Criterios ordenacion archivos
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CRITERIOS DE ORDENACIÓN DEL ARCHIVO Las dos operaciones fundamentales incluidas bajo el término organización, pueden definirse de la siguiente manera: • Clasificar. Tiene como finalidad separar o dividir documentos, estableciendo clases o grupos que quedan integrados dentro de un sistema orgánico y jerárquico. • Ordenar. Su finalidad es unir documentos dentro de un grupo ya definido, de acuerdo con un orden ya establecido. 1. Sistema de ordenación alfabética. Ordena los documentos o series según las letras del alfabeto. Reglas generales de ordenación alfabética: • Se sigue el orden del alfabeto español. El primer apellido dará la pauta para la ordenación, seguido del segundo apellido, y por último del nombre. RUIZ FERNÁNDEZ, Antonio • Los apellidos se ordenan siguiendo la secuencia exacta de las letras que los componen. FERNÁNEZ GIL, Paloma FERNÁNEZ GIL, Luis GARCÍA GÓMEZ, Pablo GARCÍA PEÑA, Francisco • Los apellidos compuestos se cuentan como palabras separadas. FUENTE ADRADOS, Francisco ◦ FUENTE-AGUILERA CONDE, Carlos FUENTE ALCALDE, Leopoldo FUENTE-ARÍAS BUSTAMANTE, Andrés • Si dos personas tienen los mismos apellidos y el mismo nombre, primará el criterio cronológico (año de nacimiento o año de ingreso en la Administración). GARCÍA MARTÍNEZ, Alicia (1959) GARCÍA MARTÍNEZ, Alicia (1978) • En la ordenación alfabética las consonantes dobles “ch”, “ll” y “rr” se consideran como letras aisladas, es decir, la “ch” se ordena en la “c”, la “ll” en la “l” y la “rr” en la “r”. CASADO LÓPEZ, Francisco CHECA RODRÍGUEZ, Elvira CORONAS RUIZ, África LLERAS, Arturo LÓPEZ JIMENEZ, Gonzalo • Se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos, vayan solas, acompañadas del artículo o sean contracción de preposición y artículo. HIGUERA, Manuel de la SALAS, Javier de RÍO, Ángel del • Se anteponen los artículos sin preposición que preceden al apellido, ya vaya sólo, o unido a éste, bien sea directamente o mediante guión. LAS HERAS, Manuel Antonio LAFUENTE, Ángel • Se anteponen los artículos con preposición cuando vayan unidos al nombre, directamente o mediante guión. LAIGLESIA, Álvaro de • Si el nombre de una ciudad va precedido de un artículo éste se une al nombre. LA CORUÑA, y no CORUÑA, La • Cuando los nombres de los organismos tienen artículos éstos se posponen.
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CRITERIOS DE ORDENACIÓN DEL ARCHIVO
Las dos operaciones fundamentales incluidas bajo el término organización, pueden definirse de la siguiente manera:
• Clasificar. Tiene como finalidad separar o dividir documentos, estableciendo clases o grupos que quedan integrados dentro de un sistema orgánico y jerárquico.
• Ordenar. Su finalidad es unir documentos dentro de un grupo ya definido, de acuerdo con un orden ya establecido.
1. Sistema de ordenación alfabética. Ordena los documentos o series según las letras del alfabeto.Reglas generales de ordenación alfabética:
• Se sigue el orden del alfabeto español. El primer apellido dará la pauta para la ordenación, seguido del segundo apellido, y por último del nombre.
RUIZ FERNÁNDEZ, Antonio• Los apellidos se ordenan siguiendo la secuencia exacta de las letras que los componen.
FERNÁNEZ GIL, PalomaFERNÁNEZ GIL, LuisGARCÍA GÓMEZ, PabloGARCÍA PEÑA, Francisco
• Los apellidos compuestos se cuentan como palabras separadas.FUENTE ADRADOS, Francisco
◦ FUENTE-AGUILERA CONDE, CarlosFUENTE ALCALDE, LeopoldoFUENTE-ARÍAS BUSTAMANTE, Andrés
• Si dos personas tienen los mismos apellidos y el mismo nombre, primará el criterio cronológico (año de nacimiento o año de ingreso en la Administración).
GARCÍA MARTÍNEZ, Alicia (1959)GARCÍA MARTÍNEZ, Alicia (1978)
• En la ordenación alfabética las consonantes dobles “ch”, “ll” y “rr” se consideran como letras aisladas, es decir, la “ch” se ordena en la “c”, la “ll” en la “l” y la “rr” en la “r”.
CASADO LÓPEZ, FranciscoCHECA RODRÍGUEZ, ElviraCORONAS RUIZ, ÁfricaLLERAS, ArturoLÓPEZ JIMENEZ, Gonzalo
• Se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos, vayan solas, acompañadas del artículo o sean contracción de preposición y artículo.
HIGUERA, Manuel de laSALAS, Javier deRÍO, Ángel del
• Se anteponen los artículos sin preposición que preceden al apellido, ya vaya sólo, o unido a éste, bien sea directamente o mediante guión.
LAS HERAS, Manuel AntonioLAFUENTE, Ángel
• Se anteponen los artículos con preposición cuando vayan unidos al nombre, directamente o mediante guión.
LAIGLESIA, Álvaro de• Si el nombre de una ciudad va precedido de un artículo éste se une al nombre.
LA CORUÑA, y no CORUÑA, La• Cuando los nombres de los organismos tienen artículos éstos se posponen.
CORTE INGLÉS, ElUNIÓN Y EL FENIX, La
• No conviene emplear abreviaturas de organismos, salvo que éstos sean más conocidos por el nombre abreviado.ONCE y no Organización Nacional de Ciegos Españoles.CAMPSA
1.1 Onomástica.Utiliza como mecanismos de catalogación la lista de encabezamientos de materia y las reglas de catalogación. El elemento que se utiliza en la alfabetización es el nombre de persona o entidad.
1.2 Geográfica o topográfica.Con las mismas características que la onomástica, es utilizada para ordenar series relacionadas con lugares.
1.3 De organismos.Tiene como principios de ordenación:
▪ Los nombres de organismos que posean artículo, se posponen al final.▪ La denominación de los organismos se reflejará como se conocen.
Es un sistema de ordenación alfabética utilizado para ordenar documentos que se refieren a una institución, oficinas, centros, etc.
1.4 De asuntos.Se utiliza para la ordenación de expedientes por su asunto o temática del contenido.Se debe utilizar el término más específico, y el más simple. Todos los asuntos tienen que tener el mismo encabezamiento.
2. Sistema de ordenación cronológica. Se trata de ordenar documentos de acuerdo con la fecha en que han sido tramitados. El orden cronológico debe seguir la siguiente secuencia: año/mes/día.
3. Sistema de ordenación numérica. Se usa una numeración correlativa que será completada con un índice. Tipos de ordenación numérica:
3.1 Ordenación numérica-cronológica.Consiste en ordenar los documentos por años y dentro de éstos por un número correlativo. Ejemplo:Expediente de subvención a “...” para proyectos de inversión generadores de empleo 68/93.
3.2 Ordenación alfanumérica.La ordenación se realiza combinado letras con números. Por ejemplo: El expediente 34-O (Expediente de obras número 34.)
4. Sistema de ordenación por conceptos. Se tendrá en cuenta la información contenida en el archivo, del cual se extraerá un concepto básico que servirá para ordenar el documento.
5. Sistema de ordenación decimal universal. Es el sistema utilizado en bibliotecas de casi todo el mundo. Parte de la idea de agrupar en 10 categorías la totalidad de los conocimientos humanos. Estas categorías se subdividen sucesivamente.
