe de Transportes, detalladas en la siguiente tabla:

CARGO: Jefe de Transportes AREA: Mantenimiento Vehculos FUNCIONES 1. Impartir instrucciones al personal a cargo con el fin de dar cumplimiento a las necesidades generadas por jefes de reas, proveedores y personal interno de la compaa. 2. Debe vigilar que la flota de vehculos asignada mantenga la buena imagen y este en ptimas condiciones para la distribucin y prestacin del servicio. 3. Debe revisar y empalmar la informacin suministrada por el mdulo de mantenimiento del sistema contra los activos fijos del mdulo contable. 4. Debe realizar cada semestre una revisin a la flota en general, en cuanto a estado fsico, documentacin, equipo carretera y papeles del conductor asignado.

29

5. Autorizar la salida de vehculos empleando el formato AUTORIZACION SALIDA DE VEHCULOS cuando le solicitan el prstamo de vehculo que no est asignado al conductor que lo va a conducir. 6. Encargado de realizar las pruebas de conduccin tanto terica como prctica, e informar al solicitando si el aspirante aprueba o no, para esto debe diligenciar el FORMATO DE PRUEBAS DE CONDUCCIN. 7. Encargado de informar y contactar al Gestor de Trnsito para realizar trmites ante Trnsito o autoridades competentes. 8. Debe diligenciar el formato ORDEN DE SALIDA DE MATERIAL cuando algunos de los proveedores o mecnicos requieran retirar algn repuesto para reparacin o enviar a otro lugar. 9. Responsable de archivar toda la documentacin que ingresa al Departamento, ya sea a la carpeta del vehculo involucrado o a otra que concierna. 10. Debe gestionar la facturacin por prestacin de servicios de los proveedores y de las personas contratistas que intervienen en el Departamento en el sistema SAP y recoger las firmas. 11. Debe recoger diariamente las planillas de consumo de combustible en el Almacn General para hacer el respectivo cargue a cada vehculo segn el registro de la Planilla en la Plataforma SAP. 12. Debe semanalmente registrar los consumos de lubricantes en SAP de las reservas trasladas al almacn del Departamento. 13. Debe montar las solicitudes de repuestos en el SAP de acuerdo al requerimiento que realicen los mecnicos, liberarlas e informar por medio de un correo a Almacn el nmero de solicitud creada. 14. Debe realizar seguimiento a las solicitudes de repuestos semanalmente, de acuerdo a la relacin de solicitudes registradas el formato de SOLICITUD DE REPUESTOS con el nmero asignado y recordar al encargado en Almacn General para la compra de los mismos. 15. Encargado de revisar en el SIMIT y RUNT que los aspirantes a conductores estn al da y su documentacin sea legal y est vigente.Tabla 3 Funciones del Jefe de Transportes Fuente: Autor del proyecto

30

4.5

DOCUMENTACION DE LOS PROCEDIMIENTOS

La documentacin de procedimientos es un mtodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos. La documentacin es esencial como punto de partida. Por lo general, en las organizaciones los procesos no estn identificados y, por consiguiente, no se documentan ni se delimitan. Los procesos fluyen a travs de distintos departamentos y puestos de la organizacin, que no suelen percibirlos en su totalidad como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.

Se realiz la documentacin del procedimiento desarrollado por el rea de Transportes, con el fin de obtener un mejor control y una estructura ms organizada a la hora de elaborar las actividades/proyectos propuestos por esta dependencia.

La documentacin se hizo mediante el seguimiento a las actividades desarrolladas en los procesos del rea de Transportes.

Para la documentar de los procesos es importante tener en cuenta que:

Los documentos deben ser desarrollados por las personas que ejecutan las actividades.

La estructura del procedimiento debera contener claramente y cronolgicamente las actividades a realizar.

Las responsabilidades dentro de las actividades deben ser especficas.

Las polticas, deberes o responsabilidades deben estar claramente establecidos y separados de las actividades.

Emplee preferiblemente diagramas de flujo.

31

El control de documentos tiene como resultado, establecer procedimientos coherentes que indiquen un orden especfico para el desarrollo de las actividades programadas.

La documentacin obtenida mediante el control de documentos relacionados con el rea de Transportes de la empresa Gaseosas Hipinto S.A.S son: Manual de Procedimientos (Ver Anexo P) Procedimiento Gestiones de Trnsito (Ver Anexo C)

Procedimiento Contratacin de la prestacin de un servicio (Ver Anexo D)

Procedimiento Inspeccin de Flota (Ver Anexo E)

Procedimiento Disponibilidad de Flota (Ver Anexo F)

Procedimiento Composicin de Flota (Ver Anexo G)

Procedimiento Consumo de Combustible (Ver Anexo H)

Procedimiento Consumo de Lubricantes (Ver Anexo I)

Procedimiento Pruebas de Conduccin (Ver Anexo J)

Procedimiento Archivar Documentos (Ver Anexo K)

Instructivo para Solicitud de Repuestos en SAP (Ver Anexo L)

Instructivo para Ingreso de Facturacin por Prestacin de Servicios (Ver Anexo M)

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Instructivo para Grabar Combustibles y Lubricantes en SAP (Ver Anexo N)

Instructivo para Realizar Reservas en SAP (Ver Anexo O)

33

5

CONCLUSIONES

Con el diagnstico realizado al Jefe de Transportes se identific la necesidad de disear un mecanismo que compile las actividades de la Jefatura del Departamento ya que es un rea crtica en el funcionamiento de la compaa.

Con el anlisis de la matriz DOFA se pudo observar que se hace necesario documentar las labores desarrolladas en la Jefatura de Transportes porque existe gran probabilidad de que estas actividades requieran ms tiempo para desempearlas y que existe riesgo de prdida de informacin.

Considerando las funciones definidas para el Cargo de Jefe de Transportes, como la magnitud de la flota asignada se observ que la carga laboral para este puesto de trabajo es bastante extensa y exige dedicacin y tiempo.

Durante la elaboracin del manual de procedimientos se consider disear instructivos en las actividades relacionadas con el manejo de la plataforma empresarial SAP como apoyo para el aprendizaje, ya que este sistema es el que proporciona la informacin de los cambios y reparaciones realizadas al parque automotor asignado.

34

6

RECOMENDACIONES

Siendo el Manual de Procedimientos un mecanismo til para un mejor desempeo en las actividades realizadas en el Departamento de Transportes se sugiere implementarlo con las practicantes futuras para mejorar el aprendizaje y adquirir destreza en las labores diarias del Taller.

Considerando la carga laboral del Jefe de Transportes tan exigente se recomienda requerir el cargo de Supervisor de Transportes que existe en otras plantas como apoyo al Departamento, ya que as se pueden nivelar responsabilidades y mantener un apoyo en el aspecto operativo y administrativo.

Considerando que las capacitaciones a los Jefes de Mantenimientos de Vehculos en las plantas de la compaa en ocasiones es muy general se sugiere socializar este Manual de Procedimientos con el personal interesado con el objetivo de agilizar el aprendizaje del Cargo, tanto para Jefes como para Practicantes.

35

BIBLIOGRAFIA

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. NORMA NTC-1486. Versin. 2008-07-23. Presentacin de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigacin.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. NORMA NTC-5613. Versin 2008-07-23. Referencias Bibliogrficas, Contenido, Forma y Estructura

PEREZ FERNANDEZ DE VELASCO, Jos Antonio. Gestin por Procesos. Cuarta edicin. Madrid: Esic Editorial, 2010. P. 91

ALVAREZ TORRES, Martn G. Manual para elaborar manuales de polticas y procedimientos. Decimocuarta reimpresin. Mxico: Panorama, 2006. p. 35.

GONZALEZ, Adrin. La importancia de los procedimientos documentados. [Artculo de internet] http://mcorppr.blogspot.com/2009/06/la-importancia-de-losprocedimientos.html [Consulta: 13 de Mayo]

FRANCES, Antonio. Estrategias y Planes para la empresa con el cuadro de mando integral. Pearson Education de Mexico S.A. de C.V., 2006. P. 25.

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ANEXOS

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Anexo A. Entrevista realizada al Jefe de Transportes GASEOSAS HIPINTO S.A.S BUCARAMANGA ENTREVISTA NO FORMALIZADA APLICADA AL JEFE DE TRANSPORTES________________________________________________________________________________

1. Recibi algn tipo de capacitacin en el momento de asumir la Jefatura del Departamento? 2. De qu manera adquiri el aprendizaje para el desempeo de la Jefatura? 3. Considera que los procesos de Seleccin y Contratacin de la compaa son extensos, que minimiza la probabilidad de empalmes? 4. Segn su criterio, el Departamento de Transportes genera a diario gran cantidad de documentos, considera necesario conocer en qu lugar se encuentran y si estn actualizados? 5. Con que herramientas se capacita al practicante universitario y quien realiza dicha labor?

6. Considera que debera existir un mecanismo que capacite al personal, y a la vez estandarice las labores realizadas en el Departamento?

7. Conoce algn procedimiento documentado del Departamento de Transportes?

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Anexo B. Organigrama del Departamento

Jefe de Taller Vehculos

Practicante Universitaria/Apr endiz SENA

Mecnico Automotriz

Elctrico Automotriz

Carrocero

Latonero

LubricadorMontallantas

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Anexo C. Procedimiento Gestiones de Trnsito PROCEDIMIENTO GESTIONES DE TRANSITO Objetivo: Cdigo: GHB-PR01 Versin: 001 Pg. 1/1

Definir las acciones que Alcance: Inicia con el se realizan en los requerimiento solicitado y termina trmites de trnsito. con la solucin de la necesidad Responsables: Jefe de Transportes y/o Gestor de Trnsito ACTIVIDADInicio

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Identificar o recibir necesidad por parte de otro Jefe de Transporte de otra planta

Jefe de Transportes y/o Practicante Universitario

E-mail, memorando, y/o correo fsico.

2. Comunicar al Gestor de Trnsito

Jefe y/o practicante

3. Requier solicitar documento?

No

Gestor de Trnsito

Si

Jefe y/o Practicante

E-mail Formulario RUNT

4. Solicitar documentacin

5. Entregar documentacin a gestor


6. Realizar trmite ante la autoridad competente

Gestor

Documento requerido

7. Informar y enviar documento o solicitud requerida.

Jefe y/o Practicante Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes

E-mail

Elabor: Diana Martnez Practicante Universitario

40

Anexo D. Procedimiento Contratacin de la Prestacin de un Servicio PROCEDIMIENTO CONTRATACION DE LA PRESTACION DE UN SERVICIO Objetivo: Cdigo: GHB-PR02 Versin: 001 Pg. 1/1

Definir las acciones que Alcance: Inicia identificando la se realizan al contratar necesidad y termina con la servicios de un proveedor. contabilizacin del pago. Responsables: Jefe de Transportes y/o Practicante Universitario ACTIVIDADInicio

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Identificar necesidad de reparacin o fabricacin (realizar cotizacin)

Jefe de Transportes y/o practicante

Cotizaciones

2. Elegir la adecuada segn los criterios (precio calidad tiempo)

Jefe de Transportes y/o practicante Proveedor Orden de Salida y Orden de servicio y/o trabajo Factura Instructivo ingreso facturacin servicios en SAP. Facturacin firmada Relacin facturas entregadas. (cuaderno)

3. Recoger repuesto

4. Elaborar orden de salida y orden de trabajo y/o servicio

Jefe de Transportes

5. Recibo de repuesto reparado y facturacin de servicio prestado

Jefe y/o practicante Jefe y/o practicante

6. Ingreso de facturacin

7. Liberar y hacer firmar por Jefe Administrador y Gerente


7. Llevar a Contabilidad para verificar y realizar el respectivo pago.

Practicante Universitario


Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes

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Anexo E. Procedimiento Inspeccin de Flota PROCEDIMIENTO INSPECCION DE FLOTA Objetivo: Cdigo: GHB-PR03 Versin: 001 Pg. 1/1

Definir las acciones que Alcance: Inicia identificando la se realizan al avera o falla y termina en la solucin inspeccionar la flota de la misma. Responsables: Jefe de Transportes y/o Practicante Universitario ACTIVIDADInicio

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Identificar los vehculos que presenten fallas o averas

Jefe de Transportes

Revisin Vehculos

2. Programar parada del vehculo

Jefe de Transportes Mecnico Elctrico Latonero - Pintor Instructivo crear solicitud de repuestos en SAP. Solicitud de Repuestos E-mail

3. Valorar vehculo

5. Realizar solicitud de repuestos nuevos


6. Liberar solicitud e informar a Almacn


7. Llegada de repuestos de almacn.

Mecnico solicitante Mecnico Elctrico Lubricador

Orden de salida de material Orden de servicio y/o trabajo

8. Reparacin del vehculo


Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes42

Anexo F. Procedimiento Disponibilidad de Flota PROCEDIMIENTO DISPONIBILIDAD DE FLOTA Cdigo: GHB-PR04 Versin: 001 Pg. 1/1

Objetivo: Definir las labores que Alcance: Inicia identificando los se realizan para la disponibilidad de vehculos que estn parados y las la flota. reservas prestadas, termina en el envo a Empaque y Distribucin. Responsables: Jefe de Transportes. ACTIVIDADInicio

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Identificar vehculos en taller y reservas prestadas

Jefe de Transportes

2. Autorizar prstamo y salida a zona

Jefe de Transportes

Autorizacin de Salida (00-770) Archivo Excel disponibilidad de flota E-mail

3. Actualizar disponibilidad

Jefe de Transportes

5. Enviar archivo por intranet a los Jefes de Empaque y Distribucin

Jefe de Transportes



43

Anexo G. Procedimiento Composicin de Flota

PROCEDIMIENTO COMPOSICION DE FLOTA

Cdigo: GHB-PR05 Versin: 001 Pg. 1/1

Objetivo: Definir las labores que Alcance: Inicia identificando el se realizan para elaborar informe de vehculo de cada zona, el modelo y composicin de flota. la marca y termina con el envo del informe a Divisin Nacional. Responsables: Jefe de Transportes. ACTIVIDADInicio

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Revisar junto con el Jefe de Distrib. la asignacin de zonas

Jefe de Transportes

Informe Composicin Flota

2. Comparar con SAP modelo y marca de los vehculos

Jefe de Transportes

Informe composicin Flota Consolidado firmado

3. Obtener aval de auditoria y administracin del informe

Jefe de Transportes

5. Escanear consolidado y enviar a Divisin Nacional

Jefe de Transportes

E-mail



44

Anexo H. Procedimiento Consumo de Combustible

Cdigo: GHB-PR06 PROCEDIMIENTO CONSUMO DE Versin: 001 COMBUSTIBLE Pg. 1/1 Objetivo: Definir las labores que se realizan para el cargue de consumo de combustible a cada vehculo. Responsables: Alcance: Inicia con la orden de tanqueo para vehculos que no estn por planta y termina con la salida de combustible asignada a cada vehculo del almacn de Taller. Jefe de Transportes. RESPONSABLE REGISTRO

ACTIVIDADInicio

1. Tanquear vehculo

Jefes de rea y/o conductoresSi

Vehculo por planta? No

Jefe de Transportes

3. Autorizar tanqueo

Jefe de Transportes

Orden de Tanqueo Planilla consumo de combustible

5. Recoger planillas en Almacn General

Jefe de Transportes y/o Practicante

5. Cargar a cada vehculo el consumo

Jefe de Trasportes y/o Practicante

Instructivo ingreso de consumos de combustibles y lubricantes a SAP

5. Firmar planillas y llevar a Almacn

Jefe de Transportes Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes


45

Anexo I. Procedimiento Consumo de Lubricantes.

Cdigo: GHB-PR07 PROCEDIMIENTO CONSUMO DE Versin: 001 LUBRICANTES Pg. 1/1 Objetivo: Definir las labores que Alcance: Inicia con la creacin se realizan para asignar el consumo de la reserva y termina con la el de lubricantes a cada vehculo cargue de lubricante a cada vehculo Responsables: Jefe de Transportes y/o practicante universitario ACTIVIDADInicio

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Realizar reserva de lubricantes


Instructivo para crear reservas en SAP. Formato Consumo de Lubricantes

2. Registrar consumos diarios de lubricantes de cada vehiculo

Jefe de Transportes y/o Practicante y/o Lubricador

3. Hacer cargue mensual a cada vehculo y salida del sistema


Fin

Instructivo para grabar consumos de combustibles y lubricantes.



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Anexo J. Procedimiento Pruebas de Conduccin

PROCEDIMIENTO PRUEBAS DE CONDUCCION


Objetivo: Definir las labores que Alcance: Inicia con el se realizan para aplicar las pruebas requerimiento dado por jefes de rea de conduccin. y termina con la aprobacin o no de la prueba. Responsables: Jefe de Transportes y/o practicante universitario ACTIVIDADInicio

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Solicitud de prueba de conduccin

Jefes de rea o psiclogo

Formato prueba de conduccin

2. Solicitar pase a aspirantes

Jefe de Transportes

3. Revisar en SIMIT Y RUNT

Posee comparendos? FinNo

Si


Reporte Simit

4. Aplicar prueba terica y practica

Jefe de Transportes

Evaluacin Copia formato prueba

5. Enviar resultados a solicitante

Jefe y/o practicante Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes


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Anexo K. Procedimiento Archivar documentos

PROCEDIMIENTO ARCHIVAR DOCUMENTOS


Objetivo: Definir las labores que Alcance: Inicia con la recepcin se realizan para asignar la de los documentos y termina con el documentacin al archivo. archivo de los mismos Responsables: Jefe de Transportes y/o practicante universitario ACTIVIDADInicio

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Recepcionar documentacin


2. Clasificar de acuerdo a los vehiculos


Copias de recibido firmadas

3. Archivar y actualizar fechas de vencimiento


Formato de revisin de documentacin

Fin



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Anexo L. Instructivo para crear solicitudes de pedido en SAP Cdigo: GHB-PR03-IT01 Versin: 001 Pg. 1/3 Todos los repuestos que se hacen necesarios para el mantenimiento del parque automotor debe ser solicitados por la plataforma SAP y Almacn General se encargue de hacer las respectivas cotizaciones y la compra de los mismos. INSTRUCTIVO PARA CREAR SOLICITUDES DE PEDIDO EN SAP Para ingresar a SAP damos doble click sobre el icono Accedemos a la denominacin Productivo-Nuevo dando doble click. Ingresamos nombre de usuario en este caso POFRODRIGUEC y la clave de acceso. Visualizamos este pantallazo.

Para crear solicitudes ingresamos a la transaccin ME51N Crear solicitud Nos ubicamos en la columna material y damos click en mascot buscar por nombre el cdigo de material. Elabor: Diana Martnez Practicante Universitario Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes para

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Cdigo: GHB-PR03-IT01 Versin: 001 Pg. 2/3 Visualizamos una ventana donde citamos el material entre asteriscos (por ejemplo: *HOJA*MUELLE*) INSTRUCTIVO PARA CREAR SOLICITUDES DE PEDIDO EN SAP Y llamamos los cdigos solo de nuestro centro, en este caso el centro de Gaseosas Hipinto Bucaramanga es 0061. Escogemos el que mejor se ajuste a la necesidad presentada dando doble click. Introducimos el nmero de piezas a solicitar en la columna cantidad y damos enter. En cualquier caso, el sistema nos va a solicitar imputacin, esto quiere decir el activo donde va a cargar el material solicitado; existen varios tipos de imputacin pero en el Departamento se manejan dos: F Cuando se es cargada a una orden (es decir a un vehculo) K Cuando se debe cargar a un centro de coste (es decir a un rea) El centro de coste del Departamento de Taller es 1160170002, este tipo de imputacin se usa cuando se solicitan insumos como fusibles, amarres, jabn, silicona, wypall, desengrasante, entre otros productos consumos del Taller. La imputacin F se usa cuando se carga a un vehculo, que generalmente es as, este tipo de imputacin requiere crear una orden al vehculo involucrado. Como crear una orden para solicitud de repuestos Para esto ingresamos a la transaccin IW31 Crear orden. Existen ordenes PM01 PM02 PM01 Se usan para mantenimientos correctivos PM02 Se usa para mantenimientos preventivos En este caso digitamos PM01 en el regln CI orden Y nos saltamos al regln EQUIPO digitando el nmero interno del automotor anteponiendo los nmeros 35 si son vehculos y 25 si son montacargas (por ejemplo: nmero interno: 6358 y se ingresa 356358). Elabor: Diana Martnez Practicante Universitario Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes

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Cdigo: GHB-PR03-IT01 Versin: 001 Pg. 3/3 Damos enter y visualizamos una nueva ventana, donde encontramos un regln en blanco en la parte superior, all digitamos la especificacin de porque generamos la orden y quien realiza el cambio de repuesto (por ejemplo: CAMBIO HOJA DE MUELLE (Carlos Torres)); si es el caso de que en la misma solicitud se requiera pedir otro repuesto al mismo vehculo, es posible cargarlo a la misma orden. Buscamos en la pestaa Datos Cabecera el regln CI act. PM y digitamos 001 que es el cdigo que se usa para cuando se crean para solicitar repuestos. INSTRUCTIVO PARA CREAR SOLICITUDES DE PEDIDO EN SAP Pulsamos el icono liberar de la parte superior y damos enter a la ventana ; automticamente , lo copio y me

que se genera y de nuevo damos click en el icono guardar el sistema me arroja un numero en la parte interior voy a la ventana de la solicitud.

En la columna de imputacin escribo la letra F y el sistema en la franja de posicin me genera una pestaa de IMPUTACIN y all en el regln orden digit el nmero de la orden que cree anteriormente. En la misma franja de posicin me dirijo a la pestaa TEXTOS y elijo texto de posicin, all digit las especificaciones del repuesto, del vehculo al cual se le asigno como marca, modelo y numero interno (por ejemplo: Hoja de muelle Trasera L Chevrolet Kodiak Mod 1997 No. 6358). Luego doy click en el icono guardar y este me arroja un numero en el regln inferior de la pantalla el cul transcribo al formato de solicitud de repuestos. Me devuelvo con flecha atrs e ingreso ahora a la transaccin ME55 Liberacin colectiva, para liberar los materiales que solicite y caigan al mdulo de Almacn, me solicita un cdigo de liberacin que para el rea es 49, y el sistema me arroja lo que esta pendiente por liberar, doy click al material q quiere liberar y doy click en guardar .

Ahora se enva un e-mail dirigido al Jefe de Almacn con copia al encargado de la compra con el pantallazo de la solicitud creada para informacin. Elabor: Diana Martnez Practicante Universitario Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes

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Anexo M. Instructivo para ingresar facturacin por prestacin de servicios. INSTRUCTIVO PARA INGRESAR Cdigo: GHB-PR02-IT01 FACTURACION POR PRESTACION Versin: 001 DE SERVICIOS EN SAP Pg. 1/4 As como todos los repuestos nuevos deben llevar una solicitud, los servicios de reparacin, fabricacin, instalacin y prestacin de servicios por parte de los proveedores y contratistas deben ingresar al mdulo de SAP. Para ingresar a SAP damos doble click sobre el icono Accedemos a la denominacin Productivo-Nuevo dando doble click. Ingresamos nombre de usuario en este caso POFRODRIGUEC y la clave de acceso. Visualizamos este pantallazo.

Para ingresar facturacin ingresamos a la transaccin IW31 Crear orden Todos los movimientos generan una orden de mantenimiento, que puede ser PM01 O PM02, como lo explicamos en el instructivo de solicitud de repuestos. De acuerdo al tipo de mantenimiento se abre una orden cargada a un vehculo. Elabor: Diana Martnez Practicante Universitario Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes

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INSTRUCTIVO PARA INGRESAR Cdigo: GHB-PR02-IT01 FACTURACION POR PRESTACION Versin: 001 DE SERVICIOS EN SAP Pg. 2/4 Digitamos en el regln equipo el nmero interno del vehculo anteponiendo a este la serie 35 si es un vehculo 25 si es una montacarga. Damos enter para generar la orden y en el regln superior escribimos texto explicativo donde se refleje la reparacin o la prestacin del servicio, quin lo realiz, nmero de factura o cuenta de cobro, y el valor de cada tem. Nota. Cuando las reparaciones implican cambios de repuestos o piezas nuevas, se debe realizar una factura independiente, ha esta se le debe realizar una solicitud y enviar a almacn para la respectiva legalizacin.

En la pestaa Datos Cabec. En el regln C.I. activ. PM digitamos la siguiente numeracin sea el caso: 001 002 003 012 015 008 009 013 Cambio de repuestos (solicitud) Cambio de filtracin aceite llantas Reparacin emergente Cambio de Llantas Gestiones de Trnsito Consumo de combustibles Consumo de lubricantes Bateras

Pincho la pestaa operaciones y all en la columna de CI digito PM03 cuando es por prestacin de servicios; oprimo el icono Ext. Y este me genera una ventana donde diligencio los siguientes reglones: Grupo de artculos Grupo de compras Solicitante 920 209/1290 Quien la realiza

Damos enter y este me genera una venta de Dat. Reales, all busco el cdigo de la actividad de desarrollada (por ejemplo: arreglo troque) me arroja, vuelvo a dar enter y escribo en la columna de cantidad (1) y en la siguiente el valor. Elabor: Diana Martnez Practicante Universitario Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes

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INSTRUCTIVO PARA INGRESAR Cdigo: GHB-PR02-IT01 FACTURACION POR PRESTACION Versin: 001 DE SERVICIOS EN SAP Pg. 3/4 Me devuelvo con fecha atrs que esta en la parte superior y oprimo el icono liberar y seguido el de guardar .

Me devuelvo con flecha atrs e ingreso ahora a la transaccin ME55 Liberacin colectiva, para liberar los materiales que solicite y caigan al mdulo de Almacn, me solicita un cdigo de liberacin que para el rea es 49, y el sistema me arroja lo que esta pendiente por liberar, doy click al material q quiere liberar y doy click en guardar .

Detrs del documento o factura transcribo el nmero de solicitud generado por la orden y busque el nmero de acreedor en la transaccin ZIFQ10007 y lo transcribo en el documento.

Esta facturacin debe ir firmada por el Jefe de Transportes, luego es bajada al Administrador para su respectiva firma y liberacin. Luego de que el Administrador haya firmado y liberado la solicitud o solicitudes, debo CREAR PEDIDO, entonces ingreso por la transaccin ME21N Crear pedido. Me genera una pantalla, donde debo ingresar nmero de proveedor en el regln proveedor, para visualizar o llamar las diferentes solicitudes, pincho el botn Resumen documento activo y all llama las solicitudes recientes creadas por mi usuario, me ubic y sealo la solicitud o solicitudes involucradas y pinchamos el icono tomar que se visualiza con dos hojas. Doy click en el botn guardar y anot al respaldo de la factura el nmero de pedido generado por el sistema. Llev la facturacin a Gerencia para que sea firmada por Gerente y liberado el pedido por el mismo. Elabor: Diana Martnez Practicante Universitario Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes

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INSTRUCTIVO PARA INGRESAR FACTURACION POR PRESTACION DE SERVICIOS EN SAP

Cdigo: GHB-PR02-IT01 Versin: 001 Pg. 4/4

Una vez esto sucede, se debe realizar la ENTRADA DE ACTIVIDAD, para esto se usa la transaccin ML81N Actualizar. All pincho el botn otro pedido y digit el nmero de pedido creado, este automticamente me lista las solicitudes que se generaron en este a mano izquierda; sealo solicitud por solicitud copio el texto que aparece all, doy doble click sobre este mismo y por ltimo doy click derecho y escojo la opcin crear con centro de planificacin doy enter y en el regln de texto copio el texto de la solicitud, en referencia el nmero de factura y en documento el nmero de pedido. Finalizo pinchando los conos liberar, y por ltimo grabar, nos genera una venta y elegimos la opcin S. Una vez termina esta actividad las facturas son enviadas a Contabilidad y dejadas all para su verificacin y pago.



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Anexo N. Instructivo para Grabar Consumos de Combustibles y Lubricantes. INSTRUCTIVO PARA GRABAR CONSUMO DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES Cdigo: GHB-PR06-IT01 Versin: 001 Pg. 1/3

Todo el parque automotor no genera consumos por planta, ya que los vehculos de reparto cuando son asignados a un conductor o a una zona especfica debe cubrir el consumo de combustible del mismo durante el recorrido. Los consumos de combustibles se registran en una planilla a diario y Almacn General se encarga de realizar el traslado consumido al Almacn del Departamento dentro del sistema para all realizar el respectivo cargue a los vehculos. Los nicos vehculos que se tanquean, son los asignados a los jefes de reas, ventas y publicidad, los dems para su tanqueo deben estar autorizados mediante una ORDEN DE TANQUEO y debe ir firmada por el Jefe de transportes y Administracin.

En la planta se encuentran dos surtidores y por lo tanto el manejo es ms interno. Iniciando ao se debe crear una orden de mantenimiento con PM01 y 008 que es consumo de combustibles y otra con 009 para consumo de lubricantes.

Para grabar los consumos se debe llamar a lista todas las rdenes, ya que solo se crea una orden al ao. Ingresamos por transaccin IW38 Lista modificar, con el objetivo de llamar todas las ordenes que hay creadas con la actividad 008 Consumo de combustibles En el regln perodo llamamos las rdenes creadas desde el 1 de enero del mes en curso hasta la fecha actual. Elabor: Diana Martnez Practicante Universitario Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes

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INSTRUCTIVO PARA GRABAR CONSUMO DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES


En el regln Clase de PM se digita 008 para solo llamar las ordenes de consumo de combustibles.

Doy click en el icono Elabor: Diana Martnez Practicante Universitario

. Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes

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INSTRUCTIVO PARA GRABAR Cdigo: GHB-PR06-IT01 CONSUMO DE COMBUSTIBLES Y Versin: 001 LUBRICANTES Pg. 3/3 All se genera un listado con los vehculos que tienen creadas rdenes; de acuerdo a la planilla fsica dada por Almacn, se le da doble click a la orden que se quiera tratar. Damos doble click a la pestaa Componentes y copio el ltimo regln con ctrl + y y lo pego con ctrl+v digit la cantidad registrada en la planilla y le doy click en el icono Guardar. Luego de registrar todos los consumos, ingresamos a la transaccin MIGO para ejecutar la salida de los cargues realizados. Llamo las ordenes con el icono Buscar digitando el cdigo del material afectado y el centro que es 0061 (Por ejemplo: Material: ACPM Cdigo: 10188849 Centro 0061). Damos click en tomar y luego en Guardar, el sistema nos arroja un nmero de salida el cual transcribo en la planilla fsica. Elabor: Diana Martnez Practicante Universitario Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes

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Anexo O. Instructivo para Crear Reservas en SAP. INSTRUCTIVO PARA CREAR RESERVAS EN SAP Cdigo: GHB-PR07-IT01 Versin: 001 Pg. 1/2

Las reservas son las que se crean cuando se quiere trasladar material de Almacn General a un subalmacn en el rea de trabajo, generalmente estas reservas se crean para trasladar lubricantes para uso diario de los vehculos con el fin de mantenerlo a la mano para su utilizacin. Para crear reservas ingresamos a la transaccin MB21- Crear reserva dando doble click.



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INSTRUCTIVO PARA CREAR RESERVAS EN SAP


Al ingresar nos muestra la siguiente ventana:

Ingresamos en Clase de Movimiento 311 Indica reservas de combustible En centro digitamos 0061. Damos enter y se genera una pantalla diligenciando la siguiente informacin. Almacen recep Divisin Material Ctd Por ejemplo: Material 1113375 1164077 Descripcin RIMULA SHELL D30 ACEITE MOBIL 15W40 Ctd. 5 GAL 10 GAL 0401 Indica Almacn Taller GH01 Indica Gaseosas Hipinto S.A.S Bucaramanga Cdigo del lubricante a reservar Numero de galones a retirar

Luego doy click en Guardar y este me genera un numero de reserva que llevo a almacn para retirar material. Elabor: Diana Martnez Practicante Universitario Revis: Ing. Fidel Rodrguez Jefe de Transportes

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GASEOSAS HIPINTO S.A.S BUCARAMANGA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSJefatura de transportes

Elaborado por: Diana Martinez Revisado por: Ing. Fidel Rodriguez61

CONTENIDO

1. HISTORIA GASEOSAS HIPINTO S.A.S 2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO POSTOBON S.A 3. OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES 4. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES 5. PROCEDIMIENTOS 5.1 PROCEDIMIENTO GESTIONES DE TRNSITO 5.2 PROCEDIMIENTO CONTRATACIN DE LA PRESTACIN DE UN SERVICIO 5.3 PROCEDIMIENTO INSPECCIN DE FLOTA 5.4 PROCEDIMIENTO DISPONIBILIDAD DE FLOTA 5.5 PROCEDIMIENTO COMPOSICIN DE FLOTA 5.6 PROCEDIMIENTO CONSUMO DE COMBUSTIBLE 5.7 PROCEDIMIENTO CONSUMO DE LUBRICANTES 5.8 PROCEDIMIENTO PRUEBAS DE CONDUCCIN 5.9 PROCEDIMIENTO ARCHIVAR DOCUMENTOS 6. INSTRUCTIVOS 6.1 INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE REPUESTOS EN SAP 6.2 INSTRUCTIVO PARA INGRESO DE FACTURACIN 6.3 INSTRUCTIVO PARA GRABAR COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 6.4 INSTRUCTIVO PARA REALIZAR RESERVAS EN SAP

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1. HISTORIA

GASEOSAS HIPINTO S.A.S

Hipolito Pinto Herrera, cre la primera bebida gaseosa en Noviembre de 1922 dndole el nombre de Cola; en este mismo ao fund Gaseosas Hipinto S.A. produciendo la Kola y convirtindose rpidamente en un smbolo en Bucaramanga. En 1962 la Organizacin Ardilla Lulle absorbi est compaa, suministrando mayor prestigio y perdurando la Kola Hipinto junto a otros productos y hasta el da de hoy se sigue embotellando esta gaseosa en la planta de Bucaramanga.

A partir del 01 de diciembre del 2009 como parte de una estrategia de la compaa queda formalizado el proceso de fusin, mediante el cual GASEOSAS HIPINTO S.A. absorbe a GASEOSAS LA FRONTERA S.A., GASEOSAS DEL CESAR S.A., GASEOSAS DE BARRANCABERMEJA S.A. Y GASEOSAS DE DUITAMA S.A.

En consecuencia GASEOSAS HIPINTO S.A., opera con las sucursales de Ccuta, Valledupar, Barrancabermeja y Duitama.

2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

MISION Ser la Organizacin lder en el desarrollo, produccin y mercadeo de Bebidas, para satisfacer los gustos y necesidades de los consumidores del rea Andina. Superando sus expectativas mediante la innovacin, la calidad y un servicio excepcional. Convirtiendo a nuestros proveedores en verdaderos socios comerciales. Aprovechando el talento humano organizado alrededor de los procesos, en equipos proactivos, generando oportunidades de desarrollo profesional y personal; contribuyendo decisivamente al crecimiento econmico de la Organizacin Ardila Llle y actuando con responsabilidad frente al medio ambiente y la sociedad.

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VISIN Ser una Compaa competitiva, reconocida por su liderazgo en desarrollar y ofrecer bebidas, que superen las expectativas de los consumidores y clientes en los distintos mercados del continente americano. Mantener un compromiso integral con la calidad, la innovacin y la excelencia en el servicio. Proyectar una organizacin gil, eficiente, flexible, que asegure el desarrollo humano y el compromiso de nuestros colaboradores con los objetivos y valores de la Compaa. Lograr un crecimiento sostenido con un adecuado retorno sobre la inversin y participar en nuevos negocios que estn de acuerdo con nuestra Misin, Principios y Valores.

VALORES

En Gaseosas Hipinto S.A. los valores son la columna vertebral de la Compaa. Desde ellos forjamos la vida de la Empresa y nos proyectamos a la sociedad. La invitacin es para que los fortalezcamos todos los das y los integremos al mximo en todo lo que hacemos. Tengamos presente que una buena estructura depende, en gran parte, de las bases y los cimientos que la integran.

3. OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

El Departamento de Mantenimiento de Vehculos de Gaseosas Hipinto S.A.S tiene como finalidad mantener la buena imagen de la flota que distribuye el producto producido.

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4. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

Jefe de Taller Vehculos

Practicante Universitaria/Apr endiz SENA

Mecnico Automotriz

Elctrico Automotriz

Carrocero

Latonero

LubricadorMontallantas

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Diana Martinez - Hipinto

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