Desarrollo de los sistemas de planificación de recursos empresariales Dra. María G. Rosa-Rosario...

Desarrollo de los sistemas de planificación de recursos

empresariales

Dra. María G. Rosa-RosarioCapítulo II

Objetivos

1. Identificar los factores que llevaron al desarrollo de los sistemas ERP.

2. Describir las características distintivas de los programas de ERP.

3. Discutir los pros y contras de la aplicación de un sistema de ERP.

4. Resumir los acontecimientos en curso en ERP.

Monk, E & Wagner, B. (2006). Concepts in Enterprise Resource planning.2nd ed.,

Thomson.

Intoducción

• Incrementar la eficiencia de los sistemas de información resultará en procesos de negocio eficientes, haciendo de la organización una más competitiva.

• La integración de los sistemas de información a través de áreas funcionales es un fenómeno relativamente reciente.


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Continuación: Introducción

• La falta de interacción puede dar lugar a costosas ineficiencias:– Los errores de codificación de datos.– la falta de datos oportunos debido a actualización

periódica de los sistemas.– Problemas con los datos que se definen de modo

diferente en los distintos sistemas.


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• Los sistemas de ERP pueden integrar las operaciones de una empresa proporcionando un entorno informático en toda la empresa:– Incluye una sola base de datos compartida por

todas funciones.– Puede ofrecer datos coherentes a todas las

funciones del negocio en tiempo real• Los sistemas de ERP pueden reducir

dramáticamente los costos y aumentar la eficiencia operacional.


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• Con ERP, la división de sistemas de almacenamiento de IBM:– Cambia los precios el inventario en 5 minutos en

vez de 5 días.– Envía un repuesto en 3 días en vez de 22.– Verifica el crédito de cliente en 3 segundos en vez

de 20 minutos.


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Evolución de los sistemas de información

• Utilizar programas integrados para manejar todas las áreas funcionales de un negocio parecen ser obvias hoy, pero no fueron técnicamente posible hasta los años noventa.

• Tres factores contribuyeron al desarrollo de sistemas de ERP:– Avance de los equipos y programas de computadora.

• Potencia de la computadora, memoria y comunicaciones.• Desarrollo de una visión integrada de los sistemas de

información.• Reingeniería de las empresas a cambio de un enfoque

funcional a un enfoque de gestión.


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Equipo y programas de computadora

• El equipo de computadora cada día es más pequeño, más barato y más rápido.

• Gordon Moore, empleado de Intel, señaló que el número de transistores en un chip y por lo tanto su poder, se duplica cada 13 meses.– Esta tendencia en la potencia de las computadoras ha

continuado hasta el día de hoy.• El poder de computadoras actuales han hecho que los

equipos requeridos para sistemas de ERP sean económicos.

• La observación de Moore ahora es conocida como Ley de Moore.


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Moore’s Law

• La observación hecha en 1965 por Gordon Moore, el cofundador de Intel, que el número de transistores por pulgada cuadrada en circuitos integrados había duplicado todos los años desde que el circuito integrado fue inventado.

• Moore predijo que esta tendencia continuaría para el futuro. En años subsiguientes, el ritmo fue un poco más despacio, pero la densidad de datos se ha duplicado aproximadamente cada 18 meses y esto es la definición actual de la Ley de Moore.

• La mayoría de los expertos, inclusive Moore mismo, espera que la Ley de Moore tenga validez por lo menos otras dos décadas.

http://www.webopedia.com/TERM/M/Moores_Law.html


Thomson.

http://www.webopedia.com/TERM/M/Moores_Law.html

Continuación: Equipo y programas de computadora

• Los sistemas de computadora empezaron como computadoras centrales.– Un gran computador compartido por muchos usuarios

que se comunicaba con el sistema haciendo uso de tarjetas de papel perforadas o cintas de papel.

– Terminales-principalmente un monitor y un teclado que no poseían compatibilidad con la computadora -más tarde estos fueron utilizados para comunicarse con la computadora central.


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Thomson.

http://www.pattonhq.com/ibm.html

http://www.pattonhq.com/ibm.html


• La computadora personal (PC), permitió a las personas más control sobre sus equipos.

• Aplicaciones únicas, aplicaciones como el procesamiento de textos, hojas de cálculo y programas de presentaciones fueron desarrollados para PC.

• Compartir equipos periféricos costosos permitiendo así el desarrollo de las redes de computadoras.


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• El intercambio y el manejo de importantes datos de las empresas se convirtió en una cuestión aún más importante, cuando las PC se volvieron más comunes.

• Cliente-servidor estos sistemas se desarrollaron para manejar la data que se compartía. Una computadora central administra el almacenamiento e intercambio de datos comunes.

• El sistema de cliente-servidor provee escalabilidad. La capacidad de la red podría aumentar a bajo costo añadiendo un nuevo servidor a la red existente.

• Los sistemas de mainframe fueron en general, no escalables. Incrementando la capacidad significaba comprar un nuevo sistema.

• Los sistemas de cliente-servidor son mucho más rentables a largo plazo.


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• Una base de datos común es un componente clave de un sistema ERP.

• Los sistemas de base de datos relacional se introdujeron para 1970s:– estos sistemas tomaron en consideración el

almacenamiento y recuperación de datos más eficientes.– Para apoyar los sistemas de ERP, las bases de datos

relacionales necesitaron poder encontrar datos específicos rápidamente, de una base de datos grande y compleja.

– Para años 1990s, el equipo, las redes y los programas de base estaban en posición para hacer sistemas de ERP factibles a gran escala.


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Raíz de la manufactura de ERP

• Planificación de Requerimientos de Materiales (Materials Requirements Planning (MRP)), programa desarrollado en la década de 1960 y los 70’s.

• Permitía a las firmas comenzar con un pronóstico de ventas y que desarrollarán planes de la producción y de materia prima.– Para compañías con muchos productos, materia prima y los recursos

compartidos de la producción, no serían posibles sin una computadora.

– Intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange (EDI)), le permite a la empresa someter sus necesidades de compra electrónicamente.

– El intercambio de fabricación de largo alcance entre los fabricantes y proveedores fue el comienzo de la gestión de la cadena de suministro.


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Modelo funcional del negocio

• Alfred P. Sloan desarrolló el modelo de organización funcional en los años 30 como presidente de General Motors.

• El modelo tuvo un gran éxito desde hace décadas, pero la competencia extranjera en la década de 1980 pusieron al relieve los problemas con el modelo.– La flexibilidad y la rápida toma de decisiones no era

posible.– Las organizaciones se han convertido en demasiado

complicadas.– La capacidad de responder a cambios se limitaba.


Thomson.

Gerencia alta

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Flujo de material y Producción

Flujo de información en el modelo de funciones del negocio


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Modelo del proceso del negocio

• Es un proceso orientado a la empresa, el flujo de información y la actividad de gerencia es "horizontal"-entre funciones.

• El flujo "horizontal" promueve la flexibilidad y la rápida toma de decisiones.

• Michael Hammer's, alentó a los gerentes a tomar una vista "horizontal" del proceso del negocio de sus compañías.


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Gerencia alta

Finanzas &Contabilidad

Cuentas a pagar

Cuentas a cobrar

Marcadeo & Ventas

Adquisiciones Manufactura Logística

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Flujo de Información

Suplidores Conversión Almacenamiento & acarreo

Materiales & Flujo del producto

Flujo de información y materiales en el proceso del modelo de negocio

SAP• Systemanalyse und Programmentwicklung (SAP) fue

formado en Mannheim, Germany, en 1972 por cinco analistas de sistema de IBM.

• Objetivo era desarrollar un programa uniforme de negocio que podrían ser configurado para satisfacer las necesidades de una compañía.

• Los fundadores de SAP querían:– Que los datos estuvieran disponibles en tiempo real.– Los usuarios trabajaran en una pantalla de una

computadora, no con papel.• Metas altas en 1972.


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Continuación SAP• Los fundadores SAP tuvieron que desarrollar su

primer paquete de programa en su primera noche en el computador del cliente.– Las computadoras no disponibles en 1972.

• El primer paquete de programas fue conocido por varios nombres, incluyendo R, y R RF / 1.

• Entre 1978 y 1982, SAP desarrolló un paquete de programa más integrado, denominado R / 2. – R / 2 sigue siendo un paquete para la computadora central

• Para 1988, SAB había desarrollado el R/2 en un programa internacional y había vendido 1.000 sistemas.


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SAP R/3

• SAP R/3 fue desarrollado desde 1988 a 1992.– es un paquete de programa de cliente/servidor que puede

funcionar en una serie de sistemas informáticos, incluyendo Windows NT y Unix .

– Dado que se trata de un sistema cliente/servidor, podría fácilmente ser ampliado en la medida que la empresa crezca, añadiendo nuevas computadoras (servidores) al sistema.

• R/3 es además, un sistema de arquitectura abierta– Permite a otras empresas fabricantes de programas

desarrollar productos compatibles.– Posibilita la integración de equipo, como los escáneres de

códigos de barras, PDA, teléfonos móviles, etc, más fáciles.


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Y2K

• La mayoría de los programas de negocio escritos en los ‘60s y '70s, salvaron el espacio de almacenamiento utilizando sólo 2 dígitos para almacenar el año.– Por ejemplo: 10/29/75 en vez de 10/29/1975

• Con las fechas después de 12/31/99, los cálculos de la computadora tenían la probabilidad de tener un error.– 10/29/2001 podría ser interpretado como 10/29/1901 por un

programa que sólo almacenaba las fechas 10/29/01.• Las compañías encararon se enfrentaron a una situación

mientras que el nuevo milenio se acercaba:– Reescribir los antiguos programas para almacenar correctamente los

datos del año. – Utilizar el problema como una oportunidad para actualizar el ERP.


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Y2K• El problema de Y2K creó un crecimiento explosivo de

ventas para los sistemas de ERP.• Esto lleva a una escasez significativa de consultores

experimentados de ERP, dirigiendo muchas compañías a tener los problemas con sus implementaciones a veces-apresurados.

• La alta demanda por consultores experimentados de ERP antes de Y2K, fue seguido por una abrupta caída para mediados de 1999.– A mediados de 1999, las compañías habían decidido cómo

iban a manejar el problema de Y2K, así que las nuevas ventas de ERP bajaron significativamente.


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Proveedores de ERP

• La consolidación está ocurriendo actualmente en el negocio de programas de ERP.– PeopleSoft compró el proveedor de ERP, JD

Edwards en 2003.– Oracle, tras una larga batalla, adquirió PeopleSoft

en el 2005.– SAP y Oracle son ahora los dos más grandes

proveedores de ERP.– Microsoft desafía SAB y Oracle a vender sistemas

de ERP a pequeños y medianos negocios.


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Empresas SAP R/3

• La última versión del programa SAP’s R/3 se llama el lanzamiento 4.7 o empresa.

• La empresa R/3 utiliza una base de datos central para compartir datos entre las áreas funcionales primarias de:– Comercialización y Ventas – Administración de producción y materiales– Contabilidad y Finanzas – Recursos Humanos


Thomson.

Flujo de datos entre las áreas funcionales


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Comercialización y Ventas

Recursos Humanos

Contabilidad y Finanzas

Administración de Producción

y materiales

DataCentral

Módulos de SAP R/3

• Mientras SAP apoya los procesos del negocio, estos son organizados en torno a módulos funcionales:– El módulo de las ventas y de la distribución (SD) registra

órdenes de las ventas y horario de entregas.• La información como valor, cómo y donde enviar los productos,

cómo el cliente es facturado, etc. se mantenido en este módulo.– El módulo de la gerencia de materiales (MM)

• La adquisición de materia prima de los proveedores (compras).• Manejo de inventario de la materia prima.

– La Planificación de Producción (PP) es el módulo donde la producción es planificada y programada y las actividades reales de la producción son registradas.


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Continuación: Módulos de SAP R/3• La Administración de la Calidad (QM) módulo de ayuda a planificar y

registrar las actividades de control de calidad, como las inspecciones del producto y certificaciones materiales.

• La Conservación de Mantenimiento (PM) módulo que permite la planificación para el mantenimiento preventivo de la maquinaria de planta y manejo recursos de la conservación.

• La Administración de la Ventaja (AM) módulo ayuda la compañía para el manejo de las compras de activos fijos (máquinas e instalaciones) y la correspondiente depreciación.

• Los Recursos Humanos (HR) módulo facilita la contratación de los empleados, reclutamiento, capacitación, nómina de sueldos y beneficios.

• La Contabilidad Financiera (FI) módulo de registros de transacciones en cuentas generales. Se utiliza para generar estados financieros para propósitos externos de presentación de informes.


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Continuación: Módulos de SAP R/3• El Control (CO) módulo es utilizado para propósitos internos

de administración. – En CO, los costos de manufactura son asignados a los productos y a

los centros de costos, de manera que la rentabilidad de las actividades de la empresa pueden ser analizados.

– El módulo CO apoya la adopción de decisiones administrativas.• El Sistema del Proyecto (P) módulo permite la planificación y

control de proyectos especiales como investigación y desarrollo o campañas de mercadeo o el bajo-volumen, proyectos sumamente complejos como la construcción de avión o barco.

• El Flujo de trabajo (WF) módulo es un conjunto de instrumentos que pueden ser utilizados para automatizar cualquiera de las actividades en R/3.


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Módulo SAP R/3


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FIFinanzas

Contabilidad

COControlador

Flujo de

trabajo

PPPlanificación del Producto

SDVenta y

distribución.

MMGerencia

de Materiales

QMGerencia

de calidad

PMMantenimiento de la Planta

HRRecursosHumanos

AMAdministracion

de Activos

PSProjecto de

Sistema

Implantación del ERP• Por una serie de razones, muchas empresas optan

por aplicar sólo determinados módulos de un sistema de ERP.– En general, es más fácil de integrar los procesos del

negocio cuando uno de los proveedores de ERP suministra todos los módulos.

– La transferencia de datos entre los diferentes sistemas ERP o un sistema ERP y un sistema de programas a menudo elimina la exactitud de los datos en tiempo real.

– Las actualizaciones de programas también pueden traer problemas entre los diferentes sistemas.

• Debido a estas dificultades, una compañía que decide utilizar múltiples sistemas debe asegurarse de que se haga por razones válidos.


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Continuación: Implantación del ERP

• La tarea primaria en la implementación pone las opciones de configuración en los programas de ERP. – Con SAP, se ha estimado que hay alrededor de 8.000 escenarios de

configuración posibles.• Personalizar los ajustes de configuración de programas para

que se ajuste a las necesidades de la empresa.• Ejemplo: La tolerancia de los grupos de Contabilidad

Financiera.– Para minimizar el riesgo de operaciones no autorizadas, grupos de

tolerancia pueden ser establecidos para limitar el valor monetario de las transacciones que pueden ser enviados por grupos diferentes de empleado.


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Mejores prácticas

• Antes del ERP, la gente de sistemas de información diseñaban programas que reflejaban las prácticas de la compañía.

• Con los programas de ERP, los desarrolladores de software han utilizado su experiencia con un número de empresas para desarrollar "las mejores prácticas“.

• Mejores prácticas representan la forma en que una empresa de ERP considera como una transacción comercial particular debe llevarse a cabo para maximizar su eficiencia.

• Si bien los clientes pueden personalizar sus sistemas ERP para representar a su propio modo particular de hacer negocios, manteniéndose muy lejos de las "mejores prácticas" puede significar que no van a empezar a beneficiarse de la integración de ERP promesas.


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ERP para medianas empresas• En 1998, la mayoría de las empresas Fortune 500 han instalado sistemas

ERP . • ERP las empresas comenzaron a centrarse en las compañías de tamaño

mediano (1,000 o menos empleados) .• Las empresas medianas en Europa tienen un estimado de $ 50 mil

millones anuales de presupuesto para TI .– El presupuesto para las empresas medianas en EE. UU. es aún mayor.

• Para captar el mercado de tamaño mediano, SAP desarrolló Soluciones para la Industria pre-configuradas de sus versiones de programas de R / 3 para industrias específicas, tales como: – Petróleo , gas, automóviles, banca, productos químicos, etc.

• Los servicios de aplicaciones de hospedería de ERP es más atractivo para medianas empresas.


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Lo mejor del enfoque

• Algunas empresas han optado por un enfoque Mejor, en donde han implementado módulos de ERP de diferentes proveedores basados en ventajas reales o supuestas .

• El Mejor enfoque puede llegar a ser obsoleto debido a los desafíos de la implementación:– Los programas deben estar escritos para conectar

distintos sistemas.– La actualización de los módulos es más complicada

con múltiples proveedores.– En tiempo real de la integración de datos con

frecuencia no está dispone.


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Retos de la implantación

• Un número de empresas en los años 1990 experimentaron una implantación larga y retadora.

– Dell cancela una de las áreas de aplicación .

– Owens-Corning tenía una my amplia aplicación.

– FoxMeyer Drogas culpó a su quiebra, al menos en parte, a una agitada implantación de SAP.

• SAP respondió mediante la creación acelerada de SAP (ASAP), una metodología de implementación y un conjunto de herramientas para ayudar con los esfuerzos de ejecución .

• La versión más reciente se llama de ASAP Solution Manager.


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Nuevos productos de SAP• Business Warehouse (BW) ofrece a los usuarios una gran flexibilidad en

el análisis de datos y elaboración de informes personalizados.

– BW simplifica la integración y el análisis de datos de múltiples fuentes, de SAP y no SAP

• Gerencia de las relaciones con los clientes (CRM) ayuda en la administración de las interacciones con clientes a fin de que estén coordinadas y sean consistentes.

– También permite el análisis de los datos de ventas para identificar las tendencias y oportunidades .

• Advanced Planner y Optimizer (APO) ayuda a coordinar la planificación de la producción y la programación entre múltiples instalaciones con los proveedores y clientes.

• NetWeaver proporciona una plataforma amplia para conectarse R / 3 a la Internet.


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Selección de consultores y vendedores

• Los sistemas ERP son tan complejos que una persona no puede entender completamente un sistema único y mucho menos ser capaces de comparar los sistemas con efectividad.

• Un equipo, incluyendo consultores externos, es probablemente necesario para seleccionar el mejor sistema de ERP para una empresa.

• Un equipo formado por consultores y expertos de la compañía es necesario para determinar la forma de configurar correctamente el programas de ERP.


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Beneficios del programa de ERP

• La integración mundial, incluyendo los tipos de cambio de moneda.

• La reducción de mantenimiento de TI: sistema sencillos fáciles de mantener.

• Proporcionan la información para que una empresa pueden administrar y no sólo dar seguimiento.


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Costo de sistema de ERP• El costo de un sistema de ERP:

– Depende del tamaño y la complejidad del paquete de programas, que es una función del tamaño de la empresa .

– Incluye nuevo equipo necesario para ejecutar el sistema .

– Incluye el consultor y honorarios del analista de negocios.

– Incluye el tiempo necesario para la implantación (interrupción de negocio) .

– Incluye los costos de capacitación (el costo de desarrollar y el desplazamiento de los empleados de fuera de sus puestos de trabajo) .

• Una gran empresa, con más de 1000 empleados, puede gastar desde $ 50 millones a $ 500 millones en un complejo proceso de implantación.


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¿El ERP es para todo el mundo?

• Una empresa debe analizar sus propias estrategias de negocio, la organización, la cultura y las operaciones antes de elegir un enfoque de ERP.

• Una empresa no podrá estar listo para aplicar ERP

– Los procesos de negocio de la empresa pueden no estar bien definidos o administrados.

– Si una empresa no está dispuesta a hacer más eficientes sus procesos, entonces no obtendrá los beneficios que un sistema de ERP puede proporcionar.


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¿Los programas de ERP son inflexibles?

• Los programas de ERP están diseñados en torno a las mejores prácticas, de modo que se alienta a las empresas adaptar sus procesos a la forma en que el programa de ERP trabaja.

• Con SAP, las compañías pueden personalizar el programa utilizando su lenguajes como Advanced Business Application Programming (ABAP).

– SAP es un producto de código abierto, lo que significa que el cliente tiene acceso al código fuente del programa.


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Devoluciones de la ERP de Inversiones

• ERP elimina la duplicación de esfuerzos y redundante de datos, resultando en la reducción de las necesidades de personal.

• El sistema de ERP puede ayudar a producir bienes y servicios con mayor rapidez, lo que resulta en aumento de volumen de ventas.

• Un sistema de ERP puede ser necesario para competir con los competidores que han implementado eficazmente los sistemas ERP .

• El sistema de ERP puede reducir la frustración resultante de la imposibilidad de obtener datos precisos y oportunos .

• Más datos exactos y a tiempo pueden mejorar las relaciones con los clientes externos.

• Los pagos de los sistemas ERP pueden ocurrir a lo largo de muchos años, cuando otros factores también pueden afectar a la empresa.


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Return on investment (ROI)• Retorno de la inversión de los beneficios de un proyecto dividido por el

costo del proyecto, ajustado para incluir el valor temporal del dinero .

• El retorno de la inversión de un sistema de ERP es difícil de calcular debido a:

– Muchos de los costos y beneficios intangibles.

– Hay empresas que no han tratado de determinar el retorno de la inversión de su aplicación ERP-sólo consideraron su necesidad.

– Algunas empresas, como Pitney Bowes, visto los beneficios casi inmediatamente.

– Algunas empresas, como Toro, han tardado algún tiempo antes de que se haya producido un retorno tangible.


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Problemas de implantación

• Algunos ejecutivos depositan sus esperanzas en el sistemas ERP y entienden que será la cura fundamental de los problemas de las empresas .

• Algunos ejecutivos y administradores de TI no tienen el tiempo suficiente para un análisis adecuado y establecer una planificación bien planificada.

• Algunos ejecutivos y administradores de TI no escatiman en la educación y la capacitación de sus empleados.

• A veces, la ejecución del proyecto de implantación no se le ofrece a los empleados que usarán el sistema .

• Los ejecutivo de jerarquías altas siempre no apoyan el proceso.El proceso de cambio de la organización no es bien administrado.


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Evolución del sistema de ERP

• Sistemas ERP sólo han sido utilizado desde la década de 1990.

– ERP es aún una tecnología joven, la evolución y el futuro son difíciles de predecir .

• Capacidades adicionales han sido añadidas a las principales aplicaciones ERP :

– Gerencia de las relaciones con los clientes (CRM)

– Administración de la cadena de suministros (Supply Chain Management (SCM) )

– Estratégico de administración de la Empresa (SEM)

– Conectividad a la Internet


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ERP y la Internet• Los desarrolladores de ERP siguen incluyendo

conectividad a Internet en sus aplicaciones de ERP .

• La última iniciativa de SAP es NetWeaver Internet, un sistema de desarrollo para simplificar la integración de Internet con el sistema R / 3 .

• Sistemas ERP, en combinación con la Internet, han llevado al desarrollo del comercio electrónico


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Maximizar el valor de ERP

• Para maximizar el valor de sus sistemas ERP, las empresas deben:

– Integrar: sistemas ERP debe ser integrada en toda la empresa para compartir datos de manera eficaz.

– Optimizar: muchas implementaciones se adelantaron para evitar el problema Y2K. Las compañías pueden obtener valor por el uso de sus sistemas ERP para mejorar sus procesos de negocio.

– Infórmate: el trabajo duro es necesario para utilizar eficazmente la riqueza de información proporcionada por los sistemas ERP.


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Resumen

• Los factores que llevaron al desarrollo de ERP :

– Exponencial el aumento de la velocidad y la potencia del equipo de computadora.

– Temprana arquitectura de cliente-servidor que proporciona el marco para varios usuarios compartir los datos comunes .

– Cada vez más programas sofisticadas para facilitar la integración, especialmente entre la Contabilidad y Finanzas (A & F) y la planificación de recursos de fabricación .

– El crecimiento del tamaño de los negocios, la complejidad y la competencia hace necesarios sistemas de información más eficaces.


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Continuación: Resumen

• SAP AGs R / 3, los programas de la empresa pueden integrar los procesos de una empresa utilizando una base de datos común y en tiempo real de datos.

• SAP R / 3 es modular, ofreciendo una serie de módulos incluyendo los de Ventas y Distribución, Gerencia de Materiales, Recursos Humanos, Contabilidad Financiera, Controlling, Planificación de la producción, etc.


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Continuación: Resumen

• El programa de ERP es costoso, su implantación consume tiempo y requiere una capacitación amplia para los empleado.

• La rentabilidad de la implementación del programa ERP puede ser importante, pero la determinación de la rentabilidad de la inversión (ROI) no puede ser inmediata o fácil de calcular .

• Expertos predicen que la evolución futura de ERP se centrará en la gestión de las relaciones con los clientes, la mejora de la planificación y la toma de decisiones y la vínculos de las operaciones a la Internet.


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