DOCUMENTO DE SEGURIDAD SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

Nombre del Sistema de Datos Personales:

"EXPEDIENTE CLÍNICO DEL CENTRO DE SALUD T-"

Nivel de seguridad: ALTO

Responsable del Sistema de Datos Personales

Área de Adscripción: Centro de Salud T-

Nombre:

Cargo: Jefe de Unidad de Atención Médica "D" (Director)

Responsable de Seguridad

Área de Adscripción: Centro de Salud T-

Nombre:

Cargo: Responsable y/o Encargado de Archivo Clínico

Ámbito de aplicación

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Última reforma publicada en el DOF: 30 de noviembre 2012 ), Artículos 2 apartado B, fracciones III y VIII, 4, 6 y 16; Estatuto de Gobierno del Distrito Federal (GODF: Última reforma publicada en el DOF: 28 de enero de 2011), Artículos 97, 98 y 99; Ley General de Salud (Última reforma publicada en el DOF: 25 de enero de 2013), Artículos 13, apartado B, fracción I; 27 y 77 Bis 1, 77 Bis 2; 77 Bis 3, 77 Bis 4; Ley de Salud del Distrito Federal (Última actualización en la GODF: 23 de agosto de 2012), Artículo 11, fracción XVI; Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal (GODF: 03 de octubre de 2008), Artículos 7, 8, 9, 13, 14, 15 y 18; Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (Última reforma publicada en la GODF 29 de agosto de 2011), Artículos 4 fracción II, 8 segundo párrafo, 10, 36 primer párrafo, 38 fracciones I y IV y 43; Ley de Archivos del Distrito Federal (GODF: 08 de octubre de 2008), Artículos 3 fracción IX, 30 fracciones VI y VII, 31, 32, 33, 34, 35 fracciones VII y VIII; Reglamento de la Ley General de Salud en materia de protección social en salud (Última reforma publicada en el DOF: 8 de junio de 2011), Artículo 67; Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica (DOF: 04 de diciembre de 2009); Artículo 81; Reglamento de la Ley de Salud del Distrito Federal (Última actualización en la GODF: 07 de julio de 2011), Artículos 62 y 330; Reglamento de la Ley que establece el Derecho al Acceso Gratuito a los Servicios Médicos y Medicamentos a las Personas Residentes en el Distrito Federal que carecen de Seguridad Social Laboral (GODF 04 de diciembre de 2006), Artículos 9 fracciones I, II y IV, y 26; Reglamento de la Ley de Desarrollo Social para el Distrito Federal (GODF 24 de marzo de 2009), Artículos 56 al 59; Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; (GODF: 25/11/2011); Artículos 30 y 31; Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal (GODF: el 22 de marzo 2010 ); Numerales 5, 10, 11 y 12; Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012 “Del Expediente Clínico” (DOF: 15 de octubre de 2012) Puntos 5 y 6; Norma Oficial Mexicana NOM-24 -SSA3-2010 “Del Expediente Clínico-Electrónico” (DOF: 08 de septiembre de 2010) Punto 5.

Encargado de Sistema

Área de Adscripción: Centro de Salud T-

Nombre:

Cargo: Responsable y/o Encargado de Archivo Clínico

00/00/2013Día/Mes/Año

Descripción del sistema:

Documento Escrito, gráfico, imagenológico, digital o de cualquier índole en los cuales el personal de salud realiza registros, anotaciones y certificaciones correspondientes a su intervención con apego a las disposiciones sanitarias.

Estructura del sistema. Especificación detallada de la categoría de datos personales contenidos en el Sistema.

Categoría

Datos especialmente protegidos *sensibles

Tipo de datos

Relacionados con la salud

OrigenColectivo de personas de las que se obtienen los datos

Forma de recolección

Medio de actualización

Tratamiento

Documentos propios del expediente clínico de cada paciente

Pacientes y/o Familiares

Físico (Formatos5 años Confidencial

Funciones y obligaciones del personal que intervenga

en el tratamiento de los sistemas de datos

personales

Función del Responsable del Sistema: El servidor público adscrito al Centro de Salud T- _____________________________________________________ al que pertenece el sistema de datos personales, tomando en consideración que este fue designado por el Director Jurisdiccional, quien tiene la capacidad y competencia para decidir sobre el tratamiento de datos personales, así como el contenido y finalidad del Sistema de Datos Personales denominado "Expediente Clínico del Centro de Salud T- ".

Medidas, normas, procedimientos y criterios enfocados a garantizar el nivel de seguridad exigido

por el artículo 14 de la Ley y en el numeral 16 de los

Lineamientos.Tipos de seguridad:

Física: Se refiere a toda medida orientada a la protección de instalaciones, equipos, soportes o sistemas de datos para la prevención de riesgos por caso fortuito, o causas de fuerza mayor. Los expedientes clínicos son reguardados en la Unidad Administrativa de Archivo Clínico, siendo un espacio restringido al cual sólo tienen acceso el personal que labora en dicha área. Éstos son ordenados por número consecutivo en carpetas familiares y en ella se encuentran las carpetas individuales.

Procedimientos de registro, notificación, gestión y

respuesta ante incidencias

Los procedimientos de notificación gestión y respuesta ante incidencias contarán necesariamente con un registro en el que se haga constar el tipo de incidencia, el momento en que se ha producido, la persona que realiza la notificación, a quién se le comunica, los efectos que se hubieran derivado de la misma y las acciones implementadas. Se realizará acta administrativa y/o ante Ministerio Público, con la finalidad de dejar constancia de los hechos ocurridos y delegar responsabilidades ante el Órgano de Control Interno o bien Autoridad Jurisdiccional competente; el responsable de notificar el siniestro es el Responsable del Sistema de Datos Personales.

Funciones y obligaciones del personal que intervenga

en el tratamiento de los sistemas de datos

personales

Función del Responsable de Seguridad: es el Responsable y/o Encargado del Archivo Clínico, ésta deberá de tener el cuidado necesario para el óptimo resguardo de los "Expedientes Clínicos" que conforman el Sistema, siguiendo un procedimiento de control de préstamo y reguardo el cual sólo puede ser consultado por el ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------y en su caso por autoridad competente.

Gestión de soportes. Procedimientos para la realización de copias de

respaldo y recuperación de los datos, para los sistemas

de datos personales automatizados

1. Al almacenar los soportes físicos y electrónicos que contengan datos de carácter personal se deberá cuidar que estén etiquetados para permitir identificar el tipo de información que contienen, ser inventariados y sólo podrán ser accesibles por el personal autorizado para ello en el documento de seguridad. (SE DEBE ESPECIFICAR, COMO SE ENCUENTRAN ARCHIVADOS, DE QUE MANERA SE LLEVA EL CONTROL DE LOS EXPEDIENTES Y COMO SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS PARA SU DISTINCION DICHOS EXPEDIENTES)

• Se encuentran archivados por número consecutivo en carpetas familiares.

• El Control de los Expedientes se lleva a través de libros de gobierno o libretas de registro.

Gestión de soportes. Procedimientos para la realización de copias de

respaldo y recuperación de los datos, para los sistemas

de datos personales automatizados

2. La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, fuera de las instalaciones u oficinas bajo el control del responsable, deberá ser autorizada por éste, o encontrarse debidamente autorizada en el documento de seguridad. (SE DEBE ESPECIFICAR MEDIANTE QUE DOCUMENTO O QUE TIPO DE CONTROL SE LLEVA CUANDO ES SACADO UN EXPEDIENTE DEL ARCHIVO DONDE SE ENCUENTRA)

• Una vez que el expediente clínico sale del archivo clínico, se lleva un control en la libreta de registro.

3. En el traslado de soportes físicos y electrónicos se adoptarán medidas dirigidas a evitar la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su transporte. (CUANDO EL EXPEDIENTE CUMPLE LA VIGENCIA DE CONFORMIDAD CON LA NOM-004-SSA3-2012 “Del Expediente Clínico”, CUAL ES EL PROCEDIMIENTO QUE SE SIGUE PARA SU TRASLADO AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN)

• Se solicita a la Oficina de Información Pública el procedimiento de transferencia primaria y/o baja documental, una vez realizado se procede a transferir las cajas que contiene los expedientes clínicos a la unidad de archivo de concentración.

4. Siempre que vaya a desecharse cualquier soporte que contenga datos de carácter personal, se deberá proceder a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior. (SE ESPECIFIQUE CUAL ES EL PROCEDEIMIENTO QUE SE SIGUE UNA VEZ QUE CONCLUYE LA VIDA UTIL DEL EXPEDIENTE Y SE SOLICITA SU DESTRUCCIÓN)

• Se deberá realizar la solicitud correspondiente ante el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de Servicios de Salud Pública con la finalidad integrar la documentación correspondiente a efecto de autorizar la baja documental de la información.

5. Deberán establecerse procedimientos para la realización de copias de respaldo y su periodicidad. En caso de que los datos personales se encuentren en soporte físico, se procurará que el respaldo se efectúe mediante la digitalización de los documentos. (QUE MEDIDAS SE ADOPTAN PARA EMITIR UNA COPIA DE RESPALDO, SI ES QUE SE LLEVAN A CABO)

• No se cuentan con los respaldos por falta de insumos.

6. Asimismo, para soportes electrónicos se establecerán procedimientos para la recuperación de los datos que garanticen en todo momento su reconstrucción en el estado en que se encontraban al tiempo de producirse la pérdida involuntaria o destrucción accidental.

• No aplica

Telecomunicaciones

La transmisión de datos de carácter personal a través de redes públicas o redes inalámbricas de comunicaciones electrónicas se realizará cifrando dichos datos, o bien utilizando cualquier otro mecanismo que garantice que la información no sea inteligible ni manipulable por terceros. • No aplica

Procedimientos para la realización de auditorías

Este es realizado por el Órgano de Control Interno del Organismo, Comisión Federal para la Protección de Riesgos Sanitarios COFEPRIS.

Procedimientos para la realización de Supervisión

La Dirección de Atención Médica.

Distribución de soportes

La distribución de los soportes que contengan datos de carácter personal se realizará cifrando dichos datos, o bien utilizando cualquier otro mecanismo que garantice que dicha información no sea inteligible ni manipulada durante su traslado o transmisión. • No aplica

Registro de acceso

El acceso a los sistemas de datos personales se limitará exclusivamente al personal autorizado, estableciendo mecanismos que permitan identificar los accesos realizados en el caso en que los sistemas puedan ser utilizados por múltiples autorizados.

_________________Responsable del Sistema de

Datos Personales

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Responsable de Seguridad

_________________

Encargado de Sistema