Diagnóstico – Fase 1

Diagnóstico – Fase 1

• Fase 1: Diagnóstico - Operacional• Fase 2: Diagnóstico - Indicadores de gestão • Fase 3: Diagnóstico - Planejamento

Problemas

1. Delegação inadequada2. Informação atrasada3. Registros inadequados4. Rotina não automatizada5. Ausência de rotina6. Inacesso à base de dados

1. Delegação inadequada• Premissas:

– O Financeiro NÃO insere documentos fiscais no sistema;– O Financeiro apenas executa o pagamento, recebimento de títulos;

• Anomalias:– O Financeiro não pode ser responsável pelo registro das folha no StarSoft;– O financeiro não pode responsável pelo registro no StarSoft dos tributos apurados e pela emissão dos respectivos

títulos a serem pagos (Darf etc);– O financeiro não deve inserir o relatório de despesas no Starsoft.

• Objetivo: – O Financeiro não pode ser responsável pelo registro das folha no StarSoft;– O financeiro não pode responsável pelo registro no StarSoft dos tributos apurados e pela emissão dos respectivos

títulos a serem pagos (Darf etc);– O financeiro não deve inserir o relatório de despesas no Starsoft.

• Iniciativas:– Treinar o RH para o registro da folha no StarSoft;– Treinar a contabilidade para o registro dos tributos no StarSoft;– Treinar os colaboradores para inserir o relatório de despesas no StarSoft;

• Indicadores:– Prazo de transferência do registro da folha para o RH;– Prazo de transferência do registro dos tributos para o Contabilidade;– Prazo para que os relatórios de despesas seja efetuados no StarSoft;

2. Informação atrasada• Premissas:

– A área financeira tem que receber informações no sistema e os respectivos documentos com antecedência;– A área financeira tem que agendar as operações financeiras com antecedência;– A área financeira deve pagar em dia.

• Anomalias:– Os títulos a pagar não pode ser registrado no sistema na data do pagamento;– Os boletos não podem chegar na data do pagamento;– Os títulos devem ser agendados no banco com pelo menos 3 dias de antecedência;– Um montante significativo de contas é pago em atraso.

• Objetivos:– O registro de títulos a pagar ser efetuado no sistema com 7 dias de antecedência;– Os boletos devem estar disponíveis com 5 dias de antecedência;– Os títulos devem ser agendados no banco com pelo menos 3 dias de antecedência;– A contas devem ser pagas em dia;

• Iniciativas:– Comunicar a política de prazo de 7 dias de antecedência para registro de títulos a pagar;– Comunicar a política de prazo de 5 dias de antecedência para o envio de boletos;– Comunicar a política de prazo de 5 dias de antecedência para o envio de boletos;

• Indicadores:– Número de títulos registrados no sistema com antecedência inferior a 7 dias. Meta: 0 (zero);– Número de títulos com boletos que chegaram com antecência inferior a 5 dias. Meta: 0 (zero);– Número de títulos agendados no banco com menos de 3 dias de antecedência. Meta: 0 (zero);

3. Registro inadequados• Premissas:

– A área financeira tem que receber informações de contas a pagar completas e corretas;• Anomalias:

– Ausência ou atraso do registro de cancelamento de nota;– Ausência ou atraso do registro de devolução de nota;– Notas fiscais registradas com retenções erradas;– Notas fiscais registradas com classificação fiscal errada;– Contas pagas em atraso;

• Objetivos: – Registro imediato do cancelamento de nota de saída;– Registro imediato da devolução de nota saída;– Registro correto das notas fiscais de saída;– Registro correto das notas fiscais de entrada;

• Iniciativas:– Definir procedimento e comunicação para cancelamento da nota de saída;– Definir procedimento e comunicação para registro de devolução;– Definir procedimento e comunicação para registro de notas de saída;– Definir procedimento e comunicação para registro das notas de entrada;

• Indicadores:– Número de notas canceladas registradas com atraso;– Número de devoluções registradas com atraso;– Número de notas de saída com registro incorreto;– Número de notas de entrada com registro incorreto;

4. Rotina não automatizada

• Premissas: – Sempre que possível a área financeira deve operar com

automação de rotinas;• Anomalias:

– Ausência de automação de envio e quitação de contas a pagar (rotina de CNAB);

• Objetivo: – Automatizar a rotina de envio e quitação de contas a pagar

(CNAB).• Projeto:

– Implementar a rotina de CNAB de contas a pagar no StarSoft;• Indicadores:

– Prazo de implementação do CNAB no StarSoft;

6. Inacesso à base de dados

• Premissas: – Deve-se ter acesso à base transacional do banco de dados

• Anomalias:– A base do starsoft tem o metadado (nomes de tabelas e campos)

codificados, sendo praticamente impossível decifrá-los.• Objetivos:

– Criar uma tabela de metadado (descritivos dos campos codificados)• Iniciativas:

– Obter uma tabela de metadado (descritivos dos campos codificados).

• Indicadores:– Prazo de obtenção da tabela de metadado.

5. Ausência de rotina• Premissas:

– A área financeira deve operar diariamenta com a definição clara de responsabilidades (diário de bordo ou rotina);

• Anomalias:– Ausência de rotina sistemática para controle da ação de cobrança; – A ausênciade diário de bordo cria ambiguidade de responsabilidade e iniciativas;

• Objetivos: – Ausência de sistema para controle da ação de cobrança;– Operar a área financeira com um diário de bordo;

• Iniciativas:– Implementar sistema para controle de ação de cobrança;– Criar o diário de bordo para os colaboradores do financeiro;

• Indicadores:– Prazo de implementação do sistema de cobrança; – Prazo para a implementação do diário de bordo;

Resumo dos projetosProjeto Responsável Glugma pode

ajudar?Treinar RH no StarSoft

Treinar Contabilidade no StarSoft

Treinar colaboradores em despesas no StarSoft

Definir procedimento para cancelamento da nota de saída

Definir procedimento e comunicação para registro de devolução

Definir procedimento e comunicação para registro de notas de saída

Definir procedimento e comunicação para registro das notas de entrada

Automatizar a rotina de envio e quitação de contas a pagar (CNAB)

Obter uma tabela com o metadado da base de dados do ERP SimImplementar sistema para controle de ação de cobrança Sim*Criar o diário de bordo para os colaboradores do financeiro Sim*Criar painel de indicadores operacionais Sim*

* Com pré-requisito de obtenção da base de dados do ERP

Painel de indicadoresProjeto Periodicidade MetaNúmero de títulos registrados no sistema com antecedência inferior a 7 dias Mensal Zero

Número de títulos com boletos que chegaram com antecência inferior a 5 dias Mensal Zero

Número de títulos agendados no banco com menos de 3 dias de antecedência Mensal Zero

Número de notas canceladas registradas com atraso Mensal Zero

Número de devoluções registradas com atraso Mensal Zero

Número de notas de saída com registro incorreto Mensal Zero

Número de notas de entrada com registro incorreto Mensal Zero

Número de títulos pagos com atrasoValor de juros e multa de pagamentos em atraso

Mensal Zero

Dias de atraso da conciliação Diário Zero

Diretriz para o diário de bordo

• Lista de atividades:– Prioridade, hora de início e fim

• Log de status:– Aberta/Fechada

• Warning de atraso• Log de anomalias:– Tipo de anomalia: ex: Nota saída errada, sem boleto– Área responsável:– Motivo anomalia: (1)não existe de procedimento, (2)

procedimento atual inadequado, (3) não seguiu procedimento.