DEL CONTRACT MANGEMENT - inmoley.com · 2020-01-29 · >Para aprender, practicar. >Para enseñar,...

>Para aprender, practicar.

>Para enseñar, dar soluciones. >Para progresar, luchar. Formación inmobiliaria práctica > Sólo cuentan los resultados

CURSO/GUÍA PRÁCTICA

DEL

CONTRACT

MANGEMENT GESTIÓN DE CONTRATOS

SISTEMA EDUCATIVO inmoley.com DE FORMACIÓN CONTINUA PARA PROFESIONALES INMOBILIARIOS. ©



¿QUÉ APRENDERÁ? _____________________________________________ 18

Introducción __________________________________________________ 19

PARTE PRIMERA. _______________________________________________ 21

¿Qué es el Contract Management (gestión de contratos)? _____________________ 21

Capítulo 1. Contract Management / Management Contracting (gestión de contratos). ____________________________________________________ 21

1. National Contract Management Association (NCMA) _______________________ 21 a. El Management Contracting constituye una fórmula de gestión de obra ______________ 22 b. Contract Manager (gestor de contratos). ______________________________________ 22

La IACCM (International Association for Contract & Commercial Management) define al Contract Manager como: “un profesional multidisciplinar, con conocimientos jurídicos, financieros, comerciales, de operaciones y sobre todo es alguien que tiene los contratos muy

presentes en su profesión. La función del Contract Manager ha de ser horizontal, interactuando con toda la organización interna de su compañía, y ha de ser vertical, participando en todo el ciclo de vida de los contratos desde la detección de la oportunidad, pasando por la negociación, firma, administración y llegando hasta la aceptación y cierre de los mismos”. _________ 22

2. ¿Qué es el Contract Management o Gestión de Contratos? __________________ 23 a. Un contrato no es sólo un papel, es una relación que genera valora al negocio. _______ 23 b. ¿Por qué el Contract Manager mejora la gestión empresarial? _____________________ 23 c. ¿Por qué aparece este nuevo rol del Contract Manager? __________________________ 24 d. Si una de las partes incumple, el contrato es el arma para defenderse y poder reclamar. 24

3. Características del Contract Management o Gestión de Contratos. ____________ 24 a. Administración del contrato.________________________________________________ 24 b. Gestión de la relación. ____________________________________________________ 24 c. Gestión de la prestación del servicio. _________________________________________ 25

4. Desafios del Contract Management o Gestión de Contratos. _________________ 25 a. Canalización de la Comunicación. ___________________________________________ 25 b. Administración y gestión eficiente.___________________________________________ 25 c. Creación de valor para la empresa. __________________________________________ 26 d. Garantizar el cumplimiento legal de los contratos. ______________________________ 26

4. Funciones del Contract Manager (gestor de contratos). _____________________ 26 a. Negociación de los términos y condiciones en los contratos con clientes, proveedores, socios o

empleados y asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, así como documentar y acordar cualquier cambio que pueda surgir durante su implementación o ejecución. ______ 27 b. Función de Contacto y Referencia. ___________________________________________ 28 c. Auditar Riesgos. _________________________________________________________ 28 d. Orientación. ____________________________________________________________ 28 e. Cooperación con otros departamentos. _______________________________________ 28 f. Funciones de Monitorización. _______________________________________________ 28 g. Análisis post-contractual. __________________________________________________ 29

TALLER DE TRABAJO ____________________________________________ 30

¿Por qué necesita aplicar un programa de contract management / gestión de

contratos? ________________________________________________________ 30

1. ¿Qué es un programa de contract management / gestión de contratos? ________ 30

2. ¿Por qué lo necesita su constructora o inmobiliaria? _______________________ 30

3. La gestión de contratos es un sistema de monitoreo de contratos automatizado a tiempo completo ___________________________________________________ 31

Índice



4. La gestión de contratos resuelve problemas en cada etapa del ciclo de vida del contrato _________________________________________________________ 31

5. Desafíos que debe resolver el contract management / gestión de contratos. ____ 31 a. Cuando se negocia un nuevo contrato no hay que partir de cero, está el archivo. ______ 32 b. Plantillas y formularios de la empresa ________________________________________ 32 c. Negociación de contrato ___________________________________________________ 32 d. Aprobación del contrato ___________________________________________________ 32 e. Ejecución de contrato _____________________________________________________ 33 f. Gestión de obligaciones contractuales ________________________________________ 33 g. Renovación de contrato ___________________________________________________ 33 h. Correcciones y enmiendas del contrato _______________________________________ 34 i. Auditoría de contratos e informes ____________________________________________ 34

6. Ventajas finales del Contract Management / gestión de contratos. ____________ 34

7. ¿Qué debe considerarse antes de implementar una solución de gestión de contratos? ________________________________________________________ 35


¿Por qué razón las administraciones deben aplicar el contract management/gestión de contratos? _____________________________________________________ 37 El caso práctico de la gestión de contratos/contract management en Zambia. ___________ 37


Características del Contract Manager (gestor de contratos). ___________________ 39

1. Independencia   ____________________________________________________ 39

2. Multidisciplinariedad  _______________________________________________ 39

3. El Contract Manager (gestor de contratos) no es un administrativo que archiva contrator. ________________________________________________________ 39


El Contract Manager/ Gerente de Contratos ________________________________ 41

1. ¿Qué hace el Gerente de Contratos? ____________________________________ 41

2. Responsabilidades del Contract Manager / Gerente de contratos. _____________ 42 a. Elaboración de contratos, evaluación, negociación y ejecución. ____________________ 42 b. Registro documental de los contratos. ________________________________________ 42 c. Procedimientos y seguimiento de contratos. ___________________________________ 42 d. Coordinar requerimientos contractuales en materia de seguros. ___________________ 43 e. Coordinar requerimientos de riesgos financieros. _______________________________ 43 f. Cláusulas legales de productos y consumidores. ________________________________ 43


Competencias y responsabilidades del Contract Manager (gestor de contratos). ___ 45


Ofertas de trabajo para Contract Managers/Gestores de contratos. _____________ 47


Relación entre el Contract Management y el Departamento de compras.__________ 53

1. Para que funcionen bien las compras tiene que haber buenos contratos. _______ 53

2. El Contract Management eficiente se basa en la creación de términos de contratos claros y transparentes. ______________________________________ 54

3. Control de los proveedores ___________________________________________ 54



4. Monitorización y administración de contratos con proveedores. ______________ 54

5. Asegurar la comprensión de prioridades por parte de los proveedores. _________ 55


¿Qué es la gestión de contratos “contract management”? _____________________ 81

1. ¿Qué es la gestión de contratos “contract management”? ___________________ 81

2. ¿Por qué hay que gestionar los contratos “contract management”? ___________ 82 a. Estandarización de procesos y procedimientos. _________________________________ 82 b. Visibilidad del gasto. ______________________________________________________ 83 c. Mejora de la conformidad __________________________________________________ 83 d. Reducción de los gastos innecesarios y no acordados. ___________________________ 83

3. ¿Cuál es el alcance de la gestión de contratos (“contract management”)? ______ 83

4. Factores de gestión de contratos (“contract management”). ________________ 84 a. Evaluación adecuada. _____________________________________________________ 84 b. Contenido: asignación de riesgos, calidad del servicio requerido, mecanismos de pago, procedimientos de comunicación, de gestión de cambios y de resolución de conflictos. ____ 84 c. Objetivos de negocio. _____________________________________________________ 84 d. Gestión de la entrega del servicio y gestión administrativa del contrato. _____________ 84 e. Confianza recíproca. ______________________________________________________ 85 f. Mejora continua. _________________________________________________________ 85 g. Responsabilidades y roles. _________________________________________________ 85 h. Gestión de cambios. Flexibilidad. ____________________________________________ 85

5. Clases de contratos. ________________________________________________ 86 a. Contrato de precio fijo o de suma global ______________________________________ 86 b. Contrato de costes reembolsables ___________________________________________ 86

1. Coste más honorarios (CPF) o Coste más porcentaje del coste (CPPC) ____________ 86 2. Coste más honorarios fijos (CPFF) _________________________________________ 87 3. Costes más honorarios con incentivos (CPIF) ________________________________ 87

c. Contrato por tiempo y materiales ____________________________________________ 87

6. Planes de gestión __________________________________________________ 87 a. Plan de gestión del alcance ________________________________________________ 87 b. Plan de gestión de costes __________________________________________________ 89 c. Plan de gestión de riesgos _________________________________________________ 90 d. Plan de gestión de cambios ________________________________________________ 91

7. Supervisión y control de los procesos de gestión de contratos (“contract management”). ____________________________________________________ 91 a. Proceso de supervisión y control ____________________________________________ 92 b. Supervisión de pagos _____________________________________________________ 92 c. Supervisión de costes _____________________________________________________ 93 d. Supervisión de riesgos ____________________________________________________ 94 e. Supervisión de cambios ___________________________________________________ 94 f. Supervisión de conflictos ___________________________________________________ 95 g. Supervisión y control del trabajo del proyecto: información de rendimiento. __________ 96 h. Gestión del rendimiento ___________________________________________________ 96

Información sobre el rendimiento del trabajo __________________________________ 96 Análisis de medición del rendimiento _________________________________________ 97 Recogida y compilación de la información sobre el rendimiento ____________________ 97 Análisis de variación. _____________________________________________________ 99 Análisis de tendencias. ____________________________________________________ 99 Técnica del valor ganado (EVT)._____________________________________________ 99 Rendimiento del equipo __________________________________________________ 101 Rendimiento del coste ___________________________________________________ 101 Rendimiento de calidad __________________________________________________ 102 Rendimiento del proveedor _______________________________________________ 102 Rendimiento en el tiempo: cronograma ______________________________________ 103



i. Herramientas de seguimiento ______________________________________________ 104 Informe del avance y el estado actual del cronograma. _________________________ 104 Software de gestión de proyectos. __________________________________________ 104 Análisis de variación. ____________________________________________________ 104 Diagramas de barras comparativas del cronograma.____________________________ 105 Acciones correctivas recomendadas _________________________________________ 105

8. Gestión de cambios del contrato _____________________________________ 105 a. Efecto de los cambios ____________________________________________________ 106 b. Sistema de control de cambios. ____________________________________________ 106 c. Herramientas para el control de cambios _____________________________________ 107 d. Gestión de conflictos ____________________________________________________ 110

Proceso y métodos de resolución de conflictos ________________________________ 112

TALLER DE TRABAJO ___________________________________________ 209

Esquemas. ¿Contract Management? ¿Para qué sirve? _______________________ 209

¿Cuánto pierden las empresas (o dejan de ganar) por no seguir un buen plan de

gestión contractual? _______________________________________________ 209 “Value leakage”: entre el 30 y el 35% de los contratos de una empresa fracasan o no cumplen

sus objetivos _____________________________________________________________ 209

¿Cuántos de nuestros contratos son exitosos? _____________________________ 209

¿Cuáles son las características de aquellos que producen resultados positivos? ___ 209

¿Es posible repetir el éxito y prevenir el fracaso contractual a través de la

incorporación de cambios en los contratos y negociaciones? ________________ 209

¿Cuáles son las causas generadoras de dichos fracasos? _____________________ 209

¿Qué es el Contract Management? ______________________________________ 210

El rol del Contract Manager ___________________________________________ 210

¿Qué profesión o disciplina tiene mayor vinculación con el mundo de la Gestión de Contratos? ______________________________________________________ 210


Contenido de la gestión de contratos (contract management). Esquemas (inglés/español). _________________________________________________ 231

1. Estructuración de los contratos. ______________________________________ 231 Precios y costes __________________________________________________________ 231 En tiempo y materiales _____________________________________________________ 231 Orden de entrega _________________________________________________________ 231 Los contratos de incentivos _________________________________________________ 231 Los incentivos de costes ____________________________________________________ 231 Los incentivos de desempeño ________________________________________________ 231 Incentivos de entrega ______________________________________________________ 231 Múltiples-Incentivos Contrato ________________________________________________ 231 Precio fijo de Incentivos Contrato ____________________________________________ 231 Precio fijo de Incentivos (Target Firm) _________________________________________ 231 Los contratos formales e informales ___________________________________________ 231 Los contratos unilaterales y bilaterales ________________________________________ 231

2. Métodos de contratación ___________________________________________ 232 Licitación Pública / Negociación ______________________________________________ 232 La oferta sellada __________________________________________________________ 232 Two-Step licitación sellada __________________________________________________ 232 Las negociaciones _________________________________________________________ 232 Las adquisiciones simplificadas ______________________________________________ 232 Comercio electrónico ______________________________________________________ 232 Los contratos modulares ___________________________________________________ 232



Subastas ________________________________________________________________ 232 Solicitud de Información ____________________________________________________ 232 Propuesta no solicitada _____________________________________________________ 232

3. Adquisición de planificación / estrategia _______________________________ 232 Planificación de la adquisición _______________________________________________ 232 Investigación de mercado ___________________________________________________ 232 Definición de Requisitos ____________________________________________________ 232 La documentación de Requisitos _____________________________________________ 232 Proceso Preaward: Vendedor ________________________________________________ 232 Proceso Preaward: Comprador _______________________________________________ 232

4. Metodología de adquisición _________________________________________ 233 Licitación ________________________________________________________________ 233 Solicitud de Propuesta Técnica _______________________________________________ 233 Solicitud de Propuestas ____________________________________________________ 233 Precalificación ____________________________________________________________ 233 Preparación de propuestas __________________________________________________ 233 Propuesta no solicitada _____________________________________________________ 233 Trabajar en equipo ________________________________________________________ 233 Actuaciones pasadas _______________________________________________________ 233 Los factores de evaluación __________________________________________________ 233 Estrategia para el mercado __________________________________________________ 233 Análisis de riesgo _________________________________________________________ 233 Objetivos de negociación ___________________________________________________ 233 Estrategia y táctica ________________________________________________________ 233 Adecuación de la oferta / cumplimiento de los requisitos __________________________ 233 Relación comprador-vendedor _______________________________________________ 233

5. Selección de proveedor ____________________________________________ 233 Proceso de evaluación _____________________________________________________ 234 Análisis de Coste / Precio ___________________________________________________ 234 Planificación de la adquisición _______________________________________________ 234 Investigación de mercado ___________________________________________________ 234 Estrategia de adquisición ___________________________________________________ 234 Plan de adquisición ________________________________________________________ 234 Plan de Selección de proveedores ____________________________________________ 234 Presupuesto _____________________________________________________________ 234 Responsabilidades ________________________________________________________ 234 Proyecto Integrado / Equipo de Productos (IPT) _________________________________ 234

6. Resolución alternativa de disputas ____________________________________ 234 Procedimientos ___________________________________________________________ 234

7. Administración de contratos _________________________________________ 234 Gestión de datos __________________________________________________________ 235 Proceso y Gestión de los resultados ___________________________________________ 235 Informes ________________________________________________________________ 235 Sistemas de cumplimiento __________________________________________________ 235 Inspección _______________________________________________________________ 235 Aceptación ______________________________________________________________ 235 Garantía ________________________________________________________________ 235 Indemnización ___________________________________________________________ 235 Normas ISO _____________________________________________________________ 235 Servicio al cliente _________________________________________________________ 235 Gestión subcontrato _______________________________________________________ 235 Función de la cadena de suministro ___________________________________________ 235 Productos de proveedor, Servicios ____________________________________________ 235 Almacén de materias primas, Justo a Tiempo ___________________________________ 235 Planificación y Control de Producción __________________________________________ 235 Los productos especializados ________________________________________________ 235



8. Cambios en el contrato / modificaciones _______________________________ 235 Cambiar órdenes _________________________________________________________ 235 Acuerdos complementarios __________________________________________________ 235 Los cambios constructivos __________________________________________________ 235 Los retrasos _____________________________________________________________ 235 Suspensión de Trabajo _____________________________________________________ 235 Arbitraje ________________________________________________________________ 235

9. Proceso y Gestión de los resultados ___________________________________ 236 Inspección _______________________________________________________________ 236 Aceptación ______________________________________________________________ 236 Garantía ________________________________________________________________ 236 Indemnización Normas ISO _________________________________________________ 236

10. Finalización de contrato ___________________________________________ 236 Bilateral / Aviso __________________________________________________________ 236 Terminación de conveniencia ________________________________________________ 236 Terminación por defecto ____________________________________________________ 236

11. Financiación ____________________________________________________ 236 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados ______________________________ 236 Auditoría ________________________________________________________________ 236 Gestión de riesgos ________________________________________________________ 236

12. Propiedad intelectual _____________________________________________ 236 Patentes ________________________________________________________________ 236 Derechos de autor ________________________________________________________ 236 Marca __________________________________________________________________ 236 Secretos comerciales ______________________________________________________ 236 Acuerdo de no divulgación __________________________________________________ 236


Caso real. Modelo 1 de guía para la administración y gestión de contratos _______ 252

1. Roles y responsabilidades asociados a la Administración, la Gestión

Administrativa y la Gestión Técnica de los contratos. ______________________ 252

2. Glosario ________________________________________________________ 252 Administrador de contrato __________________________________________________ 252 Anticipación de demanda ___________________________________________________ 252 Contrato de anticipación de la demanda _______________________________________ 253 Gestión de riesgos ________________________________________________________ 253 Kick Off Meeting __________________________________________________________ 253 Orden de Despacho _______________________________________________________ 253

3. Condiciones generales _____________________________________________ 253 a. Administración de contratos _______________________________________________ 253

Funciones del administrador de contratos (Contract Manager) ____________________ 253 Responsabilidades del administrador de contratos (Contract Manager) _____________ 254

b. Gestión administrativa de contratos _________________________________________ 254 c. Gestión técnica de contratos ______________________________________________ 254 d. Ejecución y cierre de contratos ____________________________________________ 254 e. Designación del administrador y los profesionales de gestión del contrato. __________ 255

El Gestor Técnico debe tener conocimientos sobre el objeto del contrato para el cual será encomendada dicha labor. ________________________________________________ 255 La Gestión Administrativa corresponde a Servicios Compartidos, quién es responsable de definir la estrategia para la prestación del servicio. _____________________________ 255 El Gestor Técnico será responsable de la verificación en sitio del cumplimiento de las especificaciones técnicas de las órdenes de compra, durante el recibo y el montaje. __ 256

f. Funciones del administrador del contrato _____________________________________ 257 g. Funciones del gestor administrativo _________________________________________ 260 h. Funciones del Gestor financiero y de seguimiento ______________________________ 261



i. Funciones del gestor jurídico - contractual ____________________________________ 262 j. Funciones del gestor laboral _______________________________________________ 264 k. Funciones del gestor integral de la información ________________________________ 268 l. Funciones del gestor administrativo adicional (técnicos). _________________________ 270 m. Funciones del gestor técnico adicional. ______________________________________ 271 n. Funciones del gestor técnico del contrato ____________________________________ 274 ñ. Administración y gestión de contratos de anticipación de la demanda ______________ 276

1. Contratos de anticipación de la demanda de bienes __________________________ 277 Funciones del Administrador ______________________________________________ 277 Funciones del Gestor Administrativo de Seguimiento ___________________________ 277 Funciones del Gestor Técnico ______________________________________________ 278 2. Contratos de anticipación de la demanda de servicios ________________________ 278 Funciones del Ordenador del Pago __________________________________________ 278 Funciones del Administrador ______________________________________________ 279 Funciones del Gestor Administrativo ________________________________________ 279 Funciones del Gestor Técnico ______________________________________________ 279

o. Gestión de contratos de menor cuantía ______________________________________ 280 p. Administración y gestión de contratos actuando como contratista _________________ 280 q. Procedimiento estandarizado para no conformidades e incumplimientos contractuales _ 281 r. Comunicación e información entre administrador, gestión administrativa y gestión técnica282


Caso real. Modelo 2 de guía para la administración y gestión de contratos _______ 309

1. Alcance _________________________________________________________ 309

2. Definiciones _____________________________________________________ 309 Administrador de Contrato __________________________________________________ 309 Sistema Documental _______________________________________________________ 310 Contratista ______________________________________________________________ 310 Equipo de Apoyo __________________________________________________________ 310 Informe de Avance y Pago __________________________________________________ 310 Memorando de Informe de Cierre ____________________________________________ 310

3. Referencias______________________________________________________ 311

4. Responsabilidades ________________________________________________ 311 Administrador de Contrato __________________________________________________ 311

5. Procedimiento para la administración de contratos. ______________________ 312 a. Designación de Equipo de Apoyo ___________________________________________ 313

Administrador de Contrato ________________________________________________ 313 b. Programa de aplicación de la gestión de contractos (contract management). ________ 313 c. Control de garantías _____________________________________________________ 313

Verificación de garantías _________________________________________________ 313 Subgerencia Jurídica ____________________________________________________ 313 Renovación de garantías _________________________________________________ 314

d. Inicio y ejecución del contrato _____________________________________________ 314 Cómputo del plazo contractual _____________________________________________ 314 Plazo _________________________________________________________________ 315 Inicio de Actividades ____________________________________________________ 315

e. Ejecución de Contrato ___________________________________________________ 316 f. Gestión de pago ________________________________________________________ 316

Determinación de documentos habilitantes de pago ____________________________ 317 g. Requerimiento de recursos ________________________________________________ 317 h. Solicitud y realización del pago ____________________________________________ 317 i. Revisión del Buen Uso del Anticipo __________________________________________ 319 j. Terminación del contrato __________________________________________________ 320

Terminación de mutuo acuerdo ____________________________________________ 320 Terminación unilateral del contrato y declaración de contratista incumplido _________ 321

k. Modificación y prórroga de plazos __________________________________________ 322 l. Modificación de cronogramas e hitos intermedios _______________________________ 322



m. Prórroga o ampliación de plazo ____________________________________________ 322 n. Contratos modificatorios y complementarios __________________________________ 323 ñ. Multas y Sanciones por Incumplimientos contractuales __________________________ 324 o. Reclamaciones y controversias _____________________________________________ 325 p. Reemplazo del Administrador del Contrato ___________________________________ 325

Por ausencia temporal ___________________________________________________ 325 Por ausencia definitiva ___________________________________________________ 326

q. Cierre de Administración de Contrato _______________________________________ 326 Recepción del objeto de contrato ___________________________________________ 326

r. Liquidación de la administración del contrato __________________________________ 328

PARTE SEGUNDA ______________________________________________ 359

Automatización informática de la gestión de contratos. ______________________ 359

Capítulo 2. Automatización informática de la gestión de contratos. _______ 359

1. Sistema de Gestión Documental (DMS) especializado en la gestión de contratos. 359

2. Planificación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning). __ 359

3. Automatización informática de la Gestión de Riesgos Contractuales (Contract Risk Management). ________________________________________________ 360


Software documental en la gestión de contratos de la construcción. ____________ 361

1. Software de gestión de contratos _____________________________________ 361

2. Procesos de contratación (desde su creación, fase de ejecución y análisis). ____ 362

3. Motor de búsqueda en el contenido de los contratos. _____________________ 362

4. El sistema de gestión documental debe permitir corroborar desviaciones a lo largo del ciclo de vida del contrato. ___________________________________ 363

5. Prevención de riesgos de plazos en contratos de obra. ____________________ 363 Especial relevancia los contratos relacionados con el sector de la construcción, suscritos con administraciones públicas; en los que el incumplimiento de fechas importantes puede llevar a

la aplicación de cláusulas onerosas para la empresa. ___________________________ 363

6. Credenciales de acceso y sistemas de seguridad de los contratos. ___________ 364 Auditoría completa de todas las acciones realizadas por los usuarios _______________ 364

7. Comunicación entre las partes del contrato (proveedores) y vinculaciones automáticas entre contratos. ________________________________________ 364

8. Chat online integrado y convocatoria de partes del contrato. _______________ 364

9. Gestor de tareas relacionadas con contratos (calendario, alertas, convocatorias,

plazos, etc.). _____________________________________________________ 365


Aplicación práctica del software de la gestión de contratos (Contract Management). Modelo 1. _______________________________________________________ 366

1. Ventajas de la herramienta de gestión de CONTRATACIÓN (contract management). ___________________________________________________ 366

2. Visibilidad Global de la Contratación __________________________________ 367 Gestión de Riesgos ________________________________________________________ 367 Garantía del Cumplimiento __________________________________________________ 367 Aumento de la Productividad ________________________________________________ 367

3. Prestaciones y características. _______________________________________ 368 Gestor de Contratos de Compras _____________________________________________ 368 Gestión de Obligaciones ____________________________________________________ 368



Catálogo de Contratos _____________________________________________________ 368 Enmiendas Contractuales ___________________________________________________ 368 Documentos de Certificación ________________________________________________ 368 Documentación Contractual _________________________________________________ 368 Asociación entre diferentes Contratos _________________________________________ 369 Firmas Digitales __________________________________________________________ 369 Aprobación del Flujo de Trabajo ______________________________________________ 369 Notificaciones y Recepciones ________________________________________________ 369 Plan de Ejecución Contractual _______________________________________________ 369 Saldo Dinámico del Contrato ________________________________________________ 369 Edición Colaborativa del Contrato_____________________________________________ 369 Ajustes Financieros ________________________________________________________ 370 Facturación ______________________________________________________________ 370 Adelantos _______________________________________________________________ 370 Garantías _______________________________________________________________ 370 Cuenta Bancaria del Proveedor ______________________________________________ 370


Aplicación práctica del software de la gestión de contratos (Contract Management). Modelo 2. _______________________________________________________ 377

PARTE TERCERA _______________________________________________ 404

El Contract Management (gestión de contratos) en la construcción. ____________ 404

Capítulo 3. El Contract Management (gestión de contratos) en la construcción. _________________________________________________ 404

1. Las 4 claves de una obra. ___________________________________________ 404 El coste. ______________________________________________________________ 404 El plazo. ______________________________________________________________ 404 La calidad. ____________________________________________________________ 404 La satisfacción. _________________________________________________________ 405

2. Gestión transparente y eficacia en la ejecución __________________________ 405

3. Ventaja adicional del Management Contracting respecto al precio máximo

garantizado (PMG). ________________________________________________ 406


El Contract Management (Management Contractating en el PMBOOK) como base del Project Management. ______________________________________________ 408

1. La Gestión de Contratos (Contract Management) es una herramienta estratégica

para el Project Management. ________________________________________ 408

2. Implementación de los contratos como contratante o contratado. ___________ 409

3. El Contract Management y la gestión de adquisiciones en el PMBOK. _________ 409 Pre-adjudicación __________________________________________________________ 409 Estrategia y Planificación de la Adquisición _____________________________________ 410 Gestión de contratos adjudicados _____________________________________________ 410


Cuestiones esenciales del Contract Management como parte del Project

Management. ____________________________________________________ 411

1. Funciones del Project Manager en los procesos de adquisiciones y contratación

de las obras. _____________________________________________________ 411

2. Consultar siempre al asesor legal. ____________________________________ 412

3. Clases de contratos en los que se relacional el Contract Management con el

Project Management. ______________________________________________ 412



a. Contratos de precio fijo (Fixed-Price or Lump-Sum) ____________________________ 412 b. Contratos de costes reembolsables (Cost-Reimbursable Contract) _________________ 413 c. Contratos por Tiempo y Materiales (Time and Material) _________________________ 413


¿Por qué hay que gestionar los contratos en lugar de dejarlos olvidados en un

cajón? __________________________________________________________ 415

1. ¿Por qué considerar a la gestión de contratos (Contract Management) como una herramienta estratégica? ___________________________________________ 415

2. Las funciones del Contract Manager. __________________________________ 416

3. Reclamar a tiempo al proveedor por incumplimiento contractual evita muchos problemas. ______________________________________________________ 416

4. Caso práctico de reclamación en el proceso de una obra. __________________ 417 a. Obligaciones del contrato de obra. __________________________________________ 417 b. Funciones de alerta del Contract Manager. ___________________________________ 417 c. Beneficios de la actuación de reclamación del Contract Manager. __________________ 418

5. Caso práctico de reclamación en el proceso de una obra (Factor riesgo del contrato: Plazo ajustado). __________________________________________ 418

6. Caso práctico de reclamación en el proceso de una obra (2º supuesto de Factor riesgo del contrato: Plazo ajustado). __________________________________ 419

7. Caso práctico de reclamación en el proceso de una obra (Factor riesgo del contrato: falta de disposición de medios de la constructora). _______________ 421


Las constructoras pierden un 9,15% de sus ganancias anuales por errores en su Plan de Gestión de Contratos. ________________________________________ 422

CHECK-LIST __________________________________________________ 424

La gestión contractual, ¿qué es y para qué sirve? __________________________ 424

Objetivos de la gestión contractual. _____________________________________ 424

El rol del Gestor del Contrato en los proyectos de ingeniería y construcción. _____ 424

Documentos contractuales: alcance, cronograma, recursos y planes de gestión. __ 424

Obligaciones vs riesgos previstos, imprevistos e imprevisibles. _______________ 424

Reparto de obligaciones y riesgos. Tipos de contratos: de obra, de diseño y obra, sin suministro de materiales, con financiación, etc. __________________________ 424

Identificación de obligaciones y riesgos de cada parte. ______________________ 424

Definición de las líneas base del contrato. ________________________________ 424

Identificación de los plazos de gestión. __________________________________ 424

Análisis de impactos sobre el Alcance contractual debido a variaciones solicitadas y/o ejecución real. ________________________________________________ 424

Gestión contractual del plazo. _________________________________________ 424

Identificación de hitos contractuales. ___________________________________ 424

Buenas prácticas de elaboración de un cronograma contractual. _______________ 424

Penalizaciones. _____________________________________________________ 424

Análisis de impactos de la ejecución real sobre lo planificado. ________________ 424

Gestión contractual del coste. _________________________________________ 424



Análisis de impactos de la ejecución real sobre el coste previsto. Identificación de conceptos con sobrecostes. _________________________________________ 425

Gestión contractual de los riesgos (identificación de riesgos, cálculo de

contingencias). ___________________________________________________ 425

Análisis de impactos de riesgos materializados sobre las condiciones iniciales. ___ 425

Gestión contractual de las comunicaciones. _______________________________ 425

Gestión de reclamaciones. ____________________________________________ 425

Preparación documental para reclamaciones y arbitrajes. ____________________ 425

Capítulo 4. Análisis de riesgos en la fase de ejecución de obra. ___________ 426

1. Plan de obra. ____________________________________________________ 426

2. Las ofertas se miran con “lupa”. _____________________________________ 429

TALLER DE TRABAJO. ___________________________________________ 435

El presupuesto de obra. ______________________________________________ 435

1. ¿Qué es el presupuesto de obra? _____________________________________ 435

2. Clases de presupuestos ____________________________________________ 435 a. Presupuesto estimativo __________________________________________________ 435 b. Presupuesto valorativo ___________________________________________________ 436 c. Presupuesto valorativo detallado ___________________________________________ 436 d. Presupuesto cerrado _____________________________________________________ 438

3. Estructura de costes de un presupuesto ________________________________ 438 a. Costes directos _________________________________________________________ 438 b. Costes indirectos. _______________________________________________________ 439

TALLER DE TRABAJO. ___________________________________________ 442

Fases de una edificación. Trámites a seguir. ______________________________ 442

1. Examen topográfico _______________________________________________ 442

2. Estudio geotécnico ________________________________________________ 442

3. Acta de Protocolización de fotografías _________________________________ 443

4. Encargo del proyecto y dirección de obra _______________________________ 443

5. Contratación de OCT _______________________________________________ 444

6. Plan de control de materiales ________________________________________ 445

7. Seguro de responsabilidad decenal ___________________________________ 446


Al seguro de daños o de caución se añade la “garantía financiera”. Reforma del

artículo 19 de la LOE por la Ley 20/2015, de 14 de julio, de ordenación, supervisión y solvencia de las entidades aseguradoras y reaseguradoras. _____ 447

8. La licencia de obras _______________________________________________ 448

9. La escritura de obra nueva y división horizontal _________________________ 448


La declaración de obra nueva en la ley 13/2015, de 24 de junio. ______________ 450

10. El préstamo hipotecario ___________________________________________ 453

11. El seguro en garantía de cantidades a cuenta del precio de venta ___________ 454

12. Comercialización de la promoción. ___________________________________ 454



13. Contrato de obra alzado o llave en mano. _____________________________ 455

14. El acta de replanteo ______________________________________________ 456


Estudio de gestión de residuos. Obligación del promotor en los proyectos de obras. 457


Fases de control de un Dpto. técnico. ____________________________________ 459

1. Desde las certificaciones de obra a la post-venta. ________________________ 459 Supervisión y control de certificaciones de obra. _________________________________ 459 La coordinación de seguridad en fase de ejecución. ______________________________ 460 Anotar cualquier incidencia en el libro de órdenes, y en particular la conformidad a los materiales que le sean presentados por el contratista. _____________________________________ 460 Autorizar, con el director de la obra cuando sea necesario, las modificaciones que se produzcan, anotando las que puedan suponer una modificación en la escritura de ONDH, para hacerlas constar al finalizar la obra y otorgar la escritura de ON terminada. __________________ 460 Controlar el plazo de ejecución y adoptar las medidas necesarias para su cumplimiento. _ 460 Recabar del contratista y preparar toda la documentación necesaria para solicitar la licencia de primera ocupación y el libro del edificio. _______________________________________ 460 Realizar visita exhaustiva antes de recepcionar la obra. ___________________________ 460 Informar al Gerente de cualquier incidencia. ____________________________________ 460 La escritura de obra nueva terminada _________________________________________ 460 La licencia de primera ocupación _____________________________________________ 461 La entrega de la edificación _________________________________________________ 461 La gestión de las escrituras _________________________________________________ 462 La constitución de la comunidad _____________________________________________ 463 Post-venta. Reclamaciones posteriores ________________________________________ 463

2. Esquemas del desarrollo de los planes operativos. _______________________ 464 Plan operativo técnico, departamento técnico ___________________________________ 464 Plan operativo técnico de ejecución material de la promoción. Departamento técnico de ejecución

material ________________________________________________________________ 466 Plan operativo comercial ____________________________________________________ 467 Departamento comercial ___________________________________________________ 467 Plan operativo de recursos humanos __________________________________________ 468 Departamento de recursos humanos __________________________________________ 468 Plan operativo financiero y de tesorería ________________________________________ 469 Departamento económico-financiero __________________________________________ 469 Previsiones económico-financieras ____________________________________________ 469 Cuantías y calendario de tiempos previstos _____________________________________ 469


Los seguros de la construcción como solución a la gestión de riesgos de las obras. 471

1. Seguro Decenal __________________________________________________ 471

2. Seguro Todo Riesgo Construcción ____________________________________ 471

3. Seguro de Responsabilidad Civil (RC) para constructores y promotores. _______ 472

4. Seguro de Responsabilidad Civil (RC) para arquitectos, arquitectos técnicos e ingenieros. ______________________________________________________ 472

5. Seguro de Responsabilidad Civil (RC) para autónomos. ____________________ 473

6. Seguro de Accidente Convenio. ______________________________________ 473


La OCT y el control de la obra. El control técnico. Las OCT. ___________________ 474

1. El control técnico. Las OCT. _________________________________________ 474



Siniestros _______________________________________________________________ 476 Inaplicabilidad del Consorcio de Compensación de Seguros ________________________ 476

2. Contratar la OCT y firmar un contrato con el controlador ___________________ 476

3. Verificación y seguimiento de la obra __________________________________ 477

4. El Control Técnico en las pólizas decenales previas a la LOE ________________ 478


Catálogo de una OCT - Organismo de Control Técnico (OCT). _________________ 480


Listado de OCTs que colaboran con una aseguradora por su capacidad de nombrarlos. _____________________________________________________ 487 Organismo de Control Técnico (OCT) que nombre el Tomador del seguro. _____________ 487


Sistema de control en el que empresas externas (O.C.T's) ___________________ 489


El Control Técnico en la LOE. ¿Qué son los Organismos de Control Técnico (OCT)? _ 495

1. Objeto y alcance del Control de Calidad ________________________________ 495

2. Características principales de la intervención del OCT. ____________________ 497

3. Reconocimiento de los OCT. _________________________________________ 497 Independencia ___________________________________________________________ 497 Capacidad técnica y profesional ______________________________________________ 497 Experiencia ______________________________________________________________ 498

4. Obligaciones que el tomador o el asegurado exigirán contractualmente a la Entidad de Control de Calidad. _______________________________________ 498


Informes de la OCT __________________________________________________ 500


Reservas de la OCT y sus consecuencias. _________________________________ 503


La relación con la OCT. _______________________________________________ 505

Obligaciones del tomador o del asegurado respecto a la Entidad de Control de

Calidad. _________________________________________________________ 505


Informe final de la OCT. ______________________________________________ 507


Plan de seguridad y salud laboral en la construcción. _______________________ 509

1. Plan de seguridad y salud laboral _____________________________________ 509

2. Estudio de seguridad y salud ________________________________________ 509

3. Número de planes de seguridad y salud en el caso de varias obras. __________ 510

4. Obligación del contratista de elaborar el plan de seguridad y salud __________ 510

5. Técnico competente en la redacción del Plan de Seguridad y Salud. __________ 511

6. Aprobación del plan de seguridad y salud ______________________________ 511



7. Contenido del plan de seguridad y salud en el trabajo _____________________ 512

PARTE CUARTA ________________________________________________ 514

Modalidades de contratos en la construcción. _____________________________ 514

Capítulo 5. Modalidades de contratos en la construcción. _______________ 514

1. Modalidades de contratos en la construcción. ___________________________ 514 a. Contrato de suma alzada. ________________________________________________ 514 b. Contrato con precios unitarios. ____________________________________________ 514 c. Contrato de mandato con administración Delegada (gastos reembolsables). _________ 514 d. Diseño-Licitación-Construcción ____________________________________________ 515 e. Diseño y Construcción ___________________________________________________ 515 f. Construction Management At Riesk _________________________________________ 515 g. EPC (Engineering, Procurement and Construction) _____________________________ 515 h. EPCM (Engineering, Procurement and Construction Management) _________________ 515 i. BuildOperate-Transfer (BOT, también BTO) ___________________________________ 515

2. Modalidades de adjudicación ________________________________________ 516 a. Licitación ______________________________________________________________ 516

Licitación Pública _______________________________________________________ 516 Licitación Privada _______________________________________________________ 516

b. Asignación Directa ______________________________________________________ 516 c. Asignación a proveedor único ______________________________________________ 517 d. Ordenes de bajo coste.___________________________________________________ 517 e. Proyectos de Desarrollo, Expansión o de Inversión de Envergadura ________________ 517

PARTE QUINTA. _______________________________________________ 518

Contract Manager: Administración y Gestión de Contratos de Proyectos de

Ingeniería y Construcción _______________________________________ 518

Capítulo 6. El Contract Management (Gestión del Contrato) de los contratos de ingeniería en caso de arbitraje por reclamaciones de obra. ___________ 518

1. La complejidad técnica y jurídica de los contratos de ingeniería internacional. __ 518

2. Intervención de un Experto Independiente que evalúe la responsabilidad técnica.518

3. Cuando la reclamación está justificada pero no se ha gestionado el contrato

(contract management) con lo que no hay soporte objetivo. ________________ 519

4. Requisitos del contract management para contratos de ingeniería que serán fundamentales en caso de arbitraje. ___________________________________ 519 a. Control de comunicaciones entre las partes durante el desarrollo del proyecto de obra. “Las

palabras se las lleva el viento, todo por escrito”. _________________________________ 520 b. Generación de informes de estado de obra y avance de los trabajos. _______________ 520 c. Reservas de derecho de reclamación en tiempo y forma. ________________________ 520

Plazo de reclamación ____________________________________________________ 520 Procedimientos de reclamación y gestión del cambio previstos en el contrato de ingeniería. Reservas de derecho de reclamación. _______________________________________ 520

d. Coordinación entre equipo de proyecto y asesoría jurídica durante el desarrollo del proyecto. 520 e. Gestión y negociación en plazo de reclamaciones de obra. _______________________ 521 f. Documentación, organización y archivo de datos del desarrollo del proyecto._________ 521

5. Aplicaciones informáticas al Contract Management (Gestión del Contrato) de los contratos de ingeniería. ____________________________________________ 522 a. La solución informática del NEC3 Contract Management Cloud adaptado al BIM. ______ 522 b. Gestión de Contratos NEC3 en la Nube ______________________________________ 522

Advertencias tempranas _______________________________________________ 523 Eventos de compensación ______________________________________________ 523 Registro de riesgos. ___________________________________________________ 523



Instrucciones de la tarde _______________________________________________ 523 Evaluaciones ________________________________________________________ 523


La solución informática del NEC3 Contract Management Cloud adaptado al BIM. __ 525 Gestión de Contratos NEC3 en la Nube ______________________________________ 525 Advertencias tempranas _______________________________________________ 526 Eventos de compensación ______________________________________________ 526 Registro de riesgos. ___________________________________________________ 526 Instrucciones de la tarde _______________________________________________ 526 Evaluaciones ________________________________________________________ 526

PARTE SEXTA _________________________________________________ 528

Subcontratación y gestión de contratos (contract management). ______________ 528

Capítulo 7. Contract Management (gestión de contratos) del proceso de

subcontratación en la construcción. ________________________________ 528

1. Subcontratación de procesos industriales de la construcción. _______________ 528

2. Marco legal de la subcontratación. ____________________________________ 530

3. Proceso contractual de subcontratación. _______________________________ 530 a. Fase inicial. ____________________________________________________________ 530

El contrato de subcontratación _____________________________________________ 531 b. Establecimiento de los procedimientos de control. _____________________________ 531 c. Ejecución______________________________________________________________ 531

Responsabilidad salarial __________________________________________________ 532 Responsabilidad de información ____________________________________________ 532 Responsabilidad con la Seguridad Social _____________________________________ 532 Responsabilidad disciplinaria ______________________________________________ 532


Gestión documental de subcontratistas online. Ejemplo Obralia / Nalanda. ______ 533

Capítulo 8. Ejecución contractual de la subcontrata. ___________________ 559

1. Departamentos de compras de las constructoras. ________________________ 559

2. Proceso de licitación y contratación. __________________________________ 560 a. Análisis de la necesidad de subcontratar. ____________________________________ 560 b. Proceso de Contratación __________________________________________________ 560 c. Adjudicación ___________________________________________________________ 561

3. Proceso de Contratación de las subcontratas. ___________________________ 561 a. Elaboración Estrategia de Contratación ______________________________________ 561 b. Consideraciones preliminares. Preselección y precontratación. ____________________ 561 c. ¿Cómo buscar a los subcontratistas? ________________________________________ 562

4. Adjudicación _____________________________________________________ 562 a. Comunicación y Formalización del Contrato ___________________________________ 562 b. Alternativas a las Licitaciones _____________________________________________ 563

Contratación por Asignación Directa ________________________________________ 563 Asignación a Proveedor Único _____________________________________________ 563 Obras menores _________________________________________________________ 563

5. Proceso de administración del contrato de subcontratación. ________________ 563 a. Instalación en obra. _____________________________________________________ 563 b. Ejecución _____________________________________________________________ 564 c. Finalización. ___________________________________________________________ 565

Capítulo 9. Contract Management (gestión de contratos) del contrato de servicios (outsourcing). _________________________________________ 567



1. Acuerdo de intenciones. ____________________________________________ 567

2. Contrato de servicios (outsourcing). __________________________________ 567 a. Preámbulo ____________________________________________________________ 567 b. Condiciones Generales ___________________________________________________ 567

Descripción de los trabajos _______________________________________________ 567 Referencias de la descripción de los trabajos __________________________________ 568 Plazos de ejecución e hitos ________________________________________________ 568 Programa de Obras _____________________________________________________ 568 Multas ________________________________________________________________ 568 Precios _______________________________________________________________ 568 Rectificación del precio ___________________________________________________ 569 Forma de Pago _________________________________________________________ 569 Prohibiciones de cesión de Derechos y Obligaciones ____________________________ 569 Garantías y Retenciones __________________________________________________ 569 Seguros ______________________________________________________________ 570 Responsabilidades Laborales del Contratista __________________________________ 570 Evaluación de Desempeño del Contratista ____________________________________ 570 Mecanismo de Incentivo __________________________________________________ 570 Arbitraje ______________________________________________________________ 570 Domicilio ______________________________________________________________ 570

ANEXO 1 _____________________________________________________ 571

Certificación de la International Association for Contract & Commercial Managemen

IACCM. Versión original en inglés/traducción automática en español. _________ 571

ANEXO 2 _____________________________________________________ 578

Guía formativa didáctica de la National Contract Management Association (NCMA).

Versión original en inglés/traducción automática en español. _______________ 579



¿QUÉ APRENDERÁ?

Características del Contract Management o Gestión de Contratos.

Funciones del Contract Manager (gestor de contratos).

Relación entre el Contract Management y el Departamento de

compras.

Supervisión y control de los procesos de gestión de contratos (“contract management”).

Automatización informática de la gestión de contratos.

El Contract Management (Management Contractating en el

PMBOOK) como base del Project Management.

Subcontratación y gestión de contratos (contract management).



Introducción

Los contratos son activos comerciales valiosos y esenciales, y eso hace que una

estrategia de gestión de contratos coherente sea esencial para el éxito de su

negocio.

Los sistemas de contract management/gestión de contrato están siendo

aplicados desde hace años por las grandes constructoras que tienen a

profesionales dedicados en exclusiva durante años a revisar pliegos de

licitaciones internacionales públicas y privadas, negociando contratos

internacionales y haciendo seguimiento de reclamaciones.

Estas constructoras tienen una gran experiencia internacional en grandes ofertas

y proyectos llave en mano de ingeniería, aprovisionamiento y construcción

industrial en Gestión de Contratos, Control de Proyectos y Estimaciones. Cuentan

con su propio departamento de Estimaciones de Gestión de Contratos.

En todos estos casos tienen un gran reto: encontrar el balance entre los

contratos y una realidad de contorno cada vez más cambiante.

Por fin ha llegado la tecnología y tienen una ayuda importantísima. Pronto llegará

la inteligencia artificial y todavía será más fácil.

Hoy en día muchos equipos legales eligen implementar y utilizar el software de

gestión de contratos para ejecutar con éxito esa estrategia y acelerar su

capacidad para obtener la información que necesitan de sus carteras de

contratos.

En teoría, esto parece simple. Se elige un proveedor que parece ofrecer una

solución a los problemas de negocios que está tratando de resolver, luego se usa

ese sistema para resolver esos problemas. Pero, desafortunadamente, rara vez

es así de sencillo.

Muchos equipos legales pasan por un arduo proceso de examen y selección de

software para acabar fallando durante su implementación. La mejor manera de



asegurar que su implementación y adopción del software de gestión de contratos

se ejecute sin problemas es entender los obstáculos comunes a los que se enfrentará y desarrollar una estrategia para superar esos desafíos.

En inmoley.com hemos consultado a varios profesionales de la construcción que

han pasado por la implementación de software de gestión de contratos, así como

con varios proveedores y estos son los consejos que nos han dado.

Una comprensión de la importancia de la implementación exitosa del

software de gestión de contratos/contract management requiere:

Conocimientos sobre la creación de una estrategia de implementación.

Conciencia de cómo superar obstáculos comunes.

Herramientas para rehabilitar una implementación fallida.

Una lista de verificación para ayudar con la incorporación de su

equipo.

Después de aprender a identificar y mitigar algunos de los

obstáculos comunes que experimentan las organizaciones al

implementar el software de gestión de contratos, puede ejecutar

con éxito el proceso de implementación y finalmente obtener todos los beneficios de usar el software de gestión de contratos.



PARTE PRIMERA.

¿Qué es el Contract Management (gestión de contratos)?

Capítulo 1. Contract Management / Management Contracting (gestión de contratos).

1. National Contract Management Association (NCMA)

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