ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Unidad 2: FUNDAMENTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTALActividad de evaluación, contextualización, apropiación del

conocimiento y aporte del foroSENA VIRTUAL

JOSÉ MAURICIO ZAMORA FRANCOCALI, OCTUBTRE 9 DE 2014

DIFERENCIAS Y CARACTERÍSTICAS DEL DATO, LA INFORMACIÓN Y EL DOCUMENTO:

El Dato: Elemento pequeño y de gran importancia en la información en donde el mensaje se alteraría por su carencia, deben recolectarse, procesarse y transformarse en la información. Son clasificables según su función en numéricos, de cadena y lógicos.

Información: La información refiere al conjunto de datos organizados los cuales comunican un mensaje conllevando a la toma de decisiones a nivel organizacional o individual. Se clasifica en personal, institucional y documental.

Documento: Refiere a la herramienta mediante la cual se establece la comunicación necesaria para difundir el conocimiento. Se clasifican en documento electrónico y documento de archivo y es caracterizado según su naturaleza, persona o institución que lo elabora.

Justificación de respuesta ante el supervisor:

Cordial saludo señor supervisor. Ante la desorganización documental y caos archivístico de la institución, he tomado la decisión de clasificar los archivos según su soporte fundamentado en la normatividad legal vigente y en lo estipulado en la Ley General de Archivos y sus demás disposiciones para que estos a su vez tengan una fácil y oportuna ubicación la cual sea de beneficio para el cliente interno y externo de nuestra compañía. Por lo anterior, se han clasificado entonces de la siguiente manera:

Clasificación de documentos según el soporte Cinta Disco duro

Gráficos Mapas

Dibujos

Planos

Imagen Fotografía

Cuadros

Videos

Textuales Notas

Borradores

Apuntes rápidos

DESARROLLO DEL FORO TEMÁTICO NO. 2

A. Al observar la imagen expuesta a en la guía de aprendizaje correspondiente a la actividad de transferencia del conocimiento del foro temático No. 2,  describa con sus palabras el procedimiento de las etapas de un dato:

Respuesta:Recolección: Consiste en el proceso recopilatorio de los datos los cuales fundamentan el inicio de la información. Procesamiento: Una vez recopilados los datos, se procede a la estructuración de los mismos para una mejor lectura. Transformación: Por medio de este proceso se decodifican sistemáticamente los datos agrupados para clara interpretación. 

B. Escriba las cuatro tipologías que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la Administración Documental: 

Respuesta:Correspondencia Comercial: Se entiende por esta a todo comunicado entrante o saliente correspondiente a la actividad económica y comercial de una empresa.Documentos Contables: Corresponde a los comunicados o documentos soporte de la actividad financiera contable como facturas, recibos, entre otros.Documentos Especiales: Por ser de apoyo a la gestión investigativa por los organismos de control, se representan por medio de escrituras públicas, actas, certificaciones, documentos audiovisuales, entre otros, los cuales tienen tanto propiedades físicas como contenidos especiales para la gestión documental.Documentos Legales: Representan la legitimidad de un establecimiento ya sea del orden público o privado y su actividad económica por medio de la normatividad legal vigente. 

C. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

Respuesta:Primer Aporte: Podría decirse y concluirse que en la actualidad a nivel internacional las empresas tanto del sector público como privado, deben por Normalización y Estandarización asumir los roles concernientes a la buena práctica de la gestión documental y archivística, pues de no cumplirse con las normatividades establecidas a nivel internacional y nacional (en las naciones), se incurriría en el desacato a la Ley, lo cual para ninguna compañía es conveniente puesto que además de incumplir con la norma y acarrear sanciones de tipo pecuniario o hasta de clausura de una razón social, se incurriría también en pérdidas para el gremio o entidad que no tenga al día sus procesos de gestión y organización documental. No obstante,  las compañías hoy en día procuran además del cumplimiento de la Ley, el mantener un Archivo General e Histórico al día que les proporcione eficacia y eficiencia en sus trámites propios y públicos.

Segundo Aporte: Mediante una buena organización y administración documental, podemos cumplir con las metas establecidas en el plan de acción de una empresa, pues la eficiencia y la eficacia redundan en la excelencia, la cual acompañada de un mejoramiento continuo corrigen y perfeccionan cada día la misión y objetivo de una institución, focalizándose en una buena gestión de la calidad total dentro de la gestión archivística como valor agregado para una institución.

José Mauricio Zamora FrancoAprendiz SENA Virtual