DIAGNÓSTICO DE FUERZAS ORGANIZACIONALES (DIFO) © … · Josefina Ramayana Marzo 2014 ....

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Informe cuestionario DIAGNÓSTICO DE FUERZAS

ORGANIZACIONALES (DIFO) ©

Josefina Ramayana

Marzo 2014

DIAGNÓSTICO DE FUERZAS ORGANIZACIONALES DIFO Josefina Ramayana

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2014 © InterManagement. Todos los derechos reservados Página | 1

OBJETIVOS Con un enfoque más moderno, a diferencia de la Encuesta de Clima Tradicional, el DIFO valora también el entorno estratégico, técnico y estructural, en adición al psicosocial y al de dirección, de acuerdo a la forma como son percibidos por el personal y permite identificar todos los aspectos que inciden en su desempeño.

• Conocer los puntos fuertes de la empresa y realizar acciones para reforzarlos. • Detectar los problemas existentes y proponer soluciones al respecto. • Proporcionar retroinformación específica de los resultados a cada grupo natural de la organización, con el objetivo de generar acciones concretas de mejora.

METODOLOGÍA

• Es un estudio cuantitativo que se realiza a través de la aplicación de un cuestionario al personal participante.

• El cuestionario consta de 115 preguntas, que están agrupadas en diversos factores. Los factores, a su vez se agrupan en cinco subsistemas.

• Las primeras 95 preguntas son contestadas por todo el personal de la empresa y de la pregunta 96 a la 115 son contestadas por el personal que tiene gente a su cargo.

• Las preguntas tienen dos posibilidades de respuesta: la favorable y la desfavorable. En el caso de que la pregunta se refiera a aspectos que el empleado desconoce (por causas de antigüedad principalmente) existe la posibilidad de manejar una tercera zona de respuesta: la omisión.

• Adicionalmente se hacen 3 preguntas de clasificación: Nivel jerárquico, Departamento y Antigüedad.




SUBSISTEMAS Y FACTORES EXPLORADOS ¿En qué consiste? La herramienta específica consiste en un estudio que evalúa cinco subsistemas clave de cualquier organización

SUBSISTEMA TÉCNICO Este subsistema analiza factores relacionados con aspectos tecnológicos y de formación técnica del personal.

Sistemas

Procesos y procedimientos

Conocimientos

Actualización

SUBSISTEMA DE DIRECCIÓN Este subsistema analiza factores que influyen directamente en la dirección de la empresa tales como objetivos, control y toma de decisiones.

Toma de decisiones

Control

Objetivos

SUBSISTEMA ESTRUCTURAL Este subsistema analiza factores relacionados con la definición de responsabilidades, políticas y normas y los recursos necesarios para desempeñar el trabajo.

Recursos

Definición de responsabilidades

Políticas y normas

SUBSISTEMA ESTRATÉGICO Este subsistema analiza factores relacionados con la competitividad, satisfacción del cliente, desempeño y adaptación al entorno, claridad de la estrategia y metas, entre otros.

Misión, visión y valores

Claridad de la estrategia y metas

Desempeño y adaptación al entorno

Satisfacción al cliente

Flujo de recursos

Competencia

SUBSISTEMA PSICOSOCIAL Este subsistema analiza factores relacionados con la satisfacción del personal y las relaciones entre el personal. Este subsistema analiza lo que comúnmente se analiza en una encuesta de clima. Colaboración

Poder y autoridad

Retroinformación

Oportunidades de desarrollo

Evaluación del desempeño

Identificación y compromiso

Comunicación

Manejo de conflictos

Liderazgo

Participación e innovación

Motivación

Reconocimiento




PROCESO

1. COMUNICACIÓN PREVIA

En esta etapa, se les informa a los responsables de las distintas áreas, que se llevará a cabo la realización del Diagnóstico de Fuerzas Organizacionales, sus objetivos y una explicación del procedimiento que se seguirá durante su consecución. Así mismo, se le proporciona una carta para invitar a participar al personal e información que le sirva de apoyo para contestar las preguntas que pudieran surgir por parte del personal participante.

2. APLICACIÓN DEL CUESTIONARIO

El cuestionario es aplicado on line a todos los participantes

3. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Una vez llenados los cuestionarios, se procesa la información y se obtienen resultados (reportes y gráficas) de los cruces estadísticos establecidos previamente, a través del manejo estadístico de los datos. Se elabora un informe cuantitativo y cualitativo global y por cada uno de los cruces convenidos.

PARÁMETROS DE EVALUACIÓN

Calificación Apreciación evaluativa

0 – 59 puntos Crítico

60 – 69 puntos Preventivo

70 – 79 puntos Positivo

80 – 100 puntos Muy positivo




4. PRESENTACIÓN INICIAL DE RESULTADOS Se realiza una reunión, donde participan los jefes de área con el objetivo de:

• Presentar los resultados • Preparar la reunión con cada departamento, explicando a los jefes de área en qué consiste y estableciendo criterios que orienten su

actuación durante la misma.

5. REUNIÓN GRUPAL Utilizando la técnica de metaplan, los objetivos de esta reunión son:

• Exponer las expectativas de cambio a partir de los resultados de la encuesta • Acordar medidas para mejorar la relación interpersonal dentro del equipo a corto plazo • Definir la contribución personal de cada componente del grupo para la implantación de las mejoras.

El programa de trabajo es el siguiente:

• Definir las prioridades del Departamento • Definir las áreas fuertes y de oportunidad del Departamento • Definir las acciones concretas de mejora por Departamento

6. ENTREVISTA POSTERIOR CON CADA JEFE. Los objetivos de esta entrevista son los siguientes:

• Analizar los resultados de la reunión grupal • Recibir la retroinformación del consultor • Proporcionar asesoría al jefe del departamento para que desarrolle el plan de acción a corto plazo.

7. CONJUNCIÓN DE OBJETIVOS POR DEPARTAMENTO.

8. A PARTIR DE LOS OBJETIVOS OBTENIDOS EN CADA DEPARTAMENTO, ESTABLECER LOS OBJETIVOS GENERALES DE LA EMPRESA.

9. DOCUMENTAR LOS COMPROMISOS CONVENIDOS Y HACERLOS LLEGAR AL ÁREA RESPONSABLE DEL PROYECTO CON EL FIN DE ESTABLECER MECANISMOS DE SEGUIMIENTO.




UTILIDADES Y BENEFICIOS

Permite detectar los principales problemas que existen y facilitar su solución a partir de las sugerencias de todos los miembros del grupo.

Propicia una mayor comunicación entre todos los participantes y aclara situaciones que estaban ocasionando conflictos constantes.

Facilita el establecimiento de una metodología encaminada a lograr tanto los objetivos de trabajo como la mejora del clima laboral, a partir de las acciones

propuestas por el personal.

Genera un fuerte sentimiento de pertenencia y compromiso con la empresa por parte del personal participante, ya que se le involucra y toma en cuenta,

desde el inicio del proyecto, donde se realiza el diagnóstico, hasta la elaboración del Plan de Mejora.

Permite detectar las principales fortalezas y debilidades de la empresa.

RETROINFORMACIÓN Una de las utilidades más ricas del diagnóstico es la de proporcionar retroinformación específica de los resultados a cada grupo natural de la organización, con el objeto de generar acciones concretas de mejora. ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA Y SEGUIMIENTO De la información que se genera en las reuniones grupales se realiza un Plan de Mejora, que va encaminado a lograr con mayor productividad los objetivos del área y a mejorar el clima laboral de la misma. MONITOREO Mantener la práctica del DIFO permite comparar los resultados, bajo los mismos parámetros y valorar los cambios obtenidos anualmente. Puede también formar parte de la evaluación del desempeño de los directivos o sirve para medir las consecuencias de las acciones estratégicas de la organización.




RESULTADOS




RESULTADOS POR SUBSISTEMA




ANÁLISIS




ANÁLISIS El proceso recomendado para conseguir un mayor aprovechamiento del informe sería el siguiente:

1. Cada unidad organizativa (departamento) analiza sus resultados tanto internos como de forma comparativa con el total de la organización

para identificar sus áreas fuertes y aquellas que requieren una mejora más urgente o prioritaria.

2. Una vez identificadas las áreas de mejora, el responsable de la unidad debe elaborar las medidas que se tomarán y que se establecen

como objetivos de mejora para el siguiente período. Estas medidas son informadas a su equipo y a la dirección de la organización.

Un ejemplo de análisis y medidas puede ser el siguiente:

SUBSISTEMAS FACTORES ANALIZADOS ASPECTOS NEGATIVOS APORTADOS POR EL INFORME ACCIONES CONCRETAS

PSI

CO

SOC

IAL

Satisfacción del personal

Relaciones entre el personal

• La evaluación del desempeño es una herramienta útil para comunicarse y mejorar el desempeño del personal

• El personal desea permanecer en la empresa durante los próximos cinco años

• El personal se siente contento de trabajar en esta empresa • El personal considera que se le informa de manera veraz y oportuna

acerca de los cambios que afectan directamente su trabajo • El personal considera que los conflictos se manejan con apertura • El personal considera que el liderazgo del personal con mando de la

empresa es muy efectivo • El sueldo y las prestaciones que da la empresa son equitativos

internamente y competitivos externamente • El personal considera que es justa la manera de promover al

personal

• Establecer bases técnicas que faciliten la toma de decisiones en relación a reubicaciones y promoción del personal

• Fomentar el diálogo entre jefe y colaboradores para la fijación de objetivos y metas de desarrollo personal, como parte primordial de la Evaluación del Desempeño.

• Establecer un Sistema formal y transparente de Administración de Sueldos

• Diseñar un programa de capacitación dirigido al personal con mando, que tenga como objetivo prioritario fomentar la integración de los participantes y el liderazgo del cuerpo directivo.

TÉC

NIC

O Aspectos

tecnológicos

Formación del personal

• El supervisor inmediato se preocupa por preparar bien a su personal • El área da capacitación a su personal para hacer mejor el trabajo

• Realizar programas de capacitación técnica regularmente, que mantengan al personal actualizado

Una vez hecho el análisis departamental, la dirección de la organización debe establecer algunos objetivos generales para todo el personal para reforzar su Misión, Visión, Valores y Estrategia. El seguimiento de las acciones establecidas tanto a nivel general como departamental es la clave del éxito del proceso.




ÁREAS DE MEJORA




ÁREAS DE MEJORA

Factor o preguntas con mala calificación y seleccionadas por el grupo

Acciones o medidas a tomar Indicadores de progreso

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