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2015 Informe de avances de cumplimiento de obligaciones en materia de archivos. Subdirección de Planeación Coordinación de Archivos
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2015
Informe de avances de cumplimiento de obligaciones en materia de archivos.
Subdirección de Planeación Coordinación de Archivos
1.- Presentación
En el presente documento se detallan los avances logrados por la Coordinación Archivos del INR durante los años 2012 a diciembre 2015; acciones que se han
diseñado, planeado y efectuado de cara a dar cumplimiento a los mandatos que en materia de organización de archivos se encuentran estipulados en la Ley
Federal de Transparencia y Acceso al Información Pública Gubernamental, su Reglamento y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación
de los Archivos de Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federa; así como en la Ley Federal de Archivos.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Área Coordinadora de Archivos
Conformación de instrumentos de consulta y control archivístico de acuerdo a la Ley Federal de Archivos.
El Comité de Información del INR, en su 2ª Sesión extraordinaria del día 28 de agosto de 2013, autorizó el uso de los instrumentos diseñados a efecto de que sean implementados en todos los archivos de trámite del INR.
La Coordinación de
Archivos trabaja de
manera cercana y
directa con las
Unidades
Administrativas del INR
con el propósito de
actualizar los
instrumentos e instruir
sobre su uso.
Los instrumentos fueron actualizados con las disposiciones que establece la Ley Federal de Archivos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Los instrumentos fueron actualizados con las disposiciones que establece la normativa en materia de archivos.
Se dio cumplimiento a la Ley Federal de Archivos y a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Procedimientos Archivísticos para facilitar el acceso a la información.
Dada la inmensa cantidad de información que se genera hoy día, la Coordinación de Archivos inició trabajos para elaborar una Guía Simple de Archivos con enlace hipertextuales que permita a cualquier interesado localizar fácilmente datos relacionados con los Archivos de Trámite del INR.
Durante el año 2013 se llevo a cabo el proceso para la actualización de los responsables y encargados de Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas faltantes, a tal efecto fueron remitidos oficios solicitando la información necesaria.
Hasta diciembre de 2014 se han actualizado diferentes elementos en la Guía Simple de Archivos del INR.
El próximo año se actualizará en forma constante la Guía Simple de Archivos para contar con los datos de todas las Unidades Administrativas que integran el Instituto Nacional de Rehabilitación.
Se actualizó la Guía Simple de Archivos del Instituto Nacional de Rehabilitación.
Durante el año 2015 se continuará actualizando la Guía Simple de Archivos para contar con los datos de todas las Unidades Administrativas que integran el Instituto Nacional de Rehabilitación.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Cuadro General de Clasificación Archivística. (CGCA)
Con los elementos de conocimiento recabados, en el año 2012 se construyó un modelo de Cuadro General de Clasificación Archivística que permite la clasificación de los documentos en sus facetas orgánicas y funcionales.
El Cuadro General de Clasificación Archivística será revisado y actualizado constantemente
Hasta diciembre de 2014 fueron atendidas peticiones de las Unidades Administrativas del INR para actualizar sub- series del Cuadro General de Clasificación Archivística.
Existen canales de comunicación abiertos con las áreas a efecto de retomar cualquier observación que tuvieran sobre este instrumento de control archivístico.
Se atendieron las solicitudes de las áreas del Instituto Nacional de Rehabilitación para actualizar sub-series del Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA).
Se solicitó mediante oficio a las Direcciones y Subdirecciones la validación y actualización del CGCA.
Catálogo de Disposición Documental.
Se tiene conocimiento de las series documentales que deben observar un plazo de conservación de acuerdo a algún principio o mandamiento legal o fiscal- contable.
En las reuniones de trabajo y cursos de capacitación que se tienen con las áreas, se hace hincapié en la importancia de establecer plazos de conservación para sus series documentales.
En los cursos de capacitación se hizo hincapié a las áreas, lo relativo a la importancia de los elementos que deben contener los expedientes: como son el valor, los plazos de conservación y otros.
A partir del tercer trimestre del 2015, se trabajará con las áreas del Instituto Nacional de Rehabilitación el análisis del valor, plazos de conservación y otros elementos de los archivos.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la dependencia o entidad.
Desarrollo de “Colección digital – Coordinación de Archivos – INR” que contiene: cuadríptico informativo sobre el Cuadro General de Clasificación Archivística, ensayo sobre este mismo tema –elaborados en el INR- Instructivo para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística (elaborado por el AGN) y formato para que las unidades administrativas informaran sobre el personal responsable/encargado del archivo de trámite y los nombres de las series documentales en uso. Instalado en los equipos de 120 encargados de Archivos de Trámite identificados hasta la fecha
14 presentaciones del tema: “Cuadro General de Clasificación Archivística: ¿Qué es y cómo se construye?” Se han otorgado éstos cursos a
Como parte de la estrategia de capacitación en la materia 1).- Se publicó en la revista de divulgación del INR “Investigación en Discapacidad” Enero – Abril 2013, Vol. 2, No. 1, pp. 38 – 45, el artículo: “Sistema Nacional de Salud y Archivo General de la Nación: oportunidad de colaborar para la gestión adecuada del conocimiento institucional y de la transparencia mediante los archivos institucionales” 2).- Se brindó el curso “Principios básicos de organización archivística”
Se han otorgado asesorías y cursos de capacitación destinados al manejo de los archivos a las diversas unidades administrativas del Instituto.
En el último trimestre del año 2014 el personal del Instituto tuvo la siguiente capacitación:
a) Curso de “Organización de Archivos de Trámite” del 13 al 17 de octubre a 8 personas otorgado por la Secretaría de Salud. b) Curso en Materia de Archivos el 6 de Noviembre a 12 personas de la Subdirección de Asuntos Jurídicos.
Al segundo trimestre se ha proporcionado el apoyo y asesoría, así como los cursos de capacitación archivística al personal de diferentes áreas del Instituto Nacional de Rehabilitación.
Al segundo trimestre de 2015 se han capacitado 75 (setenta y cinco) responsables y encargados del archivo de trámite, en: - Actualización del
Cuadro General de Clasificación Archivística;
- Normatividad en materia archivística;
- Conformación de expedientes;
- Uso de la herramienta de "Control de correspondencia;
- Elaboración de inventarios entre otros.
El personal de la
Coordinación de archivos tuvo la capacitación en materia archivística, organizado por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información (sic), INAI, siguiente: - Introducción a la Ley Federal de
164 personas en varias sesiones cuya duración fue de entre una hora con treinta minutos y dos horas.
Curso: “Introducción al marco jurídico nacional y a los principios normativos internacionales en materia de archivos” El curso tuvo una duración de 3 horas. Asistieron 44 personas.
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en el marco de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública” Producción e Integración de la Información Archivística y,
Descripción archivística
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los Archivos de la Dependencia o Entidad.
85 % avance. La Coordinación de Archivos estableció como política de trabajo considerar a cada unidad administrativa – desde la más básica hasta la de más alta jerarquía- como un archivo de trámite. A la fecha tenemos 120 Archivos de Trámite identificadas, restan 69 oficinas con las que se deberá trabajar durante lo que resta del año para lograr su identificación.
Se turnaron oficios a efecto de identificar a los responsables y encargados de los Archivos de Trámite en las 69 unidades administrativas restantes.
A diciembre de 2014 fueron actualizados los datos de titulares y responsables de Archivos de Trámite.
Dada la movilidad de personal en las distintas áreas, se actualizará por lo menos dos veces al año este directorio a efecto de que las tareas de Coordinación no se vean afectadas.
Se actualizó el registro de responsables de archivo de trámite así como de los nombres de las unidades administrativas a las que pertenecen.
Dado el constante movimiento de personal en las áreas, el directorio de responsables de archivos de Trámite se actualizará por lo menos dos veces al año.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente.
Se tramitó la debida baja documental de Archivos de Trámite siniestrados por inundación. Se tienen identificadas las series que deben ser resguardadas según fundamentos y principios establecidos en mandatos de carácter legal o del tipo fiscal- contable.
Se realizaron procedimientos de valoración y análisis de series documentales de archivo en las diversas unidades administrativas para baja documental.
Durante el 2015 se tramitará ante el AGN la baja documental de archivos con plazos de conservación vencidos.
Se ha capacitado al personal de diversas áreas en relación a los procedimientos de valoración de series documentales de archivo para baja documental.
Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.
Se desarrolló una base de datos conformada con siete áreas, 32 campos de captura y cuatro módulos que entre otras funciones permite el registro de documentos, la integración de expedientes, la búsqueda de información y el control sobre el traslado o circulación de series documentales completas y/o componentes (expedientes) de las mismas.
Solicitar al área de Tecnologías de la Información su apoyo a efecto de perfeccionar la base de datos desarrollada en 2012 o bien, iniciar trabajos para otra alternativa de trabajo en este sentido.
Informe de avances de cumplimiento de obligaciones en materia de archivos.
1.- Presentación
En el presente documento se detallan los avances logrados por la Coordinación Archivos del INR durante los años 2012 a diciembre 2015; acciones que se han
diseñado, planeado y efectuado de cara a dar cumplimiento a los mandatos que en materia de organización de archivos se encuentran estipulados en la Ley
Federal de Transparencia y Acceso al Información Pública Gubernamental, su Reglamento y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación
de los Archivos de Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federa; la Ley Federal de Archivos y la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Área Coordinadora de Archivos
Conformación de instrumentos de consulta y control archivístico de acuerdo a la Ley Federal de Archivos.
El Comité de Información del INR, en su 2ª Sesión extraordinaria del día 28 de agosto de 2013, autorizó el uso de los instrumentos diseñados a efecto de que sean implementados en todos los archivos de trámite del INR.
La Coordinación de
Archivos trabaja de
manera cercana y
directa con las
Unidades
Administrativas del INR
con el propósito de
actualizar los
instrumentos e instruir
sobre su uso.
Los instrumentos fueron actualizados con las disposiciones que establece la Ley Federal de Archivos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Los instrumentos fueron actualizados con las disposiciones que establece la normativa en materia de archivos.
Se dio cumplimiento a la Ley Federal de Archivos y a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Procedimientos Archivísticos para facilitar el acceso a la información.
Dada la inmensa cantidad de información que se genera hoy día, la Coordinación de Archivos inició trabajos para elaborar una Guía Simple de Archivos con enlace hipertextuales que permita a cualquier interesado localizar fácilmente datos relacionados con los Archivos de Trámite del INR.
Durante el año 2013 se llevo a cabo el proceso para la actualización de los responsables y encargados de Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas faltantes, a tal efecto fueron remitidos oficios solicitando la información necesaria.
Hasta diciembre de 2014 se han actualizado diferentes elementos en la Guía Simple de Archivos del INR.
El próximo año se actualizará en forma constante la Guía Simple de Archivos para contar con los datos de todas las Unidades Administrativas que integran el Instituto Nacional de Rehabilitación.
Se actualizó la Guía Simple de Archivos del Instituto Nacional de Rehabilitación.
Durante el año 2015 se continuará actualizando la Guía Simple de Archivos para contar con los datos de todas las Unidades Administrativas que integran el Instituto Nacional de Rehabilitación.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Cuadro General de Clasificación Archivística. (CGCA)
Con los elementos de conocimiento recabados, en el año 2012 se construyó un modelo de Cuadro General de Clasificación Archivística que permite la clasificación de los documentos en sus facetas orgánicas y funcionales.
El Cuadro General de Clasificación Archivística será revisado y actualizado constantemente
Hasta diciembre de 2014 fueron atendidas peticiones de las Unidades Administrativas del INR para actualizar sub- series del Cuadro General de Clasificación Archivística.
Existen canales de comunicación abiertos con las áreas a efecto de retomar cualquier observación que tuvieran sobre este instrumento de control archivístico.
Se atendieron las solicitudes de distintas Unidades Administrativas para la aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística
Existen canales de comunicación abiertos con las áreas a efecto de retomar cualquier observación que tuvieran sobre este instrumento de control archivístico.
Catálogo de Disposición Documental.
Se tiene conocimiento de las series documentales que deben observar un plazo de conservación de acuerdo a algún principio o mandamiento legal o fiscal- contable.
En las reuniones de trabajo y cursos de capacitación que se tienen con las áreas, se hace hincapié en la importancia de establecer plazos de conservación para sus series documentales.
En los cursos de capacitación se hizo hincapié a las áreas, lo relativo a la importancia de los elementos que deben contener los expedientes: como son el valor, los plazos de conservación y otros.
A partir del tercer trimestre del 2015, se trabajará con las áreas del Instituto Nacional de Rehabilitación el análisis del valor, plazos de conservación y otros elementos de los archivos.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la dependencia o entidad.
Desarrollo de “Colección digital – Coordinación de Archivos – INR” que contiene: cuadríptico informativo sobre el Cuadro General de Clasificación Archivística, ensayo sobre este mismo tema –elaborados en el INR- Instructivo para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística (elaborado por el AGN) y formato para que las unidades administrativas informaran sobre el personal responsable/encargado del archivo de trámite y los nombres de las series documentales en uso. Instalado en los equipos de 120 encargados de Archivos de Trámite identificados hasta la fecha
14 presentaciones del tema: “Cuadro General de Clasificación Archivística: ¿Qué
Como parte de la estrategia de capacitación en la materia 1).- Se publicó en la revista de divulgación del INR “Investigación en Discapacidad” Enero – Abril 2013, Vol. 2, No. 1, pp. 38 – 45, el artículo: “Sistema Nacional de Salud y Archivo General de la Nación: oportunidad de colaborar para la gestión adecuada del conocimiento institucional y de la transparencia mediante los archivos institucionales” 2).- Se brindó el curso “Principios básicos de organización archivística”
Se han otorgado asesorías y cursos de capacitación destinados al manejo de los archivos a las diversas unidades administrativas del Instituto.
En el último trimestre del año 2014 el personal del Instituto tuvo la siguiente capacitación:
a) Curso de “Organización de Archivos de Trámite” del 13 al 17 de octubre a 8 personas otorgado por la Secretaría de Salud. b) Curso en Materia de Archivos el 6 de Noviembre a 12 personas de la Subdirección de Asuntos Jurídicos.
Al tercer trimestre se ha proporcionado el apoyo y asesoría, así como los cursos de capacitación archivística al personal de diferentes áreas del Instituto Nacional de Rehabilitación.
Al tercer trimestre de 2015 se capacitaron 143 (ciento cuarenta y tres) responsables y encargados del archivo de trámite, en: - Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística; - Normatividad en materia archivística; - Conformación e integración de expedientes; - Uso de la herramienta de "Control de correspondencia; y - Elaboración de inventarios entre otros.
es y cómo se construye?” Se han otorgado éstos cursos a 164 personas en varias sesiones cuya duración fue de entre una hora con treinta minutos y dos horas.
Curso: “Introducción al marco jurídico nacional y a los principios normativos internacionales en materia de archivos” El curso tuvo una duración de 3 horas. Asistieron 44 personas.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los Archivos de la Dependencia o Entidad.
85 % avance. La Coordinación de Archivos estableció como política de trabajo considerar a cada unidad administrativa – desde la más básica hasta la de más alta jerarquía- como un archivo de trámite. A la fecha tenemos 120 Archivos de Trámite identificadas, restan 69 oficinas con las que se deberá trabajar durante lo que resta del año para lograr su identificación.
Se turnaron oficios a efecto de identificar a los responsables y encargados de los Archivos de Trámite en las 69 unidades administrativas restantes.
A diciembre de 2014 fueron actualizados los datos de titulares y responsables de Archivos de Trámite.
Dada la movilidad de personal en las distintas áreas, se actualizará por lo menos dos veces al año este directorio a efecto de que las tareas de Coordinación no se vean afectadas.
Se actualizó el registro de responsables de archivo de trámite así como de los nombres de las unidades administrativas a las que pertenecen.
Dado el constante movimiento de personal en las áreas, el directorio de responsables de archivos de Trámite se actualizará por lo menos dos veces al año.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente.
Se tramitó la debida baja documental de Archivos de Trámite siniestrados por inundación. Se tienen identificadas las series que deben ser resguardadas según fundamentos y principios establecidos en mandatos de carácter legal o del tipo fiscal- contable.
Se realizaron procedimientos de valoración y análisis de series documentales de archivo en las diversas unidades administrativas para baja documental.
Durante el 2015 se tramitará ante el AGN la baja documental de archivos con plazos de conservación vencidos.
Se ha capacitado al personal de diversas áreas en relación a los procedimientos de valoración de series documentales de archivo para baja documental.
Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.
Se desarrolló una base de datos conformada con siete áreas, 32 campos de captura y cuatro módulos que entre otras funciones permite el registro de documentos, la integración de expedientes, la búsqueda de información y el control sobre el traslado o circulación de series documentales completas y/o componentes (expedientes) de
Solicitar al área de Tecnologías de la Información su apoyo a efecto de perfeccionar la base de datos desarrollada en 2012 o bien, iniciar trabajos para otra alternativa de trabajo en este sentido.
las mismas.
1.- Presentación
En el presente documento se detallan los avances logrados por la Coordinación Archivos del INR durante los años 2012 a diciembre 2015; acciones que se han
diseñado, planeado y efectuado de cara a dar cumplimiento a los mandatos que en materia de organización de archivos se encuentran estipulados en la Ley
Federal de Transparencia y Acceso al Información Pública Gubernamental, su Reglamento y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación
de los Archivos de Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal; la Ley Federal de Archivos y la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Área Coordinadora de Archivos
Conformación de instrumentos de consulta y control archivístico de acuerdo a la Ley Federal de Archivos.
El Comité de Información del INR, en su 2ª Sesión extraordinaria del día 28 de agosto de 2013, autorizó el uso de los instrumentos diseñados a efecto de que sean implementados en todos los archivos de trámite del INR.
La Coordinación de
Archivos trabaja de
manera cercana y
directa con las
Unidades
Administrativas del INR
con el propósito de
actualizar los
instrumentos e instruir
sobre su uso.
Los instrumentos fueron actualizados con las disposiciones que establece la Ley Federal de Archivos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Se actualizó la información de cumplimiento a obligaciones en materia de archivos.
Los instrumentos se actualizaron en base a la Ley Federal de Archivos y Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Procedimientos Archivísticos para facilitar el acceso a la información.
Dada la inmensa cantidad de información que se genera hoy día, la Coordinación de Archivos inició trabajos para elaborar una Guía Simple de Archivos con enlace hipertextuales que permita a cualquier interesado localizar fácilmente datos relacionados con los Archivos de Trámite del INR.
Durante el año 2013 se llevo a cabo el proceso para la actualización de los responsables y encargados de Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas faltantes, a tal efecto fueron remitidos oficios solicitando la información necesaria.
Hasta diciembre de 2014 se han actualizado diferentes elementos en la Guía Simple de Archivos del INR.
El próximo año se actualizará en forma constante la Guía Simple de Archivos para contar con los datos de todas las Unidades Administrativas que integran el Instituto Nacional de Rehabilitación.
Se actualizó la Guía Simple de Archivos del Instituto Nacional de Rehabilitación LGII.
La Guía Simple de Archivos del Instituto cuenta con los datos de la información de las unidades administrativas.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Cuadro General de Clasificación Archivística. (CGCA)
Con los elementos de conocimiento recabados, en el año 2012 se construyó un modelo de Cuadro General de Clasificación Archivística que permite la clasificación de los documentos en sus facetas orgánicas y funcionales.
El Cuadro General de Clasificación Archivística será revisado y actualizado constantemente
Hasta diciembre de 2014 fueron atendidas peticiones de las Unidades Administrativas del INR para actualizar sub- series del Cuadro General de Clasificación Archivística.
Existen canales de comunicación abiertos con las áreas a efecto de retomar cualquier observación que tuvieran sobre este instrumento de control archivístico.
Se atendieron las solicitudes de las Unidades Administrativas para la aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística.
Catálogo de Disposición Documental.
Se tiene conocimiento de las series documentales que deben observar un plazo de conservación de acuerdo a algún principio o mandamiento legal o fiscal- contable.
En las reuniones de trabajo y cursos de capacitación que se tienen con las áreas, se hace hincapié en la importancia de establecer plazos de conservación para sus series documentales.
En los cursos de capacitación se consideró el análisis de diversos elementos que contiene este instrumento de control.
Se brindó el apoyo a diversas unidades administrativas para incluir en sus expedientes elementos de valoración, clasificación de información entre otros.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la dependencia o entidad.
Desarrollo de “Colección digital – Coordinación de Archivos – INR” que contiene: cuadríptico informativo sobre el Cuadro General de Clasificación Archivística, ensayo sobre este mismo tema –elaborados en el INR- Instructivo para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística (elaborado por el AGN) y formato para que las unidades administrativas informaran sobre el personal responsable/encargado del archivo de trámite y los nombres de las series documentales en uso. Instalado en los equipos de 120 encargados de Archivos de Trámite identificados hasta la fecha
14 presentaciones del tema: “Cuadro General de Clasificación Archivística: ¿Qué
Como parte de la estrategia de capacitación en la materia 1).- Se publicó en la revista de divulgación del INR “Investigación en Discapacidad” Enero – Abril 2013, Vol. 2, No. 1, pp. 38 – 45, el artículo: “Sistema Nacional de Salud y Archivo General de la Nación: oportunidad de colaborar para la gestión adecuada del conocimiento institucional y de la transparencia mediante los archivos institucionales” 2).- Se brindó el curso “Principios básicos de organización archivística”
Se han otorgado asesorías y cursos de capacitación destinados al manejo de los archivos a las diversas unidades administrativas del Instituto.
En el último trimestre del año 2014 el personal del Instituto tuvo la siguiente capacitación:
a) Curso de “Organización de Archivos de Trámite” del 13 al 17 de octubre a 8 personas otorgado por la Secretaría de Salud. b) Curso en Materia de Archivos el 6 de Noviembre a 12 personas de la Subdirección de Asuntos Jurídicos.
Al cuarto trimestre se ha proporcionado el apoyo y asesoría, así como los cursos de capacitación archivística al personal en el Instituto, en el Archivo General de la Nación (AGN) y en la Secretaría de Salud (SS).
Al cuarto trimestre de 2015 se capacitaron a 157 (ciento cincuenta y siete) responsables y encargados del archivo de trámite del Instituto en: Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística; Normatividad en materia archivística; Conformación e integración de expedientes; Control de correspondencia; y Elaboración de inventarios entre otros. - Se capacitaron a: 16 personas del Instituto por la SS, en el curso “La función pública y la administración de documentos de archivo” con diversos temas. Y 3 personas de la Coordinación de Archivos del Instituto por el AGN en el curso de “Inducción a la identificación de procesos”.
es y cómo se construye?” Se han otorgado éstos cursos a 164 personas en varias sesiones cuya duración fue de entre una hora con treinta minutos y dos horas.
Curso: “Introducción al marco jurídico nacional y a los principios normativos internacionales en materia de archivos” El curso tuvo una duración de 3 horas. Asistieron 44 personas.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los Archivos de la Dependencia o Entidad.
85 % avance. La Coordinación de Archivos estableció como política de trabajo considerar a cada unidad administrativa – desde la más básica hasta la de más alta jerarquía- como un archivo de trámite. A la fecha tenemos 120 Archivos de Trámite identificadas, restan 69 oficinas con las que se deberá trabajar durante lo que resta del año para lograr su identificación.
Se turnaron oficios a efecto de identificar a los responsables y encargados de los Archivos de Trámite en las 69 unidades administrativas restantes.
A diciembre de 2014 fueron actualizados los datos de titulares y responsables de Archivos de Trámite.
Dada la movilidad de personal en las distintas áreas, se actualizará por lo menos dos veces al año este directorio a efecto de que las tareas de Coordinación no se vean afectadas.
Se actualizó el registro de los responsables de los archivos de trámite.
El directorio de responsables de archivos de trámite, se actualizará dos veces al año.
2012 2013 2014 Observaciones 2015 Observaciones
Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente.
Se tramitó la debida baja documental de Archivos de Trámite siniestrados por inundación. Se tienen identificadas las series que deben ser resguardadas según fundamentos y principios establecidos en mandatos de carácter legal o del tipo fiscal- contable.
Se realizaron procedimientos de valoración y análisis de series documentales de archivo en las diversas unidades administrativas para baja documental.
Durante el 2015 se tramitará ante el AGN la baja documental de archivos con plazos de conservación vencidos.
Durante el 2015 se capacitó al personal de diversas unidades administrativas los procedimientos de valoración y destino final de la documentación.
Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.
Se desarrolló una base de datos conformada con siete áreas, 32 campos de captura y cuatro módulos que entre otras funciones permite el registro de documentos, la integración de expedientes, la búsqueda de información y el control sobre el traslado o circulación de series documentales completas y/o componentes (expedientes) de
Solicitar al área de Tecnologías de la Información su apoyo a efecto de perfeccionar la base de datos desarrollada en 2012 o bien, iniciar trabajos para otra alternativa de trabajo en este sentido.
las mismas.
