DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE LOGÍSTICA DIAGNÓSTICO ...

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Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud

DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMASDE LOGÍSTICA


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Revisión: Lic. Carmela Alvarez Ramos

Cuidado de edición: Eduardo Arenas Silvera

Enero de 1999

© MINISTERIO DE SALUD

Programa de Fortalecimiento de Servicios de SaludComponente: Apoyo a la RedSubcomponente: Sistemas Operativos

Av. Salaverry, cuadra 8 s/n

Teléfono 433-0245, Fax 433-0194

[email protected]

http://www.minsa.gob.pe

Jesús María, Lima-Perú

Ministerio de SaludDr. Carlos de Romaña y García

Ministro de Salud

Dr. Alejandro Aguinaga RecuencoVice Ministro de Salud

Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud(PFSS)

Dr. Augusto Meloni NavarroCoordinador General

Dr. Ricardo Corcuera RodríguezSub Director Técnico

Ing. Fernando Ferrero PavíaSub Director Administrativo

Dr. Guillermo Frías MartinelliCoordinador

Subcomponente de Sistemas Operativos

DISTRIBUCIÓN GRATUITA

Serie: Informes Técnicos


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Presentación 5

Introducción 7

1. Diagnóstico 9

1.1 Conclusiones 12

1.2 Situación actual 13

1.3 Problemas mayores de logística y sus causas 17

1.4 Matriz de interacción del sistema logístico con otros elementos 25

1.5 Experiencias y estudios de los sistemas logísticos en el sector salud 26

1.6 Experiencias en Sistemas de información logística 28

2. Caracterización y extrapolación de problemas logísticos 31

2.1 Caracterización de escenarios futuros en el marco de la globalizacióny competitividad 33

2.2 Extrapolación de los problemas logísticos al futuro escenarioAnálisis de las obstrucciones, amenazas y oportunidades de mejora 34

3. Propuestas de soluciones 39

3.1 Visión-Misión del sistema logístico 42

3.2 El nuevo sistema logístico 44

3.3 Modelo de gestión logística 50

3.4 Sistema de Información Logístico 54

3.4 Propuesta de acción 61

4. Problemática normativa 81

4.1 Problemática 83

4.2 Análisis del Reglamento Único de Adquisiciones (RUA) 84

5. Normatividad vigente 856. Pautas para la fase de desarrollo e implementación

del nuevo sistema logístico 93

7. Acciones del PFSS para enfrentar la problemática del sistemade logística del MINSA 95

ÍNDICE

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PRESENTACIÓN

El Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud, tiene por propósito contribuir enla mejora de la calidad y cantidad de servicios de salud que brinda el Ministerio de Salud,particularmente a los sectores más vulnerables de la población. Por ello, se vieneimplementando estrategias para incrementar la capacidad de gestión de las Direccionesy establecimientos de salud, siendo una de ellas el mejoramiento de los sistemas delogística, con la finalidad de mejorar y optimizar la atención de los servicios de salud. Lalogística es un área de trabajo central en toda organización, porque de ella depende ladisponibilidad adecuada y oportuna de los recursos que contribuyen en el desempeñoeficiente de una tarea. Más aún el sector salud donde la vida humana está involucrada.De ella depende en gran parte que la prestación del servicio de salud se realice coneficiencia, calidad y calidez.

En 1996, con el propósito de conocer la problemática del sistema de logística del Minis-terio de Salud, se encargó a la firma Sociedad Consultora Alemana de Higiene y Medici-na Ltda. SANIPLAN realizar un Diagnóstico de los sistemas de logística, para ello, seanalizaron los procesos logísticos actuales en la Sede Central del MINSA y en las Direc-ciones de Salud de Lima Este, Piura II, Loreto y Chavín.

El presente documento es una síntesis de dicho estudio y contiene además algunoscapítulos que ofrecen información actualizada sobre los dispositivos legales vigentes en1998 y las acciones que el PFSS viene realizando para enfrentar la problemática delsistema de logística del MINSA. Ponemos a disposición de ustedes este estudio paradarles a conocer la realidad del sistema de logística del MINSA y abrir un proceso deenriquecimiento de las propuestas que se están manejando para resolver sus nudoscríticos y construir un sistema más eficiente, que contribuya a elevar la calidad y cantidadde los servicios de salud de los establecimientos del MINSA.

Augusto Meloni Navarro

Coordinador GeneralPFSS-MINSA

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INTRODUCCIÓN

El 24 de Octubre de 1995, la Sociedad Consultora Alemana de Higiene y Medicina Ltda.SANIPLAN firmó contrato con el Ministerio de Salud a través de la Unidad Coordinado-ra (UCP) del Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud (PFSS) para ejecutar elDIAGNOSTICO DE LOS SISTEMAS DE LOGÍSTICA.

De acuerdo a la metodología utilizada se analizaron los procesos logísticos actuales, enla Sede Central del MINSA y las Direcciones de Salud de Lima Este, Piura II, Loreto yChavín. En dichas redes y el nivel central se realizaron talleres de trabajo con el personalresponsable de logística en las instituciones de salud, lo que enriqueció el estudio reali-zado, posibilitando contar con una visión de la situación actual ampliamente objetiva.

De otro lado, el relevamiento de información primaria, mediante encuestas y entrevistasa los responsables y usuarios internos de los servicios de logística, como el relevamientodirecto de información sobre los procesos logísticos, posibilitó, a pesar del corto tiempodisponible, definir en forma analítica y realista el estado situacional de la logística paralos servicios de salud.

Tomando como base la información proveniente del diagnóstico, se consideró las alter-nativas de solución y se han definido las propuestas en lo concerniente al marco legal,nuevo sistema logístico y modelo de gestión, así como las propuestas de acción para losdiferentes niveles de estructura del MINSA y para las etapas de transición (1año), inicia-ción y consolidación de las reformas a implantarse.

Finalmente se han propuesto las pautas generales para continuar con el desarrollo de lasiguiente fase, vinculada con el desarrollo e implementación del nuevo sistema logístico.

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Diagnóstico

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Diagnóstico de los Sistemas de Logística

Diagnóstico

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Con el fin de conocer la situación actual de los Sistemas de Logística en el MINSA, seefectuó el levantamiento de información en la Sede Central y en cuatro (4) redes deservicios de salud, una por cada región geográfica (Costa, Sierra, Selva) y una por elDepartamento de Lima.

Para la realización del diagnóstico se establecieron 3 niveles de análisis:

� Nivel de legitimación o estratégico

Comprende: Filosofía institucional, disposiciones legales, políticas y normas.

� Nivel de Administración o gerencial

Comprende: Planeamiento, organización, dirección y control.

� Nivel Operativo

Comprende: Codificación, programación, compras, aduanas, almacenes, inventarios,distribución, transporte, contabilidad y proveedores.

Dichos niveles de análisis forman parte tanto de la sede central, como del nivel subnacionaly nivel local.

Complementariamente se analizaron los sistemas de información de logística.

REGIONGEOGRÁFICA

RED DESERVICIOS

DIRECCIÓN DE SALUD Departamento

Costa Piura II Piura II Piura

Sierra Huaraz Chavín Ancash

Selva Loreto Loreto Loreto(Iquitos)

Costa Lima-Este Lima-Este Lima

1. DIAGNÓSTICO

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1.1 CONCLUSIONES

Analizados los problemas logísticos centrales o mayores se ha llegado a las siguientesconclusiones, las que expresan los aspectos trascendentales de la situación actual delSistema en los Servicios de Salud:

1. Ineficiencia de los sistemas de logística. Los subsistemas logísticos con quecuenta el nivel Central, Subnacional y Local del MINSA, obedecen a criterios pro-pios de un organismo público centralista que aplica procedimientos generados enel supra-sistema, que no son específicos al Sector Salud; y que además adolecen dela falta de modelos que les permitan lograr un accionar técnico y sistémico. Estasituación se da en todos los subsistemas, por lo que es de suma urgencia, un rediseñototal de los mismos, acorde con las avanzadas disciplinas que comprende la moder-na logística.

En algunas Direcciones de Salud* e instancias de gestión los índices deburocratización logística son superiores al 90%, con pocas actividades que agreganvalor.

2. Gerencia ineficaz. Se observa carencia de políticas referidas al sistema logístico.Falta de capacidad de liderazgo en la conducción del sistema logístico y carencia detecnología administrativa moderna. La Gerencia es normativista, orientada al cum-plimiento de normas.

3. Ineficiencia del personal. En general, se observa conocimientos muy limitados delpersonal, en las técnicas de logística. Este problema de calificación también seencuentra ligado a problemas de una alta rotación de personal, bajas remuneracio-nes y carencia de motivación.

4. Normatividad Inadecuada. Existe una frondosa, complicada y obsoleta normatividad,útil para un modelo burocrático funcional piramidal, pero no adecuado para unaconcepción moderna donde se revalora al usuario y al personal de la Institución.

En el «paso a la gerencia de calidad total y a la planificación estratégica», se haceimprescindible generar una contemporánea y proyectiva normatividad y políticasestratégicas, que permitan gobernar y operativizar la logística en el Sector Salud, enlos respectivos niveles que le corresponda, orientada a la salud con equidad, eficien-cia y calidad.

5. Información no oportuna ni confiable. Se observa en muchos casos carencia deinformación, en otros carencia de información confiable, oportuna y de calidadpara una adecuada toma de decisiones. No existen sistemas de información y haypoco uso de la tecnología de la información. En un mundo que privilegia la infor-mación y, donde la informática juega un rol decisivo, al no contar la logística delMINSA, en sus diferentes niveles, con sistemas que respondan a sus actuales yfuturas necesidades, se hace necesario que la Institución ingrese a la era del mane-jo de la información con la más alta tecnología.

6. Inadecuada relación con proveedores. Se mantiene la tradicional relación antagó-nica entre proveedores y el cliente (MINSA). Los proveedores no representan lomejor del mercado. Falta de desarrollo de proveedores para aprovechar las posibi-lidades existentes.

* Al momento de realizarse el estudio se encontraba vigente la división territorial porRegiones y Subregiones de Salud. En esta publicación hemos preferido usar la deno-minación actual: Dirección de Salud.

Diagnóstico

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7. Insuficiencia de recursos financieros y rigidez en su uso. No se cuenta con lasuficiente flexibilidad para el uso de los recursos financieros destinados a adquisi-ciones de bienes y servicios, por la rigidez y extremada desagregación de las parti-das presupuestales. Asimismo, no se tiene la autonomía necesaria para utilizardirectamente los recursos obtenidos de los ingresos propios generados por las insti-tuciones de salud en la compra de bienes y servicios. Y por último la limitación derecursos financieros por parte del Presupuesto Nacional en cantidades y oportuni-dad, incide en una insuficiente e inadecuada gestión logística.

1.2 SITUACIÓN ACTUAL

Para los diferentes niveles la situación actual del sistema logístico es la siguiente:

a) Nivel de Legitimación o estratégico

� El suprasistema durante muchos años ha generado una frondosa, complicada yobsoleta normatividad, actualmente desfasada ante el avance tecnológico, que re-presenta un freno a lo que podría ser una gestión dinámica, oportuna y eficiente.

� Las políticas «genéricas» que existen para el sistema de logística en la Sede Central,Direcciones de Salud, y establecimientos son de carácter macro, no habiendo elMINSA generado y/o adecuado políticas específicas.

� La normatividad logística interna, para la Sede Central, Direcciones de Salud yEstablecimientos, en algunos casos existe y en otros no, siendo lo que existe muypoco.

� Recién se cuenta con un «pensamiento guía» o «idea-fuerza», dado a través de los«LINEAMIENTOS DE POLÍTICAS 1995-2000» (06.12.95). Esta carencia impidió eldesarrollo de una institución con filosofía y visión moderna; consecuentemente lalogística careció de visión y definición de su rol institucional.

b) Nivel de Administración o Gerencial

La conducción ejecutiva del Sistema de logística se sustenta en criterios que limitansu accionar, por obedecer a enfoques que han perdido vigencia y que han sidodejados de lado al no articular con los modernos pensamientos de la administra-ción y con la tecnología logística de avanzada.

Una de las características en este nivel, es que, recién se cuenta con la definiciónde su misión institucional, careciendo aún de una definición de la misión logís-tica, lo que lleva a concluir, que su rol de principal apoyo al objeto institucional, noes preciso, o en el mejor de los casos, ni siquiera empíricamente está debidamenteinteriorizado. Por Subsistemas la situación actual es la siguiente:

Planificación

� Carencia de planeamiento estratégico y deficiente planeamiento operativo tan-to a nivel institucional como en logística.

� Desde el punto de vista del planeamiento logístico no se cuenta con estrategiasde reaprovisionamiento y modelos matemáticos de reposición de stocks.

� Tampoco se formulan los stocks de seguridad o protección, ni los niveles destocks de operación.

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� La programación se limita a consolidar los cuadros de necesidades empírica-mente calculados y que no guardan relación con la real necesidad de las institu-ciones.

� Sistémicamente, el procesamiento de la información tampoco ha contado conla atención suficiente, ni en forma «manual» ni «mecanizada».

Organización

� La organización de la logística mantiene similitud en la sede central del MINSAy en todas las instituciones desconcentradas, en las direcciones de salud; esdecir, son unidades orgánicas de apoyo dependientes de un órgano de adminis-tración.

� En el manejo de la autoridad se aprecia que la descentralización obedece anormatividades propias de la regionalización existente en el país, y a la respon-sabilidad delegada a los órganos desconcentrados dependientes del MINSA, loque es compatible con los actuales lineamientos de política del Ministerio.

� Es importante resaltar que, a nivel central, existen unidades de línea del MINSA,que tienen su logística propia, duplicando funciones y limitando el accionar dela Oficina Ejecutiva de Logística del Ministerio a meras actividades de economa-to.

� La caracterización de los principales entes orgánicos del MINSA posibilitó con-tar con un adecuado conocimiento de los procesos logísticos y de organización,lo que permite afirmar que el apoyo del sistema logístico a los servicios de saludes técnicamente limitado.

� La carencia de personal calificado en los nuevos conceptos y procedimientoslogísticos, representa un serio escollo al desarrollo, se prevé fuerte resistencia acualquier tipo de cambio.

Dirección

� La carencia de Visión y Misión Logística, por un lado, la falta de políticas ynormas específicas, por otro, además de la inexistencia de planes, son clarosindicadores que se carece de herramientas de gestión. La iniciativa, las innova-ciones y el espíritu creativo son grandes ausentes que afectan la capacidad deliderazgo.

� Las modernas técnicas y concepciones de gerencia, no han sido incorporadas alos procesos; consecuentemente, la direccionalidad y fases de ejecución del Sis-tema, se ven preocupantemente sin rumbo.

� El desconocimiento de los estilos de gestión es otra fuerte debilidad de quienesconducen el Sistema.

Control

� Los sistemas de control son deficientes, careciendo de procedimientos que lespermitan evaluar el comportamiento de la gestión y el desarrollo de la organiza-ción.

� Una muestra determinante es que no se utiliza ningún tipo de indicador queposibilite desarrollar procesos de «feed back» para estabilizar el sistema.

c) Nivel Operativo� El análisis realizado a los diferentes subsistemas del sistema logístico, en los esta-

blecimientos y unidades administrativas en los diferentes niveles, ha permitido

Diagnóstico

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detectar problemas claves que mantienen mucha similitud entre las organizacionesmuestreadas.

� Los procedimientos estudiados tienen su base normativa e indicativa en el SistemaNacional de Abastecimientos y en el Reglamento Único de Adquisiciones (RUA) *.

� Del análisis de los procesos logísticos, se observa que sólo un 4% del número deactividades realizadas agregan valor.

� El tiempo de procuración (desde el planteamiento de las necesidades hasta larecepción de bienes), en algunos puestos de salud, ha demorado, en ciertos casos,varios meses, lo que demuestra la existencia de procesos demasiado largos queimpiden brindar adecuadamente los servicios de salud.

� El enfoque, el sustento doctrinal y el factor tiempo, son elementos determinantespara definir que el sistema logístico ha devenido en inadecuado y no acorde con lasnuevas corrientes tecnológicas.

Codificación

� Los códigos establecidos por el Sistema Nacional de Abastecimiento (SNA) noson adecuados, por ser de carácter macro para la Administración Pública, re-quiriendo el Sector Salud códigos apropiados al uso y consumo de los bienespropios de su caracterización; además, su composición está totalmente alejadade la tecnología que se utiliza en el diseño y formulación de un Manual deCodificación.

� El catálogo del INAP mezcla activos fijos con materiales, lo que ratifica queexisten fallas estructurales en el mencionado catálogo.

� Los códigos en el ámbito público del Sector Salud no están estandarizados anivel nacional ni regional.

Programación

� La programación generalmente se basa en Cuadros de Necesidades, que permi-ten formular cuadros de obtención y de adquisiciones.

� Las únicas instituciones que tienen un módulo de programación mecanizadason: la Sede Central del MINSA, el Hospital Hipólito Unanue y el Hospital AlcidesCarrión, no siendo completo como Subsistema.

� Es necesario resaltar que la mencionada programación carece de parámetrosestadísticos y no utiliza indicadores; tampoco se basa en un programa de pro-ducción de servicios de salud.

Compras

� Las adquisiciones se ejecutan regularmente, de acuerdo a los procedimientosestablecidos en el SNA, en base a los cuadros de obtención y a los pedidos delos usuarios.

� Generalmente se hacen en forma compulsiva, tomando decisionescontingenciales, lo que conduce a efectuar adquisiciones empíricas. Una de

* Cuando se realizó el estudio se encontraba vigente el RUA, en la actualidad estávigente la Ley Nº 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (3-08-98),y su reglamento (28-09-98).

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las causas que originan esta situación son las entregas de recursos presupuestalesa destiempo y reducidos frente a lo programado.

� La carencia de medios de comunicación es otro factor alarmante, que dificultaseriamente la posibilidad de contar con una adecuada logística.

Aduanas

� La problemática de aduanas se centra principalmente en la falta de mediosdisponibles para operativizar rápidamente sus actividades de desaduanaje.

� La mayor carga de trabajo se da en las donaciones.

� Los procedimientos a ejecutar están al margen de la capacidad normativa,correctiva y reguladora del MINSA, dado que pertenece a otro Sector.

Almacenes

� Existe una inadecuada infraestructura física en los lugares de almacenamiento.La carencia de medios y equipos para el cumplimiento de la Misión de losalmacenes representa una seria preocupación.

� Normalmente realizan sus operaciones de ingresos, almacenamiento y despa-cho, con el uso del kárdex. Instituciones que cuentan con procedimientos me-canizados son: Sede Central, Hospital Alcides Carrión y Hospital Hipólito Unanue;en el resto de organismos muestreados no se cuenta con mecanización, siendorealizadas sus operaciones manualmente.

� En ciertos casos, por ejemplo en la Sede Central, los almacenes actúan sola-mente como custodio de los bienes de los usuarios, y por tanto, no mantienenintegrado un stock único de almacén.

Inventarios

� El uso de técnicas de planeamiento y control de inventarios es ajena al Sistema;por lo tanto, no se tiene políticas definidas, procedimientos, ni estrategias deaplicación, menos modelos matemáticos de cuantificación que permitan apre-ciar su comportamiento y establecer los mecanismos de «feed-back» necesariospara la estabilización de los procesos.

Distribución y Transporte

� No existen procedimientos definidos técnicamente; se carece de equipos parauna adecuada distribución y las limitaciones presupuestales son definitivas.

� Normalmente los mismos usuarios recogen sus bienes y en algunos casos con-tratan servicios.

� No existe una programación consistente para la distribución, siendo una fuertelimitante las inadecuadas condiciones de la cadena de frío.

Control Patrimonial

� Este subsistema adolece de significativas deficiencias, pudiendo mencionarselas siguientes : los códigos que se utilizan estructuralmente no son los técnica-mente adecuados; es normal que falte actualizar los inventarios, definir la loca-lización de los bienes y la asignación de responsabilidad por el uso. Los proce-dimientos de altas y bajas no son funcionales, deviniendo en inoperativos; lagran concentración de bienes inservibles (obsoletos o fuera de uso) genera gra-ves problemas, no solo de espacio, sino, también, de gastos y/o pérdida de in-gresos tan necesarios presupuestalmente.

� Instituciones que utilizan sistemas mecanizados son: la Sede Central, HospitalHipólito Unanue y Hospital Alcides Carrión. El resto de organismos muestreados

Diagnóstico

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ejecutan los procesos manualmente. Se observa una falta de consistencia en elSubsistema.

Contabilidad

� Normalmente los registros del Kárdex valorado no están al día por la carenciade información oportuna, básicamente de los movimientos de ingresos y sali-das.

� El no contar con información contable oportuna genera graves problemas en latoma de decisiones, controles y proyecciones institucionales.

Proveedores

� De acuerdo a la información recopilada, el conjunto de adquisiciones de sumi-nistros farmacológicos del MINSA, representa aproximadamente el 5% del mer-cado nacional. Este porcentaje incluye a todas las instituciones del Estado quebrindan servicios de salud.

� El registro de proveedores es deficiente y no se hace evaluación y calificación delos mismos.

� Se carece de políticas para el desarrollo de proveedores, promoviendo un abas-tecimiento seguro y adecuado en términos de calidad y costo para la institucio-nes del MINSA.

� Es necesario resaltar que, en general, no se cuenta con información oportuna yconfiable, además de carecer de indispensables soportes informáticos.

Adicionalmente se ha analizado los sistemas de información de logística sinte-tizando la situación actual en lo siguiente:

Información

� La situación actual del sistema de información para las actividades de logísticaes muy incipiente, realizándose en gran parte en forma manual, careciendoprácticamente de la tecnología moderna, lo cual origina serias dificultades en laprogramación, control de stocks, etc.

� La carencia de información adecuada no permite realizar la programación delas compras y stocks en función de la producción de los servicios.

� La ausencia de medios adecuados para el flujo de información (telecomunica-ciones) limita también la posibilidad de contar con un adecuado sistema deinformación.

1.3 PROBLEMAS MAYORES DE LOGÍSTICA Y SUS CAUSAS

Producto del análisis de los problemas que inciden y repercuten en los servicios deLogística, los cuales fueron detectados en la fase de diagnóstico, en las organizacionesincluidas en la muestra del estudio, se seleccionó aquellos de naturaleza central denomi-nados «problemas mayores» y se analizó exahustivamente las causas que los originan.Estos problemas se observarán en la Sede Central, Direcciones de Salud y Estableci-mientos. (Ver Cuadro Nº 1).

Dichos problemas y sus causas se han clasificado según los siguientes niveles:

� Nivel de Legitimación o Estratégico

� Nivel de Administración o Gerencial

� Nivel Operativo

Incluye también los relacionados a recursos financieros.

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PROBLEMAS

CUADRO Nº 1

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCESDE LOS PROBLEMAS MAYORES

NIVEL DE LEGITIMACIÓN O ESTRATÉGICO

CAUSAS

- Normas formuladas en base a modeloburocrático.

- Normas de carácter general no respon-den a las necesidades específicas delMINSA.

- No están actualizadas frente al avancetecnológico.

- Funcionarios no calificados

- Desconocimiento de una metodología deformulación de políticas.

- Carencia de orientación de la Alta Geren-cia para la proposición de lineamientosde políticas.

- Políticas del Supra Sistema no han sidoadecuadas a la realidad del MINSA.

- Falta de definición de la misión del siste-ma logístico.

- Dispersión de la función logística en elMINSA central.

- Incumplimiento de las funciones básicaspor parte de las unidades orgánicas deLogística .

- Frondosa, complicada y obsoletaNormatividad.

- Carencia de políticas referidas alSistema Logístico.

- Desgobierno de la Gestión Logís-tica.

Diagnóstico

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PROBLEMAS CAUSAS

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES DE LOSPROBLEMAS MAYORES

NIVEL DE ADMINISTRACIÓN O GERENCIAL

- Planeamiento deficiente delaprovisionamiento de bienes yservicios.

- Organización excesivamenteburocratizada, incoherente,desintegrada y sin delegación deautoridad en ciertos niveles.

- Falta de dirección del sistema delogística del MINSA

- Control ineficiente

- Falta de conocimientos de la tecnología.

- No existe sistema formal

- Carencia de metodologías modernas.

- Sin planes de producción de salud.

- Resistencia al cambio

- Excesiva conformidad

- Frondosa y obsoleta Normatividad.

- Organización no controlada.

- Exceso de formalismo y papeleo.

- Despersonalización de las relaciones conotras unidades de línea.

- Ejecutivos no calificados

- Sin cultura organizacional

- Sin desarrollo de cuadros de liderazgo.

- Desconocimiento de los estilos de gestión

- Obsoletos modelos de dirección.

- Sin procesos de «Feed Back»

- Equivocado control por procesos y no porResultados.

- Falta de objetivos y metas.

- Sin tomas correctivas oportunas.

- Anacrónico Sistema Nacional de Control.

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PROBLEMAS CAUSAS


NIVEL OPERATIVO

- Sistema de codificación mal conceptualizado.

- Mala estructura de los códigos.

- Ausencia de principios técnicos en el proce-so de codificación.

- Modelo utilizado no es ad hoc para los bie-nes que utiliza el sector salud.

- La mayor parte del proceso constituye des-perdicios.

- Pocas actividades del proceso agregan valor.

- Frondosa y obsoleta normatividad.

- No se ha desarrollado un moderno sistemade planeamiento y control de inventarios.

- Sin determinación de stock de seguridad yoperativos.

- No se ha formulado políticas de stocks.

- Falta de conceptos de gestión económica destock.

- Falta de capacitación y adiestramiento en téc-nicas logísticas.

- Desmotivación y carencia de incentivos.

- Sin cultura organizacional.

- Personal excedente y mal calificado de otrasáreas han sido transferidos a logística.

- Falta definir el perfil de cargos.

- Inapropiado sistema de codifica-ción.

- Procesos de adquisiciones proli-jos y excesivamente burocráti-cos

- Planeamiento y control deinventarios incipiente y empírico

- Ineficiente personal tanto en losniveles operativos y de gestión lo-gística

Diagnóstico

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PROBLEMAS CAUSAS


NIVEL OPERATIVO

- Información contable inoportu-na, distorsionada y pococonfiable.

- Deficiente sistema de almacenes

- No existe un sistema técnico dedistribución del MINSA

- Deficiente sistema de control pa-trimonial

- Falta de desarrollo de proveedo-res

- Sistemas de ingresos, salidas, saldos y valori-zación a nivel piloto y no implantado a nivelnacional.

- Registro de ingresos y salidas no ejecutadoen tiempo real.

- Personal sin adiestramiento en manejo y ges-tión de almacenes.

- Sin procesos ágiles y efectivos.

- Deficiente Layout

- Pobre equipamiento

- Instalaciones internas inadecuadas.

- Sin sistema de seguridad.

- Inadecuado equipamiento y mantenimientode la cadena de frío.

- No cuentan con medios de transporte.

- No se ha diseñado formalmente el sistema.

- Improvisación al enfrentar la problemática dedistribución.

- Dificultades en el transporte por problemascon las vías de comunicación.

- Diseño obsoleto e inapropiado para enfren-tar efectivo control patrimonial.

- Excesivos trámites burocráticos.

- Inadecuados procedimientos para la baja debienes.

- Sistema de codificación no adecuado para elsector.

- Sin modernos modelos de evaluación y cali-ficación de proveedores.

- Las políticas de relaciones con los proveedo-res son anacrónicas.

- Normatividad vigente desfavorece desarrollode alianzas estratégicas.

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NIVEL OPERATIVO

PROBLEMAS CAUSAS

- Falta de información sobre el merca-do, competencia, proveedores, preciosy avance tecnológico. Falta deequipamiento y de uso de redes.

- Falta de integración con los sistemasde información, de contabilidad, te-sorería, presupuesto.

- Carencia de integración entre los sub-sistemas logísticos y problemas deduplicidad y desactualización de lainformación.

- Carencia de un sistema de informa-ción logística.

Diagnóstico

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CAUSAS

- Decisiones del Ministerio de Econo-mía y Finanzas (MEF). Ley Generaldel Presupuesto.

- Rigidez de la normatividadpresupuestal impide utilizar los fon-dos correspondientes a una partidaespecífica en otra.

- Demora del MEF en remitir los fon-dos.

- Descoordinación entre las áreas deeconomía y logística de las unida-des y establecimientos del MINSA.

- Normatividad legal que exige depo-sitar en el Banco de la Nación todoslos ingresos propios.

- Normatividad presupuestal actualasigna fondos para las unidades yestablecimientos en función a laoferta y no a la demanda de servi-cios.

- Limitada o escasa preparación finan-ciera básica del personal de logísti-ca.

- Procedimientos internos deficientespara utilización de fondos.

- Los recursos financieros (fondos) asig-nados son desproporcionalmentemenores a la exigencia de las necesida-des.

- Capacidad limitada para el uso de losfondos en función a las necesidades,impide un mejor uso de ellos,perjudicando un adecuado abasteci-miento de insumos y servicios.

- Los fondos están disponibles en pla-zos muy estrechos para su utilización,imposibilitando una adecuadaprogramación y ejecución por las limi-taciones de los plazos.

- Imposibilidad de los establecimientospara administrar directamente y libre-mente los ingresos propios que genere.

- Imposibilidad de los establecimientospara contar con más fondos, de acuer-do a los resultados logrados, al volu-men de atenciones. No se premia laeficiencia.

- Administración financiera es ineficiente.


RECURSOS FINANCIEROS

PROBLEMAS

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GERENCIA LOGÍSTICA

PROBLEMAS CAUSAS

- Gerentes no han sido adecuadamen-te seleccionados.

- Falta de capacitación y actualización

- Carencia de políticas

- Cultura normativista y legalista en lagestión pública.

- Normatividad rígida

- Falta de autonomía

- Trabajo orientado a cumplir funcio-nes y no a lograr resultados.

- Organización con estructura vertical.

- Falta de incentivos.

- Sueldos inapropiados

Ineficacia de la gestión logística:

- Débil liderazgo en la conducción delsistema logístico.

- Es normativista. Orientada a velar elestricto cumplimiento de las normas,y no al logro de resultados y objeti-vos.

- El trabajo es descoordinado, sincomunicación efectiva o ausencia decoordinación con el personal de lo-gística.

- La tecnología gerencial y logísticaempleada es incipiente y obsoleta.

Diagnóstico

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1.4 MATRIZ DE INTERACCIÓN DEL SISTEMA LOGÍSTICO CON OTROSELEMENTOS

La matriz que presentamos en el Diagrama N° 1, es un consolidado de las matrices deinteracción elaboradas en las redes estudiadas y en la sede central.

En esta matriz se observa que la rotura de stock, los trámites burocráticos y muchospedidos urgentes y pendientes, responsabilidad de la función logística, impactan negati-vamente, con gran intensidad, en la eficiencia, efectividad y eficacia de los servicios desalud. De no resolverse estos problemas no será posible lograr ni la buena calidad, ni laproductividad, ni la contabilidad de estos servicios.

Por otro lado, los usuarios administrativos y asistenciales, al formular incorrectamentesus pedidos y programarlos empíricamente, sin estrategias, técnicas, ni modelos mate-máticos, inciden en un deficiente servicio de logística.

Recortes presupuestados y atrasos en el pago a los proveedores, inciden negativamente,con alta intensidad en el servicio de logística, el que a su vez se traduce en un deficientesoporte a los prestadores de servicios de salud.

La obligación de depositar los recursos propios en el Banco de la Nación, sin obtenerningún beneficio financiero y/o crediticio, además de no poder disponer del 100% deéstos, afectan también el servicio de logística al carecer de medios para las adquisiciones,tan limitados en el presupuesto del Sector Salud.

También la existencia de proveedores que no cumplen con los plazos de entrega, y queno son idóneos, constituyen factores altamente negativos para la eficiencia y eficacialogística, repercutiendo negativamente en la presentación de los servicios de salud. Laexistencia de controles que privilegian los procesos burocráticos y no los resultados,distraen, traban y alargan innecesariamente el tiempo de procuración, afectan la produc-ción del servicio logístico y consecuentemente la presentación de un buen servicio desalud.

El análisis de la matriz de interacción del sistema logística con otros elementos, con losque existen un alto grado de interacción, que afectan y/o condicionan la acción deLogística, puede sintetizarse en los siguientes aspectos fundamentales:

� Usuario Administrativo/Usuario Asistencial; no programan sus necesidades:

Cuando la programación comprende cantidades menores a los requerimientos rea-les, se origina una rotura de stocks, con la consecuente emisión repetitiva de pedi-dos de materiales y con carácter de urgencia, que congestionan la labor logística,dando como resultado un deficiente servicio.

Cuando las cantidades programadas son mayores a los requerimientos reales segenera un sobre stock, con los costos inherentes en inversión, almacenamiento yotros, agravándose por el hecho que al efectuar adquisiciones con cargo a unacuenta presupuestal, estos bienes no pueden ser utilizados por otros usuarios.

� Usuario Administrativo/Usuario Asistencial; emite pedidos mal formulados:

Todo pedido mal formulado, origina una demora en la atención, ya que logísticadebe efectuar la modificación necesaria o devolver el pedido al usuario para sucorrección. Esta demora, se hace mayor, cuando se logra procesar la adquisiciónerrada y tiene que efectuarse la devolución de los bienes adquiridos al proveedorpara su cambio, cuando sea factible. El caso más crítico se presenta, cuando la

26


devolución o cambio no es posible y logística o el usuario se quedan con bienes oproductos no requeridos.

� Usuario Asistencial; falta normar medicamentos:

La falta de normatividad logística (códigos) de los productos farmacológicos y mate-riales médicos obliga a que los requerimientos solicitados contengan en forma rei-terativa las especificaciones técnicas completas para una correcta atención; esto seevitaría si existiera un catálogo de productos normalizados que pudieran ser identi-ficados por un código.

� Presupuesto; recortes presupuestales:

La gestión logística, está directamente relacionada a la disponibilidad de los recur-sos presupuestales. Si se producen recortes presupuestales que no permiten la ad-quisición de bienes en las cantidades inicialmente programadas, entonces el sopor-te logístico se vuelve deficitario.

Asimismo la rigidez en el uso de las partidas presupuestales requiriéndose de acti-vidades burocráticas de reprogramación cuando una determinada partida se agotó,impiden una logística ágil.

� Presupuesto; atraso en pago a proveedores:

Un adecuado servicio logístico, comprende la atención oportuna y consecuente-mente el pago de los bienes adquiridos. La falta de disponibilidad presupuestal y elcontrol sobre su ejecución, origina el atraso al pago de los proveedores, generandodesconfianza y dificultades en la atención.

� Proveedores; no idóneos y no cumplen con plazo de entrega:

El hecho de no tener un sistema de evaluación y control de proveedores, hace queen los procesos de adquisición participen algunos que no reúnen las condicionesnecesarias para asegurar un buen servicio, originando en muchos casos devoluciónde productos, demora en la atención de las órdenes de compra, que finalmente setraducen en un servicio logístico ineficiente.

1.5 EXPERIENCIAS Y ESTUDIOS DE LOS SISTEMAS LOGÍSTICOS EN ELSECTOR SALUD

Se ha efectuado la evaluación de las experiencias acumuladas por los Sistemas Logísticosde organizaciones del sector y que por su dimensión y ámbito de cobertura se puedentransferir al MINSA.

Se ha escogido a entidades representativas del sector, cuyos sistemas logísticos aporta-rían valiosas experiencias aprovechables en el MINSA; estas entidades son:

� Instituto Peruano de Seguridad Social

� ONG AB PRISMA

� ONG PROVIDA

También, se ha realizado el análisis del PACFARM (Programa de Administración Com-partida de Farmacias), que siendo un programa del MINSA, ha sido importante detallaren esta parte del estudio.

Diagnóstico

27

� En la Matriz de la interacción del Sistema Logístico con los otros Sistemas de la Institución y su entorno, se tienen sistemas activos y pasivos. Cada Sistema Activo afecta oimpacta a cada uno de los elementos pasivos de su respectiva fila con una cierta intensidad, corresponde la letra A, cuando el impacto es de mediana intensidad, correspondela letra B, y cuando se trata de una débil intensidad, corresponde la letra C

LOGÍSTICA USUARIOADMINISTRATIVO

PRESUPUESTO CLIENTEEXTERNO

PASIVOS

LOGÍSTICA

USUARIOADMINISTRATIVO

USUARIOASISTENCIAL(PROGRAMAS)

PRESUPUESTO

PROVEEDORES

CONTROLINTERNO

CLIENTE EXTERNO

RECURSOSPROPIOS

� Rutura de stock� Trámite burocrático� Muchos pedidos de

compra urgente

� No programan biennecesidades

� Pedidos mal formu-lados

� No programanbien necesidades

� Falta formalización� Medicamentos� Pedidos mal for-

mulados

� Reportes presupu-estales

� Proveedores noidóneos

� No cumplen con elplazo de entrega

� Controles trabanproceso logístico

� Se restringen a nor-mas distraen labo-res del personal

� Bajo nivel adquiri-do

� No hay políticasclaras

� Obliga a depositaren el Banco de laNación recursosgenerados y no de-vueltos en un 100%

USUARIOASISTENCIAL

(PROGRAMAS)

PROVEEDORES CONTROLINTERNO

RECURSOSPROPIOS

ACTIVOS

BAA

AAA

BAB

BAB

CCC

ABA

CCA

AA

ABA

AB

AAB

BBC

A

BCC

DIAGRAMA Nº 1 MATRIZ DE INTERACCIÓN DEL SISTEMA LOGÍSTICO - ELEMENTOS DE SEDE CENTRAL MINSA

28


Conjuntamente con el PACFARM, se ha efectuado el análisis detallado del sistemaSILOMED (Sistema Logístico de Medicamentos) desarrollado mediante colaboración conel gobierno Italiano en el marco de cooperación técnica. Considerando el avance de laimplantación del PACFARM a nivel nacional, se recomienda la complementación, deambos sistemas, para aprovechar el efecto sinérgico en beneficio de la institución.

Asimismo, por los rasgos nacionales comunes, se ha incluido la experiencia logística delSistema de Salud de España, como un ejemplo de las soluciones adoptadas en un Esta-do desarrollado, que habiendo alcanzado resultados exitosos, se propone que éstas solu-ciones sean adoptadas total o parcialmente.

En el documento se concluye que, las experiencias del IPSS, en el campo de las licitacionesmarco, externalización, aplicación de tecnología de avanzada, pleno soporte de informá-tica, y presupuesto en base a intervenciones realizadas, son experiencias valiosas que sepueden transferir total o parcialmente al MINSA, efectuando las adaptaciones que lascondiciones específicas lo ameriten.

Asimismo, la experiencia de la O.N.G. A.B. PRISMA en relación a las actividades de Pro-gramación y Distribución, es necesario incorporarla en el diseño del nuevo sistema logísticopara las entidades de salud del MINSA, a nivel central y nivel descentralizado.

Por último, la experiencia desarrollada por la O.N.G. PROVIDA, en relación a los «Con-cursos de Precios Marco», también se considera aprovechable para el nuevo modelo degestión logística.

2.6 SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICA

En esta parte del estudio el Consultor ha realizado un diagnóstico de los sistemasinformáticos que se encuentran operativos en el MINSA, en razón a lo observado en lasredes y la Sede Central que sirvieron de marco muestral del proyecto.

No existiendo, en las redes de provincias, un sistema informático de logística operando,el diagnóstico se concentró en las siguientes dependencias:

� Dirección de Logística de la Sede Central

� Hospital Daniel A. Carrión

� Hospital Hipólito Unanue

� Sistema Informático de la DIGEMID (PACFARM)

El Consultor establece en sus conclusiones que el Sistema Informático que funciona enla Sede Central y el Hospital Daniel A. Carrión, puede ser tomado como estándar a nivelnacional, con las adaptaciones y mantenimiento convenientes, en tanto se diseñe eimplemente el nuevo sistema.

Esta estrategia presenta las siguientes ventajas:

a) Algunos procedimientos se realizarán con mayor rapidez y exactitud.

b) Generar estadísticas y bases de datos de insumos, movimientos de insumos,saldos del stock, proveedores, precios, etc.

c) Crear cultura informática en el personal.

Diagnóstico

29

d) Requerir poco equipamiento.

e) Preparación del personal en la operación de equipos informáticos.

f) La base de datos constituirá un valioso aporte, pues permitirá una migraciónordenada al nuevo sistema.

g) Se aprovechará la inversión efectuada por el MINSA en desarrollar el softwarede logística.

31

2

Caracterización yextrapolación de

problemas logísticos

32


Diagnóstico

33

Tomando como base los problemas identificados en el diagnóstico, así como sus causas,para los organismos involucrados en la muestra, se procedió a efectuar una caracteriza-ción de la problemática logística y extrapolar dichos problemas a la situación que sedesea alcanzar de acuerdo al escenario propuesto.

2.1 CARACTERIZACIÓN DE ESCENARIOS FUTUROS EN EL MARCO DE LAGLOBALIZACIÓN Y COMPETITIVIDAD

Esta fase consistió, en establecer las características principales del marco situacional enel que se desarrollarán las actividades logísticas, en base a los «Lineamientos de políticas1995 - 2000», a la Visión y Misión del Sector Salud, a sus Principios determinados, a lasEstrategias de Salud y a las metas establecidas para el quinquenio; todo ello concordan-te con las megatendencias de la presente década.

La interrelación de estas determinaciones con los resultados obtenidos en el diagnósti-co, permitieron estructurar temas significativos que son proposiciones trascendentesque tendría que asumir el Estado; dichos temas se seleccionaron por niveles, para loscambios estructurales, de inteligencia institucional, organizacional y de Salud Pública.

Las mencionadas actividades se ubican en tres escenarios condicionados por el ecosistema,por la cultura tecnológica y las acciones de gobierno, que en razón de la práctica interna-cional generalmente aceptada, se definió como reforma del sector salud, de gran, me-diana y baja intensidad.

El análisis de las condiciones y las interrelaciones permitió definir la situación de cadatema, en el escenario respectivo, de acuerdo a la factibilidad técnica de aplicación, y laestimación del tiempo que demanda su desarrollo, manteniendo la situación actual en loque no es posible modificar a corto plazo.

El escenario de Reforma de Gran Intensidad representa la fase final del desarrollo dela Reforma, por lo que sus condiciones han sido descritas para un ambiente de ampliaevolución.

Las principales características de dicho escenario y las cuales se espera alcanzar son lassiguientes:

� El MINSA gobierna al Sector.

� Las reglamentaciones, políticas y normas para el Sistema Logístico han sido cam-biadas, facilitando la gestión.

2. CARACTERIZACIÓN Y EXTRAPOLACIÓNDE PROBLEMAS LOGÍSTICOS

34


� Se actúa descentralizadamente y con amplia coordinación.

� La centralización es sólo para aspectos estratégicos.

� Se ha generado Alianzas Estratégicas con proveedores.

� El control es en base a resultados.

� Se encuentra implementado el Planeamiento Estratégico.

� Desarrollo en ambientes de calidad total.

� Se privilegia la «tercerización» para las actividades de apoyo.

� Los procesos son fluidos, integrados y frugales.

� Amplia participación social y financiamiento a la demanda.

� Se utiliza ampliamente el Sistema de Información.

� Líderes y personal están adecuadamente calificados.

� Se cuenta con equipamiento en comunicaciones y en sistemas.

� Las organizaciones privilegian al cliente, con eficiencia y eficacia.

� Salud para todos, por todos, con equidad, eficiencia y calidad.

Como se aprecia el escenario sintetizado, Reforma de Gran Intensidad, mantiene estre-cha relación con el pensamiento-guía de la Reforma del Sector Salud, al cual se deberállegar con el cumplimiento progresivo de los dos primeros escenarios (de Baja y MedianaIntensidad), que de igual forma mantienen estrecha relación con los grandes lineamientosde política.

2.2. EXTRAPOLACIÓN DE LOS PROBLEMAS LOGÍSTICOS AL FUTUROESCENARIO Y ANÁLISIS DE LAS OBSTRUCCIONES, AMENAZAS YOPORTUNIDADES DE MEJORA

Los problemas logísticos se identificaron por niveles: Legitimación, Administración yOperativo, incluyendo por su trascendencia a los Sistemas de Información, siendo losmás importantes los siguientes:

� LEGITIMACIÓN

� Frondosa, complicada y obsoleta normatividad.

� Carencia de políticas referidas al Sistema Logístico.

� Desgobierno de la Gestión Logística.

� ADMINISTRACIÓN

� Planeamiento deficiente del aprovisionamiento de bienes y servicios.

� Organización excesivamente burocrática, incoherente y desintegrada y sin dele-gación de autoridad en ciertos niveles.

� Falta de dirección del sistema de logística del MINSA.

� Control ineficiente.

Diagnóstico

35

� OPERATIVOS

� Inapropiado sistema de codificación.

� Procesos de adquisiciones prolijos y excesivamente burocráticos.

� Planeamiento y control de inventarios incipiente y empírico.

� Ineficiente personal tanto en los niveles operativos y de gestión logística.

� Información contable inoportuna, distorsionada y poco confiable.

� Deficiente sistema de almacenes.

� No existe un sistema técnico de distribución del MINSA

� Deficiente sistema de control patrimonial.

� Falta de desarrollo de proveedores.

� SISTEMA DE INFORMACIÓN

� Carencia de un sistema de información logística.

Al extrapolar los problemas al nuevo escenario, se pudo visualizar las grandes obstruc-ciones y amenazas, por niveles, que se originarían de persistir la situación actual, y loque haría a las instituciones de salud no competitivas e ineficaces.

A continuación se señalan las grandes obstrucciones y amenazas que se visualizan:

� LEGITIMACIÓN o ESTRATÉGICO

� Lentitud y parálisis en la toma de decisiones. Excesivo número de normas ina-decuadas.

� Sin guías para el desarrollo de la gestión originando decisiones empíricas ycircunstanciales.

� Desgobierno y desorden administrativo que crea condiciones para operacionesilícitas. Costos excesivos de operación.

� ADMINISTRACIÓN o GERENCIAL

� Dificultad de formulación de presupuestos reales. Relaciones anárquicas eincontroladas que determinan reprogramaciones adicionales de presupuesto.No existe una base lógica técnica para el control de gestión logística.Descoordinación en el uso de recursos de gestión logística.

� Lenta y complicada la adquisición de bienes. Usuarios y proveedores insatisfe-chos con el uso del sistema logístico. Descoordinación de Logística y los demássistemas. Duplicidad y multiplicidad de esfuerzos.

� No hay liderazgo. Descoordinación y desintegración de la gestión logística, inva-siones y traslapes de funciones logísticas para otros sistemas, falta de conduc-ción para aprovechar adecuadamente los recursos humanos, materiales y eco-nómicos.

� No se conocen las desviaciones del sistema, no se puede establecer medidascorrectivas oportunas.

� OPERATIVOS

� Dificultad para formular un sistema de información ágil y contable. No es posi-ble establecer un planeamiento y control adecuado. No puede integrarse lainformación logística a nivel nacional.

36

� Altos costos de adquisiciones y procedimientos lentos.

� Deficiente servicio al usuario de logística y pérdida de capacidad de competen-cia. Altos costos de reposición y mantenimiento. Roturas de stock o sobrestock.

� Imposibilidad de gerenciar y operar un servicio de logística eficaz y eficiente.

� La información contable no es útil para tomar decisiones. Imposibilidad decalcular costos de servicio.

� Pérdidas, mermas y deterioros en el almacén, falta de seguridad.

� Excesivo gasto en traslado del personal y abandono de puestos por periodosrecurrentes debido a la inadecuada distribución.

� Saturación de ambientes con equipos obsoletos, en mal estado o inservibles.

� Imposibilidad de mejorar calidad y costo de bienes. Incumplimiento de entregade bienes. Dilatado tiempo de adquisición.


� Toma de decisiones por aproximación. Desperdicio de recursos humanos en labúsqueda de información. Carencia de información sobre mercado, competen-cia, proveedores, precios y avance tecnológico. Carencia de información conta-ble de los stocks.

Definidos los problemas, extrapolados al escenario futuro, identificadas las obstruccio-nes y amenazas, se identificaron las oportunidades de mejoras, que han determinadolas propuestas de acción más convenientes.

Las oportunidades de mejora más relevantes se han sintetizado como sigue:

� LEGITIMACIÓN

� Formular nueva normatividad para el Sector.

� Capacidad de gobierno de Logística de la Sede Central. Diseño y desarrollo depolíticas de conducción general y rectoría del Sistema Logístico. Contar conpolíticas claras y definidas de centralización y descentralización.

� Definir la misión de cada organismo del MINSA, en lo relativo al Sistema Logístico.Formular los dispositivos de reestructuración.

� ADMINISTRACIÓN

� Desarrollo de estrategias para el reaprovisionamiento. Modelos matemáticosaplicables para el planeamiento de las adquisiciones. Sistema de informaciónadecuado para el planeamiento. Capacitación y concientización del personalde logística y de los usuarios.

� Reestructuración de la organización.

� Capacitar para promover el desarrollo. Generación de cuadros de personalpara liderar los cambios.

� Establecimiento de indicadores de desempeño Logístico. Establecimiento deprocedimientos de acciones correctivas. Sistema de información adecuado alsoporte operativo y de control. Desarrollo de sistema de supervisión y monitoreo.

� OPERATIVOS

� Disponer de nuevo sistema de codificación específico para salud.

Diagnóstico

37

� Reestructuración de los procesos de adquisiciones.

� Disponer estrategias y modelos matemáticos de planeamiento y control de in-ventados.

� Reestructuración de los cuadros de personal. Contar con programas de capaci-tación, motivación e incentivos por rendimiento.

� Integración de los procesos logísticos y contables.

� Optimización del subsistema de almacenes.

� Optimización del subsistema de distribución.

� Establecimiento de un adecuado sistema de control Patrimonial.

� Desarrollar conocimiento de proveedores. Alianzas estratégicas con proveedo-res.


� Establecimiento de un sistema de información logística que responda a lasnecesidades del nuevo escenario.

38


39

3

Propuestas de soluciones

40


Propuesta de Soluciones

41

En esta parte del estudio se procedió a plantear las soluciones considerando tres etapastemporales claramente definidas-.

PRIMERA ETAPA: Transición (corto plazo)

De hasta un año de duración, en la que se llevarán a cabo acciones de mejoramiento delos procesos técnicos del sistema, de logística actual, y se formularán las normas legalescomplementadas que permitirán mejorar la eficiencia del sistema logística.

Asimismo, se ejecutará acciones cuyos resultados se tendrán en la segunda etapa. Sediseñará, desarrollará e implementará el nuevo sistema Logístico y el nuevo sistema deinformación logística; se formulará la nueva normatividad para orientar y controlar lasactividades logísticas. También se iniciará la reorganización del sistema logística, y sellevarán a cabo programas de capacitación.

En general, se desarrollaran acciones para mejorar la eficiencia del sistema logísticaactual, y a la vez preparar las bases para contar con un nuevo sistema logística en lasegunda etapa

SEGUNDA ETAPA: lmplementación (mediano plazo)

De uno a dos años de duración, en la que se implementará el nuevo sistema logística, sereorganizará el sistema logística en todos sus niveles y se hará uso pleno del sistema deinformación logístico.

Asimismo, en esta etapa se harán las gestiones para lograr la aprobación de las nuevasnormas legales relacionadas a la nueva logística del MINSA. También se continuará conlos programas de capacitación.

TERCERA ETAPA: Consolidación (largo plazo)

De más de dos (2) años de duración, se caracteriza por la total implementación delnuevo sistema logístico del MINSA, logrando la obtención de bienes y servicios con cali-dad, en forma oportuna y económica.

En esta etapa se hará realidad la visión y misión del nuevo sistema logístico del MINSA.

También se ha identificado las acciones necesarias para «problemas con soluciones ob-vias» y medidas de aplicación inmediata.

3. PROPUESTA DE SOLUCIONES

42


Como «Propuesta de Soluciones a la Problemática Logística» se presentan en formadetallada los siguientes aspectos:

� Visión - Misión del Sistema Logístico

� El nuevo Sistema Logístico

� Modelo de Gestión Logística

� Sistema de Información Logístico

� Propuesta de Acciones

De dichos aspectos se ha efectuado una síntesis de las consideraciones más relevantes,las cuales se presentan a continuación:

3.1 VISIÓN-MISIÓN DEL SISTEMA LOGÍSTICO

a. Enfoque Filosófíco Paradigmático. El enfoque sobre el cual se ha definido lamisión y visión del sistema logístico del MINSA es de carácter holístico, sistémico,integrador, competitivo y paradigmático de la globalización, desarrollado en el mar-co de la Reforma del Sector Salud. (Ver diagrama Nº 2)

b. Visión del Sistema Logístico del MINSA. Los atributos que debe tener el nuevoSistema Logístico son los siguientes:

� Integrado

� Eficiente

� Eficaz

� Ético

� Con avanzada tecnología de información

� Libre de regulaciones burocráticas pero con guías de pensamiento facilitadoras

� Fuertemente «Tercerizado»

� Inteligente

� En ambiente de Calidad Total

� Formando Alianzas Estratégicas con proveedores

c. Misión del Sistema Logístico del MINSA. Siendo la Misión del Sector «SALUDPARA TODOS POR TODOS», la del sistema logístico, definido bajo dos ámbitos, elnormativo y el operativo.

a) En el ámbito nacional y subnacional.

Formular políticas y normas para el sistema logístico a nivel nacional (sedecentral) y a nivel subnacional en forma descentralizada (regiones y subregiones),así como, proveer apoyo técnico-logística.

b) En el ámbito local (prestador de/ servicios)

Proveer a las unidades prestadoras los bienes y servicios en el lugar que senecesite, en el momento oportuno, en cantidad necesaria, calidad adecuada,con la máxima economía global y transparencia de precios.


43

DIAGRAMA N°2 FORMULACIÓN DE LA VISIÓN Y MISIÓN LOGISTICA DEL MINSA

44


3.2 EL NUEVO SISTEMA LOGÍSTICO

El nuevo sistema logístico (etapa de consolidación) se sustenta en un cambio y acción atres niveles (ver diagramas Nº 3 y 4):

� Nivel de Legitimación (o estratégico)

De acuerdo al análisis del presente estudio, se ha determinado que el nuevo MINSAdeberá asumir la gobernabilidad de su Sistema Logístico en el ámbito central,subnacional y local. El nuevo esquema se inscribirá en el contexto de Reforma delmismo y en las exigencias del nuevo escenario, autorizándolo a modernizar sucompetencia, atribuciones y funciones a fin de que señale sus políticas, norme,gobierne y ejecute su logística. Para tal efecto se requiere de políticas y una nuevanormatividad para cada ámbito.

� Nivel de Administración (o gerencial)

En el diseño del Sistema Logístico el Nivel de Administración representa el posicio-namiento estructural de apoyo al cumplimiento de la Misión y Políticas Institucionales,mediante la guía fuerza de la Visión Logística y del impulso operativo de su Misión.

Este cumplimiento de la Misión se logrará en el marco de los dispositivos legales,políticas y normatividades que rijan en su tiempo de aplicación, además por unaclara definición conceptual de actuar en un escenario de globalización, competiti-vidad, con nuevas megatendencias de cambio y exigente praxis de excelencia en lacalidad de los servicios que se brindan.

Es por ello, y en el contexto de la Reforma de Salud, la Administración del SistemaLogístico conlleva a que principalmente el planeamiento esté estrechamente vincu-lado a los objetivos y metas de Producción de los Servicios de Salud; y que elaccionar armónico se relacione con una organización que busca su mínima arqui-tectura, al menor costo, con alta productividad, flexible, racional, integrada, descen-tralizada y al servicio de los usuarios.

El rol que el compete a la dirección como gestora de resultados, se refuerza con eladecuado e inteligente uso de los recursos, en busca permanente del cumplimientode la Misión y el acercamiento a la Visión del Sistema.

La exigencia de estabilización permantente del Sistema Logístico, representa unreto al nuevo enfoque de control; por lo que su actuar deberá verse reflejado en elauto análisis del comportamiento organizacional y de los resultados del planeamientoy de la gestión, como muestra de estar en el ejercicio de la calidad total.

� Nivel Operativo

En el nivel operativo se han efectuado las correspondientes definiciones de la mi-sión, propuestas y resultados esperados para cada uno de los sub-sistemas siguien-tes: codificación, compras, almacenes, inventarios, personal, contabilidad y provee-dores.

A continuación se presenta la propuesta de cada uno de los subsistemas del niveloperativo.

a) Codificación

La propuesta que se formula en el Subsistema de codificación es la siguiente:

- Eliminación en el Ministerio de Salud, y Centros dependientes, del SistemaGeneral de Codificación de Bienes del Sector Público y elaboración. Esta-


45

DIAGRAMA N° 3 MARCO NORMATIVO DEL SISTEMA LOGÍSTICO POR NIVELES

46

Diagnóstico de los Sistem

as de Logística

DIAGRAMA N°4 PROCESO DEL SISTEMA LOGÍSTICO POR NIVELES


47

blecimiento e implantación de un sistema de codificación propio, para cadatipo de establecimiento, adoptando modelos avanzados existentes, previapreparación de las estructuras necesarias mediante las fórmulas operativasque se apuntan en el Subsistema de inventarios y de almacén.

Siguiendo las experiencias existentes en otros países, el sistema de codifica-ción se debe realizar en paralelo con el sistema actualmente utilizado, defi-niendo primeramente el modelo de catalogación y codificación, y después elestablecimiento de un Plan Piloto, que puede abarcar Centros Hospitalarioscomplejos, Hospitales básicos, y un sistema de Centros de Salud y Puestosde Salud. El experimento puede realizarse sobre una muestra primeramen-te escogida, con criterios de diversificación.

b) Compras

Nuestra propuesta coincide con las oportunidades de mejora, que propician undesarrollo de estrategias para el reaprovisionamiento, la implantación de mode-los matemáticos que ayuden a decidir qué, cuándo y cuánto comprar. Conside-rando estas oportunidades de mejora y la definición de los niveles técnico-económicos para las adquisiciones de bienes y servicios, se presentan las si-guientes propuestas de acción:

1. Formular modelos matemáticos de compras.

2. Desarrollo e implantación de nuevos y simplificados procesos para las ad-quisiciones, soportado en plataformas informáticas adecuadas.

3. Implantación de los niveles de decisión técnico-económicos para la adquisi-ción de Bienes y Servicios.

4. Tercerización o Externalización de servicios

c) Almacenes

Frente al problema del deficiente sistema de almacenes se ha establecido unaserie de propuestas de acción, que son:

1. Formular y desarrollar procesos simplificados perfectamente definidos y via-bles: Recepción, control de calidad, almacenaje, conservación, despacho yseguridad.

2. Formular indicadores para estabilizar el sistema- brecha estática y dinámicade stocks, índices de rotación de existencias de inactividad y rotura de stocks.

3. Desarrollo de los estándares apropiados, para todos los procesos de alma-cenamiento,

4. Desarrollo del método de trabajo conveniente.

5. Implementación de una adecuada estructura física y de equipamiento.

d) Inventarios

En principio ha de contarse con un plan de producción de los servicios desalud, dicho plan nos va a permitir establecer las necesidades y concretarlas endeterminadas demandas, que permitirán contar con información necesaria.

Otra oportunidad de mejora, es el cálculo de período de entrega de los bienesadquiridos, y como elementos favorecedores y agilizadores del proceso el dispo-ner de información sobre mercado, proveedores por clase de materiales, deprecios unitarios y de costos añadidos.

48


No es lo mismo la adquisición de productos nacionales que aquellos que son deimportación, en los cuales existen diferentes procedimientos y procesos admi-nistrativos, y por fin tendremos que evaluar los recursos de almacenaje y dedistribución.

Se desarrollarán las estrategias y modelos de planeamiento y control de inven-tados.

e) Distribución

La propuesta para resolver el problema del transporte, consiste en traspasar enlo posible el problema a los proveedores, o sea incluir en los contratos y condi-ciones de compra una cláusula, que incluya el abastecimiento al almacén delpropio Centro. Este es un mecanismo de ahorro implantado en sistemas sani-tarios de otros países y que es bien aceptado por los proveedores.

Como las características geográficas del Perú, y las comunicaciones tienen unalto grado de dificultad, muchas veces no nos va a ser posible acudir a losproveedores como para resolver el problema de ubicar las adquisiciones en lospuntos idóneos, y tampoco nos va ha resolver el problema de comunicaciónentre los diferentes niveles y Centros del sistema, por ello tendremos forzosa-mente que implementar, un sistema de transporte, en base a las dependenciasfuncionales que existan para el abastecimiento, y teniendo en cuenta que elservicio en caso de ser propio ha de cumplir al máximo las reglas de la rentabi-lidad y control de los recursos humanos y materiales empleados, y en caso deser ajeno, o sea contratado, será necesario elaborar un pliego de condicionestécnicas, que hagan posible la prestación de un buen servicio con unos costesrazonables.

De todos modos, se debe diseñar e implementar un sistema de distribuciónexterno e interno.

f) Personal

En la reforma de gran intensidad, el personal de Logística ha de estar altamentecualificado, su trabajo orientado a la calidad total, y se prevé la instauración deuna política de incentivos en función de la productividad. Los programas decapacitación han de ser continuos y su programación por etapas y en base atemarios escogidos y establecidos dentro de una política general de capacita-ción.

g) Contabilidad

La propuesta que realizamos es el desarrollo e implementación del procesocontable, el establecimiento del análisis y la contabilidad de costos, la integra-ción de los procesos de información de los procesos logísticos - contables, y lainstauración de mecanismos de autoevaluación y corrección.

Asimismo, concordante con la misión de Contabilidad, el Control Patrimonial,por estar relacionado con el patrimonio institucional, debe ser función de con-tabilidad.

De esta manera, logística queda desligada de dicha función, para concentrarseen su misión, que es abastecer de bienes.

h) Proveedores

La propuesta en un escenario de reforma de gran intensidad, son las alianzasestratégicas con proveedores, la selección de proveedores con criterios de polí-


49

ticas mencionados en el apartado anterior, interés armonizados proveedor-cliente,políticas de contratos renovables, política de contratos Marco, para lograr elestablecimiento de garantías de calidad, tiempos de entrega y condiciones eco-nómicas ventajosas para el sistema logístico y sanitario.

Convenio Marco

Se realizan con uno o varios proveedores a través de políticas de gestión, quefacilitan mediante un acuerdo global las adquisiciones descentralizadas concargo a los presupuestos de los establecimientos.

Son acuerdos que se establecen entre el cliente como ente corporativo y uno ovarios proveedores, por un plazo determinado, para establecer condiciones deprecios, calidad, forma de distribución, servicios, etc., y que sirven como marcopara que dichas condiciones sean aplicadas y desarrolladas entre el proveedor ycada unidad, área o establecimiento, integrantes de la corporación, en función alos requerimientos y posibilidades financieras de estas últimas.

Se refiere a los insumos de mayor monto anual de adquisición, que posibilitanla mejora en precios y la selección de un solo proveedor por insumo, en lasmejores condiciones.

Una vez logrado el acuerdo, la adquisición puede ser descentralizada y realiza-da por los servicios de logística de las unidades, áreas o establecimientos.

Ventajas:

- Permite aprovechar las ventajas de las adquisiciones en gran escala, demanera especial a las unidades más pequeñas.

- Reducción significativa de precios

- Distribución a cargo del proveedor

- Mejores condiciones de pago

- Mejores tiempos de entrega.

Alianzas Estratégicas

Consisten en convenios de largo plazo que establecen clientes y proveedorescomo un camino para lograr eficiencia y efectividad en el sistema logístico, y a lavez para obtener beneficios mutuos, a través de acciones conjuntas y de estre-cha cooperación.

Las alianzas estratégicas modifican radicalmente las relaciones entre proveedo-res y cliente, tal como se muestra en el cuadro siguiente:

ASPECTO

Plazo

Beneficios

Nº de Proveedores

Calidad de Proveedores

Relación cliente-proveedor

RELACIÓN TRADICIONAL

Corto Plazo

Egoístas

Muchos

Variable

Antagónica

ALIANZA ESTRATÉGICA

Largo Plazo

Mutuos

Pocos

Mejores

Cooperación

50


Ventajas:

- Abastecimiento oportuno

- Logística «sin almacenes»

- Reducción radical de inventarios

- Reducción radical de costos

- Mejor servicio del proveedor

- Mejora el flujo de caja

- Mejora de la calidad de los insumos.

La conjunción de los conceptos y metodología de Reingeniería de Procesos, Justin Time y otros, con el soporte de la tecnología de información, a través delIntercambio Electrónico de Datos, entre otros, será fundamental para operativizarcon éxito las alianzas estratégicas.

3.3 MODELO DE GESTIÓN LOGÍSTICA

Los sistemas de Logística del MINSA comprenderán tres niveles:

� Niveles Nacional: Sede Central del MINSA

� Nivel Subnacional: Direcciones de Salud

� Nivel Local:

- Unidades prestadoras individuales: Hospital de Referencia o Institutos especia-lizados.

- Unidades prestadoras múltiples: Redes de establecimientos (hospital local, cen-tros y puestos).

En el cuadro Nº 2 se plantea las funciones logísticas que se desarrollarán en el nuevoMinisterio de Salud (Etapa de Consolidación).

Relaciones entre los niveles del MINSA

A continuación se detallan las relaciones que se establecerán entre los niveles de nuevoMINSA:

a. Nivel Nacional: Sede Central

Dictará políticas nacionales (lineamientos para la acción) y normas que las Unida-des de Gobierno Subnacional y las Unidades Prestadoras deberán seguir, y orientarsu accionar a ellas.

Coordinará con el nivel subnacional las acciones a seguir en caso de contingencias,(epidemias, desastres naturales, etc.) a través de la logística correspondiente.

Supervisará la calidad de los servicios que brinden las unidades prestadoras indivi-duales y múltiples.

Prestará apoyo técnico logístico a las unidades prestadoras: a través de compras porencargo, y brindando información técnica.

Fomentará la importancia de la logística a través de acciones de concientización enlos niveles de decisión subnacional y unidades prestadoras.

Tendrá la responsabilidad de ejecutar las acciones de la etapa transitoria, así comopreparar la condiciones para la ejecución de la etapa de implementación.


51

CUADRO Nº 2

FUNCIONES LOGÍSTICAS EN EL NUEVO MINISTERIO DE SALUD

NACIONALSede Central

SUBNACIONALDirecciones de Salud

LOCALUnidad Prestadora Indi-vidual (Hospital de Re-ferencia e Institutos es-pecializados)

� Dictar Políticas y Normas de carác-ter general

� Gestión Logística de la Sede Cen-tral

� Información Técnica� Logística centralizada de bienes

- Negociación de convenios marcoy adquisiciones por encargo.

- Adquisiciones de alta tecnología- De programas de salud especia-

les- De emergencia y contingencia na-

cional- De interés nacional

� Administración de ayudas ydonaciones

� Relaciones Logísticos supranacio-nales.

� Dictar políticas y normas para suámbito

� Gestión Logística de la Dirección deSalud.

� Logística centralizada de bienes- Negociación de convenios marco

y adquisiciones por encargo.- Adquisiciones de alta tecnología- De programas de salud especia-

les- De emergencia y contingencia re-

gional� Información técnica� Logística de Centros y Puestos

Tutelados� Adquisición concordadas de bienes

para Centros y Puestos de salud.� Administración de ayudas y

donaciones

� Inventarias� Compras� Aduanas� Almacenes� Lavandería - Lencería� Hostelería� Servicios de Terceros� Transporte

� Dirección General de Ad-ministración

� Subdirección General deLogística.

� Dirección Administra-ción

� Servicio de Logística

� Dirección del Hospital� Dirección de Logística

NIVEL/ORGANO FUNCIONESDEPENDENCIA

52


FUNCIONES LOGÍSTICAS EN EL NUEVO MINISTERIO DE SALUD

NIVEL/ORGANO FUNCIONESDEPENDENCIA

� Consolida pedidos de estableci-mientos de red

� Adquisiciones para la red� Apoyo Logístico

� Planifica inventarios� Adquisiciones menores� Almacenes� Lavandería, hostelería� Servicios de terceros

� Programa inventarias� Adquisiciones menores� Almacenes� Kárdex� Distribución

� Programa inventarias� Adquisiciones menores� Almacenes� Kárdex.

CABECERA- Dirección de la Red- Dirección de Logística

HOSPITAL LOCAL- Dirección del Hospital- Dirección de Logística

CENTROS- Jefatura del Centro- Administración

PUESTOS- Jefatura de Puesto

LOCALUnidadPrestadoraMúltiple(Redes)


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b. Nivel Subnacional: Direcciones de Salud

Dictará políticas Subnacionales (Lineamientos para la acción) y normas que lasUnidades Prestadoras deberán seguir, y orientar su accionar a ellas.

Coordinará con las unidades prestadoras individual y múltiple, las acciones a seguiren caso de contingencias (Epidemias, desastres, etc.), a través de la logística corres-pondiente.

Supervisará la calidad de los servicios que brinden las unidades prestadoras indivi-duales y múltiples.

Prestará apoyo técnico logística a las unidades prestadoras: a través de compras porencargo, brindando información sobre proveedores de insumos y equipos recientesy de tecnología.

Fomentará la importancia de logística a través de acciones de concientización enlos niveles de decisión subnacional y unidades prestadoras.

Tendrá la responsabilidad de apoyar al nivel central en la ejecución de las accionesde la etapa transitoria y en la preparación de las condiciones para la ejecución de laetapa de implementación.

Asimismo, concientizar al personal de los niveles de decisión de los Establecimien-tos de Salud y fomentar la importancia del Mantenimiento.

c. Unidades Prestadoras Individuales (institutos Especializados y Hospitales deReferencia).

Las unidades prestadoras concientizarán al personal de los niveles de decisión dela importancia de logística en los servicios de salud.

Coordinarán con las unidades de gobierno subnacional los aspectos de donaciones,logística contingencial, compras por cargo.

Conducirán la ejecución de las acciones de la etapa transitoria y la preparación delas condiciones para la ejecución de la etapa de implementación.

d. Unidades Prestadoras Múltiples (Redes de establecimientos)

La cabecera de red supervisará y evaluará los resultados de la gestión logística delas unidades de la red de servicios de salud y los trasladará consolidadas al nivelsubnacional.

La cabecera de red atenderá las necesidades de bienes y servicios de los estableci-mientos que conforman la red. Los establecimientos harán conocer sus necesida-des.

Coordinará con las unidades de gobierno subnacionales los aspectos de donaciones,logística contingencial, compras por encargo.

Conducirán la ejecución de las acciones de la etapa transitoria y la preparación delas condiciones para la ejecución de la etapa de implementación.

En el Cuadro Nº 3 se presentan los procesos logísticos que irán evolucionando encada una de las etapas de desarrollo (Transición, lmplementación y Consolidación),para cada uno de los niveles del MINSA.

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Relaciones de Logística con componentes de los Sistemas Operativos

El sistema logística está relacionado estrechamente con los componentes de los Siste-mas Operativos. En el Diagrama Nº 5 se presentan dichas relaciones

3.4 SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICO (SIL)

3.4.1 Características

El nuevo sistema de información logística del MINSA (Etapa de Consolidación)tendrá las siguientes características:

a. INTEGRADO

La integración de la información logística debe darse tanto horizontal, vertical ycircularmente.

b. DOCUMENTADO

El sistema debe estar detalladamente documentado, considerando que su utili-zación se va a difundir a diferentes niveles de la organización y en todo elterritorio nacional.

3.4.2 Diagramas

Para describir adecuadamente el sistema de información logística propuesto se handiseñado los siguientes diagramas:

a. Diagrama de Contexto o Primer Nivel

Representa los inputs y outputs que recibe y genera el SIL, que son necesariostanto para la propia gestión logística como para las entidades externas que serelacionan con el sistema, contribuyendo al logro de sus actividades. Se presen-ta en el Diagrama Nº 6.

b. Diagrama de Sistema o Segundo Nivel

Representado en el Diagrama Nº 7 muestra los componentes del SIL, cómointeractúan unos con otros, dónde intervienen las entidades externas y cuál esla información que envían a los componentes.

C. Diagrama de Sistemas Operativos o Tercer Nivel

Muestra el detalle de cada uno de los sistemas operativos que constituyen com-ponentes del SIL.

3.4.3 Uso de Tecnología de Información

El desarrollo tecnológico del sistema logística debe orientarse a la tecnología deinformación moderna que permita procesos más eficientes.

Las tecnologías que deben adaptarse al Sistema Logístico son:

a. Redes

b. Bases de Datos

C. Teleproceso

d. Código de Barras


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MARCO LEGAL: Se aprueba un nuevoReglamento de Adquisiciones para lasinstituciones y establecimientos delMINSA.Se aprueba e implementa nuevo marcolegal.

MINISTERIO DE SALUD:� Conductor, normador y promotor a ni-

vel nacional.� Norma, fiscaliza y controla calidad de

medicamentos, insumos y drogas.� Norma y regula adquisiciones de cier-

tos equipos (sofisticados y de alto cos-to).

� Organizado para la logística contingen-cia: planificación, adquisiciones, alma-cenes y distribución.

� Logística para las donaciones: aduanaalmacenes y distribución.

� Apoyo técnico para los prestadores:- Negociación de «convenios marco» a

solicitud de los prestadores de servi-cios. Adquisiciones por encargo.

- Información sobre proveedores deinsumos básicos.

- Información técnica de equipos.� Implantación del Sistema de Informa-

ción.

MARCO LEGAL: Sistema de Abastecimien-to, RUA, Ley de Presupuesto.

MINISTERIO DE SALUD: Existencia deuna logística desintegrada. Revisada pordiferentes dependencias:� DIGEMID: Adquisición, almacenes, adua-

nas, catalogación distribución de medi-camentos.

� PROGRAMAS DE SALUD Planificaciónfinanciera, adquisiciones, almacenes, dis-tribución, insumos de salud colectiva.

� DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA: Economa-to, control patrimonial, aduanas para elapoyo de los hospitales y otras Institu-ciones.

� Adquisiciones de equipos.

HOSPITALES E INSTITUTOSESPECIALIZADOS DE LIMA :Inventario, adquisiciones, almacenes, adua-nas (sólo INEN), catalogación, control pa-trimonial.

DIRECCIONES DE SALUD DE LIMA :� Adquisición, almacenes y distribución de

medicamentos� Distribución de Insumos de Programas.� Logística de campañas de vacunación.

MARCO LEGAL: Se mantiene la legisla-ción vigente.Nueva legislación en proceso de diseño ytrámites de aprobación.

MINISTERIO DE SALUD: Se proponerealizar:

� Elaboración de un proyecto de ley paraaprobar el Reglamento de Adquisicio-nes para el sector público de Salud.

� Elaboración y aprobación de un ROF.� Creación de una unidad centralizada

que integre las funciones logísticas paralos Programas de Salud respecto a: ad-quisiciones de insumos y equipos, recep-ción de donaciones, aduanas, comprapor encargo de unidades prestadoras,almacenes, inventario, distribución, con-trol patrimonial.

� Catalogación estandarizado.� Logística contingencial.� Elaboración de indicadores de desem-

peño logístico para la acción demonitoreo.

HOSPITALES E INSTITUTOSESPECIALIZADOS DE LIMA :Inventario, adquisiciones, almacenes,aduanas (sólo INEN), catalogación con-trol patrimonial.

DIRECCIONES DE SALUD DE LIMA :� Adquisición, almacenes y distribución de

medicamentos.� Distribución de insumos de Programas.� Logística de campañas de vacunación.

MARCO LEGAL : Se cuenta con un mar-co legal que permita contar con un Sis-tema de Logística eficaz y eficiente en elsector.

MINISTERIO DE SALUD:� Conductor, normador y promotor a ni-

vel nacional.� Norma, fiscaliza y controla calidad de

medicamentos, insumos y drogas.� Norma y regula adquisiciones de cier-

tos equipos (sofisticados y de alto cos-to).

� Organizada para la logística contin-gencial: planificación, adquisiciones, al-macenes y distribución.

� Logística para las donaciones: aduanaalmacenes y distribución. Apoyo técni-co logística para los prestadores:- Negociación de «convenios marco» a

solicitud de los prestadores de servi-cios. Adquisiciones por encargo.

- Información sobre proveedores deinsumos básicos.

- Información técnica de Información.� Sistema de Información.

CENTRAL

PROCESOS LOGÍSTICOS (*)

LOGÍSTICA ACTUAL LOGÍSTICA: Etapa Transitoria(1 AÑO)

LOGÍSTICA: Etapa de interpretación(2 AÑOS)

LOGÍSTICA: Etapa de ConsolidaciónNIVEL

CUADRO N°3 DESARROLLO DE LOS SISTEMAS LOGÍSTICOS POR ETAPAS Y NIVELES

(*) La propuesta elaborada por la firma consultora ha sido actualizada conforme al al normatividad vigente (ver Capítulo 5: Norm atividad vigente)

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as de Logística

SUBNACIONAL





DIRECCIONES DE SALUD: (incluyeLima)

� Conductor norrnador y promotor a ni-vel subnacional. Norma, fiscaliza y con-trola a nivel subnacional, la calidad demedicamentos, insumos y drogas.

� Norma la organización y funciones anivel subnacional incluyendo al siste-ma de logística.

� Norma y regula adquisiciones de cier-tos equipos (sofisticados y de alto cos-to). Organizado para la logísticacontingencial: planificación, adquisicio-nes, almacenes y distribución.

� Logística para las donaciones: aduanas,almacenes y distribución a nivelsubnacional.

� Apoyo técnico logístico para losprestadores:- Negociación de �convenios marco� a

solicitud de los prestadores de servi-cios.

- Adquisiciones por encargo.- Información sobre proveedores de

insumos básicos.- Información técnica de equipos.

� Sistemas de Información.

DIRECCIONES DE SALUD (incluyeLima) asumirán agresivamente su rol rec-tor a nivel subnacional.

� Conductor, normador y promotor a ni-vel subnacional. Norma, fiscaliza y con-trola a nivel nacional, la calidad de me-dicamentos, insumos y drogas.

� Norma la organización funciones a ni-vel subnacional incluyendo al sistemade logística.

� Norma y regula adquisiciones de cier-tos equipos (sofisticados y de alto cos-to).

� Organizado para la logística contin-gencial: planificación, adquisiciones, al-macenes y distribución.

� Logística para las donaciones: aduanas,almacenes y distribución a nivelsubnacional. Apoyo técnico logísticopara los prestadores:- Negociación de �convenios marco� a

solicitud de los prestadores de servi-cios.

- Adquisiciones por encargo.- Información sobre proveedores de

insumos Básicos.- Información técnica de equipos.

� Implantación el Sistema de Información.

DIRECCIONES DE SALUD

� ROF de la Dirección de Salud.� Creación de una unidad centralizada

que integre las funciones logísticas paralos Programas de Salud respecto a: ad-quisiciones de insumos y equipos, recep-ción de donaciones, aduanas, compraspor encargo de unidades prestadoras(hospitales), almacenes, inventario, dis-tribución y control patrimonial

� Cálculo de indicadores de desempeñode logística.

� Logística de campañas de vacunación.� Implantación del Sistema de informa-

ción.

DIRECCIONES DE SALUD: Existencia deuna logística desintegrada.

� DIREMID: Inventarlos, adquisiciones, al-macenes.

� Programas de Salud. distribución deinsumos. Logística de campañas de va-cunación.

(*) La propuesta elaborada por la firma consultora ha sido actualizada conforme al al normatividad vigente (ver Capítulo 5: Normatividad vigente)


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LOCAL(PRESTADORINDIVIDUAL)

LOCAL(RED)(PRESTADORMÚLTIPLE)

HOSPITALES DE REFERENCIA EINSTITUTOS ESPECIALIZADOS:

� Inventarios, adquisiciones, almacenes,catalogación, control patrimonial.

UTES: (Apoyo a Centros y Puestos)

� Planeamiento, (consolida pedidos y pro-grama) adquisiciones, almacenes, distri-bución, control patrimonial.

HOSPITALES LOCALES:� Planeamiento, adquisiciones, almacenes,

control patrimonial, inventarios.

CENTROS DE SALUD:� Inventarios, adquisiciones, almacenes.

PUESTOS DE SALUD:� Inventarios, almacenes.

HOSPITALES E INSTITUTOSESPECIALIZADOS:� Planeamiento, inventarios, adquisicio-

nes, almacenes, catalogación, control pa-trimonial.

� Implantación del Sistema de informa-ción.

UTES: (Apoyo a Centros y Puestos)� Planeamiento, (consolida pedidos y pro-

grama) adquisiciones, almacenes, distri-bución, catalogación.

� Implantación del Sistema de Informa-ción.

HOSPITALES LOCALES� Planeamiento, adquisiciones, almacenes,

control patrimonial, inventarios.� Implantación del Sistema de Informa-

ción.

CENTROS DE SALUD:� Inventarlos, adquisiciones menores, al-

macenes.� Implantación del Sistema de Informa-

ción.

PUESTOS DE SALUD:� Inventarlos, adquisiciones menores, al-

macenes.� Implantación del Sistema de Informa-

ción.

HOSPITALES E INSTITUTOSESPECIALIZADOS: (Incluye Lima)� Planeamiento, inventarios, adquisicio-

nes, almacenes, catalogación, controlpatrimonial.


CABECERA DE RED:� Planeamiento, (consolida pedidos y pro-

grama) adquisiciones, almacenes, distri-bución adecuación de catalogación.


HOSPITALES LOCALES:� Programa inventarios y entrega a la ca-

beza de red.� Distribución.� Almacenes.� Kárdex� Implantación del Sistema de Informa-

ciónCENTROS DE SALUD:� Programa inventarios y envía a la cabe-

za de red sus necesidades. Adquisicio-nes menores.

� Distribución� Almacenes.� Kárdex� Implantación del Sistema de Informa-

ción.PUESTOS DE SALUD:� Programa inventarios y envía a la cabe-

za de red.� Adquisiciones menores.� Almacenes.� Kárdex� Implantación del Sistema de Informa-

ción.

HOSPITALES E INSTITUTOSESPECIALIZADOS: (incluye Lima)� Planeamiento, inventarios, adquisicio-

nes, aduanas, almacenes, catalogación,control patrimonial.

� Sistema de Información.

CABECERA DE RED:� Planeamiento, (consolida pedidos y pro-

grama compras) adquisiciones, almace-nes, distribución ajustes a la cataloga-ción.

� Consolida inventarios de la red.� Sistema de Información.

HOSPITALES LOCALES:� Programa inventarios y entrega a la

cabeza de red sus necesidades.� Distribución� Almacenes.� Sistema de Información.

CENTROS DE SALUD:� Programa inventarios y envía a la cabe-

za de red sus necesidades.� Adquisiciones menores.� Distribución� Almacenes.� Kárdex� Sistema de Información.

PUESTOS DE SALUD:� Programa inventarios y envía a la cabe-

za de red sus necesidades.� Adquisiciones menores.� Almacenes.� Kárdex� Sistema de Información.

(*) La propuesta elaborada por la firma consultora ha sido actualizada conforme al al normatividad vigente (ver Capítulo 5: Normatividad vigente)

58


DIAGRAMA N° 5

INTERRELACIÓN DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

CON LOS DEMÁS SISTEMAS OPERATIVOS

Sistemade Supervisión

Monitoreo

� Informaciónsobre indicadores

de eficacia y eficien-cia de los sistemas

de logística

�Solicitudde insumos,

repuestos, herra-mientas y equipos,

servicios de terceros.�Especificaciones técnicas

de equipos para el manteni-miento.

Sistemade

Mantenimiento

Sistemade

Telecomunica-ciones

SISTEMASDE

LOGÍSTICA

� Información procesada de in-gresos, consumos, saldos, pro-veedores, almacenes, programa-ción y control de inventarios,presupuestos, catalogación.

� Información sobre políticas, planes, progra-mas, normas, priorización de servicios, esta-

dísticas, información técnica.� Solicitud de equipos, repuestos

para informática (hardware ysoftware).

� Especif. técnicas deequipos de informá-

tica.

� Evaluación de los sis-temas de logística

utilizados.�Solicitud de

bienes yservicios.

� Solicitud de servicios detelecomunicaciones (telé-

fono, radio, fax, etc.)� Suministro de ma-

teriales, equipos yrepuestos para

telecomu-nicaciones.

� Solicitud de equi-pos y repuestos para

telecomunicaciones.� Solicitud de Medios de

telecomunicaciones ytransmisión de datos.�Instalación de equipos.

�Especificaciones técnicas de equi-pos de telecomunicaciones.

� Suministro de insumos, repuestos, he-rramientas y equipos, asi como la con-

tratación de servicios de terceros� Información de proveedores

(bienes y servicios)� Información sobre adquisi-

ción de activos fijos.

Sistemade

Información

� Informaciónsobre manteni-miento de alma-

cenes, proveedores,precios, servicios de

terceros.�Nueva codificación, órde-

nes de compra, órdenes desalida, notas de recepción,

inventarios físicos.


59

DIAGRAMA N° 6 SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICA DIAGRAMA DE CONTEXTO

60


as de Logística

DIAGRAMA N°7 SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICA DIAGRAMA DE SEGUNDO NIVEL


61

3.4.4 lndicadores de Gestión Logística

Los siguientes indicadores básicos serán utilizados en la etapa transitoria.

a) Indicadores para la Gerencia

- Brecha Estática de Stock

- Brecha Dinámica de Stock

- Comportamiento de los Inventarios (Tendencias) Brecha Presupuestal deCompras.

b) Indicadores de Desempeño de la función Compras

- Nº de Ordenes de Pedido recibidos, tramitados, pendientes y anulados.

- Nº de Ordenes de Compra (O/C) emitidos, atendidos, pendientes y anula-dos.

- Monto de las compras

- Porcentajes de gastos por compras

- Ordenes de Compras emitidos por empleado

- Monto de Compras por empleado

- Costo por Orden de Compra

- Distribución de O/C por proveedores, y ordenados en forma descendente,según valor de compra.

c) Indicadores de Desempeño de la función Almacén

- Índice de Rotación de Inventarios

- Índice de Rotura de Stock

- Índice de Inactividad

- Nº de recepciones por mes

- Nº de despachos por mes

- Meses equivalentes de consumo

d) lndicadores de Desempeño logística para el Usuario Asistencial

- Ordenes de pedido atendidos

- Ordenes de pedido pendientes

- Indicadores de Soporte Logístico.

3.5 PROPUESTAS DE ACCIÓN

Con el fin de lograr la transformación y modernización de la logística actual del MINSAse han elaborado propuestas de acción que se describen a continuación.

Estrategias

a. Las propuestas de acción se implementarán en tres etapas:

Primera Etapa: Transición (Corto Plazo)

Segunda Etapa- lmplementación (Mediano Plazo)

Tercera Etapa: Consolidación (Largo Plazo)

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b. El desarrollo de cada una de las etapas debe ser liderado y orientado por la AltaDirección del MINSA (Sede Central, Direcciones de Salud y establecimientos).

c. Difusión a todo nivel y ámbito, de la nueva misión del MINSA y de la nueva logística.

d. Organizar un Comité de Logística integrado por la Alta Dirección y los Proyectos yProgramas que oriente y supervise la ejecución de las etapas.

e. Motivar y premiar al personal de acuerdo a los resultados logrados.

f. Difundir las historias de éxito y logros alcanzados.

A continuación se presenta en forma detallada las propuestas de acción de acuerdo a lasetapas antes descritas y por niveles del MINSA (Central, Subnacional y Local).


63

� Lograr los dispositivos legales quepermitan al MINSA y al Sector, dirigir,gestionar y operar el Sistema Logístico,acorde a los modernos conceptos dela Administración y de los lineamien-tos de Políticas 1995-2000 del MINSA,en el marco de la VISIÓN y MISIÓNdescrita, tanto del MINSA, como de laLOGÍSTICA.

.�Establecer los grandes lineamientos deacción que permitan la gobernabilidaddel sistema en el Sector.

� Establecer los lineamientos genéricosdel accionar de los órganos descen-tralizados / desconcentrados delMINSA que posibiliten la aplicacióndel nuevo Sistema Logístico.

� Determinar en forma clara y precisala competencia y actuación del Siste-ma frente a los otros Sistemas, paraestablecer los parámetros de gobier-no, orden funcional y optimizar loscostos de operación.

� Mejorar la programación logística ac-tual, con indicadores elementales quepermita contar con información bási-ca para la formulación del presupues-to y permita tener orientaciones míni-mas de cuánto y cuándo adquirir bie-nes y servicios.

� Eliminación o exoneración total de lasnormatividades vigentes del Sistema Na-cional de Abastecimientos, RUA, y nor-mas complementarias. Autorización dereglamentar el Sistema Logístico delMINSA y del Sector.

� Formular las políticas generales de ges-tión para el Sistema Logístico.

� Formular políticas generales para los ór-ganos descentralizados del SistemaLogístico.

� Definir en el Reglamento de Organiza-ción y Funciones del MINSA, la MISIONde cada organismo, evitando duplicidady definiendo con claridad el ROL quecompete al Sistema Logístico.

� Contar con un plan de producción delos servicios de salud.

� Disponer de datos estadísticos de con-sumo.

� Calcular el período de entrega de bie-nes.

� Disponer de información sobre los pro-veedores (mercado) por clase de mate-riales.

� Disponer de información de precios ac-tualizados por item de material.

� Disponer de información de costos deadquisiciones.

� Diferenciar las compras locales y deimportación.

� Evaluar recursos de almacenaje y distri-bución.

� Concientización a usuarios internos.� Formular objetivos claros.� Disponer de estándares de consumo.

� Frondosa, complicada yobsoleta normatividad ycarencia de políticas refe-ridas al sistema logístico.

� Desgobierno de la Ges-tión Logística

� Planeamiento deficientede aprovisionamiento debienes y servicios.

PROPUESTAS DE ACCIÓN POR ETAPAS Y NIVELES

ETAPA : DE TRANSICIÓN (HASTA 1 AÑO)NIVEL : CENTRAL

PROBLEMAS OBJETIVOSPROPUESTA DE ACCIÓN (*)

(*) La propuesta elaborada por la firma consultora ha sido actualizada conforme al alnormatividad vigente (ver Capítulo 5: Normatividad vigente)

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� Organización excesiva-mente burocrática, incohe-rente, desintegrada y sindelegación de autoridaden ciertos niveles.

� Falta de dirección del Sis-tema Logístico del MINSA.


� Carencia de un sistema deinformación logística.


� Diseño de una organización- Integrada- Plana- Orientada al cliente- Descentralizada- Desconcentrada.

� Clara definición estructural de:- Órganos de Dirección- Órganos de Apoyo- Órganos de Asesoramiento- Órganos de Operación

� Inducir y desarrollar una culturaorganizacional orientada a la nueva Vi-sión y Misión del MINSA.

� Interrelación y coordinación del Siste-ma Logístico con los otros sistemas delMINSA.

� Interrelación y coordinación del Siste-ma Logístico del MINSA, con los otrosSistemas Logísticos del Sector Salud.

� Implementar planes para la formaciónde líderes.- Formación continua interna y externa- Contratación de asesorías calificadas.

� Diseñar indicadores de desempeñologístico.

� Diseñar un sistema de control logísticode alta sensibilidad que permita detec-tar errores para corregirlos en formaoportuna.

� Desarrollo e implementación de un Sis-tema de Información Logística, con lassiguientes características:- Portable- Sensible- Proveedor de información- Inteligente- Flexible

� Establecer y desarrollar una estructu-ra orgánica que privilegie la calidad delServicio de Salud al usuario, posibilitela aplicación estratégica delplaneamiento logístico y permita ges-tionar por resultados.

� Desarrollar una Cultura Organi-zacional a todo nivel institucional, queademás de asegurar el técnico cono-cimiento funcional, integre, motive,incremente la productividad y establez-ca la conciencia de caminar hacia laexcelencia.

� Contar con cuadros de líderes alta-mente calificados en el SistemaLogístico, que permita la aplicación dela nueva Organización y Sistema, asícomo desarrollarlos permanentemen-te, actuando en razón de resultados.

� Contar con personal calificado en elSistema, que posibilite aplicar las mo-dernas concepciones logísticas y asi-milar rápidamente los cambios queexige la evolución tecnológica y la di-námica de gestión.

� Mantener asesorías profesionales queorienten la gestión y transfieran avan-ces tecnológicos y experiencias reali-zadas en el Sistema Logístico.

� Establecer mecanismos de evaluacióntécnica de la organización logística ydel Sistema, que permitan detectar susdesviaciones y tomar las accionescorrectivas en tiempo perentorio.

� Desarrollar un Sistema de InformaciónLogística que procese y proporcionedatos (información) en tiempo real yen forma inteligente, para optimizar laAdministración y los procesosoperativos logísticos.




65


� Desarrollar e implementar Sistema decodificación del MINSA de acuerdo alos principios de Operaciones Unita-rias, Cobertura, Equilibrio yMerciología, tanto para Activos Fijos,como para materiales susceptibles deser aplicados en el sector.

� Diseñar un Subsistema que permitaestabilizar el Sistema Logístico, hacien-do uso de modelos que establezcanel control de las desviaciones o ratifi-car el resultado de los procesos.

� Desarrollar procedimientos de com-pras con el menor índice de desperdi-cios, privilegiando las actividades queagregan valor y permitan procesos fru-gales.

� Brindar excelente servicio al usuariosatisfaciendo sus necesidades en elmomento oportuno y con alta calidad.

� Desarrollar procedimientos de alma-cenamiento con el menor índice dedesperdicios, privilegiando las activi-dades que agregan valor y permitanprocesos frugales.

� Establecer normas y procedimientosque permitan repartir y recepcionar losbienes en las condiciones requeridas,aptos para su uso y/o consumo y enforma oportuna.

� Diseñar los procedimientos para laIntegración de los Sistemas Logísticosy de Contabilidad

� Formular un nuevo sistema de codifica-ción estandarizado a nivel nacional, «adhoc» al sector salud, basado en el prin-cipio de operaciones unitarias, equilibrio,exclusividad y cobertura, estructuraconstante y organización de lo particu-lar a lo general.

� Implementar e implantar el sistema.

� Desarrollo de estrategias y modelos ma-temáticos de planeamiento y control deinventario.

� Desarrollo, implementación e implanta-ción de nuevos y simplificados proce-sos para las adquisiciones soportado enplataformas informáticas adecuadas.

� Desarrollo de proveedores cualificadosy eficientes.

. Contratos renovables

. Contratos marco

� Formular y desarrollar procesos simpli-ficados, perfectamente definidos y fia-bles.

� Formular indicadores para estabilizar elsistema.

� Desarrollo de los estándares apropiados.� Desarrollo del método de trabajo con-

veniente.� Implementación de una adecuada es-

tructura física y equipamiento.

� Adquisición de bienes con el compro-miso de entrega en los centros de utili-zación.

� Contratar servicios de distribución ex-terna

� Diseñar e implementar un sistema dedistribución externa e interna.

� Definir las bases necesarias para desa-rrollar adecuadamente los procesos deinformación contable y logístico.

� Ejercer las acciones oportunas para ase-gurar que los mecanismos de interfasede los sistemas de información de con-tabilidad y logística funcionen en formafluida, oportuna y eficaz, con los meca-nismos de autoevaluación y corrección.

� Inapropiado sistema decodificación

� Planeamiento y controlde inventarios incipientesy empíricos.

� Procesos de adquisicio-nes, prolijos y excesiva-mente burocráticos.

� Falta de desarrollo deproveedores

� Deficiente Sistema de Al-macenes

� No existe un sistema téc-nico de distribución delMINSA.

� Información contable in-oportuna; distorsionada ypoco confiable.



66



ETAPA : DE TRANSICIÓN (HASTA 1 AÑO)NIVEL : SUBNACIONAL

� Establecer los lineamientos genéricosdel accionar de los órganos descen-tralizados / desconcentrados delMINSA que posibiliten la aplicación delnuevo sistema logístico.

� Mejorar la programación logística ac-tual, con indicadores elementales quepermitan contar con información bá-sica para la formulación del presupues-to y permita tener orientaciones míni-mas de cuánto y cuándo adquirir bie-nes y servicios.

� Establecer y desarrollar una estructu-ra orgánica que privilegie la calidad delServicio de Salud al usuario, posibilitela aplicación estratégica delplaneamiento logístico y permita ges-tionar por resultados.

� Desarrollar una Cultura Organiza-cional a todo nivel institucional, queademás de asegurar el técnico cono-cimiento funcional, integre, motive,incremente la productividad y establez-ca la conciencia de caminar hacia laexcelencia

� Frondosa, complicada yobsoleta normatividad y ca-rencia de políticas referidasal sistema logístico.

� Planeamiento deficientedel aprovisionamiento debienes y servicios.

� Organización excesiva-mente burocrática, incohe-rente y desintegrada, y sindelegación de autoridad enciertos niveles.

�.Formular políticas generales para losórganos descentralizados del sistemalogístico.









� Concientización a usuarios internos.� Formular objetivos claros.� Disponer de estandares de consumo


� Clara definición estructural de:- Organos de Dirección- Organos de Apoyo- Organos de Asesoramiento- Organos de Operación


� Interrelación y coordinación del sistemalogístico con los otros sistemas delMINSA.

� Interrelación y coordinación del Siste-ma Logístico del MINSA, con los otrossistemas logísticos del Sector Salud.




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ETAPA : DE TRANSICION (HASTA 1 AÑO)NIVEL : SUBNACIONAL

� Implementar planes para la formaciónde líderes.

� Formación continua interna y externa� Contratación de asesorías calificadas.

� Diseñar indicadores de desempeñologístico.



� Implementar e implantar el sistema decodificación.




� Contratos renovables.� Contratos marco.

� Falta de dirección del sis-tema logístico del MINSA.


� Carencia de un Sistemade Información Logística.

� Inapropiado sistema decodificación.


� Procesos de adquisicio-nes prolijos y excesiva-mente burocráticos.

� Falta desarrollo de pro-veedores

PROBLEMAS OBJETIVOSPROPUESTA DE ACCIÓN

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ETAPA : DE TRANSICIÓN (HASTA 1 AÑO)NIVEL : SUBNACIONAL


� Desarrollar procedimientos de alma-cenamiento con el menor índice dedesperdicios, privilegiando las activida-des que agregan valor y permitan pro-cesos frugales.


� Diseñar los procedimientos para la in-tegración de los sistemas logísticos yde contabilidad.



� Desarrollo de los estándares apropiados.

� Desarrollo del método de trabajo con-veniente.

� Implementación de una adecuada es-tructura física y equipamiento.





� Ejercer las acciones oportunas para ase-gurar que los mecanismos de interfasede los sistemas de información de con-tabilidad y logística funcionen en formafluida, oportuna y eficazmente, con losmecanismos de autoevaluación y correc-ción.

� Deficiente sistema de al-macenes


� Información contable in-oportuna, distorcionada ypoco confiable.



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ETAPA : DE TRANSICIÓN (HASTA 1 AÑO)NIVEL : LOCAL (PRESTADOR)

� Mejorar la programación logística ac-tual, con indicadores elementales quepermitan contar con información bá-sica para la formulación del presu-puesto y permitan tener orientacionesmínimas de cuánto y cuándo adquirirbienes y servicios.

� Establecer y desarrollar una estructu-ra orgánica que privilegie la calidaddel Servicio de Salud al usuario, posi-bilite la aplicación estratégica delplaneamiento logístico y permita ges-tionar por resultados.

� Desarrollar una cultura organizacio-nal a todo nivel institucional, que ade-más de asegurar el técnico conoci-miento funcional, integre, motive,incremente la productividad y establez-ca la conciencia de caminar hacia laexcelencia.



� Calcular el período de entrega.


� Disponer de información de precios ac-tualizados por ítem de material.




� Concientización a usuarios internos.

� Formular objetivos claros.

� Disponer de estándares de consumo.







� Organización excesiva-mente burocrática, inco-herente y desintegrada, ysin delegación de autori-dad en ciertos niveles.



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� Establecer mecanismos de evaluacióntécnica de la organización logística ydel Sistema, que permita detectar susdesviaciones y tomar las accionescorrectivas en tiempo perentorio.

� Desarrollar un Sistema de InformaciónLogística que procese y proporcionedatos (información) en tiempo real yen forma inteligente, para optimizar laAdministración y los procesosoperativos logísticos.

� Desarrollar e implementar Sistema decodificación del MINSA de acuerdo alos principios de Operaciones Unita-rias, Cobertura, Equilibrio yMerciología, tanto para Activos Fijos,como para materiales susceptibles deser aplicados en el sector.

� Diseñar un Subsistema que permitaestabilizar el Sistema Logístico, hacien-do uso de modelos que establezcan elcontrol de las desviaciones o ratificarel resultado de los procesos.

� Desarrollar procedimientos de com-pras con el menor índice de desperdi-cios, privilegiando las actividades queagregan valor y permitan procesos fru-gales.








� Falta de dirección del Sis-tema logístico del MINSA.


� Carencia de un sistemade información logística.




� Falta desarrollo de pro-veedores.



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� Desarrollar procedimientos de alma-cenamiento con el menor índice dedesperdicios, privilegiando las activi-dades que agregan valor y permitanprocesos frugales.


� Diseñar los procedimientos para la In-tegración de los Sistemas Logísticos yde Contabilidad.











� Deficiente sistema de al-macenes.




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ETAPA : DE IMPLEMENTACIÓN (DE 1 A 2 AÑOS)NIVEL : CENTRAL

� Implementar, aplicar y establecer losdispositivos legales, reglamentacionesy políticas, en la etapa de transición,que permitan operativizar loslineamientos de acción y gobernar elsistema logístico en el sector.

� Formular la programación logísticacon uso pleno de los sistemas de in-formación, por centro de costos, conproyecciones de estrategias definidasy apoyados en modelos matemáticosque orienten la factibilidad delplaneamiento.

� Implantar la nueva estructura orgáni-ca que privilegie la calidad del Servi-cio de Salud al usuario, posibilite laaplicación estratégica del planea-miento logístico y permita gestionarpor resultados.

� Implantar una cultura organizacionala todo nivel institucional, que ademásde asegurar el técnico conocimientofuncional, integre, motive, incrementela productividad y establezca la con-ciencia de caminar hacia la excelen-cia.



� Organización excesiva-mente burocrática, incohe-rente, desintegrada y sindelegación de autoridad enciertos niveles.

� Eliminación total de las normatividadesvigentes del Sistema Nacional de Abas-tecimientos, RUA, y normas complemen-tarias.Autorización de reglamentar el sistemalogístico del MINSA y del sector.









� Concientización a usuarios internos.� Formular objetivos claros.� Disponer de estandares de consumo.









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ETAPA : DE TRANSICIÓN (DE 1 A 2 AÑOS)NIVEL : CENTRAL


� Contar con personal calificado en elSistema, que posibilite aplicar lasmodernas concepciones logísticas yasimilar rápidamente los cambios queexige la evolución tecnológica y la di-námica de gestión.



� Implantar un Sistema de InformaciónLogística que procese y proporcionedatos (información) en tiempo real yen forma inteligente, para optimizarla Administración y los procesosoperativos logísticos.

� Integrar la información logística a ni-vel nacional del MINSA y del SectorSalud.

� Aplicar los modelos diseñados, paralograr la efectividad del Sistema en susniveles de Administración yOperativos.

� Operar los procedimientos de comprascon el menor índice de desperdicios,privilegiando las actividades que agre-gan valor y permitan procesos fruga-les.

� Implementar planes para la formaciónde lideres.- Formación continua interna y externa- Contratación de asesorías calificadas.

� Implementación de acciones correctivasa las desviaciones detectadas.

� Implementación de mecanismos inter-nos de calidad total.

� Implementar un sistema de controllogístico de alta sensibilidad que permi-ta detectar errores para corregirlos enforma oportuna.

� Implementación de un Sistema de In-formación Logística, con las siguientescaracterísticas:- Portable- Sensible- Proveedor de información- Inteligente- Flexible

� Implementar e implantar este sistema.

� Desarrollo de estrategias y modelosmatemáticos de planeamiento y controlde inventarios.

� Implementación e implantación de nue-vos y simplificados procesos para lasadquisiciones soportado en plataformasinformática adecuadas.

� Implementación e implantación de losniveles de decisión técnico - económi-cos para la adquisición de bienes y ser-vicios.


� Contratos renovables� Contratos marco� Establecimientos de garantías de cali-

dad, tiempo de entrega y económicas.

� Falta de dirección del Sis-tema Logístico delMINSA.

� Control ineficiente

� Carencia de un sistema deinformación logística.


� Planeamiento y control deinventarios incipientes yempíricos.

� Procesos de adquisicionesprolijos y excesivamenteburocráticos.


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ETAPA : DE TRANSICIÓN (DE 1 A 2 AÑOS)NIVEL : CENTRAL


� Operar procedimientos de almacena-miento con el menor índice de des-perdicios, privilegiando las actividadesque agregan valor y permitan proce-sos frugales.

� Mantener información integrada entrelos sistemas logísticos y de contabili-dad.




� Ejercer las acciones oportunas para ase-gurar que los mecanismos de interfasede los sistemas de información de con-tabilidad y logística funcionen en formafluida, oportuna y eficaz, con los meca-nismos de autoevaluación y corrección.


� Información contableinoportuna, distorsio-nada y poco confiable.



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ETAPA : DE IMPLEMENTACIÓN (DE 1 A 2 AÑOS)NIVEL : SUBNACIONAL

� Implementar, aplicar y establecer losdispositivos legales, reglamentacionesy políticas formuladas en la etapa detransición , que permitan operativizarlos lineamientos de acción y gobernarel sistema logístico en el Sector.




� Eliminación total de las normatividadesvigentes del Sistema Nacional de Abas-tecimientos, RUA, y normas complemen-tarias. Autorización de reglamentar elSistema Logístico del MINSA y del Sec-tor.



� Calcular el período de entrega.� Disponer de información sobre los pro-

veedores (mercado) por clase de mate-riales.





� Concientización a usuarios internos.� Formular objetivos claros.� Disponer de estandares de consumo.








� Organización excesiva-mente burocrática, inco-herente, desintegrada ysin delegación de autori-dad en ciertos niveles.



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� Contar con cuadros de líderes alta-mente calificados en el sistemalogístico, que permita la aplicación dela nueva organización y sistema, asícomo desarrollarlos permanentemen-te, actuando en razón de resultados.




� Implantar un Sistema de InformaciónLogística que procese y proporcionedatos (información) en tiempo real yen forma inteligente, para optimizar laAdministración y los procesosoperativos logísticos.


� Aplicar los modelos diseñados, paralograr la efectividad del Sistema en susniveles de Administración y Operativos.


� Implementar planes para la formaciónde lideres.- Formación continua interna y externa- Contratación de asesorías calificadas.



� Implementar un sistema de controllogístico de alta sensibilidad que permi-ta detectar errores para corregirlos enforma oportuna.

� Implementación de un Sistema de In-formación Logística, con las siguientescaracterísticas:- Portable- Sensible- Proveedor de información- Inteligente- Flexible

� Implementar e implantar este sistema.

� Desarrollo de estrategias y modelosmatemáticos de planeamiento y controlde inventarios.


� Implementación e implantación de losniveles de decisión técnico - económi-cos para la adquisición de bienes y ser-vicios.

� Falta de dirección del sis-tema logístico del MINSA.




� Planeamiento y control



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� Mantener información integrada en-tre los Sistemas Logísticos y de Con-tabilidad.

� Desarrollo de proveedores calificados yeficientes.

� Establecimientos de garantías de cali-dad, tiempo de entrega y económicas.





� Falta de desarrollo deproveedores




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ETAPA : DE IMPLEMENTACIÓN (DE 1 A 2 AÑOS)NIVEL : LOCAL (PRESTADOR)






� Calcular el período de entrega.






� Concientización a usuarios internos.

� Formular objetivos claros.

� Disponer de estándares de consumo.





� Planeamiento deficientedel aprovisionamiento debienes y servicios




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� Contar con cuadros de líderes alta-mente calificados en el SistemaLogístico, que permita la aplicación dela nueva Organización y Sistema asícomo desarrollados permanentemen-te, actuando en razón de resultados

� Contar con personal calificado en elSistema que posibilite aplicar las mo-dernas concepciones logísticas y asi-milar rápidamente los cambios queexige la evolución tecnológica y la di-námica de gestión.



� Implantar un Sistema de InformaciónLogística que procese y proporcionedatos (información) en tiempo real yen forma inteligente, para optimizarla Administración y los procesosoperativos logísticos.


� Aplicar los modelos diseñados, paralograr la efectividad del Sistema en susniveles de Administración y Opera-tivos.


� Falta de dirección del sis-tema de dirección del sis-tema logística del MINSA.









� Implementar un sistema de control lo-gística de alta sensibilidad que permitadetectar errores para corregirlos en for-ma oportuna.

� Implementación de un Sistema de In-formación Logística con las siguientescaracterísticas- Portable- Sensible- Proveedor de información- Inteligente- Flexible


� Desarrollo de estrategias y modelos ma-temáticos de planeamiento y control deinventarios.


� Implementación e implantación de losniveles de decisión técnico- económicospara la adquisición de bienes y servicios.


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� Mantener información integrada entrelos Sistemas Logísticos y de Contabi-lidad.

� Falta de desarrollo de pro-veedores


� Información contable, ino-portuna, distorsionada ypoco confiable.


� Establecimientos de garantías de cali-dad, tiempo de entrega y económicas.




� Ejercer las acciones oportunas para ase-gurar que los mecanismos de internasede los sistemas de información de con-tabilidad y logística funcionen en formafluida, oportuna y eficazmente, con losmecanismos de autoevaluación y correc-ción.

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4

Problemática normativa

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4. PROBLEMÁTICA NORMATIVA

El análisis de la problemática normativa referida a la gestión logística, así como la elabo-ración de propuestas de solución se han trabajado considerando tres líneas de trabajo,buscando la solución a los problemas existentes y preparando las bases para una gestiónlogística que coadyuve al gran cambio, a la competitividad de los servicios de salud comoproducto de la reestructuración institucional y la reforma sectorial.

Las siguientes son las líneas de trabajo desarrolladas:

a) Identificados los problemas logísticos, se seleccionaron aquéllos que tienen entresus causas a la normatividad del sistema de logística. Seguidamente ser realizó elanálisis de los capítulos o artículos específicos de dichas normas legales, determi-nándose mediante el razonamiento jurídico la efectividad de la norma, es decir si esadecuada para el nuevo sistema logística o si se ha dado el caso de obsolescencia ovacíos legales u otras deficiencias.

De manera particular, se ha evaluado la necesidad de modificar o crear nuevasnormas legales, por lo que se ha elaborado la propuesta de normatividad corres-pondiente de tipo general.

b) Se ha efectuado un análisis detallado del Reglamento Único de Adquisiciones deBienes y Servicios No Personales (RUA), a fin de determinar los vacíos y las oportu-nidades existentes y que se deben aprovechar para mejorar la gestión de adquisicio-nes.

c) Se ha efectuado una comparación entre los procesos de adquisiciones de una em-presa moderna y los del MINSA, con la finalidad de detectar las diferencias queimpiden al Ministerio contar con una logística más efectiva. Esta comparaciónpone en evidencia la necesidad de cambiar o aprobar normas complementarias dela normatividad de logística.

Sobre dichas líneas de trabajo, se presenta el siguiente resumen:

4.1 PROBLEMÁTICA

La normatividad vigente del sistema de abastecimiento, frondosa, complicada yobsoleta, contenida en numerosas disposiciones legales de diferente jerarquía yformulada por áreas específicas, no permite el funcionamiento y viabilidad de losnuevos Sistemas de Logística que se propone.

Esta normatividad genera procedimientos logísticos burocráticos y prolijos,constatándose que persisten los problemas de control deficiente de la gestión logís-

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tica, inapropiado sistema de codificación, así como un ineficiente sistema de con-trol patrimonial y falta de desarrollo de los proveedores.

4.2 ANÁLISIS DEL REGLAMENTO ÚNICO DE ADQUISICIONES (RUA)

Aunque el RUA ya no se encuentra vigente, creemos conveniente analizarlo porquedeterminó el desarrollo de las características más importantes de la problemática logísti-ca, y que aún hoy pueden observarse en el sistema.

a. Aspectos Generales

- El RUA fue promulgado en Julio de 1985.

- El contexto de aprobación del RUA se caracterizó por presentar una econo-mía controlada, de proteccionismo exagerado, de mercado cerrado, de go-bierno centralista, etc.

- El RUA ha sido establecido para los organismos del sector público, sin ha-cer diferenciaciones entre ellos. A todos los trata igual.

b. Debilidades

- Es una norma que no contempla la realidad del MINSA, que por la natura-leza de sus funciones tiene sus propias particularidades.

- El RUA es una norma para instituciones pasivas, protegidas, ineficientes, sinsustento organizativo y técnico efectivo en logística.

En efecto, este reglamento contiene muchos artículos que mencionan prin-cipios y conceptos elementales de logística, que no es necesario mencionar-los, ya que cualquier institución eficiente debe tenerlos como su base teóri-ca mínima. Para ello no se necesitan normas.

- Tiene varios artículos obsoletos, que hacen referencia a conceptos obsoletoscomo precios controlados, protección a la industria nacional, etc.

- Varios de sus artículos fundamentales no son aplicados rigurosamente.

c. Vacíos

- No permite cambios radicales en las relaciones con proveedores, para eldesarrollo de proveedores y para alianzas estratégicas.

- No permite �Logística sin papeles�.

- No transparenta información de las adquisiciones a efectuar.

d. Fortalezas

- De alguna manera sirve para cautelar y ordenar el uso de los recursos delEstado, siempre que se cumplan sus artículos.

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5

Normatividad vigente

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5. NORMATIVIDAD VIGENTE

El Congreso de la República, publicó el día 3 de Agosto de 1998 la Ley Nº 26850; que esla �Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado�, que se encuentra vigente desdela aprobación del �Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado�,por el Decreto Supremo Nº 039-98-PCM , del 28 de Setiembre de 1998.

Esta Ley, es aplicable al Sector Público, dando las Normas que deben observar en losprocesos de contrataciones y adquisiciones de bienes, servicios y obras.

Los principios que rigen los procesos regulados por esta Ley y su Reglamento son los demoralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigen-cia tecnológica y trato justo e igualitario para todos los contratistas; teniendo comofinalidad garantizar que las entidades del Sector Público obtengan bienes y servicios dela calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados.

Esta Ley incentiva el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, que debe prever eltipo de bienes y servicios que se requerira durante el ejercicio presupuestal y el montodel presupuesto requerido.

A fin de año, la dependencia presentará un informe de la ejecución del Plan. Este infor-me servirá para la evaluación de la gestión de la dependencia y de los servidores respon-sables.

Esta Ley permite tener un mayor número de proveedores, dado que todos los procesosde Adquisición son publicables, (salvo los de menor cuantía), donde pueden ofrecer suscotizaciones todos aquellos postores que no estén inhabilitados para contratar con elEstado.

Podrán participar distintos postores en consorcio (asociación o sociedad), sin que impli-que crear una persona jurídica distinta. Ninguna de las partes del consorcio debe estarinhabilitada.

Para la evaluación y calificación de propuestas, se tiene que tener en cuenta la calidad ytecnología requerida, dentro de los plazos más convenientes y por último el mejor costototal.

El Reglamento establece los criterios, el sistema y los factores aplicables para cada tipode bien, servicio u obra a adquirirse o contratarse.

En el Reglamento se detalla los casos, montos y condiciones en que la entidad podráentregar adelantos.

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Las garantías de: seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento de la oferta y por los adelan-tos; quedan detalladas en el Reglamento.

Todo contrato debe tener las cláusulas de: Garantía de Fiel Cumplimiento, Solución decontroversias y Resolución de contrato por incumplimiento.

El Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado reemplaza al ConsejoDepartamental de Adquisiciones CONASUCO.

El Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado tiene las siguientesfunciones :

� Velar por el cumplimiento y difusión de la Ley, su Reglamento y normas comple-mentarias; y proponer las modificaciones que considere necesarias.

� Resolver en última instancia los asuntos de su competencia.

� En los casos en que se susciten controversias entre la entidades y los contratistas, yéstas sean sometidas a arbitraje, designar al arbitro dirimente.

� Administrar el Registro Nacional de Contratistas, así como el Registro de Inhabilitadospara Contratar con el Estado, los mismos que son públicos.

� Absolver las consultas, sobre la materia de su competencia, que le formulen lasentidades del Estado.

� Aplicar sanciones a los postores y contratistas que contravengan las disposicionesde la Ley, su Reglamento y complementarias. Poner en conocimiento de la ContraloríaGeneral de la República los casos en que se aprecie indicios de incompetencia,negligencia, corrupción o inmoralidad detectado en el ejercicio de sus funciones.

� Las demás que le asigne la legislación.

En el capítulo anterior de este informe, se identifica la problemática de la anteriornormatividad legal, la misma que se ha mejorado con la dación de la Ley Nº 26850; quees la �Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado�, que se encuentra vigentedesde la aprobación del �Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones delEstado�, por el Decreto Supremo Nº 039-98-PCM.

A continuación presentamos un cuadro comparativo de la anterior y la actual normatividadlegal:

Normatividad vigente

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RUA LEY Nº 26850 Y SU REGLAMENTO

a. Aspectos generales

� El RUA fue promulgado en julio de 1985.

� Se caracterizó por presentar una economíacontrolada, de protección exagerada, un mer-cado cerrado, de gobierno centralista, etc.

� Fue establecido para los organismos del sec-tor público, sin hacer diferencias entre ellos.

b. Debilidades

� Es una norma que no contempla la realidaddel MINSA, que por la naturaleza de sus fun-ciones tiene sus propias particularidades.

� Fue una norma para instituciones pasivas,protegidas, ineficientes, sin sustentoorganizativo y técnico efectivo en logística.

� Tiene varios artículos obsoletos, que hacenreferencia a conceptos obsoletos como pre-cios controlados, protección a la industrianacional, etc.

c. Vacíos

� No permite cambios radicales en las relacio-nes con proveedores, para el desarrollo de pro-veedores y para alianzas estratégicas.

� Vigente a partir del 28 de Setiembre de1998.

� Todos los procesos de Adquisición sonpublicables (salvo los de menor cuantía),donde pueden ofrecer sus cotizaciones to-dos aquellos Postores que no esténinhabilitados para Contratar con el Esta-do.

� Precisiones y restricciones a la especifica-ción técnica.

Es posibles solicitar una marca o tipo deproducto determinado cuando ello respon-da a un proceso de estandarización, bajola responsabilidad del Titular de la Enti-dad.

� Es más flexible, pues se basa en los princi-pios de: moralidad, libre competencia, im-parcialidad, eficiencia, transparencia, eco-nomía, vigencia tecnológica y trato justo eigualitario para todos los Contratistas; te-niendo como finalidad garantizar que lasentidades del Sector Público obtengan Bie-nes y Servicios de la calidad requerida, enforma oportuna y a precios o costos ade-cuados.

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� No permite �Logística sin papeles �

� No transparenta información de las adquisicio-nes a efectuar.

d. Fortalezas

� De alguna manera sirve para cautelar y ordenarel uso de los recursos del Estado, siempre quese cumplan sus artículos.

� Permite llevar el libro de Actas de Licita-ción y Concursos, en hojas mecanizadas.

� Esta Ley propicia la transparencia de la in-formación de todos y cada uno de los pro-cesos de Adquisición, la misma que debede estar a disposición de todas las perso-nas.

� Está establecido la publicación de las con-vocatorias así como los resultados de lasAdjudicaciones, sólo en el caso de una Ad-judicación por menor cuantía se está exo-nerado.

� Es el espíritu de la Ley

RUA LEY Nº 26850 Y SU REGLAMENTO

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6

Pautas para la fase dedesarrollo e implementacióndel nuevo sistema logístico

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Para esta fase se presenta un esquema de Contenido de las pautas para la ejecución deldiseño y desarrollo del Sistema Logístico.

En él se detalla el enfoque, se describen los objetivos generales y específicos, coordinán-dolos con las etapas de su desarrollo.

Se consideran las siguientes etapas:

� Diseño conceptual detallado

� Desarrollo del Sistema Logístico

� Desarrollo del Sistema Informática de Logística

� Prueba del Sistema

� Desarrollo de estrategias de implementación

En la parte de localización se explica en donde se van a desarrollar las diversas etapasdel proyecto, conceptuando que la implementación e implantación del sistema se reali-zará a nivel nacional, pero la prueba y la verificación de información se propone realizaren las dependencias y organismos que sirvieron de marco muestral:

� Sede Central

� Red Lima Este

� Red Piura II (Luciano Castillo)

� Red Huaraz

� Red Iquitos.

En la parte de productos se especifican los resultados que espera el MINSA, consistiendofundamentalmente en la documentación técnico- operativo del sistema y su plataformainformática; que a continuación se indican:

� Propuesta de la reformulación de las normas legales

� Manual de Políticas

6. PAUTAS PARA LA FASE DE DESARROLLOE IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO

SISTEMA LOGÍSTICO

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� Plan estratégico de desarrollo

� Manual de Organización y Funciones

� Especificaciones de cargos

� Indicadores de desempeño

� Sistema de información logística

� Manual de Procedimientos Administrativos

� Manual de Métodos de trabajo

� Especificaciones técnicas para los materiales, equipos e infraestructura

� Catálogo de lnsumos

� Programa de capacitación del Personal.

También se considera aspectos de:

� Implementación de los sistemas

� Integración con otros sistemas.

Asimismo, se detalla el Cronograma de Ejecución y Costo aproximado de la consultaríapor el diseño, desarrollo y conducción de la implementación.

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7

Acciones del PFSS paraenfrentar la problemática del

sistema de logística delMINSA

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7. ACCIONES DEL PFSS PARA ENFRENTARLA PROBLEMÁTICA DEL SISTEMA

DE LOGÍSTICA DEL MINSA

El Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud, en el marco de la Reforma Secto-rial, considera de vital importancia mejorar la calidad y oportunidad de la información,que permita tomar decisiones de gerencia . En este contexto y en concordancia con lasunidades vinculadas al desarrollo de procesos de logística en el MINSA, se ha considera-do la Sistematización de los Procesos Logísticos como de vital importancia para aten-ción eficaz, eficiente y oportuna de la salud de la población económicamente menosfavorecida.

Con la Sistematización de los Procesos Logísticos, se debe conseguir como imagen obje-tivo sistemas de logística que tengan las siguientes características:

� Orientado a avances en tecnología de información:

Sistema de Información Logístico integrado a los otros sistemas de la institución.Proporcionará información al día, con oportunidad y calidad. Buscando y aplican-do los avances de la tecnología de información, en lo que sea aplicable a cadarealidad.

� Descentralizado:

Las unidades prestadoras de servicios de salud son las que desarrollarán los proce-sos de logística, mientras que las unidades de gobierno serán fundamentalmenteentes normadores y de asistencia técnica en logística.

� Integrado:

Cada nivel organizativo de la unidad prestadora ejecutará las funciones logísticasde manera integrada.

� Eficiente:

Los procesos logísticos serán cada vez más eficientes. Serán mejorados continua-mente. Los procesos serán ejecutados por recursos humanos eficientes, orientadosa resultados, creativos e innovadores y que saben trabajar en equipo.

� Eficaz:

Logística orientará sus procesos al usuario, buscando su satisfacción. Los procesos

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serán conducidos por una gerencia orientada a resultados, proactiva, creativa einnovadora, estratégica y competitiva, emprendedora y que sabe trabajar en equipo.

� Ético:

Personal identificado con una cultura de ética en logística.

� Cambio radical en las relaciones con proveedores:

Desarrollará a los proveedores y efectuará alianzas estratégicas con ellos, buscandobeneficios mutuos.

� Inteligente:

Se constituirá un sistema organizacional que aprende constantemente para tomardecisiones y reaccionar rápidamente de manera adecuada ante los requerimientosdel entorno.

� En ambiente de Calidad Total:

Se institucionalizará una cultura de la calidad.

Para el desarrollo de la Sistematización, se considera la actualización de las Normas y elavance tecnológico; dentro de este marco se encuentra en proceso de elaboración elAnálisis y Diseño del Sistema Informatizado de Logística del Ministerio del Salud, y losinstrumentos autoformativos relacionados a la Normatividad y Procesos de Logística.

Los objetivos que se esperan alcanzar con el presente Análisis y Diseño son:

� Establecer las bases técnicas del Sistemas de Logística, para las unidades de gobier-no y prestadoras de servicios de salud; a partir de la automatización del Sistema.

� Perfeccionar la organización logística a nivel de las unidades de gobierno y de lasunidades prestadoras, considerando la reestructuración organizacional y el orde-namiento y la simplificación de las funciones logísticas

� Mejorar los mecanismos de elaboración de los Cuadros de Necesidades y los proce-sos de adquisición.

� Optimizar los procesos de abastecimiento y venta de medicamentos e insumos enlas farmacias de las redes de servicios de salud y los hospitales de referencia.

� Desarrollar los Sistemas de Información Logístico para las unidades de gobierno(Sede Central y Direcciones Departamentales) y prestadoras de servicios de salud(hospitales de referencia y redes de establecimientos), como parte del Sistema deInformación General de dichas unidades.

� Contar con el Catálogos de Insumos Asistenciales para las unidades de gobierno,redes de establecimientos y hospitales de referencia.

� Disponer de un nuevo Registro de Proveedores para cada una de las unidades degobierno, redes de establecimientos y hospitales de referencia.

� Identificar Indicadores básicos que permitan evaluar el desempeño en logística.

� Contar con cuadros de recursos humanos calificados, en los niveles gerencial yoperativo, con capacidades mínimas para desempeñar sus actividades con eficien-cia y eficacia.

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Acciones del PFSS para enfrentar la problemática del Sistema de Logística del MINSA

� Sistemas, mecanismos, modalidades, planes y proyectos logísticos propuestos, fun-cionando en los diferentes niveles del MINSA del ámbito de intervención.

� Elaborar un programa de apoyo logístico, para la recepción y distribución de equi-pos médicos e insumos adquiridos por los Programas.

En el Análisis del Sistema Informático de Logística, se revisará todos y cada uno de losprocesos de logística existentes, de acuerdo a la normatividad vigente, y la interrelacióncon otras áreas del Ministerio de Salud (Administración, Mantenimiento, Centros deCosto, Presupuesto, etc.) y con entidades externas (Ministerio de Economía y Finanzas,SUNAT, etc). Se analizará además, el valor agregado que cada proceso adiciona al rol dela logística para el cumplimiento de objetivos sanitarios, así como la Visión del MINSA.

Para el Análisis y Diseño del Sistema Informático de Logística, se tiene como fuentes deinformación la Oficina Ejecutiva de Logística del Ministerio de Salud, la Oficina de Logís-tica de un Hospital de Lima y el amplio estudio elaborado por la firma SANIPLAN en1996, por encargo del PFSS, � Diagnóstico de los Sistemas de Logística�, cuyo resumenforma parte de la presente publicación.

Estas fuentes de información, van a permitir revisar el proceso de Licitación con distribu-ción a nivel nacional, (que en menor escala se efectúa en la Direcciones de Salud, distri-buyendo dentro su área de influencia), el funcionamiento de Centros de Costos, losrequerimientos de información para la toma de decisiones y la interrelación con el soft-ware que lo soporta; asimismo, en el Hospital se está implantando un software y unhardware para la administración de los procesos de Programación y Mantenimiento deEquipos, con el que se encuentra directamente relacionado.

Este Diseño deberá permitir mejorar los procesos de las Oficinas de Logísticas de todaslas entidades del Ministerio de Salud; llámese Nivel Central, Direcciones de Salud, Hospi-tales, etc., y posteriormente desarrollar un software que informatice todo los procesosque lo ameriten y permitan contar con información real, oportuna y confiable para latoma de decisiones y una visión histórica e integral de los procesos.

Este diseño, debe contemplar, todas las Normas vigentes que deben cumplir las entida-des públicas, así como enfrentar la problemática informática del año 2000, teniendo encuenta las características del parque informático del MINSA.

Publicaciones 1998

MINISTERIO DE SALUDPrograma de Fortalecimiento de Servicios de Salud

SERIE: DOCUMENTOS DE GESTIÓN

Gestión de la Capacitación en las Organizaciones, Conceptos básicos.

MINSA, PFSS, Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión. Lima. Junio 1998. 72 pp.

Compilación de artículos sobre el tema de la capacitación en las organizaciones.

Asistencia Técnica en Sistemas Administrativos.MINSA, PFSS, Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión. Lima. Julio 1998. 112 pp.

Experiencia del Programa de Asistencia Técnica aplicado a los sistemas administrativos de perso-nal, logística, tesorería y contabilidad, en 27 Direcciones de Salud de Salud, durante los meses desetiembre de 1995 a enero de 1996.

SERIE: MÓDULOS DE GESTIÓN

1. Módulo Plan Operativo Institucional

MINSA, PFSS, Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión. Lima. Setiembre 1998. 429 pp.

Este módulo forma parte del «Curso de Gestión en Redes de Establecimientos y Servicios deSalud», orientado a contribuir al desarrollo de la capacidad de gestión interna de los nivelesdirectivos de establecimientos y servicios de salud, fortaleciendo especialmente su capacidad paraformular un Plan Operativo Institucional con enfoque estratégico. El módulo está basado en unametodología de autoaprendizaje.

2. Módulo Gestión Logística


Este módulo forma parte del «Curso de Gestión en Redes de Establecimientos y Servicioss deSalud», orientado a contribuir al desarrollo de la capacidad de gestión interna de los nivelesdirectivos de establecimientos y servicios de salud, fortaleciendo su capacidad para realizar unagestión logística eficiente.

3. Módulo Gestión Financiera


Este módulo forma parte del «Curso de Gestión en Redes de Establecimientos y Servicios de Salud»,orientado a contribuir al desarrollo de la capacidad de gestión interna de los niveles directivos deestablecimientos y servicios de salud, fortaleciendo su capacidad para realizar una gestión finan-ciera eficiente.

4. Módulo Supervisión, Monitoreo y Evaluación

MINSA, PFSS, Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión. Lima. Noviembre 1998. 380 pp.

Este módulo forma parte del «Curso de Gestión en Redes de Establecimientos y Servicios de Salud»,y está orientado a contribuir al desarrollo de la capacidad de gestión interna de los niveles directi-vos de establecimientos y servicios de salud, fortaleciendo su capacidad para realizar una adecua-da gestión de supervisión, monitoreo y evaluación.

SERIE: INFORMES TÉCNICOS

1. Diagnóstico del Sistema de Mantenimiento

MINSA, PFSS, Subcomponente de Sistemas Operativos. Lima. Octubre 1998. 128 pp.

Esta publicación reseña las líneas principales del Diagnóstico del Sistema de Mantenimiento ela-borado para el MINSA por la Asociación Consultora CESEL S.A. - EMEX S.A. - INTERSALUS S.A.

2. Diagnóstico de los Sistemas de Logística

MINSA, PFSS, Subcomponente de Sistemas Operativos. Lima. Enero 1999. 100 pp.

Esta publicación sintetiza los aspectos más importantes del Diagnóstico de los Sistemas de Logís-tica elaborado para el MINSA por la Firma Consultora SANIPLAN.

DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE LOGÍSTICA DIAGNÓSTICO ...

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