Diagnostico Municipal (Marco Normativo Pg 9)

DIAGNSTICO MUNICIPALIDAD DE QUETZALTENANGO VOLUMEN I

QUETZALTENANGO, GUATEMALA NOVIEMBRE, 2005

2Diagnstico de Situacin Municipalidad de Quetzaltenango Noviembre, 2005

DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALMUNICIPALIDAD DE QUETZALTENANGO

Ana Luz Alfaro Manca, MBA Jenny Daz Daz, MSc. Ing. Otto Ren Morales Estrada Ing. Josu Herrera Cifuentes Licda. Mara de los Angeles Morales Estrada Ren Bentez Alfaro

BENALUN Salud Ambiental Limitada NOVIEMBRE, 2005


TABLA DE CONTENIDO 6 INTRODUCCIN

OBJETIVOS DEL DIAGNSTICO

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METODOLOGA DE TRABAJO

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MARCO NORMATIVO Y JURIDICO DEL REGIMEN MUNICIPAL A. De la Constitucin Poltica B. Del Cdigo Municipal C. Ley del Presupuesto D. Ley de Servicio Municipal E. Ley de Descentralizacin F. Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural, G. Contralora General de Cuentas H. Acuerdos Municipales

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INFORMACIN GENERAL DEL MUNICIPIO Creacin y Procedencia Toponimia Superficie Lmites Posicin Geogrfica Altitudes Red Hidrogrfica Situacin Socio-Econmica Localizacin Otras generalidades Iniciativas de Asociacionismo en la regin

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TABLA DE CONTENIDO

SITUACIN ACTUAL DE LA MUNICIPALIDAD QUETZALTENANGO Resumen Talleres Diagnstico Participativo - FODA Concejo Municipal Alcalda Municipal Gerencia Municipal Secretara Municipal Auditora Interna Coordinacin de Servicios Financieros Econmicos Departamento de Presupuesto Departamento de Tesorera Departamento de Contabilidad Departamento de Compras Departamento Almacn Municipal Departamento Procuradura de Cobros Departamento Centro de Informtica (Volumen II) Unidad de Recursos Humanos Unidad de Conserjera Asesora Jurdica Municipal Relaciones Pblicas Secretara de Turismo Municipal Farmacia y Dispensario Municipal Coordinacin de Abastos y Salud Pblica Oficina Municipal de Planificacin Coordinacin de Planificacin Urbana Departamento de Catastro Departamento de Construccin Privada Centro Histrico Coordinacin de Servicios Pblicos Departamento de Obras Departamento de Drenajes Departamento de Transportes Registros Civil Registro de Vecindad Juzgado de Asuntos Municipales Juzgado de Asuntos Municipales de Trnsito Departamento Municipal de Trnsito Polica Municipal

DE

21 21 23 25

31

52

60

76


TABLA DE CONTENIDO

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Coordinacin de Servicios Ambientales y Ecolgicos Departamento de Areas Protegidas Departamento de Educacin Ambiental Departamento de Parques y Jardines Parque Zoolgico Cementerio General Municipal Departamento de Limpieza Pasemos a Xela en Limpio Unidad Bsica de Servicios Sociales Coordinacin de Cultura y Deportes Biblioteca Departamento de Museo Archivo Histrico Empresa Municipal de Aguas de Xelaj Empresa Elctrica Municipal de Quetzaltenango Asociacin de Empleados Municipales y EEMQ Sindicato de Trabajadores Municipales y de la EEMQ de Quetzaltenango Sindicato de Trabajadores Unidos de la Municipalidad, Anexos y EEMQ del Municipio de Quetzaltenango, del Departamento de Quetzaltenango Resumen de Situacin

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106

117 121 123 124

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CONCLUSIONES GENERALES

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RECOMENDACIONES

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BIBLIOGRAFA, SIGLAS

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A N E X O S

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INTRODUCCION El presente Diagnstico de la Municipalidad de Quetzaltenango, se realiz en el marco del Convenio de Cooperacin entre la Municipalidad y la Fundacin para el Desarrollo Local y el Fortalecimiento Municipal e Institucional de Centroamrica y el Caribe, FUNDEMUCA, la cual es un instrumento de la Agencia Espaola de Cooperacin Internacional (AECI). El Diagnstico contempla un anlisis de la situacin general de la Municipalidad, de sus recursos humanos, financieros, servicios, planes y proyectos y de todos aquellos aspectos que tengan que ver con su funcionamiento y del desarrollo de los diferentes programas. Este trabajo se efectu en los meses de octubre y noviembre del presente ao, recibiendo amplia colaboracin del Concejo Municipal, Seor Alcalde, Seor Gerente, Jefes/as de Coordinaciones, Departamentos y Unidades y personal en general, de la Municipalidad de Quetzaltenango. Fue realizado por un equipo de consultores centroamericanos, que cont con el apoyo de ese gran equipo de trabajo que demostr ser a travs de este proceso, el/la quezalteco/a municipalista. A todos y todas, muchas gracias !


OBJETIVO DEL DIAGNOSTICO Identificar la situacin actual de la Municipalidad de Quetzaltenango, desde el punto de vista Administrativo, Organizativo e Informtico como parte del proceso de fortalecimiento institucional. MARCO METODOLOGICO El marco metodolgico, incluy los siguientes temas: Antecedentes ( La dinmica de la Asociatividad y Desarrollo Local y el Fortalecimiento Institucional ). Marco Normativo y Jurdico del Rgimen Municipal Guatemalteco ( De la Constitucin Poltica; Del Cdigo Municipal, Ley de Servicio Municipal, Ley de Descentralizacin, Ley del Presupuesto, Acuerdos Municipales); Contralora General de Cuentas y Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural. Informacin General del Municipio ( Localizacin, Extensin y Divisin Poblacin y otras generalidades ). Territorial;

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Situacin Actual (Organizacin Administrativa, Gestin Administrativa , Finanzas, Servicios Pblicos, Situacin de Empresas Municipales, Plan de Desarrollo Local, Participacin Ciudadana y Gnero; Proyectos de Desarrollo Local, Asistencia Tcnica, Organizaciones Cooperantes, Asociativismo y relacin con las Municipalidades que integran la Mancomunidad. Diagnstico de la Situacin Informtica de todas las dependencias municipales, incluyendo las empresas EMAX y EEMQ, el cual se trat de forma separada debido a su especificidad y cuyos resultados se presentan en el Volumen II.

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Se realiz en las fases siguientes: a. Organizacin y Planeacin de la Investigacin: en esta fase se disearon los procedimientos, instrumentos y tcnicas a aplicar en la investigacin, as como la elaboracin de un cronograma para la ejecucin de la investigacin bibliogrfica y de campo. Con el apoyo de estudiantes de cuarto ao de la Carrera de Psicologa de la Universidad Rafael Landvar, y el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad, se prepararon los cuestionarios para el sondeo de opinin sobre los Servicios que brinda la Municipalidad, trabajo que servira para dos fines, uno en apoyo al Diagnstico y otro para continuar su prctica en donde pasarn pruebas psicomtricas a los empleados/as para identificar las necesidades de los mismos y trabajar con esto. Los instrumentos propuestos para la recopilacin de la informacin de campo son: guas de entrevista individual, guas de reuniones y entrevistas colectivas, boleta individual a personal, boletas para la realizacin del sondeo de opinin.


b. Investigacin Bibliogrfica: deber tomar en cuenta toda la informacin existente en la Municipalidad y la legislacin relacionada con el funcionamiento municipal y documentos que aporten a la contextualizacin y anlisis de la realidad y situacin actual de la Municipalidad. c. Identificacin y anlisis de la informacin de forma participativa mediante: talleres generales con Concejo y Personal Municipal, sobre Diagnstico Institucional, para identificar las principales Fortalezas y Debilidades; y Amenazas, Oportunidades y Carencias de cada Dependencia y de la Municipalidad, Crculos de trabajo por dependencia y con el Concejo Municipal para analizar la situacin histrica y actual de la organizacin de las Dependencias Municipales. d. Proceso de sensibilizacin y capacitacin al Concejo Municipal y personal Municipalidad, por medio de Talleres y Crculos de Calidad. Concejo Municipal Presentacin del Plan de Trabajo ante la Corporacin Municipal. Talleres sobre Capital Humano y Desarrollo Institucional, Cultura y Clima Organizacional, dirigidos a los miembros de la Honorable Corporacin Municipal. Fortalecimiento Institucional. Crculos de Estudio: Concejo Municipal y Comit Gerencial (Desayuno). Crculos de Calidad: Concejo Municipal y empleados/as en general (Desayuno). de la

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Con Coordinadores/as de Area y Jefes/as de Unidades Tres sesiones de trabajo, de 4 horas cada una, con la presencia, en promedio de 40 trabajadores/as ( Coordinadores/as de Area y Jefes/as de Departamentos y Unidades): Taller Participativo FODA (Diagnstico y Plan Estratgico, Metodologa); Taller Participativo FODA (Amenazas y Oportunidades). Priorizacin y Necesidades del Municipio. Taller Participativo FODA (Fortalezas y Debilidades) Crculo de Calidad: Area Financiera, Recursos Humanos y Auditora Crculo de Calidad: Unidad Bsica de Servicios Sociales, Coordinacin de Planificacin Urbana, Catastro, IUSI, Construccin Privada, Coordinacin de Servicios Pblicos, Coordinacin de Servicios Econmicos y Financieros, Departamento de Presupuesto, Oficina Municipal de Planificacin, Recursos Humanos y Contabilidad. Crculo de Calidad: Coordinacin Area Cultural y Deportes Crculo de Calidad: Coordinacin Financiera

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Crculo de Calidad: Abastos y Salud Pblica

e. Realizacin de entrevistas individuales a los/as Coordinadores/as de Areas, Jefes/as de Departamentos y de Unidades. Se realizaron en total, cerca de setenta y tres entrevistas. f. Entrevistas a los/as usuarios/as de los servicios para hacer una valoracin cualitativa de estos. En este proceso colaboraron estudiantes de cuarto ao de Psicologa, de la Universidad Rafael Landvar, como parte de su proceso de prctica industrial II. Se realizaron 530 entrevistas. (Ver resultados en Anexos) g. Procesamiento de la Informacin: revisin, seleccin y procesamiento de la informacin, as como, a la tabulacin y elaboracin de grficas y cuadros estadsticos para sistematizar la informacin cualitativa obtenida. h. Informe Final. Elaboracin del presente documento, el cual servir de base para la elaboracin del Plan Estratgico.

MARCO NORMATIVO Y JURIDICO DEL REGIMEN MUNICIPAL.

A. De la Constitucin Poltica En la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, en el Captulo VII, del Artculo 253 al 262 reza todo lo concerniente al Rgimen Municipal: Autonoma Municipal, Gobierno Municipal, Recursos Econmicos del Municipio, Asignacin para las Municipalidades, Derecho de Antejuicio de los Alcaldes, Juzgado de Asuntos Municipales, Privilegios y garantas de los bienes municipales, Prohibiciones de eximir tasas o arbitrios municipales y Ley de Servicio Municipal. B. Del Cdigo Municipal Decreto Nmero 12-2002, que en el Ttulo I, Generalidades, Artculo 1. Objeto. El Cdigo tiene por objeto desarrollar los principios constitucionales referentes a la organizacin, gobierno, administracin, y funcionamiento de los municipios y dems entidades locales determinadas, en este Cdigo y el contenido de las competencias que correspondan a los municipios en cuanto a las materias que stas regulen. C. Ley de Servicio Municipal Decreto 1-87. El Artculo 262 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, establece que las relaciones laborales de los funcionarios y empleados de las municipalidades, se normarn por la Ley de Servicio Municipal y que el Artculo 9 de las Disposiciones Transitorias y finales de la misma Constitucin, precepta que tal Ley, ajustada a los preceptos constitucionales, debe emitirse a ms tardar, en el plazo de un ao a partir de la instalacin del Congreso de la Repblica.


CONSIDERANDO: Que las leyes que han regulado esta materia, no se ajustan a lo que establece la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, debido a que contienen preceptos que infringen la autonoma de las municipalidades, plenamente reconocida por sta, debiendo emitirse las normas adecuadas que garanticen su permanencia por lo que es procedente dictar en tal sentido la respectiva disposicin legal. En el marco anterior, se declar la presente Ley, la cual en el Artculo 1: Carcter de la Ley. Esta ley y los derechos que establece, son garantas mnimas de los trabajadores, irrenunciables, susceptibles de ser mejoradas conforme a las municipalidades y en la forma que establece esta ley.


MANCOMUNIDAD La Municipalidad de Quetzaltenango forma parte activa de la Mancomunidad de Los Altos, la cual persigue el desarrollo integral de los municipios miembros y sus habitantes, la planificacin y ejecucin de mega proyectos, la solucin de problemas comunes y el desarrollo de su infraestructura fsica y administrativa, as como establecer mecanismos de coordinacin entre comits e instancias de desarrollo. Ya esta mancomunidad cuenta con Estatutos, los cuales fueron aprobados el 5 de septiembre del presente ao, por los ocho Concejos Municipales de las municipalidades que forman parte, a saber: Quetzaltenango, Salcaj, La Esperanza, San Juan Ostuncalco, Olintepeque, Zunil, Almolonga, San Mateo. Para las Municipalidades de la Mancomunidad por el rea geogrfica que ocupan y por la situacin socio-econmica de la regin, se abren oportunidades para solucionar aspectos que tienen en comn, tales como: ordenamiento territorial, transporte metropolitano, energa elctrica, servicios educativos, agua potable, desechos slidos, rastro, vas de comunicacin, organizacin comunal, entre otras. He ah la importancia de asociarse para la realizacin de proyectos comunes como los antes sealados y la solucin mancomunada a problemas. Otro aspecto a considerar, es el contar con una Unidad Tcnica Intermunicipal, para el fortalecimiento y ahorro de recursos, sobre todo de las municipalidades ms pequeas, a fin de compartir aquellos tcnicos necesarios para su funcionamiento, como lo son ingeniero/a, abogado/a, informtico/a. Adems, el intercambio de experiencias entre unas y otras, es un punto muy importante a considerar.

La dinmica de asociatividad y desarrollo local Ttulo I, Generalidades, Artculo 10. Asociacin de Municipalidades. Las Asociaciones de Municipalidades a nivel departamental, regional o nacional se regirn por las disposiciones del presente Cdigo y los estatutos que se les aprueben, pero en todo caso, las municipalidades que las integran estarn representadas por el alcalde o por quien haga sus veces. En el mismo Cdigo, Captulo II, sobre Mancomunidades de Municipios, en el Artculo 49, se refiere a la Definicin: Las mancomunidades de municipios son asociaciones de municipios con personalidad jurdica, constitutitas mediante acuerdos celebrados entre los concejos de dos o ms municipios, de conformidad con la ley, para la formulacin comn de polticas pblicas municipales, planes, programas y proyectos, la ejecucin de obras y, la prestacin eficiente de servicios de sus competencias. En el Artculo 50, se refiere a la Asociacin de Municipios en Mancomunidades. En el Artculo 51, habla de los Procedimientos para la aprobacin de las mancomunidades.


Por qu y para qu se asocian los municipios. 1 Los municipios se asocian, generalmente, de forma voluntaria, en torno a un inters o necesidad comn que consideran les une y que creen pueden manejar de forma mas eficiente, dentro de una estructura asociativa y mancomunada. En ese sentido, las mancomunidades, sin daar a la autonoma municipal y respetando el principio de subsidiariedad, pasan a ser un nuevo nivel intermedio de gobierno, que surge como una prolongacin complementaria, flexible y lgica de la actuacin de un municipio en torno a la planificacin en su territorio, la prestacin de servicios bsicos, la gestin ambiental, la defensa de aspectos culturales o tnicos, etc. De ese modo, los municipios pueden adaptarse de una forma flexible y natural a los nuevos tiempos: - Optimizando esfuerzos de forma conjunta - Complementando competencias, recursos y funciones municipales, para as, responder con una mayor eficacia y calidad a la nueva forma de gestionar el territorio y el ambiente, a las nuevas estructuras de organizacin y modernizacin del Estado y, finalmente, a las nuevas demandas de la poblacin. Las mancomunidades son una estructura apropiada y legal, entre otros aspectos, para que los municipios puedan: Ampliar la oferta de equipamientos e infraestructuras de servicios bsicos en el territorio de forma equilibrada, optimizando y racionalizando las inversiones realizadas, Remediar una serie de necesidades insatisfechas, Generar economas de escala en la gestin municipal, Poder universalizar la prestacin de servicios bsicos con una mayor calidad y eficiencia, Potenciar la solidaridad y cooperacin entre municipios y actores involucrados en el desarrollo local, sistematizando las buenas experiencias, Mejorar la capacidad tcnica y tecnolgica de los municipios, Favorecer procesos de fortalecimiento de la administracin municipal, Implementar acciones concertadas y de inters comn para varios municipios, sin partidismos ni clientelismos, Buscar y optimizar la capacidad de captar financiamientos internos y externos, Mejorar la capacidad de negociacin y de coordinacin interinstitucional, Contrarrestar tendencias individualistas, atomizadoras y localistas dentro del municipio, perjudiciales y negativas para la poblacin y el desarrollo, Generar un valor aadido a los recursos aportados por cada Municipio, Impulsar y articular el desarrollo econmico - productivo y social en el territorio, regionalmente.

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Samperi, Jos Antonio, Honduras. La importancia de una Cultura 2002.

Asociacionista Intermunicipal. Tegucigalpa, Honduras,


INFORMACION GENERAL DEL MUNICIPIO2 La ciudad de Quetzaltenango se encuentra ubicada a 200 kilmetros al occidente de la ciudad Capital de Guatemala, a 14 52 de latitud norte y a una altitud entre los 2300 y 2400 msnm. El departamento cuenta con 24 municipios, dentro de los cuales se encuentra el de Quetzaltenango, con una extensin territorial de 120 Km2, ocupando el 6.2% del rea departamental. El municipio cuenta con 20 poblados: 2 aldeas y 18 cantones. El clima es fro, con una temperatura media anual de 15.0 C, registrndose en los meses de fin y principios de ao temperaturas de menos de 0. La humedad relativa media anual es del 71.7%. En el estudio especfico de Medio Fsico se puede ampliar la informacin geogrfica del rea. Historia: Esta ciudad se conoce tambin con el nombre de Xelaj, los quichs le llaman Xelahuh y Xelahuh Queh, o sea el da 10 de su calendario. La traduccin aceptada es de las voces quichs xe = debajo o al pie de, y de lajuj = diez: "Al pie de 10 elevaciones orogrficas". En Quetzaltenango hay varios sucesos que tienen gran relevancia en la historia patria. Uno de ellos es que Quetzaltenango fue capital del llamado Sexto Estado dentro de la Federacin de las Provincias Unidas de Centro Amrica conformado en 1,838 por los departamentos de Quetzaltenango, San Marcos, Solol, Totonicapn, Quich, Retalhuleu y Suchitepquez. Varios intentos se hicieron para lograr el reconocimiento de este Sexto Estado, entre los cuales puede mencionarse el acta suscrita el 19 de enero de 1,822 desconociendo al gobierno central. El primer presidente de la Asamblea Constituyente del Estado de Los Altos fue el Lic. Miguel Larreynaga, instalndose en la ciudad de Totonicapn desde el 27 de diciembre de 1,838 hasta el 19 de enero de 1,839 cuando se traslad a la ciudad de Quetzaltenango. Despus de varios sucesos, incluyendo el envo de tropas de Los Altos para combatir a Francisco Morazn y la entrada de Rafael Carrera con sus tropas en la ciudad el 29 de enero de 1,840 para terminar con la segregacin de Los Altos, el 8 de mayo de 1,849 se firm un convenio en Antigua Guatemala entre el Presidente de la Repblica de Guatemala, General don Mariano Paredes, y el General don Agustn Guzmn, como representante del Poder Ejecutivo del Estado de Los Altos, donde se da por terminada la separacin y los departamentos se reincorporan a la Repblica de Guatemala con iguales derechos y cargos de los dems departamentos. Quetzaltenango fue erigido departamento por decreto de la Asamblea Nacional Constituyente el 16 de septiembre de 1,845, se le confiri el ttulo de ciudad por decreto No. 63 de la Asamblea el 29 de octubre de 1,825. Quetzaltenango es la segunda ciudad en importancia despus de la ciudad de Guatemala.

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INE Coordinacin Regin VI 2001-2002


Idiomas: Se habla el Espaol y el idioma indgena predominante es el Quich. Religin: Predomina la religin catlica Ubicacin: El municipio de Quetzaltenango es a su vez, la cabecera departamental y se encuentra situado en la parte Este del departamento, en la Regin VI o Regin Sur-Occidental. Localizacin Geogrfica: Se ubica a 2,333 metros sobre el nivel del mar. Lmites: Limita al Norte con los municipios de Olintepeque, La Esperanza (Quetzaltenango) y San Andrs Xecul (Totonicapn); al Sur con los municipios de Zunil y El Palmar(Quetzaltenango); al Este con los municipios de Zunil, Salcaj y Almolonga; y al Oeste con los municipios de Concepcin Chiquirichapa y San Mateo. Extensin Territorial: Cuenta con una extensin territorial de 120 kilmetros cuadrados. Divisin Poltica: La municipalidad es de 1a. categora, cuenta con una ciudad, 20 barrios, 3 colonias, 2 aldeas , 14 caseros y 99 parajes. Las aldeas son: Las Majadas y San Jos Chiquilaja. Vas de Comunicacin: Cuenta con la ruta nacional 1. Distancias: El Municipio de Quetzaltenango est ubicado a 203 kms de la capital, ciudad de Guatemala. Clima: Generalmente su clima es fro. Precipitacin Pluvial: Segn las zonas de vida van desde 1,057 hasta 3,900 mm/ao, distribuidos a lo largo de 6 meses (mayo-octubre) Hidrografa: El municipio esta ubicado en la Cuenca Hidrogrfica del Ro Samal y esta baado por los ros Samal, Sigil(Xequijel) y ro seco que es tributario del Samal en poca de invierno. Orografa: Est compuesta por las tierras altas volcnicas y montaas o colinas. Cuenta con los volcanes: Cerro Quemado, Santa Mara, Santiaguito y Siete Orejas; y los cerros: Candelaria, Galpago, Huitn, La Pedrera y Tecn Umn (Bal) Flora: entre las especies de flora silvestre observadas y que son aprovechadas especialmente en la poca navidea , estn las: Patas de gallo tambin llamadas Bromelacas y Tylanciazias, helechos y musgos. Fauna: Este recurso esta en Estrecha relacin con el bosque, en los terrenos municipales conviven varias especies de fauna silvestre, entre estas se mencionan las siguientes: Ardilla, Armadillo, Comadreja, Conejo, Cotuza, Coyote, Liebre, Mapache, Tuza, Tecolote Volcanero, Lechuzas, Lagartijas, Varias especies de aves, Varias especies de Insectos. Zonas de Vida: segn J. R. De la Cruz), el municipio de Quetzaltenango est localizado en las zonas de vida; Bosque hmedo montano bajo (Bh-MB) y bosque muy hmedo (Bmh-MB). Las temperaturas van de 5 a 22 grados C., con temperatura promedio anual de 16 grados C. Y temperatura extrema bajo 0 en los meses de noviembre- febrero que constituye la poca fra.


Sitios Tursticos: Cuenta con el Parque Nacional Tecn Umn, conocido tambin como el Bal. En el centro se encuentra el parque Centroamrica rodeado de hermosos edificios como la Municipalidad, la Gobernacin Departamental, la Catedral, el Banco de Occidente, el mercado, el Pasaje Enrquez, etc., Servicios La ciudad de Quetzaltenango, cuenta con todos los servicios pblicos y privados necesarios de una ciudad de esta categora, hay servicios de cable, internet, correo, agua potable , energa elctrica, alumbrado pblico, escuelas, colegios, institutos tcnicos, universidades. Cuenta adems con Radiodifusoras, centros comerciales, edificios de mercados, hoteles y hospedajes, centro de capacitacin regional INTECAP, agencias bancarias y financieras, almacenes y tiendas especializadas, buses urbanos y microbuses que prestan servicio dentro del permetro urbano, a colonias , cantones y lugares aledaos. Se cuenta con una pista de aterrizaje no pavimentada, que es utilizada para vuelos de carcter pblico y comercialmente a la ciudad de Guatemala y viceversa. Se cuenta con la infraestructura del centro de ferias y centro de recreacin de Quetzaltenango CEFEMERQ, donde anualmente se desarrolla la feria Centro Americana de la Independencia y recientemente se habilit la autopista de Los Altos, para ser mas fluido al transporte pesado hacia la ciudad. Transporte Urbano o Extraurbano: 3 lneas de buses extra-urbanos de primera clase que viajan diariamente a la ciudad capital Servicios de Salud: Hospital General, Hospital de Pulmones, Centros de Salud, Hospital del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social; 12 hospitales privados y mas de 100 clnicas mdicas especializadas, as como laboratorios, Principales Indicadores Vivienda

Cuadro No. 1 Tipos de Vivienda Municipio de Quetzaltenango, 2002 Vivienda Tipos de Viviendas Totales Casa Formal 28,541 Apartamento 1,057 Cuarto Casa de Vecindad 489 Rancho 155 Casa Improvisada 338 Otro Tipo 150 Total 30,730Fuente: INE Coordinacin Regin VI 2001-2002


Han proliferado la vivienda tipo condominio, es decir, varios hogares dentro de un rea privada. Segn datos del ltimo Censo (2002) del total de viviendas ( 30.730) poseen agua 23.301 o sea un 76% del total; poseen drenaje 20.503 o sea un 67% del total; y poseen electricidad 25.245 que representa un 82%. Estos datos reflejan que los servicios que ha venido brindando la Municipalidad en Agua Potable, Electrificacin y Drenajes, han sido y son muy importantes para el desarrollo del mismo, lo cual ha permitido la instalacin de empresas, comercio, instituciones educativas, servicios de salud, recreativas, entre otras, y en los hogares quetzaltecos ha incidido en un mayor nivel de confort, por los servicios bsicos de higiene, seguridad y comodidad.

Poblacin Cuadro No. 2 Poblacin de Quetzaltenango, segn sexo y Origen tnico, 2002 Poblacin rea de Poblacin Total Total de Indgenas Total No Indgenas Quetzaltenango Hombres Mujeres Total 60,922 66,647 63,714 63,855Fuente: XI Censo de Poblacin.VI de Habitacin 2002 (Cifras preliminares, sujetas a revisin)

Poblacin Econmicamente Activa Del total de la poblacin (127.569) la Poblacin Econmicamente Activa por sexo se divide as: Cuadro No. 3 Poblacin Econmicamente Activa Segn sexo, 2002 PEA Hombres Mujeres 30.882 16.724Fuente: XI Censo de Poblacin. 2002 (Cifras preliminares, sujetas a revisin)

Un 13 % de la Poblacin Econmicamente Activa son mujeres y un 24% son hombres, lo cual refleja el desempleo que existe en la poblacin. Se da mucho trabajo informal.


Analfabetismo En cuanto al analfabetismo, Quetzaltenango es una poblacin bastante alfabetizada, segn lo reflejan los siguientes datos del XI Censo de Poblacin del 2002 Cuadro No. 4 Poblacin Analfabeta Quetzaltenango 2002 Poblacin Alfabetizada Analfabeta 95.014 11.865Fuente: XI Censo de Poblacin. 2002 (Cifras preliminares, sujetas a revisin)

Del total de la poblacin, un 89% es alfabetizada y un 11 % es analfabeta, lo que refleja que la poblacin de Quetzaltenango es bastante alfabetizada. La poblacin de Quetzaltenango se concentra en el rango que va de los 15 aos a los 64 aos, segn datos del XI Censo de Poblacin del 2002, en donde hay en le mismo 75.928 personas, lo que representa un 60% de la poblacin. Cuadro No. 5Poblacin Econmicamente Activa segn segmento Quetzaltenango, 2002 rea Agricultura, Caza, Silvicultura y Pesca Explotacin de Minas y Canteras Industria Manufacturera, Textil y Alimenticia Electricidad, Gas y Agua Construccin Comercio por Mayor y Menor, Restaurantes y Hoteles Transporte, Almacenamiento y Comunicaciones Establecimientos Financieros, Seguros, Bienes Inmuebles y Servicios Prestados a Empresas Administracin Pblica y Defensa Enseanza Servicios Comunales, Sociales y Personales Organizaciones Extraterritoriales Rama de Actividad No Especificada % 72,282 204 17,982 651 7,913 14,970 3,873 2,886 4,226 1,399 10,171 212 --


Cuadro No. 6 Principales Tasas de MORTALIDAD GENERAL Segn edades, 2002 Indicador No. Muertes Poblacin Tasa de Mortalidad Tasa de Mortalidad neonatal (en 92 3312 28 Tasa de Natalidad Post Neonatal (de 28 a 1 ao) 81 3312 24 Tasa de Mortalidad Infantil (< de un ao) 173 3312 52 Tasa de Mortalidad de 1 a 4 aos 15 15902 0.9 Tasa de Mortalidad de 5 aos a 9 aos 9 17933 0.5 Tasa de mortalidad de 10 a 14 aos 8 17417 0.4 Tasa de Mortalidad de 15 a 19 aos 18 19719 0.9 Tasa de Mortalidad de 20 a 24 aos 29 17034 1.7 Tasa de mortalidad de 25 a 39 aos 97 22611 4.3 Tasa de mortalidad de 40 a 49 aos 41 12004 3.4 Tasa de mortalidad de 50 a 59 aos 60 7843 7.6 Tasa de mortalidad de 60 aos y ms aos 239 17575 13.6 Tasa de Mortalidad de mujeres en edad fertil (15 a 49 aos) 43 30512 1.4 Tasa de Mortalidad Materna 1 3312 0.3 Tasa de mortalidad General 689 152562 4.5

El denominador para las tasas de mortalidad neonatal, post neonatal e infantil es el total de nacidos vivos en el ao 2001. El denominador para el calculo de la tasa de mortalidad para cada grupo de edad es la poblacin para ese mismo grupo de edad. Para la tasa de mortalidad materna el numerador es el numero de muertes maternas y el denominador es el total de nacidos vivos en el ao 2001. Para la tasa de mortalidad de mujeres en edad frtil el es el numero de muertes en mujeres de 15 a 49 aos y el numerados es la poblacin femenina de ese mismo grupo. Economa Su economa se basa en la produccin agrcola de: maz , trigo, legumbres, hortalizas, frutas, etc., crianza de ganado vacuno, ovino, porcino, caballar, y aves de corral; en el sector industrial cuenta con molinos de trigo, fabricas de tejidos e hilados de algodn y lana, fabricas de licores y cervezas, fabrica de carroceras, etc.


Establecimientos Educativos de Quetzaltenango

Cuadro No. 7 Establecimientos Educativos de Quetzaltenango 2002Tipo de Establecimiento Escuelas Pblicas Colegios Privados Institutos Universidades Escuelas de Espaol Escuelas de Mecanografa Escuelas de Computacin Escuelas de Adultos Escuelas de Ingls Escuelas de Enfermera Escuelas para Sordos Escuelas de Msica Escuelas de Tejer o Artesana Escuelas de Manualidades Escuelas de Baile Escuelas Bblicas y Religin Escuela Taller Seminarios y Conventos TOTAL Total 45 124 26 10 51 34 7 2 8 3 1 3 3 2 4 4 2 3 332

Quetzaltenango es un importante punto de convergencia en materia educativa, tanto a nivel primario y secundario, como universitario y de educacin bilinge para extranjeros.


Produccin Artesanal: La produccin de artesanas, las elaboran de: platera, cobre, herrera, tejidos, cuero, carpintera , vidrio, barro, etc. Comercio: Cuenta con un mercado de amplitud local, nacional e internacional. Su produccin Agrcola se basa en la superficie cosechada y obtenida de: Alverja, Ayote, Brcoli, Cebolla, Chile Pimiento, Chile Picante, Coliflor, Frjol Negro en grano, Frjol negro sembrado en monocultivo, Maz amarillo en grano, Maz amarillo sembrado en monocultivo, Maz amarillo Asociado o Intercalado, Maz blanco en grano, Maz blanco sembrado en monocultivo, Maz blanco Sembrado Asociado o Intercalado, Maz de otros colores, Papa, Repollo, Tomate, Zanahoria,


SITUACIN ACTUAL DE LA MUNICIPALIDAD DE QUETZALTENANGO

RESULTADO DE TALLERES DIAGNSTICO PARTICIPATIVO Octubre-noviembre, 2005

FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS

FORTALEZAS 1. RECURSO HUMANO 2. EMPRESA DE AGUA- ENERGIA ELECTRICA 3. GEOGRAFICAMENTE BIEN POSESIONADOS 2da. CIUDAD DE LA REPUBLICA 4. SERVICIOS PUBLICOS QUE BRINDA 5. RECURSOS FINANCIEROS 6. INSTALACIONES PROPIAS 7. CONCEJO MUNICIPAL FORTALECIDO 8. DEPENDENCIAS ESPECIFICAS 9. EQUIPO MINIMO NECESARIO 10. ESTRUCTURA DEFINIDA OPORTUNIDADES 1. APOYO DE ORGANISMOS NACIONALES E INTERNACIONALES 2. INSTITUCIONES DE CAPACITACION EXISTENTES 3. RELACIONES CON ONGS 4. INCREMENTO DEL TURISMO 5. BUENA RELACION CON GOBIERNO CENTRAL 6. PARTICIPACION CIUDADANA 7. INICIATIVAS PRIVADAS FUERTE Y EN DESARROLLO 8. APOYO NACIONAL DEBILIDADES 1. ENTIDAD DESORGANIZADA 2. BUROCRATIZACION DE PROCESOS 3. EL ASPECTO POLITICO 4. FALTA DE LINEA DE MANDO 5. DEBIL RECAUDACION Y DISTRIBUCION DE INGRESOS 6. PACTO COLECTIVO 7. SALARIOS INADECUADOS 8. NO EXISTEN PLANES MUNICIPALES DE 9. CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO 10. INSATISFACCION DEL PUBLICO POR LOS SERVICIOS 11. NO HAY CONTINUIDAD DE LAS OBRAS MUNICIPALES


AMENAZAS 1. USUARIOS INSATISFECHOS 2. PRIVATIZACION (QUIERAN ABSORVER EMPRESAS MUNICIPALES) 3. ECONOMIA NACIONAL E INTERNACIONAL 4. IMPOSICION DE DECISIONES POR INFLUENCIA POLTICA PARTIDISTA 5. CATASTROFES NATURALES 6. CAMBIO DE AUTORIDADES 7. GRUPOS DE PRESION DE LA POBLACION 8. SANCIONES ANTE ENTES REGULADORES POR VERIFICACION DE CALIDAD DE SERVICIOS 9. SINDICATOS Y ASOCIACIONES DE USUARIOS CARENCIAS 1. RECURSOS ECONMICOS 2. APOYO GUBERNAMENTAL 3. CONTROL ADMINISTRATIVO 4. EMPATAMIENTO DE LOS PROCESOS 5. SUELDOS ADECUADOS A LA CAPACIDAD DEL PERSONAL Y A SUS PUESTOS 6. MANUALES 7. MAQUINARIA, VEHCULOS Y EQUIPO DE PUNTA 8. CAPACITACIONES CONSTANTES 9. MODERNIZACIN 10. PROCESOS BUROCRTICOS GILES PROBLEMAS DEL MUNICIPIO 1. NO EXISTEN PLANES DE EMERGENCIA 2. NO HAY TERMINAL DE BUSES 3. DESORDEN TERRITORIAL 4. HACE FALTA OTRO CEMENTERIO GENERAL 5. TRANSPORTE URBANO 6. REPARACIN DE CALLES 7. ACCESO A SALUD 8. ACCESO A AGUA POTABLE 9. FALTA DE ILUMINACIN PBLICA 10. REFORESTACIN CUENCAS DE ROS 11. FALTA DE CENTRAL DE MAYOREOS 12. CALLES SUCIAS 13. INSEGURIDAD CIUDADANA 14. FALTA REORDENAMIENTO DEL TRNSITO 15. FALTA DE DESCENTRALIZACIN 16. CENTRALIZACIN DE TRMITES 17. FALTA DE VAS ALTERNAS 18. CONTAMINACIN GENERALIZADA 19. PROBLEMAS DE DRENAJES 20. NO EXISTE PLAN DE REFORESTACIN


ANLISIS ADMINISTRATIVO Y ORGANIZACIONAL DE LA MUNICIPALIDAD DE QUETZALTENANGO La Municipalidad de Quetzaltenango, est conformada por un cuerpo poltico, Concejo Municipal y el Alcalde, Personal Administrativo y Personal de Campo; esta trabaja con tres niveles: Nivel Poltico, Nivel de Asesora y Nivel de Ejecucin. En cuanto a este ltimo nivel, se trabaja en varias Coordinaciones: la Coordinacin de Servicios Pblicos, La Coordinacin de Servicios Financieros y Econmicos, la Coordinacin de Servicios Culturales y Deportivos, la Coordinacin de Servicios Ambientales y Ecolgicos, Unidad de Servicios Bsicos, Coordinacin de Abastos y Salud, Oficina Municipal de Planificacin. Dentro de las anteriores Coordinaciones hay Departamentos o Unidades. Existen Jefaturas que no pertenecen a ninguna Coordinacin, tales como: Juzgado de Asuntos Municipales, Turismo, Relaciones Pblicas, Centro Histrico, Juzgado de Asuntos Municipales de Trnsito, Registro Civil, Recursos Humanos, Dispensario Mdico. La Municipalidad tiene dos empresas: Empresa Municipal Aguas de Xelaj, EMAX y la Empresa Elctrica Municipal de Quetzaltenango, EEMQ.

CONCEJO MUNICIPAL Periodo 2004-2008 Objetivo Ejercicio del Gobierno del municipio, velar por la integridad de su patrimonio, garantizar sus intereses con base en los valores, cultura y necesidades planteadas por los vecinos, conforme a la disponibilidad de recursos. Base Legal Cdigo Municipal (Decreto 12-2002) Artculos 33 48. Integracin Est integrada por el seor Alcalde Municipal, por los Sndicos Primero, Segundo, Tercero y un Sndico Suplente, por diez Concejales Propietarios, del Primero al Dcimo y cuatro Concejales Suplentes , y el Secretario Municipal. Llevan a cabo Sesiones los das: Lunes, Martes, Mircoles y Jueves (dos sesiones) y la mayora de sus miembros pertenecen al mismo Partido Poltico. Comisiones del Concejo Municipal (2005) La Corporacin trabaja las siguientes Comisiones: Educacin Bilinge Intercultural, Cultura y Deportes, Salud y Asistencia Social, Servicios Infraestructura, Ordenamiento Territorial, Urbanismo y Vivienda, Fomento Econmico, Turstico, Ambiente y Recursos Naturales, Descentralizacin, Fortalecimiento Municipal y Participacin Ciudadana, Finanzas, Probidad, De los Derechos Humanos, La Familia, la Mujer y la Niez, Abastos y Mercados, Transporte, Relaciones Interinstitucionales, Empresa Municipal de Aguas y Electrificacin.


Integracin de la Corporacin Municipal segn Sexo La Corporacin Municipal slo cuenta con 2 mujeres, lo que refleja que an se requiere de mucho trabajo en el campo de la integracin de la mujer en la poltica y participacin ciudadana, donde se deben fortalecer los procesos ya iniciados por algunas mujeres, en la incidencia de sus aportes a la comunidad. La Municipalidad, a travs de su Unidad Bsica de Servicios Sociales y el Programa Mujer, ha estado realizando un trabajo con enfoque de gnero en las comunidades urbanas y rurales, el cual se debe fortalecer an ms, en donde muchas mujeres realizan actividades comunales no remuneradas o temporales.Cuadro No. 8 Integracin de la Corporacin Municipal segn Sexo. (2004-2008) Puesto/Cargo M x x x x x x x x x x x x x x x x x X x 18 2 Sexo F

Alcalde Municipal Sindico Primero Sndico Segundo Sndico Tercero Concejal 1 Concejal 2 Concejal 3 Concejal 4 Concejal 5 Concejal 6 Concejal 7 Concejal 8 Concejal 9 Concejal 10 Concejal Suplente Primero Concejal Suplente Segundo Concejal Suplente Tercero Concejal Suplente Cuarto Sndico Suplente Secretario Municipal Total

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Gerencia Municipal Objetivo Brindar apoyo y asistencia tcnico administrativa al Alcalde Municipal en la ejecucin de sus atribuciones y obligaciones contenidas en el Artculo 53, del Cdigo Municipal; cumplir en la ejecucin de las disposiciones emanadas del Concejo Municipal y/o por el Alcalde para la buena marcha de la Administracin Municipal; elevar los niveles de eficiencia y eficacia municipal mediante la aplicacin y procedimientos administrativos. Base Legal Cdigo Municipal (Decreto 12-2002) y Ley de Servicio Municipal (Decreto 1-87) OrganigramaALCALDE MUNICIPAL

GERENTE MUNICIPAL

Segn el Acuerdo de nombramiento, el Gerente Municipal debe contar con un/a Asistente de Gerencia y con una Secretaria. Descripcin General La Gerencia es un rgano administrativo y tcnico que acta en el mbito administrativo municipal sin ningn menoscabo de la autoridad y representacin municipal que por ley le corresponde al Alcalde. La Gerencia es un rgano ejecutor de disposiciones administrativas. Imparte instrucciones a todos/as los/as empleados/as de la Municipalidad. Dentro de las funciones principales que tiene el Gerente estn las siguientes: - Apoyar y ejecutar los procesos de planificacin, organizacin, integracin, direccin y evaluacin, para el buen cumplimiento de las rdenes y directrices emanadas de la Alcalda. - Velar por el cumplimiento de las rdenes y directrices emanadas de la Alcalda. - Velar por el cumplimiento de ordenanzas, reglamentos, acuerdos, resoluciones y dems disposiciones administrativas y financieras, as como programas y proyectos municipales. - Velar porque se realice y apliquen estrategias de mejoramiento de la calidad del trabajo administrativo y financiero de la municipalidad y sus empresas, dndoles el seguimiento e informando al Alcalde. - Conocer y evaluar conjuntamente con la Direccin de Recursos Humanos la correcta administracin de los procesos atinentes al personal municipal.


Velar y coordinar porque se aplique el enfoque de gnero en el desarrollo de programas y planes Recomendaciones Dotar de una oficina adecuada a la Gerencia, ya que en donde est actualmente no cumple con las condiciones para el puesto y sus actividades. Dotar de una Secretaria y una persona Asistente de Gerencia para poder realizar las labores asignadas a la misma, con mayor prontitud y eficacia. La participacin del Gerente en las Sesiones del Concejo Municipal, es importante y favorece la fluidez en los canales de comunicacin entre ambas partes. La Gerencia debe establecer un Programa de Accin donde se imponga metas e informe al Concejo Municipal. Tomar decisiones conjuntamente con el Director de Recursos Humanos en relacin al personal, y presentar una propuesta al Concejo Municipal, en donde abarque reubicacin de personal, eliminacin de personal por contrato, para aprovechar tanto el recurso humano disponible y los recursos econmicos de que se dispone, en el marco de un plan de contingencia. Fortalecer las Reuniones del Comit Gerencial, contando con una Agenda previamente discutida con el Alcalde. Dirigir el Seguimiento a la Implementacin de la Consultora realizada por FUNDEMUCA. Propiciar y promover un Plan de Capacitacin para el personal municipal y sus empresas.

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SECRETARA MUNICIPAL Objetivo Ordenar, custodiar y organizar la informacin oficial surgida por el Concejo Municipal. Base Legal : Artculo 83 del Cdigo Municipal (Decreto Nmero 12-2202) OrganigramaConcejo Municipal

Alcalde

Secretario Municipal Asistente

1

2

3

4

5

6

7

8

1.Notificador. 2. Matrimonio.3. Desmembracin. 6. Inmuebles 7. Superviviencias. 8 Conserje.

4.Asistente

5.

Registro

de

Documentos.

Descripcin General El Secretario Municipal tiene definidas sus atribuciones en los Artculos No. 84 y 85 del Cdigo Municipal (Decreto 12-2202). Jerrquicamente depende del Concejo Municipal y del Alcalde, es decir es el Secretario del Concejo y a la vez lo es del Alcalde. Cada Departamento hace un anteproyecto, lo presenta a Presupuesto, ste lo integra y lo elabora, lo presenta ante el Concejo Municipal, mximo el 15 de diciembre de cada ao. Se transcribe al INFOM y ste a la Contralora. (Segn Artculo 131 del Cdigo Municipal) Problemas Hay dficit en cubrir las necesidades del Departamento. Son escasas las reuniones que se realizan con el personal. No existe un Plan de Capacitacin.

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La Secretara tiene una doble funcin establecida en el Cdigo Municipal, que dice que adems de ser el Secretario del Concejo Municipal, es el Secretario del Alcalde, lo cual hace que est recargado de funciones. Todos los trmites dan inicio en la Secretara, tanto de expedientes para que el Concejo Municipal tome Acuerdos, como el seor Alcalde, por lo que hay expedientes que no han seguido su curso, y que tienen ms de seis meses de permanecer en esta dependencia. Recomendaciones Establecer un mecanismo para agilizar los trmites administrativos, pues actualmente esta dependencia es un cuello de botella. A manera de ejemplo, el registro de los expedientes que reciben, se lleva en libros y a mano. Adems del equipo de cmputo a adquirir, a ste de le debe de dotar de programas especiales. Definir un plan de trabajo que permita actualizar todo el trabajo que est retrasado, donde se fijen mentas de tiempo concreto. Dotar de computadoras al personal, pues nicamente cuentan con tres. Dotar de mobiliario, pues hay expedientes y otros documentos, apilados en el suelo. No cuentan con material de oficina necesario: tonner, papel, etc. Hacer uso racional del espacio, ubicando un rea de archivo, fuera de la oficina. Tratar en lo posible, de llevar los acuerdos y expedientes al da.

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AUDITORIA INTERNA MUNICIPAL Objetivo Salvaguardar el erario municipal de sus ingresos, egresos y funcionamiento. Llevar a minimizar el riesgo de todas las operaciones. Verificar y fiscalizar las medidas de control interno y los procedimientos de cada una de las actividades operativas y registros contables de la Municipalidad. Base Legal Segn el Artculo 88 del Cdigo Municipal, menciona que el auditor debe velar por la correcta ejecucin presupuestaria, debiendo implantar un sistema eficiente y gil de seguimiento y ejecucin presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal. As mismo, se debe cumplir con todas las Normas de Auditoria Gubernamentales que existen, tales como lo que establece la Contralora General de Cuentas, Ley de la Superintendencia de Administracin Tributaria, Ley de Contratos del Estado


Organigrama Cuenta con la Auditora, un asistente interino, una secretaria y siete auxiliares de auditoria.Auditora

Asistente Secretaria

1

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Descripcin General del Departamento

Personal No cuenta con el personal idneo, slo tiene dos Contadores Pblicos, para hacer auditorajes. No se cuenta con el apoyo para cambiar esta situacin, adems el Sindicato no permite que el recurso humano de otras oficinas sea aprovechado. Hace falta capacitacin para el personal, ya que ste no es de la carrera idnea, o que se requiere en la Auditoria . Informes Rinde Informe al Seor Alcalde sobre Auditorias Especficas las cuales se llevan al Concejo Municipal, que generalmente se han realizado a solicitud del mismo Concejo. Actividades que realizan Arqueo de Caja de Valores: Se realiza el arqueo a la Tesorera, cada seis meses. Arqueo de Fondo Rotativo: Se realiza el arqueo, en forma sorpresiva, a los Departamentos que manejan Fondo Rotativo : Tesorera, Compras, EMAX, Registro Civil, Trnsito y EEMQ. Cortes de Caja: Se realizan diariamente a Tesorera y en todas las Unidades que manejan fondos. Reparos de Auditoria Por ejemplo de Acuerdos Municipales. En general la Auditoria procura realizar revisiones oportunas para evitar observaciones de la Contralora General de Cuentas, por lo que se ha estado realizando Auditoria preventiva, pero la ha estado llevando a realizar actividades operativas, lo que hace que se atrasen los procesos causando problemas al usuario. Esto le recarga de funciones a la Auditoria y hace que incida negativamente en los procesos administrativos y financieros.


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Problemas encontrados No se brinda una pronta solucin a problemas, debido a que no recibe de otros Departamentos pronta respuesta, por ejemplo del Departamento de cmputo, Asesora Jurdica (tardanza en la elaboracin de contratos) y presupuesto falta agilidad a solicitudes que se les hace y que se necesitan para tomar decisiones y resolver dichas peticiones y requerimientos de la auditoria. Hace falta tratar las situaciones como equipo de trabajo con la Coordinacin de Servicios Econmicos y Financieros, por medio de una mayor comunicacin. Las evaluaciones y conciliaciones de saldos que se deben hacer en forma mensual y la supervisin del cumplimiento efectivo de los registros de las operaciones financieras, se deben realizar en forma coordinada con la Coordinacin de Servicios Econmicos y Financieros. Otro problema que enfrenta la Auditoria es que tiene lmites en el control y fiscalizacin, debido a que no est en red con departamentos afines. En relacin al problema que se ha venido dando de errores y/o alteraciones en el recibo nico (1.300 recibos de agua y luz, son 1.300 personas molestas, y a una persona se le envi donde 4 empleados para ser atendido), se observa que se da por el mal ingreso de lecturas al sistema. De parte del Centro de Cmputo le trasladan a la Auditoria la impresin de borradores para su revisin, estos una vez revisados se devuelven a cmputo, con la indicacin de los errores. Las correcciones que no se hacen o arreglan, a pesar de que stos se sealan por escrito, por lo que es urgente que el Centro de Cmputo realice dichas correcciones. Otra labor que realiza la Auditoria, y que la debe realizar la Tesorera, es la de enviar un Delegado de Auditoria a los Mercados, para hacer los cortes de taquillas o recibos de ingresos de dinero, adems de que se les exige a los taquilleros no depositar el dinero en efectivo, hasta que ellos pasen, y muchas veces no lo hacen a diario, lo que los obliga a tener dinero en efectivo por dos o tres das, lo cual no es conveniente. Recomendaciones Debindose concentrar en la auditoria posterior. Que no se de ingerencia en procesos que se dan en los distintos niveles de organizacin de la Municipalidad, programando las fechas de intervencin La fiscalizacin que realiza la Auditoria debe ser objetiva y aportar sustento a las observaciones que se hacen. Al hacer sealamientos, procurar que no obstaculicen el proceso que lleva una operacin. Las actividades operativas que realiza la auditoria las debe realizar el Departamento de contabilidad. Definir las funciones de los empleados/as de la Auditoria Interna, para tener mayor claridad sobre sus obligaciones y responsabilidades. El control interno debe fortalecerse, por medio de un plan que colabore a identificar y corregir las debilidades en las reas de riesgo, minimizar el riesgo de prdidas y menoscabo de los intereses de la municipalidad, que existen en este campo. Para evitar la situacin que se ha venido dando con la demora en la liquidacin de los vales en efectivo, es conveniente que la auditoria efecte verificaciones constantes y peridicas a la caja general para conocer el movimiento de ingresos y egresos, as como vigilar y controlar

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las operaciones financieras que realiza la Tesorera, creando mtodos y medidas para verificar la propiedad y la legalidad de las operaciones de la Caja Fiscal. Capacitacin al personal en temas tales como: Licitaciones y Cotizaciones.

COORDINACIN DE SERVICIOS FINANCIEROS ECONOMICOS En marzo del ao de 2004 se cre la Coordinacin de Servicios Financieros y Econmicos, segn lo establece el Cdigo Municipal en los Artculos 97 y 98. Objetivo Es la Unidad responsable del proceso de la administracin financiera integrada municipal. Estructura organizativa:

Atribuciones Las atribuciones establecidas en el Cdigo Municipal, son las siguientes: Elaborar en coordinacin con la oficina municipal de planificacin, la programacin y formulacin del presupuesto, la programacin de la ejecucin presupuestaria, y con los responsables de cada programa, la evaluacin de la gestin presupuestaria; Administrar la gestin financiera del presupuesto, la contabilidad integrada, la deuda municipal, la tesorera y las recaudaciones. Para el efecto, se establecer el sistema financiero conforme a los lineamientos y metodologas que establezca el Ministerio de Finanzas Pblicas como rgano rector del sistema; Registrar las diversas etapas de la ejecucin presupuestaria del ingreso y gasto, as como el seguimiento de la ejecucin fsica; Asesorar al alcalde y al Concejo Municipal en materia de administracin financiera; Mantener una adecuada coordinacin con los entes rectores de los sistemas de administracin financiera y aplicar las normas y procedimientos que emanan de stos; Dirigir y administrar todo el proceso de liquidacin y recaudacin de impuestos, arbitrios, tasas y contribuciones establecidos en las leyes; Elaborar y mantener actualizado el registro de contribuyentes en coordinacin con el Catastro Municipal; Informar al alcalde y a la oficina municipal de planificacin sobre los cambios de los objetos y sujetos de la tributacin; Administrar la deuda pblica municipal; Administrar la cuenta caja nica, basndose en los instrumentos gerenciales, de la Cuenta nica del Tesoro Municipal y flujos de caja y programacin Elaborar y presentar la informacin financiera que por ley le corresponde; Coordinar con el INFOM y la ANAM, los planes de capacitacin correspondientes para la aplicacin de este Cdigo y leyes Conexas.

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Unidades que la conforman. Esta Coordinacin cuenta con siete Unidades, a saber: Unidad Municipal de Presupuesto, Unidad Municipal de Contabilidad, Unidad Municipal de Tesorera, Unidad Municipal de Almacn,


Unidad Municipal de Compras y Suministros, Unidad de Procuradura de Cobros y Centro de Cmputo.

OrganigramaCoordinacin

Secretaria Asistente

C. DE CMPUTO

PRESUPUES TO

COMPRAS Y SUMINISTR OSOS

CONTABILI DAD

TESORE RA

PROCURADURA

COBROS

GUARDAL MACN

Estructura Financiera

Ingresos Municipales: Las fuentes de los ingresos por tributos, arbitrios, servicios y otros, son los siguientes: - Arbitrios municipales: Se paga un arbitrio al tener un negocio comercial o una oficina, los cuales son muy bajos, se pagan cinco, diez, siete, veinte, treinta y cinco quetzales mensuales. Los bancos pagan de ciento cincuenta a trescientos mensuales. Estas tarifas son bajas. - Recoleccin de basura: Hay tres tipos de tasas: residencial, comercial e industrial. Arrendamientos de los Centros Comerciales, rea de Mercado, Piso de Plaza (pago diario). Impuesto nico sobre Inmuebles (segn lo establecido en el Artculo 254 de la Constitucin). Ingresos provenientes del aporte que por Ley debe dar el Organismo Ejecutivo. El producto de los impuestos que el Congreso de la Repblica decrete a favor del Municipio. Donaciones

Servicios Municipales: Tales como agua, luz, recoleccin de basura, alcantarillado, drenajes, alumbrado pblico, cementerio, museos, rastro, teatro.


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Prstamos Licencias para construccin, modificacin o demolicin Intereses devengados por las cantidades de dinero consignadas en calidad de depsitos Multas administrativas y de otras fuentes legales

Sistema de Control Interno En cuanto a ste se considera que hay pocos controles: en primer lugar, no ha habido continuidad en las reuniones con los/as jefes/as de las Unidades en donde se ha querido explicar el por qu de la ejecucin del presupuesto y los procedimientos a seguir, debido a la dificultad de convocatoria y respuesta, aunado a la intervencin a la toma de decisiones por parte de las autoridades. Control de Ingresos En lo que se refiere al Ambiente de Control la Coordinacin ha hecho esfuerzos en elaborar un Plan de Control de Servicios e Ingresos Municipales el 26 de julio del presente ao, el cual fue aprobado por el Concejo Municipal en el Acta Nmero 160-2005, en la Sesin Ordinaria del primero de agosto, 2005. En el mismo se aprueba la autorizacin de cobros respectivos, a partir del primero de septiembre del ao dos mil cinco, as como hacer los cambios en los tipos de tarifas: de residencial a comercial, de comercial a industrial y de comercial a residencial, segn informe de consumo de energa elctrica y usuarios del servicio de recoleccin de basura, excluyndose de dichas operaciones a los usuarios de Cantel, Zunil y Almolonga y facultando a la Oficina de Cmputo Municipal para que proceda a realizar las debidas correcciones y consignacin de nuevos cargos. Este estudio se realiz mediante un Censo de enero a marzo, 2005, para recabar toda la informacin relativa a los servicios, de todos los inmuebles de la Ciudad de Quetzaltenango y los Municipios de Cantel, Zunil y Almolonga, lugares donde se presta el servicio de energa elctrica. Mediante los reportes se pudo observar y comparar los usuarios que gozan de uno o varios servicios y que hasta el momento no se les ha cobrado, por la falta de control que se tienen de los mismos, originando prdidas para la Institucin.

Los resultados se resumen: Cuadro No. 9


TABLA COMPARATIVA USUARIOS DE SERVICIOS REGISTRADOS Y SUBSIDIADOS A MARZO, 2005Usuarios Registrados Diferencia Subsidiados % Energa Elctrica 33,858 27,204 6,654 19.65 Alumbrado Pblico 32,433 25,782 6,651 20.51 Agua Potable 32,384 15,432 16,952 52.35 Alcantarillado 30,553 12,860 17,693 57.91 Recoleccin de Basura 30,245 17,047 13,198 43.64 IUSI 34,397 19,397 15,000 44.00 Inmuebles con Carga sobre Marquesina 990 0 990 100.00 FUENTE: Plan De Control De Servicios e Ingresos de la Municipalidad de Quetzaltenango. Coordinacin de Servicios Financieros y Econmicos, Agosto, 2005.

Cuadro No. 10 TABLA COMPARATIVA PRDIDAS EN QUETZALES MENSUAL, TRIMESTRAL Y ANUAL, A MARZO, 2005Valor Promedio Valor Total Anuales Mensual Promedio Mensual Energa Elctrica 6,654 100.00 665,400.00 7,984,800.00 Alumbrado Pblico 6,651 0.94 6,251,94 75,023.83 Agua Potable 16,952 25.00 423,800.00 5,085,600.00 Alcantarillado 17,693 2.25 39,809.25 467,711.00 Recoleccin de Basura 13,198 8.96 118,254.08 1,419,048.90 IUSI 15,000 75,000.00* 2,812,500.00 11,250,000.00 0.009 % (trimestral) FUENTE: Plan de Control de Servicios e Ingresos de la Municipalidad de Quetzaltenango. Coordinacin de Servicios Financieros y Econmicos, Agosto, 2005. Usuarios Sub-sidiados

Cuadro No. 11 PRDIDA MUNICIPALValor Promedio Valor Total Anuales Mensual Promedio Mensual Energa Elctrica 6,654 100.00 665,400.00 7,984,800.00 Alumbrado Pblico 6,651 0.94 6,251,94 75,023.83 Agua Potable 16,952 25.00 423,800.00 5,085,600.00 Alcantarillado 17,693 2.25 39,809.25 467,711.00 Recoleccin de Basura 13,198 8.96 118,254.08 1,419,048.90 IUSI 15,000 75,000.00* 2,812,500.00 11,250,000.00 0.009 % (trimestral) FUENTE: Plan De Control De Servicios e Ingresos de la Municipalidad de Quetzaltenango. Coordinacin de Servicios Financieros y Econmicos, Agosto, 2005. Usuarios Sub-sidiados

El estudio concluye como se pudo observar en la informacin anterior, la Municipalidad y sus Empresas hasta el momento estn subsidiando algunos servicios prestados, por lo que es urgente


que se tomen las acciones inmediatas por cada una de las Unidades responsables de la prestacin de cada servicio, para lograr la mejora de los ingresos municipales. (Coordinacin de Servicios Financieros y Econmicos de la Municipalidad de Quetzaltenango, Oficio nmero 78-2005). Como resultado del Acuerdo cada Unidad encargada de la prestacin de los servicios, sern quienes se encarguen de iniciar el proceso de lograr que cada vecino legalice el servicio que est gozando sin estar pagando. Cuadro No. 12 SERVICIOS A COBRAR, SEGN UNIDADES ENCARGADAS A AGOSTO, 2005Servicio Energa Elctrica Agua Potable Rtulos Arbitrios varios municipales por establecimiento comerciales Impuesto nico sobre Inmuebles Muebles con construccin sin marquesina Construcciones en Proceso, posiblemente sin contar sin la licencia respectiva Unidad Encargada Empresa Elctrica Municipal Empresa Municipal Aguas de Xelaj Juzgado de Asuntos Municipales Procuradura Municipal de Cobros Catastro Municipal Construccin privada, Catastro Municipal y Planificacin Urbana Construccin privada, Catastro Municipal y Planificacin Urbana

Fuente: Plan de Control de Servicios e Ingresos de la Municipalidad de Quetzaltenango. Coordinacin de Servicios Financieros y Econmicos, Agosto, 2005.

Ya se han iniciado en las diferentes Unidades encargadas de la prestacin de servicios, la elaboracin de propuestas; por parte de la Tesorera ya se llev a cabo la readecuacin de tarifas de alumbrado pblico y alcantarillado, y su cobro respectivo, as como tambin se ha iniciado la depuracin del sistema, por parte del Centro de Cmputo. Manuales Esta Coordinacin posee: Manual de Procedimientos de Adquisicin de Bienes y Servicios.

No posee los siguientes manuales: No tiene Manual de Procedimientos para la emisin de cheques y pagos. Carece de Reglamento de Mecanismos de Control Carencia de Sistema de Seguimiento y Evaluacin.

Para analizar los diversos procedimientos que se siguen en las diferentes Unidades que integran la Coordinacin, a continuacin. Deuda Municipal


Esta la ha venido manejando la Tesorera Municipal, procedimiento que la Coordinacin Financiera, est tratando de cambiar, asumiendo el control directo. Los prstamos que actualmente tiene la municipalidad son: INFOM: prstamo por Q 21,100.000.00 INFOM: Q 31,000,000.00 ( diez de los cuales se le cargaron a la EMAX) INFOM: para Mercado Los Trigales. Banco Reformador, para el Mercado el Centro

La garanta que se le brind al INFOM, es el aporte constitucional, utilizando el 10% que permite la Ley, para gastos de funcionamiento. En el presupuesto del 2006, se asignaron Q 27 millones, para cubrir estas deudas y saldos que se tienen con la institucin mencionada. Informacin y Comunicacin

Informes - Informes Trimestrales al Concejo Municipal sobre la Ejecucin del Presupuesto y sobre situaciones especficas solicitadas por l o aquellos que la Coordinacin someta a trmite para tener el respaldo requerido. - Informes a los entes rectores de los sistemas de administracin financiera: Contralora General de Cuentas y al Ministerio de Finanzas, Instituto de Fomento Municipal, en forma anual. - Reuniones para aplicar las normas y procedimientos que emitan los entes rectores, mencionados anteriormente. Comunicacin La Coordinacin carece de una seal adecuada de Internet, tanto en su disponibilidad de las horas necesarias, como de su velocidad, lo cual entorpece las labores al momento de aplicar el SICOIN en las diversas unidades. Monitoreo La Coordinacin realiza seguimiento y monitoreo de las diferentes Unidades, de forma verbal y escrita y por medio de algunas reuniones. Comentarios y Recomendaciones Hace falta mayor comunicacin entre los Departamentos y esto se refiere principalmente a los Jefes de Departamentos. Hace falta realizar reuniones de coordinacin en forma constante, ya que se hacen para resolver problemas que necesitan solucin inmediata, pero se deja de lado las reuniones para desarrollar planes, dar seguimiento y control, por el desnimo de los Jefes de Departamento. Es necesario hacer las reuniones para que se comprendan y todos hablen el mismo idioma ya que como equipo pueden hacer incidencia a todo nivel. Hay que trabajar en muchos otros temas, para hacer incidencia con efecto de abajo hacia arriba, esto se logra con equipo, trabajo, cabildeos, dando alternativas de soluciones, argumentando de forma tcnica y profesional, a las autoridades. Es necesaria la comunicacin ms directa de la Coordinacin con los Jefes de Departamento, para agilizar soluciones a problemas.

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Buscar soluciones en equipo Esta Coordinacin requiere del apoyo del Concejo Municipal y Alcalda en el sentido de agilizar las resoluciones para que esta operativice y soluciones los asuntos del Municipio en forma ms gil En general, hace falta establecer mayores y mejores instrumentos de control interno en cada uno de los Departamentos, en lo que se refiere a registros, conciliaciones bancarias, deudas, vales, pagos parciales y depsitos bancarios. Falta de Seguridad en Archivo Financiero y Almacn. No existen Manuales de Procedimientos y Funciones, en la mayora de los Departamentos. No hay planes estratgicos. La auditoria realiza actividades operativas que no son propias de su rea.

UNIDAD MUNICIPAL DE PRESUPUESTO El Departamento de Presupuesto en su organizacin y funciones se basa en lo establecido en el Cdigo Municipal Captulo IV. El ejercicio fiscal del presupuesto y la contabilidad municipal, inician el 1 de enero y termina el 31 de diciembre, de cada ao. Segn el Cdigo Municipal los ingresos sern previstos y los egresos fijados en el presupuesto, del ejercicio fiscal correspondiente. El presupuesto es uno, y en l deben figurar todos los ingresos previstos y los gastos autorizados para el ejercicio financiero. El presupuesto requerir la aprobacin del Concejo Municipal. Para este ao se elabor un presupuesto participativo con los COCODES Y COMUDE, segn lo establece el Artculo 132 del Cdigo Municipal. Objetivo

La Unidad Presupuestaria es la que tiene a cargo la previsin de los ingresos y la asignacin de los egresos del Presupuesto Anual Municipal, el cual deber estar estructurado por Programas y Proyectos.

Organigrama

Jefa

Asistente (Analista II)

ANALISTA I

AUXILIAR

AUXILIAR


Descripcin del Departamento. Elaboracin del Presupuesto

Segn lo establecido en el Cdigo Municipal, en el Artculo 98, inciso a), la programacin y formulacin del presupuesto, la programacin de la ejecucin presupuestaria, se debe elaborar con la Oficina Municipal de Planificacin y la evaluacin de la gestin presupuestaria con los responsables de cada Programa. Sin embargo en esta municipalidad no se ha elaborado el presupuesto con la Oficina Municipal de Planificacin (OMP), sino que se hace con la Comisin de Finanzas y la Unidad de Presupuesto. La forma en que este ao se elabor el presupuesto fue por medio del envo de formulario donde cada Unidad indicaba sus necesidades presupuestarias, iniciando este proceso, en el mes de mayo. Despus de este paso se elabora un Presupuesto preliminar con la participacin del Alcalde, la Coordinadora de Servicios Financieros y la Jefa de la Unidad de Presupuesto, para obtener un borrador el 15 de octubre, para luego presentarlo a la Comisin de Finanzas del Concejo Municipal, para su revisin. Una vez revisado por el Concejo Municipal, se devuelve a Presupuesto para su elaboracin final y se enva de nuevo al Concejo Municipal para su aprobacin definitiva. Es a partir del 2005, que el Presupuesto Municipal responder al Plan Operativo Anual. Gestin del Presupuesto Esta se realiza, evaluando lo actuado, presentando problemas para la ejecucin, como por ejemplo el que no se autorice gasto de lo presupuestado, ya que se utiliza el presupuesto para otras cosas urgentes y se deja de actuar lo prioritario. Desde 1999 se arrastra una cuenta de vales de diferentes dependencias, con autorizacin de la alcalda y la Auditoria. Existe una Comisin para la ejecucin del presupuesto, cuya funcin es ver los gastos necesarios y priorizar para hacer los pagos. La Comisin est integrada por: un representante de la EEMQ, uno de la Empresa Municipal Aguas de Xelaj (EMAX), un miembro de la Comisin de Probidad (un Concejal), dos miembros de la Comisin de Finanzas (dos Concejales) y la Coordinadora Financiera. El trabajo de esta Comisin es un tanto irregular, por falta de reuniones, de agenda de discusin y plan de pagos priorizados, lo que ha hecho que se pierda algunos proveedores, que ya no quieren dar ms crdito a la Municipalidad. El 42% del presupuesto est destinado al pago de salarios. - Programas del Presupuesto Los programas son los siguientes: - Programa 01: Direccin Superior, Gerencia, Administracin Financiera Integrada Municipal, Secretara, recursos Humanos y Servicios Administrativos, Otros Servicios Administrativos y Auditoria Interna Municipal. - Programa 11: Actividades especficas-Servicios Pblicos Municipales, Energa Elctrica, Agua Potable, Servicios de Salud, Mercados, Rastros, Otros Servicios - Programa 12: Desarrollo Urbano y Rural, Coordinacin Oficina Municipal de Planificacin, Urbanizacin y Catastro, Coordinacin de Servicios Pblicos. - Programa 13: Servicios Civiles Municipales. - Programa 14: Seguridad Gobierno Municipal. - Programa 15: Medio Ambiente. - Programa 16: Servicios de Educacin y Cultura


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Programa 99: Partidas no asignables a Programas

Seguimiento al presupuesto No existe Comisin de Seguimiento Presupuestario. La Comisin mencionada anteriormente se conform para nicamente priorizar los gastos a ejecutarse. Rubros ausentes del Presupuesto En cuanto al control del Presupuesto no se da el registro de algunas donaciones. Tal es el caso del proyecto del Centro Histrico, donde no entraron los recursos directamente a la municipalidad, nicamente se registra lo que la municipalidad aporta, no as lo de las agencias donantes, lo cual hace que el presupuesto no refleje la realidad de todos los ingresos que se tienen en la municipalidad. En cuanto a otros proyectos, con financiamiento externo, es similar. En el presupuesto no se contempla el ingreso que se genera por honorarios por certificaciones que extienden algunos empleados, siendo ste parte del componente salario-honorario, situacin que se da desde el ao 2000, apoyados en el Punto Quinto del Acta No. 145-2000. Recomendaciones Necesita que el personal de cmputo llegue pronto cuando lo solicita para poder resolver prontamente los problemas, ya que a ella se le exige la resolucin de situaciones en forma urgente. Que si la Auditoria evala la ejecucin del presupuesto no requiera de otros dictmenes, con el fin de agilizar los trmites. Hacer contrataciones de personal, en base la disponibilidad de presupuesto. Presupuestar las deudas, porque al no hacerlo, conlleva a problemas de ejecucin, debido a que se utilizan dineros pertenecientes a otros rubros, lo cual causa desajustes. Hacer informes de ejecucin presupuestaria, en forma peridica y presentrselos a los diferentes coordinadores, para que stos conozcan con qu cuentan. Establecer un sistema para la elaboracin del presupuesto actualizando el formulario respectivo.

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Objetivo del Departamento Contar con datos reales y oportunos para la toma de decisiones.


OrganigramaJEFA

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1. Encargada de Ejecucin Presupuestaria. 2. Encargado de Contabilidad Computarizada 3. Encargada de Inventario 4. Encargado de Registro de Documentos 5. Encargado de elaborar rdenes de pago. 6. Encargado de Proyectos. 7. Analista de Cuenta Corriente. 8.Analista de Cuenta Corriente 9. Encargada de Conciliaciones Bancarias. 10. Encargada de los CUR de pre-compromiso y compromiso. 11. Oficial

Descripcin del Departamento

Manuales Este Departamento cuenta con su propio Manual de Funciones y de Procedimientos, documentos que se elaboraron en el ao 2000, con el fin de que el personal que est desempeando en este departamento tuviera una gua para realizar las diferentes actividades necesarias en sus planes diarios, mensuales y anuales de trabajo. Todos los aos se ha ido actualizando, por lo que se incluyeron las funciones a realizar en la implementacin del Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF-SAG) con la utilizacin de la herramienta SICOIN-WEB. La base legal de este Manual es: - Aspectos legales de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, donde norma el Rgimen Financiero, Captulo IV, Artculo 237 y 257. - Decreto No. 12-2002, del Cdigo Municipal, tomando en consideracin el Artculo 87, en los incisos: a), b), parte segunda del Inciso f) y parte segunda del inciso i), donde se norman las diferentes funciones al Tesorero Municipal y que al existir la Unidad de Contabilidad, forman parte de ella. - Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento 48 y 49, del Reglamento Captulo X, Artculos 30,31 y 32, los que se deben aplicar a la Municipalidad. - Normas de Control Interno Gubernamentales y Principios de Contabilidad generalmente aceptadas. Tambin cuentan con el Manual de SICOIN, administrado por el Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs del Proyecto SIAF-SAG. Funciones del Departamento


En cuanto a las funciones estn constituidas en base a principios y procedimientos con el propsito de que las operaciones y registros contables se desarrollen ordenadamente para lograr obtener resultados reales; siendo las siguientes: - Cuenta Corriente: se lleva el control, revisin, correccin y operaciones de todos los servicios que presta la municipalidad por tasas, derechos, contribuciones, arbitrios, rentas, etc. Esta funcin se opera en forma manual por no estar integrada a la red programtica del sistema computarizado. - Ordenes de Pago: se generan automticamente al comprobar la legalidad de las facturas contables, facturas especiales, recibos, nminas de sueldos, nminas de dietas, la que sirve para registrar su pago - Registro de Documentos: se lleva un control manual de todo el movimiento de los diferentes pagos municipales, as mismo la recepcin de toda clase de documentos dirigidos a este departamento - Inventarios: su operacin es manual y lleva el control de todos los bienes municipales adquiridos. Sirve para elaborar el inventario anual y se hacen las adiciones de las nuevas adquisiciones de manera constante, por compra realizada, enviando las adiciones correspondientes, a la Contralora General de Cuentas. A partir de enero del 2006, ste se llevar por medio del SICOIN-WEB. - Control de Impuestos: revisin de documentos contables para establecer el monto de los impuestos, para la regularizacin del crdito o dbito fiscal a pagar. - Estados Financieros: es la fuente principal de contabilidad, reflejando la situacin real y econmica de la municipalidad y que permite tomar decisiones en forma inmediata. - Atribuciones dentro del Programa SIAF-SAG en la utilizacin de la herramienta del SICOIN-WEB: 1) Control de la Ejecucin Presupuestaria de ingresos y Egresos; 2) Elaboracin de la Caja Fiscal 200 B de Ingresos; 3) Elaboracin de la Caja Fiscal 200 B de Egresos y 4) Conciliaciones Bancarias. - Trabajar en conjunto con el asesor nombrado por el Concejo para desvanecer los hallazgos de parte de la Contralora General de Cuentas. Algunos problemas relevantes El incluir a Auditoria en el proceso operativo, como firmar y avalar facturas, trae como consecuencia un atraso en el registro contable y en el pago de los documentos ( recibos, nminas, facturas, entre otros), lo que implica molestias en los proveedores y dificulta la toma de decisiones por no contar con informacin financiera actualizada. La aplicacin del SICOIN y los nuevos procedimientos a aplicar , generan cierto atraso, porque los esfuerzos del personal se han tenido que duplicar, al manejar ambos sistemas al mismo tiempo. No se conoce completamente el funcionamiento del SICOIN. El Centro de Cmputo ha reportado errores en recibos, debido al sistema o a errores de lecturas, y a pesar de haber tomado las medidas correctivas, dichos errores se vuelven a presentar en los meses siguientes. Se hacen las correcciones, pero para realizarlas hay que contar con las dependencias implicadas como la Empresa Elctrica (servicio de luz), EMAX ( servicio de agua), Juzgado de Asuntos Municipales ( para efectos de rtulos) Abastos ( para arrendamientos de piso de plaza y locales comerciales); el Departamento de Catastro ( IUSI ); Construccin Privada y la Oficina del Centro Histrico (para permisos de construccin ) , lo cual hace el trmite ms largo, y por consecuencia el usuario no puede tener la informacin correcta, hasta tiempo

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despus ( que a veces se prolonga en ms de un mes ). Se remiten listados o requerimientos de informacin a otros Departamentos para poder actualizar registros, los cuales muchas veces no son respondidos, o se hacen en forma tarda. Actualmente cuentan con 11 empleados/as, 6 son directamente de Contabilidad; 2 son personal de la Empresa Elctrica y 3 restantes, son de Tesorera. Estas ltimas fueron trasladadas debido a las exigencias surgidas por la implantacin del SICOIN. Con el SICOIN ha habido modificaciones dentro del movimiento del personal, con funciones que antes las realizaba otro Departamento. A manera de ejemplo se cita el hecho de que las conciliaciones bancarias las realizaba el Departamento de Tesorera, las cuales actualmente las realiza Contabilidad; la ejecucin presupuestaria era realizada por Presupuesto, con el SICOIN, es una funcin de Contabilidad. Las Cajas Fiscales, en el sistema anterior, le corresponda a Tesorera realizarlas y con el SICOIN, es funcin de Contabilidad. Recomendaciones Es urgente nombrar en el Departamento una Asistente, quien deber asumir algunas funciones de Jefatura, por ausencia de la Jefa. El personal que no corresponde a Contabilidad directamente (5 empleados/as) necesita ser nombrado al servicio del Departamento, a travs de un Acuerdo de Alcalda, para evitar la inestabilidad actual. Capacitar al personal en temas especficos como: aspectos legales, contables, en el funcionamiento del SICOIN. Motivar al personal para que stos aporten al trabajo que realiza el Departamento.

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DEPARTAMENTO DE TESORERA: Este Departamento se rige por lo establecido en los Artculos Nmero 86 y 87 del Cdigo Municipal, en donde dice que la Municipalidad tendr un Tesorero, a cuyo cargo estar la recaudacin, depsito y custodia de los fondos y valores municipales, as como la ejecucin de los pagos que, de conformidad con la ley, proceda hacer. As mismo, seala las atribuciones del Tesorero. Objetivo:

Salvaguardar el erario municipal de sus ingresos, egresos y funcionamiento.


Organigrama:Tesorero

Conserje Asistente

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INGRESOS 1 = Receptor 2= Auxiliar de Receptora 3= Clasificador y Verificador de Ingresos 4 = Control Talonario y Modelo P 5 = Encargado Conciliacin y Libros Bancarios EGRESOS 6 = Control gasto y emisin cheques 7 = Tramitador de cheques y documentos 8 = Pagador Municipal y trmite de nminas 9 = Boleto de ornato en bancos 10 = Caja egresos sistema

Descripcin General del Departamento:

Manuales No se cuenta con Manuales en este Departamento. Planificacin No existen planes del Departamento, y es a partir de este ao que se inici la elaboracin del Plan Operativo Anual, para el ao 2006. No se ha participado en la elaboracin del presupuesto anual. Capacitacin No hay planes de capacitacin en donde el personal de la Tesorera ample conocimientos. Deudas Municipales El crdito realizado en el INFOM se distribuye as, segn Acuerdo del Acta Nmero Ciento cincuenta y seis guin dos mil cinco, punto tercero, del veintisiete de julio del aos dos mil cinco Monto : Q21.100.000,00 Garanta : Fondos provenientes del Aporte Constitucional e Impuesto al Valor Agregado (IVAPAZ)

Cuadro No. 13


PRESTAMOS DEL INFOM SEGN PROYECTOSProyectos a realizar Proyecto de Proteccin del Ro Seco en reas de mayor dao Pozos de absorcin y obras menores Ampliacin de la red de energa elctrica en Cantn Llanos del Pinal Pavimentacin de los Callejones A B C D y E de Avenida El Cenizal Bacheo y Recarpeteo de varias calles Construccin Escuela de Colonia San Antonio Zona 7 Asfaltado camino principal a Valle de Palajunoj Mejoramiento de callejones Zona 8 Pago deuda Cooperativa Xelaj Pavimentacin Avenida Las Amricas y Cuarta Calle de la Zona 1 Pavimentacin de la Treinta y Tres Avenida y Diagonal tres de la Zona 8 Contraparte para Proyecto de Construccin de la Calzada General Manuel Lisandro Barillas TOTALNota : Adems se prev el pago de otras deudas al INFOM con este nuevo crdito.

Monto en Quetzales 3.000.000 1.500.000 2.300.000 600.000 2.000.000 600.000 2.000.000 700.000.000 900.000 4.000.000 2.000.000 1.500.000

Un segundo crdito con INFOM por la suma de Q10.000.000,00 Diez Millones de Quetzales, tuvo como destino la ejecucin de la contrapartida municipal en el Proyecto de Abastecimiento de Agua Potable en el rea urbana del Municipio de Quetzaltenango con fondos provenientes del Gobierno de Japn, y la garanta del mismo es con los Fondos provenientes del Aporte Constitucional e Impuesto al Valor Agregado (IVA PAZ).

Cuadro No. 14 PRESTAMOS DEL INFOM SEGN PROYECTOS A JULIO, 2005No. Operacin 09-01-08.01 09-01-12-01 09-01-12-02 09-01-26-01 60-2002 Fecha 01-01-95 15-07-96 27-11-96 02-12-99 23-05-02 Destino del crdito Alcantarillados Tercer y Cuarto Nivel Centro Comercial Municipal Mercado El Centro. Anexo Mercado Los Trigales Plan de Prestaciones

Fuente : Acta No. 156-2005 Captulo Tercero del Concejo Municipal

En Tesorera se reciben los Estados de Cuenta de parte del INFOM. El Tesorero y el Alcalde son las personas autorizadas para recibir informacin y gestionar ante el INFOM.

Informacin y Comunicacin


La comunicacin interna, tanto a nivel de la Coordinacin como de la Alcalda y el Concejo Municipal, se da en forma escrita pero se ampla en forma verbal. Esta comunicacin se da bimensual a la Coordinacin y a la Alcalda en forma ocasional, segn se necesite. Los informes ante el Concejo Municipal, se brindan para que se puedan tomar decisiones y satisfacer necesidades. Adems remite a la Contralora General de Cuentas, certificacin del acta levantada al documentar el corte de caja y arqueo de valores, a ms tardar tres das despus de efectuadas esas operaciones. Problemas encontrados en la interaccin a lo interno de la Municipalidad Este Departamento est llevando a cabo una labor de manejo de los recursos sin contar con el apoyo de un presupuesto que se ajuste a la realidad, es decir, se improvisan muchos gastos, debido a la inconsistencia entre ingresos presupuestados y egresos reales. No cuenta con reglamentos ni manuales, polticas, etc., lo que hace que el trabajo se improvise en la forma de hacerlo y de operar, hay procedimientos que se siguen y estn establecidos por costumbre. Esto no permite la unificacin de criterios, se debe hacer esto formalmente para que exista el trabajo en equipo. Un tropiezo es cuando interviene el equipo poltico, no coincidiendo, en algunas oportunidades, con el criterio tcnico. En la entrevista se afirma que la Auditoria Interna est realizando muchas labores operativas que atrasan los desembolsos y que afectan el trabajo de otros departamentos en sus diferentes actividades, ya que la entrega de cheques para pagar actividades se reciben contra el tiempo y esto nos causa inconvenientes para el desarrollo normal de dichas actividades o compromisos. En cuanto a las lecturas de agua, se presentan errores, esto se informa pero nadie le da seguimiento a lo que se genera y reporta por el Departamento de Tesorera. En general hay falta de seguimiento a todas las actividades que se hacen y generan en la Tesorera. Muchas de las notas de solicitudes, autorizaciones y otras, llegan a la Tesorera a destiempo. Dentro del personal, se da confusin, en cuanto a las tareas a desempear, al no existir claridad en su definicin. Falta materiales de oficina para realizar su trabajo ms eficientemente Los recibos de Tesorera se hacen en forma manual. En cuanto a la autorizacin de pagos parciales ( abonos a deudas) que hacen los usuarios, slo lo hace una persona (la Auditora). Recomendaciones Con respecto a los recibos nicos, la Tesorera, requiere de la Auditoria una mayor rapidez en la revisin, para que la Tesorera brinde soluciones ms expeditas al usuario. Las compras de materiales se deben realizar al por mayor y no por pequeas cantidades lo que las encarece y no existe un almacn o bodega que los contenga, para que se reciban en forma rpida, segn se necesiten. Los recibos de Tesorera se deberan hacer en forma computarizada, esto es urgente ya que ayudara a todas las unidades relacionadas a tener la informacin de los mismos en forma inmediata y actualizada.

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La autorizacin para recibir abonos, por parte de los usuarios, la deberan de dar por lo menos dos personas, para agilizar, ya que son ingresos para la Municipalidad y los usuarios se molestan con tan engorroso trmite. A manera de sugerencia, podra hacerlo la Auditora y su Asistente. Cuando se realizan pagos directamente a Tesorera, el Receptor de Tesorera puede generar el recibo. Esta situacin ya se est tratando de resolver en el Centro de Cmputo, pero se le debe dar prioridad. De momento sera conveniente que alguna persona del Centro de Cmputo, lleve el control de los pagos parciales hechos por depsitos y que se le enve una copia a Contabilidad, en forma desglosada, para que Contabilidad haga la aplicacin. La Tesorera debe enviar los paquetes de comprobantes ms pronto a Contabilidad, ya que los enva muy tarde, esto debera de ser diario porque muchas veces esto hace que no cuadre el corte de la Contabilidad y las Plizas salen con problemas. El receptor debe tener cuidado al digitar para evitar estos problemas. La Tesorera necesita realizar sus Notas de Crdito para la Municipalidad y sus Empresas, en forma expedita para regularizar los saldos, esto se hace actualmente de una forma engorrosa, ya que se le debe solicitar a la Auditoria y sta lo lleva al Concejo Municipal para luego trasladarlo a la Tesorera. Existe actualmente un acuerdo que establece este procedimiento y los montos de las Notas de Crdito. ( Acta nmero doscientos cuarenta y seis mil cuatro. Los cortes de Bancos en Contabilidad los debe realizar la Tesorera y actualmente los hace la Auditoria. Los cortes de Bancos dan seguimiento a las plizas que generan las transferencias de dinero de la EMAX Y EEMQ, en este caso la pliza de EMAX no se est gemeleando, lo que hace que no se refleje la realidad de la situacin de ingresos de dicha empresa.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Objetivo Es la Unidad encargada de velar porque se ejecuten los procedimientos que enmarcan la Ley de Contrataciones del Estado para la adquisicin de bienes y servicios que se requiera. Objetivo Especfico Velar porque los proveedores a quienes se le soliciten bienes y servicios llenen los requisitos necesarios que requiere la Ley de Contrataciones del Estado y que se cumplan con lo requerido. Base Legal Con los procedimientos que establece la Ley de Contrataciones del Estado y Leyes Conexas.

Organigrama


Este Departamento cuenta con cuatro personas : Jefa Encargada del Departamento, Encargada de Proveedura, Oficial I, Oficial II, Conserje.

JEFA

Conserje

ENCARGADA DE PROVEEDURA

OFICIAL I

OFICIAL II

Descripcin del Departamento Este Departamento se llama legalmente Departamento de Compra y Almacenes. Aqu se manejan dos cuentas : Proveedura Esta se encarga del suministro de oficinas, por medio de rdenes de compra, tener un stock de materiales de oficina y la entrega de los mismos. Almacenes En esta se maneja todo el material relacionado a proyectos, materiales de construccin, segn lo establece la Ley de Contratacin. Est bajo la direccin de la Jefa del Departamento. Inventarios Se llevan a cabo inventarios cada tres meses. Compras Las compras en GUATECOMPRAS las realizan un Asistente del Alcalde y un Concejal. El procedimiento que se sigue es el siguiente: Primeramente se publican los proyectos y las bases de cada uno, el Departamento llena las circular de precios de acuerdo. Los proveedores llegan a la Oficina del Departamento de Compras, llenan los requisitos y los recibe la Comisin otizadota, esta califica los participantes, levantan un Acta y luego adjudican. Tienen un Fondo Circulante de Q5.000,00.

Manuales y Reglamentos


En este Departamento no poseen Reglamento del Fondo Circulante, nicamente se basan en lo establecido por la Contralora de Cuentas, que dice que no puede ser mayor de Q1.000.000. Informes Se presentan informes trimestrales a la Coordinacin . Algunos Problemas encontrados En relacin a la utilizacin del Programa SICOIN WEB, tiene el problema de que ste necesita la factura de los proveedores, y ellos lo que pueden dar es la Factura Pro forma, previo a ejecutar las compras. Otro problema que se enfrenta es el tiempo que tardan en reponer el Fondo Circulante, se tarda mucho y esto hace que se complique la resolucin de compras. Se tiene el problema del atraso en el pago a proveedores, lo cual hace que algunos de ellos ya no quieren dar ms crdito a la Municipalidad y la imagen de la misma queda poco seria. Algunas Recomendaciones Elaboracin de Informes Trimestrales. Cumplir con los compromisos adquiridos con los proveedores. No autorizar compras, si no hay previamente verificacin de contenido.

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DEPARTAMENTO ALMACN GENERAL Objetivo Resguardo de los materiales y suministros de la Municipalidad. Organigrama Segn organigrama el Almacn pertenece a Contabilidad, pe

Diagnostico Municipal (Marco Normativo Pg 9)

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