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Curso Taller de Lean Sigma básico

Módulo 5. Fase de Control

Primitivo Reyes Aguilar / enero 2010

LEAN SIGMA: MÓDULO 5. FASE DE CONTROL P. Reyes / enero 2010

Contenido

5. FASE DE CONTROL.............................................................................................................4

Introducción......................................................................................................................4

5.1 SISTEMA DE GESTIÓN......................................................................................................7

Procedimientos escritos....................................................................................................7

Instructivos de trabajo......................................................................................................8

Controles de calidad..........................................................................................................9

5.2 PLANES DE CONTROL...................................................................................................... 9

Fuentes de entrada al Plan de Control............................................................................10

5.3 CONTROL ESTADÍSTICO DEL PROCESO..........................................................................12

Objetivos y beneficios del CEP.........................................................................................12

¿Qué es una Carta de Control?........................................................................................12

Variación observada en una Carta de Control................................................................12

Causas comunes o normales.......................................................................................13

Causas Especiales........................................................................................................13

Patrones de anormalidad en la carta de control.........................................................14

Patrones Fuera de Control..........................................................................................15

Patrón de Carta en Control Estadístico........................................................................15

Cartas de control para variables......................................................................................16

CARTA DE CONTROL X-R..............................................................................................16

CARTAS DE CONTROL I-MR..........................................................................................19

Cartas de control para atributos.....................................................................................20

CARTAS DE CONTROL P...............................................................................................20

CARTAS DE CONTROL C...............................................................................................21

5.4 HERRAMIENTAS LEAN PARA CONTROL.........................................................................22

Poka Yokes – A Prueba de Error......................................................................................22

Mantenimiento Productivo Total (TPM)..........................................................................23

Sistemas visuales.............................................................................................................23

Trabajo estándar.............................................................................................................24

5.5 REQUERIMIENTOS DE CAPACITACIÓN...........................................................................26

Análisis de necesidades de capacitación.........................................................................26

Encuesta......................................................................................................................26

Investigación............................................................................................................... 27

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Análisis........................................................................................................................ 27

Capacitación y desarrollo................................................................................................27

Recursos para capacitación.............................................................................................28

Principios de aprendizaje................................................................................................28

5.6 ESTANDARIZACIÓN........................................................................................................28

5.7 CIERRE DEL PROYECTO..................................................................................................29

Lecciones aprendidas......................................................................................................29

Reconocimiento al equipo de proyecto..........................................................................30

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5. FASE DE CONTROL

Introducción

Propósitos:

Mantener las mejoras por medio de control estadístico de procesos, Poka Yokes y trabajo estandarizado.

Anticipar mejoras futuras y preservar las lecciones aprendidas de este esfuerzo

Salidas:

Plan de control y métodos de control implementados Capacitación en los nuevos métodos Documentación completa y comunicación de resultados, lecciones aprendidas y

recomendaciones

Una vez implementadas las mejoras en el proceso, el último paso es asegurar que se mantengan y estén siendo actualizadas a través del tiempo.

Los proyectos Lean-Sigma se van actualizando constantemente. En la siguiente gráfica se observa que la metodología es cíclica, y que se regresa de una fase a otra, en caso de no haber obtenido la información necesaria, pero lo que no está permitido es saltar fases.

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MedirMedir Analizar Mejorar ControlarControlarDefinirDefinir


Objetivos:

Uso de las herramientas de control. Verificar que las implementaciones se sigan y estén bajo control. Identificar las actividades o procesos que están fuera de control para corregirlos

inmediatamente. Que las mejoras sean implementadas consistentemente para tener un control

adecuado.

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Herramientas:

No. Herramienta ¿Para qué es utilizada?

1 Sistema de gestión Consiste de los instructivos, procedimientos, políticas, controles de calidad y otros documentos modificados que aseguren la continuidad de las mejoras con el apoyo de las auditorías

2 Plan de control Resumen de las características críticas del producto o proceso, su evaluación, control y planes reacción en caso de que las cosas no salgan bien

3 Cartas de Control Es una herramienta muy importante para analizar la variación en la mayoría de los procesos. Enfocan la atención hacia las causas especiales de variación y reflejan la magnitud de la variación debido a las causas comunes.

4 Herramientas Lean para control:

Poka Yokes, TPM, Sistemas visuales, Trabajo estandarizado,

Sistemas utilizados a prueba de errores.

5 Requerimientos de capacitación

Se analizan las recomendaciones de los diversos autores que han proporcionado en el campo de la capacitación

Etapas:

1) Validar el sistema de medición.En la Fase de Medición se valida el sistema de medición para las Y’s, en este punto se utiliza la misma metodología, con la diferencia de que ahora se miden las X´s del proceso, el plan será validado para las X’s

2) Determinar la capacidad del proceso.Una vez implementadas las mejoras se vuelve a calcular los niveles sigma del proceso, para saber en qué nivel se encuentra actualmente.

3) Implementar el sistema de control.Los procesos tienden a degradarse con el tiempo, por lo que es de gran importancia la implementación de un plan de control para cada X´s, para establecer el plan es

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necesario tener procesos y procedimientos documentados y entrenar al personal que llevará a cabo esta actividad. Puede ser necesario implementar el control estadístico de los procesos para asegurar que se mantengan en control.

5.1 SISTEMA DE GESTIÓNIncluye todos los documentos con base en los cuales se desarrollan las operaciones. Normalmente se trata de documentos controlados con su control de cambios correspondiente.

Un sistema efectivo de control, se caracteriza por documentos formales, donde se establecen lineamientos a los empleados de cómo realizar las tareas, quien es responsable de las tareas, o como trabaja el sistema de la empresas.

Se tienen varias alternativas, organizadas por jerarquías o niveles: Manuales (políticas, lineamientos, 1er. nivel) Procedimientos (responsabilidades, 2do. nivel) Estándares de operación e Instrucciones de trabajo (pasos específicos, 3er. nivel) Registros (evidencias, 4to. nivel)

Guías para los documentos: Hacer el documento simple y breve Hacer el documento claro, invitador y manejable Incluir opciones para “emergencias” Tener un proceso para revisiones y actualizaciones

Procedimientos escritos

Un procedimiento es un documento que especifica la forma de realizar una actividad de manera general. Para la mayoría de las operaciones, se puede crear un procedimiento por las personas adecuadas responsables del proceso.

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Instructivos de trabajo

Un instructivo describe la secuencia paso a paso de cómo realizar la actividad, se pueden utilizar diagramas de flujo para mostrar las relaciones entre los pasos del proceso. El nivel de detalle depende los antecedentes, experiencia y habilidades del personal que utiliza los instructivos, quienes deben participar en su elaboración e incluyan su lenguaje y terminología típica.Proporcionan detalles suficientes para la operación del proceso, accesibles a los operadores incluyendo parámetros de ajuste como: velocidad de máquina, tiempos del ciclo etc.

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Controles de calidad

Las operaciones de producción y servicio, que afecten de forma directa la calidad, se identifican y planean para asegurar que se realicen bajo condiciones controladas incluyendo:

Aprobación previa al uso de equipos y procesos Procedimientos documentados definiendo la manera de la producción, ante la

ausencia de instructivos que puedan afectan adversamente la calidad Cumplir con estándares de referencia, códigos y planes de calidad y/o

procedimientos documentados Monitoreo y control de procesos adecuados y características del producto Se deben proporcionar criterios de buenas prácticas establecidos de forma clara y

práctica (estándares escritos, muestras representativas, ayudas visuales, etc.) Mantenimiento adecuado del equipo para asegurar su capacidad continua de

proceso

5.2 PLANES DE CONTROL

Un plan de control es un documento que describe las características críticas (variables de entrada o salida clave de la parte o proceso. A través de este sistema de monitoreo y control, se deben cumplir los requisitos del cliente, con una reducción de la variación del producto o proceso. No debe ser un sustituto del instructivo de trabajo detallado para los operadores. Cada parte del proceso debe tener un plan de control, así como una familia de productos parecidos con el mismo proceso pueden utilizar el mismo plan de control.

Al cierre de un proyecto Lean Sigma se deben incluir: Identificar al dueño del proceso Involucrar al equipo en el Plan de control Crear los procedimientos e instructivos nuevos o actualizarlos Notificar al personal afectado Entrenar al personal afectado Asegurar que el entrenamiento en el Plan de control es efectivo Colocar al Plan de control en el documento adecuado del sistema de gestión de

calidad Negociar acuerdos entre el equipo y el dueño del proceso

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Fuentes de entrada al Plan de Control

Varias entradas contribuyen a comprender, fabricar y controlar los procesos. Muchas de las siguientes están incluidas: Diagramas de flujo del proceso AMEFs Análisis de causa y efecto Características especiales del cliente Datos históricos Lecciones aprendidas Conocimiento del equipo de proceso Diseños de experimentos Análisis de regresión

A continuación se muestra un Plan de control:

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5.3 CONTROL ESTADÍSTICO DEL PROCESO

Objetivos y beneficios del CEP

El CEP es una técnica que permite aplicar el análisis estadístico para medir, monitorear y controlar procesos por medio de cartas de control

Se basa en que los procesos presentan variación, aleatoria y asignable Entre los beneficios se encuentran:

o Monitorear procesos estables e identificar si han ocurrido cambios debido a causas asignables para eliminar sus fuentes

El CEP por variables implica realizar mediciones en la característica de calidad de interés, tal como: Dimensiones, Pesos, Fuerzas, etc.

El CEP por atributos califica a los productos como buenos o como defectivos o en su caso cuantos defectos tiene, tales como: Color, funcionalidad, apariencia, etc.

¿Qué es una Carta de Control?

Una Carta de Control es como un historial del proceso...

... En donde ha estado. ... En donde se encuentra. ... Hacia donde se puede dirigir

Las cartas de control pueden reconocer cambios buenos y malos.

¿Qué tanto se ha mejorado? ¿Se ha hecho algo mal?

Las cartas de control detectan la variación anormal en un proceso, denominadas “causas especiales o asignables de variación.”

Variación observada en una Carta de Control

Una Carta de control es simplemente un registro de datos en el tiempo con límites de control superior e inferior.

Una carta de control identifica los datos secuenciales en patrones normales y anormales.

El patrón normal de un proceso se llama causas de variación comunes. El patrón anormal debido a eventos especiales se llama causa especial de

variación. Tener presente que los límites de control NO son límites de especificación.

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Causas comunes o normales

Siempre están presentes Sólo se reduce con acciones de mejora mayores Su reducción es responsabilidad de la dirección

Fuentes de variación: Márgenes inadecuados de diseño, materiales de baja calidad, capacidad del proceso insuficiente

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Variación – Causas comunes

Límiteinf. deespecs.

Límitesup. deespecs.

Objetivo

El proceso es predecible

Causas Especiales

Ocurren esporádicamente Son ocasionadas por variaciones anormales (6Ms)

o Medición, Medio ambiente, Mano de obra, Método, Maquinaria, Materiales

Sólo se reduce con acciones en el piso o línea Su reducción es responsabilidad del operador por medio del Control Estadístico

del Proceso

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Variación – Causas especialesLímiteinf. deespecs.

Límitesup. deespecs.

Objetivo

El proceso es impredecible

Patrones de anormalidad en la carta de control

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Cartas de control

7.5

8.5

9.5

10.5

11.5

12.5

0 10 20 30

Límite Superior de

Control

Límite Inferior de

Control

Línea Central

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“Escuche la Voz del Proceso” Región de control, captura la variaciónnatural del proceso

original

Causa Especialidentifcada

El proceso ha cambiado

TIEMPO

Tendencia del proceso

LSC

LIC

9A5. Patrones de anormalidad en la carta de control

MEDIDAS

CALIDAD

Patrones Fuera de Control

Corridas: 7 puntos consecutivos de un lado de X-media.

Puntos fuera de control: 1 punto fuera de los límites de control a 3 sigmas en cualquier dirección (arriba o abajo).

Tendencia ascendente o descendente: 7 puntos consecutivos aumentando o disminuyendo.

Adhesión a la media: 15 puntos consecutivos dentro de la banda de 1 sigma del centro.

Otros: 2 de 3 puntos fuera de los límites a dos sigma

Patrón de Carta en Control Estadístico

Proceso en Control estadístico

Sucede cuando no se tienen situaciones anormales y aproximadamente el 68% (dos tercios) de los puntos de la carta se encuentran dentro del ±1 s de las medias en la carta de control.

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Proceso de mejora con CEP

35http://support.sas.com/rnd/app/qc/qc/qcspc.html

Cartas de control para variables

CARTA DE CONTROL X-R

PASOS PARA CONSTRUIR UNA CARTA X-R

1. Determinar el tamaño de muestra y la frecuencia

2. Colectar 20 a 25 subgrupos secuenciados en el tiempo

3. Calcular el promedio para cada subgrupo

4. Calcular el rango para cada subgrupo

5. Calcular la media de medias X́ esta es la línea central para la carta de medias

6. Calcular la media de los rangos R esta es la línea central de la carta R

7. Calcular los límites de control (ver fórmulas abajo)

8. Graficar los datos e interpretar las causas especiales o asignables en las cartas

Es importante notar que como una desventaja de estas cartas, se requiere una carta por cada característica.

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En Minitab:1. Stat > Control Charts > Variable charts for Subgroups > X-R2. Seleccionar Observations for a subgroup are in one row of columns:3. Seleccionar columnas de variables 1 – 54. Seleccionar X-Bar Options y en Estimate Rbar5. OK

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CARTAS DE CONTROL I-MR Las cartas de control de Valores individuales y rango móvil se usan para seguimiento de corridas cortas de producción, parámetros de proceso y pruebas destructivas. Es en la única donde se pueden incluir los límites de especificación.

En Minitab:1. Stat > Control Charts > Variable charts for Individuals > I-MR2. Seleccionar Variables: X3. Seleccionar I-MR Options y en Estimate Average Moving Range y en Length 24. OK

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Cartas de control para atributos

Las cartas de control por atributos grafican las características tales como alto o bajo, grueso o delgado, azul o café, pasa o no pasa, bueno o malo, etc. Los atributos son datos discretos y contables. Solo se requiere una carta para atributos, en las cartas de control por variables se requiere una por cada característica a controlar.

Grafican el proceso total (número de quejas por pedido, número de pedidos a tiempo, ausentismo del personal, número de errores por carta, etc.), se tienen los siguientes cuatro tipos de cartas de control por atributos.

CARTAS DE CONTROL P

CARTA p Gráfica de fracción defectiva – se grafican las fracciones defectivas pi en cada

una de las m muestras de tamaño n >= 30.

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En Minitab:1. Stat > Control Charts > Attribute chart > P2. Seleccionar Variables: C Subgroup size n3. OK

CARTAS DE CONTROL C

CARTAS DE CONTROL C Numero de defectos en una unidad de inspección – se grafican los defectos encontrados en cada unidad de inspección (puede ser 100 m, 1000 lts., 10 rollos, etc.).

En Minitab:1. Stat > Control Charts > Attribute chart > C2. Seleccionar Variables: C 3. OK

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5.4 HERRAMIENTAS LEAN PARA CONTROL Poka Yokes o A Prueba de Error Mantenimiento Productivo Total (TPM) Fábrica visual o Sistemas visuales Trabajo estandarizado

Poka Yokes – A Prueba de Error

El error humano es normal y no necesariamente crea defectos. El éxito de los dispositivos Poka-Yokes es que a través de un dispositivo o procedimiento detecta la falla o captura el error antes de que repercuta en producto no conforme, lista las siguientes características de los Poka-Yokes: Es posible hacer inspección al 100% Evitan el muestreo para seguimiento y control No son caros

Tipos de errores: Olvido o falta de comprensión Identificación Empleados nuevos Errores deliberados Errores inadvertidos Lentitud Falta de estándares Errores intencionales

Se tienen Poka Yokes tipo A que paran el proceso cuando detectan un error y los Poka Yokes tipo B que solo avisan cuando se va a producir un defecto o cuando lo detectan.

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Mantenimiento Productivo Total (TPM)

El TPM es una actividad que promueve las actividades coordinadas de equipo de trabajo para mayor efectividad del equipo y requiere que los operadores compartan la responsabilidad para inspección rutinaria de la maquinaria, su limpieza, mantenimiento y reparaciones menores, supervisado por el personal de Mantenimiento.

Hay seis grandes pérdidas que contribuyen negativamente a la efectividad del equipo: Falla de equipo Preparación y ajustes Trabajo en vació y paros menores Velocidad reducida Defectos de proceso Rendimiento reducido

Sistemas visualesSe pueden describir como el uso de tableros de producción, pizarrones, tableros de programas, tableros de herramientas, dispositivos Jidhoka y tarjetas Kanban en el área de trabajo de la planta. La idea es proporcionar un display visible a empleados y administradores de lo que está sucediendo en cualquier momento. Los controles visuales ayudan al empelado proporcionándoles información que no tienen normalmente.

La fábrica visual pone énfasis en preparar y mostrar metas de mejora para las diversas operaciones.

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Los sistemas visuales permiten a los empleados y administradores a ver el estatus del piso de la planta en un vistazo. Las condiciones actuales y el avance son evidentes y cualquier problema puede ser visto por todos.

Trabajo estándarLa operación de la planta depende de la aplicación y uso de políticas, procedimientos e instructivos de trabajo, referidos como estándares. Su mantenimiento y mejora permite mejorar los procesos y la efectividad de la planta.Los siguientes ejemplos van más allá de los procedimientos e instructivos:

Líneas amarillas en el piso Código de colores Tablero de control de producción Indicadores de niveles de inventarios Matrices de entrenamiento cruzado Luces de fallas

Los estándares tienen las siguientes características: Representan la forma más fácil y segura para trabajar Preservan el know how y experiencia del empleado Proporcionan una forma de medir el desempeño Muestran las relaciones de trabajo Apoyan al mantenimiento y mejora Proporcionan un conjunto de símbolos visuales Son la base del entrenamiento Son la base de auditorías Son medios para prevenir errores Minimizan la variabilidad

Los estándares de trabajo son técnicas que permiten lograr un flujo y proceso perfecto. Bajo condiciones normales de trabajo, sin anormalidades en el sistema, el flujo es perfecto. Las condiciones del trabajo estandarizado son determinadas por:

Takt time Ergonomía Flujo de partes Procedimientos de mantenimiento Rutinas

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Las hojas de trabajo estándar se colocan en el lugar de trabajo, combinan 3 elementos de materiales, trabajadores y máquinas en un ambiente de trabajo (combinación de trabajo – Toyota).

Para que los operadores tengan confianza en estos estándares, deben considerar lo siguiente:

Disponibilidad de recursos Arreglos de máquinas Mejoras a los procesos Ideas de los trabajadores valuadas Mejoras al herramental Transportes minimizados Inventario optimizado Prevención de defectos Disuasión de errores de operación Conceptos de lugar de trabajo seguro Sistemas autónomos instalados

Los elementos que comprende el trabajo estandarizado son:

Tiempo de ciclo: tiempo permitido para hacer un lote de producción. Se basa en el Takt-time. Se compara el tiempo real con el del Takt-time para ver si se requieren mejoras

Secuencia de trabajo: orden de operaciones que debe seguir el trabajador para producir un lote. Se le proporcionan un estándar de tiempo, hoja de combinación de trabajo y distribución del área de trabajo.

Inventario estándar: mínimo inventario en proceso permitido en el lugar de trabajo, necesario para mantener el flujo de manera suave.

Trabajo estandarizado es “la mejor combinación de máquinas y personal trabajando juntos para producir un producto o proporcionar un servicio en un momento en particular”

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5.5 REQUERIMIENTOS DE CAPACITACIÓNLa capacitación es una técnica preventiva y de control efectiva que las empresas deben darle mucha importancia.

Análisis de necesidades de capacitaciónEl análisis de necesidades de capacitación es un paso crítico en la capacitación o proceso de mejora del desempeño, normalmente cubre las brechas entre los que se requiere y lo real, el resultado de la detección de necesidades de capacitación tiene dos aspectos:

1.¿ Que se hace ahora?2. ¿Qué debe hacerse?

Se proponen tres pasos para hacer la detección de necesidades de capacitación: encuesta, investigación y análisis.

Encuesta

Capacitación debe colectar información sobre varias necesidades clave en la organización. Los hechos, números, datos, documentos, etc. deben incluir; políticas, nuevos productos, noticias, procedimientos, actitudes y sentimientos del personal y contacto con la gente. Pueden aportar datos para apoyar los esfuerzos de capacitación.

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Investigación

En esta etapa se puede sospechar de alguna brecha de capacitación, enfocándose a colectar más información de esa área por medio de:

Observación individual Entrevistas con grupos Cuestionarios y listas de verificación Registros de actividades Muestras de trabajo Evaluaciones de desempeño Estudios de trabajo Pruebas personales

Análisis

La información obtenida se clasifica y examina para validarla. Después se resume para obtener conclusiones y recomendaciones. Se divide la preparación del análisis en los grupos de:

Toda la organización Operaciones (puesto de trabajo) Desempeño del participante

Capacitación y desarrollo

Este es el proceso enfocado a ampliar las habilidades y conocimientos de los empleados. La capacitación proporciona el desarrollo específico para cerrar la brecha entre las habilidades actuales y las requeridas por la organización. Entre los métodos para capacitar se tienen:

Capacitación en el puesto (en el lugar de trabajo) Coaching (por una persona experimentada) Aprendizaje (empelado bajo estudio) Modelaje (demostración de habilidades del empleado) Capacitación fuera del lugar de trabajo Desarrollo gerencial Tutor (con un profesional experimentado)

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Recursos para capacitación

Los objetivos de la capacitación son tener nuevos conocimientos y habilidades. Se debe comprender las necesidades de los empleados, sus antecedentes y su motivación a aprender.

Los materiales de capacitación deben presentarse en el nivel apropiado al grupo de participantes objetivo.

El momento y lugar donde se da la capacitación también tiene efecto en la calidad de la capacitación.

El ambiente y lugar son factores a considerar para mejorar la calidad de la capacitación:

Buena iluminación Temperatura y ventilación del aula adecuadas Buena acústica Línea de vista abierta Asientos adecuados Acomodaciones adecuadas Agenda apropiada Localización física adecuada

Principios de aprendizaje

Los siguientes principios de aprendizaje son importantes: La gente aprende mejor cuando están listos a aprender El aprendizaje es mejor si los nuevos tópicos se relacionan con los tópicos

conocidos La gente aprende mejor de una manera paso a paso La gente aprende haciendo (muy importante) La retención es mejor si el nuevo conocimiento se utiliza frecuentemente El éxito tiende a estimular aprendizaje adicional L agente necesita retroalimentación de sus avances

5.6 ESTANDARIZACIÓNSi la solución fue exitosa, se puede aplicar a otros procesos similares:

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5.7 CIERRE DEL PROYECTOIncluir las siguientes consideraciones:

Identificar al dueño del proceso Involucrar al equipo en el plan de control Crear procedimientos e instructivos actualizados Notificar y entrenar al personal afectado Asegurar que el entrenamiento en el plan de control es efectivo Poner el plan en el sistema documental adecuado Lograr acuerdo entre el equipo y el dueño del proceso

Lecciones aprendidas

Es el último paso en el cierre del proyecto, es una revisión formal de las experiencias que se tuvieron para su difusión a otros grupos. Entre los aspectos revisar se tienen:

Adecuación del personal, tiempo y recursos Efectividad del proyecto total Qué tan bien se le dio seguimiento al proyecto

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Qué tan bien se administró y reportaron los avances Qué tan bien trabajó el equipo Qué reconocimiento tuvo el equipo de proyecto por sus esfuerzos La efectividad de las acciones El nivel de calidad del producto o servicio entregado

El éxito o fracaso de un proyecto se mide en tres dimensiones: ¿Qué tanto se alcanzaron las metas y los objetivos? ¿Se concluyó el proyecto dentro de los tiempos programados? ¿Los costos del proyecto estuvieron por debajo o por arriba del presupuesto?

Los proyectos bien ejecutados cumplen todos los criterios anteriores, sin embargo el proyecto puede considerarse exitoso si cumplió con los objetivos planteados.

El equipo de proyecto identifica que hizo bien y que puede mejorar el futuro. Todas estas experiencias se presentan a la administración y se documentan como referencia posterior.

Reconocimiento al equipo de proyecto

Se envía el mensaje de ganar ganar para el personal y se da motivación para trabajar en nuevos proyectos de mejora.

Los reconocimientos son muy variados y dependen de la empresa y los resultados alcanzados en particular.

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