DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS

Hotel Tiamó 4 ****

En el Hotel Tiamó de la prestigiosa cadena de hoteles Glá necesita cubrir un puesto en el departamento de recepción de Jefe de recepción.

Descripción del puesto a cubrir

El jefe de recepción tendrá a su cargo la gestión del área de recepción, así como la supervisiónde las actividades del personal del sector. El trabajador tendrá a su cargo la organización delas actividades del área, así como supervisará los procesos de atención a los huéspedes, laaplicación de reglas de cortesía, las acciones de registro de la información, el cumplimiento de procedimientos administrativos y la articulación de las acciones con otras áreas del establecimientos. gestionar y supervisar las actividades del área de recepción para prestar unservicio de calidad conforme procedimientos del establecimiento.

FUNCIONES JEFE DE RECEPCIÓN

Distribuir y asignar funciones al personal de recepción teniendo en cuenta los pronósticos de ocupación y movimientos de huéspedes individuales y grupales.

Articular el trabajo del departamento con los demás departamentos del hotel considerando los requerimientos de atención continua al huésped.

Asistir al departamento de RR.HH. y/o a la gerencia del hotel en la organización, toma de personal y reasignación de funciones relativas al área de recepción.

Capacitar al personal a su cargo en aspectos operativos del área de recepción, atención al cliente y normas de seguridad, según procedimientos del establecimiento.

Supervisar el desempeño del personal a su cargo, según procedimientos del establecimiento

Supervisar las acciones del personal a su cargo relativo a la atención del cliente, considerando el cumplimiento de los procedimientos y las reglas de cortesía.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES DEL

JEFE DE RECEPCIÓN.

Organizar la secuencia de trabajo según el turno asignado.

Supervisar la pre asignación de habitación de huéspedes.

Supervisar los movimientos del área y las interacciones con otros departamentos.

Supervisar los registros de ingreso y egreso de huéspedes.

Supervisar y atiende durante su estadía a huéspedes y no huéspedes.

Determinar la disponibilidad ocupacional analizando la información incluida en el listado de ocupación utilizando medios manuales y/o tecnológicos.

Analizar los pronósticos de reservas diarias y semanales considerando el movimiento previsto.

•Programar las actividades del personal del área., la modificación de los turnos y la atención integral del sector.

•Asignar las actividades al personal del área considerando la información referida a disponibilidad habitacional y movimiento del área.

•Informar al personal cambios o modificaciones en turnos y en cobertura del área en forma oral o escrita según procedimientos del establecimiento. •Supervisar la remisión al departamento de ama de llaves de los informes y listados considerando la secuencia de actividades para la programación de las tareas.

•Supervisar remisión de información al departamento de alimentos y bebida relativa a pedidos especiales considerando los requerimientos del huésped.•En caso de departamento de eventos: se recibe la orden del servicio del departamento de eventos coordinando las actividades con las áreas correspondientes.•Reporte de estado general de habitaciones entregado al inicio del turno mañana, indicando cantidad de ingresos y salidas del día.•Informar al personal sobre las normas de seguridad generales del establecimiento y las particulares del área de recepción considerando la importancia de la observancia y la obligatoriedad de su cumplimiento.

Trabaja bajo la supervisión del gerente. Tiene a su cargo el personal vinculado al área (recepcionistas, botones, etc.). Interactúa con de otras áreas del Hotel, tales como el departamento de compras pisos, f&b.

LAS RELACIONES DEL JEFE DE RECEPCIÓN CON OTRO DEPARTAMENTOS

ESPECIFICACIONES DEL PUESTOCONOCIMIENTOS REQUERIDOS PARA EL PUESTO DE JEFE DE RECEPCIÓN

Horario de los diferentes turnos y funciones del personal afectado a cada uno de ellos.

Disponibilidad habitacional diaria del hotel. Interpretación de registros escritos:

pronósticos de ocupación, estadísticas, etc. Formas de organización del trabajo:

asignación de roles y funciones. Distribución de tareas, supervisión de actividades relativas al sector

Lecto-escritura aplicada a reportes, ordenes de trabajo y memorandos.

Habitaciones: cantidades, tipo, estado general y distintas situaciones.

Informes, listados y reportes utilizados por los departamentos del hotel para programar sus actividades.

Registro electrónico: manejo, interpretación, etc.

Servicios básicos y especiales según tipo de establecimiento.

Descripción de los servicios, costos adicionales, horarios de prestación de los servicios.

Sistema informático utilizado en el hotel Normas de seguridad del establecimiento y del

área. Procedimientos del área: atención al

huésped ,procesos operativos y administrativos. Comunicación fluida con el personal a cargo. Organigrama general del establecimiento:

relaciones entre distintas áreas y funciones. Área de recepción: puestos y funciones. Perfiles

requeridos. Procedimientos de atención al cliente y reglas de

cortesía. Formas de pago. Procedimientos de ingreso y egreso de

huéspedes. Procedimientos de toma de reservas. Procedimientos para resolver sobreventa. Área de recepción: puestos y funciones. Perfiles

HABILIDADES Y APTITUDES REQUERIDAS PARA EL PUESTO

Habilidades

HABILIDAD TECNICA

Habilidad del Jefe de recepción para utilizar sus conocimientos técnicos y métodos para la ejecución de tareas específicas. Capacidad para análisis y resolución de problemas de forma rápida y eficaz.

HABILIDAD HUMANA

Es la sensibilidad o capacidad del Jefe de Recepción para trabajar de manera efectiva como miembro de un grupo y lograr la cooperación dentro del equipo que dirige. Es el conjunto de aptitudes necesarias para relacionarse con otras personas y trabajar en grupos hacia el logro de objetivos comunes. Incluye el autoconocimiento (conciencia de sus propias actitudes, posiciones y conceptos), la empatía y las habilidades para la comunicación.Es necesario que el jefe de Recepción tenga la actitud de LIDER. HABILIDAD CONCEPTUAL.

Consiste en la capacidad para percibir a la organización como un todo (en términos de sistemas), reconocer sus elementos, las interrelaciones entre los mismos, y como los cambios en alguna parte de la organización afectan o pueden afectar a los demás elementos. Es la capacidad para entender y para leer el entorno y para diseñar nuevos modelos de organización y conducción

Aptitudes

Habilidades organizativas Gran habilidad para comunicarse y resolver

problemas con facilidad Liderazgo Habilidades comerciales Gestión de empresa Adaptabilidad y trabajo en equipo

Experiencia y formación requeridas para el puesto

Titulación de Hostelería y Turismo. Valorándose formación de postgrado especializada

en Gestión Hotelera. Una experiencia completa y rica en los puestos de

Front Office o Recepción. Dominio completo de las tareas del personal a

quien supervisa. Excelente presentación, poseedor de un sentido de

acogida, de la organización y de la gestión. Dominio de la lengua inglesa, considerando el

idioma inglés como algo básico. Valorándose ruso, alemán y árabe como otros idiomas necesarios por la localización del establecimiento.

EL RECLUTAMIENTO

Para cubrir el puesto de Jefe de recepción llevaremos a cabo reclutamiento externo pues el reclutamiento interno no nos interesa y no es posible en este caso pues el Segundo Jefe de Recepción no desea asumir la responsabilidad pues sus conocimientos y técnicas no alcanzan el nivel exigido. Y a pesar a ofrecerle formación ha rechazado la oferta. Por lo que procedemos al reclutamiento externo pues no hay más personas en el establecimiento que puedan ocupar el puesto.

¿Cómo realizaremos el reclutamiento?

Pondremos anuncios en Escuelas De Hostelería de Málaga, periódicos locales y en portales de empleo/bolsas de empleo de hostelería .

Anunciaremos que necesitamos cubrir un puesto para Jefe de recepción y las personas interesadas tendrán que acudir el día 23 de febrero a las 16h a la sala de reuniones del Hotel. En el acto de presencia describiremos el puesto, las

habilidades, conocimientos responsabilidades del futuro Jefe de recepción.

Los postulantes tendrán que acudir con sus currículos vitae.

Tras la presentación recogeremos los cv.

LA PRESELECCIÓN

Es el momento de la preselección:

1. Los que interesan y pasan a la siguiente fase, porque cumplen en principio los requisitos.

2. Los que nos hacen dudar, porque no se ajustan por completo al perfil que se pide o porque faltan datos, pero que, sin embargo, los guardamos a modo de reserva.

3. Los que desechamos, porque no responden a la mayoría de los requisitos

¿En qué nos basaremos para hacer la preselección?

Pasarán a la siguiente fase aquellos currículos en los que se aprecie: • Más de 3 años de experiencia en puesto

similar. • Titulación académica. • Idiomas, inglés y alemán. • Cursos o Master de gestión de empresas,

comercio y marketing.

Una vez hecha las verificaciones necesarias contactaremos con los candidatos para concertar una cita para realizar las pruebas de evaluación. Las pruebas se realizaran en el departamento de recepción.

LAS PRUEBAS PROFESIONALES

Las pruebas profesionales serán las siguientes:

Se le entregará la planilla de personal y registro de novedades. Se solicitará la definición de las actividades diarias, la asignación de tareas al personal.

Evaluación del manejo de planillas y las formas e interpretación de registros según procedimientos del establecimiento.

Se analizaran conocimientos de idiomas, informáticos y aptitudes para atención al público.

Presentación del postulante en situación real de trabajo. Se solicita al candidato informar al personal a cargo acerca de: procedimientos administrativos, normas de seguridad, reglas de cortesía y aspectos operativos y de atención al huésped (durante el ingreso y egreso, en la asignación de habitaciones, en la rendición y cierre de operaciones).

Se realizará test para evaluar conocimiento sobre bono presentación,partes de incidencias, No show,incidencias, Cardex, etc.

Se evaluará en el candidato la forma de enunciado de las consignas, la supervisión del proceso de trabajo .Asimismo, se tendrá en cuenta la claridad en la comunicación, capacidad de empatía, tono de voz, cortesía, lenguaje corporal y escucha activa.

En situación real de trabajo se verifica que el postulante efectúe la supervisión del personal a cargo a partir de los siguientes registros: listado de habitaciones bloqueadas ,

Control del proceso de facturación, supervisión del cierre de turno, de emisión de la documentación respondiente y del traspaso.

ENTREVISTA

Una vez realizadas las pruebas profesionales necesarias realizaremos una entrevista personal en el departamento de RRHH del establecimiento. La entrevista la realizara el jefe de RRHH, se tratará de una entrevista de selección para determinar los valores de los candidatos .Será una entrevista normal donde se intentará que el candidato se muestre tal y cómo es.

Una vez realizadas todas las entrevistas seleccionaremos a la persona más indicada para el puesto teniendo en cuenta todas las pruebas, currículo y entrevista.

Documento realizado por el departamento de RRHH para la selección de Jefe de recepción en Hotel Tiamó.Fecha de realización , 10/2/2013.