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Desvinculación de

Personal

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Desvinculación de Personal | 1

Tabla de Contenido

Modelo del Proceso ............................................................................................................................ 2

Modelo De Datos ................................................................................................................................. 4

Tablas Paramétricas ........................................................................................................................ 5

Parametrización de Derechos de Acceso, Preguntas de la Entrevista de Salida

y Asuntos de Seguridad Social .............................................................................................. 5

Definir Formas ....................................................................................................................................... 7

Forma de Crear Plan para la Salida del Empleado ............................................................ 8

Reglas De Negocio .............................................................................................................................10

Acciones de Actividades ..............................................................................................................10

Ejecutantes ............................................................................................................................................ 14

Configuración de Correos Electrónicos......................................................................................16



Modelo del Proceso

Parte del ciclo de trabajo de un empleado es la salida de éste de la compañía, ya

sea por qué renuncio de manera voluntaria o por qué fue despedido su salida

genera bastante trabajo para el área de Recursos Humanos.

Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Desvinculación de Personal. El proceso

ayuda al área de Recursos Humanos en la ejecución de las tareas relacionadas con

el proceso, por ejemplo actualizar la nómina, desafiliar al empleado de los sistemas

de seguridad social, eliminar el acceso a información de la compañía, etc.

El proceso comienza cuando un empleado,, ya sea porque decidió renunciar o

porque fue despedido, va a abandonar la compañía. Es necesario evaluar cuál es el

tipo de salida, despido o renuncia.

Si el empleado renuncio, su jefe puede crear un plan de actividades para ser

realizadas antes de su salida. No importa cuál sea la razón de la salida del empleado,

siempre es necesario realizar la actividad Crear Plan para la Salida del Empleado

donde un Analista de Recursos Humanos decide que actividades deben ser

realizadas para la salida del empleado.

Cerca de la fecha de salida es necesario realizar las siguientes actividades:

Recibir los elementos suministrados por la compañía, por ejemplo el

computador, teléfono, tarjetas de acceso, etc.

Realizar una entrevista de salida, la entrevista es muy importante para la

compañía ya que provee información para mejorar las condiciones de



trabajo, crear programas para retención de empleados, por nombrar

algunos beneficios.

Desafiliar al empleado del sistema de salud, fondo de pensión, retirarlo del

pago de nómina.

Cancelar o deshabilitar los permisos de acceso a información de la compañía

que el empleado poseía.

Finalmente, para terminar el proceso, el empleado debe recibir la liquidación, la cual

incluye salario no pago, vacaciones no tomadas.



Modelo De Datos

La entidad principal del proceso es Desvinculación. La entidad contiene información

relevante a la salida de un empleado, por ejemplo la fecha de salida, el tipo de

salida, razón de la salida del empleado, etc. La entidad está relacionada a Derechos

de Acceso, Entrevista de Salida, Seguridad Social, Actividades antes de la Salida del

Empleado . La relación entre ellas es uno a muchos.

La entidad Desvinculación está relacionada con la entidad principal del proceso de

Contratación e Integración de Personal. Si el proceso de Contratación fue usado en

el ingreso a la compañía del empleado, los dos casos deberán estar relacionados,

de esa forma el proceso de Desvinculación puede acceder a información del otro

caso, por ejemplo los permisos de accesos que fueron otorgados y los elementos

suministrados.

La información de Derechos de Acceso, Entrevista de Salida, Seguridad Social,

Documentos Legales para la Salida y Requerimientos es cargada automáticamente

de la tabla paramétrica a la cual está relacionada. Sin embargo, es posible añadir

nuevos registros a las tablas durante el desarrollo del proceso.



Tablas Paramétricas

El modelo de datos incluye varias tablas paramétricas.

La entidad Documentos Legales para Salida del Empleado contiene los documentos

que el empleado debe firmar antes de su retiro de la compañía, la entidad

Seguridad Social contiene los sitios de los cuales se debe desafiliar al empleado.

Las entidades Derechos de Acceso, Preguntas de la Entrevista de Salida y Asuntos

de Seguridad Social tienen registros sugeridos. Es muy importante para el

Administrador de Bizagi establecer la parametrización de todas las entidades, ya

que la información registrada en ellas depende de la compañía y el país en donde

se encuentra localizada.

Parametrización de Derechos de Acceso, Preguntas de la Entrevista

de Salida y Asuntos de Seguridad Social

Es muy importante incluir en cada tabla, la información que la compañía considera

necesaria para la salida del empleado.

Por ejemplo en la entidad Preguntas de la Entrevista de Salida es necesario incluir

las preguntas que la empresa utiliza en este tipo de entrevistas.

Para la parametrización de la entidad Derechos de Acceso es aconsejable incluir los

accesos y/o requerimientos que más se otorgan en la empresa, por ejemplo, correo



electrónico, permisos de accesos a carpetas y servidores, usuario dentro de la red,

etc. Contrario al proceso de Contratación, es este caso es necesario cancelar o

deshabilitar estos derechos. Cuando el caso de Desvinculación comienza, la persona

que comenzó el caso puede adicionar otros registros.

Para la parametrización de entidades, realice los siguientes pasos:

Vaya a la opción Admin y haga clic en Entidades.

Haga clic en Preguntas de la Entrevista de Salida, luego en Agregar Pregunta.

.



Incluya todas las preguntas que considere necesario.

Definir Formas

El proceso de Desvinculación de Personal incluye varias formas para ayudar en el

manejo de la información.

Varias tablas contiene información sobre documentos legales necesarios para la

salida del empleado, elementos que se deben devolver, sitios de donde se debe

avisar de la salida del empleado, etc. Para facilitar el manejo de la información, está

ha sido parametrizada y es cargada de forma automática dentro del proceso. Es

posible adicionar, editar y remover registros a cada una de las entidades

mencionadas.



Forma de Crear Plan para la Salida del Empleado

Para manejar la información mencionada anteriormente se necesitan varias tablas.

Por ejemplo, en esta actividad, el Analista de Recursos Humanos debe decidir cuales

actividades se deben realizar para la salida de un empleado, por ejemplo, cuales

documentos se deben firmar, que elementos debe regresar o los sitios donde es

necesario desafiliar al empleado.

Para cada uno de los casos, el proceso sugiere algunos registros, sin embargo el

analista puede considerar necesario registros adicionales. Por esta razón se utilizan

dos tablas. Una para los registros sugeridos y otra para los registros ingresados

durante el caso. Las dos tablas utilizan reglas de visibilidad.

Por ejemplo, el proceso sugiere algunos documentos para la salida del empleado

como un acuerdo de terminación del contrato, acuerdo de confidencialidad de la

entrevista, examen médico, etc.

Como es posible agregar documentos adicionales, estos nuevos registros serán

mostrados en una nueva tabla llamada Documentos adicionales para la

terminación.



La tabla de Documentos Adicionales para la salida del empleado utiliza una regla

de visibilidad, si el analista ha ingresado al menos un nuevo documento, la tabla es

mostrada.



Reglas De Negocio

Acciones de Actividades

1. Al guardar en la actividad Recibir carta de Renuncia o Despido, es necesario

cargar los derechos de acceso que se le deben cancelar al empleado. Si el

proceso de Contratación e Integración fue utilizado para el ingreso del

empleado, es necesario conocer los accesos y/o permisos que fueron

otorgados durante el ingreso a la compañía.

Una vez se ha seleccionado el empleado que va a salir de la compañía se ejecuta la

siguiente regla.



Si durante la entrada del empleado se utilizó el proceso de Contratación e

Integración de Personal, los derechos que fueron otorgados se cargan desde el



proceso de Contratación, de lo contrario la información se carga de una tabla

paramétrica.

2. Un botón estará disponible en la actividad Recibir carta de Renuncia o

Despido para crear la carta de despido en formato pdf.



Estimado

[Employees’s name]

Lamento informarle que su contratación en [Company Name] se dará por

terminada el día [Termination date] por las siguientes razones:

[Termination reasons]

Las indemnizaciones se harán de acuerdo a la política de la compañía. Le

recomendamos planificar sus necesidades futuras de aseguramiento debido a que

la compañía no mantendrá la cobertura de su póliza más allá de la fecha de

terminación.

Pese a que lamentamos esta situación, es de obligatorio cumplimiento.

Respetuosamente,

Recursos Humanos.

3. A la entrada de algunas actividades, información relacionada a esta es

cargada de forma automática desde tablas paramétricas.

El siguiente ejemplo fue tomado de la regla Asignar Preguntas de la Entrevista de

Salida en la actividad Entrevista de Salida.



Ejecutantes

Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del

asistente, de clic en definir participantes.

Las siguientes tareas son realizadas por un Analista de Recursos

Humanos.

Crear Plan de Salida del Empleado. Recibir elementos de la compañía, Acciones

Legales para terminación del Contrato.



La actividad Recibir carta de Renuncia o Despido es realizada por el jefe de la

persona que va a dejar la compañía.

La actividad Actividades antes de la Fecha de Salida es realizada por la persona que

va dejar la compañía.



La actividad Entrevista de Salida es realizada por un psicólogo de Recursos

Humanos.

Configuración de Correos Electrónicos

El proceso de Desvinculación de Personal incluye varios correos electrónicos para

proveer información acerca de los requerimientos para la salida de un empleado

de la compañía.

Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es

necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El

envío de correos en la proyecto viene activado pero sin la configuración

personalizada.



Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí de clic sobre Entorno y

seleccione la opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de

notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, así como la cuenta de la que

se enviarán los correos, como se muestra en la imagen a continuación.

Para más información referirse a los siguientes artículos:

Configuración de ambiente:

http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?configuracion_de_ambientes.htm

Servidor SMTP:

http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?configuracion_smtp.htm

http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?configuracion_de_ambientes.htm

http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?configuracion_smtp.htm

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