Del tratamiento de los datos de los trabajadores

Actualización de tablas, baremos y datos de los trabajadores


El expediente del trabajador La ordenación de los recursos humanos de las empresas aconseja una organización adecuada de la información pueda resultar un instrumento de garantía de la gestión de esos recursos a la vez que se constituye en un valioso instrumento de información en el proceso de gestión y ordenación (…)


(…) de la actividad empresarial y en la toma de decisiones.

El expediente del trabajador


La normativa vigente no regula los mecanismos de gestión interna de los recursos humanos de las empresas, limitándose a garantizar que el tratamiento de la información de los trabajadores por parte de las empresas se lleve a cabo con escrupuloso respeto a la protección de datos de carácter personal en los términos regulados en nuestra normativa vigente, y mas concretamente en la LOPD.



No obstante, podemos realizar una descripción general del contenido básico de esta información y de cómo se refleja en el expediente de cada trabajador de la empresa, con la finalidad de cumplir con la doble función que hemos asignado a este sistema organizativo:



-  Constituirlo en instrumento de garantía de la correcta gestión de los recursos humanos de la empresa, que permita a las empresas cumpl i r con las obligaciones que la normativa vigente les impone.



-  Permitir que sea una eficaz fuente de información que permita una adecuada ordenación de esos recursos y aporte los datos necesarios para la toma de decisiones.



Desde este planteamiento genérico, las empresas constituirán un sistema de recogida, almacenamiento, actualización y tratamiento de los datos de sus t raba jadores , normalmente en soporte informático, y de cuya gestión se encargará, normalmente, el área de gestión de recursos humanos que corresponda de acuerdo con el organigrama de cada empresa.



Ese archivo o fichero estará const i tu ido por expedientes individuales de cada uno de los trabajadores de la empresa, sin perjuicio de que se puedan realizar agrupaciones de trabajadores atendiendo a diversos criterios, con la finalidad de permitir un eficaz tratamiento de esta información en la gestión empresarial diaria.



Así, por ejemplo, pueden producirse agrupaciones de expedientes individuales atendiendo, entre otros, a los siguientes criterios:

-  Centro de trabajo de asignación

-  Grupos profesionales

-  Tipologías contractuales

-  Departamentos de asignación dentro de la organización de la empresa.



-  Ubicación geográfica

-  Cualesquiera otros que utilicen parámetros objetivos y que no vulneren el principio de igualdad y la normativa vigente en materia de protección de datos.



En la confección del expediente del trabajador será necesario tener en c u e n t a l a s c u e s t i o n e s d e confidencialidad y protección de datos que se derivan de la normativa vigente.

Ello no implica que el expediente del trabajador no pueda contener datos de carácter personal, pero condiciona su acceso y utilización a las garantías que la LOPD establece para este tipo de información.



En todo caso, la incorporación de este tipo de datos al expediente del trabajador deberá tener, en todo caso, una justificación en las o b l i g a c i o n e s e m p re s a r i a l e s relacionadas con la gestión de sus recursos humanos o en las propias necesidades organizativas de la empresa en esta materia.



Con carácter general, y en nivel de disgregación que corresponda en cada caso, las empresas pueden establecer un sistema de información general respecto de los datos o condiciones comunes a sus trabajadores, o a un grupo de ellos, de manera que esos datos no tienen por qué repetirse sistemáticamente en cada uno de los expedientes individuales, salvo en los casos en que no se cumpla con la condición general.



Con esta salvedad, el expediente del trabajador puede contener lo siguientes datos:



1.  Datos identificativos.

2.  Datos de asignación o agrupación.

3.  Datos relativos a la retención de IRPF.

4.  Datos relativos a la cotización a la Seguridad Social.

5.  Datos relativos a la contratación.

6.  Datos relativos a la retribución.

7.  Datos de control e incidencias.

8.  Datos adicionales.



C o m e n c e m o s c o n l o s d a t o s identificativos. Con carácter general, y con las n e c e s a r i a s g a r a n t í a s d e confidencialidad, la empresa puede disponer de un “curriculum vitae” que el propio trabajador haya facilitado, y en el que habrá descrito con precisión sus principales características profesionales y, en su caso, su trayectoria profesional hasta el momento de incorporación a la empresa.



Sin perjuicio de que puedan aceptarse otras configuraciones, y de que el trabajador puede optar por no facilitar alguno o algunos de ellos que no resulten imprescindibles para la gestión empresarial en esta materia, éstos pueden ser los siguientes:

-  Nombre y apellidos.

-  Número de identificación fiscal.



-  Número de registro (este dato lo asigna el propio sistema de gestión empresarial).

-  Número de afi l iación a la Seguridad Social.

-  Domicilio.

-  Teléfono.

-  Dirección electrónica.



Veamos a continuación algunos de los datos mas relevantes que pueden aparecer en cada uno de estos apartados:



Datos

de as

ignac

ión o

agru

pació

n

Centro de trabajo al que está asignado el trabajador

Calendario laboral de aplicación

Convino colectivo de aplicación

Pertenencia a colectivo especial (por ejemplo, representantes de

comercio u otros)



Datos

relat

ivos a

la

reten

ción d

e IRP

F

Tipo de perceptor

Situación personal

Situación familiar

Ingresos anuales estimados

Tipo de retención

Circunstancias especiales comunicadas por el trabajador, tales como el grado de discapacidad, pago de pensiones

compensatorias u otras



Datos

relat

ivos a

la

cotiz

ación

a la

Segu

ridad

Soc

ial

Grupo de cotización

Tipo de cobro: mensual o diario

Tarifa a efectos de cotización por accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales

Pertenencia a algún colectivo especial, si es el caso por ejemplo de representantes

de comercio, artistas etc.

Situación de pluriempleo

Coeficiente de jornada a tiempo parcial

Bonificaciones o reducciones de cuotas procedentes si es el caso



Datos

relat

ivos

a la

contr

atació

n

Grupo profesional

Titulaciones o habilitaciones profesionales

Antigüedad en la empresa

Fecha de ingreso en la empresa

Antigüedad en el grupo profesional actual

Tipo de contrato de trabajo

Prórrogas de contrato de trabajo, en su caso

Histórico de contrato de trabajo



Datos

relat

ivos

a la r

etribu

ción

Forma de pago

En su caso, cuenta (s) corriente (s) de transferencia

En su caso, formato de cheque

Conceptos salariales vigentes

Histórico de conceptos salariales

Precisión de las características de cada uno de los conceptos retributivos, salariales y no salariales

Productos en especie, en su caso, y su valoración

Descuentos periódicos (por ejemplo embargos)



Datos

de

contr

ol e

incide

ncias

Control de asistencia

Control de puntualidad

En el caso de conceptos salariales vinculados a resultados, determinación de los parámetros que

determinan la cuantificación de la retribución (comisiones, bonus, etc)

Conceptos variables: horas extraordinarias, por ejemplo

Inicio y finalización de situaciones de suspensión del contrato de trabajo (incapacidad temporal, paternidad,

etc).

Descuentos puntuales



Datos

adici

onale

s Cualesquiera otros datos que

pudieran ser relevantes en casos que presenten

especiales peculiaridades (trabajadores embarcados, trabajadores desplazados,

etc).



Las comunicaciones en la gestión administrativa del personal Como hemos tenido ocasión de especificar en el primer apartado de esta unidad didáctica, los trabajadores tienen derechos de información y participación que condicionan la actuación empresarial en beneficio de las garantías de los derechos de los trabajadores de la empresa.


Las comunicaciones en la gestión administrativa del personal

Así pues, en un primer estadio, podemos distinguir los siguientes tipos de comunicaciones en la gest ión administrativa del personal:

-  Las comunicaciones entre el empresario y los representantes de l o s t r a b a j a d o r e s c o m o consecuencia de la garantía de efectividad de los derechos de información y consulta de los mismos.



-  Las comunicaciones entre el empresario y los trabajadores resultantes de las obligaciones de información directa que la normativa vigente impone al empresario en esta materia.

-  Las comunicaciones internas de la empresa, tanto en sentido vertical como horizontal, derivadas de la propia organización empresarial, y relativas a la propia actividad de la empresa o d a t o s r e l a c i o n a d o s d i r e c t a o indirectamente con la misma.



-  Las comunicaciones externas de la empresa con organismos relacionados con la ejecución y el control de la normativa laboral.



En todos los casos, el empresario debe v e l a r p o r q u e t o d a s l a s comunicaciones se lleven a cabo en condiciones que no vulneren la confidencialidad y con escrupuloso respeto del deber de proteger los datos de los trabajadores.

Para ello debe utilizar cauces adecuados de comunicación, entendiendo por tales aquellos que respeten los siguientes principios:



Ø  El medio de comunicación adecuado debe posibilitar el acceso a la información que se c o m u n i c a d e t o d o s l o s destinatarios.

Ø  Dicha comunicación deberá realizarse con agilidad, de modo que permita un acceso eficaz a la misma.



Ø  La comunicación se llevará a cabo por un medio accesible, que permita el acceso a la misma de todos los destinatarios. Para ello, el empresario deberá tener en cuenta las necesidades de adaptación y ajuste en la comunicación que permitan esta finalidad.



Ø  La comunicación deberá realizarse por un medio que garantice la integridad del contenido de la información, y que no sea susceptible de intervención o alteración en el proceso de comunicación.

Ø  La comunicación deberá permitir garantizar la recepción por parte de los destinatarios, así como la constancia de dicha recepción, cuando ello sea posible.



Ø  L a c o m u n i c a c i ó n d e b e r á g a r a n t i z a r e l e f e c t i v o c u m p l i m i e n t o d e l a s c o n d i c i o n e s d e confidencialidad y protección de datos de carácter personal que impone nuestra normativa vigente.



La normativa vigente, no hace referencia al medio a utilizar para hacer llegar la información a los destinatarios, aunque en algunos casos, como ocurre con el artículo 8.2 de la Ley Orgánica 11/1985, de 2 de agosto, de Libertad Sindical, el legislador hace referencia a los medios de comunicación de la información, al establecer que, con la finalidad de facilitar la difusión de aquellos avisos que puedan interesar a los afiliados al (…)



Sindicato y a los trabajadores en general, la empresa pondrá a su disposición un tablón de anuncios que deberá situarse en el centro de trabajo y en lugar donde se garantice un adecuado acceso al mismo de los trabajadores.



Nuestra normativa determina que los datos personales de un ciudadano sólo pueden tratarse, esto es, ser recogidos y utilizados, si se dan las siguientes circunstancias:

ü  E l i n t e r e s a d o h a d a d o s u consentimiento.

ü  El tratamiento es necesario para el mantenimiento o cumplimiento de un contrato o precontrato de una relación negocial , laboral o administrativa.



ü  El tratamiento es necesario para proteger un interés vital del interesado o de otra persona, en el supuesto de que el afectado esté física o jurídicamente incapacitado para dar su consentimiento.

ü  El tratamiento es necesario para cumplir las funciones de las Administraciones Públicas en el ámbito de sus competencias.



ü Cuando los datos figuren en fuentes accesibles al públ ico y su tratamiento sea necesario para la satisfacción del interés legítimo del responsable del fichero o de un tercero a quienes se comuniquen los datos.

ü  Cuando una ley habilite el t ratamiento s in requer i r e l consentimiento inequívoco de su titular.



Dentro de los datos de carácter personal, nuestra normativa identifica algunos que son especialmente sensibles y a los que otorga en consecuencia especial protección.

Estos datos son los siguientes:



DATOS DE CARÁCTER PERSONAL:

-  Ideología, creencias o religión.

-  Salud, incluidos los datos relativos a la discapacidad.

-  Origen racial.

-  Vida sexual.



Estos datos, sensibles, sólo pueden ser objeto de t ratamiento con el consentimiento expreso y por escrito del afectado.

Pueden ser objeto de tratamiento, si resulta necesario para la prevención o para el diagnostico médico, para la prestación de asistencia sanitaria o de un tratamiento médico o para la gestión de servicios sanitarios, siempre que dicho tratamiento de datos se realice por un profesional sanitario.



Para garantizar la efectiva protección de los datos de carácter personal, los trabajadores tienen derecho a ser informados, así como a acceder, rectificar, cancelar u oponerse ante el responsable del fichero, que en este caso es la empresa, respecto del tratamiento de sus datos personales.

En caso de vulneración de estos derechos, podrá requerirse (…)



(…) la actuación de la Agencia Española de Protección de Datos, que tramitará el correspondiente procedimiento administrativo y resolverá el mismo en el plazo máximo de seis meses, dando traslado de su resolución a las partes.



u De acuerdo con lo establecido en la normativa general de protección de datos, podemos identificar tres momentos importantes dentro del proceso de contratación y desarrollo de la relación laboral, en los que es especia lmente importante conocer y aplicar la normativa reguladora de esta materia. Veamos, sintéticamente, estos tres momentos:



1.- La selección de personal o  Preferentemente utilizar modelos

tipos con la información necesaria. S i e l cu r r ícu lo lo e labora directamente el candidato, acuse de recibo de esa información.

o  En todo caso (art. 5 LOPD), informar de modo expreso, preciso e inequívoco:



-  De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.

-  Del carácter obl igator io o facultativo de su respuesta las preguntas que les sean planteadas.

-  De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.



-  de la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

-  De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.

o  En los grupos de empresa, la cesión de datos requiere consentimiento expreso del candidato.



2.- La contratación o  E l contrato de t rabajo es

instrumento de información suficiente, salvo cuando algún pacto implica cesión de datos a terceros.

o  Cualquier cambio posterior en el tratamiento de los datos por parte d e l a e m p r e s a r e q u e r i r á información precisa al trabajador.



3.- Desarrollo de la relación laboral o  Cualquier modi f icación

posterior a la contratación que afecte a datos del trabajador, requerirá información y, en su caso, consentimiento.

o  La imagen de una persona es un dato de carácter personal.



o  Video vigilancia (art. 20.3 TRLET): “El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana y teniendo en cuenta la capacidad real de los trabajadores disminuidos, en su caso”.



u Así pues, en la gestión de los recursos humanos de las empresas, además de proceder con escrupuloso respeto a los derechos de los trabajadores en materia de datos de carácter personal, debe observarse el cumplimiento de la normativa vigente en esta materia en todos los procesos de comunicación interna y externa de la empresa, con especial atención al tratamiento de los datos que hemos identificado como especialmente sensibles.



En las comunicaciones externas de la empresa, podemos identificar como las más comunes las siguientes:

•  Con la Seguridad Social - Tesorería General de la Seguridad Social: Tramitaciones ordinarias en materia de inscripción de empresa, aperturas de nuevas cuentas de cotización, y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de sus trabajadores, así como cotización por los mismos.



Estas comunicaciones podrán efectuarse telemáticamente cuando el Sistema de Remisión Electrónica de Documentos (RED) lo permita, mientras que cuando no sea así la tramitación deberá se llevada a cabo presencialmente ante las dependencias administrativas correspondientes. Recordemos que, desde 1 de enero de 2011, en el Régimen General de la Seguridad Social únicamente se puede llevar a cabo la presentación telemática de los datos de cotización a través del Sistema RED, habiendo desaparecido los documentos de cotización impresos, modelo TC1 y TC2.



- Instituto Nacional de la seguridad Social: comunicaciones relativas a las situaciones de incapacidad temporal de sus trabajadores, así como información en aquellos supuestos que un trabajador solicite una prestación de la Seguridad Social y se requiera a la empresa para que certifique, por ejemplo, las bases de cotización de ese trabajador en un determinado periodo.



- Servicio Público de Empleo Estatal: gestiones y comunicaciones relativas a las contrataciones, comunicación de las mismas y de las copias básicas de los contratos y certificados de las bases de cotización de los trabajadores que cesen en la empresa y pasen a solicitar prestaciones por desempleo.



•  Con la Agencia Estatal de Administración Tributaria

-  Comunicación periódica, que puede realizarse telemáticamente, de las retenciones e ingresos a cuenta practicados a los trabajadores de la empresa:

A)Trimestralmente deberán presentar los modelos 110 ó 111 con la información sobre las retenciones practicadas.



B) Anualmente deberán presentar el modelo 190 con el detalle de las retenciones practicadas durante el correspondiente ejercicio. Es el resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta.

-  Comunicación de datos que, a través de los servicios de inspección tributaria, puedan ser requeridos a la empresa en el marco de una actuación inspectora.



•  Con los órganos jurisdiccionales

-  Los empresarios, como consecuencia de las acciones de demanda que h a y a n l l e v a d o a c a b o s u s trabajadores, pueden ser requeridos por los órganos jurisdiccionales – también por los administrativos de mediación, arbitraje y conciliación – para personarse o aportar datos o documentos a un procedimiento.



•  Con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social

Cuando, como consecuencia de una actuación inspectora, la empresa sea requerida para personarse o aportar documentación o información relativa a su actividad empresarial o a sus trabajadores. Recordemos que las empresas están obligadas a tener un Libro de visitas de la Inspección de Trabajo en cada uno de sus centros de trabajo, y que dicho Libro en la actualidad puede tener el formato físico tradicional o bien puede tratarse del llamado Libro de Visitas Electrónico.

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