Curso de diseño organizacional y procesos / Sesiones I - II - III - Expositor Rafael Trucios Maza

“DISEÑO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS”

PROCESO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA Y CONCEPTOS

Prof. Rafael Trucíos Maza

Enfoque del Diseño Organizacional y Procesos

Organización,

Procesos,

Dirección

Recursos Actividades

Personas

Organización competitiva

Conjunto de relaciones formales mediante las cuales las personas desarrollan su trabajo en las organizaciones.

Trabajo desarrollado en secuencia para obtener un resultado y donde intervienen materiales, personas, equipos, instalaciones y otros recursos.

ESTRUCTURA PROCESOS



Cambio de estructura

Mejora de procesos

Recursos Actividades Personas

DISEÑO ORGANIZACIONAL DISEÑO DE PROCESOS

La Administración

GESTION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planear

Organizar Controlar

Dirigir

La Administración

EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

•  Científica Taylor: el trabajo •  Clásica Fayol: organización formal

•  Relaciones Humanas Mayo: grupos humanos

•  Estructuralista Weber: normas, burocracia •  Sistemas Bertalanfy: interacción de partes •  Neoclásica Drucker: APO •  Desarrollo Organizacional Rogers, Blake y Mourton, Schein:

estrategias, eficiencia, aprendizaje

•  Contingencia Woodward, Burns & Stalker, Chandler : adaptación a situaciones

•  Nuevos enfoques: Calidad Total, Reingeniería, Empowerment, Benchmarking….

Teoría de sistemas

•  El enfoque sistémico representa la idea de que las organizaciones se componen de partes y ellas interactúan entre sí para alcanzar las metas organizativas.

•  Dos conceptos: •  Holismo: Considera un sistema como un todo en funcionamiento y los

cambios producidos en cualquier parte de un sistema es probable que afecten a todo el sistema.

•  Sinergia: Es el efecto interactivo de las partes del sistema en funcionamiento conjunto. La suma de interacción de las partes de una organización en funcionamiento conjunto es mayor que el efecto de las partes trabajando por separado.

•  Sistema cerrado: No interactúan con el entorno. Entropía: Estado de Colapso

•  Sistema abierto: Las organizaciones reciben:

Inputs en forma de recursos productivos.

Output: producción que venden a Clientes.

Teoría de sistemas TIPOS DE SISTEMAS:

EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EN UNA EMPRESA

Procesos de transformación

Tecnología

Manejo de materiales

Inspección

Ensamble

Fresado

Ingreso de

Materias primas

Salida de

Producto o servicio

Departamento

Las Organizaciones como Sistema


Entradas

Ambiente Externo

Resultados

Proceso de transformación

Y conversión

Retroalimentación

LA EMPRESA MODELADA COMO UN SISTEMA

Necesidades del mercado

Insumos

Productos Servicios

Resultados Finales


ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

EXTERNO E INTERNO

ENFOQUE SISTÉMICO


ENTORNO ESPECIFICO

CLIENTES PROVEEDORES

COMPETENCIA

BANCOS

Grupos de Públicos de presión


CONDICIONES SOCIOCULTURALES

.Demografía

. Estilos de Vida

Valores Sociales

CONDICIONES ECONÓMICAS

CONDICIONES POLÍTICAS Y LEGALES CONDICIONES TECNOLÓGICAS


ENTORNO GENERAL


DIMENSIONES DE APLICACIÓN

ECONOMÍA COMERCIO

CONOCIMIENTO SOCIAL

CULTURAL MUNDIALIZACIÓN

ENTORNO GLOBAL

•  Recurso Humano

•  Estructura.

•  Capital

• Tecnología

•  Disposición de las oficinas.

•  Estilo de gestores.

•  Objetivos, políticas.

•  Otros


AMBIENTE INTERNO

SUBSISTEMAS

ADMINISTRATIVOS

METAS Y VALORES

TECNICO

PSICOSOCIAL ESTRUCTURAL

ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN

Subsistema Metas y Valores ü Cultura ü Filosofía ü Misión ü Visión ü Metas ü Responsabilidad social

Subsistema Técnico ü Conocimiento ü Técnicas ü Instalaciones ü Equipos ü Materiales

Subsistema Estructural ü Normas ü Agrupación ü Autoridad ü Funciones/responsabilidades ü Procedimientos

Subsistema Psicosocial ü Actitudes y Percepciones ü Motivación y Liderazgo ü Dinámica de grupo ü Comunicación ü Relaciones interpersonales

Subsistema Administrativo ü Fijación de objetivos ü Planeación ü Organización ü Control


Estrategia

MODELO ESTRATÉGICO Visión / Valores

Misión

Análisis interno

Fortalezas Debilidades

Oportunidades Amenazas

Formulación de Objetivos y Elección de Estrategias

ETAPAS

Definición

Analítica

Estratégica

Desarrollo

Implementación de la Estrategia: Diseño Organizacional –Indicadores

de Control – Gestión del Cambio

Análisis externo

¡aprovechar!

¡cambiar!

¡defenderse!

¡cambiar y defenderse!

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS

FODA y estrategias

Estrategia

FODA y estrategias Estrategia

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS

Estrategias de expansión mercados, productos, integración Estrategias de negocio diferenciación, costos Estrategias funcionales varias

Estrategias corporativas saneamiento Estrategias de negocio Diferenciación, costos Estrategias funcionales Varias

Estrategias corporativas Estabilidad, saneamiento, diversificación, liquidación Estrategias de negocio Diferenciación, costos Estrategias funcionales varias

Estrategias corporativas saneamiento, diversificación, liquidación Estrategias de negocio Diferenciación, costos Estrategias funcionales Varias

Estrategia

Ejemplos de objetivos y estrategias

OBJETIVOS ESTRATEGIAS

Ø  Alcanzar rentabilidad de 20% para

Ø  el período siguiente.

Ø  racionalización de costos Ø  aumento de las ventas Ø  inversión en tecnología

Ø  Duplicar la cobertura del mercado actual en 3 años.

Ø  crecimiento por zonas Ø  incremento de línea de productos

Ø  Satisfacción del cliente al 100%

Ø  cumplir lo acordado con el cliente. Ø  solución de quejas de inmediato

Diseño y Estrategia

ESTRUCTURA Y DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

Estrategia

Tecnología Estructura

TIPOS DE ORGANIZACIÓN


FORMAL INFORMAL


ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Gerente General

Gerentes Funcionales Jefes Divisionales

Jefe de Dpto.

Organización Informal social:

“Asiduos al café matutino”.

“Equipo de fútbol”

Organización Informal en trabajo, normas, estructura:

“ asistencia entre amigos para hacer un trabajo”

“ buscar influencias para ascenso”

Organización formal


ORGANIZACIÓN REAL

ORGANIZACIÓN FORMAL

ORGANIZACION INFORMAL

ORGANIZACIÓN REAL

Funcionamiento de la empresa

Voluntad de la Dirección

carácter espontáneo, poder, conveniencias

PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL

ü Especialización • Unidad de Mando • Unidad de Dirección • Jerarquía o Cadena Escalar • Centralización / descentralización de autoridad

ü Coordinación • Autoridad y responsabilidad • Excepción, ámbitos de control

Teoría de la Organización

Rol de la estructura organizacional

Consiste en suministrar el medio por el cual los gerentes puedan coordinar las actividades de las diversas funciones o divisiones, para explotar en forma completa sus capacidades y habilidades. Dos elementos claves:

Diferenciación Integración


Diferenciación

1.  HORIZONTAL ( División del trabajo según la

especialización en el mismo nivel)

2. VERTICAL ( División del trabajo según la autoridad) 3.  ESPACIAL O DISPERSIÓN (Ubicación geográfica de distintas actividades organizativas)

ASOCIADO AL NIVEL DE COMPLEJIDAD …….


Complejidad horizontal baja

Administrador

Ventas Compras Producción Finanzas

Teoría de la Organización Complejidad horizontal alta:

Jefe de Servicios

Técnicos de Servicios (*)

Se produce por necesidades de cambio. Por ejemplo en la situación siguiente, antes del cambio (*)instalaciones, mantenimiento y reparaciones era atendida por cualquiera de los técnicos de servicio.

Teoría de la Organización Complejidad horizontal alta:

Después del cambio:

Jefe de Servicio

Ejecución de Proyectos

Asistencia y Mantenimiento Reparaciones

Almacén SAT Cotización


Complejidad vertical baja:

Administrador

Ventas Compras Producción Finanzas


Complejidad vertical alta:

GerenteTécnico

Jefe de Servicio

Coordinación Investigación y

Desarrollo

Ejecución Proyectos

Técnico de Ejecución de

Proyectos

Técnico de Asistencia y

Mantenimiento

Técnico de reparaciones

Almacén SAT

Asistente de Ejecución de

Proyectos

Asistente de Asistencia y

Mantenimiento

Asistente de Laboratorio

Auditoría técnica

PostVenta


Complejidad vertical alta: caso Interbank

Presidencia del Directorio

Oficial de CumplimientoAuditoria Interna

Gerencia General

División LegalDivisión

Gestión y Desarrollo Humano

Contraloría

Vice-PresidenciaComercial

Vice-PresidenciaBanca Personal y

Marketing

Vice-PresidenciaTarjeta de Crédito

Vice-PresidenciaFinanzas y

Operaciones

Vice-PresidenciaRiesgos

División Comercial Tarjeta de Crédito

División Sistemas de Tarjeta de

Crédito

División Riesgos Banca Personal

División Money Tiendas

División Banca Electrónica

División Seguros

División Productos Banca Personas

División Convenios

División Marketing e Imagen

División Tiendas Lima

División Tiendas Provincia

División Banca Corporativa

División Leasing

División Productos y Servicios

División Mercado de Capitales

División Internacional

División Gestión de Procesos

División Tecnología y Sistemas

División Administración

División Remesas

División Admisión

División Gestión y Seguimiento

División Riesgos Mercado

División Recuperaciones

División Hipotecaria

División Fideicomisos

División de Planeamiento y

Control de Gestión

División de Contabilidad

División de Desarrollo

Organizacional

División de Gestión de la Información


Complejidad espacial: caso grupo Gloria


Tipos de estructura: jerarquía

ESTRUCTURA ALTA

ESTRUCTURA PLANA


Rol de la estructura organizacional

Consiste en suministrar el medio por el cual los gerentes puedan coordinar las actividades de las diversas funciones o divisiones, para explotar en forma completa sus capacidades y habilidades. Dos elementos claves:

Diferenciación Integración


Integración a través de:

CATEGORÍAS DE ESTRUCTURAS INTEGRADAS: Formalización Centralización Ámbitos de Control Estandarización ( Input, actividades y output)



MODELOS DE ORGANIZACIÓN

MODELO O ENFOQUE MECANICO

MODELO O ENFOQUE ORGANICO



Característica Estructural Mecánico Orgánico

Formalización Alta Baja Centralización Alta Baja

Ámbitos de Control Estrechos Amplios Estandarización Alta Baja


Características

Organizacionales Tipos de Estructura

Mecánica Orgánica

Apertura a las influencias del medio.

Relativamente cerrada. Intentos por seleccionar y minimizar las fuerzas ambientales y reducir la incertidumbre.

Relativamente abierta. Diseñada para adaptarse a las influencias del medio y manejar la incertidumbre.

Diferenciación y especialización de actividades

Más formalmente basada en la estructura. Menos formal basada en la estructura.

Coordinación Funciones y departamentos específicos y mutuamente excluyentes.

General, en ocasiones con actividades que se sobreponen.

Estructura de autoridad Primordialmente a través de la jerarquía y de procedimientos administrativos claramente definidos.

Por medios múltiples y la interacción interpersonal.

Fuente de autoridad Concentrada, jerárquica Dispersa, múltiple.

Tareas, Roles y funciones Atribuida a puestos específicos y/o roles Compartida por muchos participantes

Patrones de interacción-influencia

Claramente definidos y especificados en los organigramas, las descripciones de puestos y otros

Definidos muy vagamente y determinados por las circunstancias, expectativas mutuas y así sucesivamente.

Toma de decisiones Centralizada, concentrada hacia niveles altos Descentralizada, compartida en toda la organización.


La estandarización

INPUT OUTPUT

•  Materia Prima

•  Recursos Humanos

•  Información

•  Capital Financiero

•  Productos

•  Servicios

•  Personas

Especificaciones sobre:


Medios no estructurados: Roles de Enlace

GERENCIA COMERCIAL

Recepción yCall center

GERENCIASERVICIOS

PInstalaciones alaciónVENTAS SERVICIO AL

CLIENTE

Ventas por tipoDe clientes

Diagnóstico, solución y

presupuestos

ASESORÍA TÉCNICA

Cumplimiento de servicio Cumplimiento de servicio

Programación de servicios Post venta


Medios no estructurados: Trabajo en Equipo

Comunicación Habilidades negociación

Confianza Mutua

Destrezas Objetivos

claros

Compromiso Liderazgo

Apoyo interno

Apoyo interno

Eficacia del Equipo


Aspectos visibles: Metas, tecnología,

Estructura, políticas, Procedimientos, símbolos,

Eslóganes, ceremonias

Aspectos invisibles: Actitudes

Sentimientos, Valores y Normas

Creencias y convicciones

Medios no estructurados: La Cultura


Medios no estructurados: Responsabilidad ética y Social

RESPONSABILIDAD ÉTICA Y SOCIAL

INVERSIÓN

SOCIAL

Manejo de impactos Protección a la vida Apoyo eficaz a la pobreza Entorno cercano Avance de la sociedad

CONSIDERACIONES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Rentabilidad y diseño organizacional

Diseño organizacional

Ahorro en los Costos innecesarios Ventaja en Costo

Amplíar la capacidad de creación de valor Ventaja de Diferenciación

INCREMENTO DE LA UTILIDAD

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