Iintel

Nombres: Nemy paati mashian

Materia:Administración y organización

de oficina.

Especialidad:

Secretariado ejecutivo

25-02-16DECÁLOGO DE LA SECRETARIA

01. La secretaria cuida mucho su presentación personal aparece siempre cuidadosa y limpia.

02. Mantiene su lugar de trabajo en orden y con el material necesario.

03. Es habitualmente cordial y entusiasta y refleja siempre gusto por su trabajo.

04. Pone sus 5 sentidos (olfato, tacto, audición, visión, gusto) en el desempeño de sus labores, de tal modo que presenta sus trabajos en forma intachable.

05. Saber aplicar su iniciativa y creatividad, pero sin tomarse atribuciones que no le correspondan.

06. Busca constantemente nuevos métodos para mejorar. Asiste a cursos de Actualización y aumenta su acervo cultural con oportunas lecturas.

07. Esta siempre diligente y dispuesta a cooperar con gusto y eficiencia.

08. Pone en su trabajo el mismo interés que pondría si el negocio que trabaja fuera el suyo.

09. Guarda una profunda prudencia y discreción con relación a sus compañeros de trabajo así como los ASUNTOS DE LA EMPRESA.

10. Es consciente del elevado valor de su actuación dentro de la oficina, para ella nada carece de importancia en el trabajo.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

1. Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.

2. Mantener en orden el archivo de la oficina.

3. Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y demás documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo correcto por parte del destinatario.

4. Atender las llamadas telefónicas y al público o funcionarios que se presentan a la oficina.

5. Redactar la correspondencia que le indique el Secretario.

6. Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina.

7. Proyectar y preparar los convenios de carácter institucional.

8. Tramitar todas las cuentas pertinentes a la dependencia.

9. Colabora en la elaboración y programación del presupuesto de egresos e ingresos.

10. Apoyar la implementación del sistema de Control Interno dentro de su dependencia, fomentando la cultura del autocontrol y participando en los programas y eventos que coordine la unidad de control in terno.

11. Dar respuesta oportuna y veraz a los informes solicitados por el Alcalde, la Unidad de Control Interno o cualquier otro organismo de control, entre otros.

12. Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en caso de emergencia.

13. Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se encuentran bajo su responsabilidad.

14. Recibir, modificar inicial y periódicamente la clave de acceso, la cual es personal e intransferible. Responder por todas y cada una de las transacciones realizadas a través de ella.

15. Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones interpersonales que le signifiquen sus funciones tanto en las instalaciones del Tránsito como en la vía pública.

16. Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus funciones.

17. Apoyar al Secretario en los análisis, estudios y reportes requeridos, igualmente servir de enlace al jefe inmediato en todas las actividades que comprometan al despacho.

18. Mantener contacto directo con el personal de la Secretaría en aras de apoyar al Secretario en las diferentes decisiones administrativas.

19. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la corporación Municipal.

20. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.

21. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.

22. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.

23. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.

24. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.

25. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato.

DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA

En una ocasión, se preguntó a un directivo empresarial quién era la persona más importante para él en toda la compañía. Sin alguna duda me respondió:

“Mi asistente ejecutiva: sin ella no lograría ser eficiente”.

No es un caso aislado; muchos directivos saben (aunque no lo reconozcan) que sin sus secretarias serían cerebros sin brazos, o sin corazón o sin hemisferio derecho. Por lo tanto, es oportuno que una asistente tenga plena conciencia que es mucho más que una empleada de apoyo, es una promotora, animadora, coordinadora, moderadora, inspiradora para la toma de decisiones importantes y, sobre todo, es la imagen del jefe y de la propia empresa.

Para ser asistente ejecutiva, se requiere responsabilidad, conocimientos y profesionalismo. Para apoyar al gerente que quiere ser líder en su empresa, la asistente debe desarrollar las habilidades de liderazgo dentro del ámbito de sus funciones. Es por eso que en el taller sobre el papel y desempeño de la secretaria ejecutiva se han trabajado temas como inteligencia emocional y comunicación estratégica, es decir, habilidades propias del liderazgo.

Además se ha puesto en relieve el carácter “femenino” de estas habilidades, siendo que las mujeres tienen mejores recursos para adquirirlas, desarrollarlas y modelarlas. Es más, se ha recordado la “misión existencial de la mujer” en la sociedad actual: promover y defender lo específicamente humano. Recuperar la sensibilidad humanista, en particular el amor de donación como cifra de la dignidad humana y sentido de plenitud existencial.

Después de cinco siglos de modernidad, caracterizada por el frío intelectualismo machista, la posmodernidad requiere una nueva presencia de la mujer en la cultura y en la sociedad, recuperando el valor de las razones del corazón que la razón no entiende. Podríamos decir que “corazón” y “con razón” van de acuerdo, que inteligencia, voluntad y sentimientos se pueden engarzar en una conducta plenamente humana.

La tan mentada Inteligencia Emocional es la aplicación psicológica de esta filosofía del ser humano. Las participantes al taller han podido tomar conciencia de que el ser humano es dueño de su propio mundo emocional, no olviden esto por favor. No son las cosas que suceden lo que nos perturba emocionalmente, sino nuestras interpretaciones de las cosas. Y nuestras interpretaciones dependen de nuestras creencias, estado de ánimo y experiencias precedentes. Realidades internas a nosotros que podemos regular y al regularlas, estamos regulando las emociones.

La inteligencia emocional implica y causa habilidades comunicativas específicas, como el manejo responsable del mensaje de relación implicado en toda comunicación y el Lenguaje Yo, es decir, una manera de comunicarse que asume la responsabilidad de nuestras emociones y busca asertivamente la solución de los conflictos, la satisfacción de necesidades, demandas y deseos.

Tanto la Inteligencia Emocional como las habilidades comunicativas confluyen en una herramienta de crecimiento y aprendizaje crucial para la empresa: la retroalimentación, tanto apreciativa como constructiva.

Las invito pues, a poner en práctica todo lo aprendido para que el tiempo invertido sea realmente benéfico para la persona más especial, usted, secretaria ejecutiva.