Curso de Microsoft Projec

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Curso de Micro Informática

Microsoft Project

Microsoft ProjectEs un programa o software para la gestión deproyectos.Esta aplicación permite organizar lainformación acerca de:La asignación de tiempos a las tareas.Los costos asociados yLos recursos, tanto de trabajo comomateriales.Para que se puedan respetar los plazos sinexceder el presupuesto y conseguir así losobjetivos planteados.

Triángulo del ProyectoTiempo

Ámbito: losobjetivos y lastareas del proyecto,así como el trabajonecesario pararealizarlos.

Tiempo: el tiempopara completar elproyecto, que serefleja en laprogramación delmismo.

Ámbito Dinero

Dinero:presupuesto delproyecto, que sebasa en el costo delos recursos;personas,equipamiento ymaterialesnecesarios pararealizar las tareas.

Triángulo del ProyectoTiempoEste trío de tiempo,

dinero y ámbitoforman el triángulodel proyecto. Alajustar uno deestos elementos seven afectados losotros dos.

Aunque los treselementos sonimportantes,normalmente unode ellos tendrámás influencia enel proyecto.

Ámbito Dinero

La relación entreestos elementosdifiere de unproyecto a otro, ydetermina la clasede problemas queencontrará y lassoluciones quepuede implementar.

Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá serflexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.

Base de Datos de Microsoft ProjectMicrosoft Project almacena los detalles acercadel proyecto en su base de datos.Utiliza esa información para calcular ycontrolar la programación, los costos y otroselementos del proyecto, mediante la creaciónde un plan.Cuanta más información se proporcione, máspreciso será el plan.Como si se tratara de una hoja de cálculo,Microsoft Project muestra los resultados de loscálculos inmediatamente.

Base de Datos de Microsoft ProjectPero el plan del proyecto no se crea mientrasno se introduce la información esencial acercade todas las tareas.Sólo entonces se verá cuándo finalizará elproyecto o las fechas en las que estánprogramadas las tareas.Microsoft Project coloca la información que seintroduce y la que calcula en campos quecontienen tipos de información específicos,como nombres o duraciones de tareas.En Microsoft Project, generalmente cadacampo aparece en una columna.

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Ver los datos necesariosLa base de datos del proyecto contiene gran cantidad deinformación, pero en un momento dado sólo necesita unaparte de la misma. Para tener acceso a la información, seutilizan las herramientas siguientes:Vistas, que presentan un subconjunto de información delproyecto en un formato fácil de interpretar. Por ejemplo, elDiagrama de Gantt muestra información básica de tareas encolumnas y un gráfico de barras.Tablas, que definen las columnas mostradas.Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursosespecíficos.Cada vista presenta una clase de información diferente. Lastablas y los filtros ajustan la información. El cambio de vistas,tablas o filtros puede ocultar información, pero no la elimina.Seguirá estando en la base de datos y seguirá actualizándose.

VistasLas vistas permiten especificar, organizar y examinar lainformación en diversos formatos. Existen tres tipos devistas:

1. Los diagramas o los gráficos representan la informacióngráficamente. Las vistas Diagrama de Gantt, Diagrama dered, Gráfico de recursos y Calendario son diagramas ográficos.

2. Las hojas representan la información en filas y columnas.Cada fila contiene información acerca de tareas o recursosespecíficos. Cada columna contiene un campo en el que seespecifica información concreta sobre las tareas o losrecursos. En Microsoft Project, las columnas se denominannormalmente campos.

3. Los formularios representan la información en un formatosimilar al de un formulario de papel. Los formulariosmuestran la información de una tarea o de un recursoindividual.

Cómo programa Microsoft ProjectMicrosoft Project programa el comienzo y el fin deuna tarea teniendo en cuenta muchos factores,incluidas las dependencias entre tareas, lasdelimitaciones y las interrupciones, como díasfestivos y vacaciones.Programa cada tarea utilizando la fórmula:Duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:Duración: es la cantidad de tiempo que transcurreantes de que la tarea esté realizada.Trabajo: es el esfuerzo necesario durante un períodode tiempo para realizar una tarea.Esfuerzo de recurso: es la cantidad de esfuerzo delos recursos asignados a la tarea y su asignación.

Seguimiento y CierreUna vez creada la lista de tareas y proporcionada lainformación de programación, se genera el plan.Se podrá ver un modelo completo del proyecto, consu fecha de finalización y las fechas de comienzo yfin de cada tarea. Los siguientes pasos son:

1. Revisar el camino crítico para detectar posiblesproblemas.Un camino crítico es una serie de tareas vinculadasque deben realizarse a tiempo para que el proyectofinalice en la fecha programada.Si se retrasa cualquier tarea de un camino crítico,puede retrasarse la fecha de finalización delproyecto.

Seguimiento y Cierre2. Evaluar y optimizar el plan.

Antes de iniciar el proyecto y de forma periódicadurante su ejecución, se deberá evaluar y ajustar elplan del proyecto considerando el ámbito, losrecursos y la programación.

3. Actualizar Microsoft Project.Se puede actualizar el plan personalmente, o puedehacerlo con Microsoft Project.Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisapara comprobar el efecto de los cambios.¿Está el proyecto por encima del presupuesto?.¿Está programado que algún miembro del equipotrabaje horas extra?.¿Va a finalizar tarde el proyecto?.

El ambiente de trabajo de Microsoft ProjectMicrosoft Project presenta la información acerca del proyecto, congráficos y textos, en distintos tipos de vista.Para iniciar Microsoft Project seleccione el botón Inicio deWindows, luego Programas y finalmente Microsoft Project.

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El ambiente de trabajo de Microsoft ProjectAl abrirMicrosoftProjectaparecerá undocumentonuevo en lavista delDiagrama deGantt,complementada con la tablaentrada.Barra de Vistas

Barras de desplazamientos

Barra de Formato

Barra de MinuésBarra de Títulos

Área de gráfico de Gantt

Escala TemporalBarra Estándar

Tabla de Tareas

Crear un proyecto nuevoCuando inicie un nuevo archivo de proyecto en MicrosoftProject, puede especificar la fecha de comienzo o de fin delmismo, pero no ambas.Se recomienda especificar únicamente la fecha de comienzodel proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha defin, una vez introducidas y programadas las tareas.Los proyectos se suelen programar de este modo. Alintroducir información relativa al proyecto, como duraciones ydependencias de tareas, Microsoft Project programa el trabajoy calcula la fecha más temprana de fin del proyecto.Si el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escribasólo la fecha de fin. La acción de programar a partir de lafecha de fin del proyecto permite a Microsoft Projectprogramar desde una fecha concreta hacia atrás, terminandocada tarea lo más tarde posible sin retrasar la fecha de fin.

Crear un proyecto nuevoEn el cuadro de diálogo Proyecto/Información delproyecto, escriba o seleccione una fecha decomienzo o fecha de fin para el proyecto

Introducir información clave del proyectoEn el menúArchivo, hagaclic enPropiedades y,a continuación,en la fichaResumen.

Configurar el calendario del proyectoEn el menú Herramientas, haga clic enCambiar calendario laboral

Las estadísticas del proyectoPara obtener una visión general de la fecha de inicio y fin, duración,costos y demás información del proyecto se acensan las estadísticasdel mismo que proporciona Microsoft Project.En el menú Proyecto, haga clic en Información del ProyectoEn el cuadro de dialogo Información del Proyecto, haga clic enEstadísticas

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Guardar un proyectoEscriba un nombre en el cuadro Nombre dearchivo y haga clic en Guardar.

Información de la TareaPara obtener Información de la Tarea: Nombre, porcentaje de completado, fechade inicio y fin, duración, costos y demás información de la tarea.En el menú Proyecto, haga clic en Información de la TareaEn el cuadro de dialogo Información de la Tarea, haga clic en General

Información de la TareaEn el menú Proyecto, haga clic en Información de la TareaEn el cuadro de dialogo Información de la Tarea, haga clic enPredecesores

Información de la TareaEn el menú Proyecto, haga clic en Información de la Tarea

En el cuadro de dialogo Información de la Tarea, hagaclic en Recursos

Los botones de Microsoft ProjectEstos agilizan las principales acciones que requerimos, parainteractuar con Microsoft ProjectBotón Nombre Descripción

Nuevo Abre un archivo nuevo de Project

Abrir Abre un archivo existente

Guardar Guarda un archivo

Buscador Busca archivos

Imprimir Imprime el documento

VistaPreliminar

Muestra la vista previa de undocumento

Ortografía Realiza la corrección ortográfica delproyecto

Los botones de Microsoft ProjectBotón Nombre Descripción

Cortar Corta el texto seleccionado

Copiar Celda Copia el texto seleccionado

Pegar Pega el contenido del portapapeles

Copiar Formato Copia el formato

Deshacer deshace la última acciónInsertarHipervínculo

Inserta un hipervínculo de enlace conotro documento o pagina

Vincular TareasEstablece una relación de dependenciafin a comienzo

DesvincularTareas Elimina el vinculo entre dos tareas

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Dividir Tarea Divide tiempo de tarea en 2 segmentosInformación dela Tarea

Muestra el cuadro de dialogoInformación de la Tarea

Notas de laTarea

Muestra la ficha Notas del cuadro dedialogo Información de la Tarea

AsignarRecursos

Abre el cuadro de dialogo AsignarRecursos

Agrupar porAgrupa las tareas según diversoscriterios

Acercar Aumenta la vistaAlejar Reduce la vistaAyuda Muestra el asistente de Office


Ir a la TareaSeleccionada

Ubica la Tarea Seleccionada en eldiagrama de tiempo

Anular Sangría Anula la sangría aplicada a una tareaAplicarSangría Aplica una sangría a una tareaMostrarSubtareas

Muestra las subtareas de la tarea resumenSeleccionada

OcultarSubtareas

Oculta las subtareas de la tarea resumenSeleccionada

Asistente GanttEste asistente da el formato deseado a lasbarras del diagrama de Gantt

Mostrar nivelesMuestra las subtareas del nivelseleccionado

La Barra de VistasLa Barra de vistas muestra los iconos de lasvistas mas utilizadas, en los que puede hacerclic para mostrar la vista.Aparece a lo largo del borde izquierdo de laventana de Microsoft Project y proporciona losmedios adecuados para cambiar de vista consolo hacer clic en los iconos que aparecen enella.Si la vista que desea mostrar no aparece en

la Barra de vistas, haga clic en Mas vistas enla Barra de vistas y, después, seleccione laque desee en el cuadro de dialogo Mas vistas.Si desea que Microsoft Project muestre laBarra de vistas, haga clic en Barra de vistasen el menú Ver.

Descripción de la Barra de VistasCalendarioCalendario mensual que muestra las tareasy sus duraciones.Utilice esta vista de tareas para mostrar lastareas programadas en una semana o en unintervalo de semanas concretos.

Diagrama de Gantt.Lista de tareas e información relacionaday un diagrama que muestra tareas yduraciones en función del tiempo.Utilice esta vista de tareas para introduciry programar una lista de tareas.

Descripción de la Barra de VistasDiagrama de redMuestra todas las tareas y susdependencias.Utilice esta vista de tareas para crear yajustar la programación en formato dediagrama de flujo.

Gantt de seguimientoLista de tareas e información relacionaday un diagrama que muestra las barras deGantt de línea de base y de programaciónde cada tarea.Utilice esta vista de tarea para comparar laprogramación prevista con la actual.

Descripción de la Barra de VistasUso de TareasLista de tareas que muestra los recursosasignados agrupados bajo cada tarea.Utilice esta vista para ver qué recursos seencuentran asignados a tareas específicasy para definir el perfil del trabajo.

Grafico de recursosGrafico que muestra la asignación, loscostos o el trabajo de los recursos.Utilice esta vista para mostrarinformación sobre un solo recurso o sobreun grupo de recursos a lo largo deltiempo.

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Descripción de la Barra de VistasHoja de recursosLista de recursos e informaciónrelacionada.Utilice esta vista de recurso paraintroducir y modificar información acercadel recurso en un formato similar al deuna hoja de calculo.

Uso de RecursosLista de recursos que muestra laasignación, el costo o la información deltrabajo de cada recurso a través deltiempo.Utilice esta vista para mostrar informaciónacerca del costo y de la asignación detrabajo de cada recurso y para definir elperfil de las asignaciones

Descripción de la Barra de VistasMas VistaMicrosoft Project le permite visualizarotras vistas por medio de la opción masvistas.

Esta lista de mas vistasincluye lo siguiente:

1. Diagrama de reddescriptivo.

2. Diagrama de relaciones3. Entrada de Tareas4. Formulario de

Recursos.5. Formulario de tareas

6. Formulario Detalles de tarea.7. Gantt de redistribución.8. Gantt de seguimiento.9. Gantt con varias líneas de

bases.10. Gantt Detallado.11. Informe de Barras.12. Informe de Fechas de Hitos

Entre otras vistas

La Escala TemporalAlgunas vistas disponen de una escala temporal en laparte superior que consta de dos componentes:Una escala temporal principal en la parte superior yuna secundaria debajo de ésta.La escala principal y secundaria se pueden ajustar deforma independiente, lo cual permite ver el proyectocon el nivel de detalle deseado.

Escala Principal

Escala Secundaria

La Tabla de TareasLa tabla de tareas muestra información acerca de las tareas delproyecto.Por ejemplo, cuándo comienzan y finalizan,Su longitud y los recursos asignados a ellas.Cada columna corresponde con una característica de la tarea,Cada fila representa una tarea.

Área de GráficoMuestra gráficamente cada una de las tareas, generalmenteen forma de barra de tarea.La posición de la barra en la línea de tiempo, así como sulongitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea.Además, la posición de una barra de tarea en relación aotra indica si las tareas se suceden o si se superponen.

Introducir y Organizar una lista de tareasLas listas de tareas son categorías de información queaparecen en la hoja de la vista Diagrama de Gantt queespecifican los detalles sobre una tarea:Como el nombre de la tarea,La duración,Las fechas de comienzo y finalización,Las predecesoras yLos nombres de los recursos.Otra información de la tarea está disponible al aplicar unatabla diferente a la vista.A su vez una Tarea es una actividad que tiene un comienzo yun fin.La finalización de una tarea es importante para la finalizacióndel proyecto.Los proyectos a su vez se componen de tareas.

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Especificar las tareas y sus duracionesUn proyecto normal se compone de una serie de tareasrelacionadas.Una tarea representa una cantidad de trabajo con un resultadoclaro; no debe ser excesivamente larga para que sea posiblerealizar un seguimiento periódico de su progreso.Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar.Después se realiza una estimación del tiempo que llevarárealizar cada tarea y se introduce como una duración.Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular:

§La cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea.

Nota: No se debe especificar las fechas en los camposComienzo y Fin de cada tarea.Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y finbasándose en la relación existente entre las tareas.

Incorporar una tarea a un proyectoSe puede crear rápidamente una lista de tareas de la programaciónescribiendo tareas en el campo Nombre de tarea.Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas,que constituyen la base sobre la que se construye la programación.Microsoft Project facilita la especificación y la modificación de unatarea repetitiva.Una tarea repetitiva es aquella que se realiza de manera repetida enel transcurso de un proyecto. Por ejemplo, las reuniones semanales.Asimismo, se puede especificar la duración de cada tarea, elmomento en que se producirá y las veces que se repetirá (un períodode tiempo o el número específico de repeticiones).De esta manera se pueden especificar dos clases de tareas enMicrosoft Project:

1. tareas que tienen lugar una vez y2. tareas repetitivas.

Especificar una duraciónUna duración es un período total de trabajo activo necesario paracompletar una tarea.Generalmente es el período de tiempo de trabajo desde el comienzo

hasta el final de una tarea, según se defina en el calendario delproyecto y en el calendario de recursos.Los valores de duración van seguidos de una abreviatura de unidadde tiempo:

min = minutoh = horadía = díasem = semanams = mes

Una duración estimada es una duración para la cual la informaciónde que dispone sólo permite determinar un valor provisional nodefinitivo.Está marcada con un signo de interrogación (?) colocadoinmediatamente a continuación de la unidad de duración.

Especificar una tarea que tiene lugar una vez1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una

tarea y, a continuación, presione la tecla TAB3. Microsoft Project introduce una duración estimada de un día

para la tarea, seguida de un signo de interrogación.4. En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo que

llevará cada tarea en meses, semanas, días, horas ominutos, sin contar los períodos no laborables.Puede utilizar las abreviaturas siguientes: meses = me,semanas = s, días = d, horas = h, minutos = m.

5. Presione la tecla ENTRAR

Especificar una tarea repetitiva1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual

desea que aparezca la tarea repetitiva.2. En el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.

3. En el cuadro Nombre detarea, escriba el nombrede la tarea.

4. En el cuadro Duración,escriba la duración de unarealización de la tarea.

5. En Patrón de repetición,haga clic en Diariamente,Semanalmente,Mensualmente oAnualmente.

Especificar una tarea repetitiva6. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o

anualmente, especifique la frecuencia de la tarea.7. En Intervalo de repetición, escriba la fecha de comienzo en el

cuadro Comienzo y, a continuación, seleccione Terminardespués de o Terminar el.

8. Si ha seleccionadoTerminar despuésde, escriba elnúmero deocurrencias de latarea.

9. Si ha seleccionadoTerminar el,escriba la fecha enla que desea quetermine la tarearepetitiva.

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Crear un HitoUn hito consiste en una tarea que se utiliza para identificar eventossignificativos en la programación, como puede ser la finalizaciónde una fase principal.Si escribe una duración de cero días para una tarea, MicrosoftProject mostrará el símbolo de hito en el Diagrama de Gantt alcomienzo de ese día.Una Fase es un grupo de tareas relacionadas que completa unaetapa importante de un proyecto.Para crear un hito hacer:

1. En el campo Duración, haga clic en la duración de la tarea quedesee convertir en un hito y escriba 0d.

2. Presione la tecla ENTRAR.

Tareas condicionadas por el esfuerzoPor defecto Microsoft Project establece la asignación de tiempos atodas las tareas como condicionadas por el esfuerzo.Esto supone que a medida que se modifica la asignación de recursosinicial, varía la duración de la tarea, si bien las horas de trabajonecesarias para completarla permanecen constantes.

Mediante lastareascondicionadas porel esfuerzoMicrosoft Projectdistribuyehomogéneamenteel trabajo entre losrecursos.

Eliminar una tarea de la Lista de TareasEn ocasiones durante laprogramación del proyecto sedecidirá eliminar una tarea dela lista de tareas.Se selecciona la fila completahaciendo clic en suidentificador (número ubicadomás a la izquierda de cadavista), lo que sombrea toda elárea,luego haga clic en el botónderecho del ratón y en el menúdesplegado seleccioneeliminar tarea.

Establecer dependencias y delimitaciones de tareasUna vez creada y esquematizada la lista de tareas,es el momento de ver cómo se relacionan las tareasentre sí y con fechas concretas.Existen muchos tipos de relaciones entre tareas,por ejemplo, vínculos que muestran el inicio deuna tarea al finalizar otra.Estos vínculos se denominan dependencias entretareas.Microsoft Project determina automáticamente lasfechas de comienzo y fin de las tareas quedependen de otras tareas.La ventaja de las dependencias o tareas"vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia,las tareas vinculadas se reprogramanautomáticamente.Puede definir programaciones de tareas utilizandodelimitaciones, superposición o retraso de tareas, ydivisión de tareas cuando se interrumpetemporalmente el trabajo.

Crear una dependencia entre tareas en un proyectoLas dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relaciónentre las dos tareas vinculadas.Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechasde comienzo y de fin.Por ejemplo, la tarea "Contactar servicios de abastecimiento" debeconcluir antes del comienzo de la tarea "Decidir menús".Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en MicrosoftProject:Fin a comienzo (FC)

Comienzo a comienzo(CC)

Fin a fin (FF)

Comienzo a fin (CF)

(B) no puede comenzarhasta que finalice (A).(B) no puede comenzarhasta que comience (A).(B) no puede finalizarhasta que finalice (A).(B) no puede finalizarhasta que comience (A).

A

A

A

A

B

B

B

B

Crear una dependencia entre tareas en un proyectoPara establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entretareas.Primero, seleccione las tareas relacionadas, vincúlelas y, acontinuación, cambie el tipo de dependencia, si es necesario.La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora.La tarea de la que depende la sucesora es la predecesora. Porejemplo, si vincula "Colgar el reloj" a "Pintar la pared", entonces"Colgar el reloj" es la sucesora y "Pintar la pared" la predecesora.

Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechasde la predecesora afectarán a las fechas de la sucesora.De forma predeterminada, Microsoft Project crea una dependenciade tarea de fin a comienzo.

Icono para Vincular Tarea

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Crear una dependencia entre tareas en un proyectoDe forma predeterminada, Microsoft Project crea un vínculo detarea del tipo de fin a comienzo.Puede cambiar este vínculo por un vínculo de comienzo a comienzo,de fin a fin o de fin a comienzo.Para cambiar el vínculo entre tareas, haga doble clic en la línea devínculo entre las tareas que desee cambiar en el Diagrama de Gantt.

Nota: Si deseadesvinculartareas,selecciónelas enel campoNombre de tareay haga doble clicen Desvinculartareas.

Establecer tiempo de adelanto o de posposición entre tareasA veces, un vínculo de tarea no basta para mostrar con precisión larelación entre tareas.Para mostrar que las tareas se superponen, establezca el tiempo deadelanto.

Para mostrar un retraso entre tareas, establezca el tiempo deposposición.

Asignar una fecha límite para una tareaLa definición de una fecha límite no afecta a la programación de lastareas.Es solamente una forma de que Microsoft Project le informe de queuna tarea finalizará después de su fecha límite.Así tendrá la posibilidad de ajustar la programación para cumplirdicha fecha.

1. Haga doble clic enla tarea para la quedesee establecer unafecha límite.

2. Seleccione la fichaAvanzado.

3. En Delimitar tareaseleccione el tipo dedelimitación

4. Escriba o seleccionela fecha límite en elcuadro Fecha límite

Establecer una fecha de comienzo o fin específica para una tarea

Se pueden programar las tareas más eficazmenteespecificando sus duraciones, creando dependencias entreellas y dejando que Microsoft Project calculeautomáticamente las fechas de comienzo y fin.No obstante, se puede establecer una fecha de comienzo ofin específica para una tarea si fuera necesario.Las delimitaciones que asocian tareas a fechas específicasse denominan delimitaciones inflexiblesLas delimitaciones más inflexibles son las fechas decomienzo o fin específicas.Dado que Microsoft Project tiene en cuenta las

delimitaciones al calcular la programación,Utilice estas delimitaciones inflexibles sólo cuando lastareas deban comenzar o finalizar en una fecha concreta.

Establecer una fecha de comienzo o fin específica para una tarea

1. Haga doble clic en la tarea para la que desee establecer una fecha decomienzo o fin

2. Seleccione la ficha Avanzado.3. En el cuadro Tipo de delimitación, haga clic en un tipo de

delimitación.

4. Escriba oseleccione unafecha enel cuadroFecha dedelimitación

5. Haga clicenAceptar.

Delimitación inflexibleUna delimitación inflexible es aquella que no es flexible porquevincula una tarea a una fecha.

• Las delimitacionesinflexibles son:

1. Debe finalizar el(todo proyecto).

2. Debe comenzar el(todo proyecto).

3. No finalizar antesdel (para proyectosprogramados a partirde la fecha de fin).

4. No finalizardespués del (paraproyectosprogramados a partirde la fecha decomienzo).

5. No comenzar antes del (para proyectos programados a partir de la fecha de fin).6. No comenzar después del (para proyectos programados a partir de la fecha de

comienzo).

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Estructurar las tareas en un esquema lógicoEl uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques másmanejables.Puede aplicar sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajouna tarea más general, creando una jerarquía.Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; lastareas con sangría que aparecen debajo de la tarea de resumen sonsubtareas.Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinanen función de las fechas de comienzo y fin de su primera y últimasubtarea.Utilice los controles de esquema (sangría y anulación de sangría)para indicar la estructura jerárquica de la lista de tareas.

Especificar información básica de los recursosUna vez identificado el ámbito y las tareas del proyecto, puedeutilizar la Hoja de recursos de Microsoft Project para crear una listade las personas, equipamiento y recursos materiales que van acomponer su equipo y llevar a cabo la tareas del proyecto.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso.4. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo

correspondiente al nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.5. En el campo Tipo, asegúrese de que el tipo de recurso está

establecido en el valor predeterminado Trabajo.6. En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total

de unidades disponibles de este recurso.

Estimar costos1. Establecer tasas de pago y tarifas para recursos: Si desea

introducir tasas y tarifas por uso para recursos como, por ejemplo,personas y equipo,Microsoft Project calcula los costos totales correspondientes a losrecursos, las tareas asignadas y la totalidad del proyecto.

2. Establecer costos fijos de tareas: Si introduce una cantidadestablecida para el uso o adquisición de recursos como, porejemplo, equipo,Microsoft Project puede incorporar este costo fijo al costo total delas tareas de resumen y del proyecto completo.

3. Establecer costos de material: Si piensa utilizar recursosconsumibles, por ejemplo suministros.Microsoft Project puede calcular los costos totales de estosrecursos materiales a partir de las tasas de pagos y las cantidadesque se han introducido.

Establecer tasas de pago y tarifas para recursos1. Introducir tasas de recursos: Si desea que Microsoft Project

calcule los costos totales de los recursos basándose en las tasas quese introduzcan para cada recurso.Microsoft Project puede calcular costos totales en cuanto se asignana tareas recursos basados en tasas y recursos con costos por uso.

2. Introducir un costo por uso: Si desea introducir las tarifas que losrecursos pueden cargar por asignación de tarea.

3. Introducir un costo de asignación de recursos único: Si deseaintroducir una cantidad de costo total de recursos para unaasignación de recursos que no requiera trabajo.Por ejemplo, si un recurso ha de realizar un desplazamiento paracompletar una asignación, los pasajes de avión se pueden asignarcomo un costo de asignación de recursos único porque no requerirántrabajo.

Asignar un recursoSe asignan recursos a las tareas para clarificar la responsabilidad derealización de las mismas.La asignación de recursos también ayuda a determinar cuánto tardaráen realizarse una tarea, y si se lleva a cabo un seguimiento de loscostos, cuánto costará la tarea.Un recurso puede ser una única persona, como el recurso LuísRamírez, o puede ser un grupo, por ejemplo, Albañiles.Puede ser un elemento de equipamiento como una grúa o un PC opuede ser el material consumido durante la realización de la tarea.Se definen como Recursos a todo el Personal, equipamiento y materialutilizados para completar las tareas de un proyecto.Se conoce como Asignación al recurso específico asignado a una tareaconcreta.Se conoce como Sobre asignación al resultado de asignar a un recursomás tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible.Microsoft Project determina los recursos que están sobre asignadostomando como base los valores de trabajo y duración de las tareasasignadas, el número máximo de unidades disponibles para el recurso yel calendario utilizado por el recurso.

Costo del proyecto completoPuede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes delproyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global.Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve acalcular el proyecto.

1. En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto.2. Haga clic en Estadísticas.3. En Costo en la fila Actual, vea el costo total planeado del

proyecto.

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El costo de tareas y recursosUna vez asignadas las tasas a los recursos o los costos fijos a lastareas, probablemente desee comprobar el costo total de estasasignaciones para asegurarse de que se ajustan a sus expectativas.Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta alpresupuesto, tendrá que examinar los costos de cada tareaindividual y las asignaciones de tareas de cada recurso para verdónde pueden reducirse costos.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Costo

Ver en pantalla el proyecto completoPuede obtener información general acerca de las fechas de comienzoy fin del proyecto y ver cuándo se realizarán las fases principales,acercando y alejando el Diagrama de Gantt.1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.2. En el menú Ver, haga clic en Zoom, en Proyecto completo y enAceptar.

Identificar el Camino CríticoEl Camino Crítico es una serie de tareas que se debencompletar a tiempo para que un proyecto finalice conforme ala programación.La mayoría de las tareas de un proyecto normal presentanun cierto tiempo de demora y, por tanto, se pueden retrasarligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto.Las tareas que no se pueden retrasar sin que se modifique lafecha de fin del proyecto se denominan tareas críticas.Si modifica las tareas para resolver sobreasignaciones uotros problemas de la programación, tenga cuidado con lastareas críticas; los cambios que realice en ellas afectarán a lafecha de fin del proyecto.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.2. Haga clic en Asistente para diagramas de Gantt .3. Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de

Gantt para aplicar formato a las tareas de la ruta crítica.

Gráfico de RecursosLa vista Gráfico de recursos muestra un gráfica de barras querepresenta la cantidad total de esfuerzo que un recurso empleará encada una de las tareas del proyecto en un intervalo específico.Puede mostrar la vista y modificar los intervalos para ver un día enparticular, un mes o un cuatrimestre.

1. Haga clic sobre el iconoGráfico de Recursosubicado en la barra devistas.

2. Use la barra dedesplazamiento horizontalubicada en la parte inferiordel panel izquierdo para irde un recurso a otro.

3. Use la barra dedesplazamiento horizontaldel panel derecho paraavanzar o retroceder sobreel intervalo de duración delproyecto.

Línea de base del plan del proyectoUna línea de base es como una foto fija del plan final y sirve depunto de referencia para examinar la evolución de lo planificadoversus lo realmente ejecutado.Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto,puede conservar un plan provisional y comparar los cambiosrealizados en el plan previsto.Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir informaciónreal y compararla con la línea de base.

1. En el menú Herramientas, elijaSeguimiento y haga clic enGuardar línea de base.

2. Haga clic en Proyecto completopara guardar una línea de base delproyecto.

3. Haga clic en Tareas seleccionadaspara agregar nuevas tareas a unalínea de base existente.

4. Haga clic en Aceptar

Guardar un plan provisionalDespués de guardar una línea de base de la información del proyecto, puedeguardar hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el proyecto.

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea debase.

2. Haga clic en Guardar planprovisional.

3. En el cuadro Copiar, haga clic en elnombre del plan provisional actual.

4. En el cuadro En, haga clic en unnombre para el siguiente planprovisional, o especifique un nuevonombre.

5. Haga clic en Proyecto completopara guardar un plan provisionalpara todo el proyecto.

6. Haga clic en Tareas seleccionadaspara guardar una parte de laprogramación.

7. Haga clic en Aceptar.

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Administrar y realizar un seguimientoCuando se administra un proyecto, se debencontrolar los elementos del triángulo del proyecto:tiempo, dinero y ámbito.Al ajustar uno de estos elementos se ven afectadoslos otros dos eventos como retrasos inesperados,desfases de costos y cambios en los recursos puedenprovocar problemas en la programación.Si mantiene actualizada la información del proyecto,podrá ver siempre el estado más reciente delproyecto.De esta manera, puede identificar con anticipaciónproblemas que pueden afectar al éxito del proyecto yutilizarMicrosoft Project para encontrar soluciones.

Comprobar si las tareas se están realizando de acuerdo con el plan

Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programación, esnecesario asegurarse de que las tareas comiencen y finalicen a tiempo.La vista Gantt de seguimiento ayuda a encontrar puntos conflictivos, tareas quedifieren del plan previsto.Después puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminaralgunas tareas para cumplir las fechas límite.La vista Gantt de seguimiento empareja la programación actual con laprogramación original para cada tarea.

Una vez que hayaguardado el proyectocon una línea de base,pero antes de haberespecificado los datosreales en curso, lavista Gantt deseguimiento muestratareas con las barrasde la línea de base ylas o realessincronizadas. barrasprogramadas

Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.2. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en

Seguimiento.3. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee

actualizar.

Si escribe una fecha de fin,asegúrese de que la tarea estácompletada al 100%; MicrosoftProject asumirá que la fecha escorrecta y reprogramará lastareas, según proceda.

6. Haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en Actualizar tareas5. Bajo Estado real, escriba o seleccione una fecha en el cuadro

Comienzo o Fin.

Actualizar el trabajo real por período de tiempoPuede realizar un seguimiento del trabajo real utilizando los camposde fase temporal de Microsoft Project.El seguimiento mediante campos de fase temporal le ayuda amantener actualizado el proyecto periódicamente, dado que puedeintroducir información para un día particular de la programación.

1. En el menú Ver,haga clic en Usode tareas.

2. En el menúFormato, elijaDetalles y hagaclic en Trabajoreal.

3. En la parte de fasetemporal de lavista, en el campoTrabajo real,escriba el trabajoreal de cadarecurso asignado.

Comprobar si las tareas tienen mas o menos trabajo del planeado

Si administra las asignaciones de recursos del proyecto, es necesario asegurarsede que los recursos completan las tareas en el tiempo programado.Si ha guardado una línea de base para el proyecto, puede comprobar lainformación sobre la variación.Las variaciones en la programación pueden ser tanto favorables comodesfavorables, dependiendo de la gravedad de la variación.Por ejemplo, una tarea con menos trabajo del planeado suele ser una buenanoticia, pero puede indicar que los recursos no están asignados eficazmente.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.3. Compare los valores de los campos Trabajo, Previsto y Real.

Comparar la información real de las tareas con la línea de base

Cuando se guarda un plan previsto y después se actualiza laprogramación, es posible comparar el plan previsto con el grado deprogreso real para identificar las variaciones.Las variaciones advierten acerca de las áreas del proyecto que no seestán desarrollando como estaba planeado.Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con laprogramación, es necesario asegurarse de que, en la medida de loposible, las tareas comiencen y terminen a tiempo.En todo proyecto se producen variaciones, pero es importantedetectar lo antes posible aquellas tareas que se desvían del planprevisto, de modo que se puedan ajustar las dependencias entretareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir lasfechas límite.

1. En el menú Ver, haga clic en Gantt de seguimiento.La vista Gantt de seguimiento muestra las variaciones de las tareasgráficamente, lo que facilita la detección de variaciones en laprogramación.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Variación.

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Consulta del trabajo en las barras de tareasEl seguimiento de tareasprogramadas puedehacerse observando elprogreso de las mismasgráficamente en las vistasDiagrama de Gantt yDiagrama deSeguimiento.En el Diagrama deGantt: Las tareasindividuales indican elprogreso de sus subtareasmediante una barra decolor negro ubicadadentro de la barra detareas.

Consulta del trabajo en las barras de tareasEn el Gantt de seguimiento:Las tareas resumen indican elprogreso de sus subtareasmediante una barra segmentadade color blanco situada sobre labarra de tareas de la línea debase.Las tareas individualesaparecen de un color uniformeen las barras de tareas paraindicar la parte de la tarea quese ha completado.El porcentaje completadotambién aparece por defectojunto a la barra de tareas.

Muestra de las líneas de progresoLas líneas de progreso muestran una foto fija del proyecto al día dela consulta o respecto de la Fecha de estado.La línea de progreso se muestra en la vista Diagrama de Gantt comouna línea vertical que une las tareas que se encuentran en ejecucióncon aquellas que se están retrasando en su comienzo.Con esto se crea una línea en zigzag con picos que apuntan a laderecha, y le indica que se encuentra por delante del plan y picoshacia la izquierda que le indican las tareas que se están retrasando.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.2. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Líneas

de progreso.3. Seleccione la ficha Fechas e intervalos.4. Si desea la línea de progreso siempre en pantalla seleccione la

casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progresoactual y a continuación los botones de opción En la fecha deestado del proyecto o En la fecha actual.

Muestra de las líneas de progreso5. Si desea que las líneas de progreso aparezcan a intervalos regulares

durante el proyecto, active la casilla de verificación Mostrar líneasde progreso a intérvalos y configure las opciones.

6. Si desea que se muestren las líneas de progreso en una fechaconcreta, seleccione la casilla de verificación Mostrar las líneasde progreso seleccionadas.

7. Si desea mostrar elavance del proyectocon respecto a la líneade base, seleccione elbotón de activaciónPlan real o PlanPrevisto de la secciónMostrar líneas deprogreso en relacióncon el.

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