Definición Alcance - Collections Trust

1Adquisición y accesión

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Adquisición y accesión

DefiniciónAdquisición de la propiedad legal de los objetos con la intención (no en todos los casos) de incorporarlos a la colección permanente del museo mediante el proceso de accesión: el compromiso formal del órgano rector de cuidar los objetos a largo plazo.

AlcanceEn términos legales, la adquisición implica que el propietario original «transfiera el título de propiedad» de un objeto al museo. Al final de este procedimiento, se tendrá una constancia de la titularidad y se le asignará un número único a cada objeto permitiendo que se vincule con la información recabada sobre este.

La accesión tiene un significado muy específico: implica responsabilidades éticas de preservar objetos a largo plazo, y no se debe realizar sin una reflexión cuidadosa en función de la política de colección establecida. En este procedimiento se asume que la mayoría de los objetos que se adquieren serán accesionados.

Sin embargo, el museo puede adquirir objetos para otros fines, como para usarlos en actividades de libre manipulación o como accesorios de exhibición. En ese caso, use parte de este procedimiento, pero no accesione los objetos formalmente. En ocasiones, se pueden accesionar objetos que ya tienen y que se han vuelto significativos con el paso del tiempo (por ejemplo, vitrinas victorianas).

Este es un proceso primario de Spectrum.

El estándar SpectrumDebe existir una política para adquirir objetos. Esta podría ser parte de una política de formación de colecciones más amplia que también se considerará la disposición de los objetos. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas:

• ¿Qué tipo de objetos podría adquirir y por qué motivo?

• ¿Qué cuestiones legales y éticas considerará antes de adquirir objetos?

• ¿Quién puede autorizar las adquisiciones, en particular, en el caso de la colección accesionada?

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2 Adquisición y accesión

• ¿Cuáles son los términos y condiciones habituales que tiene el museo para adquirir objetos?

• ¿Qué pasos seguirá para verificar la procedencia de las adquisiciones potenciales?

• ¿Cómo calculará los gastos corrientes de adquisiciones potenciales? (Por ejemplo, almacenamiento adicional).

• ¿Cómo determinará quién es propietario de los derechos asociados (por ejemplo, derechos de autor) y cuál es la política del museo para adquirir dichos derechos?

• ¿Cuáles son los formato que tiene el museo para numerar accesiones nuevas? ¿Cuáles son los métodos preferidos del museo para etiquetar y rotular distintos tipos de objetos?

• Por lo general, ¿cuánto tiempo toma completar el proceso de accesión?

También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos que debe seguir para adquirir objetos. El proceso sugerido por Spectrum es un punto de partida útil; sin embargo, independientemente de cómo lo implementen, los procesos propios del museo deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

Requisito mínimo ¿Por qué es importante?

El museo solo adquiere objetos en conformidad con su política establecida y con las leyes, tratados y códigos deontológicos aplicables.

Su actividad de formación de colecciones es ética y cumple con la misión de su museo.

Los objetos no se adquieren a voluntad de las personas.

Tiene evidencia escrita de que los propietarios legítimos de los objetos adquiridos han transferido su título de propiedad al museo.

Puede probar la propiedad legal de sus colecciones.

El museo no adquiere reliquias cuya propiedad pueda generar disputas dentro de una familia.

El museo se encarga de que los donantes conozcan en qué términos se han aceptado sus donaciones o legados.

Los donantes comprenden que los objetos que han donado no siempre se podrán exhibir o se podrían descartar en el futuro.

El museo minimiza el riesgo de dañar su reputación si los donantes o sus herederos se sienten descontentos en el futuro.


Requisito mínimo ¿Por qué es importante?

El museo asigna un número único a cada objeto accesionado y lo utiliza para etiquetarlo o rotularlo de forma segura.

Se puede vincular cada objeto físico con la información que se tenga sobre este.

El museo mantiene toda la información relevante acerca de la adquisición de los objetos accesible, a través de sus números únicos.

El museo cuenta con toda la documentación posible respecto a la procedencia de sus colecciones.

Se pueden consultar los documentos originales en caso de cualquier problema que surja en el futuro; por ejemplo, que los herederos de un donante piensen que una donación fue sólo en préstamo.

El museo tiene un registro a prueba de alteraciones de todos los objetos accesionados, al que se accede utilizando sus números únicos.

El museo tiene un registro formal de su colección accesionada.

Sería muy difícil que un ladrón en el interior de un museo pueda cubrir sus huellas eliminando todos los registros sobre la existencia de un objeto.

El museo tiene, como respaldo, una copia de seguridad actualizada de todas las fichas de accesión de la colección.

El museo no pierde información importante en casos de incendios o desastres similares.

El museo tiene un nivel de seguridad adicional para evitar que cualquier persona altere las fichas principales de accesión a las colecciones.

Procedimiento sugerido

Evaluación de potenciales adquisiciones

Justificar la propuesta de adquisición.

Por lo general, esto se debería hacer por escrito, siguiendo la política de adquisición del museo. Dependiendo de las circunstancias, es posible que sea necesario realizar una investigación de debida diligencia en asuntos legales y éticos, o aclarar los derechos de propiedad intelectual asociados con una adquisición propuesta. Guarde una copia de la propuesta de adquisición y anote dónde está para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarla en el futuro.


Evalúe la propuesta.

Siga el procedimiento y las directrices establecidas en la política de adquisición del museo. Ver también la Nota 1 para obtener orientación adicional. Guarde una copia de la evaluación formal del museo (por ejemplo, las actas relevantes de la reunión del Directorio) y anote dónde está para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarla en el futuro (con una referencia cruzada a los números de los objetos que se adquieran).

Informe al propietario si no va a adquirir los objetos y devuélvaselos si ya están en el museo. Por lo general, esta respuesta debería darse por escrito, indicando las razones por las que no se aceptó la oferta, y haciendo referencia a la política de adquisición.

Obtención de título de propiedad y registro de derechos de autor

Obtenga el título de propiedad y la evidencia escrita de la titularidad de los objetos.

Ver la Nota 2 para obtener orientación sobre el tipo de registro de adquisición que debería llevar. La evidencia del título de propiedad de los objetos debería incluir los siguientes documentos:

• Una referencia al título de propiedad formal del organismo jurídico que va a adquirir el objeto.

• El nombre y la dirección del anterior propietario del objeto y de cualquier agente.

• Una descripción breve del objeto.

• Una firma que certifique la transferencia del título de propiedad del museo.

• El método de adquisición.

Ver la Nota 3 para conocer qué documentación adicional se recomienda obtener en el caso de legados, colecciones de trabajo de campo, donaciones, compras, intercambios y bienes patrimoniales. Ver la Nota 4 para obtener consejos sobre cómo proceder en el caso de encontrar los objetos sin numeración (por ejemplo, durante el Proceso de inventario).

Todos los documentos sustentatorios originales que acrediten el título de propiedad deberían conservarse en un área segura y a prueba de fuego, ya que son parte esencial de la documentación sobre la colección que debe guardarse a largo plazo. Registre la Ubicación de la documentación sustentatoria en los registros de objetos pertinentes para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.


Registre los derechos de autor u otros derechos asociados si se conocen.

Si aún no se ha hecho, cuando sea pertinente y de ser posible, se debe establecer y registrar al titular de los derechos de autor y otros derechos asociados a las nuevas adquisiciones.

Ir a Gestión de derechos.

Recepción de objetos que aún no están en el museo

Planifique la llegada de los objetos.

Algunos aspectos a tener en cuenta son: el lugar donde se almacenará el objeto y quién estará a cargo de llevará a cabo el proceso de adquisición.

Ir a Entrada de objetos.

Procesamiento de adquisiciones nuevas

Etiquete o rotule cada objeto, o conjunto de objetos, con un número de objeto único.

Su política debería especificar el formato para los números de objeto. Si procede, el número de los objetos no accesionados (por ejemplo, en las colecciones de manipulación libre) debería tener un formato distinto al de los objetos accesionados. Se le podría asignar el mismo número raíz a las partes de un mismo objeto, pero con una extensión única añadida a cada objeto. Cuando una gran cantidad de objetos similares se almacena en un contenedor seguro, se podría numerar el contenedor, contar su contenido y registrar la cantidad total de objetos (por ejemplo, cuentas en una caja, una caja con fragmentos o una bandeja con insectos).

El método usado para etiquetar y rotular un objeto, o conjunto de objetos, dependerá del material del que esté hecho y de su estado. Por lo general, se deberían rotular los objetos en físico. Cuando esto no es posible, se deberían colocar etiquetas de forma segura.

En general, las técnicas de etiquetado y rotulado no deberían dañar al objeto, pero esto no siempre es posible (por ejemplo, en el caso de objetos más grandes). En ocasiones, la durabilidad es más importante que la reversibilidad. Si hubieran dudas, busque el asesoramiento especializado de un conservador. El museo debe elaborar reglas escritas de dónde colocar las etiquetas o rótulos.

Registre la información inicial sobre la adquisición y los objetos ad-quiridos.

Registre la siguiente información para cada objeto, o conjunto de objetos, identificado por su número de objeto:


Información de identificación del objeto

• El Número de objeto.

• La Cantidad de objetos adquiridos que están asociados al Número de objeto.

• El tipo de objeto - Nombre del objeto (usar lista predeterminada).

• Cualquier Título de propiedad del objeto.

• Una Descripción breve que contenga información suficiente para poder identificar cada objeto, o conjunto de objetos, y cualquier parte numerada independientemente. La descripción debe lo suficientemente precisa para poder identificarlo si es que no tienen un número de objeto (incluyendo, por ejemplo, un nombre simple, medidas).

• Cualquier Otro número u Otro tipo de número (por ejemplo, un número asignado por otra organización antes de la adquisición del objeto).

Información de adquisición

• El método de adquisición - Método de adquisición (usar lista predeterminada).

• Nombre e información de contacto de la fuente de adquisición (donante o proveedor):

• Fuente de adquisición (usar formato preestablecido para registrar el nombre).

• Dirección.

• La fecha de adquisición - Fecha de adquisición (usar un formato preestablecido).

• El número del formulario de entrada (si está disponible) - Número de entrada.

• El número del formulario de transferencia de título, si se trata de un documento distinto al formulario de entrada - Número de transferencia del título de propiedad.

• Cualquier condición pertinente (o referencia a cualquier condición) al momento de la adquisición - Condiciones de adquisición y Condiciones de la fuente de financiamiento de la adquisición.

• El motivo de la adquisición - Razón de la adquisición (usar lista predeterminada).

• Toda información adicional sobre la adquisición del objeto - Nota de adquisición.

Registre cualquier otra información relevante sobre la adquisición, incluyendo:

Historial del objeto e información de asociaciones

• El historial del objeto, o conjunto de objetos - Nota de historial del objeto.

Información sobre el uso del objeto

• El reconocimiento que se debería utilizar cuando se exhibe y publique la adquisición - Créditos.

• Cualquier información sobre las restricciones de uso del objeto o conjunto de objetos (por ejemplo, no podrá prestarse, solo el personal tendrá acceso, acceso denegado para investigadores externos):


• Restricción de uso (usar lista predeterminada).

• La fecha a partir de la cual aplica la restricción - Fecha de restricción deuso (usar un formato preestablecido).

• Cualquier otra información sobre la restricción - Nota de restricción deuso.

Información sobre la contribución del propietario del objeto

• Toda información contextual adicional recibida directamente de la fuente deadquisición - Experiencia personal del propietario.

Intente anotar toda la información disponible asociada a cada objeto, o conjunto de objetos, al momento de recoger los objetos, en especial cuando estos se retiran de su contexto.

Si los objetos fueron una donación, envíe un cargo de recepción al donante.

Incluya los números de objeto y la información relevante para poder acceder a los objetos en el futuro.

Accesionar adquisiciones nuevas

Si los objetos se incorporarán a la colección accesionada, elabore un registro formal a prueba de alteraciones indicando que los objetos se han accesionado.

Para los objetos adquiridos que formarán parte de su colección accesionada, este será un archivo de registro de la accesión Ver la Nota 2 para obtener información sobre el formato que podría tener este registro. Si utiliza una ficha de accesión tradicional, ingrese una parte de la información que registró para la adquisición:

• Número de entrada.

• Número de objeto.

• Fecha de adquisición.

• De quién fue adquirido.

• Información descriptiva básica, incluyendo:

• Nombre del objeto.

• Título de propiedad (si procede).

• Descripción breve.

• Cualquier otra información histórica importante sobre el objeto o conjuntode objetos.

• Cualquier otra nota relevante.


Guía de orientación

Nota 1: Evaluación de las adquisiciones propuestasComo se señaló anteriormente, preparar una propuesta de adquisición de objetos podría implicar una investigación de debida diligencia para asuntos jurídicos y éticos, o una aclaración sobre el estatus de los derechos de propiedad intelectual conexos.

No adquiera objetos si tiene dudas sobre los derechos de propiedad del vendedor o donante, o si tiene alguna otra preocupación legal o ética. No está obligado aaceptar ofertas o legados, y el donante debería entender claramente los términospor los que se aceptan colecciones.

Cuando le ofrecen colecciones, el museo debería reservarse el derecho de sacar los artículos que no desea para su colección accesionada. Se debería registrar una nota sobre todo el conjunto de objetos (por ejemplo, en el formulario de entrada) antes de que ocurra alguna depuración. Sin embargo, si le ofrecen una colección que consiste de un archivo, o cuya importancia la atribuya la colección en sí misma (y no en los objetos que la componen), esta no debería dividirse o depurarse sin examinarla cuidadosamente.

Como parte del proceso de evaluación, debería evaluar los objetos para asegurarse que no suponga riesgos para la salud y la seguridad.

Los objetos que se aceptan en lugar de impuestos están sujetos a los requisitos específicos que se detallan en el esquema de directrices oficial. Por los demás, evite adquirir objetos con términos y condiciones (por ejemplo, que se deberían exhibir de forma permanente). En caso de dudas, consulte al asesor legal.

Nota 2: Fichas de accesiónLa seguridad de las fichas de accesión

Las fichas de accesión deben actualizarse y se deben respaldar usando métodos auditables, a prueba de cambios a futuro y por métodos seguros, ya sean medios físicos o digitales. El acceso a los registros debería ser controlado. Además, debería contar con un registro permanente y a prueba de alteraciones de todos los cambios. Si las fichas de accesión del museo son totalmente digitales, debería ser sumamente cuidadoso y asegurarse de protegerlas contra alteraciones y el riesgo de perder información, a medida que los formatos y la tecnología se vuelven obsoletos. El museo podrá encontrar la guía de orientación más reciente sobre la conservación de las fichas de accesión en la página web de Collections Trust.

Los duplicados de las fichas de accesión también deberían conservarse y guardarse en una ubicación alternativa (idealmente, en otro museo u organización similar). Debería hacerse una copia de los registros de accesión periódicamente, y guardarse en un lugar seguro, para evitar que se altere la información.


Registros de accesión

Si el museo utiliza fichas de accesión de colección tradicionales, estas deberían encuadernarse en papel, con las páginas numeradas. Estas deberían llenarse usando tinta indeleble, siguiendo el orden de los números de accesión. Los registros de accesión de colección de calidad de archivo pueden solicitarse en Collections Trust. Estos tienen 147 páginas dobles enumeradas con encabezados en columnas preimpresos.

Formularios de entrada de objetos

Los formularios de entrada de objetos de Collections Trust tienen una sección para la transferencia de títulos de propiedad. Esto quiere decir que, si procede, el formulario de entrada podría utilizarse para iniciar el proceso de transferencia de título.

Formularios de transferencia de título de propiedad

Los formularios de transferencia de título de propiedad de Collections Trust son un medio útil para registrar información adicional sobre la transferencia del título de propiedad y confirmar esta transferencia con el propietario. No siempre será necesario usar formularios individuales de transferencia de título de propiedad. Por ello, el museo decidirá si los necesita o no. Pueden ser de utilidad por las siguientes razones:

• Para elaborar una lista detallada de los objetos que se van a adquirir. Porque,en ocasiones, no es posible realizar este procedimiento en formularios deentrada de objetos.

• Porque se puede guardar un formulario individual de transferencia de título depropiedad en el archivo de historial del objeto, para facilitar así su consulta.

• Para aclararle al donante que se realizará la transferencia de título depropiedad, en especial cuando se adquieran objetos muy valiosos osignificativos.

• En caso que quien firmara el formulario de entrada de objeto no fuera elpropietario.

Nota 3: Evidencia adicional de título de propiedadDependiendo del método de adquisición, obtenga la siguiente documentación adicional:

Legados

• Copia certificada del testamento, de ser posible.

• Una copia del testamento protocolarizado.

Colección de campo

• Una referencia al sitio de colección e información adicional de colección decampo (por ejemplo, referencia de cuadrícula, código del sitio).

• Evidencia del derecho de título de propiedad según corresponda.

• Evidencia de justificación interna y externa para la colección.

• Prueba de que la colección es legal.


• Evidencia de responsabilidades externas (por ejemplo, memorandos deentendimiento con terceros).

• Evidencia de cumplimiento con la CITES (Convención sobre el ComercioInternacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres de«Washington») junto con permisos de exportación e importación cuandoproceda.

Donaciones

• La oferta de un objeto firmada por el donante, incluyendo todo términoespecificado - aunque no se aconseja aceptar donaciones con condiciones.

• La confirmación firmada de recepción del objeto por parte del museo,incluyendo todos los términos acordados.

• El nombre del donante debería usarse como referencia para tener acceso atoda la información respecto a sus donaciones.

Compras

• Una declaración firmada por los proveedores indicando que son lospropietarios legales.

• Una declaración firmada indicando la procedencia del objeto (si se conoce).

• La factura y el recibo originales indicando los bienes comprados.

• Los detalles y condiciones de cualquier ayuda de subvención recibida para lacompra.

Intercambio

• La transferencia de título de propiedad que fue recibido por un intercambio nomonetario.

Patrimonio nacional

• Un registro de la investigación del patrimonio nacional, incluyendo cualquierreporte pericial presentado como evidencia.

Nota 4: Objetos sin número encontrados en su museoSolo podrá accesionar a los objetos que se encuentran en el museo sin número o procedencia, por ejemplo durante una auditoría o inventario, si está seguro de que son de propiedad del museo y son necesarios. Debería hacerse todo lo posible para rastrear el origen de dichos objetos, incluyendo todas las fuentes externas posibles y registros internos (por ejemplo, registros de entrada, correspondencia y archivos de préstamos). Además debería conciliarlos con los registros existentes. En estos casos, documente y conserve toda la información sobre el hallazgo y cualquier accesión posterior. Esto permitirá contar con un pista de auditoría para ser seguida en caso de cualquier reclamo/demanda posterior en relación al objeto.


Adquisición y accesión

Evaluación de posibles adquisiciones

Obtención del título de propiedad y registro de los derechos de autor

Recepción de objetos que aún no están en el museo

Justificar la adquisición propuesta.

Evaluar la propuesta.

Obtener el título de propiedad de los objetos y la evidencia escrita

que lo compruebe.

Registrar los derechos de autor u otro tipo de derechos asociados de

los que se tenga conocimiento.

¿El museo va a adquirir los objetos?

¿Ya están los objetos en el museo?

Política de adquisición

Guardar y archivar

Revisar

Revisar

Propuesta de adquisición

Evaluación de la adquisición

Evidencia del título de propiedad

Informar al propietario y devolver los objetos que ya estén en el

museo.

?

?

Sí

Sí

No

Gestión de derechos

No

Continuar en la siguiente página

Guardar y archivar

Salida de objetos

Entrada de objetos

Guardar y archivar

Revisar y volver

Con base en ello


Procesamiento de adquisiciones nuevas

Accesión de las adquisiciones nuevas

Marcar o etiquetar cada objeto o grupo con un número de

objeto único.

Registrar la información inicial sobre la adquisición y los objetos

adquiridos.

Enviar una constancia de recepción al donante.

Crear un registro formal y no modificable que indique que los

objetos fueron accesionados (por ejemplo, un registro de accesiones).

Guardar de manera segura los registros de adquisición y usar

copias de seguridad.

Entrada de objetos Luego

Registrar

Agregrar

Información sobre la identificación de objetosInformación sobre la entrada de objetosInformación sobre la adquisición Información sobre la ubicación de objetosInformación sobre la referencia Información sobre la descripción de objetosInformación sobre el estado del objeto y la evaluación técnicaInformación sobre el historial y los elementos asociados con un objetoInformación sobre la colección de campoInformación sobre la producción del objetoInformación sobre la contribución del propietario del objetoInformación sobre el uso del objetoHistorial de modificaciones

�

Constancia de recepción

Entrada al registro de accesión

¿Los objetos fueron entregados como donación?

¿Los objetos formarán parte de la colección permanente?

?

?

Sí

Sí

No

No

Continuación del apartado de Recepción de objetos que aún no

están en el museo

Enviar y archivar

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