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© 2016 Baker & McKenzie S.A.S. 1

Revisión de las

principales obligaciones

en materia laboral

Desayuno / Tertulia

Bogotá, D.C. 22 de septiembre de 2016


Expositoras

‒ Tatiana Garcés Carvajal

Socia Baker & McKenzie

Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría

‒ Claudia Janeth Wilches

Gerente de Asuntos Jurídico

Laborales – Ecopetrol


Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal

Contrato de

trabajo

2. Durante el

3. A la terminación

1. Antes del

Obligaciones y buenas prácticas:

Agenda


Empleador- Empresa

NIT

Persona natural

Persona natural

Entidad legal

Entidad legal



Afiliación del empleador a:

ARL

Caja de Compensación Familiar



Determinación del personal requerido

• Qué tipo de personal requiere la Empresa para cada una

de sus actividades

• Descripción del cargo a ser ocupado

• Perfil y competencias del personal requerido para ocupar

cada cargo

• Condiciones laborales que serán ofrecidas al personal que

ocupará cada cargo.

• Salario

• Beneficios



Registro de vacantes


Unid

ad

Adm

inis

tra

tiva

de

Se

rvic

io P

úb

lico

de

E

mple

o

SENA

Alcaldías

Agencia de Colocación y Gestión de Empleo

Cajas de Compensación Familiar

Gobernaciones

Agencias Privadas

Bolsas de Empleo


Proceso de selección

‒ No se puede solicitar la siguiente información:

(i) religión, culto o movimiento político;

(ii) exámenes médicos o certificados indicando si la

candidata está embarazada (excepto para cargos de alto

riesgo);

(iii) exámenes de SIDA;

(iv) libreta militar.

‒ Entrevistas (laborales y de habilidades psicotécnicas).



Tratamiento de datos personales

NombreNacionalidad

BeneficiariosFecha y

lugar de

nacimiento

Identificación

Grupo FamiliarTítulo

profesional

Estudios

universitarios o

técnicos

Información de

contacto

Dirección

Cuentas bancarias

Salarios


Vinculación laboral

Examen médico

Creación de carpeta

Firma de contrato


Entrega de políticas, manuales

Capacitaciones/entrenamientos


Contrato de trabajo

Herramientas de trabajo

Confidencialidad

Causales de terminación

Beneficios extralegales

Autorización manejo datos personales



Teletrabajo

‒ Herramientas y mantenimiento de equipos

‒ Registro

‒ Reporte

Ministerio del Trabajo

ARL

‒ Pago de gastos

Energía, telecomunicaciones y papelería

‒ El espacio utilizado no es arrendamiento



Afiliación del empleado al sistema de

protección social

‒ EPS

‒ AFP

‒ CCF

‒ ARL



Inicio de labores

‒ Entrega de:

Herramientas

Puestos de trabajo

‒ Inducciones

‒ Capacitación



Salario y descuentos

‒ Pagar el salario.

‒ Pagar los recargos.

‒ Pagar beneficios extralegales.

‒ Descuentos y retenciones

autorizados o de ley.



Seguridad Social y parafiscales

EPS

AFP

ARL

Fondo de Solidaridad Pensional

Caja de Compensación

Familiar

SENA

ICBF



Prestaciones Sociales

Cesantías e

intereses

Prima de servicios

Calzado y vestido

(menos de 2 SMLMV)

Auxilio de transporte

(menos de 2 SMLMV)



Vacaciones

‒ Programación

‒ Mínimo seis días anuales

‒ Compensación en dinero



Actividades de esparcimiento

‒ Activdades recreativas, culturales, deportivas,o de

capacitación.

‒ Dos horas semanales- Acumulables por un año

‒ Jornada de 48 horas semanales

‒ Más de 50 trabajadores



Reglamento y registros

‒ Reglamento de Trabajo

‒ Registros

Vacaciones

Horas extras/ dominicales

Igualdad salarial



Autorizaciones

‒ Contratación de menores de edad

‒ Trabajo en horas extras



Registro base de datos

Antes Después



Política anticorrupción

‒ Leyes nacionales

‒ Leyes Internacionales



Acoso laboral

‒ Creación de Comité de convivencia laboral

‒ Inclusión del procedimiento en el reglamento de

trabajo

‒ Capacitaciones

‒ Entrenamientos



Procesos disciplinarios

Etapas

Intervinientes

Sanciones



Terminación contrato de trabajo

‒ Autorizaciones para despido

‒ Documentos que se deben entregar

Certificación laboral

Carta autorizando el retiro de cesantías

Orden de examen médico de retiro

Liquidación final de acreencias laborales

Constancias de pago de cotizaciones al sistema de

seguridad social y aportes parafiscales

‒ Conservación de documentosEsta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría


Cuota de aprendices

SE

NA

SE

NA

AprendicesAprendices EmpresasEmpresas

Monetizar Monetizar

ContratarContratar

Apoyo de

sostenimiento


Fondo Nacional de Formación Profesional

de la Industria de la Construcción - FIC

‒ Industria de la construcción

‒ 1 SMLMV por cada 40 empleados



Empresas de alto riesgo

‒ Inscripción ante el Ministerio del Trabajo

‒ Pago de cotización extra al sistema de seguridad

social en pensiones



Sector petrolero

‒ Petróleos

Exploración

Explotación

Transporte

Refinamiento

‒ Igualdad salarial



Barrancabermeja

‒ Proyectos de hidrocarburos, minería e infraestructura.

‒ Proporción de personal

‒ Certificados de territorialidad



Obligaciones migratorias- Extranjeros

‒ Gastos de traslado

‒ Trámites VISA o permiso de

trabajo

‒ Permiso profesional o

convalidación del título

‒ Reporte SIRE

‒ Repatriación



Sistema General de Seguridad y Salud en

el Trabajo- SG-SST

‒ Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

‒ Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

‒ Manual y Política de Gestión de Seguridad y Salud

‒ Responsabilidades en seguridad y salud

‒ Presupuesto

‒ Matriz de riesgos y legal

‒ Indicadores

‒ Plan de emergencia



Exámenes médicos

‒ Anualmente a todos los empleados.

‒ Luego de incapacidades o

reintegros, para evaluar su

reincorporación a las actividades.

‒ Epidemiológicos.



‒ Auditoría

‒ Política para trabajo en alturas

‒ Estudio sobre cumplimiento de obligaciones en

seguridad y salud en el trabajo

‒ Investigación de incidentes, accidentes y

enfermedades

‒ Base de datos

‒ Reglamento de Seguridad en Labores Mineras

Subterráneas



SG-SST- Control documental (mínimo):

La política objetivos del SG-SST

Responsabilidades asignadas

Identificación anual de peligros, evaluación y valoración del riesgo

Informe de condiciones de salud, perfil

sociodemográfico de la población trabajadora

Plan de trabajo anual

Programa de capacitación anual y

soportes de su cumplimiento

Procedimientos e instructivos de SST

Registro de entrega de equipos, epps y protocolos de

seguridad

Soportes de convocatoria, elección

y conformación del COPASST, actas de

reuniones

Reportes e investigación de

accidentes, incidentes y enfermedades

laborales

Amenazas, evaluación de vulnerabilidad,

planes de prevención y respuesta de emergencias

Programas de vigilancia

epidemiológica.

Registros de inspecciones a instalaciones,

maquinas o equipos

La matriz legal actualizada que le

aplica a la empresa.

La evaluación inicial del SG.SST (revisión

anual)

Evidencias de las gestiones adelantadas

para el control de riesgos prioritarios


Responsables del SG-SST

La alta dirección (Gerencia)

Comité o vigía SST

Responsable del SG- SST

Trabajadores directos

Trabajadores en misión, contratistas, proveedores, visitantes

ARL

Asesoría y

asistencia

técnica


Plan Estratégico de Seguridad Vial

‒ Plazo: 31 de diciembre de 2016

‒ Revisión bianual

‒ Oblitatorio cuando:

10 vehículos automotores o no automores

Conductores



Certificado de ingresos y

retenciones

‒ Obligación anual



Empleados en misión

Posible solidaridad por pagos a seguridad social



Muchas gracias!

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