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Asegrese de estar utilizando la versin actualizada de este instructivo. Consltelo en http://calidad.unad.edu.co.

INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD Y RENOVACIN DE CRDITO ICETEX PROCEDIMIENTO RELACIONADO: INSCRIPCIN Y MATRICULA

CDIGO: I-RC-RCONT-001-002 VERSIN: 000-18-03-2011 PGINAS: PGINA 1 DE 11

OBJETIVO: Orientar las actividades que se deben realizar para la solicitud de crdito ICETEX o renovacin del mismo, con el propsito de que el usuario pueda iniciar o continuar sus estudios en la UNAD con financiacin del ICETEX. CONTENIDO: SOLICITUD CRDITO ICETEX PRIMERA VEZ ............................................................................. 1 RENOVACIN DE CRDITO ICETEX ........................................................................................... 6 1. SOLICITUD CRDITO ICETEX PRIMERA VEZ A. El aspirante y/o estudiante realiza la preinscripcin y liquidacin en lnea en http://www.unad.edu.co/ o se dirige CEAD, CERES, CCAV, UDR a solicitar el servicio. B. Posteriormente ingresa a la pgina http://www.icetex.gov.co, al enlace crditos educativos, luego ingresa al enlace estudios Pregrado y/o Posgrado, escoge la modalidad de crdito (Crdito a Mediano Plazo, Crdito a Largo Plazo, ACESS, o Crdito para estudiantes de los CERES) Despus ingresa la solicitud crdito y diligencia el formulario del deudor solidario, al grabarlo, este genera un recibo CIFIN, que son los derechos que cancela el estudiante para el estudio del deudor solidario, los cuales pueden ser consignados en los bancos asignados por el ICETEX. C. Pasadas las 24 horas de haber cancelado la consignacin del CIFIN, el estudiante ingresa nuevamente a la pgina http://www.icetex.gov.co, para confirmar si el deudor solidario ha sido aprobado. Si este es aprobado, debe continuar en el paso (D). En caso de no ser aprobado debe buscar otro deudor solidario continuando en el paso A. o solicita recibo para cancelar de su pecunio y continuar con el procedimiento de inscripcin y matricula (FIN). D. En el caso de ser aprobado el deudor solidario, el estudiante ingresa por la pgina http://www.icetex.gov.co, al enlace Formulario del Solicitante, ingresa el nmero de cedula y diligencia el segn las fechas estipuladas en el publicado en la pgina del ICETEX, el estudiante verifica el estado de la solicitud del crdito en la pgina web de ICETEX. Si el estado del crdito es aprobado continua en el paso: E, de lo contrario solicita recibo para cancelar de su pecunio y continuar con el procedimiento de inscripcin y matricula (FIN). E. En caso de aprobacin el estudiante se dirige al CEAD, CERES, CCAV, UDR correspondiente a solicitar el formato de pagar, y el formato de carta de instrucciones e informacin de la documentacin requerida para la legalizacin del crdito (documentos requeridos segn manual de legalizacin que se encuentra en la pgina del ICETEX.

F. El funcionario encargado del convenio UNAD-ICETEX debe ingresar a la pagina del ICETEX http://www.icetex.gov.co y verificar el estado de la solicitud del crdito, si este se encuentra en estado NO APROBADO el estudiante debe solicitar recibo para cancelar de su pecunio y continuar con el procedimiento de inscripcin y matricula (FIN). En caso de encontrarse en estado APROBADO, ingresa al enlace Gestin Crdito, con el usuario y clave asignado por el ICETEX, luego ingresa al enlace procesos/legalizar/pagare, eAsegrese de estar utilizando la versin actualizada de este instructivo. Consltelo en http://calidad.unad.edu.co.




imprime pagar y carta de instrucciones, hace entrega al beneficiario del pagar y de la carta de instrucciones que deben ir diligenciados como el ICETEX lo exige, ver manual legalizacin crdito. G. El estudiante diligencia los ttulos valor (pagare y carta de instrucciones) autentica la carta de instrucciones, anexa los dems documentos y hace entrega al funcionario de la UNAD encargado del manejo del convenio ICETEX. H. Luego el funcionario encargado del convenio UNAD-ICETEX, ingresa al enlace Gestin Crdito, con el usuario y clave asignado, al enlace procesos/legalizar/certificar y en el formulario de captura de datos para la legalizacin de estudiantes, verifica que la informacin registrada por el estudiante en la pgina ICETEX sea la misma que l est entregando en fsico, si la informacin NO ES CORRECTA, se devuelve la documentacin al estudiante y se devuelve al paso G. Si la informacin ES CORRECTA, marca SI en la casilla de confirmacin y guarda el formulario, quedando legalizado el crdito y entrega una copia al estudiante. Una vez legalizado el crdito el funcionario encargado de la oficina de Registro y control ingresa al aplicativo E-dunat, modulo convenios, registra al estudiante segn la modalidad de crdito solicitado, genera recibo de pago por el valor correspondiente y lo entrega al estudiante. I. 48 Horas despus de haber consignado con el recibo emitido por la UNAD el estudiante genera el acta y legaliza su matrcula acadmica en lnea. (Continuar con procedimiento de inscripcin y matricula)

J. El funcionario encargado del convenio UNAD-ICETEX legaja los documentos segn el manual de legalizacin, y los enva al nodo para que el encargado Zonal los registre en el aplicativo ICETEX en Funcionarios, ES y Cooperativas/Gestin crdito/envi a custodia/sistema de gestin documental, los entrega a MTI FESA (Empresa transportadora encargada de recoleccin, verificacin y custodia Ttulos Valor ante el ICETEX), segn los das de recoleccin asignados por el ICETEX. Adicionalmente archiva los soportes en la historia acadmica del estudiante. K. Una vez legalizado el crdito y enviada la carpeta al ICETEX, el funcionario encargado Zonal del convenio UNAD-ICETEX debe realizar seguimiento al crdito en el aplicativo del ICETEX, Si el estado es CONCEPTO JURDICO NO VIABLE debe volver a imprimir los ttulos valor y entregrselos al estudiante para que los diligencie nuevamente de acuerdo a los parmetros exigidos por el ICETEX, revisarlos y volverlos a enviar y se realiza el paso G. Si el CONCEPTO JURDICO ES VIABLE, debe hacer seguimiento para que el ICETEX realice el giro correspondiente al valor de la matricula, si el giro es CORRECTO se finaliza el seguimiento. Si el giro NO ES CORRECTO se debe informar a oficina de registro y control nacional la inconsistencia para que desde esta unidad se realice la solicitud de giro al ICETEX o se haga seguimiento al funcionario del convenio ICETEX-UNAD encargado del caso para establecer los correctivos e informar al estudiante el estado de cuenta para que cancele la matricula de su propio pecunio. (FIN).

















2. RENOVACIN DE CRDITO ICETEX A. El estudiante ingresa a la pgina http://www.icetex.gov.co, al enlace Crditos Educativos/renovacin crdito pas y da clic en actualice sus datos segn las fechas estipuladas de renovacin en el publicado en la pgina del ICETEX, imprime el formato y lo firma. B. El estudiante verifica que el promedio del periodo anterior o el histrico sea de 3.0. superior. En caso de NO CUMPLIR con el promedio mnimo debe solicitar aplazamiento del crdito al ICETEX y matricular los crditos de su propio pecunio. (Continuar con procedimiento de inscripcin y matricula). SI CUMPLE con el promedio mnimo (3,0), imprime el formato de actualizacin de datos firmado, adjunta el Registro Acadmico con promedio expedido por la UNAD y presenta estos documentos en original y copia al funcionario encargado del manejo del convenio ICETEX del CEAD, CERES, CCAV, UDR correspondiente. C. El funcionario encargado del convenio UNAD-ICETEX, recibe el formato de actualizacin de datos debidamente diligenciado y el promedio de notas obtenido en la UNAD (puede ser el del periodo anterior o el histrico pero que no sea inferior a 3.0), y verifica en los aplicativos del ICETEX y de la UNAD que la informacin sea correcta. Si la informacin NO ES CORRECTA continuar con el paso anterior, si la informacin ES CORRECTA, continuar con el siguiente paso. D. El funcionario encargado del convenio UNAD-ICETEX, ingresa a gestin crdito con el usuario y clave asignado por el ICETEX, al enlace procesos/renovar/ y revisa la calificacin obtenida por el comportamiento de pago, luego ingresa al aplicativo E-DUNAT, modulo convenios, registra el estudiante y el crdito otorgado (100%, 75% o 50%), de acuerdo a la calificacin dada por el ICETEX (buena, regular, mala). E. El funcionario encargado del convenio UNAD-ICETEX, ingresa al aplicativo E-DUNAT y elabora la liquidacin e imprime el recibo de pago de matricula segn crditos seleccionados por el estudiante, de acuerdo a la modalidad y calificacin del comportamiento de pago en el ICETEX, luego en el aplicativo de ICETEX, en el enlace gestin crdito del Icetex/procesos/renovar/, se renueva el crdito, modificando promedio de notas y valor de los crditos acadmicos, imprime los dos documentos (recibo de pago y renovacin crdito), y hace entrega de estos al estudiante. Adicionalmente archiva los soportes en la historia acadmica del estudiante. F. 48 Horas despus de haber consignado con el recibo emitido por la UNAD el estudiante genera el acta y legaliza su matrcula acadmica en lnea. G. El funcionario encargado del convenio UNAD-ICETEX, debe hacer seguimiento a cada uno de los estudiantes renovados para verificar que ICETEX realice el giro total correspondiente al valor de la matricula, si el giro es CORRECTO se finaliza el seguimiento. Si el giro NO ES CORRECTO se debe informar a oficina de registro y control nacional la inconsistencia para que desde esta unidad se realice la solicitud de giro al ICETEX o se haga seguimiento al funcionario del convenio ICETEX-UNAD encargado del





caso para establecer los correctivos e informar al estudiante el estado de cuenta para que cancele la matricula de su propio pecunio. (FIN)

















VERSIN 000

MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES DEL INSTRUCTIVO FECHA DESCRIPCIN RESUMIDA DEL CAMBIO 18-03-2011 Primera emisin.

ELABORADO POR: Sandra Contreras Benjamin Triana

REVISADO POR: Nury Yasmin Moreno

APROBADO POR: Rafael Ramrez


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