I ORIGEN DE LA COMPRA

a) Requerimiento de la compra.

1. ¿Existe un plan anual de compras?

Cuando ella ingreso se compraba cada dos meses, pero ahora el abastecimiento es trimestral, Todo es heredaro, la jefa tiene tres años en el cargo , al pirncipio era comprar todo lo que pedia la sala , luego se entadarizo según el consumo de clientes ( por ejemplo esta sala necesita máximo 5 sacos de arroz ) , todas las compras pasan por la Jefa de Logistica.La jefa de logística solo compra abastecimiento la cyual no requiere aprobacion para la sala , también souvenirs, nada de maquinas.

En el caso de Latin la actividad de compra es café y azúcar, consumo de oficina , útiles.

Tiera Sur y Winner están casi a la par en gastos,

Todo lo que es compra ya está establecido, se establece .

Todas las notificaciones de transferencias se remiten directamente al poveedores, por ejemplo Empresa Molitataali,

Usualemente la Orden Ingresa el Lunes a tesorería , el Viernes se paga.

2. ¿Quien autoriza el requerimiento?3. ¿Como es el proceso de la entrada de nuevos proveedores?

Principales proveedores : Molitalia, Operador Logistica Integra, Moopac Descartable, Calzac Freshman, GChan Conservas .

4. ¿Cuánto tiempo de crédito ofrecen a sus proveedores?5. ¿Que maquinas son las que más importa?6. ¿Cual es el origen de las maquinas que importa?7. Como se garantiza que los precios pactados coincidan con el contrato

b) Adquisición de maquinarias / Repuestos

1. ¿Como el proceso de la cotización?2. ¿Quien revisa y aprueba las cotizaciones?3. ¿Tiene contratos con proveedores exclusivos?4. ¿Quién aprueba la autorización de compra? 5. ¿Quién revisa el stock y con qué frecuencia se da dicha revisión?

c) Emisión de la orden de compra.

1. ¿El sistema emite la orden de compra?

2. ¿Quien aprueba la orden de compra?3. El sistema genera automáticamente la orden de compra 4. ¿Existen niveles de aprobación para órdenes de compra por montos de transacción?5. Como se garantiza que el proveedor emita la orden de compra por toda la adquisición.

II PROCESO DE ADQUISICION

Se manda un correo, también se pide una visita a los proveedores para ver que es lo que tienen , se inicia un proceso para ver los plazos, no hay contratos en compras. e

Se lleva una base de datos para modificar.

Pedro Peña el motorizado, puede realizar algunas compras por medio de caja chica.

Los pagos se están tratando de automatizar por medio de transferncias, para arriesgar menos al motociclista.

Hay una orden de compra que se arma con una cotización , nos mandan un cuadro de Excel , se necesita aprobación para montos en dólares por ejemplo “ compra de máquina de hiello” ,

Las cotizaciones deben estar firmadas por gerencia.

1. ¿Quien verifica las cotizaciones?

2. ¿Cual es el tiempo que llega la factura del proveedor después de haber enviado la orden de compra?

3. ¿Cómo se coteja que lo facturado por el proveedor coincidan con los importes y datos del contrato?

III PROCESO DE INGRESO DE MAQUINARIAS

1. ¿Quién verifica que las maquinarias sean lo que realmente pidió en la orden de compra?Los empleados del proveedor y el área de logística revisan y verifican las cantidad antes de retirase.

2. ¿Una vez la maquinaria este en la Compañía cual es el proceso de recepción?3. ¿Quién es el encargado de contactarse con el proveedor para las coordinaciones con la importación

de maquinarias?4. ¿Que documentos solicitan al proveedor al momento de la recepción de la maquinaria?5. ¿De qué manera garantizan que las adquisiciones concilien en cantidad con lo pactado en el

proveedor?6. ¿De qué manera el proveedor asegura que las cantidades recepcionadas concilien con el Kardex?7. ¿Cómo se asegura que las adquisiciones se encuentren registradas en el Kardex y libro mayor en el

periodo correspondiente?8. ¿Cómo se asegura que las adquisiciones que se encuentren el Kardex o libro mayor no sean

duplicadas o ficticias?

IV DEVOLUCION DE MAQUINAS

1. ¿Quien lleva el control de toda la mercadería recepcionada?2. ¿En el caso de que la maquinaria haya llegado en mal estado como es el proceso de reclamos?3. ¿Quién es el encargado de las coordinaciones con el proveedor en el caso de maquinarias

defectuosas?4. ¿Está estipulado en el contrato de cada proveedor el tratamiento para devolución de maquinarias?5. ¿En cuanto a devolución de mercaderías con qué frecuencia se realiza?

V PROCESO DE DESEMBOLSO

1. ¿Cómo se verifica que lo facturado por el proveedor coincida en importes y datos con el contrato?2. ¿Cómo garantizan que todos los pagos estén autorizados?3. ¿Cómo garantizan que los pagos sean solamente por los bienes recibidos?4. ¿Cómo se garantiza el proveedor que no se hagan duplicados por bienes recibidos?5. ¿Cómo se coteja que la información puesta en la factura sea la correcta?6. ¿Al momento de hacer el pago quien da el visto bueno y quien lo autoriza?

VI MANTENIMIENTO

1. ¿Cuántos almacenes tiene la compañía?2. ¿Existen almacenes lo suficientemente equipados para recibir toda la maquinaria que se importa?3. ¿Quién es el encargado de registrar en el sistema la entrada y salida de maquinaria?4. ¿Cómo garantizan que al final del periodo las cantidades registradas en el sistema coincidan con las

existentes en el almacén?

VII CONTABILIDAD

1. ¿De qué manera se garantiza que todas las transacciones con partes relacionadas han sido identificadas?

2. ¿De qué manera garantizan que los bienes registrados sean autorizados?

3. ¿De qué manera garantizan que los bienes han sido registrados en la cuenta correcta de Ganancias y Pérdidas?

4. ¿De qué manera garantizan que los bienes sean registrados en el periodo correcto?

5. ¿Cómo garantizan que los bienes sean correctamente activados?

6. ¿Cómo garantizan que todos los pagos han sido registrados?