Departamento Administrativo de la Función Pública Escuela Superior de Administración Pública

Departamento Administrativo de la Función Pública

Escuela Superior de Administración PúblicaRepública de Colombia


República de Colombia

Aula de clase



Planes Institucionales de Planes Institucionales de Capacitación:Capacitación:

Formulación, Formulación,

Ejecución y EvaluaciónEjecución y Evaluación



Fases de los Planes Institucionales Fases de los Planes Institucionales de Capacitación:de Capacitación:

5. Seguimiento y

Evaluación

2.Formulación del Plan

3. Definición de Objetivos del Plan y Establecimiento de

Estrategias

4. Ejecución del Plan

1. Diagnóstico de Necesidades de Capacitación



Diagnóstico de Necesidades Diagnóstico de Necesidades de de

CapacitaciónCapacitación



Normatividad (Decreto 1567 de 1998)Normatividad (Decreto 1567 de 1998)

“Artículo 6. Principios rectores de la capacitación:

c) Objetividad: la formulación de la política, planes y programas debe responder a diagnósticos de

necesidades de capacitación .…

d) Participación: ....la detección de necesidades ....deben contar con la participación de los

empleados”



Normatividad (Decreto 1567 de 1998)Normatividad (Decreto 1567 de 1998)

“Artículo 11. Obligaciones de las entidades:

a) Identificar necesidades de capacitación ....en función

del logro de los objetivos institucionales.”

“Artículo 12. Obligaciones de los empleados:

a) Participar en la identificación de necesidades de

capacitación de su dependencia o equipo de trabajo.”



Normatividad (Ley 909 de 2004)Normatividad (Ley 909 de 2004)

“Artículo 16. Las Comisiones de Personal (númeral 2):

h) Participar en la elaboración del Plan Anual de

formación capacitación y en el de estímulos y

seguimiento.”



Normatividad (Ley 909 de 2004)Normatividad (Ley 909 de 2004)

“Artículo 36. Objetivos de la Capacitación:

1. Desarrollar capacidades, destrezas, habilidades,

valores y competencias fundamentales ...

2. Atender políticas del DAFP y normatividad.”



Conjunto de procesos organizados, dirigidos a generación de conocimientos, el desarrollo de

habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a

la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal

integral.

¿Qué es capacitación?¿Qué es capacitación?



El proceso de enseñanza tiene como

resultado el cambio de conductas concretas.

El aprendizaje se considera como un proceso de transformación del sujeto que aprende, de formas de

entender la realidad, de mirarla, de explicársela.

¿Qué es capacitación?¿Qué es capacitación?Capacitación - Proceso de enseñanza - Aprendizaje



Actividades que se dirigen a atender necesidades

específicas de adquisición de conocimientos y

habilidades para el cumplimiento de los propósitos

organizacionales y que pueden ser implementadas

en períodos de tiempo relativamente cortos.

¿Qué es capacitación?¿Qué es capacitación?



Capacitación para el desarrollo de Capacitación para el desarrollo de competencias laboralescompetencias laborales

Un saber hacer y actuar en un contexto laboral particular, combinando y movilizando recursos necesarios (conocimientos, habilidades, actitudes) para lograr un resultado (producto o servicio) cumpliendo estándares o criterios de calidad previamente definidos satisfaga las necesidades y exigencias de los ciudadanos.Es decir:

Saber Movilizar Integrar y Transferir

Recursos (Conocimientos, Habilidades, y

Actitudes)

Para Resolver problemas en un contexto laboral

particular, cumpliendo criterios de calidad y

necesidades del ciudadano



Capacitación para el desarrollo de Capacitación para el desarrollo de competencias laboralescompetencias laborales

• Supera el énfasis en el aprendizaje de contenidos.• Aporta elementos para la renovación de la enseñanza y por

tanto de la selección y organización de los contenidos y actividades de aprendizaje.

• Orienta cambios en las acciones de evaluación de aprendizajes.

• Permite la construcción de conocimientos, la participación activa y responsable de los alumnos, la creación colectiva de los saberes, significados y realidades.

• Transforma situaciones de trabajo en situaciones de aprendizaje, generando un proceso de formación flexible y permanente a partir de la capacidad para aprender en y para el trabajo.



El oculista



Grados y títulos de educación básica,

media técnica y universitaria.

CAPACITACIÓN

BIENESTAR

Educación noEducación no

Formal e InformalFormal e Informal

EducaciónEducación

FormalFormal



Diagnóstico Diagnóstico dde Necesidades e Necesidades dde Capacitacie Capacitacióónn

Identificar las necesidades de capacitación de los

servidores públicos por áreas de trabajo para cumplir

con su misión, para el desempeño de sus funciones o

para el desarrollo de los proyectos en los cuales participa.

Objetivo



Diagnóstico Diagnóstico dde Necesidades e Necesidades dde Capacitacie Capacitacióónn

Desempeño Desempeño realreal

Desempeño Desempeño requeridorequerido

Brecha de desempeño



ResponsabilidadesResponsabilidades

Recursos Recursos humanohumano

Comisión de Comisión de PersonalPersonal

Jefe de área Jefe de área y y

grupo de trabajogrupo de trabajoIdentificación de Identificación de necesidades y necesidades y

priorización áreapriorización área

Orientación Consolidado Orientación Consolidado

y Priorización y Priorización

InstitucionalInstitucional

Precisar Términos Precisar Términos

de Referencia de Referencia

y

y

Participar en Participar en

la Evaluaciónla Evaluación



1. Analisis de Debilidades

2. Identificación Necesidades del Área

3. Identificación Necesidades Individuales

4. Consolidación Necesidades por Dependencias

5. Consolidación Necesidades de la Entidad

Pasos para el DiagnósticoPasos para el Diagnóstico



OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO

• IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE CAPACITACION DE LOS SERVIDORES PUBLICOS POR AREAS DE TRABAJO PARA CUMPLIR SU MISION, PÁRA EL DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES O PARA LA EJECUCION DE PROYECTOS



MARCO DE REFERENCIA DIAGNOSTICA

• MISION DE LA ENTIDAD• PLANES Y PROYECTOS DEL AREA• FUNCIONES BAJO SU RESPONSABILIDAD• ORIENTACIONES Y POLITICAS EL PLAN

NACIONAL DE FORMACION Y CAPACITACION

• INFORME DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO SOBRE SU GESTION



1- EL JEFE DE AREA CON SU GRUPO IDENTIFICA NUEVOS PROYECTOS

• RESPONSABILIDADES DEL AREA• DIFICULTADES DEL PLAN OPERATIVO

ANUAL• NUEVOS PROYECTOS Y

RESPONSABILIDADES• ORIENTACIONES EN EL PLAN

NACIONAL DE FORMACION Y CAPACITACION



2- ACUERDOS DE GRUPO

• EN CUALES PROYECTOS SE REQUIERE INFORMACION, CONOCIMIENTOS, HABILIDADES O ACTITUDES

• EN CUALES TEMATICAS DEL PNFC EL GRUPO REQUIERE CAPACITACION



3-CADA FUNCIONARIO

• NECESIDADES DE CAPACITACION PROPIAS SEGÚN EL DIAGNOSTICO DEL GRUPO

• NECESIDADES DETECTADAS EN LA EVALUACION DEL DESEPEÑO



4- CONSOLIDADO DE NECESIDADES

• PRIORIZARSE EN FORMA DESENDENTE DESDE LA MAS URGENTE E IMPORTANTE PARA ENTREGAR AL JEFE DE RECURSOS HUMANOS



5- AREA DE RECURSOS HUMANOS

• COMPILA INFORMACION PARA PRESENTAR PARA PRESENTAR LAS NECESIDADES IDENTIFICADAS AL COMITÉ DE CAPACITACION DE LA ENTIDAD



Bowling



Taller para el Taller para el Diagnóstico de Diagnóstico de NecesidadesNecesidades



Marco de Referencia para el Marco de Referencia para el DiagnósticoDiagnóstico

1. Misión de la Entidad2. Planes y Proyectos del Área3. Funciones del área4. Orientaciones y líneas de política fijadas en el

PNFC5. Informe de la Oficina de Control Interno sobre la

gestión de la dependencia

Taller con jefes de área



Lineamientos y Estrategias

Una gestiónUna gestión pública pública

Eficiente yEficiente yEficázEficáz

Una gestiónUna gestión pública pública

transparentetransparente Una gestiónUna gestión

pública pública DemocráticaDemocrática y y ParticipativaParticipativa

Mejoramiento de competencias laborales

Servidores íntegros

Participación

ciudadana

Formación gerencial

Formación para la descentralización



ESTRATEGIAS DE CAPACITACION

• 1- DEFINIR LA POBLACION OBJETO

• 2- MODALIDAD DE CAPACITACION• FORO• CONFERENCIA• SIMPOSIO• PANEL• CONGRESO• ENCUENTRO• SEMINARIO• CURSO

DIPLOMADOTRABAJO DE PARESVISITAPRACTICACONVERSATORIODISCUSIONESINTERCAMBIOSEXHIBICIONESLECTUIRA DE CASOS



ESTRATEGIAS PEDAGOGICAS

• PROCESO DE ENSEÑANZA APRENDIZAJE Y CONTENIDOS ACADEMICOS

• RECURSOS DE INFORMACION



ESTRATEGIAS ALTERNATIVAS

• ALIANZAS ESTRATEGICAS

• PERTENECER Y PARTICIPAR EN LA RED DE APOYO A LA FORMACION Y CAPACITACION DEL SECTOR PUBLICO

• UTILIZAR BANCO DE CAPACITADORES

• PORTAFOLIO DE SERVICIOS ESAP



Fortalecer y desarrollar capacidades y competencias en los

servidores para lograr el Estado Gerencial, el Estado

Participativo y el Estado Descentralizado.

Desarrollar capacidades en los ciudadanos para hacer

realidad el Estado participativo.

Marco OrientadorMarco Orientador



FORMATO No. 1: FICHA PARA EL REGISTRO DE NECESIDADES INDIVIDUALES

DIAGNÓSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

ÁREA DE TRABAJO:

NOMBRE DEL FUNCIONARIO:

CA RGO:

CLASE DE NECESIDAD PROYECTO O FUNCIÓN

NECESIDAD DE CAPACITACION I. * C. * H.*

* I = Información * C = Conocimiento * H = Habilidades



FORMATO No. 2:

CONSOLI DADO DE NECESIDADES DE CAPACI TACION POR DEPENDENCIAS

PPOOBBLLAACCIIÓÓNN OOBBJJ EETTIIVVOO DDEELL PPLLAANN DDEE

CCAAPPAACCIITTAACCIIÓÓNN

NNÚÚMMEERROO DDEE FFUUNNCCIIOONNAARRIIOOSS PPOORR NNIIVVEELL JJ EERRAARRQQUUIICCOO

PPRROOYYEECCTTOO OO FFUUNNCCIIOONNEESS

CCOONN RREEQQUUEERRIIMMIIEENNTTOOSS PPOORR

DDEEPPEENNDDEENNCCIIAASS OO

RRDDEENN

DDEE PP

RRII OO

RRII DD

AADD

NNEECCEESSIIDDAADDEESS DDEE CCAAPPAACCIITTAACCIIÓÓNN

AA** BB** CC** DD** EE**

1

2

3

4

5

6

7

8

A= Directivo y Asesor B= Ejecutivo C= Profesional

D= Técnico E= Asistencial



Directivo-ejecutivo Asesor Profesional Técnico Asistencial

Población objetivo por nivel Dependencias PrioridadAreas Temática

NECESI DADES DE CAPACI TACI ÓN

Consolidado Institucional



Programación de Programación de la Capacitaciónla Capacitación



Programación Programación de la de la

CapacitaciónCapacitación

• Objetivos del Plan

Institucional de Capacitación.

• Consolidado de la

programación anual de

capacitación.

• Programas Académicos de

Capacitación.



ProgramaciónProgramación

Resultados del diagnóstico.

Orientaciones de la Dirección de la entidad.

Recursos disponibles.

La programación se realizará con base en:



PASOS EN LA PROGRAMACION

• 1- PRIORIZACION DE TEMAS Y AREAS

• 2- BUSCAR INFORMACION SOBRE SOLUCIONES DE CAPACITACION

• 3- PRIORIZACION Y DECISIONES SOBRE LA CAPACITACION

• 4- CONSERTACION SOBRE EVENTOS DE CAPACITACION



Programa de Capacitación

Nombre del Programa Justificación

Qué necesidades de capacitación atiende y de que áreas

Objetivos Cambios de conducta en el área de trabajo Aprendizajes necesarios

Población objetivo A quienes se dirige

Modalidad y duración Metodología de capacitación y recrusios didácticas: Seminario, Foro, taller, diplomado

Propuesta Curricular - -Contenido

Temas y subtemas

Forma de Evaluación

Del Curso Del aprendizaje De la transferencia al puesto Del impacto en la organización

Facilitadores

Bibliografía Básica



AREAS TEMATICAS DE CAPACITACION

• ESTADO GERENCIAL

• ESTADO PARTICIPATIVO

• ESTADO DESCENTRALIZADO



CRITERIOS DE PROGRAMAS DE CAPACITACION

• ORIENTADO A OBJETIVOS DEL PIFC• ENFOCAR CONTENIDOS AL DESEMPEÑO• ENFASIS EN LOS RESULTADOS• INTEGRAR CONTENIDOS A LA MISION

INSTITUCIONAL• RELEVAR EL PROCESO DE APRENDIZAJE• APLICACIÓN A SITUACIONES COMPLEJAS• FACILITAR AUTONOMIA DEL ESTUDIANTE• DOCENTES COMO FACILITADORES



ELABORACION DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO

• 1- JEFE DE PERSONAL ELABORA PRESUPUESTO CON BASE EN DIAGNOSTICO

• 2- COMISION DE PERSONAL O COMITÉ DE CAPACITACION DEFIEN PRIORIDADES

• 3- JEFE DE PERSONAL HACE AJUSTES Y ENTREGA PROGRAMACION POR DEPENDENCIAS

• 4- JEFE DE PERSONAL SOMETE A APROBACION EL PIFC

• 5- JEFE DE PERSONAL DIVULGA PLAN



CONSOLIDADO GENERAL DE LA PROGRAMACIÓN ANUAL DE CAPACITACIÓN INSTITUCIONAL Y PRESUPUESTO

1. Encabezamiento: Nombre de la entidad, el área o función misional (según forma de clasificación), periodo y demás aspectos de identificación pertinentes.

5. Número de participantes por niveles

de cargos. 2. Dependencias 3. Programas 4. Modalidades de

capacitación (curso, seminario,

foro, etc) 0 3 4 5

6. Intensid

ad horaria

7. Fecha de

ejecución

8. Capacitad

or

9. Total costos y gastos

Totales Generales



Evaluación de la CapacitaciónEvaluación de la Capacitación

Porque el Estado ha venido destinando recursos para la capacitación, sin embargo dificilmente se puede demostrar el impacto de dicha inversión en el desempeño laboral y en

el mejoramiento del servicio público. Es preciso identificar consecuencias de la capacitación

sobre los aprendizajes o nuevos comportamientos en los puestos de trabajo, así como su incidencia en la eficiencia

institucional.

Por Qué?



Es un proceso sistemático para valorar la efectividad y/o la

eficiencia del diseño, ejecución y los resultados del Plan de

Capacitación.

Qué Es?

Evaluación de la CapacitaciónEvaluación de la Capacitación



El grado de cumplimiento de los objetivos propuestos en el Plan de Capacitación y si dicho plan se ha administrado adecuadamente, es decir, EL PROCESO DE GESTION DEL PIC.

Determinar EL IMPACTO DE LOS EVENTOS DE CAPACITACIÓN en el desempeño de los servidores y de las entidades, esto es, los resultados de la capacitación en el desempeño tanto individual como de la organización.

Se busca Valorar y Analizar:Se busca Valorar y Analizar:



Momentos de la EvaluaciónMomentos de la Evaluación

1. Evaluación del diseño del plan.

2. Evaluación de la ejecución de programas y cursos.

Niveles: I. Reacción

II. Aprendizaje

III. Conducta o Transferencia

IV. Resultados.

3. Evaluación de los resultados del Plan (efectividad).



Planeación de la EvaluaciónPlaneación de la Evaluación

1. Selección de evaluadores.

2. Constitución del marco de referencia.

3. Conclusiones o informe de resultados.



Metodologia e Instrumentos para la evaluación



1. Evaluar el proceso de gestión 1. Evaluar el proceso de gestión del Plandel Plan

Diseñar indicadores de eficiencia para valorar costos, insumos y tiempos.

Diseñar indicadores de eficacia para comparar objetivos previstos con objetivos realizados.



DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

Qué documentos, fuentes se emplearon para arribar a una definición de la misión / visión del organismo? En el momento de la definición de la misión y objetivos institucionales ¿se tuvo acceso a documentos actualizados? ¿Han sido revisadas todas las fuentes disponibles / posibles relevantes para lograr la orientación del Plan? En la formulación del Plan Institucional de Capacitación (PIC) ¿participaron todos aquellos que podían ofrecer información relevante? Si la respuesta es NO ¿por qué? ¿Considera que el nivel de compromiso de la gerencia con respecto a la capacitación es alto?

DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE

CAPACITACIÓN

¿Tuvo oportunidad de relevar las necesidades de capacitación mediante diferentes técnicas diagnósticas? ¿Acudió usted a informantes clave de las áreas para el proceso de diagnóstico? ¿Considera que quedaron explicitadas las necesidades de la mayoría de los agentes del organismo? ¿Están contempladas todas las áreas del organismo? SI / NO ¿por qué? ¿Están contemplados todos los planes y proyectos del organismo? SI / NO ¿por qué? ¿Están contempladas las necesidades de carrera de todos los funcionarios en los períodos que abarque el PIC?

DIAGNÓSTICO DEL ÁREA

Previo a la elaboración del proyecto de capacitación ¿pudo realizar un relevamiento de los recursos materiales y humanos con los que cuenta el área de RRHH para llevar a cabo esta planificación?

Guía para la evaluación del Diseño del Plan



PLANIFICACIÓN

Las líneas prioritarias de capacitación ¿están alineadas con la planificación estratégica u otra definición de las prioridades del organismo? ¿Concuerdan éstas con las políticas promovidas por el DAFP? Los objetivos ¿están definidos en términos de los resultados que se pretenden lograr en la organización a través de la capacitación? ¿Están contempladas todas las redes institucionales de formación factibles de incorporar al desarrollo del Plan?

RECURSOS

PRESUPUESTARIOS

¿Tiene información precisa sobre los recursos presupuestarios con los que puede contar para llevar a cabo el proyecto? La proyección presupuestaria ¿es sostenible / acorde con la planificación delineada?

RESULTADOS

¿Considera que quedaron claramente definidos los resultados esperados en la organización a través del proyecto de capacitación? A través de una lectura transversal entre los resultados esperados, los objetivos y misión del organismo, ¿considera que éstos son congruentes?

EVALUACIÓN

¿Tiene previsto un sistema de evaluación periódica para monitorear el desarrollo del proceso, verificar el ajuste o desvío con relación al plan y establecer los logros y resultados obtenidos? ¿Cuenta con el personal idóneo para las tareas de evaluación (observación, elaboración de instrumentos, procesamiento y elaboración de informes)?

Guía para la evaluación del Diseño del Plan



Pasos:Determinar que se quiere descubrirDiseñar un cuestionario que cuantifique las reacciones.Solicitar en el propio cuestionario comentarios y sugerencias (preguntas abiertas).Comparar resultados con estándares y aplicación de los mismos.Comunicar los resultados.

2. La Evaluación de los Resultados o Impacto de la Capacitación incluye Cuatro Niveles

Nivel 1: Evaluación de Reacción / Satisfacción (al final de la capacitación, o, 2 ó 3 semanas después)



Pasos:

Precisar los objetivos de la capacitación.

Diseñar las pruebas de conocimientos o

similares.

Comunicar resultados.

Nivel 2: AprendizajeNivel 2: Aprendizaje (antes y después del curso o ejercicio prácticos durante el curso)



Objetivo:Analizar si el conocimiento o habilidad adquirido se ha transferido al lugar de trabajo.Identificar los factores que ayudan o impiden dicha transferencia.Relacionar la menor o mayor transferencia con las características de la acción formativa.Saber en qué medida se ha producido dicha transferencia.

Nivel 3: Transferencia (3 a 6 meses después de la capacitación + autoevaluación de los

participantes)



Puede evaluarse a través de estudios de:Clima laboral.Reducción en rotación de personal y costos operativos.Incremento en la calidad y cantidad de producción.Mejora en la eficiencia, el ahorro en tiempos e insumos.Reducción de accidentes de trabajo.Reducción de ausentismo.

Nivel 4: Resultados o Impacto (Pre y post entre 6 meses o un año después de la capacitación)

Objetivo: Identificar el impacto directamente derivado de la

capacitación sobre los resultados de la institución y sobre el usuario o ciudadano.



La Miopia

Departamento Administrativo de la Función Pública Escuela Superior de Administración Pública

Documents

Transcript of Departamento Administrativo de la Función Pública Escuela Superior de Administración Pública