Curso Análisis Administrativo Principios de Organización · Todas y cada una de las actividades...

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Curso Análisis Administrativo

Principios de Organización

Profesor: MSc, Rodolfo Sánchez Alvarado, Mba


1. Del objetivo

Todas y cada una de las actividadesestablecidas en la organización debenrelacionarse con los objetivos ypropósitos de la empresa. La existenciade un puesto solo es justificable si sirvepara alcanzar realmente los objetivos, sinembargo, la realidad muestra que muchasveces se crean puestos con laconsecuente implicación de costos yesfuerzos inútiles.


2.- Especialización:

El trabajo de una persona debelimitarse, hasta donde sea posible, a laejecución de una sola actividad. Eltrabajo se realizara mas fácilmente sise subdivide en actividadesclaramente relacionadas y delimitadas,mientras mas especifico y menor seael campo de acción de un individuo,mayor será su eficiencia y destreza.


3.- Jerarquía:

Es necesario establecer centrosde autoridad de los que emanela comunicación necesaria paralograr los planes, en los cualesla autoridad y laresponsabilidad fluyan en unalínea clara e ininterrumpida,desde el mas alto ejecutivohasta el nivel mas bajo.


4.- Paridad de autoridad y responsabilidad:

A cada grado deresponsabilidad conferido, debecorresponder el grado deautoridad necesario paracumplir dicha responsabilidad.No tiene objeto hacerresponsable a una persona pordeterminado trabajo si no se leotorga la autoridad necesariapara poder realizarlo.


5.- Unidad de mando:

Al determinar un centro deautoridad y decisión paracada función, debeasignarse un solo jefe, yque los subordinados nodeberán reportar a mas deun superior.


6.- Difusión:

Las obligaciones de cadapuesto que cubrenresponsabilidad y autoridad,deben publicarse y ponerse,por escrito a disposición detodos aquellos miembros de laempresa que tengan relacióncon las mismas.


7.- Amplitud o tramo de control:

Hay un limite en cuanto alnumero de subordinados quedeben reportar a un ejecutivo, detal manera que éste puedarealizar todas sus funcioneseficientemente. Un gerente nodebe ejercer autoridad directa amás de cinco o seissubordinados, a fin de asegurarque no esté sobrecargado, y queesté en la posibilidad de atenderotras funciones más importantes.


8.- De la coordinación:

Las unidades de unaorganización siempre deberánmantenerse en equilibrio. Todaslas funciones deben apoyarsecompletamente y combinarse, afin de lograr un objetivo común;en esta forma, la organizaciónfuncionara con un sistemaarmónico en el que todas suspartes actuaran oportunamentey eficazmente, sin ningúnantagonismo.


9.- Continuidad:

Una vez que se ha establecido,la estructura organizacionalrequiere mantenerse,mejorarse y ajustarse a lascondiciones del medioambiente.


¿Por qué se reorganizan las compañías?

Menores costos operativos.

Orientación enfocada al consumidor.

Productos especializados.

¿Otras razones?

© C

engage

Le

arn

ing


Características de la organización

Especialización del trabajo.

Agrupación del trabajo en unidades manejables.

Delegación del poder.

Tramo de control.

Cadena de mando.


¿Por qué tener un organigrama?

Negocios pequeños

Aclarar posicionesy reportes.

Seguimientodel crecimientoy cambio.

Negocios grandes

Puede ser difícilrastrear las posiciones.

Puede llegar a serrápidamente obsoleto.

© C

engage

Learn

ing


¿Organigrama o no organigrama?

¿Cuáles son ejemplos de problemascreados por un organigrama ausente,

obsoleto o inexacto?

© LIGHTSPRING/SHUTTERSTOCK


Diseño del trabajo

Especialización del trabajo.Distintas tareas asignadasa diferentes personas.

Justificación.

El “trabajo" es demasiadogrande para una persona.

Nivel de habilidad del trabajador.

Eficiencia de tiempo.

Equipo especializado.

Formación simplificada.


Especialización del trabajo

Desventajas:

• Aburrimiento.

• Mayor tasa de ausencias.

• Bajo esfuerzo.

• Sabotaje.

Alternativas

Rotación laboral:

• Retener el interés.

• Aprender nuevashabilidades.

• Identificar nuevasfunciones.

Ampliacióndel trabajo.

Enriquecimientodel trabajo.


Departamentalización

El proceso que consiste en agrupar trabajos en unidades administrables.

La mayoría de las empresasutilizan uno o más de lo siguiente:

Por función.

Por producto.

Por ubicación.

Por cliente.

© J

EN

N H

ULS/SH

UT

TE

RST

OC

K


Bases de la departamentalización

Bases Tipo de

empresas

Ventajas Desventajas

Función Más pequeñas

y nuevas.

Supervisión y coordinación

simplificadas.

Toma lenta de decisiones.

Enfatiza el departamento

sobre la empresa.

Producto Grandes

y antiguas.

Toma de decisiones

más fácil.

Integración de actividades

relacionadas.

Duplicación de actividades

especializadas.

Enfatiza el producto

sobre la empresa.

Ubicación Descentralizado

con necesidades

regionales.

Puede responder a

demandas únicas.

Gran personal

administrativo

y sistemas de control.

Cliente Con base en

el servicio o

en el mercado.

Puede tratar de manera

eficiente con clientes

únicos.

Personal administrativo

más grande de lo habitual.


Departamentalización por función

CEO

Finanzas Marketing Operaciones

Tipo:

• Empresas más

pequeñas y

nuevas.

Ventajas:

• Supervisión y

coordinación

simplificadas.

Desventajas:

• Lenta toma

de decisiones.

• Enfatiza el departamento

sobre la empresa.


Departamentalización por producto

CEO

Computadoras Impresoras Software

Tipo:

• Empresas antiguas

y grandes.

Ventajas:

• Toma de

decisiones más

fácil.

• Integración

de actividades

relacionadas.

Desventajas:

• Duplicación de

actividades

especializadas.

• Enfatiza el producto

sobre la empresa.


Departamentalización por ubicación

CEO

Regiónde EU

Regióneuropea

Regiónasiática

Tipo:

• Empresas

descentralizadas

con necesidades

regionales.

Ventajas:

• Puede responder

a demandas

únicas.

Desventajas:

• Gran personal

administrativo

y sistema de control.


Departamentalización por cliente

CEO

Usuariosdomésticos

Usuariosde negocios

Usuarioseducativos

Tipo:

• Necesidades con

base en el servicio

o en el mercado.

Ventajas:

• Puede tratar de

manera eficiente

con clientes únicos.

Desventajas:

• Personal administrativo

mayor a lo habitual.


Tramo de la administración

El número de trabajadores que se reportandirectamente a un administrador

Tramo amplio:

Gran número de subordinados paraun administrador.

Tramo estrecho:

Sólo algunossubordinados paraun administrador.


Cultura corporativa

Los ritos, rituales, héroes y valoresinternos de una empresa.

Poderosa influencia en cómo piensan y actúanlos empleados.

Determina la percepciónpública.

Tiene una fuerte influenciaen el rendimiento en el tiempo.

© MANGOSTOCK/SHUTTERSTOCK


Indicadores de cultura corporativa

Configuración física(por ejemplo, diseño del edificio y de la oficina).

Declaraciones corporativassobre sí mismo (publicidady comunicados de prensa).

Cómo la empresa trataa sus invitados.

Cómo los empleadospasan su tiempo.

© W

HIT

EH

OU

NE

/SH

UT

TE

RST

OC

K


Tipos de cultura corporativa

Cultura de red• Confianza y amistad.

• Fuerte compromiso

con la organización.

• Entorno informal.

Cultura comunitaria• Amistad, compromiso,

enfoque en el rendimiento,

alta energía.

• Las vidas giran alrededor

del producto.

• El éxito es celebrado por

todos.

Cultura fragmentada• Empleados, no amigos.

• Autonomía, flexibilidad,

igualdad.

Cultura mercenaria• Pasión, energía, sentido

del propósito, entusiasmo

por el trabajo.

• Intenso, enfocado, decidido

a ganar.

So

cia

bilid

ad


Cultura corporativa: Cuándo cambiar

El cambio cultural es necesariocuando:

El entorno de una empresacambia.

La industria se vuelve más competitiva.

El desempeño de la compañíaes mediocre.

La empresa está creciendoo se convierte en una gran empresa.

Ejemplo: Goldman Sachs.

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Función de la cultura corporativa

Aumentar el crecimiento, los beneficios, la productividad y la satisfacción laboral.

Retener a las mejores personas.

Inspirar la lealtad del cliente.

Desarrollar nuevosmercados.

Aumentar la creatividad.

Fusiones y adquisicionessuaves.

© ANDRESR/SHUTTERSTOCK


Cultura corporativa del mañana

Grupos de trabajo pequeños, orientados a

tareas con control.

Coordinado por una red

de computadoras y

mantenido junto con

una fuerte cultura

corporativa.

El liderazgo requerirá

confianza y toma de riesgos.© MANGOSTOCK/SHUTTERSTOCK


Tipos de comités

Junta permanenteAd hoc

Relativamente

permanente,

modificado con la

realización de algunas

tareas recurrentes.

Grupode trabajo

Establecido para

investigar un

problema importante

o una decisión

pendiente.

Creado para

un propósito

específico a

corto plazo.

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La organización informal:

grupos informales

Grupos informales:

Formado por los mismosmiembros para lograr metasque pueden o no serrelevantes para la organización.

Pueden ser fuerzas poderosasen organizaciones que ejercen influencias positivasy negativas.

Patrón de comportamiento e interacción que se deriva de las relaciones personales más queoficiales.


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