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Descripción de AddOn: Control y Gestión de Transportes

World Trade Center Nueva Tajamar 481

Torre Sur – Of. 1005. Teléfono (562) 658 4300

Las Condes Santiago de Chile.

INDICE

Descripción General ....................................................................................................... 1

Instalación ................................................................................................................... 1

Operación de Instalación ............................................................................................. 1

Operación de Desinstalación ........................................................................................ 4

Estructura de la base de datos ........................................................................................ 5

Campos de usuarios.................................................................................................... 5

Tablas de usuarios ...................................................................................................... 5

Menú Principal .............................................................................................................10

Hoja de Ruta .............................................................................................................12

Entrega de Valores ....................................................................................................15

Rendición de Gastos ..................................................................................................16

Rendición de Combustible ...........................................................................................17

Liquidaciones ............................................................................................................18

Exxis S.A. 1 Nueva Tajamar 481 - Torre Sur – Of. 1005. Las Condes – Santiago de Chile.

Descripción General El AddOn Transportes, controla y gestiona las hojas de ruta, entrega de valores, rendiciones de gastos y combustible, asociadas a un conductor incluyendo información del destino y servicio traducido en órdenes de venta. Posteriormente permite dar paso al proceso de liquidación.

Instalación El AddOn es un programa que interactúa con SBO y permite modificar o agregar

funcionalidades especiales, este programa reside en cada estación de trabajo.

La operación de instalación puede ser hecha en cualquier estación de trabajo que tenga instalado el cliente SBO, pero debe ingresar a Windows con una cuenta con privilegios de escritura e instalación, y a SBO con una cuenta administrativa.

OPERACIÓN DE INSTALACIÓN

Para instalar el AddOn se requieren 2 archivos, que son el programa de instalación y el archivo de registro:

En el menú “Gestión de Add-Ons” (Gestión/Add-ons/Gestión de Add-Ons), es el lugar donde se puede instalar, desinstalar, activar o desactivar los Add-Ons.

Al presionar el botón [Registrar Add-on] nos aparece la pantalla “Registro Add-On”, en la cual asignamos la ubicación de los 2 archivos antes mencionados. Esto agregará al SBO los instaladores del Add-On.


Una vez seleccionado los archivos (ARD en la primera casilla y el EXE en la segunda) presione OK, esto validará si el archivo de registro corresponde al instalador.

Si la validación arroja un mensaje de error, desista de la instalación y llame a Exxis S.A.

En la pantalla de “Gestión de Add-Ons” aparecerá el add-on agregado, pero recuerde que

solo el instalador está agregado el Add-on.


Asigne los usuarios que utilizarán este add-on otorgando los permisos correspondientes

Presione [Actualizar] y salga del SBO.

Ingrese al SBO nuevamente para que el add-on recién agregado ejecute su instalador, el cual mostrará la siguiente pantalla.

Presione Instalar.

Este procedimiento ocurrirá en todas las estaciones, siempre y cuando el inicio de sesión tenga privilegios, si no ingrese como manager para que el Add-On se instale.


OPERACIÓN DE DESINSTALACIÓN

Para desinstalar un add-on debe realizar las siguientes operaciones.

Seleccionar el Add-on a eliminar en la pantalla de “Gestión de Add-On”, luego presione el botón que tiene una flecha hacia la izquierda que se encuentra en centro de la pantalla.

Seleccione el Add-on que ahora se encuentra en la sección Izquierda de la pantalla y presione el botón “Eliminar Add-On” y Luego “Actualizar”

Luego salga y vuelva a entrar al SBO para que el proceso de eliminación se efectúe. Este

proceso no lo desinstala de todas las estaciones, debe salir y volver a entrar en todas las estaciones que tengan el Add-On. Recuerde que debe ingresar al SBO con Manager u otra cuenta con privilegios administrativos.


Si el proceso de desinstalación falla en algunas estación, desista del proceso en dicha estación y comuníquese con Exxis S.A.

Estructura de la base de datos La estructura de la base de dato, define los campos y tablas de usuario que son necesario crear en SBO, las tablas de usuario de subdividen en dos tipos, tablas de parámetros y tablas transaccionales. Las tablas de parámetros deben ser pobladas y mantenidas por el

usuario, antes de utilizar el AddOn. Las tablas transaccionales, pueden ser consideradas como tablas de documentos, estas serán pobladas a medida que se utilice la aplicación.

CAMPOS DE USUARIOS

Los campos de usuarios se deben crear desde la opción Herramientas / Campos

definidos por el usuario / Gestionar campos de usuario, del menú principal del SBO. Los siguientes son los campos de usuario a utilizar en este AddOn.

Documentos de Marketing / Títulos ORDR

Título Descripción Tipo Por defecto Obligatorio Índice Tabla enlazada

HOJARUTA Folio Hoja de Ruta Numérico(10) N N

Socio de Negocios / Socio de Negocio OCRD


TIPOREND Tipo de Rendición Alfanumérico(1) 1 S N

Fijar Valores Validos

Campo Código - Descripción

TIPOREND 1 - EMPRESA RELACIONADA

2 - RENDICION TERCERO

Datos Maestros / Artículos / Artículos OITM


COMISIONABLE Ítem comisionable Alfanumérico(1) 1 S N

TIPOVIAJE Tipo Viaje Alfanumérico(1) 1 S N


Campo Código - Descripción

COMISIONABLE S - ES COMISIONABLE

N - NO ES COMISIONABLE

TIPOVIAJE 1 - IDA

2 - RETORNO

TABLAS DE USUARIOS

Las Tablas de usuarios se deben crear desde la opción Herramientas / Campos definidos por el usuario / Gestionar campos de usuario, del menú principal del SBO. Los siguientes son las tablas de usuario a utilizar en este AddOn.

TRS Bonos Destino @TRSBNSDEST


BONO Bono Alfanumérico (8) N N TRSBONOS

CODDESTN Codigo Destino Alfanumérico (8) N N TRSCABDEST

VALPCND Valor Primer Conductor Numérico (10) N N

VALSCND Valor Segundo Conductor Numérico (10) N N

Trs Bonos @TRSBONOS

TRS Cabecera Destino @TRSCABDEST


NOMBRE Nombre Largo Destino

Alfanumérico

(254) N N


KMPRST Kilometros Presupuestados Cantidad N N

DIASPRST DIASPRST Cantidad N N

HRSPRST Horas Presupuestadas Cantidad N N

LTSPRST Litros Presupuestados Numérico (10) 0 Y N

DEDUCIBLE Deducibles Precio N N

Valido Destino Valido Alfanumérico (10) 1 N Y


Campo Codigo - Descripcion

Valido 0.- NO

1.- SI

TRS Cabecera Entrega Valores @TRSCABETVA


FOLIOHJ Folio Hoja de Ruta Cantidad N N

FOLIO Folio Entrega Valores Cantidad N N

FECHA Fecha Entrega Fecha N N

TIPO Tipo de Entrega Alfanumérico (8) N N

ESTADO Estado de Entrega Alfanumérico (20) VIGENTE N N

COMENTARIO Comentario de Entrega Alfanumérico (254) N N

VOUCHER Registro en el diaria Cantidad N N



TIPO 1 - PAGO

2 - DEVOLUCION

ESTADO VIGENTE - REGISTRO VIGENTE

ANULADA - REGISTRO NULO

TRS Cabecera Hoja Ruta @TRSCABHJRT


FOLIO Folio Hoja de Ruta Cantidad N N

FECHA Fecha Hoja de Ruta Fecha N N

FECHACARG Fecha Carga Fecha N N

FECHALLEGD Fecha Llegada Fecha N N

TPHJ Tipo Hoja Ruta Alfanumérico (1) N N

RUNCOND1 RUN Primer Conductor Alfanumérico (12) N N

RUNCOND2 RUN Segundo Conductor Alfanumérico (12) N N

BONCOND1 Bono Primer Conductor Cantidad N N

COMIDACD1 Comision Ida 1 Conductor Cantidad N N

COMRTNCD1 Comision Retorno 1 Conductor Cantidad N N

COMIDACD2 Comision Ida 2 Conductor Cantidad N N

COMRTNCD2 Comision Retorno 2 Conductor Cantidad N N

BONCOND2 Bono Segundo Conductor Cantidad N N

CAMION Camion Hoja de Ruta Alfanumérico (20) N N

EQUIPO Equipo Hoja de Ruta Alfanumérico (20) N N

DESTINO Destino Hoja de Ruta Alfanumérico (10) N N

CONTACTO Contacto Hoja de Ruta

Alfanumérico

(254) N N

COMENTARIO Comentario Hoja de Ruta

Alfanumérico

(254) N N

ESTADO Estado Hoja de Ruta Alfanumérico (20) ABIERTA N N

LIQCOND1 Liquidado Primer Conductor Alfanumérico (1) N Y N

LIQCOND2 Liquidado Segundo Conductor Alfanumérico (1) N Y N

HRCARGA Hora de Carga Alfanumérico (5) N N

HRLLEGD Hora Llegada Alfanumérico (5) N N

FECHASALIDA Fecha Salida Fecha N N

FECHACIER FECHA DE CIERRE Fecha N N

BLOQUEO BLOQUEO DE REGISTRO Alfanumérico (2) NO Y N

USUARIO USUARIO BLOQUEADO Alfanumérico (50) N N

GLOSAB2 Glosa Bono 2 Alfanumérico (50) N N

GLOSAB1 Glosa Bono 1 Alfanumérico (50) N N



TPHJ 1 - SECO


2 - MULTITEMPERATURA

ESTADO ABIERTA - HR ABIERTA

RENDIDA - HR RENDIDA

LIQUIDADA - HR LIQUIDADA

ANULADA - HR ANULADA

LIQCOND1 N - NO LIQUIDADA

S - SI LIQUIDADA

LIQCOND2 N - NO LIQUIDADA

S - SI LIQUIDADA

BLOQUEO NO - HR BLOQUEADA

SI - HR BLOQUEADA

TRS Cabecera Rendicion Combust @TRSCABRNCB


FOLIOHJ Folio Hoja de ruta Numérico (10) N N

FOLIO Folio Rendicion Combustible Numérico (10) N N

FECHA Fecha Rendicion Fecha N N

ESTADO Estado de la Rendicion Alfanumérico (20) VIGENTE N N

COMENTARIO Comentario Rendicion Alfanumérico (254) N N

VOUCHER Regitro en el diario Numérico (10) N N

FECHALLEGD Fecha Llegada Fecha N N

DIASVIAJ Dias Viaje Numérico (10) N N

RENDCM RENDCM Cantidad N N

RENDEQ RENDEQ Cantidad N N

TOTKM Total kilometro Numérico (10) N N

TOTHM Total Horometro Numérico (10) N N

TOTMN Total moneda nacional Alfanumérico (10) N N





TRS Cabecera Rendicion Gasto @TRSCABRNGS


FOLIOHJ Folio Hoja de ruta Cantidad N N

FOLIO Folio Rendicion Gasto Cantidad N N

FECHA Fecha Rendicion Fecha N N

ESTADO Estado Rendicion Alfanumérico (20) VIGENTE N N

COMENTARIO Comentario Rendicion Alfanumérico (254) N N

VOUCHER Registro en el Diario Cantidad N N

KLMINICIAL Kilometro Inicial Cantidad N N

KLMFINAL Kilometro Final Cantidad N N





TRS Cuentas Combustibles @TRSCCCOMB


CCRNDTERC_SECO Cc Rendicion De Tercero Seco Alfanumérico (20) N N

CCRNDTERC_MULT Cc Rendicion Tercero Multit Alfanumérico (20) N N

CCRNDEMPR_SECO Cc Rendicion Emp Rela Seco Alfanumérico (20) N N

CCRNDEMPR_MULT Cc Rendicion Emp Rela Multi Alfanumérico (20) N N

CCABSCOMB Cc Absorcion De Combustible Alfanumérico (20) N N

TIPOCOMB Tipo Combustible Alfanumérico (10) 1 Y N



TIPOCOMB 1 - COMBUSTIBLE CAMION

2 - COMBUSTIBLE EQUIPO

TRS Conceptos @TRSCONCEPT



GLOSA Glosa Concepto Alfanumérico (50) N N

NOMCOLUM Nombre Columna Alfanumérico (50) N N

TIPO Tipo concepto Alfanumérico (1) 1 Y N

DESCCMBEX Descuenta combustible extranje Alfanumérico (1) N Y N



TIPO 1 - EFECTIVO

2 - VALES

DESCCMBEX N - NO APLICA DESCUENTO

S - SI APLICA DESCUENTO

TRS Maestro de Conductores @TRSCONDUCT


RUN Rol Unico Nacional Alfanumérico (12) N N

NOMBRE Nombre Completo Alfanumérico (254) N N

COMIIDA Comision Ida Porcentajes N N

COMIRETOR Comision Retorno Porcentajes N N

SN Socio de Negocio Alfanumérico (20) N N

TRS Conceptos Valores @TRSCONPVAL


DOCCURRCOD Codigo Tipo Moneda SBO Alfanumérico (10) N N

VALOR Valor Propuesto Cantidad N N

CODCONPT Codigo Concepto Alfanumérico (8) N N TRSCONCEPT

CODDESTN Codigo Destino Alfanumérico (8) N N TRSCABDEST

TRS Cuentas Contables @TRSCUENTAS


CCNACIONAL Cuenta Nacional Alfanumérico (20) N N

CCINTERNAC Cuenta Internacional Alfanumérico (20) N N

CODCONPT Codigo Concepto Alfanumérico (8) N N TRSCONCEPT

CCRNDTERC_SECO CC Rendicion de Tercero Seco Alfanumérico (20) N N

CCRNDTERC_MULT CC Rendicion de Tercero MultiT Alfanumérico (20) N N

CCRNDEMPR_SECO CC Rendicion Emp Rela Seco Alfanumérico (20) N N

CCRNDEMPR_MULT CC Rendicion Emp Rela Mult Alfanumérico (20) N N

TRS Detalle Entrega Valores @TRSDETETVA


FOLIO Folio Entrega Valores Cantidad N N

LINEA Linea Detalle Cantidad N N

DOCCURRCOD Codigo Tipo Moneda SBO Alfanumérico (10) N N

CODCONPT Codigo Concepto Alfanumérico (10) N N

VALOR Valor Entregado Cantidad N N

VALORMN Valor Moneda Nacional Cantidad N N

TRS Detalle Hoja Ruta @TRSDETHJRT


FOLIO Folio Cabecera Hoja de Ruta Cantidad N N

DocEntry DocEntry Orden de Venta Cantidad N N

LineNum LineNum Orden de Venta Cantidad N N

TRS Detalle Rendicion Combusti @TRSDETRNCB


FOLIO Folio Rendicion Combustible Numérico (10) N N

LINEA Linea Detalle Numérico (10) N N

FORMPAGO Forma de pago Alfanumérico (1) 1 N N

TIPOCMB Tipo Combustible Alfanumérico (8) N N TRSCCCOMB

TIPODOC Tipo Doumento Alfanumérico (1) 1 N N

RUTPROV Rut Proveedor Alfanumérico (12) N N

NDOC Numero Documento Alfanumérico (10) N N

FECHA Fecha Documento Fecha N N

LUGAR Lugar Alfanumérico (20) N N


PRCUNIT Precio Unitario Precio N N

TOTAL Total documento Cantidad N N

CANTIDAD Cantidad Cantidad N N

KMHMIN KMHMIN Numérico (10) N N

KMHMFI KMHMFI Numérico (10) N N

ITEMCODE ITEMCODE Alfanumérico (20) N N

DOCCURRCOD DOCCURRCOD Alfanumérico (20) N N

RENDLIN RENDLIN Cantidad N N

TOTALMN Total MN Cantidad N N

TOTKMHM Total km/hm Numérico (10) N N

CodeCOMB CodeCOMB Alfanumérico (20) N N



FORMPAGO 1 - EFECTIVO

2 - CREDITO

3 - VALES

TIPODOC 1 - FACTURA

2 - GUIA EMPRESA

3 - GUIA COMPRA

4 - COMBUSTIBLE EXTRA

TRS Detalle Rendicion Gasto @TRSDETRNGS


FOLIO Folio Rendicion Gasto Cantidad N N

LINEA Linea Detalle Cantidad N N

DOCCURRCOD Codigo Tipo Monda SBO Alfanumérico (10) N N

CODCONPT Codigo Concepto Alfanumérico (10) N N

VALOR Valor Rendido Cantidad N N

VALORMN Valor Moneda Nacional Cantidad N N

TRS Puntos Carga Combustible @TRSPTSDEST


GLOSA Glosa Punto de Carga

Alfanumérico

(254) N N

CIUDAD Ciudad Punto de Carga

Alfanumérico

(100) N N

KILOMETRO Kilometro Punto de Carga Cantidad N N

CODIGO Codigo Destino Alfanumérico (8) N N TRSCABDEST

TIPOPUNTO Tipo de Punto de Carga Alfanumérico (1) 1 Y N



TIPOPUNTO 1 - IDA

2 - RETORNO


Diagrama del proceso


Menú Principal

Las opciones de menú principal del AddOn transportes son:

Hoja de ruta: permite crear, modificar, anular, imprimir el reporte y también es posible realizar las operaciones de entregas de dinero, rendiciones de gastos y rendiciones de combustible. Es posible llegar a este formulario desde el menú transporte / hoja de ruta o desde Ventas- Deudores / Orden de Venta

Cambio conductor: permite cambiar el conductor de una hoja de ruta que no se encuentre rendida, liquidada o anulada, todas las entregas de dinero serán traspasadas al nuevo conductor

asignado, con esto de anulan los registros anteriores creando nuevo registros.

Entregas pendientes: formulario que lista todas las hojas de ruta a las cuales no se les ha entregado dinero y su destino indica que debe entregarse valores.

Informe de valores por entregar: permite generar un informe a impresora, el cual lista todas hojas de ruta a las cuales se les debe entregar una cantidad de dinero en moneda nacional o extranjero.

Rendiciones pendientes: muestra un listado con todas las hojas de ruta que se les haya entregado valores y que no han sido rendidos, al seleccionar una hoja de ruta es posible crear una rendición de gasto.

Combustible: lista todas las hojas de ruta que no rendido combustible, al seleccionar un registro es posible crear una rendición de combustible.

Por conductor: permite realizar el proceso de liquidación de fletes de conductor, cambia el estado de los registros seleccionados para la liquidación. Además es posible emitir un informe de

liquidación de flete.


Histórico: genera un archivo Excel que detalla todas las hojas de ruta liquidadas de un periodo, indicando datos como por ejemplo base del viaje, comisiones, rendiciones, entregas, etc.

Liquidación fletes chóferes: genera un archivo Excel que detalla todas las hojas de ruta que aun no han sido liquidadas o su estado no es nulas dentro de un periodo, indicando datos como

por ejemplo base del viaje, comisiones, rendiciones, entregas, etc.

Masivo liquidaciones: genera informes de liquidaciones masivos dentro de un periodo de tiempo, se consideran todas las hojas de ruta liquidadas y con fecha de cierre.

HOJA DE RUTA

Este formulario permite crear, modificar, o anular hojas de ruta, es necesario indicar a lo menos una orden de venta por hoja, el segundo conductor es opcional, una vez seleccionado el

destino se muestra en detalle los puntos de carga de combustible y los valores requeridos.


Para buscar una hoja de ruta, es posible mediante el botón de búsqueda de la barra del SBO, al presionar este botón, se habilita el campo folio y el botón Buscar, permitiendo el ingreso de un numero valido y presionando el botón Buscar para realizar la operación, se no existir el sistema enviara un mensaje por pantalla.

Es posible realizar búsquedas de hojas de ruta, conductores, camión, equipos y ordenes

de venta, como se muestra en las siguientes imágenes.

Botón de Búsqueda


Estos formularios permiten hacer búsquedas por distintos criterios, por ejemplo en la búsqueda de equipos, es posible filtrar por código o nombre de equipo.

Con referente a los Estados de la hoja de ruta se especifica:

- ABIERTA: hoja de ruta con o sin entregas de valores, es posible realizar cambios, de existir una entrega de valor, no es posible cambiar su destino.

- RENDIDA: hoja de ruta con rendición de gastos asociadas. No es posible realizar modificaciones.

- LIQUIDADA: Hoja de ruta en estado liquidada, no es posible realizar cambios de ningún tipo, este estado indica que al conductor ya fue cancelado el servicio.

- ANULADA: hoja de ruta no vigente, no se considera en la gestión de la información.


ENTREGA DE VALORES

Este formulario lista las hojas de ruta en estado abierta y que no se les haya entregado valor alguno. Para ver el detalle de las entregas, es necesario seleccionar un registro y presionar el botón Ver.

Posteriormente se presenta un listado con las entregas de valores asociadas a la hoja de ruta, desde este formulario es posible ver en detalle la entrega de valor o crear una nueva.

El siguiente formulario permite crear o anular una entrega de valor, al momento de crear

la entrega se actualizan los totales y se graba el número de del boucher contable de la operación, además este formulario tiene un link directo al registro del diario del SBO.

Los entregas en estado ANULADA, no serán consideradas en la gestión de la información.


RENDICIÓN DE GASTOS

Lista las hojas de ruta, que se les ha entregado valor, pero su estado no es rendido, al agregar una rendición de gasto, la hoja de ruta, no debe volver a ser listada. Es posible agregar mas rendiciones, pero esto debe de ser desde el formulario de hoja de ruta.

Al seleccionar la hoja de ruta, y presionar el botón Ver, se presentara un formulario de Listas de Rendiciones asociadas a la hoja de ruta seleccionada anteriormente. Este Formulario de Lista permite Ver la Rendición o crear una nueva.


El siguiente formulario permite crear o anular una Rendición de Gasto, al momento de crear la rendición se actualizan los totales y se graba el número de del boucher contable de la operación, además este formulario tiene un link directo al registro del diario del SBO. Es necesario indicar los kilómetros iniciales y finales.

Las rendiciones en estado ANULADA, no serán consideradas en la gestión de la información.

RENDICIÓN DE COMBUSTIBLE

Este formulario lista todas las hojas de ruta, sin importar su estado, permite el ingreso de las rendiciones de combustible.

Al seleccionar la hoja de ruta, debemos presionar el botón ver, este mostrara un formulario de lista de rendiciones de combustible, asociadas a la hoja de ruta seleccionada. Por ultimo desde el formulario de lista podremos crear una nueva rendición o editar una existente, seleccionando el registro luego presionando Ver.

El formulario de Rendición de Combustible permite crear nuevas rendiciones o Anular una existe, es necesario indicar el kilometraje (kilómetro inicial – kilómetro final). Este dato Será

utilizado en la formula de bono por rendimiento de Combustible.

Las rendiciones en estado ANULADA, no serán consideradas en la gestión de la información.


LIQUIDACIONES

Este formulario permite realizar el proceso de liquidación de fletes conductor, es necesario indicar el conductor y la fecha inicial y final, que incluirá el filtro para las hojas de ruta que se encuentren es este periodo. Se incluyen las hojas de ruta en que el conductor haya participado como primer o segundo conductor. Este formulario posee una columna de check, que permite la selección de los registros a liquidar.

Se incluye la siguiente información en pantalla.

Cliente: primer cliente de las ordenes de venta, incluidas en la hoja de ruta.

Hoja de Ruta: numero correlativo y único de la hoja de ruta.

Fecha: fecha de hoja de ruta.

Liquidada: indicador de estado de liquidación de la hoja de ruta, para el conductor

seleccionado.

Segundo Conductor: nombre del segundo conductor.

Destino: código y descripción del destino del viaje.

Además se incluye información de: Comisión Ida, Comisión Retorno, Bono de Hoja, Otros Bonos, Entregas de Valores por Concepto, Rendición de Gastos por Conceptos, Saldos por Conceptos.


La siguiente imagen muestra el formato del informe de liquidación.

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