DIANA JACKELYN VEGA POLO

i

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR

LA GESTION OPERATIVA DEL AREA DE CAJA Y BANCOS DE LA EMPRESA

TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO S.A.C

TESIS

PARA OPTAR EL TITULO DE:

CONTADOR PÚBLICO

ASESOR:

Dr. CPC. Juan Carlos Miranda Robles

DIANA JACKELYN VEGA POLO

BACHILLER EN CIENCIAS ECONOMICAS

TRUJILLO - PERU

2015

i

Dedicatoria

Dedico este trabajo a mi familia por ser mi

apoyo y fortaleza incondicional.

ii

Agradecimiento

Con cariño y gratitud eterna:

A Dios, por ser nuestro creador y dar paciencia y fortaleza cuando más lo necesitamos.

Al profesor asesor Dr. CPC Juan Carlos Miranda Robles por su dedicación y orientación

para elaborar el presente informe.

A Transportes Joselito SAC, que me dio la oportunidad de trabajar dentro de sus oficinas,

adquirir conocimientos, experiencia laboral y así poder elaborar este noble trabajo.

iii

Presentación

Señores miembros del Jurado:

En cumplimiento con las disposiciones reglamentarias vigentes de la escuela de

Contabilidad y Finanzas de la Universidad Nacional de Trujillo, dejo a vuestra consideración

la presente tesis titulada: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PARA MEJORAR LA GESTION OPERATIVA DEL AREA DE CAJA Y BANCOS DE LA

EMPRESA TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO S.A.C.

El presente trabajo de investigación lo he desarrollado teniendo en cuenta los conocimientos

adquiridos en la Universidad Nacional de Trujillo, agradeciendo en especial a los señores

docentes que en estos cinco años impartieron conocimientos y experiencias para contribuir

a mi formación profesional.

Esperando que vuestro criterio sea de comprensión me someto a vuestro dictamen y del

mismo modo agradezco las sugerencias que me hagan llegar, ya que esto permitirá

enriquecer mi investigación.

El Autor

iv

Resolución de Tesis

v

Resolución de Tesis – 2

vi

Resumen

La Empresa de Transportes y Servicios Generales Joselito SAC, se dedica al transporte de

materiales oleaginosos y combustible a nivel nacional, brinda este servicio a empresas

líderes en sus rubros y ha experimentado un crecimiento formidable. A la fecha, se han

detectado severos problemas de gestión operativa, específicamente en el área de caja y

bancos, donde el grupo de trabajo no había sido capacitado adecuadamente y se ejecutaban

las tareas y actividades inherentes al área de manera empírica, sin seguir instrucciones

detalladas ni documentando las operaciones correctamente.

Es en este contexto, que se planteó la implementación de un sistema de control interno en

el área de caja y bancos que permita mejorar la gestión operativa y que garantice eficiencia

y eficacia en las operaciones, confiabilidad en la información generada y que cumpla con las

normas y leyes.

Para cumplir con esto, se recurrió a la observación y análisis de la situación previa del área,

diagnosticar y corregir las deficiencias encontradas, elaborar documentos que sustenten las

operaciones y diseñar los flujogramas para estandarizar los procedimientos y actividades

aplicables a la gestión de los recursos de la empresa.

Luego de aplicados los cambios necesarios y tras un breve tiempo de transición, se lograron

mejoras palpables que nos permitieron concluir que, efectivamente, la implementación de un

sistema de control interno en el área de Caja y Bancos de la Empresa de Transportes y

Servicios Generales Joselito SAC mejoró su gestión y en consecuencia, los resultados

económicos y financieros de la empresa.

vii

Abstract

The Transport and General Services Joselito Company SAC, is engaged in the nationwide

transportation of oil and combustible materials, offering this service to leaders companies in

their areas and have experienced tremendous growth. To date, they have identified severe

problems of operational management, specifically in the area of cash and banks, where the

working group had not been adequately trained and the tasks and inherent activities are

executed empirically, without following detailed instructions or properly documenting

operations.

It is in this context that the implementation of an internal control system is proposed in the

area of cash and banks that will improve the operational management and to ensure

efficiency and effectiveness in operations, reliability of the information generated and that

meets the standards raised and laws.

To accomplish this, we turned to the observation and analysis of the situation before the area

to diagnose and correct the deficiencies, design documents that support the operations and

designing flowcharts to standardize procedures and activities applicable to the management

of resources the company.

After applying the necessary changes and after a brief transition of time, tangible

improvements were achieved allowing us to conclude that indeed, the implementation of an

internal control system in the area of Cash and Banks for Transport and General Services

Joselito Company SAC improves its operational management and accordingly, the economic

and financial results of the company.

viii

Introducción

La economía peruana ha presentado un alto desarrollo y crecimiento económico en los

últimos años y con ello también las empresas que desempeñan sus actividades en el país.

Esto conlleva a las organizaciones a tomar decisiones importantes que les ayudaran a seguir

creciendo o en su defecto a perder oportunidades.

Teniendo en cuenta que las decisiones se toman en base a información clara, precisa y

oportuna, es necesario que la forma en la cual se procesa dicha información tenga los

lineamientos y este regulada adecuadamente para contribuir a una decisión acertada.

En base a esto y teniendo en cuenta que el manejo del dinero es de suma importancia, se

requiere que el área de caja y bancos de una entidad cuente con la capacidad de entregar

información de calidad, es por eso que el presente trabajo de investigación busca

implementar un sistema de control interno en el área de caja y bancos de la Empresa de

Transportes y Servicios Generales Joselito SAC, de manera que se mejore la gestión de

dicha área sobre el manejo del dinero y los documentos que los sustentan.

ix

Índice

DEDICATORIA ……………………………………...…………………………..i

AGRADECIMIENTO …………………………………..……………………………..ii

PRESENTACION ……………………….………………………………………..iii

RESOLUCION DE TESIS ………………………………….……………………………..iv

RESUMEN …………………………………..……………………………..v

ABSTRACT ………………………………….……………………………..vi

INTRODUCCION ………………………………………………………………..vii

INDICE …………………………………...…………………………..viii

CAPÍTULO I

I. GENERALIDADES

……………………………………………………………….01

1.1 Antecedentes ……………………………………………………………….01

1.2 El Problema ……………………………………………………………….03

1.3 Justificación ……………………………………………………………….04

1.4 Determinación del Problema………...………………………………………….05

1.5 Formulación de la Hipótesis…………………………………………………….05

1.6 Identificación de Variables………...……...…………………………………….05

1.7 Objetivos ………………………..……………………………………...05

CAPÍTULO II

II. MARCO REFERENCIAL

………………………………………………….……………07

2.1 Marco Teórico ……………………………………………………………….07

2.2 Marco Conceptual …….………………………………………………..............16

2.3 Marco Legal …………………………………………………………...….18

CAPÍTULO III

III. MARCO METODOLOGICO

…….………...………………………………….………….20

3.1 Material De Estudio .……….………………………………………….…………20

3.2 Métodos Y Técnicas …………………………………………………..………….20

3.3 Diseño De Investigación ……...…………………………………………..………21

x

CAPÍTULO IV

IV. RESULTADOS ………………………………………….…….……………23

4.1 Datos de la Empresa …….………………………………………….……………23

4.2 Identificación de Deficiencias …………………………………………….……..26

4.3 Presentación de La Situación del Área ……….…………………..……….…..27

4.4 Implementación del Sistema de Control Interno ………………..…………… 37

4.5 Resultados de la Implementación …………………………….………………..56

CAPÍTULO V

V. DISCUSION Y ANALISIS

.……………………………………………………………..69

CAPÍTULO VI

VI. CONCLUSIONES

.……………………………………………………………..73

CAPÍTULO VII

VII. RECOMENDACIONES .……………………………………………………………..74

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.………………...……………....……………....75

ANEXOS .……………………...………………………………………76

1

CAPITULO I

I. GENERALIDADES

1.1 ANTECEDENTES

Referente al problema materia de investigación, después de haber investigado

a nivel local, regional, nacional e internacional las investigaciones realizadas

sobre Implementación de una Sistema de Control Interno se ha encontrado

algunas referidas o similares que involucran una de las variables; como se

detalla a continuación:

VALLEJOS, J. (2011) en su tesis: “ Propuesta de un sistema de control

interno administrativo, financiero y contable para la empresa

importado Representaciones RIANTEX” llegó a la siguiente conclusión:

- La carencia de un Sistema de Control Interno, ha generado problemas

en el funcionamiento de la empresa importadora

“REPRESENTACIONES RIANTEX”, a partir de un análisis FODA se

determina las principales características y se establece las actividades

que se realizan en la empresa; selección y reclutamiento, contratación,

capacitación, supervisión, control de asistencia, permisos, vacaciones,

nómina, caja chica, bancos, inventarios, compras, importaciones,

activos fijos, ventas, cobranza, registro de la información, elaboración y

presentación de Estados Financieros y análisis financiero.

GOMEZ, H. (2007) en su tesis: “Propuesta de implementación de un

sistema de control interno administrativo, aplicado a la empresa

COTEASA S.A., dedicada a la confección y diseño de prendas de

vestir” llegó a la siguiente conclusión:

- En la unidad de compras locales se determinó que en la selección de

proveedores no existe una base de datos extensa de los mismos, por lo

que la empresa podría estar perdiendo la oportunidad de estrechar

vínculos comerciales con otros proveedores que brinden mejores

condiciones. Además, es importante mencionar la evidencia de un

control deficiente en la recepción de la mercadería, debido al

2

incumplimiento de entrega de la misma por parte del proveedor, lo que

genera retrasos en la producción y malestar entre los empleados.

A nivel nacional se pudieron observar los siguientes antecedentes:

MORALES, A. (2011) en su tesis: “Diseño e Implementación del Control

Interno en el área de inventarios de la empresa Importaciones A.G.”,

llegó a la siguiente conclusión:

- La falta de control interno de la empresa trae como consecuencia, la

ausencia de políticas y procedimientos del área de inventarios de la

empresa que perjudica en el crecimiento económico de la misma.

BACA, C. (2009) en su tesis: “Diagnóstico Situacional y Propuestas de

Mejora para el área de Almacén y Compras de una empresa de

servicios”, llegó a la siguiente conclusión:

- Realizar un eficiente control de inventario, significa contar con

información precisa para realizar análisis de datos, garantizar un

excelente flujo tanto de productos como de información y gestionar

eficazmente las existencias evitando causar considerables impactos en

el balance.

BARROSO, J. (2008) en su tesis: “El deficiente control interno del área

de compras y su influencia en la rentabilidad de la empresa INTURSA

de la ciudad de Trujillo en el año 2008”, llegó a una de las siguientes

conclusiones:

- El Control Interno es importante porque permite evaluar el grado de

efectividad, eficiencia y economía por la cual la gestión de la empresa

ha logrado alcanzar sus objetivos y metas programadas. Se permite

minimizar riesgos y errores en forma oportuna.

Localmente se revisaron las siguientes investigaciones relativas a

nuestras variables:

JULCA, E. (2008) en su tesis: “Desarrollo e implementación de un

control de inventarios para lograr el control y la minimización de

mermas en la empresa Estación de Servicios Juancjumer S.A.C. en la

ciudad de Trujillo”, llegó a la siguiente conclusión:

3

- La recepción y verificación de la descarga de combustible se realiza en

base a la experiencia puesto que no existe un procedimiento

formalmente establecido. Además todos los controles que la empresa

realiza en este proceso no tienen un alto grado de confiabilidad puesto

que se han encontrado faltantes significativos en cada descarga,

originando así que el stock físico de los productos no coincida con el

stock en libros.

TINCOPA, L. (2008) en su tesis: “El desarrollo de un control de

inventarios para mejorar la rentabilidad de la empresa Book Center

SAC de la ciudad de Trujillo”, llegó a la siguiente conclusión:

- La implementación del Sistema de Control de Inventarios propuesto,

mejoró la rentabilidad de la empresa Book Center SAC de la ciudad de

Trujillo, ya que según los ratios de rentabilidad aplicados al primer

trimestre de los años 2007 y 2008, estos reflejan dicha mejora.

AQUIJE, L. (2003) en su tesis: “ Sistema de control interno en el

almacén de la empresa conservera ESLOY S.A.A. llegó a la siguiente

conclusión:

- El almacén ocupa un lugar importante en el ámbito de la empresa, dado

que el almacén está relacionado con la inversión de capital que han

aportado los socios en la empresa, conociendo este hecho, la empresa

no cuenta con un sistema de control de sus existencias e insumos.

1.2 EL PROBLEMA

En la empresa de Transportes y Servicios Generales Joselito SAC, cuyo giro

es el transporte de carga pesada a nivel nacional se puede advertir la ausencia

de un adecuado sistema de control interno en el área de caja y bancos lo cual

no permite realizar una adecuada gestión ni alcanzar los objetivos esperados

por parte de dueños, directivos y empleados.

Se puede observar desorden al momento de realizar sus operaciones diarias

tanto por parte de los trabajadores como del gerente a cargo ya que no cuentan

4

con documentos apropiados como formatos, flujogramas y manuales para la

gestión de dicha área.

Así mismo no existen los controles diarios necesarios del efectivo como de las

chequeras encontrándose en el área faltantes no ubicados, entregas a rendir

no sustentadas y extravió de cheques en blanco esto ocasiona un pago

impuntual a proveedores o pago con intereses.

Además de no proporcionar información correcta y oportuna a las demás áreas

de la empresa pues no se realizan conciliaciones bancarias mensuales.

Por lo anteriormente expuesto es necesario la implementación de un sistema

de control interno que permita mejorar la gestión del área de caja y bancos

mediante la implementación de procesos y procedimientos (controles) para

salvaguardar los recursos del negocio.

1.3 JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION

Teniendo en cuenta la importancia del área de caja y bancos en la Empresa

Transportes y Servicios Generales Joselito SAC, y la necesidad de contar con

una adecuada gestión para cumplir con los objetivos del área en el uso de

recursos y de la información, el presente trabajo de investigación se justifica

porque servirá como documento de gestión y de control interno para el Área de

Caja y Bancos de la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito

S.A.C. Así mismo el presente trabajo de investigación se justifica porque la

Gerencia General y el Área de Contabilidad y Finanzas podrán:

Formarse una opinión acerca del proceso que ha seguido los documentos

que sustentan el movimiento de efectivo.

Comprobar que los Recursos Financieros, existen y se encuentran

disponibles para su utilización en las actividades y proyectos de la

empresa.

Verificar que las transacciones financieras y los saldos bancarios

coinciden con los registros en los libros auxiliares (Caja y Bancos) de la

empresa (Conciliación).

5

Analizar el grado de Liquidez alcanzado por la empresa.

1.4 DETERMINACION DEL PROBLEMA

¿Mejorará la gestión operativa del área de caja y bancos de la Empresa

Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C con la implementación de un

Sistema de Control Interno?

1.5 FORMULACION DE HIPOTESIS

La implementación de un Sistema de Control Interno mejorará la gestión

operativa del área de caja y bancos de la Empresa Transportes y Servicios

Generales Joselito S.A.C.

1.6 IDENTIFICACION DE VARIABLES

Variable Independiente : Implementación del Sistema de Control Interno

Variable Dependiente : Gestión operativa del área de caja y bancos de la

Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C.

1.7 OBJETIVOS

Objetivo General

Implementar un Sistema de Control Interno para mejorar la gestión del Área de

Caja y Bancos de la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC

dedicada al transporte de carga pesada.

Objetivos Específicos

Establecer procedimientos que rijan el comportamiento de los encargados

del área de caja y bancos así como el proceso específico que han de seguir

en el manejo de los recursos y de la información.

Documentar el proceso del manejo de Caja y Bancos para que la

organización minimice los riesgos inherentes al Área.

6

Identificar los puntos débiles y analizar los procesos que se realizan en el

Área de Caja y Bancos.

7

CAPITULO II

II. MARCO REFERENCIAL

2.1 MARCO TEORICO

2.1.1 Control Interno

Es el conjunto de fundamentos, principios, acciones, instrumentos,

sistemas, normas y procedimientos creados por la entidad para asegurar

la eficiencia de la gestión, el logro de los objetivos y la protección del

patrimonio con un grado razonable de seguridad. A través del control

interno se facilitan los procesos, funciones y decisiones, se minimiza los

riesgos y evita las pérdidas.

La definición es amplia, abarca todos los aspectos vinculados al control

de un negocio y más aún, facilita la focalización sobre objetivos

específicos.

8

Además, Ladino, indica que “el Control Interno es un proceso integrado

a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos

añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración,

la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto

de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos1”,

estos están incluidos en las siguientes categorías:

Eficacia y eficiencia de las operaciones.

Confiabilidad de la información financiera.

·Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

2.1.2 Componentes del Control Interno

Según Coopers, “el control interno consta de cinco componentes

relacionados entre sí que son inherentes al estilo de gestión de la

empresa. Estos componentes están vinculados entre sí y sirven como

criterios para determinar si el sistema es eficaz”2. Es así que tenemos:

Entorno de Control

Evaluación del riesgo

Actividades de Control

Información y Comunicación

Seguimiento

El entorno de control es la base para el sistema de control interno en

su conjunto. Tiene una influencia general en la manera en que las

actividades de control son diseñadas.

Habiendo establecido objetivos claros y un entorno de control efectivo,

una evaluación de riesgos que enfrenta la entidad en la búsqueda de

1 Ladino, E. (2009). Control interno: informe Coso. Argentina: El Cid Editor. Pág. (93)

2 (Coopers & Lybrand. Los nuevos conceptos del control interno (Informe COSO). España: Ediciones Díaz de Santos, 2007.)

9

lograr su misión y sus objetivos determina una base para desarrollar una

apropiada respuesta al riesgo.

La mejor manera de mitigar el riesgo es a través de actividades de

control interno. Las actividades de control pueden ser preventivas y/o

detectivas. Las acciones correctivas son necesarias para complementar

las actividades de control interno con la necesidad de lograr objetivos.

Su costo no debe exceder el beneficio que de ellas resulte.

Información y Comunicación efectivas son vitales para que una

entidad conduzca y controle sus operaciones. La gerencia de una

entidad requiere comunicación relevante, confiable, correcta y oportuna

relacionada con los eventos internos así como los externos.

Finalmente, dado que el control interno es una actividad dinámica que

tiene que ser adaptada continuamente según los cambios y riesgos que

la entidad tenga que enfrentar, el seguimiento del sistema de control

interno es necesario para asegurar el logro de los objetivos.

2.1.3 Características del Sistema de Control Interno

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes

características:

El Sistema de Control Interno no busca índices de desviaciones sino

la identificación de estos para su respectiva mejora.

El Sistema de Control Interno no se concentra en una sola área de

la empresa; busca descentralizarse.

El Sistema de Control Interno no es algo físico ni estático; es un

proceso continuo.

No proporciona veracidad absoluta ni garantiza el éxito total de una

empresa.

2.1.4 Implementación de un Sistema de control interno

La Implementación de Sistemas de Control Interno brinda, basándose

en el estudio y evaluación de la empresa, el cumplimiento de los

objetivos de control interno, como son la salvaguarda de activos de la

entidad, el apego a las políticas establecidas por la administración de la

compañía, y la obtención de información financiera oportuna, veraz y

10

confiable. Básicamente, el servicio de Implementación de Sistemas de

Control Interno se enfoca a las principales áreas del ciclo operativo de

la empresa y consta en implementar el control interno, establecerlo en

un manual de políticas y procedimientos.

Se deben cumplir las tres fases siguientes:

Planificación

En este primer estadio es requisito imprescindible la involucración de

los altos niveles directivos y ejecutivos de la organización, así como

la designación de un líder del sistema. Este líder puede no ser

finalmente el responsable del Sistema de Control Interno, pero debe

ser quien asuma el desafío en la fase de definición e implantación del

mismo.

Ejecución

Definir, diseñar e implantar un Sistema de Control Interno requiere un

cambio cultural. Para su establecimiento, se deberán superar

distintas resistencias y dificultades. Entre ellas, hay que prestar

especial atención a las siguientes:

- Cultura de control.

- Gestión de compromisos

- Estandarización metodológica.

- Gestión de alcance (mapa de procesos de la compañía,

incluyendo procesos de negocio y de soporte).

- Definición de la política de Control Interno de la organización:

Definición de responsabilidades, valoración homogénea de la

criticidad de riesgos, elaboración del guía metodológica de

Control Interno (tipos de riesgos, criterios de evaluación y

cuantificación, etcétera) y realización del Procedimiento de

Control Interno.

11

Consecución de resultados

Finalmente, existen algunos factores clave para asegurar el éxito en

la implantación de un sistema de Control Interno. Entre ellos pueden

ser destacados los siguientes:

- Acometer la implantación de un sistema de Control Interno de

manera gradual.

- Disponer de un patrocinio por parte de la alta dirección y con

apoyo del Consejo de Administración.

- Impulsar la cultura de Control Interno dentro de la compañía.

- Definir el modelo de responsabilidades (roles, funciones,

etcétera).

2.1.5 Limitaciones inherentes al control interno

Ningún sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de

sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto el control interno brinda

una seguridad razonable en función de:

El costo de un control interno no exceda los beneficios que se espera

sean derivados.

La mayoría de controles internos tienden a ser dirigidos a

transacciones de rutina más que a transacciones que no son de

rutina.

El potencial para error humano debido a descuido, distracción,

errores de juicio y la falta de comprensión de las instrucciones.

La posibilidad de burlar los controles internos a través de la colusión

de un miembro de la administración o de un empleado por parte

externa o interna de la entidad.

La posibilidad de que una persona responsable de ejercer un control

interno pudiera abusar de esa responsabilidad.

La posibilidad de que los procedimientos puedan volverse

inadecuados debido a cambios en condiciones, y de que el

cumplimiento de los procedimientos pueda deteriorarse.

12

2.1.6 Principios del Control Interno

Los principios del control interno son3:

Responsabilidad: cumplir con compromisos asumidos.

Transparencia: se materializa en la entrega de información

adecuada.

Moralidad: cumplimientos de normas, leyes y principios éticos.

Imparcialidad: falta de designio anticipado contra alguien.

Eficiencia: obtener la máxima productividad de los recursos.

Eficacia: grado de consecución e impacto de los resultados den una

entidad en relación a sus metas y objetivos.

2.1.7 Documentación de gestión funcional y estructural

Es importante la documentación que materialice siempre lo que se

quiere, en manuales o en distintos medios impresos. Está bien, las

personas son las que llevan a cabo el control interno, pero no pueden

solas, esta herramienta (la documentación) se hace indispensable en

todo momento en el que la mente humana se hace frágil.

Como paso previo a revisar la documentación interna de control,

aclaremos que gestión funcional, se refiere básicamente, y como su

propio nombre lo indica, a las funciones a desarrollarse. Dependiendo

de la gestión que se aplique, las funciones especificadas abarcarán más

vacíos, evitando así situaciones en las que la duda puede matar. En lo

que a gestión estructural se refiere, y también como su propio nombre

lo indica, nos hablará de la estructura de la empresa. Ambas gestiones

van de la mano, y si son buenas, la empresa navegaría con viento a

favor.

3 Estupiñán G, Rodrigo. Control interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales: análisis de informe COSO I y II (2a. ed.). Colombia: Ecoe Ediciones, 2006. ProQuest ebrary. Pg.(21)

13

Entonces la diferente documentación a aplicarse debe ser para obtener

la mejor gestión funcional y estructural, consolidándose esto en un buen

sistema de control interno, y consiguiendo así el logro de los objetivos

mencionados en un principio.

Puede manejarse infinidad de documentos, depende ya de la gerencia.

Pero en esta oportunidad nos referiremos en especial a los más

principales.

Manual de procedimientos

Es un documento que establece en forma definitiva cuales deben ser

los pasos que han de seguir los principales procedimientos en una

organización, así mismo permite detallar los métodos que el

trabajador debe tener en cuenta. Para desarrollar su función o

actividad. En este manual podemos incluir gráficos y diagramas para

que procure una explicación gráfica del sistema. Su objetivo principal

es compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las

operaciones que se efectúen, los órganos que atraviesan y los

formatos que se van a utilizar para la realización de las actividades

agrupadas en procedimientos. Tiene como finalidad:

- Reducir retrasos y pérdidas de tiempo ya que se conoce lo que

debe hacer.

- Uniformidad de acción.

- Aumenta la eficacia del personal reduciéndose trabajos inútiles.

- Atribuir responsabilidades bien definidas en relación con cada

trabajo.

- Proporciona elementos de juicio para posteriores estudios de

trabajo pendientes al mejoramiento de los sistemas.

- Coordinar funciones para evitar entrar en duplicidad u omisión de

acciones.

Organigrama

Por medio del organigrama puede ser posible juzgar el tamaño de la

empresa, no obstante, lo más probable es que se representen en

14

otros documentos los detalles de responsabilidad de cada trabajo.

Los organigramas revelan:

- División de las funciones.

- Los medios jerárquicos.

- Las líneas de autoridad y responsabilidad.

- Los canales formales de la comunicación.

- La naturaleza lineal del departamento.

- Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

- Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la

empresa y en cada departamento o sección.

Reglamento de organización y funciones

Instrumento normativo de gestión institucional en el cual se precisan

la naturaleza, finalidad, funciones generales y atribuciones.

Manual de organización y funciones4

Es un documento que describe con detalle y en forma ordenada y

sistemática las instrucciones, funcionamiento y procedimiento que le

toca desempeñar a los funcionarios que ejercen en la empresa. El

manual debe indicar concretamente la naturaleza y la amplitud de la

autoridad asignada a los distintos cargos, para que cada funcionario

pueda conocer sus deberes, las relaciones que debe mantener con

los que están por encima y por debajo de él, y la conexión que su

trabajo tiene con él, con relación a otros funcionarios y sectores de la

empresa.

Diagrama de flujo

Es un método particularmente efectivo que reflejan las relaciones en

diversas funciones de las operaciones de la empresa. Es una

representación simbólica y diagramática de los documentos y su flujo

secuencial de la empresa, es efectivo por cuanto muestra los pasos

4 AENOR. Guía rápida de correspondencia para la integración de sistemas de gestión. España: AENOR - Asociación Española de Normalización y Certificación, 2013. Pg.(31)

15

que se llevan a cabo, distribución de formas y controles establecidos

en las distintas operaciones.

Registros y formas

Un buen sistema de control interno deberá contar con procedimientos

adecuados para el registro completo y correcto de activos y pasivos,

siendo el empleo de los formularios impresos el elemento más común

en las oficinas de cada entidad, por lo que puede definirse como una

“hoja de formato” establecida en la que aparecen informaciones

constantes y se prevé los espacios para la inserción de informaciones

variadas. No es aconsejable que el personal tenga acceso a estos

documentos o formularios, por ello debe destinarse un almacén para

los mismos, y un encargado responsable.

2.1.8 Fases del control5

Control Previo

Es aplicado antes que se realice cualquier acto administrativo, con la

finalidad de evitar problemas con anticipación.

Control Recurrente

Es aplicado durante el proceso de realización de cualquier acto

administrativo, con la finalidad de adoptar acciones correctivas para

el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Control Posterior

Es aplicado después de todo acto administrativo, con la finalidad de

evaluar el cumplimiento de los logros de los objetivos y metas que la

empresa se propuso y brindar recomendaciones para corregir

deficiencias que impidieron la facilitación de los cumplimientos de

estos.

5 Granda, E. R. D. (2011). Manual de control interno: sectores público, privado y solidario (3a. ed.). Colombia: Nueva Legislación Ltda.Pg(57)

16

2.2 MARCO CONCEPTUAL

2.2.1 Cuentas Corrientes

La cuenta corriente bancaria es un contrato entre una empresa y un

Banco; mediante la cual, el primero deposita dinero. El dinero de la

cuenta corriente puede disponerse posteriormente a través de giro de

cheques o de un cajero automático; también, hacer pagos mediante una

tarjeta de débito, pagos automáticos de cuentas de servicios o girar

dinero hacia otras cuentas a través del sitio web del banco. El Banco

deberá entregar una chequera, tarjeta de cajero automático que al

mismo tiempo puede ser una tarjeta de débito, dar acceso seguro a un

sitio web (si es que cuenta con él), e incluso otorgar una línea de crédito,

cuyo monto dependerá de las características del cliente.

2.2.2 Cheque

Es un título valor que constituye una orden de pago del girador a una

empresa del sistema financiero girada, a fin de que pague con fondos

de su cuenta corriente una cantidad de dinero a favor de un tercero

denominado tenedor. Un cheque se debe pagar a la vista el día de su

presentación (excepción cheque de pago diferido). El cheque debe ser

pagado por su valor nominal y en la misma unidad monetaria que

expresa su importe. El plazo de presentación de un cheque para su pago

es de 30 días.

2.2.3 Bancarización

Es la denominación con la cual se conoce al hecho de que todas las

personas y empresas que realizan operaciones económicas, las

canalicen a través de empresas del sistema financiero, a fin de evitar la

evasión tributaria y procurar la formalización de la economía. Las

normas de Bancarización exigen que todo pago de sumas de dinero a

partir de S/. 3,500 ó USD 1,000 deba ser realizado utilizando

determinados medios de pago formales con intervención de alguna

empresa del sistema financiero (Bancos, Financieras, Cajas

http://www.bancafacil.cl/bancafacil/servlet/Contenido?indice=1.2&idPublicacion=2500000000000014&idCategoria=6#self



17

Municipales, etc.), para tener derecho a deducir gastos, costos o

créditos para fines tributarios.

2.2.4 Arqueo de Caja6

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del

efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si

se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que

arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en

Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los

controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Dicho de otra

manera, Arqueo de Caja es una operación por medio de la cual se

comprueba si el saldo que arroja el libro, es conforme o no.

2.2.5 Conciliación Bancaria

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los

bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los

bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten

dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes

necesarios en los libros de la Empresa. Esto se realiza ya que es común

que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan

con los de nuestros libros contables. Abonos hechos a la Empresa por

el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o

cualquier otro concepto.

2.2.6 Empresa

Conjunto de actividades humanas organizadas con el fin de producir

bienes o servicios. Requiere de una razón de ser, una misión, una

estrategia, objetivos, tácticas y políticas de actuación. Se necesita de

una visión previa, y de una formulación y desarrollo estratégico de la

empresa.

6 Hernández, B. F. J. (2011). Análisis y gestión de los instrumentos de cobro y pago (UF0339). España: IC Editorial. | apuntes. Pg. (101)

http://es.wikipedia.org/wiki/Actividad_econ%C3%B3mica

http://es.wikipedia.org/wiki/Producci%C3%B3n_(econom%C3%ADa)

http://es.wikipedia.org/wiki/Motivaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Misi%C3%B3n_empresarial&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/wiki/Estrategia_empresaria

http://es.wikipedia.org/wiki/T%C3%A1ctica

18

2.2.7 Control Interno del efectivo 7

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el

propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que

puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por

objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y

confiabilidad de los registros mediante:

División del trabajo

Delegación de autoridad

Asignación de responsabilidades

Promoción de personal eficiente

Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

2.3 MARCO LEGAL

- LEY Nº 28708- LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE

CONTABILIDAD

Tiene como objeto de ley establecer el marco legal para dictar y aprobar

normas y procedimientos que permitan armonizar la información contable de

las entidades del sector público y privado, tiene los siguientes objetivos:

a) Armonizar y homogeneizar la contabilidad en los sectores público y privado

mediante la aprobación de la normatividad contable.

b) Elaborar la Cuenta General de la República a partir de las rendiciones de

cuentas de las entidades del sector público.

c) Elaborar y proporcionar a las entidades responsables, la información

necesaria para la formulación de las cuentas nacionales, cuentas fiscales y al

planeamiento.

d) Proporcionar información contable oportuna para la toma de decisiones en

las entidades del sector público y del sector privado.

7 http://www.gestiopolis.com/tipos-de-sociedades-y-teoria-basica-de-la-contabilidad/

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtml

19

- NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA.

NIA 400 – Evaluación de Riesgo y Control Interno

El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) es establecer

normas y proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los

sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoría y

sus componentes

- NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS (NAGAS)

El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir

con la norma de ejecución del trabajo que requiere que el Auditor debe

efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno existente.

- LEY GENERAL DE SOCIEDADES

Indica que el Gerente es el responsable del establecimiento y mantenimiento

de una estructura de control interno diseñada para proveer una seguridad

razonable de que los activos de la sociedad estén protegidos contra el uso no

autorizado y que todas las operaciones son efectuadas de acuerdo con

autorizaciones establecidas y son registradas apropiadamente.

20

CAPITULO III

III. MARCO METODOLOGICO

3.1 MATERIAL DE ESTUDIO

3.1.1 Población

Está representada por la Empresa Transportes y Servicios Generales

Joselito S.A.C.

3.1.2 Muestra

Está representada por el área de caja y bancos de la Empresa

Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C

3.2 MÉTODOS Y TÉCNICAS

3.2.1 Método aplicable a la investigación

El presente trabajo emplea el método Descriptivo ya que los datos

investigados son obtenidos por observación directa para determinar las

características del diagnóstico de la empresa en cuanto al control interno

y la gestión en el área de caja y bancos de la Empresa Transportes y

Servicios Generales Joselito SAC.

3.2.2 Técnicas

Se aplicará la Técnica de la Observación para analizar el ambiente donde

se realizan las operaciones del área de caja y bancos de la empresa, se

aplicará la Técnica de Análisis documental sobre la documentación que

la empresa posee y utiliza, se realizara encuestas a través de una lista de

21

preguntas donde los resultados obtenidos serán necesarios para

elaborar el presente trabajo de investigación.

Técnicas de tratamiento y análisis de Información

El tratamiento de datos obtenidos en el desarrollo de nuestra

investigación se analizó y se presentan en cuadros y gráficos para

mayor detalle e interpretación.

Técnicas de Procedimiento de datos

Según la naturaleza de las variables, tanto dependiente como

independiente, se utilizarán las técnicas e instrumentos que se

indican a continuación:

TÉCNICAS INSTRUMENTOS

- Entrevista

- Observación

- Revisión Documentaria

- Guía de Entrevista

- Guía de observación.

- Guía de revisión documentaria

3.3 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

La presente investigación presenta un diseño no experimental, porque no se

realizará ningún experimento; solo se procederá a describir y explicar los

acontecimientos relacionados a la Implementación del Sistema de Control Interno

al Área de Caja y Bancos de la Empresa Transportes y Servicios Generales

Joselito S.A.C.

Para cumplir con el objetivo de nuestra investigación se aplicará el siguiente

diseño:

22

Diagrama:

T

X -------> O -------> P

Dónde:

X = Realidad

O = Observación

P = Propuesta

T = Marco Teórico

23

CAPITULO IV

IV. RESULTADOS

4.1 DATOS DE LA EMPRESA

Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C, con RUC N° 20132120821,

inscrita en registros públicos Partida N° 11007014 es una persona jurídica de

administración familiar ubicada en Av. Túpac Amaru N° 1586 Urb. Mochica La

Libertad- Trujillo – Trujillo.

Inicia sus actividades el 01 de enero del año 1988, hasta la actualidad ha

facilitado el desarrollo comercial de organizaciones a nivel nacional, siendo de

esta manera participe del crecimiento económico y social de nuestro país.

De conformidad con el estatuto y según el objeto social, la actividad económica

y ámbito de aplicación principal de la compañía es: Brindar el servicio de

transporte de carga por carretera.

Las operaciones que realizan Transportes y Servicios Generales Joselito

S.A.C. comprenden desde la ciudad de Lima hacia todo el norte del país.

La Empresa Transportes Y Servicios Generales Joselito SAC brinda un

eficiente servicio y asesoría para el traslado de carga pesada como

combustible, harina de pescado, aceite de semillas entre otros, permitiendo

que llegue en menor tiempo posible a su destino.

4.1.1 Misión

“Proveer servicios de transporte especializado, oportuno, eficiente y

seguro, para cubrir las necesidades y expectativas de calidad de

nuestros clientes”.

24

4.1.2 Visión

“Ser líder en el Perú en el transporte especializado de Líquidos No

Hidrocarburos y Carga Seca No Peligrosa, generando valor para

nuestros clientes, trabajadores y accionistas”.

4.1.3 Presentación Del Organigrama

La estructura organizativa se puede definir como la distribución de

cargos o responsabilidades, estableciendo relaciones de autoridad

mediante la respectiva división de funciones, creándose así las distintas

unidades estructurales que integran la organización.

Como menciona DAmbrossio, “la estructura organizativa de la empresa

se crea para realizar las funciones, las actividades y para cumplir los

deberes y las responsabilidades de los componentes sociales de la

organización8”. Transportes y Servicios Generales Joselito SAC no

cuenta con un organigrama bien establecido según las técnicas

aplicadas en la investigación se puede diseñar el siguiente

organigrama.

8 DAmbrosio, S. E. (2009). Organigrama. Argentina: El Cid Editor. Pág (71)

25

Junta General de Accionistas

Directorio

Jose Teófilo Paredes Castro

Gerencia General

Esther Risco Esquen

Asesoría Contable y Tributaria

Carlos Eduardo Paredes Rodríguez

Gerencia Comercial y de Operaciones

Jose Octavio Paredes Rodriguez

Gerencia de Finanzas, Logística y Mantenimiento

Luis Alberto Paredes Rodríguez Gerencia de

Administración, Contabilidad y Recursos

Humanos

Francisco

Rodriguez

Rodriguez

Jefe de Trafico

Cisternas

Hedber Aguirre

Vacalla

Jefe de Trafico

Plataformas

Angie Lloclla

Noblecilla Jefe

de Control GPS

Laura

Rodriguez

Sifuentes

Jefe de

Facturacion y

Cobranza

David Emilio

Chavez Valeriano

Coordinador de

Mantenimiento

Gim Sarmiento

Sánchez Jefe de

Almacén

Yulissa Tarrillo

Lujan

Asistente de

Control

Financiero

Luz Guevara

Administración

Lima

Grace Viloche

Recursos

Humanos

Guillermo

Pesantes Luna

Jefe de

Contabilidad

Miguel García

Seguridad e

Informática

Jose Ñaupari Gil

Asistente de

Operaciones

David Mantilla

Asistente de

Liquidaciones

Choferes

Operadores de

GPS

Llanina Vera

Caruajulca

Asistente de

Facturacion

Beder Alfaro

Medina

Asistente de

Facturación

Lima

Lavadores

Mecánicos

Eder Valeriano

Asistente de

Almacen

Practicantes

Anahis Pretell

Asistente de

Finanzas

Sugey Tirado

Cajera

Practicantes

Erika Sanchez

Asistente

Milagros

Mamani

Asistente

Practicantes

Scot Horna

Activos e

Inventarios

Marilyn Casas

Provisiones

Verónica

García

Clientes

Jorge Luis

Carbajal

Vigilante

Pedro Castillo

Vigilante

Julio

Cristian

Sánchez

Planillas

Jean Carranza

Caja y Bancos

Figura 4.1 Organigrama General

26

4.2 IDENTIFICACION DE LAS PRINCIPALES DEFICIENCIAS

En las evaluaciones y análisis que se realizaron al área de caja y bancos

de la Empresa de Transportes y Servicios Generales Joselito SAC

mediante la observación, encuestas, cuestionarios y entrevistas a

trabajadores y directivos; se pudo establecer que las principales

deficiencias que se encuentran en el área de caja y bancos son:

Existe una caja fuerte para el manejo del efectivo, sin embargo la

clave la manejan, el gerente financiero, la cajera y la asistente

administrativa, además no está ubicada en un lugar seguro

exponiéndose así a robos o perdidas.

No se realizan arqueos sorpresivos, sino que estos están

programados, y su ejecución está prevista por el responsable del

manejo del efectivo, por otro lado, no se cuenta con formatos

apropiados para ello.

Los depósitos en cuenta los realiza la persona encargada del manejo

del efectivo, sin que para ello se le asigne un custodio que salvaguarde

el traslado del dinero desde la sede de la empresa hasta las entidades

financieras.

No se documentan apropiadamente los egresos de caja, se utiliza un

simple papel que en la gran mayoría de casos no cuenta ni con la firma

o sello de la persona que entrega el efectivo ni con la rúbrica de quien

recibe el dinero.

Las chequeras en blanco no son custodiadas en la caja fuerte ni

tampoco se encuentran restringidos los sellos para los cheques,

corriendo el riesgo que alguna persona no autorizada los manipule.

No se realizan conciliaciones bancarias de manera regular lo que

deviene en una posible discrepancia entre los saldos reales de las

cuentas bancarias y el saldo contable que se refleja en libros, lo que

propicia una toma de decisiones errada pues la información contable no

resulta confiable.

La sucursal de Lima no envía los reportes y documentación de

egresos diariamente, causando vacíos e incertidumbre a la hora de

27

verificar que los egresos realizados o entregas a rendir cumplan con los

requisitos mínimos de control establecidos por el área.

El personal del área desconoce la existencia de un manual de

organización y funciones, por lo que obviamente no se aplica.

Se realizan anticipos de sueldos y salarios con dinero de caja chica,

tanto a trabajadores como a algunos de los gerentes sin dejar ninguna

nota de salida de efectivo.

Así también, los gerentes tienen libre disposición del dinero de caja

chica, tanto para uso personal como para actividades de la empresa y

no sustentan los gastos debidamente.

La información contable no se procesa por completo al cierre de cada

mes.

4.3 PRESENTACION DE LA SITUACION DEL AREA

Desarrollo de cuadros con resultados de cuestionarios y encuestas

aplicadas a los trabajadores y directivos de la empresa Transportes y

Servicios Generales Joselito SAC.

GRAFICO N° 1

¿Conoce usted la estructura organizacional de la empresa?9

NUMERO %

SI 10 32%

NO 21 68%

TOTAL 31 100%

9 Hace referencia al documento o esquema que representa gráficamente la distribución organizativa de la empresa, no a los cargos que tiene cada trabajador.

Fuente: Encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC

Elaboración: Propia

28

DESCRIPCION

El gráfico muestra que el 32% del personal conoce la estructura organizacional de

la empresa, lo que nos deja con un alarmante 68% que manifestó desconocer este

aspecto, deduciendo de esto una carencia comunicativa, aspecto principal de los

componentes del control interno.

GRAFICO N° 2

¿Tiene usted conocimiento acerca de los manuales y procedimientos

establecidos para sus tareas?

NUMERO %

SI 8 26%

NO 23 74%

TOTAL 31 100%

32%

68%

SI NO





29

DESCRIPCION

Como podemos ver, tan solo ocho trabajadores conocen los manuales y

procedimientos que rigen sus labores, el 76% restante no ha sido puesto al corriente

de dichos manuales.

GRAFICO N° 3

¿A lo largo de su estadía en la empresa, ha realizado usted diferentes funciones

en la misma o diferente área?

NUMERO %

SI 3 10%

NO 28 90%

TOTAL 31 100%

26%

74%

SI NO





30

DESCRIPCION

A través del gráfico observamos que apenas el 10% de trabajadores han rotado en

lo que a funciones respecta, los demás, han permanecido en el mismo puesto desde

su arribo al centro de labores.

GRAFICO N° 4

¿Considera usted que la capacitación que ha recibido para desempeñar sus

labores lo han dejado expedito para cumplirlas con eficacia?

NUMERO %

SI 5 16%

NO 26 84%

TOTAL 31 100%

10%

90%

SI NO





31

DESCRIPCION

Podemos decir con certeza casi absoluta, que el personal de la empresa no siente

que ha sido capacitada adecuadamente para realizar sus tareas, pues el 84% del

personal así lo cree, el 16% restante manifiesta haber recibido la capacitación

necesaria para cumplir sus labores.

GRAFICO N° 5

¿Según su criterio, crees usted que se lleva un control10 adecuado en el área de

caja y bancos?

NUMERO %

SI 11 35%

NO 20 65%

TOTAL 31 100%

10 Entiéndase por control, las medidas adoptadas para verificar el cumplimiento de las labores respecto de un plan prestablecido (Martínez Calderin, 2009, pág. 4)

16%

84%

SI NO





32

DESCRIPCION

Podemos apreciar que el 35% de los trabajadores de la empresa consideran que se

lleva un buen control del área de caja y bancos, sin embargo, el 65%, opina que el

control es deficiente.

GRAFICO N° 6

¿Sabe usted si se realizan arqueos sorpresivos en caja chica?

NUMERO %

SI 4 13%

NO 27 87%

TOTAL 31 100%

35%

65%

SI NO





33

DESCRIPCION

El gráfico indica que tan solo el 13% de los trabajadores creen que los arqueos de

caja que se realizan son sorpresivos, dejándonos con un 87% que dan opinión en

contrario.

GRAFICO N° 7

¿Se realiza una conciliación bancaria de manera periódica?

NUMERO %

SI 26 84%

NO SABE 5 16%

TOTAL 31 100%

13%

87%

SI NO





34

DESCRIPCION

El 84% de los trabajadores señala que se realizan las conciliaciones bancarias de

manera periódica, dejándonos con un 16% que desconocen si estas se llevan a

cabo o no.

GRAFICO N° 8

¿Se realizan a tiempo los pagos a proveedores?

NUMERO %

SI 12 39%

NO 19 61%

TOTAL 31 100%

84%

16%

SI NO





35

DESCRIPCION

La gráfica indica que el 39% de los trabajadores opinan que los pagos si se realizan

a tiempo mientras que un 61% discrepa, dejando entrever criterios muy

diferenciados para evaluar este aspecto.

GRAFICO N° 9

¿Según los conocimientos que tiene sobre la empresa, considera que esta

cuenta con los recursos necesarios para implementar un sistema de control

interno11?

NUMERO %

SI 27 87%

NO SABE 4 13%

TOTAL 31 100%

11 Tómese como la capacidad para afrontar los gastos y costos de la implementación sin que estos degeneren la liquidez a mediano plazo de la empresa.

39%

61%

SI NO





36

DESCRIPCION

En cuanto a la factibilidad económica, vemos que el 83% de los empleados

considera que es viable la implementación de un sistema de control interno, sin

embargo el 13% de ellos manifiestan su desconocimiento al respecto.

GRAFICO N° 10

¿Cree usted que sus compañeros estén dispuestos a modificar sus funciones, o

la forma en la que realizan sus tareas con la finalidad de mejorar su gestión o

función?

NUMERO %

SI 16 52%

NO 15 48%

TOTAL 31 100%

87%

13%

SI NO





37

DESCRIPCION

Esta pregunta nos permite evaluar la disposición de los colaboradores para afrontar

cambios en su modus operandi, siendo que el 52% opina que sus compañeros

tienen una actitud positiva frente al cambio, mientras que un cercano 42% asevera

que no.

4.4 IMPLENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Para la implementación de un sistema de Control Interno en el Área de

Caja y Bancos de la Empresa de Transportes y Servicios Generales

Joselito SAC es necesario considerar:

4.4.1 Formatos para el Área de Caja y Bancos

Durante la evaluación al área de caja y bancos de la Empresa

Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C se encontró que

no se utilizaban formatos estandarizados para la ejecución y registro

de las herramientas de control. Con la finalidad de documentar el

proceso aplicativo del sistema de control interno y las operaciones

del área de caja y bancos se diseñaron y elaboraron los siguientes

formatos para cada punto de control:



52%48%

SI NO

38

Arqueo de Caja

Conciliación Bancaria

Liquidación de Caja Chica

Constancias de egreso e ingreso de caja

Orden de Pago

Veamos a detalle cada uno de ellos.

FORMATO PARA EL ARQUEO DE CAJA

Este formato se realizó de manera que se especifiquen en él todos y cada uno de

los datos que son indispensables para tener una noción clara del resultado de la

medida de control. El responsable de realizar el arqueo deberá pedir a la cajera

que detenga todas las actividades, a continuación contará todo el dinero hallado

en caja delante de ella, de manera que ésta pueda dar conformidad de que el

arqueo se realizó de manera transparente, estampará su firma y huella digital como

prueba de ello y realizará sus descargos en caso se encuentren observaciones.

39

TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO S.A.C.

ARQUEO DE CAJA CHICA

FECHA: HORA DE INICIO:

LOCAL: RESPONSABLE:

FONDO TOTAL DE CAJA CHICA: S/. 15,000.00

FONDO DE GASTOS: S/. 15,000.00

BILLETES:

200.00

CANTIDAD

S/.

IMPORTE

-

100.00 S/. -

50.00 S/. -

20.00

10.00

MONEDAS:

5.00

CANTIDAD

S/.

S/.

-

IMPORTE

-

2.00 S/. -

1.00 S/. -

0.50 S/. -

0.20 S/. -

0.10 S/. -

0.05 S/. -

TOTAL S/. -

SON:

OBSERVACIONES:

RESPONSABLE ARQUEO CAJERA

40

FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS

Este formato para las conciliaciones, nos permite conocer los pendientes que

tengamos, ya sean operaciones reales que no se han contabilizado o por

operaciones contabilizadas que no se pueden acreditar en las cuentas

bancarias, sea cual sea el caso, podremos ver las diferencias de nuestros saldos

reales contra los saldos contables y podremos controlar la confiabilidad de la

información contable que entrega el área de Caja y Bancos.

41

FORMATO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA

Haciendo uso de este formato tendremos un control específico de todos y cada uno

de los egresos de caja, debidamente sustentados con su comprobante de pagos o de

egresos.

42

FORMATOS DE INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA

Para temer control preciso acerca de a quien se le entrega dinero y quién nos lo

alcanza, se diseñaron estos formatos específicos, que se adaptaron perfectamente a

su fin, documentar el proceso de caja y bancos, especialmente aquellas operaciones

que implican la entrega o recepción de dinero en efectivo.

43

FORMATO ESTÁNDAR PARA PAGO A PROVEEDORES

Fue absolutamente necesario estandarizar las órdenes de pago a utilizar, pues

estos se realizaban sin ningún documento físico que quede como constancia del

pago (a excepción de las facturas u otro documentos de carácter tributario), de

esta manera no era posible identificar con facilidad el origen del gasto, tanto para

control interno, como para la distribución del gasto para la elaboración de los

EE.FF. veamos ahora, el documento en cuestión:

44

4.4.2 Flujogramas para el Área de Caja y bancos

Con la finalidad de especificar los procedimientos exactos y

detallados que ha de seguir el personal del área de Caja y Bancos

de la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C

para ejecutar las operaciones de manejo y control de dinero, se ha

diseñado flujogramas para las operaciones consideradas críticas

con la finalidad de minimizar el riesgo y así alcanzar los objetivos

propuestos.

Los flujogramas que se han diseñado, son los siguientes:

FLUJOGRAMA PARA EL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA

Considerando que en la empresa no se estaba realizando de manera paulatina

las conciliaciones bancarias, fue absolutamente necesario indicar las pautas

específicas para su correcta elaboración, proveyendo al ejecutor de un formato

y un diagrama de procedimientos a manera de guía para que el resultado de

esta conciliación muestre la contrastación entre la información contable que

otorga el área de Caja y Bancos y la realidad, de tal manera que el área de

caja y bancos pueda asegurar el envío de información verás a quien lo

requiera.

45

cuenta

Documento: Procedimiento

para la conciliación bancaria

Área: Gestión de Caja y Bancos

Responsable: Asistente de tesorería

Control

G.F.

FLUJOGRAMA 1

Procedimiento Conciliaciones Bancarias

Inicio

Extraer

Información de

movimientos

bancarios

Estado de

bancarios

Reporte de

Conciliación

bancaria

¿Existen

diferencias?

SI

Tesorería

¿Se encuentra

identificado el

documento?

O

SI

contable

Fin

ELABORADO POR:

Diana Vega Polo

REVISIÓN No:0

FECHA DE APROBACIÓN:

FECHA DE MODIFICACIÓN:

Realizar el registro

Asistente de

Tesorería

Verificar

Documentos no

contabilizados

Asistente de

Nota

Depósitos no

contabilizados,

Cheques no

cobrados, entre

otros

NO

Gestionar con el

N

banco para

identificar el

documento y

regularizarlo

Asistente de

Tesorería

Comprobante

contable

Cotejar movimientos

de la empresa vs

movimientos

bancarios

Asistente de

Tesorería

Extraer

Información de

auxiliar de bancos

Mayor de

bancos

Extraer

información de

estados de cuenta

bancarios

Asistente de

Tesorería

Asistente de

Tesorería

46

FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DEL FLUJO DE CAJA

PROYECTADO

Para el caso de la proyección de flujos de efectivo, no se ha establecido un

formato específico, debido a la variabilidad de los ítems a considerar mes a

mes, tratando de no encasillar la visión del responsable de su elaboración, sin

embargo, enmarcar el procedimiento que hay que seguir para su elaboración

es imperante, por lo que se diagramó el procedimiento para su completo

entendimiento:

Este procedimiento abarca desde la obtención de información del flujo anterior,

hasta las posibles acciones después de su elaboración, lo cual implica un

adelanto de pagos a los proveedores en caso haya un superávit de ingresos

en el periodo considerado o la búsqueda de financiamiento externo en caso de

déficit de liquidez para cumplir las obligaciones de la empresa, de esta manera

se garantiza los pagos a tiempo a nuestros proveedores, tanto internos como

externos.

A pesar de que su elaboración corresponde al área de Caja y Bancos, lo que

es realmente la base de su fiabilidad, es la información obtenida de otras áreas,

y considerando que se trata de una estimación, hay que aplicar el principio de

prudencia para que el flujo proyectado guarde un margen de error mínimo.

47

Documento: Procedimiento para la elaboración de la proyección de flujo de caja


Responsable: A. Finanzas

Control

G.F.

FLUJOGRAMA 2

Ingresos por

ventas (contado o

crédito) Anticipo

de clientes y

aportes de

accionistas

Valores por pagar de

sueldos, liquidaciones,

letras, impuestos, pago a

proveedores, gastos

operativos

REVISIÓN No: 0


FECHA DE

MODIFICACIÓN:

ELABORADO POR:

Diana Vega Polo

48

FLUJOGRAMA PARA EL PROCEDIMIENTO DE VENTAS, COBRANZA Y

FACTURACIÓN

Esta es una fase crítica, pues representa el manejo, control y custodia de lo

que mantiene vivo el negocio, el dinero. Este esquema, representa como es

que se va a controlar el dinero que ingresa a la empresa y la forma en que se

va a proceder en este punto debe ser determinada con minuciosidad y el

Flujograma elaborado, pretende cubrir las actividades que se han de realizar

desde que llega la proforma del servicio, pasando por la evaluación crediticia

y el pago en caso éste se realice en efectivo, hasta el momento en el que se

emiten los comprobantes de pago correspondientes y las letras en el caso de

las ventas al crédito.

Cabe mencionar que si bien no es común en la empresa, hay servicios, que

debido a la urgencia o naturaleza espontánea, no requieren de la elaboración

de un contrato propiamente dicho, y como no exceden los importes mínimos

estimados por SUNAT para la bancarización, se pagan en efectivo en la caja

de la empresa.

Una vez hecho el pago en efectivo o confirmado el abono por otros medios de

pago, ya se procede a la facturación y se programa la ejecución del servicio.

49

Emisión

de

facturas

y/o letras

Se envía para

aprobación

Se estipula

medio de pago

Recibe

proforma de

de servicio

Archiva expediente

Se cobra en efectivo o se confirma

abono (cheque, transferencia,

depósito)

Tipo

de venta

CONTADO CREDITO

SI

NO

G.

Financiero

¿Aprueba?

Cajera

Se envía

expediente A

NO

FIN

A SI

Nota Implica que

cliente ahora

tiene línea de

crédito

Cajera

Ingreso de

caja

Cajera

Cajera

A

FIN

INICIO

¿Tiene

línea de crédito?

Facturas

Letras

Documento: Procedimiento para las ventas


Responsable: Cajera

Control

G.F.

FLUJOGRAMA 3

ELABORADO POR:

Diana Vega Polo

REVISIÓN No: 0


FECHA DE

MODIFICACIÓN:

Cajera

50

FLUJOGRAMA PARA EL PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES Y

OTROS

Para el caso particular de pagos a proveedores, se ha elaborado un formato

especial (Orden de Pago) que junto al Flujograma que se presenta a

continuación, documentan el proceso completo de pagos a proveedores.

Si bien este procedimiento se ejecutaba diariamente, al no tener lineamientos

que homogenicen su ejecución, se presentaban errores constantes como

pagos errados, pagos sin considerar la detracción u omisiones que significaban

gastos por intereses. Además de esto, al no estar debidamente documentado

el proceso, no se podía designar a un responsable específico que asuma las

consecuencias de las faltas incurridas.

Es así que el presente Flujograma representa a detalle las actividades que se

deben realizar para ejecutar de manera satisfactoria el pago a los proveedores

y otros acreedores, dichas actividades abarcan desde la aprobación por parte

del Gerente Financiero, la recepción de la orden de pago, y validación de

documentos, hasta el pago propiamente dicho y la comunicación a nuestros

proveedores del abono a sus cuentas.

51

Gestionar Pagos

INICIO

¿Pagos

NO B autorizados?

A

SI

Recibir Órdenes

de Pago

con

facturas u

otros doc.

Auxiliar de

Caja y Bancos

Validar datos de

factura de acuerdo

a la Órden de

Pago

Auxiliar de Caja y Bancos

Registrar

documentación en

el sistema

contable

Auxiliar de Caja y Bancos

Cheques

Realizar

pagos

Efectivo

Calcular retención

y/o detracción

Auxiliar de

Caja y Bancos

Registrar los

pagos,

retenciones y

datos de personas

autorizadas para

retirar el pago y

enviar el detalle al

banco

Asistente de

Caja y bancos

Llenar cheques

Cajera

Comprobante

de egreso de

cheques

Transferencias

Ingresar

información en el

formulario o

elaborar carta de

autorización o

cargar en el

sistema del banco

Cajera

Comprobante

de egreso,

comprobante

de

transferencia

Autorizar pago

con fondo fijo

Gerente Financiero

Comprobante

de egreso

Imprimir voucher

contable y pago

de impuestos

Asistente de Caja y Bancos

Retenciones,

Detracciones y

Percepciones

Aprobar los

documentos

Gerente Financiero

¿Es correcto?

SI

Enviar

NO documentos para A

corrección

Asistente de Caja y Bancos

Firmar cheques o

aprobar

transferencias Gerente General

Emitir y firmar

reporte de pagos

enviados Cajera

Separar cheques

por agencia

y

para el caso de

transferencias se

comunica al

proveedor Cajera

B

FIN

REVISIÓN No: 0


FECHA DE

MODIFICACIÓN:

ELABORADO POR:

Diana Vega Polo

Documento:

Procedimiento de

pagos a

proveedores y

Otros

Área: Caja y Bancos

Responsables Control G.F.

A. Finanzas FLUJOGRAMA 4

FIN

52

4.4.3 Aplicación del Sistema de Control Interno en el Área de Caja y

Bancos.

El cuadro que se presenta a continuación nos muestra la aplicación

del sistema de Control Interno en el área de Caja y Bancos de la

empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC, así como

su mejora en las mismas.

AREA DE CAJA Y BANCOS EMPRESA DE TRANSPORTES Y SERVICIOS

GENERALES JOSELITO SAC

ANTES DE APLICAR EL

SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

DESPUES DE LA

APLICACIÓN DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO

MEJORAS EN LA GESTION

OPERATIVA DEL AREA.

La caja fuerte estaba

ubicada a la vista del

público y la clave era de

dominio de personal

ajeno al área de caja y

bancos.

Se reprogramó la clave

de caja fuerte y ésta se

entregó únicamente a la

cajera y al gerente

financiero. Asimismo, la

caja fuerte fue instalada

en la parte trasera de la

oficina, oculta por el

escritorio de la cajera.

Se limita a dos los

responsables de la

custodia y disposición del

dinero de la caja fuerte.

Al estar fuera de la vista

del público, disminuye el

riesgo de robos.

No se realizaban arqueos

sorpresivos a caja.

Se consideró que el

contador general

designaría a un asistente

del área de contabilidad

realizar arqueos

sorpresivos.

Esto ayudará tener un

mejor control del efectivo

así como el uso del

mismo.

El depósito de lo

recaudado se hace sin

tomar medidas de

Se dispuso que el

personal de seguridad

acompañe a la

Disminuye

significativamente el

riesgo de asalto o robo

53

precaución ante robos o

asaltos.

encargada de caja a

realizar los depósitos en

las entidades financieras

indicadas.

Se estableció un horario

exacto para esta tarea,

así como rutas aleatorias

y medios de transporte

variados.

durante el traslado del

dinero.

Se entrega dinero de caja

chica sin un documento

apropiado, este no deja

constancia fehaciente de

quien entregó el dinero,

quien lo recibió ni que

destino se le dará.

Se encargaron formatos

de entregas a rendir

cuenta y comprobantes

de egreso de caja, los

cuáles deben contener

como mínimo el nombre,

DNI y firma del

beneficiario, así como la

fecha y el destino que se

le dará a los fondos. Por

último, el dinero no se

entregará si el

documento no lleva el

visto bueno del jefe

inmediato o gerente

financiero.

La cajera sabrá que

personas tienen entregas

por rendir, los importes,

fecha y el uso que se le

dio al dinero.

Se determina quién es la

persona que autoriza la

salida del dinero y el uso

que se le dará al mismo.

Las chequeras en blanco

y los sellos se encuentran

en un lugar poco seguro y

a la vista, además

algunos cheques se

dejan firmados,

propiciando un uso

indebido de los recursos.

Los cheques en blanco

se mantienen en la caja

fuerte, su uso es

autorizado únicamente

por el gerente financiero

quien lleva el control de

los correlativos, una vez

llenado, lo deriva a

gerencia para que sean

firmados, luego se sellan

y se giran.

Se garantiza que los

cheques sean girados

por importes y a

beneficiaros autorizados.

Se evita el mal uso de los

recursos por hurto y

falsificación de cheques

firmados.

54

No se realizan

conciliaciones bancarias,

solo se revisa cuando

hay alguna discrepancia

detectada por

contabilidad.

Se estableció un

procedimiento específico

para la conciliación

bancaria.

Esta se realiza cada mes

comparando operaciones

registradas contra

operaciones reales.

Los saldos contables de

las cuentas de bancos

coinciden con los de los

estados de cuenta

bancaria al final de cada

mes.

Las proyecciones de flujo

de efectivo se realizan en

base a información

confiable y real.

La sucursal de lima, no

envía la documentación

contable ni de control a

tiempo, lo que deviene en

reposiciones de fondos

fijos sin sustento

adecuado y la falta de

control de los egresos de

caja chica y entregas a

rendir cuenta.

Se estableció que el

envío de la

documentación de caja

lima se hará como

máximo al día siguiente

de la fecha en que se

realizaron los egresos.

Como medio de envío se

utilizarán los servicios de

un Courier.

Las reposiciones se

hacen con la certeza de

que los egresos tienen

sustento físico en

tránsito.

Se puede ingresar la

información contable

diariamente.

Se entregan adelantos de

sueldo a gerentes y

trabajadores sin dejar

registro formal de la

obligación que

adquirieron con la

empresa.

Estos se realizan con el

dinero del fondo fijo sin

emitirse un documento

sustentatorio apropiado.

Los adelantos de sueldo

se realizan con depósito

en la cuenta de haberes.

Los trabajadores firman

una carta de descuento a

tres o seis meses, la cual

queda sin efecto en caso

el trabajador pague

anticipadamente.

La rendición de fondos

fijos ya no presenta

faltantes sin justificación

física, pues los adelantos

se hacen a través del

banco.

Se tiene control de

cuánto debe cada uno de

los trabajadores a la

empresa.

Se tiene certeza de la

devolución del dinero con

la autorización de

descuento firmada.

Los gerentes tienen libre

disposición del dinero de

caja chica, tanto para uso

personal como para

Los gerentes ahora

firman un formato de

entrega a rendir cuenta.

Se tiene una noción clara

de los importes que

salieron de caja por

55

actividades de la

empresa, los cuales no

son sustentados

satisfactoriamente.

disposición de los

gerentes.

No hay un control

adecuado de las cuentas

por pagar, por lo que

suele pagarse intereses

debido a los pagos fuera

de tiempo.

Se aplican

procedimientos clave

para el pago de

obligaciones, ya sea con

proveedores o

trabajadores.

Se elabora una

proyección de flujo de

efectivo para prever los

pagos.

Los pagos se realizan a

tiempo y se evitan gastos

por intereses.

La proyección de flujo de

efectivo garantiza el

cumplimiento de las

obligaciones adquiridas y

permite programar pagos

anticipados en algunos

casos.

Mejora la imagen

crediticia de la empresa

con entidades financieras

y con proveedores,

obteniendo mejores

tasas y disminuyendo

costos de financiamiento

aumentando nuestra

liquidez en el corto plazo.

4.4.4 Costo de la implementación de un Sistema de Control Interno

en el Área de Caja y Bancos

La implementación de un sistema de control interno no se debe

considerar como un gasto sino como una inversión necesaria pues

los beneficios que se obtienen superan considerablemente los

costos en los que la empresa haya incurrido para su

implementación. Muy aparte de beneficios monetarios para la

empresa también se mejora las relaciones laborales entre todos los

trabajadores de la empresa y la calidad de la información brindada

56

a las áreas correspondientes. La empresa Transportes y Servicios

Generales Joselito cuenta con el presupuesto necesario para

implementar un sistema de control interno, entre los principales

costos está la impresión de nuevos formatos para el área de caja y

bancos, capacitaciones para los trabajadores del área de caja y

bancos, contratación de un profesional adecuado para evaluar cuán

ceñidos están los perfiles del personal actual con los nuevos MOF

que se han elaborado para los puestos críticos del área de Caja y

Bancos, así como la correcta difusión a los trabajadores de estos

manuales y del Organigrama. Así mismo se utilizan recursos propios

de empresa como computadoras, hojas, tinta entre otros.

4.5 RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO EN EL ÁREA DE CAJA Y BANCOS.

4.5.1 Presentación de resultados de la situación actual del área de

caja y bancos

GRAFICO N° 11

Respecto a los nuevos procedimientos implementados en el área ¿Cree usted que son?

% Número

Excelentes 52% 17

Buenos 27% 9

Regulares 21% 7

Malos 0% 0

TOTAL 100% 33 Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC


57

Fuente: Segunda encuesta realizada en la Empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC


DESCRIPCION

En el gráfico podemos notar que el 52% de los trabajadores piensan que los nuevos

procedimientos son excelentes, un 27% opinan que son Buenos y los 21%

restantes manifiestan que son regulares. Además vemos que ninguno de los

encuestados piensa que los procedimientos son malos.

GRAFICO N° 12 Considerando los nuevos formatos introducidos a los procesos ¿Cuán útiles cree usted que

son?

% Número

Muy útiles 73% 24

Medianamente útiles 24% 8

Mediocres 3% 1

Inútiles 0% 0



52%

27%21%

0%0%

10%20%30%40%50%60%

Excelentes Buenos Regulares Malos

RESPECTO A LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS IMPLEMENTADOS EN EL ÁREA ¿CREE USTED QUE SON?

58



DESCRIPCION

Este cuadro nos muestra la opinión de los trabajadores respecto a la utilidad de los nuevos

formatos introducidos a los procesos, es así que el 73% de ellos opina que son de gran

utilidad, 24% que son medianamente útiles y los 3% restantes, piensan que son mediocres.

GRAFICO N° 13 En cuanto al detalle, los flujogramas diseñados para los procesos del área de caja y bancos

son:

% Número

Muy detallados 64% 21

Detallados 30% 10

Poco detallados 3% 1

Ambiguo 3% 1



73%

24%3% 0%

0%20%40%60%80%

Muy útiles Medianamenteútiles

Mediocres Inútiles

LOS NUEVOS FORMATOS INTRODUCIDOS A LOS PROCESOS ¿CUÁN ÚTILES CREE USTED QUE

SON?

59



DESCRIPCION

En cuanto al detalle de los flujogramas diseñados, el 64% de los trabajadores opina

que son muy detallados, 3% manifiestan que son poco detallados y otros 3% que

son ambiguos.

GRAFICO N° 14 En su opinión, el riesgo actual respecto al manejo del efectivo se ha reducido de

manera:

% Número

Drástica 58% 19

Notable 24% 8

Parcial 12% 4

Imperceptible 6% 2



64%

30%

3% 3%

0%15%30%45%60%75%

Muy detallados Detallados Poco detallados Ambigüo

LOS FLUJOGRAMAS DISEÑADOS PARA LOS PROCESOS DEL AREA DE

CA JA Y BANCOS SON:

60



DESCRIPCION

El grafico muestra a un 58% de trabajadores quienes consideran que el riesgo del

manejo de efectivo ha disminuido de manera drástica, 24% que lo hico de manera

notable y un 6% afirma que la disminución es imperceptible.

GRAFICO N° 15

Teniendo en cuenta la relación Costo-Beneficio, diría usted que la implementación fue:

% Número

Muy Costosa 6% 2

Costosa 9% 3

Poco Costosa 73% 24

Barata 12% 4

TOTAL 100% 33



58%

24%12%

6%

0%

15%

30%

45%

60%

Drástica Notable Parcial Inperceptible

EN SU OPINIÓN, EL R IESGO AC TUAL RESPECTO AL MANEJO DEL EFEC TIVO

SE HA REDUCIDO DE MANERA:

61



DESCRIPCION

En cuanto al Costo, el 73% de los trabajadores encontraron la implementación, en

relación al beneficio obtenido, como poco costosa, 12% como barata y un 6%

opinan que fue muy costosa.

GRAFICO N° 16 ¿De qué manera cree usted que influenciaron los cambios implementados en la Gestión

Operativa del área?

% Número

Positiva 79% 26

Apreciable 21% 7

Ninguna 0% 0

Negativa 0% 0



6% 9%

73%

12%

0%15%30%45%60%75%

Muy Costosa Costosa Poco Costosa Barata

TENIENDO EN CUENTA LA RELACIÓN COSTO -BENEFICIO, D IR ÍA USTED QUE LA IMPLEMENTACIÓN FUE:

62



DESCRIPCION

El gráfico 16 muestra la opinión de los trabajadores considerando la influencia de

la implementación del sistema de control interno respecto a la gestión operativa,

manifestándola como “muy útil” un 73% de ellos, como mediocres un 3% sin

embargo, ninguno la halló inútil.

GRAFICO N° 17

De manera general ¿Piensa usted que los cambios implementados al área son?

% Número

Muy beneficiosos 61% 20

Beneficiosos 36% 12

Irrelevantes 3% 1

Perjudiciales 0% 0



79%

21%

0% 0%0%

20%

40%

60%

80%

Positiva Apreciable Ninguna Negativa

¿ D E Q U E M A N E R A C R E E U S T E D Q U E I N F L U E N C I A R O N L O S C A M B I O S E N L A

G E S T I Ó N O P E R A T I V A D E L Á R E A ?

63



DESCRIPCION

En cuanto a los cambios en general, un 61% de los trabajadores creen que los

cambios son muy beneficiosos para el área de caja y bancos, 3% de ellos opinan

que son irrelevantes, pero ninguno los halló perjudiciales.

4.5.2 Análisis Estados Financieros

Considerando que los cambios experimentados con la

implementación del sistema de control interno en la empresa deben

poder medirse y expresarse en términos cuantitativos para que

podamos evaluar cuán significativos han sido estos, tenemos a

continuación un análisis comparativo entre los Estados de Situación

Económica y Financiera de los años 2012 (periodo durante el cual

aún no se aplicaba un sistema de control interno) y 2013 que abarca

dentro de su alcance, los cambios aplicados en la gestión operativa

del área de Caja y Bancos, de manera tal que podamos ver el impacto

de estos cambios de manera tangible y explicar a grandes rasgos las

causas de estas variaciones

61%

36%

3% 0%0%

10%20%30%40%50%60%70%

Muy beneficiosos Beneficiosos Irrelevantes Perjudiciales

RESPECTO A LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS IMPLEMENTADOS EN EL ÁREA ¿CREE USTED QUE SON?

64

Descripción de la cuenta Contable

S/. S/. S/. S/. S/. %2012 2013 2012 2013

EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO 929,301 1,068,696 3.85% 4.22% 139,395 15%

VALORES NEGOCIABLES - - 0.00% 0.00% -

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES - TERCEROS 2,567,983 3,107,259 10.63% 12.28% 539,276 21%

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES - RELACIONADAS 219,628 228,413 0.91% 0.90% 8,785 4%

CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS Y A LOS

DIRECTORES 485,198 621,053 2.01% 2.45% 135,855 28%

CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS - TERCEROS 77,710 83,150 0.32% 0.33% 5,440 7%

CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS - RELACIONADAS - - 0.00% 0.00% -

SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO 453,185 530,226 1.88% 2.10% 77,041 17%

EXISTENCIAS 1,792,115 1,935,484 7.42% 7.65% 143,369 8%

TRIBUTOS POR RECUPERAR 514,591 602,071 2.13% 2.38% 87,480 17%

OTROS ( ANTICIPOS A PROVEEDORES ) 0.00% 0.00% -

Total Activo Corriente 7,039,711 8,176,354 29.14% 32.31% 1,136,643 16%

INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO NETO 17,034,824 17,034,824 70.50% 67.32% - 0%

INTANGIBLES 71,876 79,064 0.30% 0.31% 7,188 10%

ACTIVO DIFERIDO 14,970 15,719 0.06% 0.06% 749 5%

Total Activo No Corriente 17,121,670 17,129,606 70.86% 67.69% 7,936 0%

TOTAL ACTIVO 24,161,381 25,305,960 100.00% 100.00% 1,144,579 5%

Descripción de la cuenta Contable

ACTIVO CORRIENTE

ACTIVO NO CORRIENTE

TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO S.A.C.

ESTADO DE SITUACION FINANCIERAAl 31 de Diciembre del 2013

Expresado en Nuevos Soles

2013 - 2012

ACTIVO A. HorizontalA. Vertical

65

S/. S/. S/. S/. S/. %

2012 2013 2012 2013

SOBREGIROS BANCARIOS 161,284 138,704 0.67% 0.55% -22,580 -14%

TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA

TRIBUTARIO 198,280 235,953 0.82% 0.93% 37,673 19%

REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR COMERCIALES -

TERCEROS 160,832 167,265 0.67% 0.66% 6,433 4%

CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS 1,063,335 978,268 4.40% 3.87% -85,067 -8%

CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - RELACIONADAS 276,689 154,787 1.15% 0.61% -121,902 -44%

CUENTAS POR PAGAR A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS) DIRECTORES Y

GERENTES 26,732 29,138 0.11% 0.12% 2,406 9%

OBLIGACIONES FINANCIERAS 4,404,419 4,610,404 18.23% 18.22% 205,985 5%

CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 393,256 339,631 1.63% 1.34% -53,625 -14%

CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - RELACIONADAS 192 186 0.00% 0.00% -6 -3%

PROVISIONES 339 322 0.00% 0.00% -17 -5%

PASIVO TRIBUTARIO DIFERIDO (CP) 64,327 61,111 0.27% 0.24% -3,216 -5%

Total Pasivo corriente 6,749,685 6,715,769 27.94% 26.54% -33,916 -1%

OBLIGAIONES FINANCIERAS 6,421,971 5,651,334 26.58% 22.33% -770,637 -12%

Total Pasivo No Corriente 6,421,971 5,651,334 26.58% 22.33% -770,637 -12%

TOTAL PASIVO 13,171,656 12,367,104 54.52% 48.87% -804,552 -6%

CAPITAL 7,478,250 7,680,392 30.95% 30.35% 202,142 3%

CAPITAL ADICIONAL 292,076 330,046 1.21% 1.30% 37,970 13%

RESERVAS 657,454 794,056 2.72% 3.14% 136,602 21%

RESULTADOS ACUMULADOS 1,195,926 2,425,343 4.95% 9.58% 1,229,417 103%

RESULTADO DEL EJERCICIO 1,366,019 1,709,019 5.65% 6.75% 343,000 25%

TOTAL PATRIMONIO 10,989,725 12,938,856 45.48% 51.13% 1,949,131 18%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 24,161,381 25,305,960 100.00% 100.00% 1,144,579 5%

PATRIMONIO A. Horizontal

A. Vertical

A. Vertical

2013 - 2012

A. Horizontal

PASIVO CORRIENTE

PASIVO NO CORRIENTE

PASIVO

66

Como podemos ver, la empresa Transportes y Servicios Generales Joselito

S.A.C. ha tenido una mejora significativa en sus resultados para el periodo 2013,

siendo que se han incrementado en más de un 25% respecto del año anterior,

esto como consecuencia de las mejoras aplicadas en general a todo el conjunto

empresarial y propulsada evidentemente por la bonanza económica del periodo,

sin embargo, para los intereses propios de esta investigación, debemos

enfocarnos netamente en la forma en la que ha participado de estas mejoras en

los resultados económicos los cambios que hemos aplicado con la

implementación del sistema de control interno.

El dinero en efectivo, según podemos apreciar, para el periodo 2012, conformaba

el 3.85% del Activo, importe significativo sin dudas, sin embargo vemos un

aumento de S/. 139,395.00 Nuevos soles para el año 2014 con lo que aumentó

un 15% y ahora participa del 4.22% del activo, esto es reflejo claro de los nuevos

controles instaurados en el área de caja y bancos, manteniendo el efectivo a

salvo, controlando los egresos y los giros de cheques sin sustento.

Es importante considerar que al igual que el efectivo, todas nuestras cuentas por

cobrar han aumentado, esto debido a lo primeramente expuesto, sin embargo,

se acentúa debido a la mayor libertad de crédito que la empresa puede otorgar,

puesto que tiene mejor control sobre en qué y cómo se gasta el dinero y de esta

manera se evita egresos injustificados.

Otro factor que evidencia los efectos positivos del sistema de control interno al

área de caja y bancos, es la reducción considerable en pasivos por sobregiros

bancarios, el nuevo Flujograma para las conciliaciones bancarias con su

respectivo formato ha permitido reflejar de manera veraz los saldos bancarios

para poder tomar decisiones con la finalidad de evitar sobregirar nuestras

cuentas, es así que vemos una reducción del 14% respecto del periodo anterior.

Análisis de los cambios en la liquidez en base a las razones de liquidez:

67

La empresa experimento cambios significativos en liquidez, aumentando

prácticamente dos décimas respecto del año anterior, es así que podemos cubrir

deudas a corto plazo sin tener problemas al respecto.

Veamos cómo se comporta la capacidad de pago con la prueba ácida:

Una vez fuera de la ecuación las existencias y los anticipos otorgados, la

capacidad de pago disminuye significativamente, sin embargo los recursos con

mayor índice de convertibilidad quedan a disposición casi inmediata para cubrir

más del 80% de las obligaciones a corto plazo.

Aunque es poco probable que los acreedores apliquen en conjunto y por la

totalidad del monto adeudado los derechos adquiridos con la empresa, a manera

68

de comparación y capacidad de respuesta, este el comportamiento de la razón

de liquidez efectiva:

Es cierto que esta es una prueba que ninguna empresa, dentro de lo cotidiano,

sería capaz de pasar, sin embargo, lo relevante de esta información, es el

incremento de la capacidad para cubrir los pasivos que tenemos vigentes a corto

plazo respecto del año anterior.

Es preciso señalar que se incrementó los índices de liquidez, lo cual se puso en

manifiesto aplicando los distintos ratios para evaluarla, esto es muestra

fehaciente de que los nuevos procedimientos, formatos y controles aplicados a

la gestión operativa del área de caja y bancos, pueden, si es que se aplican con

rigor y disciplina, evidenciar cambios significativos en los resultados económicos

y financieros que buscan mejorar el desempeño y el uso del efectivo de la

empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC en un mediano plazo.

69

CAPITULO V

DISCUSION Y ANALISIS

El sistema de control interno es un conjunto de acciones desarrollado por toda la

empresa para proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los

objetivos planteados, un adecuado uso de recursos, elaboración confiable de

información contable, cumplimiento de normas, procedimientos y regulaciones.

En la empresa Transportes y Servicios Generales Joselito SAC una de las áreas

más críticas es la de Caja y Bancos por presentar en sus operaciones diarias un

considerable número de irregularidades generados por la carencia de controles.

Con este marco de análisis se efectuó la revisión de cada una de las operaciones

del área de caja y bancos de la empresa Transportes Joselito determinándose

que estas se efectúan solo por experiencia sin tener en cuenta normas internas,

parámetros o manuales.

Este diagnóstico se obtuvo gracias a cuestionarios de control interno, entrevistas,

encuestas a trabajadores y observaciones visuales respecto al personal

relacionado con el área de caja y bancos.

En cuanto a la organización, la Empresa Transportes y Servicios Generales

Joselito SAC no ha dado a conocer a sus trabajadores el esquema

organizacional de la empresa, tanto así, que el 68% de ellos, niega conocer dicha

estructura, además, el 74% de estos trabajadores afirma no conocer el manual

de Organización y Funciones, delegando el gerente o Jefe de área de manera

verbal las funciones de sus trabajadores según las necesidades diarias de la

empresa, así mismo los trabajadores del área desconocen la existencia de

formatos y procedimientos establecidos para cada tarea que realizan dificultando

la rotación de área del personal, la cual es inferior al 10%, así como una correcta

segregación de funciones. Como vemos, el aspecto organizacional del área es

pobre y esto es evidente para sus propios trabajadores.

De igual manera un alarmante 84% del personal, manifiesta que no está

correctamente capacitado, pues desconocen las últimas normas y directrices

70

necesarias para poder realizar sus operaciones en el área según los objetivos

de la empresa. Esta falta de conocimiento conlleva a poner en riesgo el efectivo

del área, ya que los trabajadores desconocen procedimientos básicos como

arqueo de caja chica, pues el 87% del personal indicaron que estos no son

sorpresivos, siendo este procedimiento necesario y fundamental en el área de

caja y bancos, tampoco se realiza una conciliación bancaria adecuada, tal es así

que el 84% de empleados reconoce que no se hacen de manera periódica, sino

esporádica.

En términos de pago a proveedores 61% de los empleados opinan que no hay

un correcto orden para ello ni un control necesario para su pago a tiempo,

causando que la empresa incumpla con sus obligaciones.

Por otro lado, según el 87% de los trabajadores, la empresa si cuenta con los

recursos necesarios para implementar un sistema de control interno, sin

embargo la posición respecto al cambio está dividida, pues un 52% opinan que

hay buena disposición para afrontar los cambios y un 48% piensa que no.

Luego de haber establecido un punto de partida considerando las deficiencias y

omisiones en el control del efectivo en el área de caja y bancos, se han

implementado cambios como; la elaboración de formatos que documenten las

labores específicas del área, creando parámetros precisos de lo que hay que

registrar y como y cuando hacerlo, quedando este material de consulta para

corroborar la forma en la que se ejecutaron los procedimientos establecidos,

minimizando las fallas, tanto así, que el 73% de los trabajadores, en una

encuesta posterior, los calificaron como “muy útiles” y que incrementa la

eficiencia y eficacia en cada proceso operativo del área de caja y bancos.

Para reforzar, se elaboraron cuatro flujogramas que guíen paso a paso cada uno

de los procedimientos más relevantes para el control del dinero en el área, que

son los flujogramas para los procedimientos de conciliación bancaria, flujo de

efectivo, pago a proveedores, y ventas, cobranza y facturación. Estos

flujogramas, tienen la misión de señalar una tras otra, cada tarea o actividad que

hay que desempeñar para llevar a cabo las operaciones del área con éxito,

siendo imprescindible el mínimo detalle al describirlas, dejando un sustento físico

que respalda la operación. Remitiéndonos al gráfico N° 13, vemos que un 64%

71

de trabajadores los perciben como “muy detallados” mientras que un 3% como

ambiguos.

Respecto a los efectos después de la implementación del sistema de control

interno, podemos decir que se han obtenido los resultados esperados.

Es así que, aunque no se puede cuantificar el nivel de seguridad, cambios como

la ubicación de la caja fuerte, alejándola del campo de visión de personas ajenas

a la empresa y el elaborar rutas alternas y horarios específicos para hacer los

abonos en cuenta del dinero recaudado, son previsiblemente medidas que

disminuyen el riesgo por pérdida o robo del dinero y así lo corroboran los

trabajadores, de los cuales un 58% opinan que el riesgo respecto al manejo del

efectivo, ha disminuido drásticamente, un 24% creen que la disminución fue

notable y un 6% indican que fue imperceptible.

Respecto a las entregas de dinero, ya sean a trabajadores o gerentes, vemos el

efecto del uso de los formatos inmediatamente, las entregas quedan sustentadas

y avalada la recepción del dinero mediante la firma y huella digital del

beneficiario, así también, los gerentes son conscientes de la necesidad de llevar

un control del dinero que entra y sale de caja, por lo que dejan firmado un

documento cada vez que toman dinero de caja, estas medidas, son una mejora

tangible en contraste con la total informalidad a la que estaban sometidas las

operaciones de entrega a rendir cuenta antes de la implementación del sistema

de control interno. Otro defecto que ha mejorado notablemente luego de la

implementación del sistema de control interno, ha sido la forma en la que se

utilizan y manejan las chequeras de la empresa, ahora, se guardan en la caja

fuerte y el gerente financiero lleva un control de los correlativos que salen a

emisión, previamente firmados y aprobados por el gerente, esta es una situación

totalmente opuesta a la que se vivía cuando las chequeras llevaban cheques

llenados y firmados y guardados en lugares de libre accesibilidad para

cualquiera.

Por otro lado y considerando que toda información entregada por el área debe

ser confiable y para serlo ha de tener un sustento adecuado, es así que los

cambios implementados para el envío de la información de la sucursal en Lima,

han generado que los sustentos físicos que respaldan las operaciones de ese

72

establecimiento anexo, lleguen a Trujillo para su revisión, análisis y registro con

un retraso máximo de dos días (esto solo los fines de semana), permitiéndonos

tener información real y oportuna.

Parte importante de la implementación de un sistema de control interno, es

conocer y disminuir los riesgos, es así, que para el caso de los adelantos de

sueldo, los trabajadores o gerentes, se ven obligados a firmar una carta de

autorización de descuento que se ejecutaría al final del periodo de préstamo

otorgado, siendo el descuento aplicable a sus remuneraciones o a su liquidación

de beneficios sociales, de manera tal que se garantiza la devolución del dinero

entregado y se disminuye el riesgo por pérdidas en este sentido.

En cuanto al costo de la implementación, sabemos que la relación costo-

beneficio es proporcional, esto se evidencia en el cuadro N° 15, donde vemos

que el 73% de trabajadores hallaron la implementación “poco costosa” en

comparación a los beneficios obtenidos.

Por lo tanto, con los cambios implementados con el sistema de control interno,

hemos mejorado los procedimientos del área de caja y bancos; catalogados

como excelentes por el 57% de los trabajadores y como buenos por otro 27%.

Respecto a los cambios en la gestión operativa del área, un 79% de trabajadores

afirmaron que los cambios la influenciaron de manera positiva.

Entonces, hemos visto como han influenciado cada uno de los cambios

implementados en el área en los diversos aspectos evaluados, lo que nos deja

con una apreciación general de mejora por parte de los empleados, pues un 61%

de ellos, afirmaron que los cambios fueron “muy beneficiosos” para la empresa,

mientras que un 3%, representados por una sola persona, manifestaron que los

cambios fueron irrelevantes.

73

CAPITULO VI

CONCLUSIONES

1.- La implementación de un sistema de control interno en el área de caja y bancos

de la empresa Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C. , mejora la

gestión, mediante la parametrización de las tareas y actividades necesarias para

llevar a cabo sus procesos, haciendo uso de los flujogramas elaborados para

cumplir con ellos, habiéndose estos elaborado para las operaciones críticas que

ejecuta el área y significando cada uno de estos un punto de control al cual se le

atribuye también un responsable, quien supervisa la correcta aplicación de lo

establecido por el sistema.

2.- Los procedimientos específicos que han de seguir los encargados del área de caja

y bancos se ven normados en los manuales de organización y funciones así como

con los flujogramas de operaciones, toda vez que estos obtengan carácter como

tales en los lineamientos corporativos de la Empresa Transportes y Servicios

Generales Joselito S.A.C. y se hagan llegar a los trabajadores con regularidad y

se verifique su cumplimiento más allá de la implementación reciente.

3.- Toda operación realizada en el área debe tener un sustento físico que deje certeza

de que tal operación ha sido realizada siguiendo los procedimientos establecidos,

esto se consigue, cuando las personas encargadas, haciendo uso de sus

facultades como trabajadores y según lo indicado en sus MOF, llenen los formatos

elaborados para cada tarea correctamente y sin mediar la influencia o coacción

de terceros. La objetividad de la documentación será pieza clave para su utilidad,

siendo que todos los documentos que respalden operaciones monetarias, deben

estar aprobados por un superior y contar con las credenciales del beneficiario.

4.- La implementación del sistema de control interno, permitió identificar los puntos

débiles del área de caja y bancos, analizar los procesos que los generan y realizar

los cambios necesarios en estos para minimizar los riesgos derivados de las

falencias halladas.

74

CAPITULO VII

RECOMENDACIONES

1.- Se recomienda a la empresa, mantener y continuar desarrollando los cambios

implementados por el sistema de control interno. Es importante tener en claro que

la mejora debe ser continua y no estacionaria, cada error es una puerta a una

mejora y esto depende de la idiosincrasia de los directivos y gerentes.

2.- Cuando se tratan cambios tan significativos en los métodos operativos a los que

estaban acostumbrados los trabajadores, es normal observar alguna resistencia

o desagrado ante el cambio, sin embargo es necesario que la empresa invierta

en planes de capacitación y evalúe constantemente al personal, específicamente

a los que intervienen en las labores que representan un riesgo económico para la

empresa.

3.- Respecto al uso de los formatos elaborados para documentar los procesos, es

necesario que sean llenados correctamente, se recomienda elaborar instructivos

metódicos y didácticos, los cuáles estén siempre a la mano para consultarlos ante

cualquier duda antes de cometer errores que puedan perjudicar al infractor o a la

empresa.

4.- Es recomendable, imprimir los flujogramas de procedimientos en un formato que

sea totalmente visible y colocarlos en el área de labores. Además, analizar

constantemente los procesos para evitar que se generen puntos débiles y

retroalimentar con la experiencia de los usuarios para corregirlos y mantener un

riesgo controlado.

75

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Aenor F. Dorites. Guía rápida de correspondencia para la integración de sistemas de gestión.

España: AENOR - Asociación Española de Normalización y Certificación, 2013.

Coopers, &. L. (2007). Los nuevos conceptos del control interno (Informe COSO). España:

Ediciones Díaz de Santos.

DAmbrosio, S. E. (2009). Organigrama. Argentina: El Cid Editor

Estupiñán G, Rodrigo. Control interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales:

análisis de informe COSO I y II (2a. ed.). Colombia: Ecoe Ediciones, 2006.

Estupiñán G, Rodrigo. (2009). Estado de flujos de efectivo y de otros flujos de fondo (2a.

ed.). Colombia: Ecoe Ediciones.

Granda, E. R. D. (2011). Manual de control interno: sectores público, privado y solidario (3a.

ed.). Colombia: Nueva Legislación Ltda.

Hernández, Francisco. (2011) Análisis y gestión de los instrumentos de cobro y pago.

España: IC Editorial.

Ladino, Enrique. (2009) Control interno: informe Coso. Argentina: El Cid Editor | apuntes.

Martínez, C. L. (2009). El control interno: un medio eficaz para la toma de decisiones en el

control de la gestión. Argentina: El Cid Editor | apuntes.

Oliver, E. (2012) “El proyecto de investigación y Tesis”. Escuela de Contabilidad - UNT.

77

ANEXO 01

GUIA DE ENTREVISTA PARA EVALUAR LA GESTIÓN EN LOS PROCESOS DEL ÁREA DE CAJA Y BANCOS DE LA EMPRESA TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO S.A.C.

¿Cómo considera que se encuentra el área de Caja y Bancos respecto a la gestión operativa de sus procedimientos?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿En qué medida a estos procesos se les establecen normas y lineamientos que estandaricen las tareas necesarias para

concretarlos?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Cuán veraz y oportuna considera usted que es la información contable generada y procesada por el área de Caja y

Bancos?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Cómo se obtiene la información para la elaboración de la proyección de flujos de efectivo?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Cómo se manejan los fondos fijos que utiliza la empresa y cuantos hay?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Cuáles son los requerimientos para los depósitos de la recaudación de caja por ventas?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Cree usted que son eficaces los controles aplicados a la fecha en el área de caja y bancos?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Qué nivel de información contable recibe la gerencia y/o administración de la empresa proveniente del área de caja y

bancos?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Cómo se evalúa a los trabajadores del parea de caja y bancos de la empresa?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Es esta la primera vez que se intenta implementar un sistema de control interno en la empresa? ¿En qué otras áreas se

hicieron o en cuáles planea hacerlo?

........................................................................................................................................................................

78

........................................................................................................................................................................

¿Tienen parámetros de control para comparar y ejercer algún tipo de evaluación?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Qué indicadores emplea la gerencia o administración para valorar la eficiencia de la gestión operativa?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Tienen parámetros para medir los procedimientos del área y su eficacia?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Respecto a los costos de la implementación, es la empresa capaz de asumirlos? ¿En qué medida?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Cuán importante considera usted que es la función del área de caja y bancos de la empresa considerando una visión

general de la empresa?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Qué evaluación tienen registrada en la empresa sobre la liquidez de la empresa?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

¿Qué indicadores de rentabilidad emplean para valorar el crecimiento, evolución y desarrollo de la empresa? ¿Considera

que las operaciones de caja y bancos influyen significativamente en ellos?

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

79

ANEXO 02

GUIA DE OBSERVACIÓN N° 01 PROCESOS DEL ÁREA DE CAJA Y BANCOS

Nombre del Observador/a: Diana Vega Polo Área Observada: Caja y Bancos

Nombre de la Empresa: Empresa de transportes y servicios generales Joselito SAC Día de Inicio de Observación: 21-ene-13

Día de Término de Observación:

GESTION DEL AREA

NIVELES DE DESEMPEÑO

EXCELENTE BUENO SUFICIENTE INSUFICIENTE

1.- La caja fuerte está ubicada fuera del alcance de la vista y en una zona

estratégica

2.- Los depósitos de la recaudación se hacen diariamente y con el apoyo de un

custodio

3.-El dinero de caja está a cargo de un responsable, siendo este el único

autorizado a desembolsarlo

4.-Los cheques son llenados en su momento y están resguardados hasta su uso

5.-Se procesa toda la información correspondiente a periodo.

6.-Los documentos necesarios para procesar información contable, llegan a

tiempo y se procesan diariamente

7.-Se utilizan documentos para sustentar las operaciones de caja, y estos están

debidamente firmados por los intervinientes

8.- Los fondos fijos son repuestos cuando se ha liquidado y sustentado cada uno

de los desembolsos.

80

ANEXO 03

GUIA DE REVISIÓN DOCUMENTAL

EMPRESA: Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C.

PROPÓSITO; Recopilar información sobre el funcionamiento del área de caja y

bancos de la Empresa de transportes y servicios generales Joselito SAC, con base

en documentos y archivos que evidencien su gestión operativa.

I DATOS GENERALES:

N° DE DOCUMENTO:

FECHA DE LA REVISIÓN:

REALIZADO POR:

DOCUMENTOS A REVISAR:

Documentos internos

Manuales

Lineamientos

Políticas

Todos los documentos propios del área que se

consideren relevantes

II APORTE A LA INVESTIGACIÓN:

Revisar fecha de pago y recepción

Comprobar firmas y autorizaciones

Identificar las funciones inherentes al área

Confirmar si abordan todos los posibles escenarios que se puedan

presentar

Incidencia en la gestión del área de caja y bancos.

81

ANEXO 04

ENCUESTA AL PERSONAL Encuesta antes de la aplicación del sistema de control interno al área de caja y bancos de la empresa Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C.

Instrucciones: Responda a las siguientes preguntas de manera honesta y precisa.

1. ¿Conoce usted la estructura organizacional de la empresa?

SI

NO

2. ¿Tiene usted conocimiento acerca de los manuales y procedimientos establecidos para sus tareas?

SI

NO

NO SABE

3. ¿A lo largo de su estadía en la empresa, ha realizado usted diferentes funciones en la misma o diferente área?

SI

NO

4. ¿Considera usted que la capacitación que ha recibido para desempeñar sus labores lo han dejado expedito para cumplirlas con eficacia?

SI

NO

NO SABE

5. ¿Según su criterio, crees usted que se lleva un control adecuado en el área de caja y bancos?

SI

NO

NO SABE

6. ¿Se realizan arqueos sorpresivos en caja chica?

SI

NO

NO SABE

7. ¿Se realiza una conciliación bancaria de manera periódica?

SI

NO

NO SABE

8. ¿Se realizan a tiempo los pagos a proveedores?

SI

NO

NO SABE

82

9. ¿Según los conocimientos que tiene sobre la empresa, considera que cuenta con los recursos

necesarios para implementar un sistema de control interno?

SI

NO

NO SABE

10. ¿Cree usted que sus compañeros estén dispuestos a modificar sus funciones, o la forma en la que

realizan sus tareas con la finalidad de mejorar su gestión o función?

SI

NO

NO SABE

11. ¿A grandes rasgos, qué opinión tiene acerca de la gestión operativa del área de caja y bancos de la empresa?

83

ANEXO 05

ENCUESTA AL PERSONAL Encuesta después de la aplicación del sistema de control interno al área de caja y bancos de la empresa Transportes y Servicios Generales Joselito S.A.C.

Instrucciones: Responda a las siguientes preguntas de manera honesta y precisa.

1. Respecto a los nuevos procedimientos implementados en el área ¿Cree usted que son?

Excelentes

Buenos

Regulares

Malos

2. Considerando los nuevos formatos introducidos a los procesos ¿Cuán útiles cree usted que son?

Muy útiles

Medianamente útiles

Mediocres

Inútiles

3. En cuanto al detalle, los flujogramas diseñados para los procesos del área de caja y bancos son:

Muy detallados

Detallados

Poco detallados

Ambiguo

4. En su opinión ¿De qué manera se ha reducido el riesgo actual respecto al manejo del efectivo?

Drástica

Notable

Parcial

Imperceptible

5. Teniendo en cuenta la relación Costo-Beneficio, diría usted que la implementación fue:

Muy Costosa

Costosa

Poco Costosa

Barata

84

6. ¿De qué manera cree usted que influenciaron los cambios implementados en la Gestión Operativa del área?

Positiva

Apreciable

Ninguna

Negativa

7. De manera general ¿Piensa usted que los cambios implementados al área son?

Muy beneficiosos

Beneficiosos

Irrelevantes

Perjudiciales

85

ANEXO 06

CUESTIONARIO CONTROL INTERNO

AREA CAJA Y BANCOS.

EMPRESA: TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES JOSELITO SAC

PREGUNTAS N/A SI NO OBSERVACIONES

RESGUARDO

1. ¿Es conocida la clave de caja fuerte por algún trabajador u administrador de diferente área?

2. ¿Se observa en algún medio de seguridad para trámites bancarios de cantidades fuertes?

3. ¿Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las chequeras?

RECAUDO 1. Existe una separación definida

entre: a. Las labores de los empleados

que llevan las cuentas corrientes y

b. Las labores de cajero, almacenero, facturador y asistente de ventas.

2. ¿Cuenta con la existencia de manuales de funciones y procedimientos actualizados?

3. ¿Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos?

DOCUMENTACION 1. ¿Es oportuno él envió de la

documentación para pagos u conciliaciones?

2. Los recibos anulados son

conservados en forma ordenada por fecha?

3. ¿Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte?

4. ¿EL área de caja cuenta con políticas propias Cuentan con un fail personal con un plan de horas para capacitaciones del área de caja?

86

CAJA CHICA

1. ¿Existe un fondo de dinero para

caja chica? 2. ¿Los fondos de caja chica son

usados solamente para pagos de la empresa?

3. ¿Están separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y registros contables?

4. ¿Los pagos de caja chica se hacen mediante recibos de egresos enumerados correlativamente?

5. ¿Los gastos respectivos son autorizados por el personal encargado para tal fin?

6. ¿Existen formatos específicos para relacionar los gastos de caja chica?

ARQUEOS

1. ¿Se realizan arqueos sorpresivos?

2. ¿Existen formatos apropiados para realizar arqueos?

3. ¿Existen medidas correctivas para cuando se presentan inconsistencias?

4. ¿Los encargados de realizar los arqueos de caja tienen funciones independientes del área?

PLANILLAS DIARIAS

1. ¿Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorización?

87

ANEXO 07

Se presentan a manera de anexos, los Manuales de Organización y Funciones que se

elaboraron para los puestos del área, a saber; Gerente Financiero, Asistente de Caja y

Bancos y Cajera, estos se han sido modificados para abarcar las nuevas funciones que

se les ha otorgado a cada uno de los que ocupan estos puestos, con la finalidad de llevar

un mejor control del dinero y de la información que genera el área.

Se ha considerado dentro de los perfiles, las habilidades, requisitos formales y

experiencia necesaria para poner en práctica los nuevos procedimientos establecidos

para la gestión operativa del área de Caja y Bancos, pues el factor humano es primordial

para ejecutar un sistema de Control Interno de manera eficiente, eficaz y exitosa.

Veamos entonces los MOF elaborados.

88

Documento: Manual de Organización y Funciones


Puesto: Cajero(a)

Supervisor

G.F.

Página 1 de 1

ELABORADO POR:

Diana Vega Polo

REVISIÓN No: 0



OBJETIVO DE LA POSICIÓN:

El principal objetivo del ocupante del puesto de auxiliar de caja es el de manejar el dinero que tiene la

empresa, cobrar los servicios en efectivo y manejar la caja chica, asegurando el adecuado pago de las

facturas y viáticos.

1. FUNCIONES PRINCIPALES:

Pago de facturas a proveedores y al personal de la empresa.

Control de los gastos de los gerentes, según sus sueldos.

Pago de viajes a los choferes de la empresa (entregas a rendir cuenta).

Cobrar los servicios que se cancelen en efectivo.

Otras funciones que se le puedan asignar.

Realizar el depósito diario del efectivo recaudado.

2. FORMACIÓN

Técnico en Contabilidad (Tercio superior).

Idioma: Dominio del inglés.

Informática: Dominio de Office, Excel.

3. EXPERIENCIA LABORAL

Experiencia en cargos similares no menor a 1 año.

89

Documento: Manual de Organización y Funciones


Puesto: Asistente de Caja y Bancos

Supervisor

G.F.

Página 1 de 1

ELABORADO POR:

Diana Vega Polo

REVISIÓN No: 0




El objetivo principal del puesto es realizar la proyección de flujo de caja, las conciliaciones bancarias y

programar los pagos de los proveedores, responsabilizándose directamente del movimiento de dinero

de la empresa.


Realizar las conciliaciones bancarias.

Elaborar la proyección de flujos de caja.

Programar los pagos de las facturas.

Realizar las distintas solicitudes a los Bancos

Todas las tareas que se le designen según le competan

2. FORMACIÓN

Titulado en Contabilidad

Idioma: Dominio del inglés

Informática: Dominio de Office, Excel


Experiencia en cargos similares no menor a 1 año.

90

Documento:

Manual de Organización y Funciones


Puesto: Gerente Financiero

Supervisor

G.G.

Página 1 de 1

ELABORADO POR:

Diana Vega Polo

REVISIÓN No: 0




Contribuir al óptimo desarrollo e implementación de las políticas de finanzas, velando por la

correcta aplicación de los procesos inherentes a las distintas etapas del ciclo del dinero en la

empresa.


Vela por el correcto uso de los recursos y la ejecución del presupuesto.

Controla el flujo de ingresos y egresos, así como la evolución de pagos de clientes.

Autoriza el pago a proveedores con depósito en cuenta o cheque.

Aprueba el endeudamiento.

Controla el pago de obligaciones, créditos, leasings, etc.

Controla la caja diaria, y el flujo de caja semanal.

Supervisa la facturación y cobranzas.

Negocia tasas y tarifas bancarias, de seguros que maneja la empresa.

Evalúa y aprueba contratos bancarios y de prestación de servicios a clientes.

Analiza el endeudamiento futuro a corto, mediano y largo plazo.

Aprueba el presupuesto semanal (proyección de flujo de efectivo).

2. FORMACIÓN

Titulado en Contabilidad

Idioma: Dominio del inglés

Informática: Dominio de Office, Excel


Experiencia en cargos similares de 3 años.

91

ANEXO 8:

Matriz de Consistencia

Titulo:

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTION

OPERATIVA DEL AREA DE CAJA Y BANCOS DE LA EMPRESA TRANSPORTES Y SERVICIOS

GENERALES JOSELITO S.A.C

El Problema:

¿Mejorará la gestión operativa

del área de caja y bancos de la

Empresa Transportes y

Servicios Generales Joselito

S.A.C con la implementación

de un Sistema de Control

Interno?

Objetivo General

Implementar un Sistema de

Control Interno para mejorar la

gestión del Área de Caja y

Bancos de la Empresa

Transportes y Servicios

Generales Joselito SAC

dedicada al transporte de

carga pesada.

Objetivos Específicos:

que rijan el comportamiento de

los encargados del área de

caja y bancos así como el

proceso específico que han de

seguir en el manejo de los

recursos y de la información.

manejo de Caja y Bancos para

que la organización minimice

los riesgos inherentes al Área.

y analizar los procesos que se

realizan en el Área de Caja y

Bancos.

La Hipótesis:

La implementación de un

Sistema de Control Interno

mejorará la gestión operativa

del área de caja y bancos de la

Empresa Transportes y

Servicios Generales Joselito

S.A.C.

Variables:

Variable Independiente:

Implementación del Sistema

de Control Interno

Variable Dependiente:

Gestión operativa del área de

caja y bancos de la Empresa

Transportes y Servicios

Generales Joselito S.A.C.

DIANA JACKELYN VEGA POLO

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