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Curso CommonKADS Modelos de Contexto 1 CommonKADS Modelos de Contexto Modelo de organización Modelo de tareas Modelo de agentes

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Curso CommonKADS Modelos de Contexto 1

CommonKADS Modelos de Contexto

Modelo de organizaciónModelo de tareas

Modelo de agentes

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El Problema

Las aplicaciones de la TI son útiles sólo si complementan las habilidades humanas

Actualmente existe una falta de sincronismo SBC en medicina: mayoría => diagnosis necesidades de los sistemas de la salud: apoyo a

la gestión de los pacientes conclusión: asegurar una coincidencia entre

las responsabilidades del sistema y las metas de la organización

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¿Por qué el modelado del contexto?

Las posibilidades de la utilización rentable de la tecnología (del conocimiento) suelen ser difíciles de identificar

El laboratorio es muy distinto del mundo ‘real’

La implicación (aceptación) de los usuarios es muy importante

La implantación e integración en el sistema productivo no es evidente

A veces no están claras las medidas adicionales a adoptar

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Metas del modelado del contexto

Identificar los problemas y oportunidades

Decidir sobre las soluciones y su viabilidad

Mejorar las tareas y el conocimiento relacionado con ellas

Planificar los cambios organizacionales necesarios

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Papel de los SBC

La ‘automatización’ NO es la forma correcta de contemplar a un SBC

las tareas son a menudo demasiado complejas

Mejor considerar los SBC como una herramienta de mejora del proceso productivo

Papel típico de los SBC: asistente inteligente

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Paso 1: estudio de alcance y viabilidad

Paso 1a: análisis Identificar áreas de problemas/oportunidades

y soluciones potenciales Situarlas en una perspectiva organizacional

global Paso 1b: síntesis

Decidir la viabilidad económica, técnica y del proyecto

Seleccionar el área objetivo y la solución más prometedora

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Paso 2: estudios de impacto y mejora

Paso 2a: análisis estudiar las interrelaciones entre la tarea, los

agentes implicados, y el uso del conocimiento para un rendimiento exitoso

¿qué mejoras hay que conseguir aquí? Paso 2b: síntesis

Decidir acerca de las medidas organizacionales y cambios en las tareas

Asegurar la aceptación por parte de la organización y de la integración de la solución SBC

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Tres modelos de contexto

Estudio de alcance y de viabilidad Modelo de la organización - organization model

(OM) Descripción y análisis del entorno

organizacional global Estudios de impactos y mejoras

Modelo de tareas - task model (TM) y de agentes agent model (AM)

más centrado y detallado sobre las partes relevantes de la organización

TM: tareas + conocimiento directamente relacionado con el problema objetivo

AM: agentes implicados en las tareas TM

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Plantillas

El proceso de modelado se apoya en las plantillas Modelo de organización: 5 plantillas Modelo de tareas: 2 plantillas Modelo de agentes: 1 plantilla Resumen: 1 plantilla

Actúa como ‘ckecklist’ y archivo de información

Debe usarse con flexibilidad

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Caso: “Alojamiento”

Las instituciones del gobierno local son las responsables de la asignación de casas de alquiler a los solicitantes

Procedimiento de asignación transparente revista quincenal con ofertas de casas publicación de los resultados

Proceso parcialmente automatizado Base de datos de solicitantes y

residencias existente

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Modelo de organización

Describe aspectos de la organización como: estructura procesos personal recursos

tanto la organización actual como futura=> comparación

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OM-1: identificación de los problemas/oportunidades

Lista escueta de los problemas y oportunidades que se identifiquen

Contexto organizacional = parte invariante misión, visión, metas de la organización factores externos importantes estrategia de la organización, escala de valores

lista de soluciones posibles para los problemas y oportunidades

identificados compatible con el contexto organizacional

Técnicas: entrevistas, brainstorming

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Problema & oportunidad

Dos caras de la misma moneda Oportunidad

parte del proceso productivo en el que podría ser conveniente introducir la tecnología de los SBC

Problema: oportunidad, que actualmente se percibe

como un problema en la organización

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Límites de la Organización

En ocasiones es difícil de definir el alcance de lo que es la organización

Ejemplo en la aplicación del ‘alojamiento’: Organización de partida: oficina de asignación ¿incluye solicitantes? ¿incluye agencias de alquiler?

Decidir sobre las partes variables e invariantes las partes invariantes se asume que son

estables desde el punto de vista del desarrollo

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OM-1 “Alojamiento”

Problema la valoración de las solicitudes lleva demasiado

tiempo no hay tiempo suficiente para los casos urgentes

Contexto Organizacional metas organizacionales

– son responsables de los solicitantes– comprensión del mercado de alquiler de viviendas

factores externos– ayuntamientos locales, solicitantes, agencias de

alquiler estrategia de la organización

– convertirse en una compañía de servicios privada

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OM-2: aspectos variables

Se concentra en una única área de problemas-oportunidades del OM-1

Describe la subparte de la organización implicada

Describe los aspectos que pueden cambiar o verse afectados por una solución basada en el conocimiento

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Aspectos Variables OM-2 (1)

Estructura gráfico de estructura de los departamentos, grupos,

unidades ... Proceso

descompuestos en tareas y sus dependencias detallados en la plantilla OM-3

Gente Personal implicado como actores o participantes en el

desarrollo– los que toman decisiones, proveedores, usuarios,

clientes No gente ‘real’ sino papeles funcionales

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Aspectos variables OM-2 (2)

Recursos sistemas de información equipo y materiales habilidades y competencias no basadas en el

conocimiento Conocimiento

recurso especial en este contexto se detalla en la plantilla OM-4

Cultura e influencia (power) ”reglas del juego no escritas”, estilos de

trabajo y de comunicación, relaciones informales

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Estructrura & gente “Alojamiento”

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Proceso de “Alojamiento”

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OM-3: Descomposición del Proceso

Elemento clave => descrito en mayor detalle

Rellenar para cada tarea de la descripción del Proceso

Elementos de OM-3: Tarea: nombre + identificador Ejecutada por: agente (persona o recurso) ¿dónde?: localización en la Estructura Conocimiento requerido: lista de activos de

conocimiento ¿Intensivo en conocimiento? Si/no Importancia: valor cualitativo, ej. Escala 1-5

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Decomposición del Proceso “alojamiento”

Tarea “valoración de la solicitud” Realizada por: asesor Dónde: departamento de asignación de

residencias Activo de conocimiento

normas generales de residencias-solicitudes Intensiva en conocimiento: Si Importancia (escala 1-5): 4/5

Por verificar

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OM-4: Activos de conocimiento

Detalla el elemento de conocimiento de OM-2 descripción grosso modo

refinada en el modelo de tareas y de conocimiento

elementos: Activo de conocimiento: Nombre (OM-3) Poseído por: Agente (OM-3) Utilizado en: ID de tarea (OM-3) ¿Formato correcto? ¿lugar correcto? ¿momento

adecuado? ¿calidad suficiente?– Si/no + comentarios

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Activo de conocimiento “Alojamiento”

Activo de conocimiento: “normas generales de residencia-

solicitudes” ¿Formato Correcto?

no, debería estar también en formato electrónico

¿Lugar, momento, calidad correcta? si

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Contenidos del documento de viabilidad

Una copia de la plantilla OM-1 Para cada área de problema/oportunidad:

OM-2 Para cada tarea: OM-3 Para cada activo de conocimiento: OM-4 Para cada solución sugerida: decisión de

‘automatizarla’ si/no con los motivos plantilla OM-5: checklist para esta decisión

Acciones propuestas

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Viabilidad del ‘negocio’

Beneficios esperados tangibles (económicos) e intangibles

valor añadido esperado costes esperados comparación con soluciones alternativas

posibles cambios organizacionales requeridos riesgos e incertidumbres económicos y

empresariales

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Viabilidad técnica

Complejidad del proceso del conocimiento/ razonamiento disponibilidad de métodos actuales ¿se ha intentado con anterioridad?

Aspectos críticos implicados tiempo, calidad, recursos necesarios

factores de éxito medibles test de validación, calidad y rendimiento

complejidad de la interacción usuario/sistema disponibilidad de métodos actuales

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Viabilidad del Proyecto

Compromiso de los agentes y participantes implicados

disponibilidad de recursos en términos de tiempo, presupuesto, equipo, personal

disponibilidad del conocimiento necesario y otras competencias

expectativas realistas adecuada organización del proyecto y

comunicación externa

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Acciones recomendadas

Recomendar pasos concretos para la acción lista de áreas de interés solución objetivo para el área de interés resultados y beneficios esperados acciones del proyecto requeridas ¿cuándo reconsiderar?

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Viabilidad de “Alojamiento”

Automatización de la “asignación de solicitudes” posible desde todas las perspectivas

Acciones construcción de la aplicación cambios de trabajos dentro del

departamento de asignación proporcionar entrenamiento adicional considerar también la transferencia de

recursos al departamento de computación

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Plantillas Modelo Organizacional

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Caso: Servicios de la Seguridad Social (SSS)

Contexto del problema-oportunidad Problema:

leyes y regulaciones muy complejas=> demasiado tiempo para decidir => retrasos

=> descontento social => titulares en prensa Solución

el SBC almacena el conocimiento sobre toma legal de decisiones => se reduce el descontento

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SSS Estructura

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SSS Proceso

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SSS Conocimiento

Conocimiento legal reglas y regulación

Conocimiento sobre engaños y malicia cuando creer al cliente

Conocimiento sobre ambigüedades e imprecisiones Cuando flexibilizar las reglas

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SSS Gente y Poder

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SSS Importancia de la Tarea

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SSS ámbito y viabilidad de la toma de decisiones

Solución: “SBC para aliviar el problema del descontento social” Viabilidad empresarial

– no resuelve el problema– requiere cambios organizacionales– el estatus de la gente debe modificarse

Viabilidad técnica/del proyecto– trabajo sobre el estado actual

Acciones propuestas– redirigir el proyecto para simplificar los

procedimientos de archivo y de informes

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Tarea

Subparte del proceso productivo actividad de valor añadido dirigida a una

meta gestiona las entradas y proporciona las

salidas deseadas de forma estructurada y controlada

consume recursos requiere (y proporciona)

conocimiento/habilidades verifica criterios de calidad y rendimiento la llevan a cabo agentes responsables y

medibles

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Dimensiones del modelo de tarea

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TM-1: Análisis de tareas

Se centra en una tarea Descripción más detallada que en el OM-3

La tarea es parte del proceso productivo Relacionada con los modelos de análisis

estructurado dependencia y flujo modela la tarea como datos, función y

control

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Descripción de la tarea: interna

Dependencia de datos y flujo de datos tarea precedente y siguientes

Objetos gestionados modelo único de información

Temporización y control frecuencia, duración, cuándo se ejecuta

Restricciones: pre y post condiciones

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Flujo de datos “Alojamiento”

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Flujo de control “Alojamiento”

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Descripción de la tarea: externa

Meta y valor Agentes implicados Conocimiento

lista de elementos de conocimiento a ser detallados en el TM-2

Otras competencias y habilidades Recursos

refinados desde el OM-2 Calidad y rendimiento

criterios para medir la ejecución de una tarea

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TM-2: descripción de un elemento de conocimiento

Poseído por: Agente Utilizado en: Id de tarea Dominio

campo de especialidad, disciplina, rama de la ciencia o ingeniería, comunidad profesional

Indicar la naturaleza, forma y disponibilidad del conocimiento marcar si es un cuello de botella

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Caracterización de los elementos de conocimiento

Naturaleza formal, rigurosa; empírica, cuantitativa;

heurística, reglas intuitivas, ... Forma

mente, papel, electrónica, habilidad de acción, ...

Disponibilidad limitaciones en tiempo, espacio, acceso,

calidad, forma

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Modelo de Agentes

OM y TM => perspectiva de proceso/tarea AM: perspectiva de agentes individuales

Personal, sistemas software En su mayoría consiste en una

reorganización de la información que ya aparece en otras plantillas en sólo una plantilla

La perspectiva del agente es útil para valorar el impacto

Entrada importante para el modelo de comunicaciones

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Plantilla de agentes AM-1

Nombre del agente Papel en la Organización Implicado en <tareas> Se comunica con <agentes> Procesa elementos de conocimiento Otras competencias, responsabilidades y

restricciones lista de otras competencias del agente

requeridas o presentes

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Documento sobre cambios y mejoras

checklist en plantilla OTA-1 medidas para la mejora acompañadas del

trabajo de desarrollo cuestiones principales en la toma de

decisiones: cambios recomendados en la organización medidas para tareas y/o trabajadores concretos mejoras relacionadas con el uso y disponibilidad

del conocimiento ¿es suficiente el resultado esperado? direcciones futuras

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Impacto y cambios en la organización como un todo

Estructura Proceso Recursos Gente Conocimiento Cultura y poder

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Impactos y cambios específicos de las tareas/agentes

Comparación: modelos futuros y actuales Tipos de impacto y cambios:

disposición/ trazado de la tarea recursos necesarios criterios de rendimiento y calidad personal, agentes implicados cargos individuales, responsabilidades,

autoridad, restricciones en la ejecución de la tarea

conocimiento y competencias comunicación

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Actitudes y compromisos

Considerar la actitud de los actores e implicados hacia los cambios propuestos

¿Existe una base suficiente para llevar a cabo estos cambios con éxito?

Técnica: matriz de actitud

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Acciones propuestas

Mejoras / cambios en la organización Medidas de acompañamiento

entrenamientos, facilidades Acciones futuras del proyecto Cuando reconsiderarlo

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Curso CommonKADS Modelos de Contexto 55

Resumen

Aspectos organizacionales: factor crítico para el éxito

Los sistemas propuestos deben poder ser bien integrados

Paso 1: cartera de soluciones + viabilidad modelo de organización documento de viabilidad

Paso 2: centrarse y valorar cambios/medidas Descripciones de tareas, elementos de

conocimiento y agentes Plan para los cambios organizacionales

El análisis de contexto se puede utilizar más allá de los SBC

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Referencia para el modelado de contexto

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Caso: Servicio de emergencia médica

organización: centro de coordinación de ambulancias

llamadas directas de los ciudadanos ámbito: problemas de cardiopatías la temporización es un factor crítico tópico sensible desde el punto de vista

político consideraciones presupuestarias: coste

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contexto SEM

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Estructura SEM

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EMS proceso

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Elementos de conocimiento SEM

Conocimiento sobre cardiología heurístico, explícito información incompleta

Conocimiento sobre política Tácito = cuello de botella

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Efectos temporales de las soluciones posibles

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Matriz de actitudes: externa

Sponsor/Soluciones SQ I II III IV V VI

Especialista Hospital - + + + + + +

Médico de cabecera o + o - - - -

Personal SEM o + + + + - -

Consumidor - + + + + o +

SQ = status quo

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Matrix de actitudes: interna

Sponsor/Soluciones SQ I II III IV V VI

Gestor - - + o + - -

Jefe de sistema - o o o + o o

Asignador - - + + o - -

Paramédico /ats - o + + + + -

Conductor - o o o o + +

Consumidor - + + + + + +

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Distribución de la tarea ‘llamadas gratuitas’ (FreeCall)

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Descomposición de la gestión de las llamadas de emergencia


DENOMINACIÓN DE LA ASIGNATURA - UCO- Desarrollo de una tarea intensiva en conocimiento siguiendo la metodología CommonKads. 2. Contenidos prácticos METODOLOGÍA Aclaraciones generales

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