Presentación Proyecto Six Sigma

Reducción del Tiempo de Ciclo en el Area de Cuentas por Pagar

Nombre del proyecto:

Reducción del tiempo de Ciclo en el area de Cuentas por Pagar

Champion:

Miembros del equipo:

Líder:

Asesor Black Belt:

FASES DE LA METODOLOGIA DMAIC

Project CharterProject ID : ID PROYECTO

Project Scope :

Primary Objective :

Secondary Objective:

Key Stakeholders :

Stages Date (Use mm/dd/yyyy)

04/30/2005

Milestones : 5/30/2005

7/15/2005

7/30/2005

Key Deliverables :

Assumptions and raints :

Reducir el tiempo de ciclo en cuentas por Pagar en al menos un 50%.

Supuestos que apoyan el Proyecto: Uno de los objetivos principales de la compañia es aplicar la filosofia Lean en todas las areas, ademas que se empalma con la politica de calidad: "Satisfacer a nuestros clientas a traves del compromiso del personal con la mejora continua". Principales Obstaculos: Resistencia al cambio, Cambio de cultura.

Fase de Definición

Fase de Medición

Fase de Análisis y mejora

Fase de Control y terminación

Reducir el Tiempo de Ciclo en el area de Cuentas por Pagar

Reducir el tiempo de ciclo en el area de cuentas por pagar en por lo menos un 50% ó mas. Actualmente en el ciclo de Cuentas por Pagar intervienen por lo menos 4 areas diferentes (Compras, Almacen de Materia Prima y Almacen de Refacciones, Contabilidad, Recursos Humanos), esto hace que el proceso no sea uniforme y que en repetidas ocasiones se cometan errores u omisiones, ademas; el tiempo de proceso es largo ya que se hacen varias capturas en el sistema y se requieren tambien varias firmas de revision y aceptacion, y en este proceso se invierte mucho tiempo.

Asegurar que las operaciones de Cuentas pór pagar cumplan con la certeza y calidad que la compañia requiere.

Areas Involucradas: Contabilidad, Almacen de Materia Prima, Almacen de Refacciones, Departamento de Compras y Recursos Humanos.

Reducir el tiempo de ciclo en procesos de capturas en el area de Cuentas por Pagar

A continuación mostramos el tiempo invertido en el Ciclo de Cuentas por Pagar y en donde intervienen los siguientes departamentos: Compras, Almacenes (Refacciones, Materias Primas), Vigilancia, Facturación y Cuentas por Pagar con el fin de identificar las variables.

Como se observa en la Grafica de Pastel los departamentos en donde se invierte el mayor tiempo de proceso son Almacén de Materias Primas, de Refacciones y Cuentas por Pagar, por lo que a partir de este momento denominaremos a Cuentas por pagar X1 por ser este el área objeto del proyecto.

Distribución del tiempo total empleado en el ciclo de Cuentas por pagar

Y= X1+X2+X3+Xn

Cuentas por Pagar

Facturación

Compras

Almacen de Refacciones Almacen de

M.Primas

Vigilancia

Definición del ProblemaVariables Criticas de Calidad (CTQ’s)

Y= f( X1 + X2 + X3 + Xn)

Ciclo de Cuentas Por Pagar

Depto. Cuentas por Pagar

Almacenes de M.P. / Refacciones

Depto. Compras

Otros Deptos.

El problema a resolver es el tiempo de Ciclo en el Departamento de Cuentas por Pagar (Y= X1) ya que

es el cuello de botella

ESTABLECIMIENTO DE LA META

Se establece una meta del 50% ó mas en la Reducción del Tiempo de Proceso en el ciclo de cuentas por pagar ya que al tener varios procesos manuales y demasiada documentación hay partes del proceso que están fuera de control y procedimiento y que a su vez corremos el riesgo de incurrir en errores.

50 %

0

25%

50%

75%

100%

Cic

lo d

e C

xP

ANTES META

CONTENIDO DE LA FASE DE MEDICION

Diagrama de flujo del ciclo de CxP

Matriz de Tiempos

Grafica de Pastel por Actividad

Pareto de Tiempos por Area

Diagrama del Ciclo de Cuentas por Pagar

Inicio

Proveedor, Recibe O.C. y conoce sus términos de

pago.

Proveedor, Entrega material o servicio a planta.

Es servicio

El Gerente firma de conformidad, factura

original y copias

Almacén recibe y firma factura original y copia y entrega al

proveedor su copia de recibido.

Almacenista junta:O.C. y Copia

Factura original y copia al final del día.

Captura recepción en sistema todas las mañanas

y crea la RC.

Integra el formato de recepción y colecta firmas

de autorización.

CxP, Coteja que la OC, Factura, RC coicidan, ademas integra

cuentas de gastos y fletes en su caso y aplica notas de credito o

cargo

Proveedor, conserva original y copias y

entrega documentacion al almacenista

No

Si

Fin

El usuario elabora la requisicion de compra y la

autoriza el Gerente correspondiente

Compras elabora la O.C., solicita la autorizacion y la

envia al Proveedor

Es servicio y no tiene

OC

Si

No

Entregan su factura a Vigilancia para que les den contrarecibo o la factura llega directamente a CxP

CxP solicita la aprobacion de la factura (Telmex, Luz, Gas, etc)

Captura informacion en el sistema y crea el

Pasivo

Documentacion completa y

correcta

No

Si

Selecciona el Pasivo para Pago

Para entender excatamente las areas de oportunidad en el ciclo de cuentas por pagar nos dimos a la tarea de analizar el flujo del ciclo e incluimos una matriz de tiempos en donde se mustra claramente el o los cuellos de botella.

Nota: Esta matriz de tiempos surge de una hoja de recoleccion de datos.

Actividad Responsable

Tiempo Aproximado

diario % casos críticos Descripción del caso crítico

El usuario elabora la requisición de compra y la autoriza el gerente correspondiente. Todos 15 min 0%

Compras elabora la O.C solicita la autorización y entrega al proveedor. Compras :

Importación 15 min 5%

Refacciones, son diferentes investigar etc... Depende si hay

material

Nacionales 120 Min 15%

Requisicion sin codigo material (Investiga en catálogo y confirma

con el usuario)

Gerente firma de conformidad factura original y copias Logística 5 min 0%

Entregan su factura a vigilancia para tener contrarecibo o la factura llega directamente a CXP Vigilancia 96 min 0%

C x P solicita la aprovacion de la factura Telmex, Luz, Gas etc. C x P 15 min 1%

Captura recepción en sistema todas las mañanas Almacén 120 min 0%cintas metalicas repatir gtos flete

1 hora más

Integra el formato de recepción y recolecta firmas de autorización Almacén 30 min 0%

C x P Integra facturas originales a cada recepción C x P 180 min 30%Algunas facturas tardan en llegar

al mismo tiempo que la RC

C x P coteja que la OC, Factura, Rc coincidan. C x P 40 min 5%

Revisa datos Fiscales C x P 60 min 2%Algunas facturas tienen error en

los datos fiscales

Asigna fechas de vencimiento C x P 60 min 0%

Integra cuentas de gastos y fletes y an su caso aplica notas de credito o cargo Facturación 96 min 10%

No llegaban algunas facturas y se registraba como variación.

Captura la información en el sistema y crea el pasivo C x P 240 min 0%

Selecciona el pasivo para pago C x P 30 min 0%

Ciclo de Cuentas por Pagar. Matriz de Tiempos

Tiempo Total del Ciclo

1,122 Min.

En esta gráfica de pastel observamos claramente cuales son las actividades y áreas en donde ese invierte el mayor tiempo en el proceso y precisamente en las que enfocaremos

este proyecto.

Ciclo de Cuentas por Pagar por Actividades

240

180

135120

96

96

60

60

4030

30 15 155C x P.- Captura y crea Pasivo

C x P.- Integracion de Fact.OriginalesCompras.- Elaboracion de OC

Almacen.- Captura en sistema

Facturacion.- Integra Ctas. De Gtos yFletesVigilancia.- elabora contrarecibo

C x P.- Revisa datos Fiscales

C x P.- Asigna Fechas deVencimientoC x P.- Coteja Doctos.

Almacen.- Integra RC y recolectafirmasC x P.- Selecciona Pasivo para pago

C x P.- Solicita aprovacion Telmex,Luz, etc.Todos.- Elaboracion de Requisicion

Gerentes.- Firman de conformidad

Los valores numericos representan los minutos por actividad

Tiempo Total del Ciclo= 1,122 Min.

5 W’s + 1 H para validar las causas raíz

Causas Por Que? Como? Quien? Cuando? Donde?

Captura de informacion en el sistema y crea Pasivo

Es el principal cuello de botella y es necesario reducir el tiempo de captura

Elaborando un AMEF para validar las causas raiz.

Mirna Curro MayoEn el sistema formal de la empresa: Mfg_Pro

Integra Facturas Originales a cada recepción.

Si no esta integrado correctamente o si faltan documentos, no es posible continuar con el proceso

En los Almacenes y atravez de comunicados a Proveedores

Mirna Curro Abri - Mayo Toda la planta

Elabora Orden de Compra

Es el documento base para generar cualquier compra.

Explicando el Proyecto y el alcance.

Raul Martinez

AbrilOficina de Compras

Almacen captura en el sistema todas las recepciones de materiales y servicios

Es el punto medular para actualizar los inventarios y continuar con el ciclo de CxP

Explicando el Proyecto y el alcance, ademas recopilando informacion estadistica.

Emiliano Huerta y Ponciano Sanchez

Abril - Junio Almacenes

El encargado de Facturacion integra cuentas de Gastos y Fletes

Para que la compra este debidamente integrada y completa.

Por medio de comunicados a transportistas y Agentes aduanales.

Heriberto Guzman

Mayo-Junio Oficina Heriberto

Vigilancia elabora contrarecibo

Vigilancia no debe tener esta responsabilidad

Explicando el proyecto y comuinicados a vigilantes y proveedores.

Mirna Curro / Raul

MartinezAbril

Caseta de Vigilancia y RH

Revisa Datos fiscalesSi no cumple con los requisitos no puede procesarse el pago

Enviando comunicados a los proveedores.

Mirna Curro Abril - Mayo Oficina Mirna

Asigna Fechas de Vencimiento

Para poder programar el pago oportuno

Haciendo el calculo manual conforme a las fechas de vencimiento

Mirna Curro Abril - Junio Oficina Mirna

CONTENIDO DE LA FASE DE ANALISIS

5 W’s + 1 H

Análisis de Modo y Efecto de Falla (AMEF)

Validación de la Causas

Resumen de Causas Raíz

Proceso: Ciclo de Cuentas por Pagar Responsable del Proceso: Encargado de C x PagarEquipo de Trabajo: Raul Mtz., Mirna Curro, Mauricio Sanchez. AMEF Num: 1Fecha: 01 de Agosto 2005Preparo: Raul Martinez

Paso del Proceso Modos de Falla PotencialesEfectos

Potenciales de Falla

Se

ve

rid

ad

Causas Potenciales

Oc

urr

en

cia

Controles o Procesos actuales

De

tec

cio

n

RP

N

Captura Informacion en el Sistema y Crea Pasivo

1.- Informacion Incompleta5

Responsabilidades Indefinidas 2 6 60

2.- No hay Facturas Originales7 Desconocimiento 3 8 168

3.- Exceso de Papeles 9 Desconocimiento 3 8 2164.- No Checa la Oc con Recibo o Factura 4 Irresponsabilidad 2 5 40

5.- Se hace una factura por cada recibo 8 Desconocimiento 3 8 192

Integracion de los documentos 1.- No hay facturas Originales 9 Desconocimiento 4 7 2522.- Se reciben por separado 7 Desconocimiento 3 7 1473.- El correo es deficiente 5 Desconocimiento 3 7 105

ANALISIS DE MODO Y EFECTO DE FALLAAMEF de Diseño / Proceso

No se Puede Procesar la Informacion

Falta de Comunicacion

No

se

Pu

ed

e P

roce

sar

la

Info

rma

cio

n

Fa

lta A

ctu

aliz

ar

el

Pro

ced

imie

nto

2010Subgroup 0

7

6

5

4

3

2

1In

div

idua

l Valu

e

Mean=3.998

UCL=6.748

LCL=1.247

4

3

2

1

0

Movi

ng R

ang

e

1

R=1.034

UCL=3.379

LCL=0

I and MR Chart for Tiempo en Horas

Para Validar las Causas Raíz nos dimos a la tarea de elaborar un carta de lecturas Individuales y rangos móviles I-MR, la cual nos arroja los limites de control y en base a esto se establecen las

conclusiones Validacion de la Causa RaizCaptura Informacion en el sistema y crea Pasivo.

Dias Tiempo en Horas

Rangos de la grafica Moving

Range

1 4.052 2.30 1.753 6.20 3.904 3.30 2.905 4.00 0.706 4.10 0.107 4.30 0.208 4.50 0.209 4.30 0.20

10 5.00 0.7011 6.00 1.0012 4.30 1.7013 2.50 1.8014 2.80 0.3015 3.00 0.2016 2.50 0.5017 3.20 0.7018 3.40 0.2019 4.20 0.8020 6.00 1.80

79.95Promedio 4.00

2010Subgroup 0

7

6

5

4

3

2

1

Ind

ivid

ual V

alu

e

Mean=3.998

UCL=6.748

LCL=1.247

4

3

2

1

0

Mo

ving

Ra

nge

1

R=1.034

UCL=3.379

LCL=0

I and MR Chart for Tiempo en Horas

CONCLUSION: Se determina que los rangos móviles no están en control ya que algunos salen del rango y otros están al limite, por lo tanto el Tiempo de Captura es una Causa Raíz.

Resumen de Causas Raíz

• El AMEF elaborado para el ciclo de Cuentas por pagar muestra dos pasos del proceso con RPN’s > 200, por lo que:

• Los pasos uno (Captura de Información en el sistema) y dos (Integración de Facturas Originales) son causas Raíz.

• Derivados del estudio se observo que atacando estas dos causas contribuimos a mejorar otros pasos del proceso.

CONTENIDO DE LA FASE DE IMPLEMENTACION (MEJORA)

Plan de Acciones

Diagrama de Flujo con Mejoras.

Matriz de Tiempos con Mejoras

Grafica de Pastel con Mejoras

Pareto con las Mejoras obtenidas

Análisis de Modo y Efecto de Falla (AMEF)

Cumplimiento de la Meta

Inicio

Proveedor, Recibe O.C. y conoce sus términos de

pago.

Proveedor, Entrega material o servicio a planta.

Es servicio

El Gerente firma de conformidad, factura

original y copias

Almacén recibe y firma factura original y copia y entrega al

proveedor su copia de recibido.

Almacenista junta:O.C. con una Copia,

Factura original y copia al final del día.

Captura recepción en sistema todas las mañanas

y crea la RC.

Integra el formato de recepción y colecta firmas

de autorización.

CxP, Coteja que la OC, Factura, RC coicidan y aplica notas de credito o cargo si es el caso

Proveedor, conserva original y copias y

entrega documentacion al almacenista

No

Si

Fin

El usuario elabora la requisicion de compra y la

autoriza el Gerente correspondiente

Compras elabora la O.C., solicita la autorizacion y la

envia al Proveedor

Es servicio y no tiene

OC

Si

No

CxP solicita la aprobacion de la factura (Telmex, Luz, Gas, etc)

Captura informacion en el sistema y crea el

Pasivo

Documentacion completa y

correcta

No

Si

Selecciona el Pasivo para Pago

Diagrama del Ciclo de Cuentas por Pagar con Mejoras

De la fase de análisis de desprenden las mejoras que se muestran a continuación:

Se elimina este paso

del proceso

Almacen solo recibe facturas originales

CUMPLIMIENTO DE LA META

Como se estableció en un principio la meta era reducir un 50% ó mas en el Tiempo de ciclo de cuentas por pagar, afortunadamente con el uso de las herramientas lean se pudo reducir en un 64.3 %.

64.3%

0

25%

50%

75%

100%

Cic

lo d

e C

xP

ANTES META

CONTENIDO DE LA FASE DE CONTROL

Capacitacion en los nuevos metodos

Procedimiento Actualizado

Conclusiones y Reflexión

Con el fin de asegurar la continuidad en el proceso que se implemento, se realizo la actualización del procedimiento en base a requerimientos corporativos y leyes mexicanas, actualmente se encuentra en la Intranet para consulta de quien lo requiera