DECINTAS MAGNÉTICASYETIQUETAS ......Si bien por razones presupuéstales se van a adquirir...
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ESTUDIOS PREVIOS PARA SELECCIONAR AL OFERENTE QUE ENTREGUE A TÍTULODE COMPRAVENTA A LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, CARTUCHOSDE CINTAS MAGNÉTICAS Y ETIQUETAS DE CÓDIGOS DE BARRAS DESTINADAS ALRESPALDO DE INFORMACIÓN ALMACENADA EN EL CENTRO DE CÓMPUTO DE LAENTIDAD.
Contenido Pág.
INTRODUCCIÓN 3
1. DEFINICIONES 3
2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD 5
2.1. OBJETIVOS Y ALCANCES 6
2.2. RELACIÓN ESTRATÉGICA DEL OBJETO CONTRACTUAL CON LA PLANEACIÓNINSTITUCIONAL 7
2.3. FICHA TIC 7
3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES ESENCIALES E
IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR 8
3.1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR 8
3.2. ALCANCE DEL OBJETO 8
3.3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS REQUERIDAS 8
3.4. CLASIFICACIÓN UNSPSC 11
3.5. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR 11
4. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN 11
5. ANÁLISIS DEL SECTOR 11
5.1. ANÁLISIS ECONÓMICO 11
5.2. ANÁLISIS REGULATORIO 12
5.3. ANÁLISIS TÉCNICO 13
6. ESTUDIO DE LA OFERTA 14
7. ESTUDIO DE LA DEMANDA 15
7.1. ANÁLISIS DE LA CONTRATACIÓN INTERNA 15
7.2. ANÁLISIS DE LA CONTRATACIÓN EXTERNA 17
7.2.1. REFERENTE 1 17
7.2.2. REFERENTE 2 19
7.2.3. REFERENTE 3 19
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7.3. CONCLUSIONES 20
8. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO 21
8.1. PRESUPUESTO ESTIMADO 23
9. CRITERIOS DE SELECCIÓN 23
9.1. CONOCIMIENTO DE FONDO DEL CONTRATISTA 24
10. EXPERIENCIA 24
11. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL CONTRATO 26
12. INDICACIÓN SI EL CONTRATO ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL 27
13. REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO 27
14. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN 28
15. FORMA DE PAGO 28
16. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD 28
17. CLAUSULA DE SUBCONTRATACIÓN 29
18. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 29
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INTRODUCCIÓN
En desarrollo de lo señalado en la Ley 80 de 1993, Artículo 25, Numeral 12, la Ley 1150 de
2007 y el Decreto 1082 de 2015, los siguientes son los estudios y documentos previos que
sirven de soporte para la elaboración de la invitación pública y del contrato que tiene por objeto
SELECCIONAR AL OFERENTE QUE ENTREGUE A TÍTULO DE COMPRAVENTA A LA
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, CARTUCHOS DE CINTAS MAGNÉTICAS YETIQUETAS DE CÓDIGOS DE BARRAS DESTINADAS AL RESPALDO DE INFORMACIÓNALMACENADA EN EL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA ENTIDAD.
1. DEFINICIONES
Las expresiones utilizadas en el presente documento deben ser entendidas con el significado
que a continuación se indica. Los términos definidos son aplicados en singular y en plural de
acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son considerados. Otros términos empleados
con mayúscula inicial deben ser entendidos de acuerdo con la definición contenida en el
Decreto 1082 de 2015. Los términos no definidos a continuación deben entenderse con su
significado natural.
Definiciones y acrónimos
Actualizaciones1
Base de datos2
Backup3
Clasificador de
Bienes y Servicios
Cinta magnética4
Son adiciones al software que pueden evitar o corregir problemas,
aumentar la seguridad de un sistema o bien mejorar el rendimiento de éste.
Se asocia con una nueva versión de un software.
Bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y
categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo
de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.
Proceso de manejo de información también denominado copia de respaldo;
copia de seguridad o respaldo de información, entre otros. Es una copia de
los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para
recuperarlos en caso de su pérdida. Las copias de seguridad son útiles
ante distintos eventos y usos: recuperar los sistemas informáticos y los
datos de una catástrofe informática, natural o ataque; restaurar una
pequeña cantidad de archivos que pueden haberse eliminado
accidentalmente, corrompido, infectado por un virus informático u otras
causas; guardar información histórica de forma más económica que los
discos duros y además permitiendo el traslado a ubicaciones distintas de la
de los datos originales; etc..
Sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar
productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC. (Decreto
1082/2015)
La cinta magnética es un tipo de medio o soporte de almacenamiento de
datos que se graba en pistas sobre una banda plástica con un material
magnetizado, generalmente óxido de hierro o algún cromato. El tipo de
Tomado de: http://windows microsoft.com/es-co/windows-vista/what-are-updales. 21/10/2014 9:25 am2 Tomado de: http.//es wikipedia orq/wiki/Base de dalos: 30/04/2015 11:00 am3 Tomado de: http://es.wikipedia org/wiki/Copia de seguridad: 30/04/2015 11:15 am4 Tomado de http://es wikipedia.org/wiki/Cinta magn%C3%A9tica; 30/04/2015 11:30 am
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PROCURADURÍASBBUKUHKIi
Definiciones y acrónimos
información que se puede almacenar en las cintas magnéticas es variado,
como vídeo, audio y datos.
Código de barras5
El código de barras es un código basado en la representación mediante un
conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que
en su conjunto contienen una determinada información, es decir, las barras
y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres. De
este modo, el código de barras permite reconocer rápidamente un artículo
de forma única, global y no ambigua en un punto de la cadena logística y
así poder realizar inventario o consultar sus características asociadas.
Colombia Compra
Eficiente
Es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del
Decreto-ley número 4170 de 2011. (Decreto 1082/2015)
ContratistaEs la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o
conjunta, que suscribe un contrato estatal.
Contrato7
Acuerdo de voluntades creador o generador de obligaciones para las
partes. Cuando una de las partes es una persona de derecho público,
estaremos frente a un contrato estatal; si las partes son todas personas
jurídicas de derecho público tendremos un contrato ínter administrativo.
Data Center
También denominado centro de cómputo; centro de datos o centro de
procesamiento de datos; Corresponde a aquella ubicación donde se
concentran los recursos necesarios para el procesamiento de la
información de una organización. Dichos recursos consisten esencialmente
en unas dependencias debidamente acondicionadas, computadoras y
redes de comunicaciones.
Disponibilidad
Es una medida que nos indica cuánto tiempo está ese equipo o sistema
operativo respecto de la duración total durante la que se hubiese deseado
que funcionase. Típicamente se expresa en porcentaje
Garantía10
Negocio jurídico mediante el cual se pretende dotar de una mayor
seguridad al cumplimiento de una obligación o pago de una deuda.
Permiten tener la certeza de que, en caso de vicios o defectos que afecten
el correcto funcionamiento del producto, los responsables se harán cargo
de su reparación para que el producto vuelva a reunir las condiciones
óptimas de uso. Son responsables del otorgamiento y cumplimiento de la
garantía legal los productores, importadores, distribuidores y vendedores
del producto.
MipymeMicro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente
aplicable. (Decreto 1082/2015)
PGN Procuraduría General de la Nación.
Archivo de procesamiento por lotes o guión es un programa usualmente
simple, que por lo regular se almacena en un archivo de texto plano. El uso
habitual de los scripts es realizar diversas tareas como combinar
componentes, interactuar con el sistema operativo o con el usuario.
Scripts1
5 Tomado de http //es.wíkipedia orq/wiki/C%C3%B3diqo de barras; 30/04/2015 1:00 pm6 Tomado de http://www.procuraduria.qov.co/poital/meclia/file/cuntratacion/manual de contratación pdf; 27/10/2014 5 :30pm7 Tomado de http://www.pfocuraduria.qov.co/portal/media/file/contratacion/manual de contratación pdf: 27/10/2014 5 :30pm8 Tomado de http://es.wikipedia.orq/wiki/Centro de procesamiento de datos, 30/04/2015 1:30 pm9 Tomado de: httpV/es.wikipedia orq/wiki/Factor de disponibilidad 27/10/2014" 5 :45 pm10 Tomado de: https://es.wikipedia.org/wiki/Garant%C3%ADa; 21/10/2014 9:28 am11 Tomado de: http://es wikipedia.org/scripts 21/10/2014 9:28 am
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PROCURADURÍA
Definiciones y acrónimos
SECOP
Software12
Soporte Técnico
(servicio conexo al
licénciamiento13)
TRM
Sistema Electrónico de Contratación Pública al que se refiere el artículo 3
de la Ley 1150 de 2007. (Decreto 1082/2015)
Equipo lógico o soporte lógico de un sistema informático, que comprende el
conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la
realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes
físicos que son llamados hardware.
Es un rango de servicios que proporcionan asistencia con el hardware o
software que ayudan al usuario a resolver determinados problemas con
algún producto en vez de entrenar o personalizar. En general, sirve para
resolver los problemas que puedan presentárseles a los usuarios, mientras
hacen uso de servicios, programas o dispositivos.
Tasa de cambio representativa del mercado spot de dólares de los Estados
Unidos de América certificada por la Superintendencia Financiera de
Colombia para una fecha determinada publicada en la página web
www.superfinanciera.gov.co
2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
La Procuraduría General de la Nación maneja un volumen importante de información que
almacena en el Data Center de la entidad, en bases de datos especializadas14, y
particularmente, en una librería de marca Hewlelt Packard ML - 6060 que se utiliza para la
realización de backups o respaldos de información en cintas magnéticas de formato LTO-
Ultrium 2, administradas por el software llamado Data Protector versión 6.1., que es un
componente de OpenView de la misma marca HP.
Para ello, y con el propósito de dar seguridad a la información almacenada en las
mencionadas bases de datos, se cuenta con cerca de 420 cartuchos de cintas magnéticas
que permiten el manejo de la misma de manera centralizada en un único sistema, y la
recuperación de información en casos de emergencia ocasionados por las fallas o
deficiencias imprevisibles en los sistemas de cómputo.
En la actualidad los cartuchos de información centralizada e independiente han sido
consumidos y son utilizados como medios históricos y circulantes dentro de los procesos de
respaldo de la plataforma de sistemas operativos, pero es indudable, debido al aumento de
información, a la política de backups que demanda mayor atención, a la virtualización de
nuevas máquinas y a los métodos de respaldo implementados, que se requiere de mayores
insumos para dar suficiente capacidad instalada, razón por la cual, de acuerdo al consumo
histórico anual, que corresponde al uso de ocho (8) cartuchos de cinta magnética mensuales
aproximadamente, se hace necesario contratar la adquisición de cien (100) cartuchos de
12 Tomado de: https //es wikipedia orq/wiki/Softwaie 21/10/2014 9:28 am13 Tomado de: http.V/es.wikipedia orq/wiki/Soporte técnico. 21/10/2014 9:20 am
14 De conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 16 del Decreto Ley 262 de 2000, la Oficina deSistemas de la Entidad tiene entre otras, la función de "Diseñar, mantener y aplicar las políticas de seguridad,
integridad y acceso a la información sistematizada de la Procuraduría General de la Nación".
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cinta magnética adicionales que permitan el almacenamiento de manera segura de la
información generada y garanticen su adecuado resguardo, acceso y custodia15.
NOTA: En el último contrato de compra (proceso de selección 179-034-2012), la entidad
adquirió cien (100) cintas que alcanzaron para las dos vigencias anteriores. Dados los
crecientes volúmenes de información anteriormente citados, que incluyen la entrada en
producción del Sistema de Gestión Documental que actualmente la entidad se encuentra
implementado, se estima necesaria una cantidad de cien (100) cintas para ser utilizadas en
el transcurso aproximado de un (1) año.
A su turno y con el fin de que los cartuchos de cintas magnéticas sean identificados
plenamente por la librería de backups, se requiere de cien (100) etiquetas adheribles a los
cartuchos que contengan códigos de barras. Este tipo de herramientas permiten, entre otros
beneficios, agilizar la búsqueda de cualquier cartucho de cinta magnética o conjunto de ellos
para recuperar o ubicar con mayor facilidad, cualquier información que sea necesaria de
manera más eficiente y organizada.
Dado el monto presupuestal asignado al presente proyecto, el cual se describe
posteriormente, el alcance en cantidades de elementos se restringió a ochenta y tres (83)
cartuchos de cinta magnética y cien (100)16 etiquetas de códigos de barras, aclarando que lacantidad de elementos a adquirir podrá superar la cifra correspondiente a cartuchos de cintas
magnéticas, si el proceso de selección lo permite, teniendo en cuenta que la adquisición
podrá extenderse hasta el monto del presupuesto oficial asignado.
Si bien por razones presupuéstales se van a adquirir como mínimo 83 cintas magnéticas, se
aclara que el número a adquirir de etiquetas de códigos de barras se mantiene en 100, toda
vez que la experiencia indica que es importante conservar un remanente en caso de
presentarse daño o deterioro, ya sea de las cintas magnéticas o de la etiqueta misma.
2.1. Objetivos y alcances
Con la adquisición de cartuchos de cintas magnéticas y etiquetas de códigos de barras para
el respaldo de información almacenada en el centro de cómputo, la Entidad mantendrá los
siguientes beneficios:
1. Disponibilidad de un inventario de cintas magnéticas y etiquetas de códigos de barras
que permitan la adecuada ejecución de los procesos de respaldo de la información
almacenada en el centro de cómputo de la entidad.
15 De conformidad con lo establecido en el numeral 11 del artículo 16 del Decreto Ley 262 de 2000, la Oficina deSistemas de la Entidad tiene entre otras, la función de "Administrar las redes de comunicaciones, servidores y
bases de datos dentro de las normas establecidas para garantizar la eficaz prestación de servicios técnicos y de
apoyo".
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UDUSIAGENERAL Q£ LA WCION
2. Almacenamiento en medios externos de la información generada por los distintos
sistemas de información de la entidad y que requiere ser respaldada por un
determinado espacio de tiempo o en forma permanente.
3. Debida identificación de cada una de las cintas magnéticas dentro de los procesos de
backup, así como para el caso de requerirse un proceso de restauración de
información, mediante el uso de etiquetas de códigos de barras.
4. Optimización del espacio de almacenamiento del centro de cómputo.
2.2. Relación estratégica del objeto contractual con la planeación institucional
El objeto contractual del presente proceso "Seleccionar al oferente que entregue a título de
compraventa a la Procuraduría General de la Nación, cartuchos de cintas magnéticas y
etiquetas de códigos de barras destinadas al respaldo de información almacenada en el
centro de cómputo de la entidad", está enmarcado en el Plan Estratégico Institucional
"Procurando Orden y Rectitud" 2013-2016 apuntando a la perspectiva, objetivo y criterio de
logro mencionados a continuación:
Perspectiva
03. PERSPECTIVA: Aprendizaje Tecnología y Conocimiento.
Para lograr el objetivo:
12. OBJETIVO: Generar y comunicar información útil, oportuna y confiable
A través del criterio de logro:
CRITERIO DE LOGRO: Implementación del Plan Estratégico de Sistemas e Informática de la
PGN.
El Plan Estratégico Institucional se encuentra disponible para la consulta de los funcionarios
y la ciudadanía en general en el link de la página web de la entidad:
http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/info gel archivos/3/01 %20PLAN%20ESTR
ATEGICO%20PGN%202013%202016%20PRO0CURADNDO%20ORDEN%20Y%20RECTI
TUD.docx
2.3. Ficha TIC
En el Formulario de presentación de proyectos con gasto TIC de la Entidad para la vigencia
2015, en la Tabla Recursos de FUNCIONAMIENTO (Vigencia 2015-2016) con código 1154-
00013-0000, se incluyó la Actividad TIC denominada "OTRAS ACTIVIDADES DE
MANTENIMIENTO, SOPORTE, ACTUALIZACIÓN", dentro de las que se incluyen "...cintaspara backups..."(Negrilla fuera de texto).
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3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES ESENCIALES E
IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
3.1. Descripción del objeto a contratar
SELECCIONAR AL OFERENTE QUE ENTREGUE A TÍTULO DE COMPRAVENTA A LA
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, CARTUCHOS DE CINTAS MAGNÉTICAS YETIQUETAS DE CÓDIGOS DE BARRAS DESTINADAS AL RESPALDO DE INFORMACIÓNALMACENADA EN EL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA ENTIDAD.
3.2. Alcance del objeto
Para el cumplimiento del objetivo se han contemplado, en forma general, las siguientes
actividades:
Recepción de los cartuchos de cintas magnéticas y etiquetas de códigos de barras y
verificación del cumplimiento de todas y cada una de las características
contempladas en el cuadro de especificaciones técnicas mínimas
Recibo a satisfacción de los elementos e ingreso al almacén
3.3. Especificaciones técnicas mínimas requeridas
Las siguientes son las especificaciones técnicas mínimas de los elementos que requiere la
entidad, las cuales se entenderán aceptadas con la suscripción de la carta de presentación
de la oferta y debe cumplir el futuro contratista.
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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS REQUERIDAS
ÍTEM 1: CARTUCHO DE CINTA MAGNÉTICA
CARACTERÍSTICA
cantidad
formato
capacidad
capacidad comprimida
dimensiones en milímetros
ancho de la cinta
longitud de la cinta
grosor de la cinta
material de base
formato de soporte
REQUISITO
83
LTO-ULTRIUM 2
200 GB
400 GB
113x111 x27,9
12,65 milímetros
609 metros
8,9 micrómetros
partícula metálica
regrabable
ÍTEM 2: ETIQUETA DE CÓDIGO DE BARRAS
CARACTERÍSTICA
cantidad
propiedad
colores
dimensiones en milímetros
rotación
rango de codificación
tipo de barras
Fuente
REQUISITO
100
adherible
blanco y negro
78x17
0o (horizontal)
PG1301L2 a PG1400L2, es decir:
{PG1301L2, PG1302L2, PG1303L2, ....
PG1398L2, PG1399L2 y PG1400L2}
lineal
code-39
(EJEMPLO DE ETIQUETA: Se aclara que el código de esta etiqueta no está en el rango exigido
porque es una imagen digitalizada.)
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Los productos deben:
• Ser nuevos
• Suministrarse con las especificaciones requeridas.
Dado que existen diversos fabricantes de cintas magnéticas, se pudo constatar que la
garantía técnica de las mismas puede variar, por ejemplo, según información del mayorista
de una de las empresas cotizantes, la marca que ofrecen otorga una garantía de cinco (5)
años, en tanto que en la página web de otro fabricante se encuentra que ofrece una garantía
de por vida,17 por lo cual tomando en cuenta los procesos de reutilización de las cintas, laentidad, solicitará una garantía técnica de mínimo dos (2) años contra defectos de
fabricación.
El contratista debe:
• Aceptar los procedimientos administrativos que determine la Procuraduría General de
la Nación para la ejecución del contrato.
• Otorgar una garantía técnica de mínimo dos (2) años contra defectos de fabricación.
• Cambiar el producto, en un término no mayor a 12 horas siguientes a su devolución,
cuando no esté en óptimas condiciones de uso.
• Presentar oferta por los dos ítems solicitados. No serán admisibles ofertas parciales.
Nota 1. El proponente debe demostrar en la oferta que es un distribuidor autorizado de los
cartuchos de cintas magnéticas, mediante carta emitida por el fabricante o en su defecto
mediante carta emitida por el canal mayorista correspondiente; las etiquetas pueden ser
adquiridas a través de cualquier distribuidor o generadas por el mismo contratista, siempre y
cuando cumplan las especificaciones anteriormente descritas.
Nota 2. La cantidad de elementos a adquirir podrá superar los ochenta y tres (83) cartuchos
de cinta magnética, si el proceso de selección lo permite, teniendo en cuenta que la
adquisición podrá extenderse hasta el monto del presupuesto oficial18.
17 http://www.sonv.co.uk/res/attachment/file/89/1237486078089 pdf; 2015/08/03 - 8:00 a.m.
18 Como se indicó en la descripción de la necesidad del presente estudio previo, de acuerdo alconsumo histórico anual, que corresponde al uso de ocho (8) cartuchos de cinta magnética mensuales
aproximadamente, se hace necesario contratar la adquisición de cien (100) cartuchos de cinta
magnética, sin embargo, teniendo en cuenta el monto presupuestal asignado al presente proceso, el
alcance en cantidades de elementos se restringió a ochenta y tres (83) cartuchos de cintas
magnéticas y cien (100) etiquetas de códigos de barras, aclarando que la cantidad de elementos a
adquirir podrá superar la cifra correspondiente a los cartuchos de cintas magnéticas, si el proceso de
selección lo permite, teniendo en cuenta que la adquisición podrá extenderse hasta el monto del
presupuesto oficial asignado.
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PROCURADURÍA
El proponente manifestará de manera expresa en la carta de presentación de la oferta que dará
cumplimiento a los anteriores requisitos mínimos. El cumplimiento de estos se calificará con
la denominación "CUMPLE / NO CUMPLE", por lo tanto no otorgan puntaje.
3.4. Clasificación UNSPSC
Según el clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (Versión 14 del UNSPSC)
contenido en la dirección http://www.colombiacompra.pov.co/Clasificación, el objeto
contractual se enmarca dentro del siguiente código de Clasificador de Bienes y Servicios:
Clasificación
UNSPSC
43202002
Grupo - [E]
Productos de
uso final
Segmento - [43]
Difusión de Tecnologías
de Información y
Telecomunicaciones
Familia - [20]
Componentes para
tecnología de la
información, difusión o
telecomunicaciones
Clase-[20]
Dispositivos de
almacenamiento
extraíbles
Producto - [02]
Cintas en blanco
3.5. Identificación del contrato a celebrar
Conforme con la descripción del objeto, el tipo de contrato a celebrar es de COMPRA
VENTA, porque la obligación principal se cumple con la entrega de los bienes.
4. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
El proceso de selección y el contrato que llegare a suscribirse como resultado del mismo,
estará sometido a la legislación y jurisdicción colombiana y se regirá por las normas
consagradas en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto
1082 de 2015, y demás disposiciones legales que las complementen, modifiquen o
reglamenten.
Teniendo en cuenta que el presupuesto que se requiere para la presente contratación no
supera el 10% de la menor cuantía de la Entidad, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto
1082 de 2015, Artículo 2.2.1.2.1.5.2., la modalidad de selección es la de Mínima Cuantía.
5. ANÁLISIS DEL SECTOR
5.1. Análisis Económico
Como se describe en el numeral 6 del presente documento de Estudios Previos, se efectuó
un análisis del sector en el que se ubican los elementos requeridos en el presente proceso y
se identificaron algunos de los posibles oferentes a quienes se cursó invitación a cotizar.
Dentro del sector, las empresas que proveen cintas magnéticas y etiquetas de códigos de
barras, también ofrecen productos y servicios como insumos de papelería y oficina, así como
servicios de soporte técnico, mantenimiento preventivo, outsourcing, sistemas de
almacenamiento y aseguramiento y respaldo de la información entre otros.
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PROCURADURÍAí™Hura»
Se observa que éste sector es altamente sensible a variables económicas como la inflación,
variación del smmlv y la tasa de cambio entre otros, por factores como los siguientes:
El sector maneja productos y servicios de tipo técnico especializado, que requiere
mano de obra altamente calificada
- El sector maneja la adquisición de elementos, equipos e insumos, suministrados en
su mayoría por proveedores extranjeros a través de canales nacionales, pero que
hacen generalmente su facturación en moneda extranjera.
5.2. Análisis Regulatorio
• Regulación aplicable al objeto contractual
El Estado Colombiano a través de su jurisprudencia ha determinado las características que
ha de cumplirse en el manejo y administración de medios electrónicos, condiciones de
seguridad de la información, atributos de la seguridad en la comunicación electrónica y las
características técnicas mínimas en el manejo de los datos en las comunicaciones a través
de la siguiente normatividad a la cual debe darse aplicación:
Directiva presidencial No. 04 del 3 de abril de 2012. Eficiencia Administrativa y
Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública, seguridad y
confianza en los trámites electrónicos asegurando la autenticidad, integridad y
disponibilidad.
Decreto 019 de 2012 Ley Antitrámite, Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de
las entidades públicas que cumplan una función administrativa, incrementando la eficacia y
la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la información, cumpliendo
con los atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica.
Ley 1581 de 2012 de protección de datos, betermina las características de conservar lainformación bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, Permitir el acceso a la
información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Ley 1753 de 2015, art. 159. Establece que para el desarrollo de los planes, programas y
proyectos incluidos en el Plan Nacional de Desarrollo y en general para el ejercicio de las
funciones públicas, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas,
pondrán a disposición de las entidades públicas que así lo soliciten, la información que
generen, obtengan, adquieran o controlen y administren, en cumplimiento y ejercicio de su
objeto misional. El uso y reutilización de esta información deberá garantizar la observancia
de los principios y normas de protección de datos personales, de conformidad con lo
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PROCURADURÍAGENERAL DE LUNACIÓN
dispuesto en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, así como las demás las normas que
regulan la materia.
• Regulación interna
El artículo 16 del Decreto Ley 262 de 2000, define dentro de las funciones de la Oficina de
Sistemas de la Procuraduría General de la Nación, entre otras las siguientes: "(...)3. Emitir
conceptos técnicos para la adquisición y mantenimiento de hardware y software relacionados
con el procesamiento de información. (...) 11. Administrar las redes de comunicaciones,
servidores y bases de datos dentro de las normas establecidas para garantizar la eficaz
prestación de servicios técnicos y de apoyo (...)".
Según el artículo 17.3 de la Resolución 228 de 2006, emanada del despacho del señor
Procurador General de la Nación, los sistemas de información son un elemento de control,
conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la
generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de
operaciones en la Procuraduría General de la Nación.
Circular No. 052 del 20 de octubre del 2010, emanada del Despacho del Señor Procurador
General de la Nación, mediante la cual se ordena que todos los proyectos que contengan en
su objeto un componente de Tecnologías de la información y las Comunicaciones TIC,
deberán contar con el respectivo aval de la Oficina de Sistemas para la adquisición o para la
contratación de que se trate.
• Regulación aplicable a la actividad de los proveedores y compradores asociados al tipo
de proceso contractual.
Toda la regulación aplicable a la actividad de los proveedores y compradores asociados al
tipo de proceso contractual están definidos de manera general en la siguiente normatividad:
Código de Comercio - (Decreto 410/71 y sus leyes modificatorias y decretos
reglamentarios)
- Estatuto tributario - (Decreto 624/89 y sus leyes modificatorias y decretos
reglamentarios)
- Estatuto General de Contratación de la Administración Pública - (Ley 80/93
Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector
administrativo de planeación nacional (Decreto 1082/2015)
5.3. Análisis técnico
Como se mencionó anteriormente, la Procuraduría General de la Nación almacena un
volumen considerable de información en el Data Center, en una librería marca Hewlelt
Packard ML - 6060 que se utiliza para la realización de backups o respaldos de información
en cintas magnéticas de formato LTO-ULTRIUM 2.
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El formato LTO-ULTRIUM 2, es una tecnología de cinta magnética de almacenamiento de
datos, desarrollada originalmente a finales de 1990 como alternativa de estándares abiertos
a los formatos de cinta magnética patentada que estaban disponibles en ese momento19. El
estándar de la tecnología se conoce con el nombre LTO Ultrium, el formato original fue
lanzado en 2000 y alcanzaba 100 GB de datos en un cartucho. El Formato 6, publicado en
2012, puede almacenar hasta 2,5 TB en un cartucho del mismo tamaño.
Como se observa, actualmente existen en el mercado cintas de mayor capacidad a los 200
GB del formato LTO- ULTRIUM 2, pero no pueden ser tomadas en cuenta para el presente
proceso de selección por razones de compatibilidad con la librería Hewlelt Packard ML -
6060 descrita anteriormente, la cual no tiene capacidad de lectura para formatos superiores
al LTO- ULTRIUM 2, es por esta razón, que la entidad requiere adquirir cintas magnéticas de
dicho formato, tal y como se han adquirido en los anteriores procesos de selección
adelantados por la PGN, los cuales se encuentran descritos en el numeral 7.1 del presente
estudio previo.
6. ESTUDIO DE LA OFERTA
Dadas las características técnicas de los elementos a adquirir, como lo son cartuchos de
cintas magnéticas y etiquetas de códigos de barras, se observa que estos pertenecen al
segmento de "Difusión de tecnologías de información y telecomunicaciones", según la
clasificación UNSPSC, como se indicó anteriormente en el numeral 3.4 de éste documento.
Por tanto se procedió a hacer una revisión de algunas de las empresas pertenecientes a éste
sector, para lo cual se tomó como referencia uno de los ejemplares físicos disponibles en la
Oficina de Sistemas, del "Catálogo de Equipos y Soluciones IT - 21a edición" publicado en
forma gratuita por la firma Información Creativa Ltda., el cual provee información detallada de
empresas de éste sector.
De otra parte, se tuvo también en consideración algunas de la empresas citadas en el
documento de estudios previos del proceso de outsourcing de papelería, toners, útiles de
oficina y productos de aseo y cafetería, elaborado por la entidad durante la vigencia 201420,
ya que se observa que inicialmente en el año 2009, la entidad adquirió cartuchos de cintas
magnéticas y etiquetas de código de barras, bajo la modalidad de outsourcing mediante el
contrato 071/2009 para el suministro y distribución de papelería y útiles de oficina.
Producto de ésta revisión se identificaron algunos de los posibles oferentes y se cursó
invitación a cotizar a las siguientes sociedades:
- LOSYTEC S.A.S.
- COMSISTELCO S.A.S.
19 http://es.wikipedia.org/wiki/Linear Tape-Open; 24/04/2015 - 3:00 pm.
FUENTE: http://www.procuraduria.qov.co/portal/media/file/contratacion/932/SASI042014 estudiosprevios.pdf 30/04/2015 -
2:00 pm.
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HAInHiUWIi ¡ni hB WwlVnl
- UNIPLES S.A.
- CONSULTING DATA SYSTEMS CDS S.A.S.
- SUMIMAS S.A.S.
- OFIXPRES S.A.S.
- RIO TECHNOLOGY S.A.S.
- PANAMERICANA OUTSOURCING. S.A.
En efecto, tres (3) de las firmas descritas anteriormente presentaron sus cotizaciones como
se muestra más adelante.
7. ESTUDIO DE LA DEMANDA
7.1. Análisis de la contratación interna
Del análisis efectuado a los contratos suscritos por la entidad, se obtiene la siguiente
información:
Contrato
071-2009
(*)
179-034-
2012 (**)
Fecha de
inicio
15/DIC/2009
27/JUL/2012
Fecha de
terminación
24/DIC/2010
16/AGO/2012
Contratista
SOCIEDAD
UNIPLES
S.A.
SOCIEDAD
KEY
MARKET
S.A.
Objeto
Suministro y distribución
de papelería, útiles de
oficina y otros
elementos, a precios
unitarios fijos, para la
Procuraduría General de
la Nación a nivel central
y regional, por el sistema
de proveeduría integral
(outsourcing) para los
años 2009 y 2010.
Compraventa de cien
(100) cartuchos de cinta
magnética y doscientas
(200) etiquetas de
códigos de barras.
Valor promedio
(COTIZACIONES)
Vr. unitario cinta:
$127.600,00
Vr. unitario
etiqueta:
$6.380,00
Vr. unitario cinta:
$77.749,72
Vr. unitario
etiqueta:
$2.348,17
Valor del
CONTRATO
(incluido IVA)
(Vr total contrato
$1.383.177.906)
Vr. unitario cinta:
$112.908,60 (i)
Vr. unitario etiqueta:
$4.768,76 (ii)
(Vr. total contrato:
$6.391.600)
Vr. unitario cinta:
$59.276 (iii)
Vr. unitario etiqueta:
$2.320 (iv)
(*) FUENTE: https://www.contratos qov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=09-9-100683: 24/04/2015 - 2:00 pm.
(**) FUENTE:
http://www procuraduria.gov co<portal/?option=co qov pqn. portal.frontend component.paqefactorv.ContratacionComponentPaqe
Factory&action"-view proceso&key=474, 24/04/2015- 3:00 pm.
(i) Contrato 071-2009, cláusula segunda, ítem 126
(ii) Contrato 071-2009, cláusula segunda, ítem 129
(iii) Contratol 79-034-2012, cláusula segunda, ítem 1
(iv) Contratol 79-034-2012, cláusula segunda, ítem 2
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PROCUFGENERAL DE LA KACtON
Teniendo en cuenta la información consignada en el cuadro anterior, se tiene que entre los
valores unitarios promedio cotizados y los valores unitarios promedio contratados por la
entidad se presentó un porcentaje de descuento, como se indica en el siguiente cuadro:
CONTRATO 071-2009
CONTRATO 179-034-2012
PROMEDIO
% DE DESCUENTO
% DE DESCUENTO TOTAL
CARTUCHO CINTA MAGNÉTICA
COTIZADO
S 127.600,00
$ 77.749,72
$ 102.674,86
CONTRATADO
$ 112.908,60
$ 59.276,00
$ 86.092,30
16,15
ETIQUETA CÓDIGO DE BARRAS
COTIZADO
$ 6.380,00
$ 2.348,17
$ 4.364,09
CONTRATADO
$ 4.768,76
$ 2.320,00
$ 3.544,38
18,78
17,47
Lo anterior corresponde a un porcentaje de descuento total entre los valores cotizados y los
valores finalmente contratados por la entidad del 17,47%, cifra que será tomada en cuenta
posteriormente en el análisis de valor estimado del numeral 8.
De los contratos citados en el cuadro anterior, se tendrá en cuenta únicamente el segundo
contrato para efectos de análisis de otras condiciones contractuales como garantía, forma de
pago, plazo de ejecución y oferentes, ya que el primer contrato No. 071/2009 comprendía
diversos elementos de papelería y oficina, ejecutándose bajo la modalidad de outsourcing,
con un presupuesto mucho mayor, por lo que las variables no resultan equiparables para la
presente revisión.
CONTRATO
179-034-2012
PÓLIZASSOLICITADAS
Cumplimiento:
(10%) del valor del
contrato, con una
vigencia igual al
tiempo de ejecución
del contrato y seis (6)
meses más, contado
a partir de la
suscripción del
contrato.
Calidad y correcto
funcionamiento de
los bienes: (10%)
del valor del contrato,
con una vigencia de
seis (6) meses
contados a partir del
recibo a satisfacción
de los elementos
objeto del contrato.
FORMA DE
PAGO
Un solo
contado, contra
entrega y
recibo a
satisfacción de
los elementos.
PLAZO DE
EJECUCIÓN
El plazo para la
entrega de los
bienes será de
treinta (30) días
calendario
contados a partir
de la suscripción
del acta de
inicio.
PROPONENTES
KEY MARKET S.A y
SOS. Soluciones de
Oficina y Suministros
S.A.S.
EXPERIENCIA MÍNIMA
Dos (2) contratos celebrados y
ejecutados con entidades
públicas o privadas,
relacionadas con el objeto del
proceso contractual, cuyos
montos no podrán ser
inferiores al presupuesto
oficial, y cuya fecha de
terminación no podrá ser
superior a cuatro (4) años
anteriores a la fecha de cierre
del proceso de selección
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7.2. Análisis de la contratación externa
De otra parte se toma como referencia algunos de los contratos suscritos por entidades
estatales para la adquisición de cartuchos de cintas magnéticas y etiquetas de códigos de
barras, para lo cual se procedió a hacer una búsqueda en el sitio web del SECOP, utilizando
como palabra clave la expresión "ULTRIUM LTO-2" por ser la referencia exacta de cintas
magnéticas que requiere la entidad, con los siguientes resultados.
7.2.1. Referente 1
En la página web del SECOP aparece publicada el acta de adjudicación del siguiente
proceso de subasta adelantado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá21
(el contrato como tal no aparece publicado) de la cual se toma la siguiente información:
Entidad:
Proceso:
Acta adjudicación:
Contratista:
Objeto:
Valor:
Secretaría General -Alcaldía Mayor
Subasta inversa presencial - SGA-AB-35-2012
Acta No. 34-04/DIC/2012
KEY MARKET S.A.
Contratar a precios unitarios fijos sin fórmula de reajuste, la adquisición
de elementos de almacenamiento como: Ultrium LTO-2, Ultrium LTO-3
y cintas Ultrium LTO-5
$79.799.514
De acuerdo al documento de estudios previos, el sondeo de mercado efectuado por la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá como se muestra en la siguiente tabla,
arrojó un valor promedio de $7.112.490 para el caso noventa (90) cintas tipo ULTRIUM LTO-
2 (que es la referencia que requiere la Procuraduría General de la Nación), lo que
corresponde a un valor promedio unitario por cinta de $79.027,66
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S81.J0D
$1635»
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$63783400
S 78.810.400
v«iORiortt.
SOKOEOtt
NCUI50OW
S71'2<90
$84866230
$79.7«.7S2
De acuerdo al acta de adjudicación mencionada anteriormente, se observa que luego de
surtido el proceso de subasta, la empresa ganadora fue KEY MARKET S.A. con una oferta
21https //www conlratos.gov co/consultas/det3ileProceso.do'7numConstancia= 12-9-358497; 30/04/2015 - 3:00 pm.
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GENERMUM
final de $7.526.746 para el caso de ciento cincuenta y un (151) cintas tipo ULTRIUM LTO-2,
lo que equivale a un valor promedio unitario por cinta de $49.846, como lo muestra el
siguiente cuadro:
ÍTEM ELEMENTO
. 1 JCiNTAS LTO ULTRIUM LTO-2
2 ^CiNTAS LTO ULTRIUM LTO-33 {CINTAS LTO ULTRIUM LTO-5
VALOR TOTAL
~¿——^~-~— .1.. ,.,
CANTIDADES
ADJUDICADAS
Í5f
128
640
OFERTA KEYMARKET
VALOR UNITARIO
INCLUIDO IVA
$49.846
$51,331
$ 102.660
VALORTOTAU
INCLUIDO IVA
$6570.368
S 65 702 400
CANTIDADESAPROXIMADAS A
ADQUIRIR
90
95
390
De lo anterior se deduce que entre el valor promedio de cotización por unidad de cinta tipo
ULTRIUM LTO-2 y el valor finalmente contratado por dicha entidad, hubo un porcentaje de
descuento del 36,9%.
Algunas otras condiciones de éste proceso (de acuerdo al documento de estudios previos,
ya que como se mencionó anteriormente el contrato no aparece publicado) fueron las
siguientes:
Garantía: cumplimiento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de
ejecución y seis (6) meses más; calidad de los bienes y correcto funcionamiento (20%) del
valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y 1 año más.
Forma de pago: 100% del valor, una vez recibido a entera satisfacción los elementos objeto
de compra y suscrito el certificado de recibo a satisfacción.
Plazo de ejecución: Un (1) mes, contado a partir de la fecha de suscripción del acta de
requerimiento por las partes, previa aprobación de la garantía única.
Oferentes: NEWNET, LA CURACAO, KEYMARKET, UNIPLES, COMPUFÁCIL, OFIXPRESSITEC, SUMIMAS.
Experiencia: experiencia probable para la clasificación de proveedor, más de dos (2) años;
experiencia acreditada, 1 a 3 certificaciones de experiencia relacionada con el objeto
contractual, cuyo monto individual o sumado corresponda al 50% del presupuesto.
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7.2.2. Referente 2
Durante la vigencia 2013, la Gobernación de Antioquia suscribió el contrato No.
460000121522, con la Compañía Comercial Curacao de Colombia S.A., por valor de$38.412.240 para la adquisición de unidades de Data Cartridge LTO-ULTRIUM-3, LTO-
ULTRIUM-5 y LTO-ULTRIUM CLEANING y sus respectivos labels, pero éste proceso no
resulta equiparable dentro del presente estudio, ya que las unidades que requiere la
Procuraduría General de la Nación son del tipo ULTRIUM LTO-2, por las razones de
compatibilidad indicadas en el numeral 5.3 del presente Estudio.
Sin embargo, a partir del documento de estudios previos, se observan otras características
como las siguientes:
Garantía: cumplimiento (10%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de
ejecución y cuatro (4) meses más;
Forma de pago: 100% del valor del contrato, dentro de los treinta (30) días siguientes a la
presentación de la factura, con el visto bueno del supervisor del contrato y disponibilidad del
PAC.
Plazo de ejecución: Un (1) mes contado a partir de la fecha de suscripción del acta de
inicio.
Experiencia: Certificar la ejecución de tres contratos, terminados a la fecha de cierre del
proceso, cuyo valor de la sumatoria sea igual o mayor al 70% del valor del presupuesto
oficial expresado en SMMLV.
7.2.3. Referente 3
Finalmente, en la página web del SECOP aparece publicada información del proceso
MCT07-102DG de menor cuantía23, suscrito por el Banco Agrario en junio de 2007, del cualse toma la siguiente información:
Entidad:
Proceso:
Contratista:
Suscripción:
Objeto:
Banco Agrario
Contratación Directa de Menor Cuantía - MCT07-102DG
SUMIMAS LTDA.
19/JUN/2007
Compraventa de medios magnéticos (TAPE CARTRIDGES ULTRIUM
LTO-2)
22
https.//www contratos qov co/consultas/detalleProceso do7numConstancia=13-13-2085399; 30/04/2015 - 3:00 pm.
1 https "www contratos qov co/consultas/detalleProceso do9numConstancia=12-9-358497; 30/04/2015 - 3:00 pm.
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PROCLGEHERAI D€ LA RACIÓN
Cantidad: 793 unidades
Valor: $57.952.440
Valor unitario: $73.080
Algunas otras condiciones de éste proceso fueron las siguientes:
Garantía: cumplimiento (20%) del valor del contrato, vigente durante el plazo del contrato y
cuatros (4) meses más; calidad de los bienes (20%) del valor del contrato, vigente durante el
plazo del contrato o mientras estén en uso de BANAGRARIO los equipos.
Forma de pago: Pago único, dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de
la factura, acompañada de la certificación del supervisor, donde conste la prestación del
servicio a satisfacción.
Plazo de ejecución: Treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de
suscripción del contrato por las partes.
Oferentes: UNIPLES S.A., ACONPI EXPRÉS LTDA., COMPUTEL SYSTEM LTDA
RAPICARTUCHOS LTDA., KEY MARKET S.A., COMERCIALIZADORA FERLAG LTDA
LOGIAPOYO LTDA., LUNA OFFICE LTDA., INSUCOMPUTO LTDA.y SUMIMAS LTDA.
Experiencia: dentro de la información publicada no se observan especificaciones de ésta
condición.
7.3. Conclusiones
- La Procuraduría General de la Nación, en sus registros históricos de contratación ha
adquirido las cintas magnéticas y las etiquetas de códigos de barras mediante
contratos de outsourcing y de compraventa; para la presente vigencia, la entidad hará
la adquisición de los elementos descritos en estos estudios mediante un proceso de
compraventa bajo la modalidad de selección de Mínima Cuantía, en virtud de que
bajo el acuerdo marco de precios suscrito por la Agencia Nacional de Contratación
para la adquisición de elementos de papelería, no hay posibilidad de hacerlo puesto
que no están contemplados dentro de los ítems que ofrecen.
- Por otro lado, a la fecha no se dispone de los recursos necesarios para adquirir los
elementos dentro del proceso del outsorcing que planea contratar la PGN para
suministrar los tonners y los elementos que no incluye el acuerdo marco y dada la
urgencia que se tiene de continuar realizando las copias de seguridad y que su monto
no es tan elevado, se localizaron recursos para que se pudiera hacer este proceso
mediante adquisición por compraventa.
De las dos contrataciones revisadas en la entidad, se observa que entre los valores
cotizados y los valores finalmente contratados, se presentó un porcentaje de
descuento de aprox. el 17,47%
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- La entidad exigió pólizas de cumplimiento (10%); calidad (10%); forma de pago en un
solo contado; plazo de ejecución de 30 días y experiencia de 2 contratos.
- La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en el año 2012 adquirió cintas
ULTRIUM LTO-2 por valor unitario de $49.846, bajo la modalidad de Subasta Inversa
alcanzando un porcentaje de descuento del 36.9% respecto a los valores cotizados,
lo que demuestra que los proveedores al momento de realizar sus propuestas para
participar un proceso disminuyen considerablemente sus valores.
- La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá exigió pólizas de cumplimiento
(30%); calidad (20%); forma de pago en un solo contado; plazo de ejecución de 30
días y experiencia de más de 2 años y 1 a 3 certificaciones.
- El Banco Agrario, en el año 2007 adquirió cintas ULTRIUM LTO-2 por valor unitario
de $73.080, bajo la modalidad de contratación directa de mínima cuantía.
- El Banco Agrario exigió pólizas de cumplimiento (20%); calidad (20%); forma de pago
en un solo contado; plazo de ejecución de 30 días.
8. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Sobre una base aproximada de cien (100) cintas magnéticas y doscientas (200) etiquetas de
código de barras, las sociedades UNIPLES S.A., LOSYTEC S.A.S. y COMSISTELCO S.A.S.,
remitieron sus cotizaciones el día 30 de julio de 2015 de la siguiente forma, haciendo claridad
que en el formato de solicitud de cotizaciones se había indicado de forma clara a los posibles
oferentes que: "El valor unitario de cada elemento, podrá ser utilizado por la Procuraduría
General de la Nación, para efectos del cálculo del valor total del contrato, conforme a las
cantidades definitivas que se establezcan para la vigencia 2015".
EMPRESA COTIZANTE: UNIPLES S.A.
Elemento
Cartucho de cinta magnética
Etiqueta de código de barras
Valor unitario
$135.000,00
$4.200,00
IVA 16%
$21.600,00
$672,00
Valor unitario
incluido IVA
$156.600,00
$4.872,00
Cantidad
100
200
TOTAL
Subtotal
$15.660.000,00
$974.400,00
$16.634.400,00
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EMPRESA COTIZANTE: LOSYTEC S.A.S.
Elemento
Cartucho de cinta magnética
Etiqueta de código de barras
Valor unitario
$108.000,00
$5.900,00
IVA 16%
$17.280,00
$944,00
Valor unitario
incluido IVA
$125.280,00
$6.844,00
Cantidad
100
200 (*)
TOTAL
Subtotal
$12.528.000,00
$1.368.800.000
$13.896.800,00
(*) El oferente informa en su cotización, que el fabricante de las cintas magnéticas únicamente vende la misma cantidad de cintas
con igual cantidad de etiquetas, por lo cual en éste cuadro se hace una proyección de (200) etiquetas a partir de su valor unitario.
EMPRESA COTIZANTE: COMSISTELCO S.A.S.
Elemento
Cartucho de cinta magnética
Etiqueta de código de barras
Valor unitario
$160.000,00
$9.300,00
IVA 16%
$25.600,00
$1.488,00
Valor unitario
incluido IVA
$185.600,00
$10.778
Cantidad
100
200
TOTAL
Subtotal
$18.560.000,00
$2.157.600,00
$20.717.600,00
De acuerdo a las anteriores cotizaciones, el valor promedio UNITARIO de los elementos a
adquirir es el siguiente:
EMPRESA
UNIPLES S.A.
LOSYTEC S.A.S.
COMSISTELCO S.A.S.
PROMEDIO
VR. UNITARIO
CINTAS
(INCLUÍDO IVA)
$156.600,00
$125.280,00
$185 600,00
$155.826,67
VR. UNITARIO
ETIQUETAS
(INCLUÍDO IVA)
$4.872,00
$6.844,00
$10.778,00
$7.498,00
Para efectos de estimar el presupuesto del presente proceso, se tuvieron en cuenta los
anteriores valores cotizados para el año 2015 y el porcentaje de descuento promedio de las
anteriores contrataciones en la entidad (17,47%, de acuerdo con el análisis efectuado en el
numeral 7.1 del presente documento), así:
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PROCURADURÍASOHULKUWCK*
ELEMENTO
CINTAS MAGNÉTICAS
ETIQUETAS CÓD. BARRAS
VR. UNITARIO
(INCLUIDO IVA)
$155.826,67
$7.498,00
CANTIDAD A
ADQUIRIR
83
100
VR. TOTAL
$12.933.613,61
$749.8000,00
TOTAL
APLICACIÓNDESCUENTO
PROMEDIO (17,47%)
$10.674.111,31
$618.809,94
$11.292.921,25
En virtud de lo anterior, de acuerdo a las cotizaciones recibidas y el porcentaje de descuento
estimado por la entidad según procesos anteriores, se estima que para la vigencia 2015, el
presente proceso requiere un presupuesto que asciende a la suma de $11.292.921,25
incluido IVA, con cargo al rubro de funcionamiento de la vigencia 2015.
8.1. Presupuesto estimado
El contrato que se suscriba para SELECCIONAR AL OFERENTE QUE ENTREGUE A
TITULO DE COMPRAVENTA A LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN,
CARTUCHOS DE CINTAS MAGNÉTICAS Y ETIQUETAS DE CÓDIGOS DE BARRASDESTINADAS AL RESPALDO DE INFORMACIÓN ALMACENADA EN EL CENTRO DECÓMPUTO DE LA ENTIDAD, tiene como presupuesto estimado la suma de ONCEMILLONES DOSCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL NOVECIENTOS VEINTIÚN PESOS
CON VEINTICINCO CENTAVOS M/CTE ($11.292.921,25), amparado en el certificado de
disponibilidad presupuestal N° 47315 del 08 de julio de 2015 expedido por la Coordinadora
del Grupo de Ejecución Presupuestal de la División Financiera de la Procuraduría General de
la Nación y previsto en el Plan de Adquisiciones según el Certificado 2015-066 del 8 de julio
de 2015 expedido por el Administrador del Plan.
9. CRITERIOS DE SELECCIÓN
Por tratarse de una selección de mínima cuantía, se tendrá como único factor de escogencia
el menor precio total, producto de la revisión de los valores ofrecidos y las operaciones
aritméticas de todas las ofertas, realizadas por el comité asesor, teniendo en cuenta las
reglas y el procedimiento que se definan en la invitación pública y de conformidad a lo
establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082/2015.
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9.1. Conocimiento de fondo del contratista
ÍTEM
Tiempo de existencia oferente
Calidad de Mipyme
Experiencia general
Experiencia específica
Régimen tributario
UNIPLES S.A.
15 años
NO
15 años
15 años
RÉGIMEN COMÚN
LOSYTEC S.A.S.
2 años
SI
2 años
2 años
RÉGIMEN COMÚN
COMSISTELCO S.A.S.
18 años
SI
18 años
18 años
RÉGIMEN COMÚN
10. EXPERIENCIA
El proponente deberá acreditar máximo tres (3) contratos ejecutados cuyo objeto haya sido o
que se incluya en el mismo, la adquisición o entrega a cualquier título de cartuchos de cintas
magnéticas y etiquetas de códigos de barras. Los contratos deben haber sido suscritos en
fecha posterior al 1°de enero de 2011. La fecha de suscripción del contrato, obedece a que
la entidad requiere establecer que el proponente tiene la experiencia en la compraventa de
este tipo de elementos24.
El proponente deberá relacionar en el Anexo No. 3 la Experiencia Requerida, hasta tres (3)
contratos celebrados y ejecutados con entidades públicas o privadas, relacionados con el
objeto del proceso contractual, indicando su monto correspondiente a los ítems cartuchos de
cintas magnéticas y etiquetas de códigos de barras y fecha de terminación, así: que
sumados estos ítems correspondientes a cartuchos de cintas magnéticas y etiquetas de
códigos de barras, deberán ser iguales o superiores al 70% del presupuesto oficial y con
fecha de terminación anterior al cierre del presente proceso. No se tendrán en cuenta
contratos en ejecución, y para los efectos de diligenciamiento del anexo de experiencia se
entenderá bajo juramento que los contratos relacionados han sido ejecutados.
El proponente deberá incluir en el Anexo de experiencia la siguiente información:
• Número y fecha de suscripción del contrato: La suscripción e iniciación del respectivo
contrato debe ser posterior al primero (1) de enero del 2011. No se consideraran,
aquellos que hayan sido suscritos e iniciados con fechas anteriores.
• Nombre del contratante
• Objeto: Que haya sido o que se incluya en el mismo, la adquisición o entrega a
cualquier título de cartuchos de cintas magnéticas y etiquetas de códigos de barras.
• Datos del contratante: dirección de correo electrónico, contacto, dirección, teléfono
• Fecha de inicio
24Promedios obtenidos de los contratos analizados en el estudio del sector.
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PROCURADURÍA
• Fecha de terminación: Los contratos deben encontrarse terminados a la fecha de
cierre de la Invitación Pública
• Valor: Los ítems correspondientes a cartuchos de cintas magnéticas y de etiquetas
de códigos de barras de los contratos relacionados sumados deben acreditar un valor
total igual o superior al 70% del presupuesto oficial.
• Porcentaje de participación: si el contrato fue ejecutado en consorcio o unión
temporal deberá incluir los porcentajes.
La Entidad no acepta que cada renovación automática de un contrato se cuente como un
nuevo contrato, en razón que el contrato es uno solo y el hecho de prorrogarlo o adicionarlo
no significa que se celebre un nuevo negocio contractual. De esta forma su cumplimiento se
verifica desde el inicio hasta la culminación del mismo, entendiendo que ha finalizado cuando
ha terminado su última renovación.
En el caso de propuestas presentadas por consorcios o uniones temporales, cada uno de los
integrantes debe acreditar el cumplimiento de por lo menos un (1) contrato con el lleno de
requisitos establecidos en este numeral. Salvo lo relativo al valor del contrato, ya que éste se
puede acreditar en conjunto.
En los contratos que fueron ejecutados en consorcio o unión temporal, deberá indicarse el
porcentaje de participación de cada uno de ellos en dicho contrato, valor que debe
discriminarse en pesos colombianos y será el que se aplique al proponente para verificar la
experiencia teniendo en cuenta lo señalado en este numeral. Así mismo, en caso de
personas jurídicas cuando no tengan más de tres (3) años de constituidas, se les podrá
acumular la experiencia de los accionistas, socios o constituyentes, de acuerdo con lo
señalado en el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.5.2, numeral 2 - 2.5.
En el caso que el proponente haya participado en procesos de fusión o escisión empresarial,
debe tomar para estos efectos, exclusivamente los contratos o el porcentaje de los mismos,
que le hayan asignado en el respectivo proceso de fusión o escisión, para ello debe aportar
el certificado del contador público o del revisor fiscal (si la persona jurídica tiene revisor
fiscal) que así lo acredite.
LAS CERTIFICACIONES, COPIAS DE CONTRATOS, ACTAS DE LIQUIDACIÓN,REFERENCIAS COMERCIALES, ETC., SOLO SE ACEPTARAN COMO DOCUMENTOS
ACLARATORIOS DE LA RELACIÓN DE EXPERIENCIA QUE ALLEGUE EL OFERENTE.
En caso de requerirse aclaraciones sobre datos contenidos en la información suministrada
por los oferentes, la Procuraduría podrá solicitarlas al proponente por escrito, quien contará
con el término establecido en el cronograma del proceso para suministrarlas.
En el periodo de verificación de las propuestas, los oferentes podrán allegar relación de
contratos diferentes a los mencionados en su propuesta, siempre y cuando cumplan con los
requerimientos exigidos por la Entidad en este numeral y los contratos se encuentren
concluidos antes de la fecha de cierre del proceso.
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JUSTIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO DE EXPERIENCIA
Para garantizar la idoneidad y capacidad del oferente para atender el objeto del contrato, se
considera que las condiciones exigidas en cuanto al número de contratos (hasta tres (3)), el
alcance de éstos, la fecha a partir de la cual se acredita la experiencia y la condición de estar
terminados los contratos, es adecuada y proporcional al contrato que se pretende suscribir y
a la información de antigüedad y experiencia de los cotizantes o del mercado.
No se aceptan contratos en ejecución, puesto que por la importancia del objeto del presente
proceso se requiere que los contratos estén concluidos para garantizar la competencia del
contratista para ejecutar el contrato.
Se pudo constatar además, que de acuerdo con el estudio del sector y lo manifestado por las
personas que allegaron cotización para el estudio del mercado, los posibles oferentes
cumplen con los requerimientos. Según la verificación realizada en el estudio del sector, a
otros procesos de contratación de características similares en otras entidades públicas y en
la PGN, se observa que se exigen certificaciones de experiencia de contratos celebrados,
ejecutados y terminados en un 100%.
En consecuencia, del análisis efectuado, se tiene que estas estipulaciones no limitan la libre
concurrencia y garantizan la idoneidad requerida por la Entidad.
Finalmente en relación con el término de suscripción, a partir del 1 de enero de 2011, e
iniciación de los contratos, en el estudio del sector se evidenció que se trata de un rango que
respeta el tiempo de creación y la experiencia con que cuentan los posibles oferentes y que
garantizaría, además de la libre concurrencia en el proceso de selección, la idoneidad del
oferente seleccionado para ejecutar el objeto del contrato.
11. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL CONTRATO
Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza contractual, derivados del incumplimiento
del contrato que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones
del contratista, éste debe presentar como mecanismo de cobertura del riesgo, cualquiera de
las garantías que de conformidad con el Decreto 1082 de 2015 sean aplicables, con la
siguiente cobertura:
AMPARO
Cumplimiento
Calidad y correcto
funcionamiento de los bienes
PORCENTAJE (%) SOBRE EL
VALOR TOTAL DEL
CONTRATO
10%
10%
VIGENCIA
Tiempo de ejecución del contrato y seis (6) meses más,
contados a partir de la fecha de firma del contrato
Dos (02) años, contado a partir de la fecha de entrega a
satisfacción de los bienes adquiridos.
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Se estima la inclusión de estos amparos, en los porcentajes y vigencias antes señalados, ya
que teniendo en cuenta la naturaleza del contrato a celebrar y las obligaciones a cargo del
contratista, la Entidad debe estar cubierta de los perjuicios derivados por el incumplimiento
total o parcial a cargo del contratista; el cumplimiento tardío o defectuoso del mismo; el pago
del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria y los perjuicios derivados por la
deficiente calidad de los bienes adquiridos.
Nota: En todo caso, el contratista se compromete a ajustar la vigencia de los amparos de la
garantía a partir de la suscripción del acta de inicio, así como a ampliar el valor de la misma
o su vigencia, en el evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se
prorrogue su término, en virtud de lo consagrado en el artículo 2.2.1.2.3.1.18 del Decreto
1082 de 2015.
12. INDICACIÓN SI EL CONTRATO ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL
De conformidad con el Manual para el manejo de los acuerdos Comerciales en proceso de
contratación, versión M-MACPC-06 publicado por Colombia Compra Eficiente el 31 de
diciembre de 2014, LITERAL C, este análisis no se efectúa para los procesos de
contratación adelantados por la modalidad de selección de contratación directa y de mínima
cuantía.
13. REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El contrato se entiende legalizado con la suscripción del mismo y cuando se efectúe el
correspondiente registro presupuestal por parte de la Procuraduría General de la Nación.
Para su ejecución se requiere la legalización y la constitución y aprobación de la garantía de
cumplimiento, presentada por el contratista.
En el momento de la firma del contrato, el contratista deberá:
• Diligenciar el formulario Beneficiario-cuenta en el cual indicará el número de la cuenta
corriente o de ahorros y la entidad bancaria en donde pueda consignarse el valor del
contrato, cuenta que debe figurar a nombre y con el NIT del contratista.
• Para efectos de la expedición del certificado de registro presupuestal del contrato,
debe anexar una certificación de la entidad bancaria en la que conste el nombre del
cuentahabiente, su número de identificación, número de la cuenta, tipo de la cuenta y
si a la fecha está activa. Esta documentación hará parte integral del contrato. El
nombre del beneficiario y número de identificación debe ser el mismo en el contrato,
en el formulario Beneficiario Cuenta, en la certificación del banco y en las facturas
que posteriormente se presenten.
• Allegar, de conformidad con lo consagrado por la Ley 1607 de 2012, certificación que
acredite que se encuentra al día con el pago relativos al Sistema de Seguridad Social
Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, si
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dentro del término trascurrido entre la adjudicación del proceso y la suscripción del
contrato, se hubiese generado tal obligación. Dicha certificación deberá ser suscrita
por la persona natural o su contador, o por el revisor fiscal o representante legal de la
persona jurídica, según sea el caso.
De acuerdo con lo establecido en el Decreto Reglamentario No. 2286 de 2003, el contratista
que se encuentren excluido del pago de los aportes al régimen de subsidio familiar, SENA e
ICBF, deberá acreditar dicha situación presentando el certificado de exclusión emitido por la
Caja de Compensación Familiar a la cual se encuentren afiliados o por el SENA y el ICBF
cuando les corresponda certificarlo.
14. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN
El plazo para la entrega de los elementos objeto de la compraventa será de treinta (30) días
calendario contados a partir de la suscripción del acta de inicio, la que deberá firmarse por el
contratista o su representante y el supervisor del contrato dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a la fecha de perfeccionamiento y legalización del negocio jurídico.
El lugar de entrega de los elementos objeto de la compraventa será la Oficina de Sistemas
de la Procuraduría General de la Nación, ubicada en el 5o piso de la Carrera 5a No. 15-80 de
la ciudad de Bogotá, previo ingreso al almacén. Para todos los efectos el domicilio
contractual será la ciudad de Bogotá D.C.
15. FORMA DE PAGO
El pago se efectuará en un solo pago dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a
la fecha en la que el supervisor del contrato radique definitivamente la factura en la División
Financiera - Grupo de Cuentas de la Procuraduría General de la Nación, con los respectivos
soportes, previa revisión y aprobación de los documentos entregados por el contratista. El
proceso de aceptación de la-factura se surtirá en un término no mayor a tres (3) días hábiles
siguientes a la fecha .de su entrega por parte del CONTRATISTA, periodo en el cual la
supervisión realizará las reclamaciones en contra de su contenido, bien sea mediante la
devolución de la misma, o por medio de reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor de la
factura. Este documento debe ir acompañado de la certificación que expida la supervisión del
contrato, de la certificación que acredite el pago por parte del contratista de aportes
parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena,
ICBF y Cajas de Compensación Familiar y/o el pago del Impuesto sobre la Renta para la
Equidad (CREE), conforme a lo previsto en las Leyes 1607 de 2012 y 1739 de 2014 y demás
normas concordantes sobre la materia.
16. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD
El CONTRATISTA está en la obligación de mantener a LA PROCURADURÍA libre de
cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
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PROCÍGENERAL DEUKACION
17. CLAUSULA DE SUBCONTRATACIÓN
EL CONTRATISTA puede subcontratar con cualquier tercero la ejecución de las actividades
relacionadas con el objeto del presente contrato; sin embargo, EL CONTRATISTA responde
directamente a la Entidad por el cumplimiento del contrato y la mantendrá indemne de
cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
18. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
No se requiere de interventoría externa: En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1474 de
2011, artículo 83, parágrafo, la Entidad considera que no se requiere de interventoría externa
debido a que se cuenta con personal de planta idóneo y suficiente para realizar el
seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del
contrato.
La Dirección, Control y Coordinación del contrato será de la Jefe de la Oficina de Sistemas
de la Procuraduría General de la Nación o quien haga sus veces.
La supervisión del contrato será ejercida por un funcionario profesional en Ingeniería de
Sistemas con experiencia y conocimientos en administración de procesos de copias de
respaldo de información, quien tendrá a su cargo las funciones señaladas en el contrato y las
que se mencionan en la Ley 1474 de 2011, y las disposiciones del el Manual de contratación
de la Entidad.
Bogotá D.C.,
MONICA ARIAVILL
ícíñsTde Sistema
NAO GIRALDO
Coordinador Grupo de Infraestructura
VÍCTOR MA JEL RODRÍGUEZ MURILLO
Asesor
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