Diagnóstico organizacional

Daphne Priego RamírezJennifer Sandoval Baca

Diagnóstico Organizacional

El diagnostico organizacional es el estudio que se encarga de evaluar la situación de la empresa y sus conflictos. Busca generar eficiencia en la organización a través de cambios.

El diagnóstico es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento de la organización.

Es un proceso analítico -desintegrar, descomponer un todo en sus partes para estudiar en forma intensiva cada uno de sus elementos, así como las relaciones

entre si y con el todo- que permite conocer la situación real de la organización para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de

corregir los primeros y aprovechar las segundas.

Diagnóstico y Desarrollo Organizacional

Una de las aplicaciones del diagnóstico organizacional es la que va encaminada al desarrollo organizacional. El cual es un

proceso de cambio planeado en base al conocimiento que se tiene acerca de la

situación por la que atraviesa la empresa, la evaluación de los

resultados después de la implementación de las propuestas.

Situaciones por las que se requiere aplicar un diagnóstico:

1. El crecimiento de la organización; esto es que la organización ha incrementado sus activos, ventas y personal.

2. El atraso de la organización; cuando la organización está estancada o al borde de la extinción.

3. La oferta de calidad; por la importancia de la competitividad entre las empresas y la calidad de sus productos y servicios.

4. Otras situaciones; aparición de tecnología de punta (mayor productividad y calidad), la innovación, problemas sociales que conforman el entorno de la empresa, la necesidad y el deseo de la empresa por conocerse y generar un lugar mejor de trabajo.

Las perspectivas del Diagnóstico

Organizacional

Perspectiva social: interés concentrado en conocer los efectos que se generan por la acción organizacional en los distintos subsistemas de la sociedad. Cómo ve la sociedad a la organización, en qué la beneficia o en caso contrario en qué la daña y qué sugiere ésta.

Perspectiva ejecutiva: se entiende por la participación de los socios, dueños o directivos de la empresa, ellos se encargan de evaluar cuestiones como su posición en el mercado y el uso adecuado de sus recursos.

Perspectiva de las áreas; se refiere a la relación entre los departamentos de la organización, su convivencia, sus aportaciones al desarrollo de la empresa y la eficiencia de cada departamento.

Perspectiva individual; nos referimos a las expectativas que tiene cada individuo que conforma la organización, sin importar área o puesto, y de igual manera a los agentes externos a ella, como lo son proveedores o clientes.

Perspectiva de los grupos informales; hay ciertos grupos que se forman de acuerdo a intereses más afines, como el gusto por algún deporte o la religión, para ello se requiere detectar a dichos grupos y evaluar la facilidad de sana interacción de los intereses particulares del con los intereses de la empresa.

Modelos de Diagnóstico

1. Diagnosticando los sistemas

organizacionales: Evaluación del

desempeño y funcionamiento del sistema; y

Evaluación de la efectividad del sistema.

2. Evaluación de objetivos e indicadores de

metas organizaciones: Evaluación del

desempeño por objetivos.

3. Diagnósticos de las relaciones individuales en las

organizaciones: Evaluaciones individuales y

Evaluación del medio ambiente interno organizacional.

4. Diagnósticos de las relaciones grupales y de equipo en

las organizaciones: Diagnósticos de las relaciones

grupales y de equipo.

5. Diagnosticando las acciones comunicativas.

6. Diagnosticando las relaciones de la organización y el contexto.

7. Diagnosticando la gestión del conocimiento y la incorporación de tecnologías en las

organizaciones.

8. Diagnosticando la cultura organizacional.

9. Diagnosticando las relaciones de poder y liderazgo.

10. Diagnosticando los conflictos en la organización.

11. Diagnosticando la factibilidad de los cambios.

12. Diagnóstico e intervención a través de conocimientos institucionalizados.

Condiciones …

1. Contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo directamente interesado en que se lleve a cabo una transformación en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverla).

2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtención de información y no entorpecer el proceso de diagnóstico.

3. El consultor manejará la información que se obtenga en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la información.

4. Debe proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.

5. El éxito o fracaso del diagnóstico depende del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor

PASO 1 PASO 2 PASO 3 PASO 4 PASO 5Determinar los

aspectos y problemas de la

realidad organizacional

Estudio y comprensión del problema

Elaborar el marco teórico

Definir el tipo de

investigación

Seleccionar las variables y formular la hipótesis

Si se trata de investigación-acción Revelar lo encontrado y el prediagnóstico  Contratación

Resignificar lo encontrado y el prediagnóstico Establecer objetivos Desarrollar las preguntas de investigación  Consensuar cliente-consultora

Revisión de la literatura, recopilación de datos de interés

Exploratoria, descriptiva o explicativa Seleccionar el diseño de investigación: experimental o no experimental

Detectar las variables, definirlas teórica y operacionalmente Hallar los indicadores y verificar su confiabilidad Verificar la economicidad de la investigación

PASO 6 PASO 7 PASO 8 PASO 9 PASO 10

Seleccionar las unidades de

análisis

Seleccionar la muestra

Recolección de datos

Análisis de datos

Presentación de los

resultados

Utilizar las técnicas estadísticas de muestreo correspondientes

Determinar el universo Seleccionar la muestra

Preparar los instrumentos de medición  Codificar los datos 

Seleccionar las pruebas estadísticas Elaborar el análisis

Elaborar y presentar el informe  Si se trata de investigación-acción, elegir las técnicas de intervención y estrategias para operar la transformación organizacional 

Tipos de diagnóstico organizacional

El diagnóstico organizacional se divide en dos tipos principales, funcional y cultural, cada uno con sus propios objetivos, métodos y técnicas. Son complementarios entre sí.

Diagnóstico funcional

El diagnóstico funcional examina las estructuras formales e informales de la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que ver con la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización, y la innovación.

Objetivos

Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicación y los diferentes canales de comunicación.

Evaluar los sistemas y procesos de comunicación a nivel interpersonal, grupal, departamental, e interdepartamental.

Evaluar los sistemas y procesos de la comunicación externa de la organización, entidades públicas y privadas con las cuales existe interdependencia.

Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnología de la comunicación organizacional.

Evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicación en la satisfacción en el trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.

Métodos y Técnicas

Entrevista.

Cuestionario.

Análisis de transmisión de mensajes.

El análisis de experiencias críticas de comunicación.

Análisis de redes de comunicación.

La entrevista grupal.

Diagnóstico de cultura organizacional

Cultura: valores, creencias y principios fundamentales que constituyen los cimientos de una organización, así como también el conjunto de procedimientos y conductas gerenciales que sirven de ejemplo y refuerzan esos principios básicos. La cultura no suele estar escrita pero es el alma de la organización.

El diagnóstico cultural es una sucesión de acciones cuya finalidad es descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en que éstos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional.

Categorías de análisis del diagnóstico cultural

Espirituales: Ideología, filosofía, símbolos, mitos e historia.

Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas de interacción.

Estructurales: Políticas y procedimientos, normas, sistemas de status internos, estructura del poder.

Materiales: Tecnología, instalaciones, mobiliario y equipo.

Métodos y Técnicas Observación (participativa o no participativa).

Entrevistas individuales.

Análisis de documentos.

Discusión dirigida en grupos pequeños.

Dramatización.

Técnicas proyectivas.

Encuesta.

Metodología escalonada

Va de lo más general y espontáneo a lo más particular y dirigido. Etapas:

1. Contacto inicial: determinar el objetivo del estudio. Normalmente la organización busca a un consultor para presentarle la situación (un problema interno, deseos de mejorar la productividad o relaciones humanas, implementación de algún cambio, etc.). El consultor debe pedir información a la organización (organigramas, slogans, historias oficiales, premios, definiciones de fechas importantes, etc.) para conocer la cultura organizacional.

2. Examen de artefactos culturales: realizar un estudio de los diferentes escritos de la organización, tales como organigramas, declaraciones públicas, diarios y revistas internos, decálogos, documentos de seguridad industrial, historias oficiales, documentos de propaganda y publicidad interna y externa, credos, eslogan, bases para otorgar premios (de producción, por antigüedad, etc.), fechas memorables, reuniones fijadas en fechas predeterminadas, etc. Lo que se encuentra en estos documentos no es toda la cultura, solo una parte.

3. Entrevistas a informantes calificados: las personas seleccionadas deben ser representantes de los principales grupos de la organización, por sus posiciones, su estructuración o por sus eventuales aportes a la cultura organizacional.

La entrevista debe ser semiestructurada y dirigirse a la reconstitución de la historia de la organización, sus principales momentos e hitos, al recuerdo de personas notables -«héroes» y «villanos»- que hayan quedado grabados en la memoria organizacional, sus hechos más sobresalientes y sus características centrales. Se debe tratar de reconstruir los distintos ambientes sociales que se vivieron en la organización a lo largo de su historia.

Es importante en este trabajo la evocación histórica, que se trata de detectar las diferencias entre la historia oficial, la historia vivida y las diversas interpretaciones históricas que pudieran darse al interior de la organización entre sus distintos subgrupos.

Otro tipo de temas a tratar en la entrevista, se relaciona con preguntas directas acerca de valores, creencias, normas y otras premisas del decidir organizacional que puedan estar presentes en la imagen actual de la organización.

4. Entrevistas grupales: se trata de obtener información adicional y complementaria a la que se haya recogido en las entrevistas individuales. Los temas pueden ser los mismos que en la entrevista individual, por ser grupal dará resultados distintos. También se debe indagar en el estilo de la organización, usos, costumbres o símbolos.

Tests proyectivos es de gran utilidad en esta etapa. Se puede solicitar que el grupo elabore en conjunto una historia, a partir de imágenes tales como TAT (Test de Apercepción Temática) de Mc Clelland. Otra posibilidad es entregar al grupo una gran hoja de papel y lápices, solicitándole que dibuje una imagen que represente lo que la organización significa para los integrantes del grupo.

5. Reunión del equipo consultor, con la participación de informantes internos: la información acumulada se presenta y discute. Se buscan interpretaciones, sugerencias y corroborar información. Hay que recordar que la cultura puede ser transparente o invisible para quienes están dentro de la organización, por lo que los consultores internos pueden reaccionar con sorpresa, molestia, dudas o incredulidad a lo que vean los consultores externos. Se trata de llegar a un acuerdo aunque no sea fácil.

6. Determinación de hipótesis y de los primeros ítems culturales: el diagnóstico debe limitarse a exponer solo los rasgos principales que permitan identificar a la organización y tomando en cuenta los objetivos. Por ejemplo, si se desea implementar en la empresa un programa aunque lleve al aumento de la productividad, es necesario detectar los ítemes que puedan obstaculizar dicho proyecto y los que pudieran ser potenciados en implementación exitosa del programa en referencia. Los ítemes culturales y las hipótesis elaboradas acerca de ellos y de sus formas de relación, deberán ser puestos a prueba en el resto del trabajo de diagnóstico.

7. Análisis grupal de textos: seleccionar los textos con la información que presente rasgos culturales que permitan probar las hipótesis y realizar cuestionarios.

8. Presentación de resultados preliminares ante un comité interno: esta presentación cumple la función de informar a la parte contratante del estado de avance de la investigación y recibir retroalimentación.

9. Elaboración de cuestionarios: el objetivo es conocer cuán difundidos se encuentran elementos culturales que ya han sido detectados a través de los instrumentos anteriores. Los cuestionarios deben ser de preguntas cerradas. Ejemplo:

10. Recopilación de antecedentes: aplicación de los cuestionarios. Cuidar que contesten de manera correcta y resolver dudas.

11. Seminarios de diagnóstico: revisar la información obtenida y resultados, con un grupo de 30 a 40 personas. Se realiza retroalimentación.

12. Elaboración y presentación del informe final: se remarca la importancia de la cultura organizacional en la toma de decisiones. Se presentan los resultados.

Intervenciones Sociotécnicas

Están dirigidas a mantener, reparar, mejorar o remplazar sistemas y procesos, dentro de sistemas organizacionales y sociales existentes; y a diseñar o rediseñarlos para afrontar problemas existentes (debilidades), desarrollando fortalezas o hacer frente a nuevas amenazas, desafíos y oportunidades.

El modelo investigación-acción es en esencia una mezcla de dos ingredientes: La naturaleza altamente participativa de las intervenciones sociotécnicas. El proceso interactivo del diagnóstico y la acción.

El facilitador. Es el movilizador del proceso de cambio. El desempeño de su rol resulta clave para la internalización y estimulación actitudinal del personal hacia el cambio. Su objetivo es dar la adhesión, el compromiso y la implicación de los agentes en el proceso de transformación y fortalecimiento institucional.

Diseños de intervención

1.- Sistémicas y estratégicas:

De mantenimiento de sistemas organizacionales (mantener rasgos de identidad frente al exterior)

De desarrollo de sistemas organizaciones (desarrollo transorganizacional)

Sobre sistemas organizacionales (reingeniería)

Sobre las relaciones sistema-entorno.

2.-Sobre los individuos en las organizaciones:

La modificación del comportamiento

Motivación, capacitación y administración participativa

Enfoque gestálico

Técnicas basadas en el rol

Incentivación basada en el rendimiento

Desarrollo de competencias

3.- Para el desarrollo de objetivos organizacionales:

El planeamiento estratégico

La administración por objetivos

4.- En grupos y equipos:

Para desarrollar las relaciones entre grupos

Conciliatorias intergrupo y terceras partes

Desarrollar un equipo

5.- En materia de comunicación en las organizaciones:

Sobre acciones comunicativas

Análisis de discurso en las organizaciones

6.- De las organizaciones respecto a su medio ambiente.

7.- En las organizaciones respecto del aprendizaje, la innovación y la incorporación de tecnología:

Incorporación de conocimiento

Creación de conocimiento en la empresa

8.- Sobre las dimensiones estructurales y personales del rol de poder:

Roles de poder

Fuentes de poder

Los ocupantes de poder (liderazgo)

Referencias

Rodríguez, Dario. (2005). Diagnóstico de la cultura organizacional. México: Alfaomega.

Hellriegel, S. (2009). Comportamiento organizacional. México: Ceange Learning.

Krieger, M. (2002). Sociología de las organizaciones. Argentina: Prentice Hall.