Diagramas de Flujo y de Proceso para el anaacutelisis de las Operaciones

en la Empresa Rural

La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y progreso

Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que se caracterizan porrequerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y tareas particulares queimplican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados

Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Proceso

ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las actividades que constituyen un proceso

Utilizados para

bull Definir

bull Documentar y

bull Analizar procesos en el nivel maacuteximo de detalle

Flujograma

a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual

b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad

c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso

d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de

procedimientos escritos y sus requerimientos

e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y

situaciones problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos

muertos cuellos de botella etc)

f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso

g) Es un instrumento de capacitacioacuten

Importancia del Flujograma

Siacutembolo Significado

Liacutemite (inicio o final) identifica el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

Operacioacuten Identifica una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Movimiento o transporte Indica el transporte de un resultado de un lugar a otro

Inspeccioacuten Identifica una detencioacuten en el flujo del proceso para evaluar la calidad del resultado o para obtener autorizacioacuten para continuar

Demora Identifica cuando algo debe esperar o ser puesto en almacenamiento temporal

Almacenamiento Identifica un resultado en espera de un cliente Por lo general las actividades que se clasifican como almacenamiento difieren de las demoras por la duracioacuten del laso de espera y por la necesidad de alguacuten tipo de autorizacioacuten para recuperarlas

Simbologiacutea para la elaboracioacuten de Flujogramas

Siacutembolo Significado

Decisioacuten Designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso Debe anotarse en su interior la cuestioacuten a decidir identificar cada ruta que surge del punto de decisioacuten con las opciones resultantes de la resolucioacuten como Siacute o No o Concluida o No concluida etceacutetera

Documento Indica que el resultado de una actividad se registra en un medio impreso En el interior se anota el nombre del documento

Base de datos Identifica cuando la salida de una actividad se almacena en un medio electroacutenico En el interior se anota el nombre del archivo o base de datos

Conector Indica que una salida de un flujograma representa una entrada para otro Se anota una letra en el interior que denote una salida o una entrada

A veces una punta de flecha asociada al siacutembolo anterior indica si se trata de una entrada o salida si la punta de la flecha sentildeala en el interior representa una entrada si la marca hacia el exterior ilustra una salida

Flechas (flujo de las entradas o salidas) Indica la secuencia y direccioacuten del flujo de un proceso por lo general representa la transferencia del resultado de una actividad a la siguiente (Para la cual se convierte en insumo) Utilizar las flechas para indicar el movimiento de un siacutembolo a otro

Simbologiacutea para la elaboracioacuten de Flujogramas

1 Definir los liacutemites del proceso Inicio

Final

Liacutemites

2 Mantener el flujo del proceso de izquierda a derecha y de arriba a abajo

Inicio

Final

Inicio Final

3 Mantener los siacutembolos equidistantes entre siacute para facilita la interpretacioacuten

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

4 Incorporar informacioacuten al diagrama

5 La entradas y salidas deben pasar por encima o por debajo en vez de hacer interseccioacuten

6 Asegurarse que los resultados de los siacutembolos de decisioacuten ostentes etiquetas

Direccioacuten del cliente revisada Completa

Historial contable

actualizado

Si

No

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

Es una aproximacioacuten que define la organizacioacuten como un sistema de procesos interrelacionados El mapa de procesos impulsa a la organizacioacuten a poseer una visioacuten maacutes allaacute de sus liacutemites geograacuteficos y funcionales mostrando coacutemo sus actividades estaacuten relacionadas con los clientes externos proveedores y grupos de intereacutes

Los mapas de procesos dan la oportunidad de mejorar la coordinacioacuten entre los elementos clave de la organizacioacuten Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave estrateacutegicos y de soporte constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que hay que actuar

Diagrama de Procesos

Muestran la forma en que los principales procesos productivos de una empresa atraviesan los liacutemites de varias funciones

Revela lo que ocurre en el interior de las ldquoCajas negrasrdquo de las funciones de la empresa y la secuencia de pasos que contruyen tales procesos productivos las entradas y salidas que se relacionan con cada paso

Muestra las relaciones entre los clientes y los proveedores (en las que funciones o partes de la organizacioacuten reciben aportes de otras personas) a las que se proporcionan resultados

Diagrama de Procesos

Documentacioacuten de Procesos Un meacutetodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave Siempre que un proceso vaya a ser redisentildeado o mejorado su documentacioacuten es esencial como punto de partida Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no esteacuten identificados y por consiguiente no se documenten ni se delimiten Los procesos fluyen a traveacutes de distintos departamentos y puestos de la organizacioacuten funcional que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos interrelacionados

Redisentildeo y mejora de Procesos El anaacutelisis de un proceso puede dar lugar a acciones de redisentildeo para incrementar la eficacia reducir costes mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccioacuten y entrega del producto o servicio

Diagrama de Procesos

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

La palabra proceso viene del latiacuten PROCESSUS que significa avance y progreso

Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que se caracterizan porrequerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y tareas particulares queimplican valor antildeadido con miras a obtener ciertos resultados

Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactuacutean para lograr un propoacutesito comuacuten a esto se le conoce como SISTEMA

Proceso

ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las actividades que constituyen un proceso

Utilizados para

bull Definir

bull Documentar y

bull Analizar procesos en el nivel maacuteximo de detalle

Flujograma

a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual

b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad

c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso

d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de

procedimientos escritos y sus requerimientos

e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y

situaciones problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos

muertos cuellos de botella etc)

f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso

g) Es un instrumento de capacitacioacuten

Importancia del Flujograma

Siacutembolo Significado

Liacutemite (inicio o final) identifica el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

Operacioacuten Identifica una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Movimiento o transporte Indica el transporte de un resultado de un lugar a otro

Inspeccioacuten Identifica una detencioacuten en el flujo del proceso para evaluar la calidad del resultado o para obtener autorizacioacuten para continuar

Demora Identifica cuando algo debe esperar o ser puesto en almacenamiento temporal

Almacenamiento Identifica un resultado en espera de un cliente Por lo general las actividades que se clasifican como almacenamiento difieren de las demoras por la duracioacuten del laso de espera y por la necesidad de alguacuten tipo de autorizacioacuten para recuperarlas

Simbologiacutea para la elaboracioacuten de Flujogramas

Siacutembolo Significado

Decisioacuten Designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso Debe anotarse en su interior la cuestioacuten a decidir identificar cada ruta que surge del punto de decisioacuten con las opciones resultantes de la resolucioacuten como Siacute o No o Concluida o No concluida etceacutetera

Documento Indica que el resultado de una actividad se registra en un medio impreso En el interior se anota el nombre del documento

Base de datos Identifica cuando la salida de una actividad se almacena en un medio electroacutenico En el interior se anota el nombre del archivo o base de datos

Conector Indica que una salida de un flujograma representa una entrada para otro Se anota una letra en el interior que denote una salida o una entrada

A veces una punta de flecha asociada al siacutembolo anterior indica si se trata de una entrada o salida si la punta de la flecha sentildeala en el interior representa una entrada si la marca hacia el exterior ilustra una salida

Flechas (flujo de las entradas o salidas) Indica la secuencia y direccioacuten del flujo de un proceso por lo general representa la transferencia del resultado de una actividad a la siguiente (Para la cual se convierte en insumo) Utilizar las flechas para indicar el movimiento de un siacutembolo a otro

Simbologiacutea para la elaboracioacuten de Flujogramas

1 Definir los liacutemites del proceso Inicio

Final

Liacutemites

2 Mantener el flujo del proceso de izquierda a derecha y de arriba a abajo

Inicio

Final

Inicio Final

3 Mantener los siacutembolos equidistantes entre siacute para facilita la interpretacioacuten

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

4 Incorporar informacioacuten al diagrama

5 La entradas y salidas deben pasar por encima o por debajo en vez de hacer interseccioacuten

6 Asegurarse que los resultados de los siacutembolos de decisioacuten ostentes etiquetas

Direccioacuten del cliente revisada Completa

Historial contable

actualizado

Si

No

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

Es una aproximacioacuten que define la organizacioacuten como un sistema de procesos interrelacionados El mapa de procesos impulsa a la organizacioacuten a poseer una visioacuten maacutes allaacute de sus liacutemites geograacuteficos y funcionales mostrando coacutemo sus actividades estaacuten relacionadas con los clientes externos proveedores y grupos de intereacutes

Los mapas de procesos dan la oportunidad de mejorar la coordinacioacuten entre los elementos clave de la organizacioacuten Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave estrateacutegicos y de soporte constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que hay que actuar

Diagrama de Procesos

Muestran la forma en que los principales procesos productivos de una empresa atraviesan los liacutemites de varias funciones

Revela lo que ocurre en el interior de las ldquoCajas negrasrdquo de las funciones de la empresa y la secuencia de pasos que contruyen tales procesos productivos las entradas y salidas que se relacionan con cada paso

Muestra las relaciones entre los clientes y los proveedores (en las que funciones o partes de la organizacioacuten reciben aportes de otras personas) a las que se proporcionan resultados

Diagrama de Procesos

Documentacioacuten de Procesos Un meacutetodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave Siempre que un proceso vaya a ser redisentildeado o mejorado su documentacioacuten es esencial como punto de partida Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no esteacuten identificados y por consiguiente no se documenten ni se delimiten Los procesos fluyen a traveacutes de distintos departamentos y puestos de la organizacioacuten funcional que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos interrelacionados

Redisentildeo y mejora de Procesos El anaacutelisis de un proceso puede dar lugar a acciones de redisentildeo para incrementar la eficacia reducir costes mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccioacuten y entrega del producto o servicio

Diagrama de Procesos

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

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Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

ldquoEs una representacioacuten graacutefica donde se detallan paso a paso las actividades que constituyen un proceso

Utilizados para

bull Definir

bull Documentar y

bull Analizar procesos en el nivel maacuteximo de detalle

Flujograma

a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual

b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad

c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso

d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de

procedimientos escritos y sus requerimientos

e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y

situaciones problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos

muertos cuellos de botella etc)

f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso

g) Es un instrumento de capacitacioacuten

Importancia del Flujograma

Siacutembolo Significado

Liacutemite (inicio o final) identifica el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

Operacioacuten Identifica una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Movimiento o transporte Indica el transporte de un resultado de un lugar a otro

Inspeccioacuten Identifica una detencioacuten en el flujo del proceso para evaluar la calidad del resultado o para obtener autorizacioacuten para continuar

Demora Identifica cuando algo debe esperar o ser puesto en almacenamiento temporal

Almacenamiento Identifica un resultado en espera de un cliente Por lo general las actividades que se clasifican como almacenamiento difieren de las demoras por la duracioacuten del laso de espera y por la necesidad de alguacuten tipo de autorizacioacuten para recuperarlas

Simbologiacutea para la elaboracioacuten de Flujogramas

Siacutembolo Significado

Decisioacuten Designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso Debe anotarse en su interior la cuestioacuten a decidir identificar cada ruta que surge del punto de decisioacuten con las opciones resultantes de la resolucioacuten como Siacute o No o Concluida o No concluida etceacutetera

Documento Indica que el resultado de una actividad se registra en un medio impreso En el interior se anota el nombre del documento

Base de datos Identifica cuando la salida de una actividad se almacena en un medio electroacutenico En el interior se anota el nombre del archivo o base de datos

Conector Indica que una salida de un flujograma representa una entrada para otro Se anota una letra en el interior que denote una salida o una entrada

A veces una punta de flecha asociada al siacutembolo anterior indica si se trata de una entrada o salida si la punta de la flecha sentildeala en el interior representa una entrada si la marca hacia el exterior ilustra una salida

Flechas (flujo de las entradas o salidas) Indica la secuencia y direccioacuten del flujo de un proceso por lo general representa la transferencia del resultado de una actividad a la siguiente (Para la cual se convierte en insumo) Utilizar las flechas para indicar el movimiento de un siacutembolo a otro

Simbologiacutea para la elaboracioacuten de Flujogramas

1 Definir los liacutemites del proceso Inicio

Final

Liacutemites

2 Mantener el flujo del proceso de izquierda a derecha y de arriba a abajo

Inicio

Final

Inicio Final

3 Mantener los siacutembolos equidistantes entre siacute para facilita la interpretacioacuten

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

4 Incorporar informacioacuten al diagrama

5 La entradas y salidas deben pasar por encima o por debajo en vez de hacer interseccioacuten

6 Asegurarse que los resultados de los siacutembolos de decisioacuten ostentes etiquetas

Direccioacuten del cliente revisada Completa

Historial contable

actualizado

Si

No

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

Es una aproximacioacuten que define la organizacioacuten como un sistema de procesos interrelacionados El mapa de procesos impulsa a la organizacioacuten a poseer una visioacuten maacutes allaacute de sus liacutemites geograacuteficos y funcionales mostrando coacutemo sus actividades estaacuten relacionadas con los clientes externos proveedores y grupos de intereacutes

Los mapas de procesos dan la oportunidad de mejorar la coordinacioacuten entre los elementos clave de la organizacioacuten Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave estrateacutegicos y de soporte constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que hay que actuar

Diagrama de Procesos

Muestran la forma en que los principales procesos productivos de una empresa atraviesan los liacutemites de varias funciones

Revela lo que ocurre en el interior de las ldquoCajas negrasrdquo de las funciones de la empresa y la secuencia de pasos que contruyen tales procesos productivos las entradas y salidas que se relacionan con cada paso

Muestra las relaciones entre los clientes y los proveedores (en las que funciones o partes de la organizacioacuten reciben aportes de otras personas) a las que se proporcionan resultados

Diagrama de Procesos

Documentacioacuten de Procesos Un meacutetodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave Siempre que un proceso vaya a ser redisentildeado o mejorado su documentacioacuten es esencial como punto de partida Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no esteacuten identificados y por consiguiente no se documenten ni se delimiten Los procesos fluyen a traveacutes de distintos departamentos y puestos de la organizacioacuten funcional que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos interrelacionados

Redisentildeo y mejora de Procesos El anaacutelisis de un proceso puede dar lugar a acciones de redisentildeo para incrementar la eficacia reducir costes mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccioacuten y entrega del producto o servicio

Diagrama de Procesos

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

a) Ejemplifica graacuteficamente el proceso actual

b) Permite conocer el tiempo en que se realiza cada actividad

c) Muestra los responsables y su actividad dentro del proceso

d) Es un instrumento que facilita la elaboracioacuten de

procedimientos escritos y sus requerimientos

e) Facilita la identificacioacuten de actividades innecesarias y

situaciones problemaacuteticas (repeticioacuten de tareas tiempos

muertos cuellos de botella etc)

f) Ayuda a documentar y estandarizar el proceso

g) Es un instrumento de capacitacioacuten

Importancia del Flujograma

Siacutembolo Significado

Liacutemite (inicio o final) identifica el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

Operacioacuten Identifica una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Movimiento o transporte Indica el transporte de un resultado de un lugar a otro

Inspeccioacuten Identifica una detencioacuten en el flujo del proceso para evaluar la calidad del resultado o para obtener autorizacioacuten para continuar

Demora Identifica cuando algo debe esperar o ser puesto en almacenamiento temporal

Almacenamiento Identifica un resultado en espera de un cliente Por lo general las actividades que se clasifican como almacenamiento difieren de las demoras por la duracioacuten del laso de espera y por la necesidad de alguacuten tipo de autorizacioacuten para recuperarlas

Simbologiacutea para la elaboracioacuten de Flujogramas

Siacutembolo Significado

Decisioacuten Designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso Debe anotarse en su interior la cuestioacuten a decidir identificar cada ruta que surge del punto de decisioacuten con las opciones resultantes de la resolucioacuten como Siacute o No o Concluida o No concluida etceacutetera

Documento Indica que el resultado de una actividad se registra en un medio impreso En el interior se anota el nombre del documento

Base de datos Identifica cuando la salida de una actividad se almacena en un medio electroacutenico En el interior se anota el nombre del archivo o base de datos

Conector Indica que una salida de un flujograma representa una entrada para otro Se anota una letra en el interior que denote una salida o una entrada

A veces una punta de flecha asociada al siacutembolo anterior indica si se trata de una entrada o salida si la punta de la flecha sentildeala en el interior representa una entrada si la marca hacia el exterior ilustra una salida

Flechas (flujo de las entradas o salidas) Indica la secuencia y direccioacuten del flujo de un proceso por lo general representa la transferencia del resultado de una actividad a la siguiente (Para la cual se convierte en insumo) Utilizar las flechas para indicar el movimiento de un siacutembolo a otro

Simbologiacutea para la elaboracioacuten de Flujogramas

1 Definir los liacutemites del proceso Inicio

Final

Liacutemites

2 Mantener el flujo del proceso de izquierda a derecha y de arriba a abajo

Inicio

Final

Inicio Final

3 Mantener los siacutembolos equidistantes entre siacute para facilita la interpretacioacuten

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

4 Incorporar informacioacuten al diagrama

5 La entradas y salidas deben pasar por encima o por debajo en vez de hacer interseccioacuten

6 Asegurarse que los resultados de los siacutembolos de decisioacuten ostentes etiquetas

Direccioacuten del cliente revisada Completa

Historial contable

actualizado

Si

No

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iquestCoacutemo crear un flujograma

Es una aproximacioacuten que define la organizacioacuten como un sistema de procesos interrelacionados El mapa de procesos impulsa a la organizacioacuten a poseer una visioacuten maacutes allaacute de sus liacutemites geograacuteficos y funcionales mostrando coacutemo sus actividades estaacuten relacionadas con los clientes externos proveedores y grupos de intereacutes

Los mapas de procesos dan la oportunidad de mejorar la coordinacioacuten entre los elementos clave de la organizacioacuten Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave estrateacutegicos y de soporte constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que hay que actuar

Diagrama de Procesos

Muestran la forma en que los principales procesos productivos de una empresa atraviesan los liacutemites de varias funciones

Revela lo que ocurre en el interior de las ldquoCajas negrasrdquo de las funciones de la empresa y la secuencia de pasos que contruyen tales procesos productivos las entradas y salidas que se relacionan con cada paso

Muestra las relaciones entre los clientes y los proveedores (en las que funciones o partes de la organizacioacuten reciben aportes de otras personas) a las que se proporcionan resultados

Diagrama de Procesos

Documentacioacuten de Procesos Un meacutetodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave Siempre que un proceso vaya a ser redisentildeado o mejorado su documentacioacuten es esencial como punto de partida Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no esteacuten identificados y por consiguiente no se documenten ni se delimiten Los procesos fluyen a traveacutes de distintos departamentos y puestos de la organizacioacuten funcional que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos interrelacionados

Redisentildeo y mejora de Procesos El anaacutelisis de un proceso puede dar lugar a acciones de redisentildeo para incrementar la eficacia reducir costes mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccioacuten y entrega del producto o servicio

Diagrama de Procesos

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Siacutembolo Significado

Liacutemite (inicio o final) identifica el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

Operacioacuten Identifica una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Movimiento o transporte Indica el transporte de un resultado de un lugar a otro

Inspeccioacuten Identifica una detencioacuten en el flujo del proceso para evaluar la calidad del resultado o para obtener autorizacioacuten para continuar

Demora Identifica cuando algo debe esperar o ser puesto en almacenamiento temporal

Almacenamiento Identifica un resultado en espera de un cliente Por lo general las actividades que se clasifican como almacenamiento difieren de las demoras por la duracioacuten del laso de espera y por la necesidad de alguacuten tipo de autorizacioacuten para recuperarlas

Simbologiacutea para la elaboracioacuten de Flujogramas

Siacutembolo Significado

Decisioacuten Designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso Debe anotarse en su interior la cuestioacuten a decidir identificar cada ruta que surge del punto de decisioacuten con las opciones resultantes de la resolucioacuten como Siacute o No o Concluida o No concluida etceacutetera

Documento Indica que el resultado de una actividad se registra en un medio impreso En el interior se anota el nombre del documento

Base de datos Identifica cuando la salida de una actividad se almacena en un medio electroacutenico En el interior se anota el nombre del archivo o base de datos

Conector Indica que una salida de un flujograma representa una entrada para otro Se anota una letra en el interior que denote una salida o una entrada

A veces una punta de flecha asociada al siacutembolo anterior indica si se trata de una entrada o salida si la punta de la flecha sentildeala en el interior representa una entrada si la marca hacia el exterior ilustra una salida

Flechas (flujo de las entradas o salidas) Indica la secuencia y direccioacuten del flujo de un proceso por lo general representa la transferencia del resultado de una actividad a la siguiente (Para la cual se convierte en insumo) Utilizar las flechas para indicar el movimiento de un siacutembolo a otro

Simbologiacutea para la elaboracioacuten de Flujogramas

1 Definir los liacutemites del proceso Inicio

Final

Liacutemites

2 Mantener el flujo del proceso de izquierda a derecha y de arriba a abajo

Inicio

Final

Inicio Final

3 Mantener los siacutembolos equidistantes entre siacute para facilita la interpretacioacuten

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

4 Incorporar informacioacuten al diagrama

5 La entradas y salidas deben pasar por encima o por debajo en vez de hacer interseccioacuten

6 Asegurarse que los resultados de los siacutembolos de decisioacuten ostentes etiquetas

Direccioacuten del cliente revisada Completa

Historial contable

actualizado

Si

No

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

Es una aproximacioacuten que define la organizacioacuten como un sistema de procesos interrelacionados El mapa de procesos impulsa a la organizacioacuten a poseer una visioacuten maacutes allaacute de sus liacutemites geograacuteficos y funcionales mostrando coacutemo sus actividades estaacuten relacionadas con los clientes externos proveedores y grupos de intereacutes

Los mapas de procesos dan la oportunidad de mejorar la coordinacioacuten entre los elementos clave de la organizacioacuten Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave estrateacutegicos y de soporte constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que hay que actuar

Diagrama de Procesos

Muestran la forma en que los principales procesos productivos de una empresa atraviesan los liacutemites de varias funciones

Revela lo que ocurre en el interior de las ldquoCajas negrasrdquo de las funciones de la empresa y la secuencia de pasos que contruyen tales procesos productivos las entradas y salidas que se relacionan con cada paso

Muestra las relaciones entre los clientes y los proveedores (en las que funciones o partes de la organizacioacuten reciben aportes de otras personas) a las que se proporcionan resultados

Diagrama de Procesos

Documentacioacuten de Procesos Un meacutetodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave Siempre que un proceso vaya a ser redisentildeado o mejorado su documentacioacuten es esencial como punto de partida Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no esteacuten identificados y por consiguiente no se documenten ni se delimiten Los procesos fluyen a traveacutes de distintos departamentos y puestos de la organizacioacuten funcional que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos interrelacionados

Redisentildeo y mejora de Procesos El anaacutelisis de un proceso puede dar lugar a acciones de redisentildeo para incrementar la eficacia reducir costes mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccioacuten y entrega del producto o servicio

Diagrama de Procesos

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

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Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Siacutembolo Significado

Decisioacuten Designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso Debe anotarse en su interior la cuestioacuten a decidir identificar cada ruta que surge del punto de decisioacuten con las opciones resultantes de la resolucioacuten como Siacute o No o Concluida o No concluida etceacutetera

Documento Indica que el resultado de una actividad se registra en un medio impreso En el interior se anota el nombre del documento

Base de datos Identifica cuando la salida de una actividad se almacena en un medio electroacutenico En el interior se anota el nombre del archivo o base de datos

Conector Indica que una salida de un flujograma representa una entrada para otro Se anota una letra en el interior que denote una salida o una entrada

A veces una punta de flecha asociada al siacutembolo anterior indica si se trata de una entrada o salida si la punta de la flecha sentildeala en el interior representa una entrada si la marca hacia el exterior ilustra una salida

Flechas (flujo de las entradas o salidas) Indica la secuencia y direccioacuten del flujo de un proceso por lo general representa la transferencia del resultado de una actividad a la siguiente (Para la cual se convierte en insumo) Utilizar las flechas para indicar el movimiento de un siacutembolo a otro

Simbologiacutea para la elaboracioacuten de Flujogramas

1 Definir los liacutemites del proceso Inicio

Final

Liacutemites

2 Mantener el flujo del proceso de izquierda a derecha y de arriba a abajo

Inicio

Final

Inicio Final

3 Mantener los siacutembolos equidistantes entre siacute para facilita la interpretacioacuten

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

4 Incorporar informacioacuten al diagrama

5 La entradas y salidas deben pasar por encima o por debajo en vez de hacer interseccioacuten

6 Asegurarse que los resultados de los siacutembolos de decisioacuten ostentes etiquetas

Direccioacuten del cliente revisada Completa

Historial contable

actualizado

Si

No

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

Es una aproximacioacuten que define la organizacioacuten como un sistema de procesos interrelacionados El mapa de procesos impulsa a la organizacioacuten a poseer una visioacuten maacutes allaacute de sus liacutemites geograacuteficos y funcionales mostrando coacutemo sus actividades estaacuten relacionadas con los clientes externos proveedores y grupos de intereacutes

Los mapas de procesos dan la oportunidad de mejorar la coordinacioacuten entre los elementos clave de la organizacioacuten Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave estrateacutegicos y de soporte constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que hay que actuar

Diagrama de Procesos

Muestran la forma en que los principales procesos productivos de una empresa atraviesan los liacutemites de varias funciones

Revela lo que ocurre en el interior de las ldquoCajas negrasrdquo de las funciones de la empresa y la secuencia de pasos que contruyen tales procesos productivos las entradas y salidas que se relacionan con cada paso

Muestra las relaciones entre los clientes y los proveedores (en las que funciones o partes de la organizacioacuten reciben aportes de otras personas) a las que se proporcionan resultados

Diagrama de Procesos

Documentacioacuten de Procesos Un meacutetodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave Siempre que un proceso vaya a ser redisentildeado o mejorado su documentacioacuten es esencial como punto de partida Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no esteacuten identificados y por consiguiente no se documenten ni se delimiten Los procesos fluyen a traveacutes de distintos departamentos y puestos de la organizacioacuten funcional que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos interrelacionados

Redisentildeo y mejora de Procesos El anaacutelisis de un proceso puede dar lugar a acciones de redisentildeo para incrementar la eficacia reducir costes mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccioacuten y entrega del producto o servicio

Diagrama de Procesos

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

1 Definir los liacutemites del proceso Inicio

Final

Liacutemites

2 Mantener el flujo del proceso de izquierda a derecha y de arriba a abajo

Inicio

Final

Inicio Final

3 Mantener los siacutembolos equidistantes entre siacute para facilita la interpretacioacuten

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

4 Incorporar informacioacuten al diagrama

5 La entradas y salidas deben pasar por encima o por debajo en vez de hacer interseccioacuten

6 Asegurarse que los resultados de los siacutembolos de decisioacuten ostentes etiquetas

Direccioacuten del cliente revisada Completa

Historial contable

actualizado

Si

No

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

Es una aproximacioacuten que define la organizacioacuten como un sistema de procesos interrelacionados El mapa de procesos impulsa a la organizacioacuten a poseer una visioacuten maacutes allaacute de sus liacutemites geograacuteficos y funcionales mostrando coacutemo sus actividades estaacuten relacionadas con los clientes externos proveedores y grupos de intereacutes

Los mapas de procesos dan la oportunidad de mejorar la coordinacioacuten entre los elementos clave de la organizacioacuten Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave estrateacutegicos y de soporte constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que hay que actuar

Diagrama de Procesos

Muestran la forma en que los principales procesos productivos de una empresa atraviesan los liacutemites de varias funciones

Revela lo que ocurre en el interior de las ldquoCajas negrasrdquo de las funciones de la empresa y la secuencia de pasos que contruyen tales procesos productivos las entradas y salidas que se relacionan con cada paso

Muestra las relaciones entre los clientes y los proveedores (en las que funciones o partes de la organizacioacuten reciben aportes de otras personas) a las que se proporcionan resultados

Diagrama de Procesos

Documentacioacuten de Procesos Un meacutetodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave Siempre que un proceso vaya a ser redisentildeado o mejorado su documentacioacuten es esencial como punto de partida Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no esteacuten identificados y por consiguiente no se documenten ni se delimiten Los procesos fluyen a traveacutes de distintos departamentos y puestos de la organizacioacuten funcional que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos interrelacionados

Redisentildeo y mejora de Procesos El anaacutelisis de un proceso puede dar lugar a acciones de redisentildeo para incrementar la eficacia reducir costes mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccioacuten y entrega del producto o servicio

Diagrama de Procesos

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

4 Incorporar informacioacuten al diagrama

5 La entradas y salidas deben pasar por encima o por debajo en vez de hacer interseccioacuten

6 Asegurarse que los resultados de los siacutembolos de decisioacuten ostentes etiquetas

Direccioacuten del cliente revisada Completa

Historial contable

actualizado

Si

No

Damelio R 2001

iquestCoacutemo crear un flujograma

Es una aproximacioacuten que define la organizacioacuten como un sistema de procesos interrelacionados El mapa de procesos impulsa a la organizacioacuten a poseer una visioacuten maacutes allaacute de sus liacutemites geograacuteficos y funcionales mostrando coacutemo sus actividades estaacuten relacionadas con los clientes externos proveedores y grupos de intereacutes

Los mapas de procesos dan la oportunidad de mejorar la coordinacioacuten entre los elementos clave de la organizacioacuten Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave estrateacutegicos y de soporte constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que hay que actuar

Diagrama de Procesos

Muestran la forma en que los principales procesos productivos de una empresa atraviesan los liacutemites de varias funciones

Revela lo que ocurre en el interior de las ldquoCajas negrasrdquo de las funciones de la empresa y la secuencia de pasos que contruyen tales procesos productivos las entradas y salidas que se relacionan con cada paso

Muestra las relaciones entre los clientes y los proveedores (en las que funciones o partes de la organizacioacuten reciben aportes de otras personas) a las que se proporcionan resultados

Diagrama de Procesos

Documentacioacuten de Procesos Un meacutetodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave Siempre que un proceso vaya a ser redisentildeado o mejorado su documentacioacuten es esencial como punto de partida Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no esteacuten identificados y por consiguiente no se documenten ni se delimiten Los procesos fluyen a traveacutes de distintos departamentos y puestos de la organizacioacuten funcional que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos interrelacionados

Redisentildeo y mejora de Procesos El anaacutelisis de un proceso puede dar lugar a acciones de redisentildeo para incrementar la eficacia reducir costes mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccioacuten y entrega del producto o servicio

Diagrama de Procesos

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Es una aproximacioacuten que define la organizacioacuten como un sistema de procesos interrelacionados El mapa de procesos impulsa a la organizacioacuten a poseer una visioacuten maacutes allaacute de sus liacutemites geograacuteficos y funcionales mostrando coacutemo sus actividades estaacuten relacionadas con los clientes externos proveedores y grupos de intereacutes

Los mapas de procesos dan la oportunidad de mejorar la coordinacioacuten entre los elementos clave de la organizacioacuten Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave estrateacutegicos y de soporte constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que hay que actuar

Diagrama de Procesos

Muestran la forma en que los principales procesos productivos de una empresa atraviesan los liacutemites de varias funciones

Revela lo que ocurre en el interior de las ldquoCajas negrasrdquo de las funciones de la empresa y la secuencia de pasos que contruyen tales procesos productivos las entradas y salidas que se relacionan con cada paso

Muestra las relaciones entre los clientes y los proveedores (en las que funciones o partes de la organizacioacuten reciben aportes de otras personas) a las que se proporcionan resultados

Diagrama de Procesos

Documentacioacuten de Procesos Un meacutetodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave Siempre que un proceso vaya a ser redisentildeado o mejorado su documentacioacuten es esencial como punto de partida Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no esteacuten identificados y por consiguiente no se documenten ni se delimiten Los procesos fluyen a traveacutes de distintos departamentos y puestos de la organizacioacuten funcional que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos interrelacionados

Redisentildeo y mejora de Procesos El anaacutelisis de un proceso puede dar lugar a acciones de redisentildeo para incrementar la eficacia reducir costes mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccioacuten y entrega del producto o servicio

Diagrama de Procesos

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

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Reg

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oP

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ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Muestran la forma en que los principales procesos productivos de una empresa atraviesan los liacutemites de varias funciones

Revela lo que ocurre en el interior de las ldquoCajas negrasrdquo de las funciones de la empresa y la secuencia de pasos que contruyen tales procesos productivos las entradas y salidas que se relacionan con cada paso

Muestra las relaciones entre los clientes y los proveedores (en las que funciones o partes de la organizacioacuten reciben aportes de otras personas) a las que se proporcionan resultados

Diagrama de Procesos

Documentacioacuten de Procesos Un meacutetodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave Siempre que un proceso vaya a ser redisentildeado o mejorado su documentacioacuten es esencial como punto de partida Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no esteacuten identificados y por consiguiente no se documenten ni se delimiten Los procesos fluyen a traveacutes de distintos departamentos y puestos de la organizacioacuten funcional que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos interrelacionados

Redisentildeo y mejora de Procesos El anaacutelisis de un proceso puede dar lugar a acciones de redisentildeo para incrementar la eficacia reducir costes mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccioacuten y entrega del producto o servicio

Diagrama de Procesos

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Documentacioacuten de Procesos Un meacutetodo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave Siempre que un proceso vaya a ser redisentildeado o mejorado su documentacioacuten es esencial como punto de partida Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no esteacuten identificados y por consiguiente no se documenten ni se delimiten Los procesos fluyen a traveacutes de distintos departamentos y puestos de la organizacioacuten funcional que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos interrelacionados

Redisentildeo y mejora de Procesos El anaacutelisis de un proceso puede dar lugar a acciones de redisentildeo para incrementar la eficacia reducir costes mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccioacuten y entrega del producto o servicio

Diagrama de Procesos

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

bull Tiene un principio y un fin (liacutemites)

bull La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio

bull Existen para satisfacer la necesidad de un cliente

bull Todo proceso tiene un duentildeo (Quieacuten lo hace)

bull Transforma o complementan las entradas (valor agregado)

bull Se presentan en un diagrama

bull Debe ser evaluado

bull Debe ser mejorado

Son definidos por un verbo de accioacuten en infinitivo que denota la cualidad de imperativo terminaciones ar er ir) Ejemplo Noacutemina no es un proceso elaborar la noacutemina siacute

Caracteriacutesticas de Procesos

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Seguacuten el cliente al cual vayan dirigido se dividen en

1 Clave Son aquellos que afectan de modo directo la prestacioacuten de un servicio y por lo tanto a la satisfaccioacuten del cliente Ejemplo procesos relacionados con la ensentildeanza-aprendizaje

2 Estrateacutegicos Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una empresa Ejemplo Procesos relacionados con un programa de calidad

3 Soporte Son aquellos que permiten la operacioacuten de la empresa Ejemplo procesos administrativos pagar noacutemina etc

Tipos de Procesos

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Por las aacutereas involucradas se dividen en

1- Macro procesos Proceso global de gran alcance que normalmente suele atravesar las delimitaciones de una unidad o aacuterea de trabajo

2- Micro procesos Un proceso maacutes definido compuesto de una serie de pasos y actividades detalladas Podriacutea ser llevado a cabo por una sola persona Un micro proceso puede convertirseen un subproceso de un macro proceso

Tipos de Procesos

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Proceso

Macroproceso

Subproceso

Microproceso

iexclSin embargo todos son procesos

Niveles de Anaacutelisis de Procesos

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Salidas

aEs el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el proceso dirigido a nuestros clientesbSe deben expresar en formato de nombre verbo Por ejemplo informes presentados a tiempo Tiene que expresar tanto lo que se produce como la accioacuten realizadacTiene caracteriacutesticas mediblesdToda salida tiene uno o maacutes clientes

Especificaciones

Son los requisitos que establece el cliente y que deben ser considerados dentro del proceso se refieren principalmente al tiempo la calidad del producto y el trato del personal

Salidas y Especificaciones

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Las entradas son todas las salidas de otros procesos internos externos necesarias para realizar las actividades de nuestro proceso

Caracteriacutesticas de las entradas

Son definidas por sustantivos concretos Ejemplo informes documentos entre otros

bull1048729 Son las salidas de procesos anterioresbull1048729 Tienen caracteriacutesticas mediblesbull1048729 Toda salida corresponde a un proveedor

Entradas y Especificaciones

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

El proveedor es la persona direccioacuten o aacuterea de quien recibimos las entradas de ldquonuestrordquo proceso

Un proceso puede tener uno o varios proveedores

Caracteriacutesticas de los proveedores

bullPuede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos hablando)bullLa salida de ldquosurdquo proceso es entrada para el ldquonuestrordquobullldquoNosotrosrdquo utilizamos su salidabullldquoNuestrardquo satisfaccioacuten es la meta de ldquosurdquo proceso

Proveedores

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

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oP

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ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

iquestQuieacuten es el cliente que recibe las salidasEs la persona puesto o aacuterea para quien se crea la salida de ldquonuestrordquo proceso Un proceso puede tener uno o varios clientes

Caracteriacutesticas de un cliente

bullUn cliente puede ser interno o externo Cliente externo es a quien va dirigido el producto o servicio final El cliente interno son los participantes (con respecto a nuestro proceso)

bullLa meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las especificaciones del cliente

Clientes

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

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oP

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ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

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Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

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ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

1 Es la persona responsable de administrarlo

2 Es la figura clave en la toma de decisiones dentro del mismo

3 Es quien debe propiciar su mejora e impulsarlo

Duentildeo del Proceso

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Meta = Combinacioacuten de eficiencia calidad y tecnologiacutea

Si la meta es ganar dinero entonces los procesos que mueven hacia ganar dinero son

productivos y las acciones o procesos que alejan de ganar dinero son improductivos

Relacioacuten loacutegica entre las operaciones diarias y el desempentildeo global de la empresa

Meta

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

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Reg

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ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Productividad = Acto de acercar a la empresa a su meta

Las acciones que acercan a la empresa a su meta son productivas

La productividad no tiene significado alguno si no se sabe cuaacutel es la meta

iquestCuaacutel es la meta de la organizacioacuten

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

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ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

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Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

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Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

iquestCuaacutel es la meta de la empresa

iquestCuaacuteles son sus objetivos

iquestCoacutemo opera

iquestEn doacutende se estaacuten generando ldquoCuellos de Botellardquo

iquestEn doacutende se estaacuten generando desperdicios de tiempo recursoshellip

factores restrictivos

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

1 Identificar el proceso ldquoClaverdquo y asignarle un nombre (Aquel que resulte maacutes conocido por los participantes) Usar un cuadro para mostrar los pasos que componen el proceso Sombrear el cuadro si existe un flujograma separado para ese paso

2 Trazar una liacutenea con punta de flecha para indicar un insumo o resultado asociado con cada paso Marcar los insumos y resultados Esto ayuda en los anaacutelisis subsecuentes de modo que es posible ver claramente la transformacioacuten o valor que cada paso del proceso agrega

Insumo

Datos del pedido

Resultado

Orden de venta

Orden colocada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Orden de venta registrada

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

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Reg

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oP

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ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

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Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

3 Mantener una secuencia general de izquierda a derecha para la transformacioacuten de los insumos en resultados

4 Los insumos y los resultados deberaacuten pasar por encima o por debajo de otros en vez de cruzarlos

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

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oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

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Pro

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ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

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Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

5 Usar el siacutembolo de rombo para indicar una decisioacuten

Direccioacuten del

cliente revisada

Historial contable

actualizado

SiCompleta

No

6 Trazar bandas horizontales utilizando liacuteneas punteadas para representar las funciones departamentos y papeles que cruzan los procesos de trabajo Los insumos y resultados cruzan estas bandas

Si

NoPedido de ventas

completo

Revisioacuten de pedido de

ventasiquestCompleto

Proceso de pedido

Recepcioacuten de pedido

Ven

tas

Reg

istr

o d

e p

edid

oP

rod

ucc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

7 Cuando varias funciones se realizan de manera conjunta el mismo paso (por ejemplo revisioacuten de cuentas) trazar un cuadro que abarque a todas las funciones involucradas Las liacuteneas continuas marcan un compromiso directo Las liacuteneas punteadas muestran que una o maacutes funciones no participan en la actividad En este caso las funciones A B y C revisan el historial del cliente

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

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Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

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Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

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Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

A continuacioacuten la historia del cliente es revisada por las funciones A B y D La funcioacuten C no participa

Historial Contable

actualizado

A

B

C

D

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

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Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

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Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

8 Dividir la banda si se desea mostrar el subconjunto de una funcioacuten (por ejemplo ventas)

Pedido registrado

Pedido registrado

Pedido confirmado

Pedido confirmado

Carta de creacutedito recibida

Pedido programado

Local

Internacional

Ven

tas

Pro

ducc

ioacuten

Damelio R 2001

Sugerencias durante la elaboracioacuten del Diagrama de Procesos

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

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Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

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Recursos electroacutenicos

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bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Siacutembolo Tipo Funcioacuten

InicialFinal Muestra el principio o el final del proceso Debe llevar en el interior las palabras ldquoIniciordquo o ldquoFinrdquo

ProcesoActividad Muestra el desarrollo de una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo Por lo general lleva escrito en el interior el nombre de la actividad

Proceso Relacionado

Indica la vinculacioacuten con otro proceso

Decisioacuten

Nos indica que hay que tomar una decisioacuten designa un producto de decisioacuten o divisioacuten del flujo del proceso

Base de datos Indica el uso o generacioacuten de una base de datos

Secuencia Conecta los elementos correspondientes del diagrama de flujo Nos indica el flujo de un proceso

Conectores de un procesoactividad o de una decisioacuten a otra

Indica la conexioacuten entre una serie de actividades o decisiones dentro de un procedimiento

Conectores en la misma paacutegina hacia otra paacutegina

Dirige el diagrama sobre el final de la paacutegina

13

A

Siacutembolos que se utilizan en los Diagramas de Procesos

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

A) Antes de hacer un mapa de Proceso

bull Determine las entradas y las salidas que lo terminan

bull Identifique las actividades o pasosbull Identifique los responsables y participantes de

cada actividadbull Identifique las secuencias de las actividadesbull Identifique los suministros o entradas y los

destinos o salidas de cada paso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso

bull Enliste los participantes del Proceso en la parte izquierda de la columna

bull Muestre al Cliente como primer integrante del Proceso

bull Redacte las actividades o pasos a seguir Horizontalmente coloacutequelos en orden cronoloacutegico

bull Si dos pasos del proceso son terminados al mismo tiempo se deben dibujar en paralelo etiquetando cada uno en forma clara

bull Se debe precisar cual aacuterea oacute departamento es la principal responsable de un paso determinado

bull Existen departamentos conocidos como asociados y se diferencian de los otros porque no son responsables de ninguacuten paso en el proceso

bull Cuando hay muacuteltiples participantes y un solo duentildeo del proceso deben ser colocadas en cuadros sombreados en la misma columna de los duentildeossocios

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

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Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

B) iquestCoacutemo hacer el Mapa de Proceso (hellipContinuacioacuten)

bull Numere los pasos de acuerdo a una secuencia cronoloacutegica Los pasos sombreados deben tener el mismo nuacutemero de socios

bull Conecte cada paso con una liacutenea para representar el flujo de actividades Cada paso debe tener una entrada y salida excepto La caja inicial de entradas del cliente la caja final de salidas del cliente y las cajas sombreadas

bull Dibuje un cuadro alrededor de todo el Mapa de Proceso para mostrar sus liacutemites y subraye los participantes del proceso con sus actividades

bull Identifique las entradas y salidas que ocurren en el proceso pero que estaacuten fuera de el Las entradas de los departamentos que estaacuten fuera del proceso se deben colocar en hilera encima del cuadro del proceso mientras que las salidas que esteacuten afuera del proceso se deben colocar en hilera bajo del mismo

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

b cd

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

C) Al levantar la informacioacuten plantear las siguientes interrogantes

bulliquestQueacute se hace (Operacioacuten)bulliquestQuieacuten lo hace (Puesto)bulliquestCuaacutendo se hace (Frecuencia)bulliquestDoacutende se hace (Lugar y aacuterea)bulliquestPorqueacute se hace (Justificacioacuten y objetivo)bulliquestCon queacute se hace (Equipo)

iquestCoacutemo funciona (realidad) y porqueacute funciona asiacute

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

Ventas

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Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

Clientes a

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Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

D) Identificacioacuten de los Procesos a Estudiar y su ubicacioacuten en la organizacioacuten

bull Generalmente las organizaciones son verticales y los procesos son horizontales

Proceso 1

Administracioacuten

Produccioacuten Capital humano Finanzas Mercado

2 31

Serie de actividades involucradas en un proceso

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Damelio R 2001

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

Ventas

Produccioacuten

Clientes

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Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

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Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

E) Definicioacuten de los liacutemites de cada proceso

bull Entradas y salidas al Proceso (identificacioacuten de clientes y proveedores)

bull Objetivosbull Frecuenciabull Volumen

F) Operaciones relativas a cada proceso

bullIdentificar los pasos del procesobullHacer una breve descripcioacuten de cada procesobullOrdenar los pasos en forma secuencial

Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

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Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

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Clientes

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6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

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Recursos electroacutenicos

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bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

G) Coacutemo crear un diagrama de proceso (Ejemplo)

1Colocar una hoja grande de papel (Al menos de 90cm X180m)2Trazar una banda horizontal par cada funcioacuten que participe en el proceso Las bandas pueden usarse asimismo para representar papeles como gerente o tiacutetulos de puesto como supervisor de produccioacuten Si el proceso abarca soacutelo una funcioacuten saltarse este paso

3 Poner etiquetas a las funciones comenzando con el cliente (interno o externo) en la parte superior y despueacutes de las funciones maacutes proacuteximas al cliente

Clientes

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Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

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Clientes

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6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

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Recursos electroacutenicos

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bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

4 Pedir a cada miembro que anote en notas ldquoPost-itrdquo los pasos que constituyen su parte del proceso y colocar las notas en el diagrama

5 Poner los ldquoPost-Itrdquo en una secuencia diferente hasta que el grupo quede satisfecho de que el proceso estaacute descrito en forma precisa

Clientes

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Produccioacuten

Clientes

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Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

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Recursos electroacutenicos

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bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

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Bibliografiacutea

6 Agregar y poner todos los insumos y resultados para completar el diagrama

Produccioacuten

Ventas

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Lineamientos generales a considerar para la creacioacuten del Diagrama de Procesos

Recursos electroacutenicos

bullhttpwwwgestiopoliscomrecursos4docsgergestitrahtm [Consulta realizada enero 03 2010]

bullUniversidad de Guanajuato Curso-Taller Anaacutelisis y Mapeo de Procesos httpusic13ugtomxcalidadarchivosanalisis20y20mapeopdf [Consulta realizada enero 03 2010]

bullDramelio R (2001) Fundamentos de mapas de procesos Recursos para la calidad Meacutexico D F

bullGoldratt EM (2005) La meta Meacutexico D F

Bibliografiacutea

Recursos electroacutenicos

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