DARes… Contribuyendo al mejor año de Bancomer

9’s: Principios de Orden y Limpieza

ABRIL 2009

IntroducciónIntroducción

Las 9 “s” es una metodología japonesa, que inició con dos fases relacionadas: la primera “con las cosas” y la segunda “con la empresa”, a ello se le denominó las 5’s. A este sistema se agregaron 4 “s” para una mejor efectividad relacionadas “con uno mismo”, de esta forma las fases quedan completas, las 9 “s” están evocadas a entender, implantar y mantener un sistema de Organización, Orden y Limpieza.

La Organización, Orden y Limpieza NO debería resultar nada nuevo para nuestras oficinas, pero desgraciadamente SI lo es.

Este principio es una concepción asociada a la calidad que debe prevalecer en nuestras oficinas y bajo la responsabilidad de las personas: Personal de Limpieza, Responsables de Áreas, Personal Administrativo etc.

ObjetivosObjetivosDando continuidad a la estrategia marcada por La Dirección General de la Banca, en la Gira de Calidad – Septiembre 2005. Uniendo esfuerzos la DAR y Direcciones Divisionales de Occidente, establecen una metodología denominada “Organización, Orden y Limpieza” que tiene los siguientes objetivos:

Mejora continua.

Mejores condiciones de calidad en el servicio.

Mayor satisfacción de los clientes y trabajadores.

Prevención de accidentes

Optimización del tiempo

Disminución de desperdicios en papelería y formatos establecidos

Mejora sustancial en la imagen de la sucursal, interna y externa.

9’S

Con las cosas

Con uno mismo

En la empresa

¿Qué Significan las 9”s”?¿Qué Significan las 9”s”?

Cada palabra tiene un significado para construir un lugar digno y seguro donde trabajar.

1ª Fase

2ª Fase

3ª Fase

DESPEJE

ORDEN

LIMPIEZA

CONTROL VISUAL

DISCIPLINA Y HÁBITO

CONSTANCIA

COMPROMISO

COORDINACIÓN

ESTANDARIZACIÓN

SEIRI

SEITON

SEISO

SEIKETSU

SHITSUKE

SHIKARI

SHITSUKOKU

SEISHOO

SEIDO

5’S

SEIRI – DESPEJARSEIRI – DESPEJAR

Procedimiento

Consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo necesario y eliminando lo innecesario.

La forma de despejar está basada en unas reglas fáciles de aplicar, que representan la forma de utilizar los bienes y servicios:

Concepto

1. Identifique la Naturaleza de Cada Elemento

Si el elemento está deteriorado y tiene utilidad

Si está obsoleto y tiene algún elemento que lo sustituya

Si está obsoleto pero cumple su función

Si es un elemento peligroso:

Si está en buen estado

RepáreloElimínelo

Manténgalo en las mejores condiciones para un perfecto funcionamiento.

Identifíquelo como tal para evitar posibles

accidentesAnalice su utilidad y

recolocación.

Lo que no se usa en un año, se depura

De lo que queda, lo que se usa una vez al mes se aparta (se conserva en el archivo común del área)

De lo que queda, lo que se usa una vez por semana se aparta no muy lejos dentro del área de trabajo.

De lo que queda, lo que se usa una vez por día se deja en el puesto de trabajo (dentro de la credenzas y archiveros )

De lo que queda, lo que se usa una vez por hora está dentro del cajón de escritorio.

Y lo que se usa más de una vez por hora se coloca directamente sobre el escritorio.

SEIRI – DESPEJARSEIRI – DESPEJAR2. Identifique la Frecuencia de Uso de cada Elemento

SEITON – ORDENSEITON – ORDEN

El orden se establece de acuerdo a los criterios racionales, de tal forma que cualquier elemento esté localizable en todo momento.

“Un Lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

Procedimiento

Concepto

1. Determine sitios de ubicación para cada elemento.

2. Señale cada lugar para que todos los empleados conozcan la finalidad del mismo.

3. Defina la forma de guardar cada elemento, teniendo en cuenta que sea fácil de identificar donde está, de poder usar, de volver a colocar en su sitio y fácil de reponer.

4. Acondicionamiento del sitio y de la seguridad del mismo.

Ventajas

SEISO – LIMPIEZASEISO – LIMPIEZA

Es mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene; en este tema la responsabilidad es compartida, “de todos”

Procedimiento

Concepto

1. Dejar el lugar más limpio de cómo estaba.

2. Supervisar que la limpieza profunda (cada dos meses) cumpla con los estándares contractuales.

3. Evitar elementos que perjudiquen el equipo de cómputo y sus accesorios (grapas, líquidos, ventilación).

4. Elabore un programa de limpieza con tareas específicas para cada lugar de trabajo y darlo a conocer al personal del aseo.

El Lugar más limpio no es el que más se Limpia, sino el que menos se ensucia

SEIKETSU – CONTROL VISUALSEIKETSU – CONTROL VISUAL

Es una forma de distinguir una situación normal de una anormal, con normas visuales para todos.

Procedimiento

Concepto

1. Conocer los elementos a controlar (puerta de acceso, equipo de seguridad, archivo, papelería, cuarto on line).

2. Establecer la diferencia entre la normalidad y anormalidad.

3. Crear elementos que permitan el Control Visual (señalamientos, signos, letreros, calcomanía) .

Elementos

SHITSUKE – DISCIPLINA Y HÁBITOSHITSUKE – DISCIPLINA Y HÁBITO

Los empleados deberán dar continuidad al método de las 9’s: Principios de Orden y Limpieza, adoptarlo como hábito y como forma de vida.

Concepto

1. Seguimiento a los lineamientos de Despeje, Orden, Limpieza y Control Visual.

2. Practicarlo todos los días.

3. Actitud y suma de voluntades.

4. Compromiso y congruencia del personal con los Principios de Orden y Limpieza.

5. Supervisión y pre certificación continua por parte de los líderes de área.

6. Uso de cédula de observación y bitácora de cumplimiento.

SHIKARI – CONSTANCIASHIKARI – CONSTANCIA

Empeño para ejercer los lineamientos de los Principios de Orden y Limpieza y adoptar como palancas estratégicas “La Actitud y La Voluntad”.

Concepto

Elementos

1.Planifique y controle permanentemente sus actividades.

2.La supervisión como tarea constante, “es de todos”.

3.La responsabilidad por puesto es individual.

4.Reconocimiento del Divisional al personal del lugar más limpio y ordenado de la sucursal.

5.Validación en la visitas de certificación de expedientes, por parte de la DAR.

SHITSUKOKU – COMPROMISOSHITSUKOKU – COMPROMISO

Es la responsabilidad que debe permear a todos los niveles de Hipotecaria Nacional, se debe manifestar con “el entusiasmo y el ejemplo”.

Elementos

Concepto

1. Apoyo por la División.

2. Las áreas de apoyo (DAR, Inmuebles, Infraestructura, RRHH, Seguridad) son corresponsables con el proyecto.

3. Empezar por uno mismo.

4. Implica la autodecisión de adoptar el método.

5. Educar con el ejemplo.

Elementos

SEISHOO – COORDINACIÓNSEISHOO – COORDINACIÓN

Una forma de trabajar en común, al mismo ritmo que los demás y caminando hacia un mismo objetivo. Esta manera de trabajar sólo se logra con tiempo y dedicación.

1. La coordinación se dará en cuatro niveles de influencia:

a.DAR.- Implantación, Asesoría y Seguimiento.

b.Divisional.- Supervisión y apoyo.

c.Responsables de área.- Supervisión y Pre certificación.

d.Las Personas.- Ejecutores.

2. Mantener buena comunicación de los avances, así como de las demoras.

3. Realizar mayor énfasis en la etapa menos desarrollada.

Concepto

SEIDO – ESTANDARIZACIÓNSEIDO – ESTANDARIZACIÓN

Permite regular y normalizar aquellos cambios que se consideren benéficos para las oficinas y se realiza a través de normas, reglamentos o procedimientos.

Elementos

Concepto

1. Se llevará a cabo por reuniones por zona.

2. Se establecen reportes de diagnóstico, recomendaciones, observaciones en el proceso y la verificación para certificación.

Consecuencias de NO llevar a cabo las 9’sCausa Efecto Resultado

Desorden Mayor Costo

Inadecuado uso de Espacios

Stock Excesivo

SuciedadAveríasRe trabajosRiesgos

Bajo Rendimiento

Descoordinación

Duplicidad de trabajo

Pérdida de Información

Pérdida de Tiempo

Personal Inconforme

GPTWEnfadoDesmotivación

Actitud

Reduce el tiempo de búsqueda de objetos.

Ocupa menos espacio.

Reducen los productos en stock.

Eliminan condiciones inseguras y en consecuencia se reducen accidentes.

Limpieza estandarizada en toda la red.

Periodo más largos de vida del mobiliario y equipo.

Mejora en la imagen y el ambiente laboral.

Aumenta el sentimiento de orgullo, la satisfacción y Genera el sentido de pertenencia.

Facilitan las acciones de guarda y control.

Ventajas si lo llevamos acabo

Trabajo en equipo.

Creación de cultura organizacional.

Convertir mi área en “el Mejor Lugar para Trabajar.”

Impacto directo en las encuestas de calidad.

Bienestar personal.

Facilita las mejores prácticas

Cualquier integrante de la oficina, podrá realizar el trabajo sin problemas.

Todos los puestos y sucursales establecen la misma metodología.

Se facilitan las labores diarias.

Favorece el control administrativo.

DARes… Contribuyendo al mejor año de Bancomer

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN REGIONALFIN DE LA PRESENTACION

FEBRERO 2009