MANUAL DE CIERRES DE SICALWIN\CONTAPUB CONTABILIDAD PUBLICA PARA LA ADMINISTRACION LOCAL Y PUBLICA

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Manual de Cierres del Ejercicio Pág. 2El uso no autorizado del Software contenido en este paquete constituye un delito y puede dar lugar a actuaciones legales.

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La aplicación está sujeta a modificaciones sin previo aviso, dichos cambios se irán actualizando posteriormente en los manuales.

Manual de Cierres del ejercicio 3Este manual le proporciona información específica sobre

como efectuar y controlar los cierres contables en CONTAPUB, aplicación para la gestión de la Contabilidad de la Administración Pública y Local según la Instrucción para la misma aprobada por Orden de 17 de julio de 1.990.

El manual está dirigido a los usuarios avanzados de dicha aplicación, especialmente a los administradores y responsables de la misma, aunque también es de interés pa1ra los usuarios que vayan a hacer uso directa o indirectamente del programa. No intenta explicar aspectos generales de la Contabilidad ni de la aplicación y menos ser un compendio teórico de los cierres en la citada Instrucción de Administración Local, de la que se supone conocimiento por parte del usuario.

Otra información o referencias bibliográficas disponible es la siguiente:

Introducción a Contapub. Instalación de Contapub/Sicalwin. Manual de Aperturas de Contapub. Manual de Referencia de Contapub. Guía del Administrador de Sistema de Contapub.

1 Nota.- Este manual está en proceso de revisión debido a los cambios tecnológicos de sistemas operativos acontecidos que han obligado a cambios (reingeniería de sofware en terminología informática) en la estructura del programa y también se ha aprovechado para incorporar la experiencia vivida a lo largo de estos catorce años de implantación de la contabilidad. Por ese motivo, este manual, se ha ido transformando paulatinamente, si bien conserva muchas de las características originales que tenía cuando salió a la luz en el periodo que funcionaba únicamente bajo MS/DOS. Rogamos disculpen estas inconveniencias, o directamente deficiencias que prometemos ir subsanando lo más pronto posible, si bien, ya anunciamos que puesto que los susodichos cambios tecnológicos, se siguen produciendo, (actualmente está en proceso nuevas conversiones para adaptarse a las últimas tecnologías recientemente aparecidas o a punto de aparecer comercialmente) así como cambios de naturaleza normativa o jurídica (que también están anunciadas para final del 2003 ó comienzos del año próximo, aunque tengamos algunas reservas, por las reiteración de estos anuncios nunca consumados) pueden obligar a nuevos diseños de software.

Manual de Cierres del Ejercicio Pág. 4

Página 1. Introducción............................................................................................................ 4 2 Cierres mensuales y Anuales.................................................................................. 6 3. Comprobaciones Principales.................................................................................. 7 4. Comprobar Apertura del Ejercicio .......................................................................... 7 5. Revisar Estado de Ficheros ................................................................................... 7 6. Comprobaciones de Cuadres Internos Informáticos .............................................. 8 6. 1 Cuadre Diario Operación Apuntes....................................................................... 8 6.2 Cuadre Aplicaciones vs Diario............................................................................ 10 6.3 Cuadre Documentos Aplicaciones ..................................................................... 10 7 Auditoría de Procesos Contables. ......................................................................... 11 8 Cierres Mensuales. ............................................................................................... 12 9 De los Cierres Anuales.......................................................................................... 14 Comprobaciones adicionales MS/DOS .................................................................... 16 Menú de Cierres Contables...................................................................................... 17 Regularización de la Contabilidad ............................................................................ 17 13 Regularización de las Partidas de Ingresos ........................................................ 18 14 Apertura/Prórroga Nueva Contabilidad ............................................................... 19 15 Menú antiguo (MS/DOS) ..................................................................................... 19 15 Fechas mínima y máxima de operación.............................................................. 19 16 Agrupación en Diario Oficial ................................................................................ 20

Amortización Automática del Inmovilizado.......... 21 Clasificar los Remanentes de Crédito ............ 22

19. Cierre de la Contabilidad.................................................................................... 22 20 LISTADO DE LA CUENTA GENERAL................................................................ 24 21 INDICE DE CONTENIDOS ................................................................................. 26

Página Ilustración - 1 Menú de cuadres ................................................................................. 8 Ilustración - 2 Cuadre Diario Operaciones ................................................................. 9 Ilustración --3 Auditoría Procesos Contables ........................................................... 11 Ilustración - 4 Registro Pagos e Ingresos................................................................ 16 Ilustración - 5 Menú Cierres ..................................................................................... 17 Ilustración - 6 Parámetros de listar Balances ........................................................... 18 Ilustración -7 Menú de Estados y Cuentas Anuales................................................. 24 Pantallas antiguas MS/DOS ========================= Pantalla 1 Menú de Cierres/Regularizaciones,etc. 11 Pantalla 2 Solicitud de cierre del mes 11 Pantalla 4 Agrupación para diario Oficial 13 Pantalla 5 Prórrogas automáticas. 15 Introducción

CONTAPUB es una aplicación para la gestión de la

Página 5 Contabilidad de la Administración Pública y Local según la Instrucción para la misma aprobada por Orden de 17 de julio de 1.990.

El/los cierres contables son los últimos procesos del año, que culmina todo el proceso de registro contable de hechos económicos.

La instrucción de Contabilidad exige la realización de determinadas operaciones de ajustes, regularizaciones, cierres contables, etc. además de las generales de toda contabilidad, como amortizaciones, periodificaciones, etc.

CONTAPUB proporciona muchas facilidades y/o automatismos en todas estas operaciones, independientemente de que cualquier usuario siempre dispone de la operación general de asientos directos para poder hacer cualesquiera relativa a cierres contables.

En este manual, se explican además consejos y reglas prácticas para además de realizar el cierre, comprobar que éste se ha ejecutado correctamente, y que las cuentas, partidas, etc, contienen los saldos y los datos en principio cuadrados y sin errores de integridad. En CONTAPUB, además todos los procesos de cierres son reversibles, de forma que aunque Vd. se equivocase en algún paso, puede volver tanto atrás, como repetirlo para recoger alguna operación posterior al cierre anterior. (En algún caso que oportunamente se le avisa, las repeticiones no son admitidas hasta que no se anule la anterior, por lo que el usuario debe anotar el nº de operación para anularla en su caso)

Manual de los Procesos de Cierres Pág. 6 2 Cierres mensuales y anuales.-

Aunque el cierre mensual no es obligatorio desde un punto de vista teórico-contable puede realizar los informes de rendición de cuentas mes a mes similar a los que se realizan al final del ejercicio. El cierre mensual se considera virtualmente correcto cuando el balance de situación del mes cuadra el Activo con el Pasivo, y lo arqueos están comprobados, así como cuadran los listados de acreedores y deudores pendientes.

El cierre anual contable, considerado como el proceso de

saldar todos los mayores de cuentas es preceptivo desde un punto de vista histórico-teórico, aunque como expresan algunos autores, tampoco pasa nada si no se efectúan los últimos pasos de saldar las cuentas, dado que la informática no tiene las restricciones que los procesos manuales conllevaban, (que obligaba a rayar el folio final del mayor para asegurar que nadie pudiera hacer un apunte posterior al cierre) por lo que siempre estará bien diferenciado un ejercicio de otro, sin necesidad de ese último paso. Otra cosa son las regularizaciones tanto de ingresos como de gastos, amortizaciones, etc. que sí se deben efectuar para que las cuentas reflejen el significado en su Debe o Haber que exige la Instrucción de Contabilidad.

El cierre anual se considera realizado cuando está realizado el cierre del mes de diciembre y los procesos de regularizaciones contables también. El balance de fin de ejercicio (mes 13) debe tener cuadrado el Activo con el Pasivo, y las cuentas de deudores/acreedores reflejarán en el balance los saldos netos pendientes de cobro/pago.

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Comprobaciones principales. Se supone que el ejercicio anterior ya estará más que cerrado, por lo que no debe olvidarse de tomar los datos del ejercicio anterior para incluirlos en los distintos informes. Menú Informes - Estados y Cuentas Anuales -> Tomar datos de Ejercicio anterior para informes Comprobar que la Apertura del ejercicio es correcta Revisar Estado de Ficheros. Efectuar comprobación de Cuadres Internos Pasar la Auditoría de Procesos Contables. 4. COMPROBAR APERTURA DEL EJERCICIO. Debe tener correctamente efectuado el Balance de apertura. (Si el Balance de apertura está descuadrado o bien el balance de algún mes anterior lo está, todos los balances de meses posteriores y el balance de fin de ejercicio estará también descuadrado. (Véase Manual de Apertura Contables para más detalle de cómo preparar y realizar por primera vez Balance de Apertura) La Apertura comprende

a) realizar la apertura de la tesorería (estableciendo el saldo en bancos y caja al inicio del ejercicio)

b) Trasvasar todos los documentos con saldos pendientes de ejercicios anteriores

c) Trasvasar el Inventario del ejercicio anterior d) Trasvasar las cuentas de Endeudamiento del ejercicio

anterior e) Trasvasar el saldo del resto de cuentas a final del

ejercicio anterior f) Realizar las operaciones directas de apertura del ejercicio

que sean necesarias o establecidas en los criterios de la entidad.

5. REVISAR ESTADO DE FICHEROS. Para asegurarnos de que los índices de los ficheros están actualizados y los datos no estén afectados por cortes de luz, correcciones del administrador manuales, cortes de luz, eventuales fallos en general, etc. pueden hacerse uno o más de los siguientes pasos: Estado de Ficheros

- reconstruir índices. - Ver Duplicados - Rellenar campos nulos (este paso implica salida del

programa) Reconstruir los mayores, tanto PGCP, como Presupuestario y Extrapresupuestario Acumular en niveles superiores de cuentas.

Manual de los Procesos de Cierres Pág. 8 Comprobaciones de Cuadres Internos Informáticos

Para considerar correctamente cuadrada la contabilidad en un momento dado, se recomienda utilize los procesos de cuadre

Ilustración -1 Menú de cuadres

Especialmente importantes son los dos primeros, que se recomienda realizar Cuadre Diario Operación Apuntes Este cuadre es el más importante, y a veces no sólo se utiliza en los cierres sino que sirve para corregir automáticamente (en opción) diversos errores simples (por ejemplo datos incompletos en algún fichero, etc.) Está fundamentalmente dirigido a comprobar los datos del diario y de manera secundaria los documentos. Comprueba que todas las operaciones han terminado correctamente, (no han existido interrupciones por cortes de luz, etc) y además han funcionado correctamente (se han asignado los correspondientes cargos y abonos a las cuentas y partidas), aunque no puede decirse que este programa de cuadre lo revise todo, sí puede decirse en un 95% que si no salen errores o defectos en el proceso de este programa, los datos son correctos desde un punto de vista informático.

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Ilustración -2 Cuadre Diario Operaciones

De este proceso sale un informe que dice si hay errores o está todo correcto (desde el punto de vista informático), si alguna operación quedó incorrectamente grabada, este proceso lo denunciará. Si marca la casilla Rellenar datos simples que falten, corregirá o rellenará determinada información no sensible, pero importante para relacionar tablas, etc. En algún caso, puede rellenar datos redundantes que no se han grabado correctamente en las diferente tablas.

(a veces debe corregir, bien rehaciendo dicha operación, bien entrando por seguimiento de operaciones y corrigiéndola manualmente) Pueden salir 3 niveles de errores/defectos en el listado que saca este cuadre: Errores G (graves) que deben corregirse porque implican un error en contabilidad. Errores\Defectos R (reservados) que puede ser o no que impliquen error en contabilidad. Se requiere un estudio de ellos. Defectos L (Leves) Que normalmente no necesitan siquiera ser corregidos.

Manual de los Procesos de Cierres Pág. 10 Cuadre Aplicaciones vs Diario Este cuadre comprueba que la información de las aplicaciones de los documentos es coherente con la que refleja el diario de operaciones, especialmente comprueba que los documentos que quedan pendientes de pago, de cobro o por lo que sea siguen pendientes de algo, están perfectamente recogidos así en el diario, Además asegura que al hacer el trasvase de un año a otro se recoja exactamente el saldo a trasvasar Se debe ejecutar en dos fases: La primera fase sería la de regenerar un Fichero de Trabajo Histórico de Aplicaciones (desde los datos del diario) para porcerlo comparar con el real. La segunda fase es comparar para distintos tipos de documentos, el fichero de trabajo de Aplicaciones generado por el programa con el real de la contabilidad y para cada tipo de documento muestra los errores\defectos encontrados. Se deben corregir en la mayoría de los casos dichos defectos, puesto que aunque no impliquen directamente a los balances, mayores,etc, el hecho de que algún dato falte o esté mal en los ficheros de aplicaciones y/o documentos puede implicar errores en el futuro, (al trasvasar documentos al ejercicio siguiente, etc). También puede corregir (si opcionalemente se le indica) algunos datos de dichos documentos, (sobre todo cuando comprueba que algún documento activo debe estar inactivo o viceversa) Cuadre Documentos Aplicaciones Este cuadre comprueba los documentos con sus aplicaciones, independientemente del diario, en su pantalla tiene múltiples opciones, y su explicación y uso es más propio verlo en el manual del administrador. Su empleo está más indicado en caso de errores producidos en conversiones masivas de un sistema operativo a otro, etc.

Página 11 Auditoría de Procesos Contables. Se refiere a una auditoría interna informática de que se han realizado determinados procesos mínimos en el ejercicio, como son: Que los Balances de Apertura, Cierre y Comprobación estén cuadrados. Que los presupuestos se hayan pasado a Iniciales. Que lo que figura en las aplicaciones pendientes de pago/cobro a nivel de terceros, coincida con lo que figura en los Mayores. Que los Arqueos de Tesorería estén hechos y coincidan con los Balances

Ilustración -3 Auditoría Procesos Contables

Si todo es correcto, los “iconos sonrientes” aparecen y también el gift animado “Chocala” (en caso contrario, éste último no aparece y los iconos son rojos “tristes”

Manual de los Procesos de Cierres Pág. 12 Cierres Mensuales.\I 3. Como explicábamos antes, el Cierre Mensual no es obligatorio, (salvo cuando hay un cambio de corporación a mitad del ejercicio) Pero es posible (y recomendable) realizar una serie de comprobaciones a efectos de garantizar la buena llevanza de los libros y que no se olvida nada de contabilizar. Para ello, se puede,

1) Lanzar el Balance se situación del mes y comprobarlo con el Balance de comprobación del mismo mes. Al sacar el Listado de Balances del mes, marcar la opción de Regularizar resultados. (el programa permite el cálculo de los resultados mes a mes, posibilitando la obtención de balances de situación reales.

2) Listar el Mayor Auxiliar de cada cuenta bancaria y comprobarlo con el “estadillo” o extracto bancario suministrado por el propio Banco.

3) Efectuar el Arqueo de fin de mes y cuadrarlo con el anterior Mayor Auxiliar

4) Listar libros auxiliares de caja de Pagos e Ingresos y comprobar saldos finales con el Arqueo.

Nota.- Si alguna cuadre falle, debe investigar la causa. En principio debe asegurarse que se ha pasado el proceso de acumular en niveles superiores de cuenta a nivel de cuentas PGCP. Asegúrese que los arqueos anteriores son correctos, si es necesario recalcúlelo de nuevo, (a veces el error se produce en un mes anterior), si no es correcto, lanze de nuevo los arqueos desde el mes correcto.

Compruebe que tiene dadas de alta correctamente las cuentas de tesorería (e inicializadas).

En el mes que no hay cuadre, puede ayudarse de una facilidad que existe

en los listados auxiliares de tesorería, los cuales activando la opción de cuadre, le indicarán los importes en forma similar a como lo hace el arqueo, acotando por tanto el problema.

Página 13 También puede lanzar el diario oficial de agrupación y si es menester, compruebe cuenta a cuenta (por supuesto cuentas de orden 1 ó 2 ya agrupadas, si no, sería muy trabajoso) los asientos del diario oficial, con el mayor. 8.2 Analizar en su caso, las cantidades negativas que salgan. Comprobar cuadres de cuentas con los otros listados, (presupuestos, arqueos, etc.) Cuadres de cuentas a comprobar: Del Pasivo: la 400 debe cuadrar con Des. Pagos Pptos Total Obligaciones Pendientes Ordenar Pago 410 debe cuadrar con Des.Pagos Pptos. Total Ordenes de Pago Pendientes la 401 y 411 similar a anteriores pero de Pptos cerrados. (también se puede ver con el Modelo “E” Del Activo la suma de 4300+4301+4302 con Des. Ptdes. Cobro Total Ppto. Corrte. (también modelo E) Sacar Modelos E (u otros modelos similar de liquidación) de Gastos e Ingresos y comprobar con Balance. Si es necesario, acumular en niveles superiores de partidas que se pide. Para asegurarse que el cierre quede definitivamente hecho, es conveniente poner la fecha mínima de operación al primer día del mes siguiente, asegurándose así que no se producirá ninguna operación anterior a dicha fecha.

Manual de los Procesos de Cierres Pág. 14 9 De los Cierres Anuales. \I 3-

Los cierres anuales, cuando se han ido haciendo los cierres

mensuales según los pasos anteriormente descritos, no deben ofrecer problema alguno. Como un mes más a cerrar, diciembre necesita el cierre del mes, según los mismos pasos descritos anteriormente. (si no se ha comprobado el cierre de ningún mes anterior, puede que ahora lo desee hacer, o bien, si después de cerrar el año, todo le cuadra, ¡perfecto! se ha ahorrado muchos procesos, claro que hay un refrán que dice "Vísteme despacio que tengo prisa" y si aparece algún descuadre o dato extraño, tendrá seguramente que volver atrás, e ir cerrando mes a mes, hasta descubrir donde estaba el problema, lo cual puede entonces ser más traumático que si el error lo tuviese controlado en su momento. Los procesos adicionales que hay que hacer al final de año son: Efectuar las operaciones de fin de ejercicio de periodificación en su caso. Sacar Listados de liquidación de ejercicios anteriores. (Comprobar también con Balance) Actualizar y comprobar el Inventario y el Endeudamiento. Agrupar el mes según periodos establecidos en el Diario Oficial y lanzar este listado, comprobándolo también con el Balance. Comprobar con la Relacion Nominal de Acreedores y de Deudores. Lanzar cualesquiera otro listado, que el usuario considere oportuno como comprobación

Un proceso que debe efectuar antes del cierre de diciembre es la amortización automática del inmovilizado. (Si está llevando el inmovilizado)

Una vez cerrado el mes de diciembre, debe cerrar el ejercicio, para ello, regularizará la contabilidad de ingresos, y de gastos, cerrando ambas. (en el menú de Procesos de Cierres)

El listado del balance de fin de ejercicio sale poniendo el

mes 13 como mes a listar. También puede sacar los informes de indicadores y/o

gráficos.

Debe hacer los apuntes manuales de ajustes, periodificación,

clasificación de remanentes de créditos, etc. que sean

Página 15 convenientes, antes de lanzar de nuevo todos los listados de la cuenta general y de las liquidaciones. (anexos, relación de acreedores, etc.,etc.)

Si no ha prorrogado todavía la contabilidad, ¡Hágalo ahora!.

Por último puede cerrar la contabilidad (esto es opcional) Recomendamos hacer un cierre entrando en el Menú del Administrador ->Identificadores de Contabilidad, y poner una C en Estado de la Contabilidad. (debe tener máximo nivel de autorización para poder hacerlo)

y ¡Haga una copia de seguridad!).

Comprobaciones adicionales (antiguo MS/DOS)

A continuación reproducimos las instrucciones que se usaban antes en el programa MS/DOS que aunque puedan estar obsoletas ó no del todo necesarias, no quiere decirse que dejen de estar vigentes.

1) Liste los libros auxiliares de caja de Pagos e Ingresos.

Ilustración -4 Registro Pagos e Ingresos

2) Efectuar y cuadrar con anterior listado y arqueo el Nuevo Arqueo del

es.

3) Lanzar cualesquiera otro listado, que el usuario considere oportuno omo comprobación, inclusive puede sacarse la memoria de gráficos.

MENU DE CIERRES CONTABLES.

Ilustración ¡Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento.-5 Menú Cierres

Regularización de la Contabilidad. Normalmente este proceso se hace automáticamente al calcular el balance de situación. (Si no, descuadraría el balance) No obstante, puede expresamente calcularlos en estas opciones del menú.

Tanto de Gastos como de Ingresos, realiza las operaciones de regularización legales, para el mes en curso.

Regulariza y calcula Resultados, en función de si se utiliza el Plan de Instrucción Local o de Junta de Andalucia, puede usar unas u otras cuentas de regularización, pero el objetivo es el mismo, calcular resultados económicos y permitir que el activo cuadre con el pasivo (también puede hacerse desde la propia petición de listado de balances)

También realiza el Cierre de las Partidas Presupuestarias de Gastos anulándose los saldos, tanto de autorizaciones como de gastos comprometidos, correspondientes a todas y cada una de las partidas presupuestarias. El objetivo es hallar los Remanentes de Créditos que se darán de baja mediante la cancelación de sus correspondientes cuentas. Para control de la Contabilidad de Remanentes de Crédito, Vd. puede (entrando por Mantenimiento de Partidas), señalar los valores de Remanentes de Crédito Incorporables antes o después de pasar este proceso. Se generarán los apuntes necesarios para todo ello. El proceso puede hacerse en cualquier momento y si hubiera saldos ya regularizados los ignora.

REGULARIZACION DE LAS PARTIDAS DE INGRESOS Este proceso realiza la Regularización de Ingresos, según las Reglas 194 y 195 de la I.C.A.L. anulandose los saldos de las cuentas compensatorias de derechos anulados, correspondientes a todas y cada una de las partidas de Ingresos. El objetivo es que las distintas cuentas de Derechos Recono-cidos recojan el verdadero saldo de los pendientes de cobro al final del Ejercicio. Se generarán los apuntes necesarios para todo ello. El proceso puede hacerse en cualquier momento y si hubiera saldos de ingresos ya regularizados los ignora.

██████████████████████████████████████████████████████████████████ █ █ █ Fin Regularización. Apuntes Generados: 2 █ █ Pulse una tecla para continuar.. █ ██████████████████████████████████████████████████████████████████

Pantalla 14 Regularización de la Contabilidad Ingresos.

Ilustración -6 Parámetros de listar Balances

También puede regularizar Resultados desde el propio listado del Balance, marcando la casilla Regularizar Resultados previamente, (a efectos de que aparezca cuadrado el activo con el pasivo en cualquier momento).

Apertura/Prórroga Nueva Contabilidad.

No es exactamente un proceso de cierre, pero tiene que ver con los procesos de fin de año, en cuanto se produce por la necesidad de comenzar a trabajar un nuevo año sin haberse cerrado aún el anterior.

Este proceso, permite Prorrogar la Contabilidad en el año siguiente, tolerando ambas contabilidades, la del año n y la del n+1, de forma que Vd. puede seguir trabajando con la contabilidad del año anterior (aún no cerrada) y con la del año corriente.

Los Gastos/Ingresos pendientes siguen atendiéndose por la

contabilidad anterior hasta que ésta se cierre. Una vez cerrada, por los procesos especiales de apertura, se trasvasa lo pendiente del año anterior a la prorrogada.

Como puede ver, cada contabilidad se mete en directorios separados, así puede Vd. tener tantas contabilidades en el mismo disco, como capacidad tenga éste.

El directorio (Contapub) se pone automáticamente colgando del directorio corporativo, y se dan de alta automáticamente las nueva base de datos del ejercicio nuevo. En Sicalwin, sin embargo no se da de alta automáticamente la base de datos, pero no hay problema alguno si se establece el nuevo directorio según la regla explicada.

Menú antiguo del MS/DOS En Contapub MS/DOS existía el siguiente menú, que conservamos provisionalmente en este manual, aunque algunas de sus opciones ya están obsoletas.

Panta 4

Poner Fechas Mínimas y máxima de Operación.-

Puede poner una fecha mínima de operación para evitar errores, si está seguro que no deben realizarse operaciones anteriores al mes cerrado. (Esta opción se puede realizar actualmente por Administración->Configuración General)

╔═════════════════════════════════════════════╗ ║ = CIERRES/ AGRUPACIONES/ REGULARIZACIONES/ =║ ║ 1. Poner Fechas Mínima y Máxima de Operación║ ║ 2. Agrupación en Diario Oficial. ║ ║ 3. Apertura/Prórroga nueva Contabilidad. ║ ║ 4. Amortización Automática del Inmovilizado.║ ║ 5. Clasificar los Remanentes de Crédito. ║ ║ 6. Regularización de la Contabilidad. ║ ║ 7. Cierre de la Contabilidad. ║ ╚═════════════════════════════════════════════╝

16 Agrupación en Diario Oficial.- Este proceso le permite ver la información contable de una manera resumida ó agrupada. El Diario Oficial de Asientos, así puede expresar la información contable de forma resumida ó agrupada por tipo de asientos, por ejemplo, todas las expediciones de gasto de un determinado periodo se resumen en un solo asiento, totalizando el importe por cuenta del Plan General Contable y no por detalle acreedor a acreedor ó partida a partida. Dicho periodo está abierto según la Instrucción a plazos inferior al mes (según últimas disposiciones y de forma transitoria para los años 1.992 y 1.993 incluso puede llegar al año), por lo que el programa le deja abierta la posibilidad de que Vd. escoja dicho periodo de forma opcional entre los siguientes: diario, semanal, mensual ó a criterio especial. Dicha opción se realizaba indicando por el menú del Administrador en la nº Identificadores de Contabilidad. (Opción de Acumulación en diario Oficial) Mantenemos esta instrucciones en este manual, por si incorporamos esta opción en futuras versiones, si bien repetimos, que en los actuales 14 años que llevamos efectuando cierres, sólo se utilizó el primer año. La selección de fechas límites de exploración, limita la búsqueda de apuntes para agrupar entre dichas fechas. Si la opción de reconstruir está activada (igual a sí) en la Pantalla de Identificadores de Contabi-lidad, entonces volverá a tomar apuntes ya agrupados, caso contrario, buscará dentro del periodo de exploración sólo los apuntes que anterior-mente no se hubieran agrupado. En el ejemplo se agrupan (por primera vez, puesto que empieza el 1 de enero, por tanto vaciando de nuevo el diario) los apuntes del mes de enero, con criterio de agrupación semanal, es decir, por ejemplo, se crearán como máximo cuatro asientos de obligaciones reconocidas, uno por semana, (independientemente del asiento de apertura), en donde figurarán todos los apuntes de obligaciones reconocidas de cada semana. Lo mismo ocurrirá con los asientos de pagos expedidos, derechos reconocidos, etc. Naturalmente, como estamos en la Contabilidad financiera, de partida doble, sólo se agrupan por cuentas de partida doble, a nivel 2 (cuatro dígitos. En la contabilidad simplificada, a nivel 1).

17 Amortización Automática del Inmovilizado.

En opción puede actualizar valores del Inventario ó Endeudamiento, (al final del ejercicio) es decir, cualquier bien de inventario se mantiene su valor como la suma de: Valor_bien = Valor_inicio_ejercicio + Incrementos_ejer. - Decrem._ejer

Lo que haría esta opción es tomar los incrementos y decrementos del diario contable y pasarlos a el fichero de Inventario. (igual para el endeudamiento), con las regularizaciones se haría un proceso similar al que se efectúa a fin de ejercicio para algunas anulaciones, etc, pero en este caso sólo para el mes, y también como opción se pueden calcular los resultados habidos en ese mes a efectos de presentar balances mensuales.

Le efectuará las amortizaciones automáticas de los bienes del inventario definidos como amortizables y que además tengan relleno el dato de vida útil restante. Los bienes definidos como amortizables son aquellos que en el desglose de Inventario, están definidos como amortizables ██████████████████████████████████████████████████████ █ █ █ Quiere Actualizar el valor del Inventario N █ █ (S/N) ? █ ███████████████████████████████████████████████████████ Pantalla 8 Actualización del Inventario. A continuación se le calculará la amortización del año de todos los bienes del inmovilizado que tengan asignada vida útil y cuenta de amortización (con 4 dígitos). La amortización se calcula por el método lineal, dividiendo el (valor contable - valor residual) por el número de años de vida útil. El programa no efectúa ninguna otra comprobación, es de su responsabilidad comprobar dichos valores, así como que la cuenta de amortización que tiene asignada el bien es correcta. (Puede comprobar esto por las opciones de Mantenimiento) Vd. puede naturalmente realizar otras amortizaciones por operaciones directas. No obstante, Vd. puede hacer un proceso de simulación, que le listará los valores calculados que el programa calcula. OPCIONES DEL PROCESO DE AMORTIZACION AUTOMATICA EJECUTAR EL PROCESO SIMULADO...(S) EJECUTAR EL PROCESO REAL ......(R) S CANCELAR ........<Esc> ó ..(C) Pantalla 10 Opciones de amortización automática.

18 Clasificar los Remanentes de Crédito. A efectos de poder realizar la Contabilidad de Remanentes de Crédito, el Usuario debe de clasificar los remanentes de crédito de cada partida, en incorporables o no incorporables, etc. Este programa le permite dichas posibilidades. Naturalmente es responsabilidad del usuario, esta clasificación. ╔═════════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ CLASIFICAR LOS REMANENTES DE CREDITO 21/12/93 ║ ╚═════════════════════════════════════════════════════════════╝ Mediante esta opción, Vd. puede fijar los distintos valores de los Remanentes de Créditos, a nivel de cada partida presupuestaria. En particular, son interesantes los valores de Remanentes de Crédito incorporables, tanto los comprometidos (REM_INC_CO) como los no comprometidos (REM_INC_NC), que se le imprimirán en los listados de liquidación del Presupuesto de Gasto y que podrá usarlos para el presupuesto siguiente. La suma de estos valores más los Remanentes de Créditos No Incorporables, (economías) en sus distintos tipos de: No Disponibles (REM_NIN_ND), Ya Incorporados del año anterior (REM_NIN_YI) y resto según artº 163 de la Ley 39/1988 (REM_NIN_RE) no deben superar el total del Crédito no usado. Vd. puede modificar estos valores a mano, aunque en versiones siguientes de Contapub, probablemente se emplearán sistemas más automatizados, dentro de sus limitadas posibilidades de decisión. 19 Cierre de la Contabilidad. Realiza el cierre de la contabilidad de gastos y la de Ingresos, así como el cierre lógico de la Partida Doble. Se necesita que se haya efectuado el Arqueo de Fin de Ejercicio. (A 31 de diciembre). CIERRE DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS ================================== Este proceso realiza el Cierre de las Partidas Presupuestarias de Ingresos, según la Regla 122 de la I.C.A.L. cancelandose las previsiones definitivas de todas las Partidas Presupuestarias de Ingresos. Se generarán los apuntes necesarios para todo ello. El proceso puede hacerse en cualquier momento y si hubiera saldos de ingresos ya cerrados los ignora.

Teclee <Esc> si desea Cancelar Pantalla 16 Mensajes del cierre del Presupuesto de Ingresos. ┌─────────────────────────────────────────────┐ │ = CIERRES/ AGRUPACIONES/ REGULARIZACIONES/ =│ │ 1. Cierre del Mes. │ │ 2. Agrupación en Diario Oficial. │ │ 3. Apertura/Prórroga nueva Contabilidad. │ │ 4. Amortización Automática del Inmovilizado.│ │ 5. Clasificar los Remanentes de Crédito. │ │ 6. Regularización de la Contabilidad. │ │ 7. Cierre de la Contabilidad. │ └─────────────────────────────────────────────┘

20.LISTADO DE LA CUENTA GENERAL

Ilustración 7 Menú de Estados y Cuentas Anuales

A continuación incluimos un índice ejemplo de lo exigido en la Instrucción para listar la Cuenta General (modelo Normal) Todos estos listados se pueden obtener en cualquier momento, y además se sacarán al final del ejercicio o después del cierre de algún mes a efectos de comprobación o rendición de cuentas en medio del ejercicio. Incluimos también un ejemplo de carátulas o portadas que aunque simples, pueden servir como base o modelo en algún caso. Dichos listados se obtienen desde las opciones del menú de listado 3 y 4 (Estados y Cierres Anuales y Anexos a los Estados Anuales) En cursiva señalamos las exepciones a esta regla.)

E S T A D O S

Y C U E N T A S A N U A L E S

2006

(MODELO NORMAL)

C U E N T A G E N E R A L 2 0 0 6

INDICE DE CONTENIDOS: CAPITULO 1º.- BALANCES DE SITUACIÓN. . DE APERTURA, Y FINAL DE EJERCICIO. CAPITULO 2º.- CUENTAS DE RESULTADOS. . LA CUENTA DEL RESULTADO ECONOMICO PATRIMONIAL. CAPITULO 3º.-ESTADO DE LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO 1ª PARTE. LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS.

I.- LIQUIDACIÓN DEL ESTADO DE GASTOS. II.- LIQUIDACIÓN DEL PPTO. DE GASTOS. RESÚMENES:

- GENERAL POR GRUPOS DE FUNCIÓN Y SUBFUNCION. . DE LIQUIDACION DE GASTOS

- GENERAL POR CAPÍTULOS . DE LIQUIDACION DE GASTOS

2ª PARTE. LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS.

I. LIQUIDACIÓN DEL ESTADO DE INGRESOS. IV. LIQUIDACIÓN PPTO. DE INGRESOS. RESUMEN POR CAPÍTULOS

3ª PARTE. RESULTADO PRESUPUESTARIO. CAPITULO 4º MEMORIA

1. Organización 2. Gestión indirecta de servicios públicos 3. Bases de presentación de las cuentas 4. Normas de valoración 5. Inversiones destinadas al uso general 6. Inmovilizaciones inmateriales 7. Inmovilizaciones materiales 8. Inversiones gestionadas 9. Patrimonio público del suelo 10. Inversiones financieras 11. Existencias 12. Tesorería 13. Fondos propios 14. Información sobre el endeudamiento

A) Pasivos financieros a largo y corto plazo B) Operaciones de intercambio financiero C) Avales concedidos

15. Información de las operaciones por administración de recursos por cuenta de otros entes públicos

1) Gestión de los recursos administrados 2) Devoluciones de ingresos 3) Obligaciones derivadas de la gestión de los recursos

administrados por cuenta de otros entes públicos

4) Cuentas corrientes con otros entes públicos 16. Información de las operaciones no presupuestarias de tesorería

1) Deudores 2) Acreedores 3) Partidas pendientes de aplicación. Cobros 4) Partidas pendientes de aplicación. Pagos

17. Ingresos y gastos 18. Información sobre valores recibidos en depósito 19. Cuadro de financiación 20. Información presupuestaria 20.1. Ejercicio corriente

A) Presupuesto de gastos A.1) Modificaciones de crédito A.2) Remanentes de crédito A.3) Ejecución de proyectos de gasto A.4) Acreedores por operaciones pendientes de aplicar a

Presupuesto B) Presupuesto de ingresos B.1) Proceso de gestión B.2) Devoluciones de ingresos B.3) Compromisos de ingreso

20.2. Ejercicios cerrados A) Obligaciones de presupuestos cerrados B) Derechos a cobrar de presupuestos cerrados C) Variación de resultados presupuestarios de ejercicios

anteriores 20.3. Ejercicios posteriores

A) Compromisos de gasto con cargo a presupuestos de ejercicios posteriores

B) Compromisos de ingreso con cargo a presupuestos de ejercicios posteriores 20.4. Gastos con financiación afectada 20.5. Remanente de Tesorería 21. Indicadores

A) Indicadores financieros y patrimoniales B) Indicadores presupuestarios C) Indicadores de gestión

22. Acontecimientos posteriores al cierre