5. DESCRIPCIN

5.1 Definicin y objetivos

Es la enumeracin de los principales elementos formales e informativos de los documentos que da a conocer sus rasgos determinantes y, de manera general, las caractersticas estructurales y funcionales de la institucin que les dio origen o bien, las actividades o temas desarrollados por el personaje que los gener o reuni. Los objetivos de la descripcin son:

Mostrar a los usuarios de manera rpida y sencilla el contenido informativo de los fondos y colecciones documentales.

Proporcionar informacin acerca de la institucin o persona que gener o acumul los documentos.

Servir como auxiliar en el control interno de los documentos resguardados.

Evitar la manipulacin constante de los documentos.

5.2 Descripcin del proceso

Actividades principales

Elaboracin de instrumentos descriptivos

Gua

Inventario

Catlogo

Normalizacin de los instrumentos descriptivos

Automatizacin de los instrumentos descriptivos5.2.1 Elaboracin de instrumentos descriptivos

Para caracterizar los instrumentos descriptivos se han adaptado los elementos que establece la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica -ISAD (G)-, la cual seala que la descripcin debe ir de lo general a lo particular; es decir describir primero la totalidad y despus cada una de sus partes constitutivas. De acuerdo con ello, los instrumentos descriptivos que se elaboran para los fondos y colecciones del AHUNAM son:

las guas que describen las unidades ms amplias el archivo, el fondo o la coleccin-.

los inventarios que describen las series documentales de un fondo o coleccin.

los catlogos que describen las unidades documentales compuestas o simples.

De manera que si se describe el archivo, el fondo o la coleccin como un todo, debe representarse utilizando los elementos de una gua. Si es necesario describir las partes que integran el fondo deben utilizarse los elementos del inventario o del catlogo. La suma total de todas estas descripciones, jerrquicamente unidas, representa el fondo y las partes descritas. Esta tcnica de descripcin, de acuerdo con la ISAD (G), se denomina descripcin multinivel.

5.2.1.1 La Gua

Es el instrumento de consulta en que se registra y proporciona informacin global y panormica sobre el origen y contenido de los fondos y colecciones del AHUNAM. Su objetivo es orientar y auxiliar en la bsqueda de la informacin pero de manera muy general, sin descender al detalle.

En el AHUNAM las Guas pueden ser Generales o Especficas.

Las GUAS GENERALES son los instrumentos de consulta que dan informacin global de los fondos y colecciones que guarda el Archivo y en ellas se describe:

Cdigo de acuerdo con el Registro Nacional de Archivos (el del AHUNAM es MX09003AHUNAM); Su desarrollo histrico, definicin, objetivos y estructura interna. Informacin de cada uno de los fondos y colecciones que resguarda, con los siguientes datos: cdigo de referencia de acuerdo con el Registro Central de Fondos y Colecciones; nombre del fondo o coleccin; su sntesis histrica; forma y ao de ingreso al AHUNAM; asuntos o materias principales tratados en los documentos; sus fechas; volumen, soporte y clases documentales; su estado de organizacin y de descripcin.

Horarios y condiciones de consulta, servicios que ofrece el archivo, domicilio, telfono y otras formas de comunicacin, nombre(s) del(os) responsable(s) del Archivo y Reglamento para el servicio al pblico

Las GUAS ESPECFICAS son aquellas que dan informacin de manera exclusiva sobre el contenido de un fondo o coleccin. Cada fondo o coleccin debe contar con una gua, cuyo nmero de elementos, depender de la naturaleza del fondo o coleccin. Es decir, se pueden cubrir los puntos que sean pertinentes para la descripcin del fondo o coleccin consignados en la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (ISAD G), vase Formato 6.4; de los cuales los siguientes son esenciales e imprescindibles:

1. Cdigo de referencia y clave del fondo o coleccin. Es el cdigo con el que est inscrito en el Registro Nacional de Archivos, ms la clave con la que se identifica el fondo o coleccin al interior del Archivo de acuerdo con el Registro Central de Fondos y Colecciones. La distincin entre una y otra clave deber sealarse con una diagonal, ejemplo: MX09003AHUNAM / 3.17

2. Nombre completo del fondo o coleccin documental.

3. Fechas en que se generaron los documentos del fondo o coleccin. Indicar el ms lejano y el ms cercano. Ejemplos:

Cuando por la informacin que arroja el documento (nombres, circunstancias, membretes, etc.) se pueda deducir aproximadamente el ao de su creacin y resulte ser el documento ms antiguo, se anotar:

(ca. 1871(-1933

O bien,

Mitad del siglo XVII, 1711-1866

El guin indica continuidad, esto es que en el grupo documental se encuentran documentos de cada uno de los aos comprendidos entre el ao inicial y el final:

Ejemplo:

1841-1945

Cuando dicha continuidad se interrumpa, deber hacerse la indicacin mediante punto y coma.

Ejemplo:

1901; 1910-1943; 1948; 1951; 1954-1971; 1981-1985; 1991

4. Volumen y soporte de los documentos del fondo o coleccin. Deber expresarse en cajas archivadoras, metros lineales o unidades documentales simples o compuestas, la clase documental y/o el soporte o soportes. Ejemplos:

-35 cajas, 4.20 m. lineales de documentos

-128 fotografas

-3 rollos de pelcula

-124 videocasetes

5. Nombre de quien(es) produjeron o reunieron los documentos del fondo o coleccin. Consignar el nombre de la(s) entidad(es) o persona(s) fsica(s) responsables de la produccin o acumulacin de los documentos.

6. Historia de la institucin o resea biogrfica de quin gener o reuni los documentos. Proporciona una resea histrica o datos biogrficos de la entidad o personaje a fin de situar los documentos en su contexto. En este rubro se debe recabar de manera concisa cualquier informacin significativa sobre el origen, transformacin, desarrollo, objetivos, actividades y funcionamiento del(os) organismo(s) o sobre la vida y actividades del(os) personaje(s) productor(es) o recopilador(es) de los documentos.

7. Historia archivstica del fondo o coleccin. Consignar los traspasos sucesivos de la propiedad, responsabilidad y/o custodia del fondo o coleccin.

8. Forma de ingreso (transferencia, compra venta, donacin, anotando los nombres de las personas o instituciones responsables de tales actos jurdicos y la fecha en que se efectu).

9. Resumen del contenido del fondo o coleccin. Se debe anotar de manera general la informacin contenida en el fondo o coleccin con el propsito de proporcionar a los usuarios la informacin necesaria para apreciar el valor potencial del fondo o coleccin.

10. Valoracin, seleccin y eliminacin. En el caso de las transferencias se anotarn los criterios que se aplicaron en dichas operaciones, especialmente si afectan de alguna manera la interpretacin del contenido informativo de los documentos.

11. Organizacin. Especificar el tipo de clasificacin y ordenacin del fondo o coleccin. Se anotarn aquellas referencias de organizacin que a juicio del archivista sean importantes para facilitar al investigador la consulta de los documentos. En lo posible se consignar el cuadro de clasificacin.

12. Condiciones de reproduccin. Consignar cualquier tipo de restriccin relativa a la reproduccin del grupo documental. Se debe informar sobre derechos de autor/normas sobre reproduccin y en general las normas que regulan la utilizacin o reproduccin de los documentos del fondo o coleccin.13. Idioma(s) y escritura(s) en que viene consignada la informacin. Indicar el o los idiomas, escritura(s) y sistemas de smbolos utilizados en los documentos del fondo o coleccin.

14. Caractersticas fsicas de los documentos. Indicar cualquier detalle fsico importante y/o la condicin fsica que pudiera afectar la consulta de los documentos.

15. Instrumentos de descripcin. Informar sobre cualquier instrumento de descripcin que se encuentre en poder del AHUNAM que proporcione informacin relativa al contexto y contenido del fondo o coleccin.

Se proporcionar la ficha bibliogrfica de los instrumentos descriptivos publicados o los datos de los instrumentos inditos, anotando las secciones o series descritas y mencionando el nivel de descripcin.

16. Notas u observaciones. En este rubro se debe anotar cualquier observacin sobre el fondo o coleccin que a criterio del archivista deba ser destacada y que no se haya incluido en los puntos anteriores.5.2.1.2 El InventarioEs el instrumento que describe cada una de las series documentales de un fondo o coleccin y sus objetivos son:

reflejar, a partir de las series documentales la estructura, organicidad, funciones y/o actividades de la institucin generadora de los documentos, o en el caso de las colecciones, los intereses temticos de quien recopil los documentos.

servir como instrumento de control de los documentos y, asimismo, coadyuvar en la consulta de la informacin que sta contiene.

Adems, de la informacin arriba apuntada, de los nmeros 1 al 16, que servir de informacin global del fondo o coleccin, el INVENTARIO deber consignar los siguientes datos:17. Ao o aos extremos de la serie descrita, consignando las interrupciones cronolgicas en la misma con punto y coma. Ejemplo: 1910; 1920-1975

18. Lugar(es) de produccin de los documentos. En el caso de ser varios, mencionar por lo menos cinco, los ms recurrentes o representativos.

19. Entrada descriptiva: en donde se consignar un breve registro del contenido informativo de cada una de las series. Consta de los siguientes elementos, de los cuales en caso de ser varios se mencionarn por lo menos cinco, los principales o ms recurrentes, esto con el propsito de alimentar los sistemas automatizados de consulta:

En caso de documentos textuales:

tipos documentales (de ser el caso, acompaada de su tradicin documental: transcripcin, copia certificada, copia)

nombre(s) de l(os) emisor(es) y receptor(es), consignando su(s) profesin(es), oficio(s) o cargo(s).

asunto(s) o resumen informativo.

En caso de documentos iconogrficos, audiovisuales y sonoros:

clase de documento (fotografas, negativos, diapositivas, carteles, cartas del cielo, mapas, planos, pelculas VHS o Beta, audiocintas, discos de acetato, discos compactos, etc.). Mencionar los ms recurrentes, por lo menos cinco.

ttulos

asuntos y/o temas

personajes

autores (fotgrafos, diseadores, impresores, dibujantes, productores, directores, crditos)

20. Observaciones. Debern escribirse entre parntesis ya que son hechas por el archivista

En caso de documentos textuales:

- estado fsico en general de los documentos

- registro de firmas y elementos de autentificacin (Sellos realzados o impresos, papel sellado, papel membretado, etc.)

- cualquier elemento que el archivista considere fuera de lo comn

En caso de documentos iconogrficos, audiovisuales y sonoros:

- estado fsico en general de los documentos

- formatos

- escalas

- tcnicas

- color

- duracin

- idioma(s)

- reconocimientos

- cualquier elemento que el archivista considere fuera de lo comn

21. Nombre de la serie

22. Ubicacin topogrfica: Nmero(s) de caja y de ser el caso nmeros de las unidades documentales compuestas (expedientes, registros, tiras de negativos, fotografas, carteles, etc.) de las que consta la serie.

5.2.1.3 El Catlogo

Es el instrumento que describe el contenido de todas y cada una de las unidades documentales compuestas (expedientes, registros, dossiers) o simples (piezas documentales), que integran una serie, una seccin, un fondo o una coleccin.

Su objetivo es servir como medida de control y como auxiliar en la localizacin precisa de la informacin que se requiere y orientar al usuario sobre el contenido de los documentos, sealando sus caractersticas particulares.

Adems de los elementos ya sealados respecto de los instrumentos ms generales, los datos bsicos de las fichas de CATLOGO son: 23. Nmero progresivo de la ficha catalogrfica, del cual se valdr el ndice para ubicar nombres propios, corporaciones y materias.

24. Fecha completa (ao, mes, da) en caso de describir piezas documentales. Cuando la unidad de descripcin sea por ejemplo, el expediente, deber anotarse el ao, mes y da ms lejano, y el ao, mes y da ms cercano, consignados en los documentos. Cuando alguno de stos elementos no se encuentre, indicar con las siguientes abreviaturas:

s/a = sin ao; s/m = sin mes; s/d = sin da

Las interrupciones cronolgicas se indicarn con un punto y coma, ejemplo: 1921, mayo 22; 1926, septiembre 8 1927, noviembre 26

25. Lugar(es) de emisin del documento (ciudad y en su caso pas). Cuando no aparezca el dato, utilizar la abreviatura s/l = sin lugar.

26. Entrada descriptiva compuesta de los siguientes elementos:

En caso de documentos textuales:

tipo(s) documental(es). De ser el caso, acompaado por su tradicin documental (copia, transcripcin, borrador, copia certificada, etc.)

nombre(s) de l(os) emisor(es) y receptor(es), consignando su(s) profesin(es), oficio(s) o cargo(s).

asunto(s) o resumen informativo

En caso de documentos iconogrficos, audiovisuales y sonoros:

clase de documento (fotografa, negativo, diapositiva, cartel, vista estereoscpica, etc.) ttulo

asunto y/o tema

personajes

autor (fotgrafo, diseador, impresor, dibujante, productor, director, crditos)

27. Observaciones. Debern escribirse entre parntesis, pues son hechas por el archivista:

En caso de documentos textuales: estado fsico del documento

registro de firmas y elementos de autentificacin

cualquier elemento que el archivista considere fuera de lo comn

En caso de documentos iconogrficos, audiovisuales y sonoros: estado fsico

formato

escala

tcnicas

color

duracin

idioma

reconocimientos28. Ubicacin archivstica del documento:

Siglas del fondo

Seccin

Subseccin

Serie

29. Ubicacin topogrfica con los siguientes elementos:

Unidad de instalacin (nmero de caja, planero, gabinete, estante, etc.)

Nmero de unidad documental simple o compuesta

Nmero de fojas (en el caso de los documentos textuales) o nmero de documento(s) en el caso de las piezas iconogrficas, audiovisuales y sonoras.

5.2.2 Normalizacin

La normalizacin de los instrumentos descriptivos consiste en la preparacin de las guas, inventarios y catlogos tanto para su impresin definitiva como para su incorporacin a los sistemas de consulta automatizados. Consiste en la aplicacin de criterios homogneos e invariables a los elementos de la descripcin archivstica.

El objetivo de la normalizacin es obtener instrumentos descriptivos sin errores en la informacin que proporcionan, actualizados, legibles y con elementos homogneos y en un mismo orden. Todo esto para que el usuario realice bsquedas, tanto a partir de los ejemplares impresos como en los medios automatizados, con el mayor grado de precisin, confiabilidad y rapidez.

El proceso de normalizacin de instrumentos descriptivos es una actividad muy semejante a un proceso de edicin ordinario; por lo que la realizan tcnicos acadmicos del Archivo que cuentan con los conocimientos y experiencia en edicin de textos y; sin excepcin, ajenos a la elaboracin del instrumento descriptivo en cuestin.

Se lleva a cabo a travs de las siguientes actividades: Cotejo del instrumento descriptivo con los documentos originales. Esta actividad se realiza con el fin de optimizar la confiabilidad de la descripcin documental y verifica la vigencia del instrumento en lo relativo a la veracidad de sus datos, especialmente los topogrficos.

Lectura y revisin de los elementos informativos de la descripcin. Esta actividad consiste en la revisin de las descripciones que integran el instrumento respectivo, corrigiendo omisiones en algunos de sus elementos (fechas, nombres, datos archivsticos, datos topogrficos, etc.) y la verificacin del orden progresivo en la numeracin, la extensin y exactitud de los resmenes, entre otros.

Unificacin del orden jerrquico y de la estructura de los elementos descriptivos. Se realiza a partir de los elementos constitutivos del instrumento descriptivo que se pretenda automatizar.

Unificacin de criterios de redaccin. Concebido como el smil de un proceso de edicin, la normalizacin atiende la revisin cuidadosa de la forma en que se presenta la informacin, de manera que sta resuma el contenido de los documentos, incluya la informacin pertinente y sea legible al usuario.

6.2.3 Automatizacin de los instrumentos descriptivos

Es el proceso mediante el cual los instrumentos descriptivos se almacenan, procesan y recuperan en sistemas computarizados. Sus objetivos son:

Agilizar la consulta al facilitar la ubicacin de la informacin

Coadyuvar en la conservacin fsica de los documentos originales evitando su manipulacin.

Coadyuvar en la difusin de los fondos y colecciones a travs de su consulta por medios informticos.

5.2.3.1 Consulta automatizada

La consulta automatizada se proporciona a partir de las bases de datos y la puesta en servicio de los bancos de imgenes generados a travs de la digitalizacin.

En cualquiera de los sistemas diseados por el Archivo, el proceso de automatizacin comprende varias actividades: eleccin del hardware, desarrollo del software, diseo y creacin de las bases de datos por cada instrumento descriptivo, respaldo de esas bases de datos, diseo y creacin de una interface de consulta, elaboracin y actualizacin del registro de altas y bajas de los instrumentos descriptivos en el sistema. Como vemos, varias de stas actividades requieren el apoyo de los especialistas en computo.

Sistema de Consulta Automatizada en lnea Este Sistema se nutre de los instrumentos descriptivos que han sido sometidos al proceso de normalizacin y, adems, contiene los bancos de imagen que cuentan con instrumento descriptivo.

Una parte importante de este Sistema debe de ser diseado conjuntamente entre los archivistas y los tcnicos en computacin, de acuerdo con las posibilidades, los requerimientos de consulta y los principios archivsticos.

El Sistema permite al usuario acceder a la informacin de dos maneras:

De lo general a lo particular, a partir del listado de fondos y colecciones que integran el Archivo, se accede a la informacin sobre cada uno de ellos mediante una cdula descriptiva que contiene los elementos de la gua. Dentro de esa misma cdula, se puede obtener informacin acerca del estado de descripcin de ese fondo o coleccin y en su caso, se puede ingresar a los instrumentos descriptivos del mismo.

De esa manera, se cumple con la aplicacin del principio de descripcin multinivel que establece que sta debe realizarse a partir de las unidades archivsticas mayores, de ah a las intermedias hasta llegar a las menores.

Tambin se puede obtener informacin de lo particular a lo general, a partir de un dato especfico, un nombre, una fecha, un lugar o un tema en particular, se puede hacer un rastreo por todas y cada una de las bases que conforman el sistema y encontrar ese dato en los diversos fondos y colecciones del Archivo.

5.3 Polticas

El programa descriptivo del Archivo debe estar respaldado por la teora archivstica, as como considerar prioritarias las necesidades de la institucin. Debe contemplar los recursos humanos y econmicos disponibles, as como la conservacin de los materiales documentales y las exigencias del servicio al pblico. El principio de procedencia determina una relacin estrecha de los niveles de organizacin de un fondo o coleccin con los niveles de descripcin: para un fondo o coleccin no clasificado ni ordenado puede elaborarse una gua, mientras que a un fondo o coleccin que slo est clasificado, le corresponde un inventario y, finalmente, si ya fue clasificado y ordenado es susceptible de ser catalogado.

La descripcin debe partir de lo general a lo particular, es decir, se debe describir primero la totalidad y despus cada una de sus partes constitutivas.

Los instrumentos descriptivos se sujetarn a la ficha de descripcin respectiva.

Cada fondo o coleccin debe contar con una gua especfica y un inventario. Para la elaboracin del catlogo deber considerarse la relevancia de la informacin contenida en las unidades a describir.

El inventario describe cada una de las series de un fondo o coleccin, y no informa en particular sobre las unidades documentales compuestas o simples.

El catlogo describe cada una de las unidades documentales compuestas o simples.

Los archivistas debern abocarse a elaborar guas especficas e inventarios de cada uno de los fondos documentales. Slo en caso de ser relevante la informacin podrn realizar catlogos pero slo por unidad documental compuesta expedientes-.

Asimismo, slo cuando se trate de colecciones se podrn realizar catlogos por unidad documental simple documento- .

Nunca se elaborar un catlogo de un fondo o coleccin, o una de sus partes, sin haber sido previamente clasificado y ordenado la totalidad del fondo o coleccin.

El software y hardware utilizados en el proceso de automatizacin de los instrumentos descriptivos, debern garantizar la conversin y/o migracin de la informacin almacenada, para asegurar su preservacin y recuperacin.

EMBED PowerPoint.Slide.12

EMBED PowerPoint.Slide.12 5.4 Formatos

5.4.1 ELEMENTOS DE LA NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA (ISAD-G) Y DEL PRESENTE MANUAL

Norma Internacional de Descripcin Archivstica. ISAD G-Manual de Procedimientos Archivsticos del AHUNAM

Describir los puntos que sean pertinentes al Fondo o ColeccinElementos esenciales de descripcin de los fondos y colecciones del AHUNAM

GUA especfica del fondo o coleccin.

1. rea de identificacin

1.1 Cdigo de referencia

1. Cdigo del AHUNAM: MX09003AHUNAM y

Clave del fondo o coleccin de acuerdo con el Registro Central de Fondos y Colecciones

1.2 Ttulo o nombre del fondo o coleccin2. Nombre completo del fondo o coleccin

1.3 Fecha(s) de produccin de los documentos3. Fecha(s) extremas en que se generaron los documentos del fondo o coleccin

1.4 Nivel de descripcin

1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o dimensiones)4. Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o dimensiones)

2. rea de contexto

2.1 Nombre del o de los Productor(es)5. Nombre de quin o de quienes produjeron o reunieron los documentos

6. Historia de la institucin o resea biogrfica de quin gener o reuni los documentos

2.3 Historia Archivstica7. Historia archivstica del fondo o coleccin

2.4 Forma de Ingreso8. Forma de ingreso

3. rea de contenido y estructura

3.1 Alcance y contenido9. Resumen del contenido del fondo o coleccin

3.2 Valoracin, Seleccin y Eliminacin10. Valoracin, seleccin y eliminacin

3.3 Nuevos ingresos

3.4 Organizacin11. Organizacin

4. rea de condiciones de acceso y uso

4.1 Condiciones de acceso

4.2 Condiciones de reproduccin12. Condiciones de reproduccin

4.3 Lengua / escritura(s) de los documentos 13. Idioma(s) y escritura(s) en que viene consignada la informacin

4.4 Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos de acceso a la informacin14. Caractersticas fsicas de los documentos

4.5 Instrumentos de descripcin15. Instrumentos de descripcin

5. rea de documentacin asociada

5.1 Existencia y localizacin de los originales

5.2 Existencia y localizacin de copias

5.3 Unidades de descripcin relacionadas

5.4 Notas de publicaciones

6. rea de notas

6.1 Notas16. Notas u observaciones

7. rea de control de la Descripcin

7.1 Nota del archivero

7.2 Reglas o normas

7.3 Fecha(s) de la(s) descripcin(es)

INVENTARIO de las series documentales del fondo o coleccin

17. Ao o aos extremos de la serie

18. Lugar

19. Entrada descriptiva

20. Observaciones

21. Nombre de la Serie

22. Ubicacin topogrfica

CATLOGO de las unidades documentales simples o compuestas

23. Nmero progresivo de ficha

24. Fecha extremas (ao, mes, da)

25. Lugar(es) de emisin del documento

26. Entrada descriptiva

27. Observaciones

28. Ubicacin archivstica

29. Ubicacin topogrfica

5.4.2 Ejemplos de FICHAS de instrumentos descriptivos5.4.2.1 FICHA DESCRIPTIVA PARA LA GUA GENERAL DEL AHUNAMCARLOS LAZO BARREIRO

El arquitecto Carlos Lazo naci en la ciudad de Mxico en 1917, estudi arquitectura en la Universidad Nacional Autnoma de Mxico y se gradu en 1939 con la tesis Planificacin y arquitectura rural en Mxico. En 1941 obtuvo la beca Delano Aldrich para estudiar urbanismo en Estados Unidos, y posteriormente public la revista Construccin y dio clases en la Universidad y en el Politcnico.

Durante el gobierno del presidente Miguel Alemn fue oficial mayor de la Secretara de Bienes Nacionales (1947), consejero de la Presidencia de la Repblica (1949) y gerente general de la construccin de Ciudad Universitaria (1950), que concluy en un lapso de 24 meses.

En el gobierno del presidente Adolfo Ruiz Cortnez asumi la Secretara de Comunicaciones y Obras Pblicas, en la cual dise un amplio plan de redes de comunicacin que se concretaron en la planificacin urbana de Monterrey, Ensenada y Tlalnepantla, los planes reguladores de Acapulco y el viaducto Miguel Alemn en el Distrito Federal.

Presidi la Sociedad de Arquitectos Mexicanos (1951), el VIII Congreso Panamericano de Arquitectos (1952) y el Congreso Extraordinario de Carreteras (Washington, 1953). Muri en 1955.

Su coleccin fotogrfica fue comprada en 1995 al seor Sal Molina Barbosa, fotgrafo que estuvo al servicio del arquitecto. La temtica incluye el proceso de construccin de Ciudad Universitaria, planos y maquetas, y visitas a la obra por funcionarios y extranjeros distinguidos, as como actividades del titular de la Secretara de Comunicaciones y Obras Pblicas y todo tipo de eventos: conferencias, congresos, exposiciones, inauguraciones y festejos, y escenas de los Juegos Panamericanos; hay tambin carteles.

Fechas extremas: 1950-1955

Volumen: 4119 negativos de acetato de celulosa.

Estado de organizacin: organizacin parcial

Estado de descripcin: no cuenta con instrumento de consulta.

5.4.2.2 FICHAS DE INVENTARIO (Documentos textuales)

FONDO UNIVERSIDAD NACIONAL

Seccin Rectora

AOS

ENTRADA DESCRIPTIVASERIESUBICACIN TOPOGRFICA

1969-1972

Ciudad de Mxico.

Minutarios de la correspondencia emitida por la rectora de la UNAM a

diferentes personajes, como: Julio Ibarra, director general de Intercambio Acadmico y Cultural; Miguel Gonzlez Avelar, director general del profesorado; Agustn Ayala Castaares, director del Instituto de Biologa; Carlos Campillo Sainz, director de la Facultad de Medicina; Gastn Garca Cant, director general de Difusin Cultural; Roger Daz de Cosso, coordinador de la Investigacin Cientfica de la UNAM, y otros, para tratar asuntos relacionados con las dependencias que representan.

-registros de correspondencia de salida.cajas 163-169

Exps. 892-914

10,

125 Fs.

1966-1972Ciudad de Mxico. Circulares de la Secretara Auxiliar de la UNAM emitidos por los licenciados Fernando Solana, secretario particular de la rectora y Jorge Ampudia, secretario general auxiliar, a los directores de las facultades, escuelas, institutos y dependencias de la UNAM, relativos, entre otros a:

-las relaciones acadmicas entre la UNAM y el Instituto Politcnico Nacional

-los artculos primero y segundo del Reglamento General de Inscripciones de ingreso a la UNAM

-la creacin del Departamento de Registro Presupuestal, dependiente de la Direccin General de Administracin

-los ttulos, ramos presupuestales y claves que deben ser utilizados por las dependencias en los documentos.-coleccin de circularesCaja 170

Exp. 915-926

441 Fs.

5.4.2.3 FICHAS DE INVENTARIO (Documentos iconogrficos)

Archivo Magaa Cerda

Fondo Gildardo Magaa

Seccin Gobernador del Estado de Michoacn (fotografas)

AOS

s/f

ENTRADA DESCRIPTIVA

Michoacn

Fotografas que muestran, en plano general, paisajes del estado de Michoacn; se distinguen cascadas, ro, valle y el Lago de Ptzcuaro, as como imgenes de un poblado con el casco de una hacienda. Tambin hay fotos de cuadros pintados por Francisco de Paula Mendoza, pertenecientes al general Lzaro Crdenas y fotografas en dos formatos de la construccin de una casa en Ptzcuaro [Quinta Erndira]. (Algunas cuentan con sello estampado en tinta al reverso: Foto casa Lpez, Foto Valds y Foto Madero. Plata gelatina sobre papel, blanco y negro, 4.3x2.6; 5x7; 11x13.8)SERIES

-paisajes

UBICACIN TOPOGRFICA

caja 75G-76G

5.4.2.4 FICHA DE CATLOGO (Documentos textuales. Unidad documental compuesta)

308

1893, Agosto 7 1897, Enero 23Ciudad de Mxico.Oficios, informes, dictmenes, cartas e impresos expedidos por Eduardo Liceaga, director de la Escuela Nacional de Medicina, a Joaqun Baranda, secretario de Justicia e Instruccin Pblica. Sobre las reformas generales a los programas de enseanza mdica en las carreras de mdico cirujano, farmacutico, denstista y partera. Incluye ejemplares del Diario Oficial, de la Revista de instruccin pblica mexicana, del peridico El tiempo y de la Crnica mdica mexicana.

(manuscritos, mecanuscritos e impresos, firmas autgrafas)

ENM

Direccin

Secretara

Programas de estudio

Caja 18

Exp. 7

Fo. 1-2755.4.2.5 FICHA DE CATLOGO (Documentos textuales e iconogrficos. Unidad documental compuesta)

90

1911, mayo 19-1911, octubre 16

Mxico, D. F.; Santiago Ixcuintla, Nayarit.Telegramas, circulares, fotografas y cartas, del general Martn Espinosa, jefe de las fuerzas maderistas y jefe poltico en el Territorio de Tepic, a Francisco Len de la Barra, relativos a los informes de Manuel Bonilla sobre la situacin en Sinaloa, la transcripcin de mensajes para el ministro de Gobernacin con referencia al nombramiento del jefe poltico del Territorio de Tepic, as como felicitaciones por nombramiento. Destaca el envo de provisiones, armamento y municiones para el Cuerpo Rural. Incluye dos fotografas del general Martn Espinoza con dedicatoria a Francisco Len de la Barra con la inscripcin manuscrita Martn Espinoza Jefe Poltico del Territorio de Tepic y de las fuerzas ynsurgentes. Vase caja 78G-4155,4156.

(Manuscritos, mecanuscritos, impresos, firmas, papel membretado, sellos, manchas, xido, dobleces, rasgaduras, mutilados, 3.3x2.5, plata-gelatina, blanco y negro, impresa en papel postal, espejeo)

AGyOMCFondo: Francisco Len de la BarraSeccin: Presidencia de la Repblica Mexicana

Serie: correspondencia

Caja 17

Exp. 90

Fs. 475.4.2.6 FICHA DE CATLOGO (Unidad Documental Simple) 145

1825, Enero 2

Ciudad de Mxico

Peticin de Jos Mara Torres, rector del colegio de San Ildefonso dirigida a Juan Guzmn, encargado del despacho de Estado y Relaciones solicitando se otorgue presupuesto para pagar el salario del catedrtico de fsica del colegio

(papel sellado, firmado)

CSI

Rectora

Vida acadmica

Noticias de ctedra

Caja 56

Exp. 132

Doc. 25

Fo. 15

5.4.2.7 FICHA DE CATALOGO (Unidad documental simple)

0758

s/f

Jalisco

Fotografa de grupo. Grupo de alumnos. Portan bandas al pecho con la leyenda Viva Cristo Rey. Pertenecen a la escuela de Huejuquilla bajo la tutela del padre Mateo Correa, quien respaldaba el movimiento. Sin autor.

En buen estado de conservacin.

5x3.

Plata sobre gelatina.

B/N

ARA

Seccin grfica

Serie Cristeros en el estado de Jalisco

Exp. 48

Doc. 758

Cesuito/ Fondos digitalizados/AAR/758

5.4.3 FICHA MODELO PARA AUTOMATIZACIN

CAMPOS:

1.- No. de ficha

2.- Fecha(s) (Ao, mes y da)

3.- Lugar(es) (Ciudad(es) y en su caso, pas(es) donde se emite el o los documentos)

4.- Descripcin:

A.- En caso de documentos textuales, elementos:

-Tipo(s) documental(es), en su caso acompaado(s) por su tradicin documental

-Emisor(es). Con caractersticas enunciadas en el documento-.

-Receptor(es). Con caractersticas enunciadas en el documento-.

-Asunto(s)

B.- En caso de documentos iconogrficos, audiovisuales y sonoros, elementos:

-clase(s) documental(es) y/o gnero(s)

-ttulo(s)

-asunto(s) y/o tema(s)

-personaje(s)

-autor(es) (diseador, impresor, dibujante, emisor, productor, director, crditos)

5.- Observaciones:

A.- En caso de documentos textuales, elementos:

-Estado fsico

-Registro de firmas y elementos de autenticacin

-Caractersticas del documento fuera de lo comn

B.- En caso de documentos iconogrficos, audiovisuales y sonoros, elementos:

-Estado fsico

-Formato

-Escala

-Tcnica

-Color

-Duracin

-Idioma

-Reconocimientos

-Caractersticas del documento fuera de lo comn

6.- Ubicacin Archivstica:

-Siglas del fondo o coleccin

-Seccin

-Serie

7.- Ubicacin Topogrfica

-Unidad de instalacin (caja, planero, gabinete, estante)

-Exp.

-Doc.

-Fojas

8. Direccin de imagen (en caso de que exista)

5.4.4. REGISTRO DE ALTA Y BAJA DE BASES DE DATOS EN LOS SISTEMAS DE CONSULTA AUTOMATIZADA DEL AHUNAM

FondoInstrumentoNombre de la baseNo. de RegistrosFecha de alta y bajaObservacionesAutor del Instrumento

Diagrama del procedimientoNormalizacin (aplicacin de criterios homogneos e invariables a los elementos de la descripcin)

Gua, inventario y catlogo, concluidos

1. En su caso, un tcnico acadmico, coteja el instrumento descriptivo con los documentos originales

FIN

SECCIN DE ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN

INICIO

2. Revisa los elementos informativos de la descripcin

3. Unifica el orden jerrquico de la estructura de los elementos descriptivos

4. Unifica los criterios de redaccin

El producto es una gua, inventario y catlogo normalizados

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Diagrama del procedimientoAutomatizacin de los instrumentos descriptivos

FIN

COORDINACIN DEL AHUNAM

INICIO

1. Los tcnicos acadmicos elaboran bancos de imgenes digitales (fotografas) de fondos y colecciones

3. Consulta en lnea al pblico usuario, a travs del programa ARHISTO-UNAM(Archivo Histrico de la UNAM)

SECCIN DE REPROGRAFA

DEPARTAMENTO DE CMPUTO DEL IISUE

Instrumentos descriptivos sin normalizar

Instrumentos descriptivos normalizados

3. Consulta en sala al pblico usuario, a travs del programa SIC-UNAM (Sistema de Consulta Automatizada)

2. Un tcnico acadmico se encarga de la elaboracin del software y de la alimentacin constante del sistema con los instrumentos descriptivos y los bancos de imgenes que desarrollan las secciones correspondientes

Incluyen bases de datos de publicaciones peridicas y oficiales de la Universidad (Coleccin Memoria Universitaria)

SECCIN DE ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN. NORMALIZACIN

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Diagrama del procedimientoDESCRIPCIN

Para la Descripcin el AHUNAM ha adaptado los elementos que establece la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica -ISAD (g)-, en sus Guas, Inventarios y Catlogos.

GUA GENERAL

La descripcin debe ir de lo general a lo particular; es decir describir primero la totalidad y despus cada una de sus partes constitutivas, por lo que el tcnico de sta Seccin elabora :

Contina

SECCIN DE ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN

INICIO

En la que proporciona informacin global del Archivo

Da informacin panormica sobre el contenido de un fondo o coleccin

GUA ESPECFICA

INVENTARIO

CATLOGO

Describe cada una de las series documentales de un fondo o coleccin

El fondo o coleccin debe estar identificado

Describe el contenido de todas y cada una de las unidades documentales compuestas (expedientes, registros, dossier) o simples (piezas documentales)

El fondo o coleccin debe de estar clasificado y ordenado (incluso foliado)

El fondo o coleccin debe estar clasificado

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