Creacion Del Departamento de Eventos en La Empresa Catering

CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EVENTOS EN LA EMPRESA CATERING

SERVICE

PROPONENTE

Mireya Catherine Herrera Campos

QUITO-ECUADOR Enero 2012

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CAPÍTULO I

1. PROBLEMÁTICA 1.1 Descripción

El consorcio de empresas Catering Service inició sus actividades en el área de alimentos en 1972. La empresa, con su servicio de cocina industrial, fue conformada en 1997. Desde sus inicios la compañía ofrecía servicio de alimentación transportada, que se elaboraba en las instalaciones de la compañía. Con los años, oferta este servicio a empresas que poseen infraestructura de cocina-comedor, proveyendo mano de obra y materia prima, para brindar el servicio alimenticio.

En la actualidad, Catering Service entrega más de 25.000 servicios diarios de alimentación en diferentes empresas, tales como: petroleras, negocios e industrias, colegios y hospitales. En estos años, el consorcio Catering Service ha ido creciendo y actualmente está conformado por empresas como FM (Facility Management) y Punto Café (vending), Starmax (transporte de alimentos), Supermercados Superkumpa, Provetotal (abastecimiento institucional), Ananás GOLD y Crecult (agrícola-pecuaria), FrozenTropic (pulpas), Trébol Verde y Catering Service (cocina industrial a nivel nacional), conformándose ahora el GRUPO HANASKA. En su afán de diversificación, en la planificación estratégica realizada en el año 2010 por el grupo Hanaska, entre los objetivos a alcanzarse que se planteó la empresa para el 2012 está la implementación del servicio de catering

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para eventos a nivel empresarial. Con lo que se busca a corto plazo cubrir los requerimientos de los clientes a los que se brinda actualmente el servicio de cocina industrial y a mediano plazo a nuevos usuarios, no sólo dentro de la ciudad, sino a nivel nacional. A pesar de que la empresa cuenta con infraestructura adecuada, personal capacitado y la logística necesaria, la insuficiencia de un proceso adecuado para brindar este servicio es un gran limitante.

1.1.1 Importancia

La importancia de desarrollar un proceso adecuado para el servicio de catering para eventos corporativos radica en la necesidad de la empresa de cubrir en su totalidad, los requerimientos que tienen sus clientes en cuanto al servicio de alimentación.

Se deben corregir y mejorar los procesos actuales, hacer conocer este nuevo servicio, posicionarlo en el mercado, generando rentabilidad en el tiempo, permitiendo así que la empresa logre el objetivo planteado en su planificación estratégica.

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo General Incorporar el servicio de catering para eventos empresariales con la finalidad de complementar el servicio de alimentación industrial que ofrece actualmente la empresa a sus clientes, y a la vez, diversificar el servicio que oferta, incrementando así los ingresos en el año 2012.

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1.2.2 Objetivos Específicos

Análisis de la problemática: Establecer las deficiencias que tiene la empresa para no poder entregar un servicio de calidad en catering para eventos empresariales a sus clientes.

Estudio de mercado: Determinar las necesidades y preferencias que tienen las empresas a las que actualmente se da el servicio de cocina industrial, definiendo el segmento de mercado al que se va a dirigir con el nuevo servicio.

Estudio técnico: Establecer en base al estudio anterior los diferentes procesos, la capacidad y los recursos humanos y materiales que serán necesarios para desarrollar este servicio complementario.

Plan de marketing: Diseñar un plan de marketing en el que se incluyan estrategias de promoción para posicionar el servicio de catering complementario.

Estudio financiero: Elaborar proyecciones de ingresos, gastos, costos, punto de equilibrio y estados financieros necesarios para la operación de este servicio complementario.

1.3 MARCO DE REFERENCIA 1.3.1 Conceptualización de eventos

La palabra evento, definida inicialmente por la Real Academia Española como un suceso inesperado, ha incluido un concepto nuevo debido al uso popular de este término que hace referencia a una reunión empresarial o social planificada, y define al evento como:

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“Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva”1

Se define también a un evento como un “suceso importante que se programa con antelación y que se realiza por la celebración de algún acontecimiento o la divulgación de algún hecho trascendente. O también como una reunión planificada ya sea esta pública o privada que se realiza en el contexto de una organización, o en el entorno de una persona o un grupo de personas para compartir alguna circunstancia especial.” 2

1.3.2 Clasificación de eventos

Para clasificar los eventos, es importante conocer el objetivo con el que se realizan, se deben considerar los siguientes puntos:

- Tipo de personas que desea reunir.

- Motivo por el cual se realiza la reunión.

- Qué papel desempeñan o pueden desempeñar las personas asistentes en la organización del evento.

En base a estos puntos, la Revista Virtual Protocolo y Comunicación clasifica a los eventos para organizaciones y entidades así:

1. Eventos promocionales (presentaciones de nuevos

productos, servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se creó la organización, exposiciones históricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial).

2. Eventos informativos (ruedas de prensa...). 3. Eventos de intercambio de experiencias:

3.1. Congresos 3.2. Jornadas 3.3. Encuentros 3.4. Simposio

1http://buscon.rae.es/draeI/ 2http://www.axigmatechnologies.com/AliciaIruretagoyena, Organización de Eventos, UNIR

http://www.axigmatechnologies.com/Alicia

5

4. Eventos formativos-didácticos:

4.1. Seminarios 4.2. Conferencias 4.3. Mesas redondas 4.4. Foro/Coloquio 4.5. Charlas

5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales.

5.1. Cócteles y recepciones. 6. Eventos de relaciones internas (los reconocimientos, las

reuniones internas, generales o específicas). 7. Eventos de relaciones externas (reuniones para

negociación, jornadas de puertas abiertas/visitas organizadas, la comisión...)3.

Otra clasificación realizada en el curso virtual de la UNIR

(Universidad Internacional de la Rioja), es la siguiente:

Eventos propios: Los realizados dentro de la empresa y sin la ayuda de terceros. Estos pueden ser reuniones de accionistas, reuniones de gerencia, seminarios de capacitación, conferencias para el personal o reuniones de distintas áreas de la empresa para tratar temas relacionados con el accionar de la organización. Los realizados dentro de la empresa y con la ayuda de terceros: Aquellos que se llevan a cabo como parte de las actividades de la empresa pero en la que participan terceros, tales como: reuniones con proveedores, almuerzos de negocios, firma de convenios y reuniones de prensa. Actos donde la atención y el tratamiento protocolar que cada ocasión exige son señales que pueden afectar la imagen de la empresa.

Eventos propios organizados fuera de la empresa: En estos pueden participar personal de la empresa y también terceras personas. Suelen ser aniversarios, inauguraciones, despedidas, presentaciones, desayunos de trabajo, comidas de negocios, etc.

3http://protocoloycomunicacion.blogspot.com/2005/09/eventos-clasifiacin-y-planificcin.html

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Eventos de terceros: Estas reuniones las organizan otras entidades pero invitan a personal de la empresa. La participación de este personal puede ser directa o indirecta; directa si es que se patrocina el evento o indirecta si es un homenaje a un directivo o socio de la compañía, o si sólo los representantes de la empresa asisten como invitados. Estos eventos se clasifican según el lugar donde se desarrollan, el motivo por el cual se realizan o la magnitud de la convocatoria así:

* Sociales: Bautizos, casamientos, aniversarios. * Empresariales: Lanzamiento de producto. * Culturales: Muestras, conciertos, presentaciones.

* Académicos: Entrega de diplomas, inicio del año lectivo. * Científicos: Congresos, convenciones, jornadas, foros.

* Deportivos: Campeonatos, carreras. * Macro eventos comerciales: Ferias y exposiciones.

* Macro eventos culturales: Festivales, semana del cine.4

1.3.3 Concepto y clasificación del servicio de banquetes Según el concepto de Alacreu5, Banquete es el servicio en el cual se ofrecen productos alimenticios, bebidas y servicios complementarios en un mismo lugar, y donde se preparan, para un número predeterminado de comensales, previo un acuerdo sobre el menú y el precio.

4http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/eventos-concepto-clsificacion 5ALACREU GINÉS José Ramón, Gestión de Banquetes, Editorial Sintesis, año 2003, España

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Si el banquete se sirve en un lugar diferente al sitio donde se lo preparó, se denomina banqueting una mezcla entre banquete y catering. Los diferentes tipos de servicios en los que se puede ofrecer un banquete o banqueting son:

Bodas, aniversarios, comuniones etc.

Homenajes.

Cursos, seminarios, presentaciones.

Convenciones, congresos, reuniones.

Ruedas de prensa.

Asambleas, concentraciones.

Entregas de premios.

Ferias, exposiciones.

Reuniones benéficas.

Graduaciones, bailes de gala.

Celebraciones de embajadas, etc.

En estos eventos, se puede servir:

- Comida fría

- Comida caliente

- Plato servido

- Bufét

- Aperitivos

- Lunch

8

- Cóctel

- Brunch Según Mesalles6, “el término banquete implica un servicio de

comida y bebida que se desarrolla en conmemoración de un acontecimiento especial. Suele ser el acto social de mayor relevancia en el mercado de reuniones.” Actualmente, las personas buscan celebrar sus actos sociales con la ayuda de profesionales capacitados para tal fin. Los eventos sociales que van acompañados de servicio gastronómico son:

Cumpleaños

Matrimonios

Fiestas de fin de año

Graduaciones

Eventos infantiles

Fiestas benéficas

Aniversarios

1.3.4 Enfoque Local

En la actualidad, las empresas encargadas de la organización de eventos y banquetes, se han multiplicado considerablemente debido a varios aspectos, entre los que mencionamos como principales: la creciente demanda de estos servicios y el aumento de carreras superiores orientadas a la formación de profesionales en áreas como la cocina o la administración hotelera y de restaurantes.

6MESALLES Lluis, Eventos, reuniones y banquetes, Editorial Laertes, primera edición, año 2003, España

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Las empresas que ofrecen este servicio en el mercado son diversas y se dirigen a varios tipos de mercados, desde los de nivel socio económico medio hasta los altos. Hay muchas empresas que ofrecen el servicio de catering, tanto social como empresarial, muchas de ellas cubren las dos áreas. En el país, en la página web de CAPTUR,7 en el grupo de alimentos y bebidas, dentro de la división de Catering Service sólo existen 4 empresas que ofrecen este servicio y son:

- Mariloly´s Food Service S.A.

- Consorcio Germán Morales e Hijos

- Las Finas Hierbas

- Banquetes y Catering la Casa de Alado Cia. Ltda.

En la clasificación de salas de banquetes y recepciones se mencionan a 30 empresas, de las cuales se puede mencionar al Grupo Barlovento, el Gondolero, entre otras. En la clasificación de Salas de banquetes y recepciones-restaurantes constan sólo 2 afiliados:

-Mise en Place - Recepciones Carmita

No existe una clasificación específica de empresas que ofrezcan servicio de catering empresarial inscritas en la CAPTUR. Después de buscar en diferentes bases de datos, e incluso catastros del Ministerio de Turismo, se pudo constatar que no existe un registro exacto del número de empresas que ofrecen este servicio en la ciudad de Quito. Mientras que en internet existen muchas páginas web8 donde se puede encontrar diversidad de empresas que ofrecen catering

7http://www.captur.com/afiliados.html 8http://www.arecetas.com/empresas/ecuador/catering/pichincha/

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para una gran variedad de eventos. A nivel hotelero tenemos: Marriot, Swiss hotel, Hilton Colón con su línea para eventos Hilton Elite, Sheraton y DannCarlton. Al no encontrar una base de datos completa, donde se pueda conocer cuáles son las empresas de catering más competitivas de Pichincha, se realizó una entrevista al Sr. Diego Méndez, Gerente de Cuentas Corporativas del Hotel Hilton Colón, quien nos dio a conocer que en base al competition check realizado por su empresa en el año 2010, se determinó que las compañías que representan mayor competencia en la ciudad de Quito en el área de catering para la línea Hilton Elite, que provee este tipo de servicio son: Grupo Barlovento, Humandi, Henry Richardson, Bokatto y Espelette. Considerando esta información, se realizarán los estudios sobre la competencia.

http://www.ecuaguia.com/paginas/CgiEmpresa.php?codcate2=61&numpage=0 http://quito.amarillasecuador.net/guia/buffets.htm.

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CAPÍTULO II

2. ESTUDIO DE MERCADO

2.1 Concepto

“La Investigación de mercados es un proceso sistemático de recopilación e interpretación de hechos y datos que sirven a la dirección de una empresa para una toma adecuada de decisiones y para establecer así una correcta política de mercado.”9

2.2 Objetivo El principal objetivo del estudio de mercado es determinar las necesidades y preferencias que tienen las empresas a las que actualmente se da el servicio de cocina industrial, definiendo el segmento de mercado al que se va a dirigir con el nuevo servicio.

2.3 Recopilación de datos Se recopilaron datos de los clientes actuales de cocina industrial, se realizaron estudios de archivos y una encuesta.

9FISHER Laura, “Mercadotecnia”, segunda edición, McGraw-Hill.

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2.3.1 Recopilación de datos de clientes actuales El departamento de operaciones de la empresa Catering Service, divide sus contratos por zonas según el lugar de ubicación. Cada una de éstas está a cargo de un jefe operativo. A continuación se detalla las zonas con las que se trabaja actualmente:

- Zona 1: Comprende los contratos ubicados desde el

Valle de los Chillos, Amaguaña hasta Lasso. Responsable: Stefanny Reinoso

1. Panavial Chasqui

2. Panavial Amaguaña

3. Panavial San Mateo

4. Acosa

5. Enkador

6. Avon

7. Provefrut

- Zona 2: Contratos ubicados al norte de la ciudad hasta el sector de la Mitad del Mundo.

Responsable: Elizabeth Hermosa

1. Embajada Americana

2. Grunenthal

3. Clínica Pichincha

4. Holding Dine Quito

5. Teleamazonas

6. Leterago

13

7. Elasto

8. L.D.U.

- Zona 3: Contratos ubicados al sur de la ciudad, Cumbayá y la Panamericana.

Responsable: Viviana Cevallos

1. Tanasa

2. Edesa

3. Coca Cola Norte

4. Coca Cola Calderón

5. Coca Cola Sur

6. Diario Hoy

7. Itabsa

8. Comnaca

9. Aymesa

10. Fibrán

11. Pinturas Cóndor

- Zona 4: Contratos ubicados en la zona norte del país, desde Cayambe hasta Ibarra.

Responsable: Diego Carrera

1. Panavial Ibarra

2. Panavial Pifo

3. Panavial Guayllabamba

14

4. Nestlé Centro de Distribución

5. Nestlé Jugos

6. Comando del Ejército

7. Ingenio Tababuela

- Zona 5: Tiene un solo contrato debido al alto número de servicios que se entregan. Responsable: Sofía Negrete

1. General Motors

- Zona 7: Incluye a todos los colegios en los que se entrega servicio, en este caso no están divididos por ubicación sino que se han agrupado por el tipo de servicio.

Responsable: Nora Miño

1. Colegio Menor San Francisco de Quito

2. Colegio Americano

3. Colegio Sek Quito

4. Colegio Sek Valles

5. Colegio Alemán

6. Colegio Einstein

- Zona 8: Incluye los contratos ubicados en el bloque 16 del oriente, se encuentra el contrato de REPSOL que se divide en varios campamentos ubicados en diferentes zonas del bloque. Además de entregar el servicio a esta compañía se atiende también a otras empresas que trabajan para Repsol como son: las compañías de seguridad, las de mantenimiento ambiental, work overs, etc.

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Responsable: Raúl Arias – Adolfo Chafla

1. Repsol NPF 2. Repsol SPF

3. Repsol AMO

4. Repsol SHUSHUFINDI

5. Donna Terra

6. Sinopec 908

7. Petrex

- Zona 9: Corresponde a los contratos ubicados desde Sto. Domingo de los Colorados a Esmeraldas y todos los contratos que son parte del OCP (vía Papallacta el Puyo)

Responsable: Diego Sánchez

1. Inaexpo

2. OCP

3. Botrosa

4. Coca Cola Santo Domingo

5. Epacem

6. Herdoiza Crespo Esmeraldas

- Zona 10: Corresponde a los contratos ubicados en el bloque 18 del Oriente. A diferencia de la zona 8, estos contratos no tienen relación entre sí.

Responsables: supervisores de cada contrato

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1. Sipec 2. Petrobell

3. Petrobras

4. Sinopec 905

5. Petrex Pindo

6. Petroamazonas

- Zona 11: Corresponde a los contratos ubicados en el bloque 10 del Oriente, el Puyo, el contrato al que se entrega servicio es AGIP que se subdivide en 6 campamentos.

Responsable: Marco Alarcón

1. AGIP CPF 2. AGIP VILLANO A

3. AGIP VILLANO B

4. AGIP BAEZA

5. AGIP SARAYACU

6. AGIP K

- Zona 12: En este caso se considera sólo dos clientes

debido al número de servicios que se ofrece en Movistar.

Responsable: Cristina Orti

1. Movistar

2. Icesa

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- Zona 14: Contrato nuevo, ubicado en Cuenca, una nueva ciudad en la que se está entregando servicio.

Responsable: Felix Manosalvas

1. Indurama

2.3.2 Estudio de archivos

Este estudio se lo ha hecho en base a toda la información recopilada en el año 2011, en archivo computarizado de todos los pedidos de materia prima, realizados para eventos en ese año. Esta información se ha cotejado con los archivos físicos de facturas del departamento de Contabilidad. Estos datos serán utilizados para establecer la venta actual anual de eventos que tiene la empresa Catering Service.

2.3.3. Encuesta

La investigación se complementará con la recopilación de datos obtenidos en cada contrato y se incluirán encuestas. Ésta técnica cuantitativa de recolección de información, basada en la formulación de preguntas al entrevistado y su respuesta específica ante dicho cuestionamiento, es rápida y confiable.

Para la realización de la encuesta, se consideró como universo o población las 68 empresas en las cuales Catering Service entrega el servicio. De este universo, el tamaño de la muestra son 40 empresas en las cuales se realizó la encuesta.

Se solicitó la colaboración de los jefes operativos quienes entregaron el documento al responsable de la contratación de los servicios de alimentación en la empresa encuestada.

Para este análisis se consideraron las zonas 1, 2, 3, 4, 5, 7, 9, 12 y 14 por ser las que suelen contratar el servicio de eventos y estar ubicadas en Quito o en ciudades cercanas a la capital.

Las zonas 8, 10 y 11 no entraron en la recopilación de datos por medio de encuestas, ya que por el tiempo que Catering Service

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se encuentra proveyendo el servicio de alimentación, tiene conocimiento que no requieren el servicio de eventos. Sin embargo, estas empresas tienen oficinas con la mayor parte de su personal administrativo en la ciudad de Quito, por lo cual se considerará a mediano plazo efectuar encuestas y llegar a sus clientes con este nuevo servicio.

El universo o población de este estudio son las 68 empresas en las

cuales Catering Service entrega el servicio. De este universo, el tamaño de la muestra son 40 empresas a las cuales se realizó la encuesta

2.4 Análisis del cliente Los clientes se dividirán de acuerdo a la actividad comercial que desarrollen, se les organizó de la siguiente manera:

COLEGIOS:

- Colegio Americano

- Colegio Menor

- Colegio Einstein

- Colegio Alemán

- Colegio Sek Quito

- Colegio Sek Valles

INDUSTRIAS:

- Acosa

- Enkador

- Avon

- Tanasa

- Itabsa

19

- Elasto

- Lafarge

- Arca Norte

- Arca Sur

- Arca Calderón

- Arca Sto.Domingo

- Comnaca

- Inaexpo

- Nestlé Cd -jugos

- Bostrosa

- Aymesa

- GM

- Provefrut

- Fibrán

- Edesa

- Miller

FUERZAS ARMADAS:

- Holding Dine UIO

- Comando del Ejército

EMPRESAS DE SERVICIOS

- Embajada USA

20

- Grunenthal

- LDU

- Leterago

- Teleamazonas

- Diario Hoy

- Clínica Pichincha

- Movistar

- OCP

2.4.1 Perfil del cliente Se detallará a continuación el perfil de cada uno de los grupos de clientes:

Colegios.- Este grupo de clientes está conformado por importantes instituciones educativas de la ciudad capital, a las que se entregan servicios de refrigerios, almuerzos y venta de productos de snack bar para todos los estudiantes, personal administrativo y profesores. Actualmente se atiende un promedio de 4300 pax semanales. Estos clientes realizan desayunos, almuerzos, cocteles, celebraciones en fechas especiales, eventos deportivos, entre otros. En estas actividades en algunos casos se incluye a los estudiantes, en otras ocasiones son sólo profesores y personal administrativo, y en otros eventos se invita a padres de familia.

Industrias.- Estas empresas tienen un porcentaje alto de personal obrero o de planta. Se entrega servicio de desayunos, almuerzos, meriendas, cenas y refrigerios. La mayoría de estos clientes

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trabaja los 7 días de la semana. Se entregan semanalmente 67600 servicios. Los eventos que realizan son en mayor parte con el personal administrativo (cocteles, almuerzos ejecutivos, capacitaciones, entre otros), con el personal obrero se realizan reuniones especiales como eventos navideños y día del trabajador.

Fuerzas Armadas.- En estas empresas se entrega el servicio de alimentación a personal de tropa y de alto rango. No son compañías que realizan muchos eventos, sólo organizan reuniones especiales en navidad o eventos como marchas. Se entregan un promedio de 3900 servicios semanales.

Empresas de servicios.- En estas compañías el tipo de cliente es administrativo en su mayor porcentaje, por esta razón realizan más eventos de tipo ejecutivo y tienen presupuestos más altos. Sólo en la Clínica Pichincha se entrega servicio para pacientes, para los cuales se entrega alimentación diaria basada en la dieta que se requiera. Se ofrece un promedio de 10289 servicios semanales.

2.5 Análisis de la demanda Para esto se aplicó la siguiente encuesta (ANEXO 1), a todos los responsables de la contratación de eventos en las empresas de las zonas 1, 2, 3, 4, 5, 7, 9, 12 y 14, en las que actualmente Catering Service provee el servicio de alimentación industrial.

Los resultados obtenidos de la encuesta son los siguientes:

1.- ¿Dónde contrata usted su servicio de catering para eventos de su empresa?

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Gráfico estadístico No.1 Pregunta 1 encuesta

Hoteles24%

Casa banquete

s

35%

Personas particular

es

37%

No realiza

4%

Pregunta 1

Elaborado por: Mireya Herrera Fuente: Encuesta realizada a los clientes de Catering Service

Se evidenció que los clientes prefieren contratar para la realización de sus eventos personas particulares en un 37%, seguido muy de cerca por casas de banquetes con un 35%, luego tenemos los hoteles con un 24% y finalmente, un 4% de los clientes no realizan eventos de ningún tipo. 2.- ¿Qué tipo de eventos realiza su empresa? Gráfico estadístico No.2 Pregunta 2 encuesta

Desayunos Ejecutivos

19%

Almuerzos Ejecutivos

20%

Coffee Breaks

26%

Cocteles12%

Buffets 8%

Brunches3%

Otros10%

No realiza2%Pregunta 2


El 26% de los encuestados realizan coffee breaks, el 20%

almuerzos ejecutivos, el 19% desayunos ejecutivos, el 12% cocteles, el 10% otro tipo de eventos que varía entre cenas, parrilladas, cursos de capacitación, el 8 % realiza buffets, el 3% brunches y el 2% no realiza este tipo de eventos.

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3.- ¿Cuál es el precio que paga por estos servicios? Gráfico estadístico No.3 Pregunta 3 encuesta

79%

21%

0%

Desayunos Ejecutivos

$ 12 $ 15 $ 18


De las personas encuestadas, el 79% paga $12 por desayunos ejecutivos y el 21% paga $15 por este servicio. Ninguno de los encuestados paga $18. Gráfico estadístico No.4 Pregunta 3 encuesta

58%32%

10%

Almuerzos Ejecutivos

$ 25 $ 30 $ 35


Por los almuerzos ejecutivos el 58% de los encuestados paga $25, el 32% paga $30 y el 10% paga $35.

24


75%

20%

5%Coffee Breaks

$ 10 $ 15 $ 20


Por los coffee breaks el 75% paga $10, el 20% paga $15 y el 5% paga $20. Gráfico estadístico No.6 Pregunta 3 encuesta

33%

45%

22%

Cocteles

$ 20 $ 25 $ 30


Por cocteles el 45% paga $25, el 33% paga $20 y el 22%

paga $30.

25


83%

17%

0%

Buffets

$ 35 $ 40 $ 45


Por buffets el 83% paga $35, el 17% paga $40 y ninguno de los encuestados paga $45. Gráfico estadístico No.8 Pregunta 3 encuesta

34%

33%

33%

Brunches

$ 25 $ 30 $ 35


26

Por brunches el 34% de los encuestados pagan $25, el 33% paga $30 y el 33% restante paga $35, entre uno y otro no hay mucha diferencia. 4.- ¿Qué servicios complementarios contrata su empresa? Gráfico estadístico No.9 Pregunta 4 encuesta

Infocus12%

Papelería Impresa

4%

Montajes de salones

32%

Decoración temática

14%

Otros14%

No realiza4%

No responde13%

Ninguno7%

Pregunta 4


De los encuestados, el 32% contrata el servicio complementario de montajes de salones, el 14% decoración temática, otro 14% contrata otros servicios entre los que se detalla: escenarios, música, toldos y transporte, el 13% no respondió a esta pregunta, el 12% contrata infocus, el 7% no contrata servicios complementarios, el 4% contrata papelería impresa y otro 4% no realiza eventos. 5.- ¿Con qué frecuencia realiza eventos su empresa?

27


5 a 10 veces al

año

17%

2 a 4 veces al año44%

1 vez al año19%

Otros15%

No realiza5%

Pregunta 5


De los encuestados el 44% realiza eventos de 2 a 4 veces al año, el 19% los realiza 1 vez al año, el 17% de 5 a 10 veces en el año, el 15% realiza más eventos de los detallados, y el 5% no realiza ningún evento. 6.- ¿En promedio para cuántas personas contrata estos servicios? Gráfico estadístico No.11 Pregunta 6 encuesta

Menos de 10041%

De 101 a 15012%

De 151 a 2006%

De 201 a 25016%

Más de 25121%

No realiza4% Pregunta 6


Un 41% de los encuestados contrata estos servicios para menos de 100 pax, el 21% los contrata para más de 251 pax, el 16% para de 201 a 250 pax, el 6% los contrata para 151 a 200 pax, y el 4% no realiza ningún evento. 7.- ¿Cuál es su proveedor actual de catering para sus eventos?

28


31%

24%5%7%3%

3%10%

2%7% 2% 2%

2%

2%

Pregunta 7

Catering Service No lo tengo No realiza

Swiss-Marriot Particulares No responde

Barlovento Preparan ellos Varios

USFQ Casa de Fernando San Agustín

Cocina de Consuelo


De los encuestados el 31% contrata a Catering Service para realizar sus eventos, el 24% no tiene un proveedor definido para estos servicios; el 10% contrata a Barlovento; el 7% contrata al Swiss hotel y al Marriot; otro 7% contrata a varios proveedores; un 5% no realiza eventos; otro 2% no responde; otro 2% contrata a la USFQ; otro 2% a la casa de Fernando; otro 2% a San Agustín banquetes, y un 2% final preparan ellos mismo la alimentación para los eventos. 8.- ¿La calidad de productos que recibe es? Gráfico estadístico No.13 Pregunta 8 encuesta

Excelente35%

Muy buena45%

Buena10%

Mala0%

No realiza5%

No responde5%

Pregunta 8


29

El 45% de los encuestados coincide en que la calidad del

producto que recibe es muy buena, un 35% en que es excelente, un 10% en que es buena, un 5% no realiza eventos, un 5% no responde, y nadie escogió la opción de mala. 9.- ¿Cuál de las siguientes opciones considera usted de mayor importancia cuando contrata el servicio de catering para sus eventos? Siendo 5 el de mayor prioridad y 1 el de menor prioridad Gráfico estadístico No.14 Pregunta 9 encuesta

23%

20%17%

20%

20%

Pregunta 9

Servicio y atención al cliente Menú

Servicios adicionales Precio

Calidad


De los encuestados el 23% considera que el servicio y la atención al cliente es lo más importante, seguido en igual porcentaje por el menú con un 20%, por el precio en el 20% y la calidad en otro 20%, finalmente tenemos como la opción de menor prioridad a los servicios adicionales que ofrezca el proveedor de catering. 10.- ¿Le gustaría obtener los servicios de otras empresas de catering?

30


70%

22%

3% 5%

Pregunta 10

SI NO No responde No realiza


De los encuestados un 70% definitivamente desea tener más opciones de empresas proveedoras de catering, un 22% no, un 5% no realiza eventos y un 3% no responde. 11.- ¿A través de qué medio le gustaría ser informado sobre los servicios de catering para eventos empresariales que ofrece una empresa? Gráfico estadístico No.16 Pregunta 11 encuesta

2%

15%

51%

28%

4%

Pregunta 11

Prensa Recomendaciones de personas

Invitaciones directas Otros

No realiza


31

Un 51% de los encuestados preferiría ser informado de los

servicios de catering para eventos empresariales por medio de invitaciones directas, un 28% por otros medios entre los que detallan e-mail, envío cotizaciones entre otros, un 15% por medio de recomendaciones de terceros, un 4% no realiza eventos y un 2% a través de la prensa.

2.6 Análisis de la competencia

El siguiente análisis de la competencia se efectuó en base a la entrevista realizada al Sr. Diego Méndez, Gerente de Cuentas Corporativas del Hotel Hilton Colón detallada en el capítulo 1.3.4, que constan en enfoque local.

Actualmente en la ciudad de Quito, las principales empresas que ofrecen servicio de catering para eventos empresariales son:

BARLOVENTO10

Logo No. 1 Logo Barlovento

Fuente: http://www.grupobarlovento.com/

“Misión:

El valor fundamental de nuestro negocio es la satisfacción total del cliente al que reconocemos como el factor de éxito más

10http://www.grupobarlovento.com/

32

importante, para lo cual fomentaremos en nuestra organización lo siguiente:

* La eficiencia * La honestidad * La calidad del producto y del servicio * La seriedad * La puntualidad * La responsabilidad * El respeto * La iniciativa * La perseverancia * La cortesía”

El Grupo Barlovento, tiene 40 años de existencia en el mercado. Es una empresa local de mucho prestigio que además de contar con una cadena de 5 restaurantes en la ciudad de Quito, tiene oficinas y plantas de producción de eventos en la capital y en el puerto principal.

Es una empresa cien por ciento ecuatoriana que provee de fuentes de trabajo directas e indirectas a más de 200 familias en el país. Es la única compañía de catering a nivel nacional que participa en ferias internacionales y se actualiza permanentemente en innovación gastronómica, decoración, flores y tendencias contemporáneas que van desde los colores de la mantelería pasando por dulces, licores, fotografía, carpas. Hasta elementos externos como invitaciones, música, video, amplificación y todos los elementos necesarios para llevar a cabo un evento único e inolvidable.

Para eventos empresariales, cuenta con la más amplia red de proveedores que les permiten ofrecer a sus clientes todos los complementos necesarios para que su celebración sea inigualable. Ofrece variedad de alternativas para desayunos, coffee breaks, almuerzos, parrilladas, cenas y cocteles que se ajustan al presupuesto o al tipo de evento corporativo que se desee organizar.

Para eventos temáticos o conceptualizados, cuenta con una red de socios estratégicos que les permiten asesorar en todos los detalles, además desarrollan menús y presentaciones gastronómicas específicas para cada ocasión.

Ofrecen además servicios adicionales como:

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- Mantelería exclusiva y selecta.

- Decoración y arreglos florales.

- Decoración de mesas de dulces.

- Silla Tiffany.

- Licores a consignación.

- Toldos (carpas).

- Música.

HUMADI11 Logo No. 2 Logo Humadi

Fuente: http://www.eventoshumadi.com.ec/

“MISION:

Sabemos el nivel de importancia que tiene cada uno de nuestros eventos, por lo que nos comprometemos en garantizar la completa satisfacción de nuestros clientes. Desarrollando eventos con personal altamente calificado, materia prima de primera, y con una organización que se preocupe de los más mínimos detalles.

VISIÓN: HUMADI CIA.LTDA. Líder en el mercado en la organización, planificación y decoración de eventos, pretende expandir sus servicios a nivel nacional, logrando una mejor participación. En el 2010 incrementará el servicio de Wedding Planer y decoración de eventos que desafíe toda imaginación.”

11http://www.eventoshumadi.com.ec/

http://www.eventoshumadi.com.ec/

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HUMADI empresa creada hace 9 años, que con el transcurrir del tiempo y a la par de las nuevas tendencias ha ido innovando servicios en base a las necesidades del cliente, en inicio en el 2001 era la Casa de Banquetes Humadi (servicio de catering empresarial), en el 2003 era Banquetes Humadi (servicio de eventos sociales) y del 2008 en adelante Humadi (catering y organización de eventos).

La empresa ofrece eventos con clase, alimentación de calidad y servicio de primera, sus productos son altamente seleccionados, tienen optimización de costos, lo que les permite ofrecer precios competitivos por contar con infraestructura y equipamiento propio. Cuenta con locaciones para eventos en:

- CENTRO HISTÓRICO: Casa Carrasco Asociación de Almirantes

- VALLE DE LOS CHILLOS: Rincón Real La Corteza Rincón de la Armenia Campo Bello La Casona Villa Trecase Ángel de Piedra

- TUMBACO Vista Hermosa

- PUEMBO La Lomita La Bohemia Santa Fé

Los servicios que ofrece son:

SOCIALES: Bodas: Judías, Católicas, árabes, masónicas, ateas, etc, no terceriza los servicios a otras empresas

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Ceremonias Aniversarios Cumpleaños Bautizos Primeras Comuniones, etc.

EMPRESARIAL: De acuerdo a los requerimientos del cliente

Decoración

Alquiler

Henry Richardson12 Foto No.1 Henry Richardson

Fuente: www.revistalideres.ec/2011-05-02/Empresas/OtrasNotas/LD11502P16NEGOCIOS.aspx

Henry Richardson estableció su primer negocio de ‘catering’ hace 25 años. Cuando obtuvo su PhD en microbiología, enfocado en alimentos, en University of Alabama (EE.UU.), se asoció al delicatessen La Bodega González Suárez que su madre y tres personas más establecieron al norte de Quito. “Allí recomendaba a los clientes cómo preparar los platos y con qué acompañarlos. Hasta que pidieron que yo lo haga. Después me llamaron otras personas y poco a poco empecé a hacer banquetes”, recuerda

12http://www.revistalideres.ec/2011-05-02/Empresas/OtrasNotas/LD110502P16NEGOCIOS.aspx

http://www.revistalideres.ec/2011-05-02/Empresas/OtrasNotas/LD11502P16NEGOCIOS.aspx

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Richardson.

Así empezó a preparar banquetes para la Cancillería, en 1987, y para la Presidencia y Vicepresidencia de la República, desde 1988, fue así como surgió la marca de Henry Richardson y asociados, a la que le seguiría el Instituto Culinario Internacional (Intercul). En 1995 conoció el servicio de ‘catering’ industrial, que le sirvió para aprender el manejo de volúmenes de comida y personal. Este negocio estuvo vigente hasta el 2003.

Posicionarse en el mercado le resultó fácil. En la década de 1980 los eventos se realizaban en hoteles, los preparaba el cocinero que trabajaba con la familia y las hermanas, tías o primas de la novia se encargaban de la decoración y de la comida. Richardson no tenía mayor competencia porque con sus conocimientos del PhD sabía combinar bien los ingredientes. “Damos un servicio personalizado. Hacemos un menú o eventos a la medida del cliente. Es como un traje con un sastre”, añade el chef.

Luego de la disolución de la sociedad que formaba Intercul, Richardson creó Prochef en el 2001 con una inversión de $400.000 dólares de sus ganancias anteriores. Prochef se encarga de cubrir las necesidades de los chefs con entrenamiento, dotación de vajillas, cubiertos, mantelería. Además ofrece capacitación para empresas que elaboran productos alimenticios. A esta actividad se suma el servicio de ‘catering’, que está enfocado en un segmento de nivel económico alto. El año pasado realizó 410 eventos, lo que generó una facturación de $590 137. La fidelidad no solo se refleja en los clientes; sino también en sus 45 empleados, que tienen más de siete años en Intercul y Prochef.

Intercul trabaja con proveedores como Pronaca, Danec, Levapan, entre otros. Según Darlin Velásquez, gerente de Ventas de Levapan, Intercul es un cliente que paga puntualmente. “Trabajo hace cuatro años y realizan pedidos cada 15días”.”

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BOKATO13 Logo No. 3 Logo Bokatto

Fuente: http://www.bokato.com/

Bokatto es una empresa con varios años de experiencia en la realización de eventos sociales y en la atención de catering industrial. Cuenta con recurso humano necesario para garantizar la entera satisfacción de todos los clientes que buscan una opción innovadora al escoger esta empresa.

MISIÓN

Satisfacer plenamente a nuestros clientes, colaboradores y accionistas a través de la calidad de nuestros productos y servicios, con excelencia, cortesía y profesionalismo.

VISIÓN

BOKATTO Food & Service será la empresa líder en el servicio de catering social e industrial, siendo reconocida a nivel nacional como una de las mejores.

Last Updated ( Wednesday, 11 April 2007 ) “

Los servicios que ofrece son:

Catering escolar: Dirigido a escuelas y colegios que optan dar servicio de alimentación a sus estudiantes.

Eventos: Ofrece carpas, menaje, sillas, mesas, mantelería, pantalla y protectores, fotografía y video, iluminación y sonido, diseño gráfico, impresión y papelería, efectos especiales, fuegos pirotécnicos, músicos, arreglos florales, repostería y pastelería.

Catering social: Matrimonios, primeras comuniones, bautizos, cocteles, etc.

Catering petrolero.

13http://www.bokato.com/

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ESPELETTE14

Logo No. 4 Logo Espelette

Fuente: 1http://www.espelette.com.ec

“FILOSOFÍA

Somos un grupo de chefs que nos hemos unido para formar una empresa que brinda una nueva alternativa en servicios de alimentos, basada en conceptos innovadores.

Durante nuestros cuatro años de labor, hemos implementado una cocina de autor, la cual se ve reflejada en nuestros menús y en la línea de productos artesanales que hemos venido desarrollando.

Espelette es una empresa que incursionó en el mercado con la visión de ampliar las opciones de las personas que requieran de un servicio personalizado en el área de alimentos, nos hemos dedicado a cumplir este objetivo actualizándonos permanentemente y por supuesto, haciendo lo que sabemos hacer mejor. Trabajar!

Espelette Eventos, le ayuda en la planificación y organización de su evento brindándole un servicio profesional y personalizado, nos caracterizamos por la flexibilidad que damos a nuestros clientes en el momento de escoger la amplia gama de productos que ofrecemos, brindándoles la opción de armar su evento a la carta, según las necesidades requeridas para cualquier clase de certamen. También contamos con paquetes preestablecidos, donde sugerimos varias alternativas que pueden servirle de gran utilidad el momento de definir el concepto de su evento.”

14http://www.espelette.com.ec/frontEnd/main.php?idSeccion=7

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CAPÍTULO III

3. ESTUDIO TÉCNICO

3.1 Tamaño del proyecto Para este nuevo servicio, se establecerá como base la planta de Catering Service donde se encuentran las siguientes instalaciones:

- Bodegas de productos perecibles.

- Bodegas de productos no perecibles.

- Bodegas de frutas y legumbres.

- Cocina

- Panadería – pastelería

- Oficinas Starmax

- Oficinas Administrativas

Como punto importante, hay que mencionar que las tres bodegas cuentan con la certificación ISO 22000-2005 que asegura la inocuidad de los alimentos desde diciembre del 2006.

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Foto No.2 Certificado ISO 22000

Fuente: Archivo departamento calidad Catering Service

La certificación ISO 22000-2005 se renueva cada 3 años, período durante el cual se hacen evaluaciones y auditorías para constatar que se sigan cumpliendo con los estándares que se requiere para mantenerla. El continuar con la certificación ISO 22000-2005 demuestra el compromiso de Catering Service con la seguridad de los alimentos que ofrece a sus clientes, además de la preocupación de mantener la imagen y el prestigio de la marca.

Para lograr y mantener la certificación, el departamento de calidad de la empresa Catering Service, dirigido por la Msc Gabriela Guerra, ha establecido el siguiente manual de procedimientos que se transcribe a continuación:

“Aseguramiento de la calidad de proveedores:

El Sistema de Aseguramiento de la Calidad de Proveedores está compuesto de tres segmentos:

A. Verificación de especificaciones

Los proveedores deberán entregar fichas técnicas de los productos entregados que contengan información relevante de: características microbiológicas, físico-químicas, composición, presentaciones, empaques, condiciones de almacenamiento, vida útil, forma de consumo y registro sanitario. Esta información se compara con la norma INEN correspondiente para determinar el cumplimiento de dichas especificaciones.

41

Aquellos productos como frutas y verduras que no son procesados son comparados con la ficha técnica de especificaciones internas de Catering Service.

B. Evaluación de cumplimiento de buenas prácticas de manufactura

A los proveedores de alto riesgo (cárnicos, mariscos, pescado, aves, lácteos, vísceras y huevos) se les evalúa el cumplimiento de buenas prácticas de manufactura (BPMs) mediante auditorías realizadas por un auditor del Departamento de Calidad a las plantas de procesamiento. Se realizan auditorias de control cada seis meses.

En el caso de los proveedores de bajo riesgo se evalúa el

cumplimiento de buenas prácticas de manufactura mediante un formulario que el proveedor debe llenar con la información de la empresa.

C. Evaluación en la calidad de entrega

A todos los proveedores se les evalúa durante un mes la calidad en la entrega para verificar que se cumplan con las normas establecidas.

Con los resultados favorables en los tres segmentos se

calificará a los proveedores.

DESCRIPCIÓN POR BODEGA

BODEGA DE PERECIBLES:

1. Control de procesos de recepción de productos:

La recepción de los productos es de vital importancia para asegurar que los alimentos e insumos entregados por los proveedores cumplen con las especificaciones de calidad y con las cantidades compradas. El área de perecibles está dividida en dos zonas de recepción : una para recepción de materias primas y otra

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para recepción de productos terminados. Estas son completamente separadas del resto de áreas para evitar la contaminación cruzada.

El Jefe de Bodega al recibir el producto controla los siguientes puntos:

a) Horarios de entrega.- Los proveedores deben entregar los productos de acuerdo al cronograma planificado para que la recepción se realice adecuadamente y con las áreas organizadas y limpias.

b) Transporte de productos.- Los vehículos donde se transportan los productos deben estar limpios, libres de plagas y tener un sistema de refrigeración (thermoking)

c) Descarga.- Se controla que los productos sean descargados en las zonas establecidas, en kavetas con una kaveta base o en caso de canales que se cuelguen en la riel de transporte.

d) Parámetros de los productos.- Se verifica visualmente los siguientes factores que aplican a cada producto:

Color

Olor

Textura

Corte

Integridad del embalaje

Fecha de caducidad

e) Control de Temperatura.- Se controla la temperatura de los alimentos perecibles utilizando un termómetro infrarrojo para verificar que no se ha perdido la cadena de frío. Los parámetros de aceptación son:

Producto Temperatura máxima

Productos refrigerados 7 C

Productos congelados -18 C

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f) Entrega de tickets del camal.- El proveedor deberá entregar los tickets que certifican que fueron faenados en camales autorizados.

g) Cantidades entregadas.- Se verifica que las cantidades

entregadas correspondan al pedido realizado y a la factura emitida por el proveedor.

Aquellos productos que no cumplen con las especificaciones serán rechazados inmediatamente.

2. Ingreso al inventario y trazabilidad:

Una vez aceptado el producto, ingresará al sistema de inventarios y trazabilidad. Este sistema otorga a los productos un código de barras bajo el cual se ingresa la siguiente información:

Fecha de ingreso.

Nombre del proveedor.

Lote del proveedor.

Temperatura de recepción.

Este sistema de codificación es el primer paso en el proceso de trazabilidad de los productos que se manejan.

3. Almacenamiento de productos:

Los productos recibidos son almacenados en las cámaras de

refrigeración o congelación de materias primas o productos terminados de acuerdo a su origen y estado de proceso, para evitar la contaminación cruzada.

La siguiente tabla especifica la cámara de almacenamiento por materias primas y productos:

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Cuarto Frío No. Temperatura Función Productos almacenados

1 2 a 6 C Refrigeración Materias primas Cárnicas

2 < - 25 C Túnel de Congel. Materias Primas cárnicas

3 -18 C Congelación Materias primas Mariscos

4 -18 C Congelación Productos Mariscos

5 -18 C Congelación Productos res

6 -18 C Congelación Productos aves

7 4 a 6 C Refrigeración Productos Lácteos

8 -18 C Congelación Embutidos

9 -18 C Congelación Productos cerdo

El almacenamiento en las cámaras de congelación y refrigeración del Área de Perecibles cumple con las siguientes normas:

o Almacenamiento con kavetas base o sobre pallets, nunca

directamente sobre el piso. o Rotación de productos utilizando el sistema PEPS

(Primero que Entra, Primero que Sale) para evitar la caducidad de los productos.

o Limpieza y desinfección de las cámaras cumpliendo con un Plan Maestro de Limpieza y Desinfección y con el cronograma establecido para asegurar su higiene.

4. Procesamiento:

Las materias primas recibidas se someten al siguiente pre-procesamiento:

PRODUCTO PRE – PROCESAMIENTO

Res

Deshuese del canal. Clasificación de cortes (lomo fino, falda, pulpa, etc). Limpieza completa de excedentes de grasa. Limpieza de piltrafa. Fileteo en gramajes solicitados por el cliente. Control de pesaje.

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Cerdo

Deshuese del canal. Clasificación de cortes (lomo fino, falda, pulpa, etc). Limpieza completa de excedentes de grasa. Limpieza de piltrafa. Cortes en gramajes solicitados por el cliente. Control de pesaje.

Cordero

Clasificación de cortes. Limpieza completa de excedentes de grasa. Limpieza de piltrafa. Cortes de acuerdo a los requisitos del cliente.

Hígado Fileteo en gramajes solicitados por el cliente.

Pescado Fileteo en gramajes solicitados por el cliente.

Los productos como aves, mariscos y lácteos ya se los recibe procesados y listos para su despacho, por lo que no se los somete a ningún procesamiento.

Foto No.3 Porcionamiento de cárnicos

Fuente Manual de procedimientos bodegas departamento Calidad Catering Service

5. Empaque y etiquetado:

46

Los productos procesados son empacados en fundas resistentes al frío, para proteger a los productos de la contaminación y garantizar su calidad.

Foto No.4 Peso y marcado de cárnicos


Una vez que el producto es empacado, se procede a colocarle una etiqueta que tiene la siguiente información:

Nombre del producto.

Fecha de caducidad.

Lote.

Peso.

Foto No. 5 Etiqueta térmica con código de barras


47

BODEGAS DE FRUTAS Y LEGUMBRES: 1. Recepción:

La recepción de los productos es de vital importancia para asegurar que los alimentos e insumos entregados por los proveedores cumplen con las especificaciones de calidad y con las cantidades compradas.


h) Horarios de entrega.- Los proveedores deben entregar los productos de acuerdo al cronograma planificado para que la recepción se realice adecuadamente y con las áreas organizadas y limpias.

i) Transporte de productos.- Los vehículos donde se transportan los productos deben estar limpios, cerrados y mantener la cadena de frío.

j) Descarga.- Se controla que los productos sean descargados sobre pallets o kavetas y no en el piso, para evitar la contaminación de los productos.

k) Parámetros de los productos.- Se verifica visualmente los siguientes factores que aplican a cada producto:

Aspecto exterior.- En su apariencia exterior se verifica la frescura del producto, que no presente daños físicos, o daños causados por plagas.

Tamaño.- Se evalúa que la fruta o verdura esté dentro de un rango de dimensiones aceptables.

Textura o dureza.- Determina el tiempo de vida útil del producto y será una característica de aceptación o rechazo dependiendo de las necesidades.

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Color y grado de madurez.- Se verifica el grado de madurez del producto por medio del color. Las frutas podrán tener un color amarillo, pintón o verde dependiendo de la necesidad. En los vegetales, el grado de madurez es un indicador de aceptación o rechazo del producto.

Ausencia de plagas

l) Control de Temperatura.- Se controla la temperatura de las pulpas de fruta utilizando un termómetro infrarrojo para verificar que no se ha perdido la cadena de frío.

m) Cantidades Entregadas.- Se verifica que las cantidades


Aquellos productos que no cumplen con las especificaciones son

rechazados inmediatamente.

2. Almacenamiento del producto en su estado original: El almacenamiento en el área de frutas y verduras cumple con las siguientes normas:

o Almacenamiento de frutas y verduras en kavetas sobre

pallets o en bins, nunca directamente sobre el piso.

Foto No. 6 kavetas sobre pallets bodega frutas y verduras

(Herrera)

o Control de ventilación de áreas para evitar aceleración de

la madurez de frutas y verduras

49

o Almacenamiento de alimentos por tipo de producto en zonas establecidas para evitar la contaminación cruzada.

o Rotación de productos utilizando el sistema PEPS

(Primero que Entra, Primero que Sale) para evitar la caducidad de los productos.

o Limpieza y desinfección del área cumpliendo diariamente

con un Plan Maestro de Limpieza y Desinfección que asegura la higiene del área.

Foto No. 7 Limpieza área frutas y verduras

(Herrera)

Las pulpas de fruta, verduras y frutas más sensibles, se almacenan en las cámaras de congelación y refrigeración respectivamente:

Cuarto Frío No. Temperatura Función Productos Almacenados

1 -12 C Congelación Pulpas de fruta

2 4 a 7 C Refrigeración Frutas & Legumbres

3 -12 C Congelación Pulpas de Fruta

3. Pre-procesamiento: Ciertas frutas y verduras se someten a un proceso de

deshojado y pre-limpieza antes de ser enviados a los clientes, para reducir de esta manera los procesos a realizarse en las instalaciones del cliente y la basura obtenida.

Las verduras que siempre serán deshojadas son:

50

o Coliflor o Col blanca o Col morada o Sambo o Zapallo

El proceso final de estas verduras se realiza en las

instalaciones donde se preparan los alimentos.

BODEGA DE NO PERECIBLES:

1. Recepción:

La recepción de los productos es de vital importancia para asegurar que los alimentos e insumos entregados por los proveedores cumplen con las especificaciones de calidad y con las cantidades compradas. El área de perecibles tiene su propia zona de recepción completamente separada del resto de áreas para evitar la contaminación cruzada.


n) Horarios de entrega.- Los proveedores deben entregar los productos de acuerdo al cronograma planificado para que la recepción se realice adecuadamente y con las áreas organizadas y limpias.

o) Transporte de productos.- Los vehículos donde se transportan los productos deben estar limpios, libres de plagas y ser cerrados para protegerlos.

p) Descarga.- Se controla que los productos sean descargados sobre pallets o kavetas y no en el piso para evitar la contaminación.

q) Parámetros de los productos.- Se verifica visualmente los siguientes factores que aplican a cada producto:

o Fecha de caducidad. o Integridad del embalaje. o Aspecto: color, olor, textura. o Ausencia de plagas o elementos extraños.

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r) Cantidades entregadas.- Se verifica que las cantidades


Aquellos productos que no cumplen con las especificaciones

son rechazados inmediatamente.

2. Ingreso al inventario y trazabilidad: Una vez aceptado el producto, este es ingresado al sistema

de inventarios. Esto otorga a los productos un código de barras bajo el cual se ingresa la siguiente información:

Fecha de ingreso.

Nombre del proveedor.

Lote del proveedor.

Este sistema de codificación es el primer paso en el proceso de trazabilidad de los productos que se maneja.

3. Almacenamiento de productos:

El almacenamiento en el área de no perecibles cumple con las

siguientes normas:

o Almacenamiento sobre perchas o sobre pallets colocados en racks, nunca directamente sobre el piso.

o Almacenamiento de alimentos por tipo de producto en zonas establecidas para evitar la contaminación cruzada.

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Foto No. 8 Montacargas zona de bebidas

Zona de Bebidas Fuente Manual de procedimientos bodegas departamento Calidad Catering Service

o Rotación de productos utilizando el sistema PEPS (Primero que Entra, Primero que Sale) para evitar la caducidad de los productos.

o Limpieza y desinfección del área cumpliendo diariamente con un Plan Maestro de Limpieza y Desinfección que asegura la higiene del área.

Finalmente, en todas las bodegas, se procede con el armado, despacho y transporte, siguiendo los siguientes pasos:

1. Armado de pedidos y facturación:

El sistema envía a cada Jefe de Bodega el pedido de cada cliente. El Jefe de Bodega dispone al personal la preparación de cada uno de los pedidos.

Los productos de cada pedido se colocan en kavetas plásticas codificadas por colores para distinguir el área del que provienen los productos y evitar la contaminación cruzada. Los colores utilizados en cada área son:

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Área Color de Kavetas

Área de perecibles rojas y amarillas Área de no perecibles celestes y grises Área de frutas y legumbres azules y plomas

Las kavetas plásticas con el producto se apilan sobre pallets. Una vez todos los productos se encuentran dentro de las kavetas y sobre los pallets, se procede a facturar. La factura incluye la siguiente información:

Producto.

Fecha de facturación / despacho.

Cantidad de producto.

2. Armado de pedidos y facturación:

Los productos facturados listos para su despacho que corresponden a un pedido completo se almacenan en el área de despacho hasta que se proceda a cargar los camiones. El área de despacho cuenta con una cámara de congelación donde se mantienen los productos perecibles.

Una vez que el camión está listo para recibir los productos del

pedido completo, el responsable de despachos da la orden para que un montacargas meta la carga en el respectivo camión. Esta misma persona es la encargada de realizar la guía de embarque y entregarla al conductor del camión para que este a su vez, entregue al supervisor del contrato.

La guía de embarque contiene la siguiente información:

Productos enviados

Cantidad de productos enviados

Número de kavetas envidas clasificadas por colores

Lugar de destino

3. Transporte:

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Toda la carga es enviada en camiones propios que cuentan con un sistema de refrigeración (thermoking) instalado para

mantener una temperatura de 4 C, y de esta manera garantizar que el producto llegue en excelentes condiciones.”

Foto No. 9 Camión en zona de carga y despacho

4.


COCINA

La cocina se encuentra dividida en:

COCINA FRÍA:

Área de ensaladas

Área de frutas y jugos

55

Foto No. 10 Cocina fría área de ensaladas

(Herrera)

COCINA CALIENTE:

Área de cárnicos

Área de sopas

Área de salsas

Área de guarniciones

Área de cambros

Área de despacho y recepción de mercadería

Área de steward

ZONA DE ALMACENAMIENTO:

Bodega de secos

Cuarto de congelación

Cuarto frío productos mise en place

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Foto No. 11 Cuarto frío productos mise en place

(Herrera)

Cuarto frío lácteos

Cuarto frío frutas y legumbres

EQUIPAMIENTO: El área de cocina está bien equipada, cuenta con cocinas industriales, peladora de papas, mesones de trabajo, ducto de extracción de olores, licuadora industrial, licuadoras pequeñas, herramientas, batería de cocina, etc. En estas instalaciones se producen los almuerzos para cumplir con el servicio de comida transportada que también ofrece la empresa, pero en caso de requerirlo en este mismo lugar se realizará la producción de alimentos para los eventos. PANADERÍA – PASTELERÍA

La panadería-pastelería cuenta también con equipos modernos como hornos rotativos, cámaras leudantes, amasadoras industriales, porcionadoras de masa, licuadoras industriales, etc. Estas instalaciones funcionan en el día como pastelería y en la noche como panadería. Aquí se elaboran diariamente los panes y postres para los contratos de cocina industrial, que no disponen de panadería-pastelería en sus instalaciones.

57

Para almacenamiento existe una bodega para productos secos y un cuarto frío. Además se cuenta con una zona especial para despachos de productos elaborados.

Foto No. 12 zona despacho panadería

(Herrera)

Los requerimientos del nuevo servicio, en lo que respecta a

panes y postres, se elaborarán en estas instalaciones, ya que el personal que labora se encuentra capacitado para realizar productos de calidad.

OFICINAS STARMAX En la planta de Catering Service, también se encuentra

ubicada la empresa Starmax, que se encarga de la logística y mantenimiento de los vehículos y camiones de la empresa. Actualmente la flota de camiones de la empresa consta de 11 unidades, 2 pequeñas (2-3.5 toneladas), 1 mediana (7.5 toneladas) y 8 grandes (13 toneladas).

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OFICINAS ADMINISTRATIVAS La empresa también dispone de oficinas del personal

administrativo, donde funcionan los departamentos de: requisiciones, contabilidad, ventas y sistemas.

Junto a estas oficinas se ubicará la del nuevo departamento,

ya que para la realización de eventos se debe coordinar directamente con todas estas áreas detalladas anteriormente.

Considerando que el asistente operativo de eventos debe

realizar el control de los activos de operación, la bodega de dichos activos también se ubicará en la planta de Catering Service.

En caso de que el servicio de eventos se lo realice en las

instalaciones de las diferentes empresas donde se entrega el servicio de alimentación industrial, se trabajaría en las instalaciones (cocina) de la empresa que está contratando el servicio y se utilizaría el equipo, menaje, herramientas, etc que Catering Service provee a cada uno de los contratos.

3.2 Servicios 3.2.1 Servicio de alimentos y bebidas.-

Se ha definido la cantidad y tipo de recursos que se deben adquirir en base a los resultados de las encuestas realizadas y a los estudios de archivo realizados con los cuales se estableció la venta actual de eventos que tiene la empresa Catering Service.

En los resultados de las encuestas, se demuestra que los

servicios que contratan en mayor porcentaje los clientes son coffee breaks, almuerzos ejecutivos, desayunos ejecutivos y cocteles y que contratan estos eventos para menos de 100 pax.

En los datos obtenidos del estudio de archivo, el promedio de

asistentes a coffee breaks y cocteles es de 80 pax. En almuerzos de tipo plato servido es de 45 pax y de tipo buffet es de 105 pax. En desayunos el promedio es de 50 pax.

59

Recursos Se requiere la compra de vajilla, cristalería y cubertería para una base de 80 pax más un porcentaje adicional por concepto de roturas o bajas. La vajilla se comprará en diseños actuales. La cubertería será de acero inoxidable. Se adquirirá también mobiliario y mantelería para una base de 50 pax que es el promedio de servicios atendidos en eventos de tipo plato servido. En caso de que el número de personas sea mayor, se alquilaría la diferencia. El mobiliario se compone de mesas y caballetes con bases plegables para facilitar el transporte al sitio de realización del evento. Éstos serán elaborados por el personal de mantenimiento de la empresa. No se realiza la adquisición de sillas ya que la bodega de activos de operación que tiene la empresa actualmente, no es muy grande y no hay espacio suficiente para almacenarlas. Por esta razón, si se requieren sillas, se alquilarían.

El equipo o menaje de cocina se comprará sólo el que no se dispone en la empresa, como se explicó en el estudio técnico, se trabajará en la planta de Catering Service o en las instalaciones del contrato que requiera el servicio.

Cuadro No.1 Menaje a comprar

VAJILLA CRISTALERÍA CUBERTERÍA

60 platos soperos 108 vasos cristal 10 oz 108 tenedor entrada

108 platos base 108 copas de agua 108 tenedor trinchero

108 platos

trincheros

108 copas vino blanco 60 cuchara sopera

108 platos postre 108 copas vino tinto 108 cuchillo trinchero

108 platos de

entrada

108 copa champagne 108 cuchillo entrada

60 mantequilleros 108 copas multiuso 108 cuchara postre

60 platos para pan 84 copas sherbet 108 tenedor postre

60 tazas de café 5 jarras de cristal 60 cuchara café

60

60 platos de café 15 ceniceros 60 cuchara té

10 azucareras 108 cuchara helado

6 lecheras 200 cc 60 paleta mantequilla

Elaborado por: Mireya Herrera

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Cuadro No 2 Menaje, mantelería y mobiliario a comprar

EQUIPO/MENAJE COCINA MANTELERÍA MOBILIARIO

5 pinzas 10 manteles redondos 3 mts diámetro blancos 6 Mesas redondas 1.53 mt diámetro

patas plegables

8 cucharetas 20 cubremanteles redondos 1.90 mts diámetro 6 tableros 2.4 x 1 mt

2 cucharetas perforadas 16 caminos de mesa 2.30 x 0.40 mts 15 caballetes plegables

6 infiernillos completos 2 faldones 6 mts x 0.90 c/u blancos

6 bandejas ½ 4” 8 tiras de mantel rectangulares 3.5 x 1.5 mts blancos

6 bandejas ½ 2.5” 200 servilletas de tela

1 rechaud

4 cafeteras

6 paneras

6 salseras

6 jarras térmicas

6 hieleras

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3.2.2 Servicio de decoración

Según las encuestas realizadas, el 32% de los entrevistados contratan el servicio de montaje de salones, y un 14% requieren el servicio de decoración temática. Como este tipo de servicios adicionales variarán de acuerdo a lo que requiera el cliente, se realizará convenios con diferentes empresas que provean este servicio, como por ejemplo:

FLORES: Florería Fresas y chocolates www.fresasychocolates.com.ec Propietario Jorge Tapia

GLOBOS: I-taty eventos [email protected] Tatiana Niaupari

VARIOS DECORACIÓN: Fantasías Vera www.fantasíasvera.com Av. El Inca E7-74 diagonal al colegio de América

3.2.3 Servicio de música y ambientación

Según resultados de la encuesta realizada, un 14% de los encuestados requieren el servicio de escenarios y música para sus eventos. Se lo manejará también con convenios a otros proveedores de este tipo de servicio.

ÉXODOS CD MOVIL 2555412 Fernández de Recalde y Av. La Gasca

3.2.4 Servicio de equipos audiovisuales

La empresa dispone de computadoras portátiles y proyectores de imágenes para ofrecer este servicio a los clientes.

mailto:[email protected]

http://www.fantasíasvera.com/

63

3.3 Prestación del servicio El montaje del salón, la mantelería y el set up por persona,

dependerá del tipo de servicio que hayan contratado. Respetando siempre las normas de etiqueta, protocolo y servicio establecidas para cada tipo de evento.

En los contratos de prestación de servicios firmados, en los

que la empresa se compromete a entregar el servicio de alimentación industrial, se estipula que Catering Service está obligada a atender los eventos que la empresa contratante requiera. Estos eventos, se respaldan con una solicitud escrita del servicio, normalmente es un correo electrónico y el cobro se lo realiza a fin de mes junto con la factura mensual de los servicios regulares de alimentación industrial. En este caso no se requiere de la realización de un nuevo contrato. Sin embargo, como a mediano plazo se empezará a ofertar el servicio a clientes externos, luego de presentar al usuario las cotizaciones respectivas y confirmar el tipo de servicio que requiere, se realizará un contrato donde las dos partes involucradas; prestador de servicio y contratante, se comprometen y se hacen responsables, la una de cancelar el valor total del servicio contratado y la otra del cumplimiento del servicio según lo solicitado por el cliente. En este contrato se incluirán todos los detalles del evento a realizarse como: fecha y hora del servicio, tipo de menú contratado, servicios adicionales, entre otros. Además se especificarán penalidades que definirán responsables en caso de que surja alguna inconformidad. (Ver ANEXO 2)

64

CAPÍTULO IV

4. ESTUDIO ORGANIZACIONAL

4.1 Catering Service

LOGO DE LA EMPRESA

Logo No. 5 Logo Catering Service

Fuente: Archivo Publicidad Catering Service

Explicación: Es el signo gráfico de Catering Service. Viene a ser el pilar de toda la identidad visual que la identifica y diferencia en el medio.

Práctico: Es capaz de ser impreso en varios soportes y en varios tamaños. Goza de legibilidad y pregnancia.

Recordable: Es fácil de asimilar. Además, gracias a su

presencia en el mercado durante tanto tiempo, se hace amigable al público y fiable.

Sencillo: Limpio y práctico, es flexible para ajustarlos sobre cualquier imagen visual.

65

Evolutivo: Durante el tiempo que ha estado en el mercado, ha evolucionado para ser sencillo pero con una gran imponencia visual.

Para el nuevo servicio que ofrecerá la empresa, no se requiere la creación de otro logo, por lo que se utilizará la misma marca por encontrarse posicionada en el mercado.

4.1.1 Ubicación

La empresa Catering Service está ubicada en la provincia de

Pichincha, en la ciudad de Quito, en las calles Isaac Albéniz E3-78 y Mozart, al norte de la ciudad.

Croquis No.1 Ciudad de Quito (Ubicación Catering Service)

Fuente: www.googleearth.com

http://www.googleearth.com/

66

4.1.2 Misión y Visión

En el año 2010 se definió en la reunión de planificación estratégica, la misión y visión del grupo Hanaska, estas se utilizarán para todas las empresas que son parte del consorcio:

“MISIÓN: Marcar una diferencia en nuestros clientes brindando productos y servicios de alta calidad por medio de un grupo de trabajo líder e innovador. VISIÓN: Llegar a todos los sectores en los que estamos, del mercado nacional e internacional, transformando la vida de nuestros clientes, colaboradores y creando un impacto favorable en las comunidades en que estamos presentes.”15

4.1.3 Valores Corporativos

Los valores de Catering Service se resumen en:

Respeto

Integridad

Colaboración

o Respeto.- El valor del respeto direccionado hacia los

colaboradores de cada área, hacia los compañeros y en especial hacia el cliente al entregar un servicio de primera calidad.

o Integridad.- Honradez y rectitud en el proceder como empresa, con sus proveedores, con sus colabores y con sus clientes.

o Colaboración.- Trabajar en equipo en una misma tarea

que es entregar un servicio de calidad al cliente, logrando así el principal objetivo, que es hacer que la empresa sea la mejor del país.

15

Manual del Empleado, Catering Service, DHO, pag. 24, 2010

67

4.1.4 Políticas

Cristina Lara, Gerente de DHO16, manifiesta que en la empresa no se manejan varias políticas, sino una sola que es la política integrada de calidad en todo el consorcio, que abarca todo lo que la empresa representa:

POLÍTICA INTEGRADA DE CALIDAD “Somos una empresa de provisión de servicios de alimentación y hotelería con procesos estandarizados, enmarcados en las leyes nacionales, normas ISO 22000, medio ambientales, de seguridad industrial y de salud, alineados a los conceptos de responsabilidad social empresarial y mejoramiento continuo” En esta política se resume la responsabilidad de todas las

empresas que forman parte del grupo Hanaska por entregar un producto de óptima calidad a sus clientes, siempre preocupados por la conservación del medio ambiente, preocupados también por la seguridad de sus empleados, y a su vez, conscientes de lo importante que es aportar al mejoramiento de la sociedad.

4.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL17

4.2. 1 Organigrama General

El organigrama general de la empresa es de tipo lineal o simple. Aquí están demostrados los principios de unidad de mando y disciplina de la organización. La comunicación, las instrucciones, fluyen desde los niveles superiores hasta los más bajos. Cada jefe tiene personas a su cargo, las mismas que tienen a otros colaboradores bajo su mando, se tiene un sólo jefe inmediato, al cual se le reportan todas las novedades, resultados y cotingencias relacionados con el trabajo que realizan.

16

Gerente de Desarrollo Humano y Organizacional 17

Organigramas funciones DHO Catering Service

68

Gráfico No.1 Organigrama general

Tomado de Manual de Funciones DHO Catering Service Gerencia General 2009

69

4.2.2 Organigrama Departamento de Operaciones Gráfico No. 2 Organigrama departamento de Operaciones

Tomado de Manual de Funciones DHO Catering Service Gerencia de Operaciones 2009

En este organigrama constan los cargos involucrados en el funcionamiento del departamento de operaciones. Al igual que el organigrama anterior, es de tipo lineal o simple.

70

4.2.2.1 Detalle de funciones

A continuación se detallan las funciones que desempeña el personal que se incluye en el organigrama de operaciones. Para esto se utilizan fichas18, donde se describen los diferentes requerimientos que tiene cada cargo y que son proporcionados por el departamento de DHO de la empresa:

- Objetivo del cargo.

- Principales actividades del cargo.

- Características secundarias del cargo.

- Generalidades.

- Conocimientos académicos.

- Requerimientos de experiencia.

GERENTE DE OPERACIONES.-

CARGO: GERENTE DE OPERACIONES

SUPERVISADO POR (cargo): Gerencia General

DEPARTAMENTO: OPERACIONES

SUPERVISA A (cargos): Subgerente de

operaciones, Asistente ,Jefes Operativos, Chef Ejecutivo, Jefe de costos, Chef Pastelera – Panadera, Nutricionista General y Jefe de Ventas

Objetivo del cargo

Cumplir los objetivos del departamento de operaciones y de la empresa

18 Manual de funciones DHO Catering Service

71

Principales actividades del cargo:

Supervisar que todas las personas del departamento de operaciones cumplan sus

responsabilidades y funciones. Controlar los costos de materia prima, mano de obra y otros que formen parte de la

operación de los contratos. Coordinar con los demás departamentos de la empresa el adecuado apoyo a la

operación. Apoyar al departamento de operaciones con decisiones que permitan brindar un

excelente servicio al cliente. Garantizar que el departamento de operaciones provea de una alimentación inocua,

balanceada y de buena calidad. Crear una cultura en el departamento de que el cliente es lo más importante. Mantener una adecuada comunicación con el cliente. Crear un ambiente adecuado de trabajo dentro de los diferentes departamentos

asignados a controlar. Preparar las propuestas económicas de las diferentes licitaciones u ofertas que la

jefatura de ventas realice. Mantener reuniones permanentes con el subgerente operativo, jefes operativos y jefes

de área. Evaluar mensualmente el desempeño de los jefes operativos.

CARACTERÍSTICAS SECUNDARIAS DEL CARGO

Condiciones de trabajo del cargo

Su trabajo implica atención al público X No tiene ningún riesgo físico durante el trabajo

Trabaja en atención al público o personal interno

X Tiene riesgo físico moderado durante el trabajo

X

Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina

Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo

Su trabajo lo realiza a la intemperie Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse

X

Generalidades Género: hombre

Mujer indiferente x

Debe viajar o movilizarse:

Dentro de la ciudad: Si Frecuencia: Mensual

Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Bi Mensual

72

Conocimientos académicos

Educación formal Capacitación

Titulo: BS19

en Administración de Empresas Cursos de BPM

Ing. Alimentos, Ing. Adm. Hotelera o afines Calidad, RRHH

Seguridad Industrial

Requerimientos de experiencia

Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un año: __ Otro: 7años

Tipo de Experiencia: En empresas similares: Si _x__ No ___ En cargos similares: Si _x__ No ___

Experiencia en programas informáticos: Si _x__ No ___ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: Si ___ No _x__ Especifique: __________________________

JEFE DE COSTOS

Identificación del cargo: CARGO: JEFE DE COSTOS Y REQUISICIONES

SUPERVISADO POR (cargo): Gerente de Operaciones

DEPARTAMENTO: COSTOS Y REQUISICIONES

SUPERVISA A (cargos): Asistentes y Digitadores de Requisiciones

Objetivo del cargo

Mantener los costos de cada contrato autorizados por la Gerencia de Operaciones, por medio del control diario de cada pedido.

19

Bachelor of Science

73

Funciones esenciales

Controlar que los costos de los contratos se mantengan dentro del rango autorizado.

Principales actividades del cargo

Crear clientes nuevos de la Sierra y Oriente.

Realizar la parametrización de clientes nuevos.

Costear pedidos base nuevos para contratos del Oriente.

Costear pedidos de suministros nuevos.

Controlar semanalmente los promedios de servicios enviados al Oriente.

Controlar semanalmente los costos por contrato.

Realizar la modificación semanal de menús fuera del costo aprobado.

Revisar y aprobar los pedidos base semanales de contratos del Oriente.

Controlar costos de festivales mensuales entregados por los Jefes Operativos.

Controlar la facturación extra de contratos del Oriente.

Realizar reporte de costos mensual de colegios a Jefe Operativo de colegios.

Reportar costos mensual de Crecult a Contabilidad y a la Asistente de Crecult.

Realizar reporte de costos mensual de Frozen Tropic a Contabilidad.

Hacer la inducción a personal nuevo que Recursos Humanos solicite.

RESPONSABILIDADES:

Manejo adecuado de información confidencial.

Manejo del personal del departamento.

Estar a cargo de la organización y distribución del trabajo al personal del departamento.

CARACTERÍSTICAS SECUNDARIAS DEL CARGO Condiciones de trabajo del cargo

Su trabajo implica atención al público No tiene ningún riesgo físico durante el trabajo

x


x Tiene riesgo físico moderado durante el trabajo


Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse

Su trabajo lo realiza a la intemperie Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo

74


mujer Indiferente x


Dentro de la ciudad: No Frecuencia:

Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Previa programación



Superior: Administración Hotelera Conocimientos administrativos generales

Gastronomía

Costos hoteleros

Manejo de inventarios

Sistemas de Control de Materia Prima

Requerimientos de experiencia Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un año: ___ Otro: _5 años__

Tipo de Experiencia: En empresas similares: Si __x_ No ___ En cargos similares: Si _x__ No ___

Experiencia en programas informáticos: Si _x__ No ___ Especifique: Office Experiencia en equipos o maquinarias: Si __ No _x__ Especifique:

75

ASISTENTE DE OPERACIONES Identificación del cargo:

CARGO: ASISTENTE DE OPERACIONES

SUPERVISADO POR (cargo): Gerente de

Operaciones

DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISA A (cargos): n/a

Objetivo del cargo

Asistir a la gerencia en actividades relacionadas con coordinación y envío de información, activos, insumos y otros relacionados con los contratos y servicios prestados, y registro contable de facturación para control interno.


Contactar con proveedores para abastecimiento de menaje. Cotizar equipos de cocina y menaje según el requerimiento de los contratos. Coordinar compras con logística y la entrega con los proveedores. Realizar la compra de suministros de oficina e imprenta para contratos. Enviar los pagos a proveedores de contratos. Realizar la compra y revisión de las adquisiciones de menaje, cocina y camarería

para abastecimiento y reposición. Hacer el envío de los insumos menaje, cocina y mantelería para cada uno de los

contratos. Revisar los inventarios de cada contrato. En caso de devolución de insumos, enviar un inventario actualizado para la

revisión respectiva coincidiendo la cantidad indicada en el inventario con la que será devuelta.

Enviar fondos rotativos a contratos y Jefes Operativos, coordinar el envío con logística y bodegas según horarios de despacho.

Revisar facturas de proveedores de contratos y de compras. Revisar el detalle de cajas entregadas por los contratos. Consumo de gas:

o Controlar el consumo diario de gas por los contratos. o Registrar el consumo en el sistema y verificar que el valor no exceda el

consumo permitido. o Autorizar los valores y enviar a Contabilidad las facturas para emisión de

cheques para el pago respectivo. Revisar los gastos semanales generados por cada contrato, realizar la reposición

y envío con memo en efectivo. Revisar menaje de devolución realizado por los contratos. Enviar mensajería requerida por la Gerencia a clientes y proveedores. Archivar memos enviados y controlar que estén firmados como respaldo.

76





X





Mujer indiferente x



Fuera de la ciudad: No Frecuencia:



Administración de Empresas Manejo de Office

Contador Negociación con proveedores

Comunicación efectiva


Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un año: __ Otro: 2años


Experiencia en programas informáticos: Si _x__ No ___ Especifique: Office, Outlook Experiencia en equipos o maquinarias: Si ___ No _x__ Especifique: __________________________

77

CHEFF EJECUTIVO Identificación del cargo:

CARGO: CHEF


Operaciones

DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISA A (cargos): Personal de Cocina

Objetivo del cargo

Supervisar, coordinar y capacitar para que el personal de cocina cumpla con los estándares de calidad de la empresa.


Elaboración de menús variados. Elaboración y revisión de recetas actuales y nuevas recetas. Capacitación en técnicas gastronómicas a los jefes de partida. Auditorías de trabajo a las diferentes cocinas. Coordinar la correcta realización de los buffets y festivales. Informe quincenal de actividades realizadas durante la jornada, problemas

encontrados, soluciones y finalmente plan de actividades.





X




78


Mujer indiferente x


Dentro de la ciudad: Si Frecuencia: Semanal

Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Trimestral



Titulo en : Gastronomía Conocimientos en sistemas de manipulación de alimentos y almacenamiento

Manejo de recetas, conocimiento de cocina

HCCP


Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un año: __ Otro: __3 años__


Experiencia en programas informáticos: Si _x__ No ___ Especifique: Office Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x__ No ___ Especifique: cocina, planchas, horno

PASTRY CHEF Identificación del cargo:

CARGO: CHEF PANADERIA / PASTELERIA

SUPERVISADO POR (cargo): Gerente

Operaciones

DEPARTAMENTO: MEGAPAN

SUPERVISA A (cargos): Todo el personal de panadería y pastelería

79

Objetivo del cargo

Supervisar, coordinar y capacitar para que el personal de panadería / pastelería cumpla con los estándares de calidad de la empresa


Controlar la calidad, presentación y tamaño (gramaje) del producto. Controlar los despachos de los productos. Controlar que el producto se los despache bien embalado. Supervisar el trabajo de todo el equipo asignado. Controlar el horario y asistencia diaria del personal. Controlar y hacer cumplir las normas de higiene en todas las áreas de

panadería / pastelería. Cumplir y hacer cumplir los procedimientos y responsabilidades de cada cargo

del personal. Reportar sobre el funcionamiento, problemas y necesidades de los equipos. Controlar que se cumpla el horario de despacho de los productos. Controlar que todo el personal este perfectamente uniformado e higiénicamente

presentado. Reportar semanalmente al departamento de requisiciones los sobrantes en

stock. Controlar mensualmente los inventarios físicos tanto de menaje como de

equipos. Mantener un contacto diario con los jefes operativos para realizar un

seguimiento de la calidad de los postres. Reportar a RRHH cualquier problema con respecto al personal. Controlar que se prepare los productos de acuerdo a las recetas. Revisar que las recetas estándar estén bien hechas. Controlar que las bandejas (latas) y todo menaje que se envíe a los contratos

retorne a Megapan. Realizar nuevas recetas. Elaborar postres para eventos especiales. Realizar encuestas trimestrales a los jefes operativos de la calidad del producto

y servicio. Capacitar al personal de pastelería y panadería.


Su trabajo implica atención al público x No tiene ningún riesgo físico durante el trabajo

x


Tiene riesgo físico moderado durante el trabajo



80


x


Mujer Indiferente X



Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Mensual


Educación formal Capacitación Chef Ejecutivo Costos y elaboración de menús

Especializado en Pastelería y Panadería


Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un año: _x_ Otro: ____

Tipo de Experiencia: En empresas similares: Si _x_ No ___ En cargos similares: Si _x_ No ___

Experiencia en programas informáticos: Si _x_ No ___ Especifique: Office, Foxpro Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x_ No ___ Especifique: equipo de panadería y pastelería

SOUZ CHEF Identificación del cargo:

CARGO: SOUS CHEF

SUPERVISADO POR (cargo): Chef Ejecutivo

DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISA A (cargos): Personal de cocina

81

Objetivo del cargo

Supervisar, coordinar y capacitar para que el personal de cocina cumpla con los estándares de calidad de la empresa.


Elaboración de menús variados. Capacitación en técnicas gastronómicas a los jefes de partida, ayudantes de

cocina. Auditorías de trabajo a las diferentes cocinas. Coordinar la correcta realización de los bufet y festivales. Informe quincenal de actividades realizadas durante la jornada, problemas

encontrados, soluciones y finalmente plan de actividades. Estar diariamente trabajando en la cocina capacitando al personal de forma

práctica, corrigiendo errores y enseñando técnicas nuevas. Controlar y revisar que se cumpla a cabalidad el menú pre-establecido. Encargarse de la correcta realización de los bufet y festivales. Realizar y variar el menú de bocaditos.





X


X Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo



mujer indiferente x



Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Trimestral

82



Titulo en : Gastronomía Conocimientos en sistemas de manipulación de alimentos y almacenamiento

Manejo de recetas, conocimiento de cocina.

HCCP


Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un año: __ Otro: 3 años


Experiencia en programas informáticos: Si _x__ No ___ Especifique: Office Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x__ No ___ Especifique: cocina, planchas, horno

NUTRICIONISTA GENERAL

Identificación del cargo:

CARGO: NUTRICIONISTA


Operaciones

DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISA A (cargos): Jefes Operativos / Supervisores

Objetivo del cargo

Programar menús balanceados y nutricionalmente equilibrados para todos los clientes, garantizando bienestar y salud a nuestra cadena de valor en el servicio.

83


Elaboración de menús que sean equilibrados y balanceados para ser aprobados por el cliente.

Controlar que los menús sean saludables. Reportar a Gerencia Operativa las novedades de cada visita. Orientar y capacitar al cliente en temas de nutrición.

CARACTERISTÍCAS SECUNDARIAS DEL CARGO Condiciones de trabajo del cargo




X





mujer indiferente x


Dentro de la ciudad: Si Frecuencia: Semestral

Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Semestral


Educación formal Capacitación Titulo en: Lic. Nutrición / Administración Hotelera /

Conocimientos en sistemas de manipulación de alimentos y almacenamiento

Ingeniería en Alimentos y Bebidas

Manejo de recetas, conocimiento de cocina.

84


Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un año: __ Otro: 2 -3 años


Experiencia en programas informáticos: Si _x __ No ___ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: Si ___ No _x_ Especifique: __________________________

JEFES OPERATIVOS


CARGO: JEFE OPERATIVO SUPERVISADO POR (cargo): Gerente de

Operaciones / Sub Gerente Operaciones

DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISA A (cargos): Supervisores y Jefe de Partida

Objetivo del cargo:

Garantizar el funcionamiento operativo, brindando al cliente un servicio que cumpla con los procedimientos y estándares de integridad de los alimentos, seguridad industrial y satisfacción del cliente establecido por la empresa, y los requerimientos específicos de cada cliente.


85

Responsabilizarse completamente del servicio prestado al cliente. Supervisar a los Supervisores y Jefes de Partida que cumplan sus responsabilidades y

funciones. Coordinar con los supervisores de operaciones para el cumplimiento de los

procedimientos establecidos. Cumplir con los objetivos del departamento de operaciones. Coordinar con el departamento de requisiciones aumentos y disminuciones de servicios. Reportar semanalmente los informes de evaluación de calidad de los productos recibidos

en cada punto de servicio. Controlar los costos de inventario de cada cliente. Realizar visitas permanentes al cliente según el cronograma establecido. Garantizar que exista un adecuado ambiente laboral en cada contrato. Coordinar la solución de problemas mayores (aquellos que tengan una incidencia directa

con costos) con la gerencia de operaciones. Programar eventos especiales para el cliente (festivales mensuales o fechas especiales). Dictar cursos de motivación y capacitación a los supervisores de operaciones. Citar una vez cada quince días a reuniones de trabajo con los supervisores de

operaciones. Coordinar aperturas de nuevos contratos que se encuentren en la zona asignada. Revisar con el chef los cambios en los menús. Realizar auditorías mensuales de calidad a todos los contratos según el formato

entregado por el departamento de calidad. Verificar y velar por la adecuada implementación de Buenas Prácticas de Manufactura y

procesos que aseguren la integridad de los alimentos servidos en sus contratos. Realizar auditorías mensuales de seguridad industrial a todos los contratos según formato

entregado. Verificar y velar por el cumplimiento de normas de seguridad industrial para asegurar que

se minimicen los riesgos de accidentes en los contratos. Entregar las actas de reuniones de subcomités o responsables de seguridad industrial de

sus contratos. Implementar y supervisar que la documentación de cada contrato se encuentra

actualizada y ordenada. Coordinar con los demás departamentos involucrados la logística de los eventos

especiales. Supervisar personalmente los eventos especiales (festivales, cenas, etc).




Tiene riesgo físico moderado durante el trabajo

X




X

86


mujer indiferente x



Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Semanal


Educación formal Capacitación Titulo en : Administración Hotelera, Ing. Alimentos

Conocimientos en sistemas de manipulación de alimentos y almacenamiento

y Bebidas Manejo de recetas, conocimiento de cocina.




Experiencia en programas informáticos: Si _x__ No ___ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x__ No ___ Especifique: cocina, plancha, horno

SUPERVISORES CONTRATOS


CARGO: SUPERVISOR

SUPERVISADO POR (cargo): Jefe Operativo

DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISA A (cargos): Personal de Cocina

87

Objetivo del cargo

Garantizar diariamente que los productos que se procesan cumplan los estándares de calidad e inocuidad, ofreciendo un servicio ágil y amable.

Velar por la seguridad y salud de los empleados a su cargo.


Controlar la calidad y cantidad del producto recibido.

Controlar y hacer cumplir los procesos de Buenas Prácticas de Manufactura, que incluyen: higiene del personal, almacenamiento adecuado, limpieza y desinfección, uso de químicos, control de tiempos y temperaturas, calibración de termómetros, procesos de producción establecidos, etc.

Mantener los registros correspondientes que respalden la implementación de Buenas Prácticas de Manufactura.

Vigilar la inocuidad, salubridad y calidad del producto terminado.

Coordinar la inducción y entrenamiento del personal nuevo y controlar su cumplimiento.

Coordinar las fechas de exámenes médicos para el personal nuevo y controlar su cumplimiento.

Estar presente al momento del inicio de las operaciones de las actividades diarias.

Controlar el horario y asistencia diaria del personal.

Cumplir y hacer cumplir los procedimientos y responsabilidades de cada cargo del personal.

Reportar sobre el funcionamiento, problemas y necesidades del servicio.

Controlar que se cumpla el horario de comida establecidos por el cliente.

Controlar que todo el personal este perfectamente uniformado e higiénicamente presentado.

Reportar semanalmente los servicios entregados (jueves).

Reportar cualquier aumento en los servicios inmediatamente.

Reportar semanalmente los sobrantes en stock.

Controlar el registro de firmas del cliente.

Controlar semanalmente inventarios físicos.

Mantener un contacto diario con el cliente.

Supervisar que el servicio sea amable y ágil.

Reportar cualquier problema con respecto al personal.

Controlar que se prepare la comida de acuerdo a las recetas.

Controlar y hacer cumplir los procesos de Seguridad Industrial. Dirigir reuniones mensuales de los subcomités de seguridad industrial y entregar el acta

correspondiente con las novedades que podrían afectar la seguridad de los trabajadores.





X



88



mujer Indiferente x


Dentro de la ciudad: Si Frecuencia: Diariamente

Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Diariamente


Educación formal Capacitación Titulo en : Administración Hotelera,

Ing. Alimentos Conocimientos en sistemas de manipulación de alimentos y almacenamiento

y Bebidas Manejo de recetas, conocimiento de cocina.





JEFE DE PARTIDA


CARGO: JEFE DE PARTIDA

SUPERVISADO POR (cargo): Supervisor

DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISA A (cargos): Cocinero

89

Objetivo del cargo

Planear, seleccionar, capacitar, supervisar y coordinar el trabajo en las áreas de cocina, garantizando la calidad de los productos, procesos y estándares de seguridad alimentaría establecidos para la completa satisfacción del cliente.


Asegurar la conservación de la materia prima e higiene de producto terminado. Coordinar las labores del personal a su cargo. Coordinar el stock de las materias primas de acuerdo a las necesidades del servicio. Velar por el buen manejo de los equipos a su cargo. Informar permanentemente cualquier desperfecto en su equipo de trabajo. Programar turnos del personal a su cargo. Realizar el control disciplinario del personal a su cargo. Entrenar al personal a su cargo. Participar en las actividades de salud ocupacional de la empresa.





X





Mujer indiferente x




90


Educación formal Capacitación Titulo : Bachiller de preferencia estudios superiores

Técnicas en cocina nacional e internacional

Especializados en Gastronomía. Dominar las técnicas de preparación y servicio de alimentos, manejo de costos, manejo administrativo de personal.


SERVICIOS VARIOS


CARGO: SERVICIOS VARIOS

SUPERVISADO POR (cargo): Supervisor y Jefe de Partida

DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISA A (cargos): n/a

Objetivo del cargo

Mantener limpias y organizadas todas las áreas asignadas y apoyar en trabajos sencillos en cocina.



Experiencia en programas informáticos: Si ___ No _x__ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x__ No ___ Especifique: cocina, plancha, horno

91


Realizar la limpieza. Elaborar los jugos. Picar la fruta. Apoyar en el servicio.


Su trabajo implica atención al público x No tiene ningún riesgo físico durante el trabajo



x



x


x


mujer indiferente x


Dentro de la ciudad: Si Frecuencia: Diaria



Educación formal Capacitación Secundaria Cursos de Gastronomía

Manipulación de alimentos


92

Tiempo de Experiencia: Tres meses: _x_ Seis meses: ___ Un año: __ Otro: ____

Tipo de Experiencia: En empresas similares: Si ___ No _x_ En cargos similares: Si _x_ No ___

Experiencia en programas informáticos: Si ___ No _x_ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: Si ___ No _x_ Especifique: __________________________

93

CAPÍTULO V

5. PROCESO DE DESARROLLO DEL EVENTO

94

INICIO

PEDIDO

RECEPCIÓN DE PEDIDO

COTIZACIÓN

APROBACIÓN DEL CLIENTE

PEDIDO ABODEGA

MATERIA PRIMA

NECESARIA

EXISTE

PEDIDO A COMPRAS

PEDIDO APROVEEDOR

DESPACHO

RECEPCIÓNPEDIDO

DESPACHO PRODUCTO A

CONTRATO

PROCESO DE PRODUCCIÓN

SALIDA DE PRODUCTO TERMINADO

ENTREGA Y SERVICIO

AL CLIENTE

TERMINO EVENTO

FACTURA

COBRO

FIN

PEDIDO A REQUISICIONES

PEDIDO VAJILLA

PEDIDO DHO

5.1 Diagrama de flujo del desarrollo actual de eventos: Gráfico No. 3 Diagrama de flujo desarrollo actual eventos


95

5.1.1 Descripción

La empresa realiza eventos de la siguiente manera:

1. El cliente hace un pedido al supervisor a cargo cuando requiere algún servicio adicional al que se entrega diariamente. Seguidamente, el supervisor entrega el pedido al jefe operativo de su área.

2. Una vez que el jefe operativo tiene la solicitud del evento se procede con la cotización. Para esto se consideran los costos de alimentación, servicio, vajilla, transporte, y todo lo que el evento requiera. Con esta información se dirige a la gerencia de operaciones para definir el porcentaje de ganancia y el precio que deberá pagar el cliente. Al tener esta aprobación, se envía la cotización.

3. Una vez que el cliente acepta el precio establecido, el jefe operativo se encarga de organizar todo.

4. Como siguiente paso se entrega la información al departamento de requisiciones para que se registre el pedido de materia prima, para el despacho en el sistema. Para esto se utiliza el formato de eventos (ANEXO 3). La información la envía al jefe de costos quien revisa que el pedido esté bien costeado y lo entrega para el proceso a requisiciones. El jefe de facturación es quien se encargará luego de emitir la factura correspondiente.

5. Seguidamente, requisiciones envía el pedido a la bodega, allí se revisa si existe la materia prima necesaria. En caso de que no se disponga, se realiza el pedido a compras, este departamento solicita al proveedor, éste entrega el producto, se recibe en bodega y luego se despacha para cumplir con el contrato. En caso de disponer de la materia prima se envía inmediatamente.

6. Luego, se entrega a la asistente de la gerencia de operaciones el listado de todo el menaje y decoración para el alquiler respectivo en caso de ser necesario (se dispone de un stock de vajilla, mantelería y decoración). Cuando está completo el pedido, se envía al contrato.

96

7. Se solicita a DHO que contrate trabajadores eventuales que

se requiera ya sea para servicio o para cocina, se puede también trabajar con el personal que trabaja a diario en el servicio, en caso de que el evento no se cruce con su horario normal, si es así; se cancela un rubro adicional para personal eventual. Los trabajadores se hacen cargo de la producción del evento.

8. Una vez despachada la materia prima, el menaje y con el personal completo, se empieza con la producción del evento. Esto implica preparación de menú y montaje de salones.

9. Cuando está todo listo, se sirve el evento. Se entrega el servicio desde el inicio hasta el final del evento.

10. Al término del evento, se solicita la factura al contador de catering y se procede al cobro.

5.2 Organigrama de Operaciones con el servicio de catering incorporado

Se incluye en el organigrama los dos cargos que se crearán

para el nuevo departamento, en dependencia directa de la gerencia de operaciones:

Coordinador de eventos.

Asistente operativo eventos.

97

Gráfico No. 4 Organigrama departamento de operaciones con servicio de eventos incluido


5.2.1 Detalle de funciones nuevos cargos: Manual de funciones de los nuevos cargos: COORDINADOR EVENTOS


CARGO: COORDINADOR EVENTOS SUPERVISADO POR (cargo): Gerente de

Operaciones / Sub Gerente Operaciones

DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISA A (cargos): Asistente operativo/eventuales

98

Objetivo del cargo:

Garantizar el funcionamiento operativo de los diferentes eventos, brindando al cliente un servicio que cumpla con los procedimientos y estándares de integridad de los alimentos, seguridad industrial y satisfacción del cliente, cumpliendo además con los lineamientos presupuestales establecidos por la empresa.


Configurar y ofrecer un producto (activos, recurso humano y productos terminados) que cumplan las expectativas de la demanda.

Definir de acuerdo a los eventos confirmados las necesidades de personal extra. Determinar inventario de equipos y activos de operación para cada evento. Definir los parámetros de consumo mensual de suministros clientes, aseo, papelería

e impresos de su área. Definir e implantar estándares de desempeño del personal. Definir e implantar estándares de servicio. Seguimiento de la facturación de cada evento. Recopilar y argumentar recomendaciones que apunten al mejoramiento de

información con otras áreas (sistemas, requisiciones, bodegas, compras, logística). Diagnosticar y evaluar de acuerdo a las expectativas del mercado, la dotación de

activos de operación y menaje. Argumentar las inversiones necesarias y presentarlas a la gerencia de operaciones.

Planificar menús para los diferentes tipos de eventos, de acuerdo a las condiciones del mercado, esto incluye configuración del producto, descriptivo de preparación, receta estándar y determinación de precios que será parte fundamental del control de calidad.

Evaluar el producto y precios de manera continua y dinámica según las variables del mercado, expectativas del cliente y el marco competitivo, evaluación a realizarse trimestralmente.

Analizar y evaluar resultados de los sistemas de evaluación de satisfacción de servicio y calidad del producto por parte del cliente.

Implementar un control de roturas y pérdidas de material en la realización de eventos. Realizar un análisis estadístico trimestral de venta donde se incluyan variables tales

como: personas atendidas, consumo promedios de alimentos y bebidas, tipo de consumidor, índice de popularidad de platos, tipo de evento y servicio.

Entrenar y capacitar al personal para asegurar su desempeño. Coordinar y controlar los recursos eficientemente.





X




X

99


mujer indiferente x

Debe viajar o movilizarse: Si


Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Semanal


Educación formal Capacitación Titulo en : Administración Hotelera,

Ing. Alimentos Conocimientos en sistemas de manipulación de alimentos y almacenamiento.

y Bebidas Manejo de recetas, conocimiento de cocina. Manejo de inventarios Organización de eventos, etiqueta y protocolo




Experiencia en programas informáticos: Si _x__ No ___ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x__ No ___ Especifique: cocina, plancha, horno

ASISTENTE OPERATIVO EVENTOS


CARGO: ASISTENTE OPERATIVO EVENTOS

SUPERVISADO POR (cargo): Coordinador Eventos

DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISA A (cargos): Eventuales

100

Objetivo del cargo

Apoyar en la organización y realización de eventos para garantizar que se cumplan los estándares de calidad e inocuidad, ofreciendo un servicio ágil y amable.


Control del libro de reservas.

Elaboración, envío y seguimiento de cotizaciones para clientes.

Atención e información vía telefónica.

Realizar requisición de productos de materia prima a requisiciones.

Controlar el horario y asistencia del personal eventual.

Asistir al coordinador en la realización de eventos.

Reportar sobre el funcionamiento, problemas y necesidades del servicio durante el evento.

Controlar que todo el personal este perfectamente uniformado e higiénicamente presentado.

Reportar semanalmente los sobrantes en stock.

Cumplir con los controles de ingresos y salidas de activos de operación a su cargo.

Controlar semanalmente inventarios físicos de cristalería, cubertería, loza, utensilios de cocina y blancos.

Reportar semanalmente faltantes o bajas del inventario de la bodega de activos de operación.

Supervisar que el servicio en el evento sea amable y ágil.

Reportar cualquier problema con respecto al personal.

Controlar al término de cada evento, que todo quede organizado, en caso de que hayan alquileres devueltos al proveedor, y en caso de que se haya utilizado activos propios de la empresa, devueltos a la bodega.





X




X

101


x mujer Indiferente



Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Eventualmente


Educación formal Capacitación Titulo en : Administración

Hotelera Conocimientos en sistemas de control de inventarios, manipulación de alimentos y almacenamiento.

Manejo de recetas, conocimiento de cocina. Manejo de archivos.





102

5.3 Diagrama de flujo con el nuevo departamento Grafico No. 5 Diagrama de flujo con nuevo departamento de eventos

El


NO

SI

NO

SI

SI SI

NO

NO

INICIO

PEDIDO

RECEPCIÓN DE PEDIDO

COTIZACIÓN

APROBACIÓN DEL CLIENTE

PEDIDO ABODEGA

MATERIA PRIMA

NECESARIA

PEDIDO A COMPRAS

PEDIDO APROVEEDOR

DESPACHO

RECEPCIÓNPEDIDO

DESPACHO PRODUCTO A

CONTRATO

PRODUCCIÓN

SALIDA DE PRODUCTO TERMINADO

ENTREGA Y SERVICIO

AL CLIENTE

TERMINO EVENTO

FACTURA

COBRO

FIN

REQUISICIÓN

VAJILLA Y DECORACIÓN

CONTRATACIÓN PERSONAL

EVALUACIONDELEVENTO

CONTRATO

CLIENTECOC.IND

EXISTE

FORMATO DE REQUERIMIENTO

PEDIDO A REQUISICIONES

PRODUCTO NECESARIO

EXISTE

ALQUILER VAJILLA OCOMPRA

DECORACIÓN

NECESARIOCONTRATACIÓN

EVENTUALES

SUPERVISIÓN

SUPERVISIÓN

103

5.3.1 DESCRIPCIÓN El nuevo proceso de realización de eventos se efectuará de la siguiente manera:

1. El cliente que desee el servicio, deberá contactarse con el coordinador de eventos, para presentar el requerimiento, luego se le entregará la lista de sugerencias para que escoja la opción que más se adapte a sus requerimientos.

2. Cuando el cliente ha definido el servicio que requiere, el coordinador entregará al asistente operativo los datos necesarios para la elaboración de la cotización. El asistente operativo realizará la cotización y enviará al interesado.

3. Después que el cliente acepta, el coordinador de eventos determina el personal, vajilla y demás elementos que se requieran para la realización del evento.

4. Si no es un cliente de la empresa quién desea el servicio de eventos, se realizará la firma de un contrato con la empresa que lo requiera, se cobraría el porcentaje estipulado para proceder a iniciar con los preparativos y luego de esto se continúa con el procedimiento. Cuando son clientes de Catering se omite la firma de un contrato y el cobro de un anticipo para este servicio.

5. El coordinador de eventos entrega al asistente operativo lo que se requiere para la realización del contrato. El asistente operativo llena el formato de requerimiento para eventos y lo entrega a requisiciones, DHO y una copia para su control de la bodega de activos. Para esto, utiliza el nuevo formato de requerimiento de eventos (ver ANEXO 4).

6. Requisiciones envía el pedido a la bodega, allí se revisa si disponen de la materia prima, en caso de que no, se realiza el pedido a compras, para solicitar al proveedor, este entrega el producto, se recibe en bodega y luego se despacha al contrato. En caso de que dispongan de la materia prima, se arma el pedido para despachar.

7. El coordinador arma el pedido del menaje y decoración para el

evento. En caso de que no se disponga de las cantidades necesarias de menaje para el evento, se realizaría el alquiler

104

respectivo. Una vez listo y completo el pedido se envía al contrato.

8. Se solicita a DHO que contrate trabajadores eventuales que se requiera ya sea para servicio o para cocina, se puede también emplear al personal que trabaja a diario en el servicio, en caso de que el evento no se cruce con el horario normal de trabajo, si es así; se cancelará un rubro adicional como horas extras. Los trabajadores se hacen cargo de la producción del evento.

9. Una vez despachada la materia prima, el menaje y con el personal completo, se empieza con la producción del evento. Esto implica preparación de menú y montaje de salones.

10. El coordinador de eventos realizará los controles correspondientes para verificar que todo esté de acuerdo a lo contratado. Cuando esté todo listo, se sirve el evento. Tanto el coordinador como el asistente operativo supervisan el servicio desde el inicio hasta el final del evento.

11. Al término del evento, el coordinador solicitará la factura al departamento de Contabilidad. En caso de que sea cliente de cocina industrial se entregaría al área de Contabilidad para que se facture a fin de mes. Si no es cliente de cocina industrial, se solicitará la factura al departamento de Contabilidad y se procederá con el cobro del saldo pendiente por cancelar.

12. El coordinador de eventos entregará al cliente una hoja de evaluación (ver ANEXO 5) del servicio del evento con el propósito de conocer su criterio sobre el servicio recibido, y poder obtener datos estadísticos que permitan el mejoramiento continuo del mismo.

105

CAPÍTULO VI 6. PLAN DE MARKETING

6.1 Producto

Se entiende por producto a: “Cualquier bien, servicio, idea, persona, lugar, organización o institución que se ofrezca en un mercado para su adquisición, o uso que satisfaga una necesidad.”20

Basándose en las encuestas realizadas, se identificó que los

productos que tienen mayor demanda actualmente por parte de los clientes de Catering Service son:

Coffee breaks

Desayunos ejecutivos

Almuerzos ejecutivos

Cocteles empresariales Para lo cual se establecerán paquetes de venta de menús los

cuales se complementan con la adquisición de menaje adecuado para estos servicios. Los menús ofertados serán revisados y aprobados por la nutricionista de la empresa, para garantizar el equilibrio y buena salud de los clientes.

20 http://es.wikipedia.org/wiki/Marketing#La_mezcla_de_la_mercadotecnia_.28las_.22P.22.29

106

Se detallan a continuación sugerencias de menús: Cuadro No. 3 Sugerencias Coffee Breaks

COFFEE BREAK

Se ofrecerán 4 paquetes, cada uno de acuerdo al tipo de evento que se realice y del tiempo que dispongan los asistentes para servirse el producto.

PAQUETE 1 PAQUETE 2 PAQUETE 3 PAQUETE 4

1 opción de bocaditos de sal 2 opciones de bocaditos de sal

3 opciones de bocaditos de sal

Estación de café y aromáticas Bebidas soft (gaseosas, aguas con gas, aguas naturales, hielo) durante 1 día

1 bocadito dulce 1 bocadito dulce 2 bocaditos dulces

Estación de café y aromáticas Bebidas soft (gaseosas, aguas con gas, aguas naturales, hielo)




Cuadro No. 4 Sugerencias bocaditos coffee breaks

OPCIONES A ELEGIR

FRIOS CALIENTES DULCES -Mini sánduche de atún -Empanadas de morocho -Brocheta de frutas -Mini sánduche mixto -Mini hamburguesa de res -Brownie -Mini sánduche de roast beef -Bolón de verde -Mil hojas de manjar -Quiche Lorraine -Tamal de cerdo -Pristiños con miel -Vol au vent de pavo ahumado -Vol au vent de champiñones -Cheese cake de mora -Mini sánduche de pollo -Pizza individual -Eclair de vainilla -Mini sánduche de pernil -Wraps de pollo -Tiramisu Elaborado por: Mireya Herrera

107

Cuadro No. 5 Sugerencias almuerzos

ALMUERZOS EJECUTIVOS

SUGERENCIA 1

Satay de pollo en curry de coco

Salmón en salsa de camembert

Croqueta de papa Verduras torneadas

Mousse de chocolate

SUGERENCIA 2

Camarones encocados Lomo de cerdo glaseado Papa en aroma de menta

Panaché de verduras Brazo gitano de manjar

SUGERENCIA 3

Vol au vent con ragout de pollo Corvina con relleno de cangrejo

y salsa de tomates frescos Crepes de papa con

champiñones gratinados Vegetales al grill

Pie de limón

SUGERENCIA 4

Alitas apanadas con miel y mostaza

Costillas BBQ Choclo con salsa de queso de

hierbas Aritos de cebolla

Brownie con helado

SUGERENCIA 5

Timbales de trucha gratinados

Porcceta de pavo en salsa de manzanas

verdes Puré de camote

mangueado Atados de zanahoria y

vainitas Carola de taxo

SUGERENCIA 6

Canelones de ricotta y espinaca

Medallones de pollo rellenos de nuez, manzana

y coulis de maracuyá Puré de papa al curry Timbal de vegetales

Alfajores

SUGERENCIA 7

Vol au vent relleno de cangrejo gratinado

Lomo al oporto Risotto clásico

Espárragos sobre glaseado de zanahoria

Mousse de durazno

SUGERENCIA 8

Ceviche de palmito Ravioles de ricotta y espinaca

con salsa de nuez Ensalada fresca

Tarta de manzana y caramelo


108

Cuadro No. 6 Sugerencias almuerzos comida típica

COMIDA TÍPICA

SUGERENCIA 1 Ceviche de camarón

Chugchucaras Mote, maíz, tostado, canguil,

Chicharrón, maduro frito, Empanada

Sorbete de maracuyá

SUGERENCIA 2 Choclo con queso

Fritada More, maduro, papa dorada

Aguacate, tomate, agrio Arroz de leche

SUGERENCIA 3 Empanada de morocho

Hornado Mote, maduro, llapingacho

Agrio, aguacate Pristiños con miel


El servicio de almuerzo incluye bebidas soft (gaseosas, agua mineral, agua natural y hielo) Cuadro No. 7 Sugerencias desayunos

DESAYUNOS EJECUTIVOS

CONTINENTAL AMERICANO LIGHT TÍPICO Jugo o fruta de temporada

Jugo o fruta de temporada

Jugo natural y plato de frutas

Jugo de tomate de árbol o guanábana o fruta ecuatoriana

Canasta de panes surtidos

Canasta de panes surtidos

Canasta surtida de panes

Pan de comino, pan de queso

Mantequilla/ mermelada Huevos al gusto

Yogurt y cereales

Bistec de lomo, huevo frito

Café, té o chocolate Jamón, tocino o salchicha

Mantequilla/mermelada/ miel

Empanada de morocho

Café, té o chocolate Queso fresco

Mantequilla, mermelada

Café, té

Café, té o chocolate


109

Cuadro No. 8 Sugerencias paquetes cocteles

COCTELES PAQUETE BÁSICO PAQUETE MEDIO PAQUETE COMPLETO

3 bocaditos sal

4 bocaditos sal 5 bocaditos sal

1 bocadito dulce

2 bocaditos dulces 3 bocaditos dulces

Bebidas soft (Gaseosas, agua mineral, agua natural, hielo)


Copa de vino o champagne (una por persona) Otra bebida alcohólica tendrá un costo adicional


Elaborado por: Mireya Herrera Cuadro No. 9 Sugerencias bocaditos cocteles

OPCIONES A ELEGIR BOCADITOS DE SAL

Alitas de pollo al curry de coco

Pechuguitas cordon bleu Mini filet mignon Mini brocheta de camarones encocados

Canapé de Roast Beef Fish fingers en salsa gol Mini burritos de res Mini tartaleta con salpicón de mariscos

Wraps de pollo Mini sánduche de pernil Mozzarella sticks Mini pinchos morunos en salsa teriyaki

Mini brocheta de pollo California roll Filadelfia Roll Mini empanada chilena

BOCADITOS DULCES

Mini pie de limón Mini quimbolitos Mini cheese cake Frutillas con chocolate

Mini tartaleta de durazno Petit fours Mini brownies Mini brochetas de frutas en almíbar de jengibre


110

6.2 Precio

“El precio es una variable del marketing que viene a sintetizar, en gran número de casos, la política comercial de la empresa. Por un lado se tienen las necesidades del mercado, fijadas en un producto, con unos atributos determinados; por otro, se tiene el proceso de producción, con los consiguientes costos y objetivos de rentabilidad fijados. Por eso deberá ser la empresa la encargada, en principio, de fijar el precio que considere más adecuado.” 21 Hay varios factores que inciden en la fijación de precios, estos pueden ser:

COMPETENCIA

Cuadro No. 10 Precios de venta Barlovento

BARLOVENTO

PRODUCTO PVP PROMEDIO Desayuno típico $17 + 21%

Desayuno americano $21 + 21%

Coctel (8 bocaditos) $16 + 21%

Para todos los eventos recargan:

(9% transporte + 12% IVA)

PAQUETE: Coffee 1 snack + almuerzo + coffee 1 snack

$40+21%

Snack adicional $3.50 + 21%

Estación permanente de café, gaseosas, agua

$3.50 + 21%

Saloneros $25 + 21% (menos de 50 pax)

$25 + 21%


2121 http://www.marketing-xxi.com/politica-de-precios-48.htm

111

Cuadro No. 11 Precios de venta Henry Richardson

HENRY RICHARDSON

PRODUCTO PVP PROMEDIO

Menú almuerzo 3 tipos de carne

Menos de 15 pax Adicionales x pax: Salonero y cocinero $8.75 Bebidas, gaseosas, agua, jugo, hielo $3.50 Panecillos, café y aromática $1 Transporte en la ciudad $3.00

$30 + $16.25 + $21%

Más de 15 pax $37.50 + 12% Elaborado por: Mireya Herrera Cuadro No. 12 Precios de venta Espelette

ESPELETTE

PRODUCTO PVP PROMEDIO

PAQUETE COMPLETO: -Desayuno tipo buffet -Coffee mañana (2 bocaditos sal 1 dulce) -Almuerzo(sopa-plato fuerte-postre-jugo) -Coffee tarde (2 bocaditos sal y 1 dulce)

$30 + IVA

Incluye bebidas soft, estación de café, cristalería, vajilla, cubertería, personal de servicio, 10% servicios, menaje.


CLIENTE Según los datos obtenidos de las encuestas, los precios que

pagarían los clientes actuales de Catering Service por los siguientes servicios son:

112

Cuadro No. 13 Precios Venta Encuesta clientes

PRODUCTO PVP Coffee Breaks $10.00 + 12%

Almuerzos ejecutivos $25.00 + 12%

Desayunos Ejecutivos $12.00 + 12%

Cocteles $25.00 + 12% Elaborado por: Mireya Herrera

COSTOS Para esto se han definido costos fijos y costos variables.

o Costos Fijos: Gastos que no intervienen de manera directa en el producto o servicio. Ejemplo sueldos, gastos en publicidad, entre otros.

o Costos variables: Gastos que intervienen de manera

directa en los productos y servicios como son la materia prima, entre otros.

Para fijar los precios de los nuevos productos que se

ofrecerán se considerarán tres factores. Se fijará un precio que permita un margen de utilidad aceptable haciendo posible a la empresa cumplir con sus objetivos financieros, pero a la vez; que le permita ir penetrando de manera rápida en el mercado mientras adquiere experiencia y capacidad de producción, atendiendo a la demanda, en relación a la competencia, considerando además el comportamiento de compra de los clientes.

113

Cuadro No. 14 Precios de venta productos nuevos y promociones


PRODUCTO PRECIO

POR PERSONA

DESCUENTOS

DESAYUNOS

CONTINENTAL $5,00 -5% de descuento por cada 100 personas

AMERICANO $7,00

LIGHT $8,00

TÍPICO $10,00

ALMUERZOS EJECUTIVOS

SUGERENCIAS VARIAS

$20,00 -En almuerzos por fechas especiales (día de la madre, día del padre, cumpleaños) se obsequiará una copa de vino a partir de las 100 personas

COFFEE BREAK

PAQUETE 1 $5,00 -Por cada 50 personas contratando el paquete 2 o el 3 recibe 1 gratuidad -Por cada 100 personas en el paquete 3 estación de café permanente

PAQUETE 2 $7,00

PAQUETE 3 $9,00

PAQUETE 4 $3,00

COCTELES

PAQUETE BÁSICO

$10,00

-Por cada 30 personas contratando el paquete completo recibe 1 gratuidad

PAQUETE MEDIO $12,00

PAQUETE COMPLETO

$15,00

114

6.3 Plaza

La plaza es parte del marketing mix que se utiliza para conseguir que un producto llegue satisfactoriamente al cliente. Esta tiene cuatro elementos que son parte de la política de distribución:

Canales de distribución: Los agentes que forman parte del proceso de mover el producto desde el proveedor al consumidor.

Planificación de la distribución: Toma de decisiones para establecer un sistema de cómo hacer llegar el producto al consumidor y a los intermediarios (mayoristas, minoristas).

Distribución física: maneras de transportar el producto, niveles de stock, ubicación de plantas y agentes utilizados.

Merchandising: Técnicas que se llevan a cabo en el lugar de venta. Es la presentación, publicidad y promoción del producto en el punto de venta.”22

En inicio Catering Service promocionará el nuevo servicio en

Quito, considerando que la planta está ubicada en esta ciudad y que toda la logística de la empresa está actualmente organizada para abastecer el servicio en toda esta área. A mediano plazo se direccionará la promoción a ciudades cercanas, en las cuales existan empresas que entreguen el servicio de alimentación industrial. El mercado objetivo al que se dirigirá el nuevo servicio serán las empresas a las que actualmente se entrega alimentación industrial, como empresas de servicios y colegios, las cuales tienen mayor capacidad de pago y organizan con mayor frecuencia todo tipo de eventos, entre las cuales se pueden mencionar a General Motors, Grunenthal, Embajada americana, etc.


115

6.4 Promoción

La promoción se utiliza para difundir un mensaje con el fin de

obtener una respuesta del mercado objetivo. Los principales objetivos son:

- Comunicar las características del producto.

- Dar a conocer los beneficios del producto.

- Que el cliente recuerde o compre la marca o producto.23

Catering Service es conocido por proveer el servicio de cocina

industrial, es decir alimentación diaria. La promoción a realizarse irá enfocada a ampliar la percepción del cliente hacia la empresa para que Catering Service sea considerada como una empresa que, a más de proveer alimentación industrial, también tiene la capacidad de proveer comida de tipo gourmet, y que adicional a esto cuenta con la infraestructura, logística y personal capacitado para atender cualquier tipo de evento que sus clientes requieran.

Para esto se comercializará el producto de manera directa, se lo hará a través del gerente de mercadeo, de los jefes operativos y de los supervisores de cada contrato, quienes se encargarán de presentar el nuevo producto a clientes potenciales y actuales. Dentro del proceso de venta que realiza el Gerente de Mercadeo, que consiste en visitar a los potenciales clientes, no sólo se promocionará a Catering Service y el servicio de alimentación industrial, sino también a las otras empresas del consorcio y a los diferentes servicios que ofrecen. Es así que se incluirá dentro de esta presentación a la nueva línea gourmet.

Para un acercamiento y promoción a los clientes actuales, se trabajará con los jefes operativos y los supervisores de los contratos. Se dará una capacitación en mercadeo a todo el personal. Esta capacitación la realizará el Gerente de Mercadeo Herman French, quien propone lo siguiente:

Presentar el producto.

Hacer un informe a los Jefes Operativos de quienes son su competencia, y cuáles son las ventajas respecto a ellos.


116

Dar a conocer cuál es el mercado objetivo al que apuntará, y cómo se va a llegar a él.

Charlas sobre servicio al cliente.

Capacitaciones sobre ventas.

Motiva al personal respecto a la comisión del 3% sobre facturación sin IVA, que recibirían por cada evento vendido.

El objetivo principal de esta capacitación, es dar a conocer el

nuevo servicio a las tres áreas o departamentos que organizan eventos en la empresa, que son:

- DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO (fiestas de fin de año, día del trabajador, etc.).

- DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN (lanzamiento de productos nuevos, lanzamiento de nuevas líneas de productos, etc.

- GERENCIA (desayunos de trabajo, almuerzos de trabajo, etc.).

Para esto se utilizará el siguiente material promocional:

Revista de presentación: Actualmente el grupo Hanaska, cuenta con una revista corporativa donde se presentan a todas las empresas del consorcio, aquí se incluirá a la nueva línea gourmet de Catering Service. Esta revista se utilizará en la presentación que realiza el Gerente de Mercadeo a los potenciales clientes.

Se elaborarán trípticos porta CD’s en los que se dará a conocer en detalle todo lo que ofrece Catering Service en su línea gourmet, donde además se dará a conocer sobre los años de experiencia de la empresa en el área de alimentos y los precios competitivos que pone a su disposición a los clientes.

117

Bosquejo No.1 Tríptico publicitario


118

Esta publicidad será utilizada por los jefes operativos, quienes serán los encargados directos de promocionar el servicio en cada empresa.

6.5 Marca

En cuanto a la marca, se mantendrá la misma Catering Service, por estar posicionada en el mercado y en la mente de los consumidores. Sin embargo, para diferenciar el nuevo servicio de eventos del de comida industrial, se presentará a la empresa como CATERING SERVICE línea GOURMET.

119

CAPITULO VII

7. ESTUDIO FINANCIERO 7.1 Inversión

Inversión es la aplicación de recursos financieros líquidos a la creación, renovación, ampliación o mejora de la capacidad operativa de una empresa, a cambio de obtener ingresos también líquidos a lo largo de un plazo de tiempo denominado vida útil.24 Es necesaria una inversión inicial para la puesta en marcha del nuevo departamento de eventos en Catering Service. Para esto, se han considerado los rubros que se detallan en el siguiente cuadro: Cuadro financiero No.1 Inversión Inicial

INVERSIÓN INICIAL VAJILLA/CUBERTERIA/CRISTALERIA CANTIDAD UNIDAD COSTO U COSTO T

Platos base 108 UND 15,87 1.713,96

Platos soperos 60 UND 9,06 543,60

Platos trincheros 108 UND 9,06 978,48

Platos postre 108 UND 4,53 489,24

Platos de entrada 108 UND 4,98 537,84

Platos mantequilleros 60 UND 1,33 79,80

Platos para pan 60 UND 6,79 407,40

Tazas de café 60 UND 2,53 151,80

Platos de café 60 UND 2,53 151,80

Azucareras 10 UND 2,53 25,30

Lecheras 200 cc 6 UND 3,58 21,48

Vasos cristal 10 oz 108 UND 1,32 142,56

copas de agua 108 UND 2,65 286,20

copas de vino blanco 108 UND 2,47 266,76

Copas de vino tinto 108 UND 2,47 266,76

Copa de champagne 108 UND 2,74 295,92

Copas multiuso 108 UND 2,60 280,80

24

Fundamentos de economía de la empresa. F. Tarragó Sabaté. El propio autor 1986 Página 308

120

Copas sherbet 84 UND 3,05 256,20

Jarras de cristal 5 UND 11,80 59,00

Ceniceros 15 UND 0,51 7,65

Tenedor entrada 108 UND 2,88 311,04

Tenedor trinchero 108 UND 3,26 352,08

Cuchara sopera 60 UND 2,50 150,00

Cuchillo trinchero 108 UND 2,51 271,08

Cuchillo entrada 108 UND 2,67 288,36

Cuchara postre 108 UND 2,88 311,04

Cuchara helado 108 UND 1,21 130,68

Tenedor postre 108 UND 1,82 196,56

Cuchara café 60 UND 1,66 99,60

Cuchara té 60 UND 1,66 99,60

Paleta mantequilla 60 UND 2,50 150,00

TOTAL 7.775,67

COMPRA EQUIPO/MENAJE COCINA

Pinzas 5 UND 5,92 29,60

Cucharetas 8 UND 2,37 18,96

Cucharetas perforadas 2 UND 2,61 5,22

Infiernillos completos 6 UND 88,03 528,18

Bandejas 1/2 4" 6 UND 18,72 112,32

Bandejas 1/2 2.5" 6 UND 15,26 91,56

Rechaud 1 UND 120,00 120,00

Cafeteras 4 UND 68,51 274,04

Paneras 6 UND 2,00 12,00

Salseras 6 UND 1,48 8,88

Jarras térmicas 6 UND 64,14 384,84

Hieleras 6 UND 30,00 180,00

TOTAL 1.765,60

MANTELERIA

Manteles redondos 3 mt diametro 10 UND 20,36 203,58

Cubremanteles redondos 1.90 mt diametro 20 UND 10,18 203,57

Faldones 6 x 0.90 mts 2 UND 68,70 137,39

Tiras de mantel 3.5x1.5 mts 8 UND 31,32 250,59

Caminos de mesa 2.30 x 0.40 mts 16 UND 13,71 219,30

Servilletas de tela 200 UND 1,72 344,89

TOTAL 1.359,31

MOBILIARIO

Mesas redondas 1.5 mt diametro patas plegables 6 UND 45,60 273,60

Tabletos 2.4 x 1 mt con caballetes 6 UND 48,00 288,00

TOTAL 561,60

121

OFICINA

Escritorio con cajonera 3 servicios 1 UND 257,60 257,60

Escritorio con 1 cajón 1 UND 95,00 95,00

Sillas oficina 2 UND 55,00 110,00

TOTAL 462,60

SUMINISTROS DE OFICINA

Apoyamanos plástico tamaño oficio 6 UND 1,53 9,18

Archivador ideal oficio 9 UND 2,07 18,64

Archivador bene telegrama 4 UND 1,40 5,60

Archivador acordeón oficio-tela 2 UND 10,96 21,91

Bolígrafos azul, rojo y negro 12 UND 0,22 2,69

Borrador para pizarra 3 UND 0,56 1,69

Borrador pelikan blanco 6 UND 0,13 0,78

Caja tachuelas de colores 3 UND 0,26 0,79

Calculadora casio MX-12V 2 UND 5,75 11,50

Cinta adh. 18x25 cristalina 12 UND 0,17 2,04

Clips mariposa alex 50 und 3 CAJA 0,77 2,31

Clips metálicos estándar alex 3 CAJA 0,18 0,55

Corrector tipo bolígrafo pelika 6 UND 0,63 3,80

Cuaderno empast. 100 HJ 3 UND 3,14 9,42

cuaderno especial junior 100 H cuadros 1 UND 0,67 0,67

Cuaderno universitario 100 H cuadros 1 UND 1,02 1,02

Dispensador cinta adh.mediano 2 UND 1,73 3,45

Engrapadora bene 5676 pequeña 2 UND 2,19 4,37

Etiquetas autoadhesivas paq x 10 1 CAJA 0,31 0,31

Folder colgante verde 6 UND 0,30 1,80

Folder nacional oficio v/col 6 UND 0,11 0,66

Grapas 26/6 caja 5000 unidades 1 CAJA 0,60 0,60

Marcador bic tiza líquida 2 UND 0,61 1,22

Marcador edding 500 punta gruesa 1 UND 1,80 1,80

Papel Bond 75 gr digilaser 1 RESMA 3,25 3,25

Papelera metálica 2 servicios 2 UND 7,77 15,54

Pega barra UHU 21 gr 2 UND 1,30 2,60

Perforadora BENE 9120 cap 20 hojas 2 UND 2,01 4,03

Portaclips imantado 2 UND 0,52 1,04

Portaminas 0,5 ergonómico 2 UND 0,24 0,48

Regla plástica 30 cm 2 UND 0,16 0,32

Sacagrapas 2 UND 0,32 0,64

Separador plástico juego x 10 3 PAQUETE 0,59 1,76

Tarjetero plástico pequeño 1 UND 1,90 1,90

Tijeras plásticas 6" 2 UND 0,65 1,30

Vinchas metálicasalex cja x 50und 1 CAJA 1,15 1,15

TOTAL 140,80

122

EQUIPO DE OFICINA

Computadora monitor Benq 16" 1 UND 524,16 524,16

Computadora monitor LG 18.5" 1 UND 558,88 558,88

Teléfono ejecutivo simple 1 línea 1 UND 100,24 100,24

TOTAL 524,16

IMPRESOS PUBLICIDAD

Tarjetas de presentación diseño 1 UND 15,00 15,00

Revista 7-10 páginas diseño 1 UND 49,00 49,00

Diseño Trípticos 1 UND 50,00 50,00

Impresiones publicidad 1 UND 335,00 335,00

TOTAL 449,00

UNIFORMES/CAPACITACION PERSONAL

Uniformes (camisas,sacos,chaleco,pantalones) 2 UND 101,00 202,00

Capacitaciones (anual) 1 700,00 700,00

TOTAL 902,00

VEHÍCULOS

CAMION 2 TONELADAS CON FURGÓN 1 UND 40.000,00 40.000,00

TOTAL 53.940,74


7.2 Proyección de ingresos

La proyección de ingresos es un presupuesto estimado de ventas en un periodo de tiempo, en función de las expectativas y teniendo en cuenta los datos reales obtenidos hasta el momento.

Para realizar la siguiente proyección se revisaron los pedidos

realizados de materia prima para eventos, solicitados para servicio en el año 2011. Se revisaron también archivos de facturación realizada por concepto de eventos en el año 2011. Se cotejaron estos datos y se clasificó esta información por mes, tipo de evento, cantidad de pax atendidos en cada evento y valores facturados sin IVA.

En esta proyección en ventas, se consideraron:

- El 5.35% de tasa de inflación del año 2011 para calcular el incremento anual de los precios de venta.

- El 10% que es el porcentaje de crecimiento anual de Catering Service, para calcular el incremento anual de la cantidad de pax atendidos.

Obteniéndose los siguientes resultados:

123

Cuadro Financiero No.2 Proyección de ventas

AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5

PVP( SIN IVA) CANTIDAD TOTAL

PVP( SIN IVA) CANTIDAD TOTAL PVP( SIN IVA) CANTIDAD TOTAL

$22,20 6568 $145.788,84 $23,38 7225 $168.947,40 $24,64 7947 $195.784,69

$7,66 11102 $84.997,28 $8,07 12212 $98.499,10 $8,50 13433 $114.145,68

$8,20 1421 $11.652,80 $8,64 1563 $13.503,85 $9,10 1719 $15.648,93

$13,12 2104 $27.617,33 $13,83 2315 $32.004,35 $14,57 2546 $37.088,24

$270.056,26 $312.954,70 $362.667,55


AÑO 1 AÑO 2

PRODUCTO PVP( SIN IVA) CANTIDAD TOTAL PVP( SIN

IVA) CANTIDAD TOTAL

Almuerzo $20,00 5428 $108.560,00 $21,07 5971 $125.804,76

Coffee Break $7,00 9175 $64.225,00 $7,27 10093 $73.346,23

Desayuno $7,50 1174 $8.805,00 $7,79 1291 $10.055,49

Coctel $12,00 1739 $20.868,00 $12,46 1913 $23.831,67

TOTAL $202.458,00 $233.038,15

124

7.3 Proyección de gastos

Son los gastos o costos estimados que tendrá la empresa en un periodo de tiempo. Cuadro financiero No.3 Proyección de gastos

PRESUPUESTO DE COSTOS Y GASTOS

DETALLE PRIMER SEGUNDO TERCER CUARTO QUINTO

AÑO AÑO AÑO AÑO AÑO

Sueldos 10.800,00 11.880,00 13.068,00 14.374,80 15.812,28

Aporte Patronal 1.312,20 1.443,42 1.587,76 1.746,54 1.921,19

Décimo Tercer Sueldo 900,00 990,00 1.089,00 1.197,90 1.317,69

Décimo Cuarto Sueldo 584,00 642,40 706,64 777,30 855,04

Vacaciones 450,00 495,00 544,50 598,95 658,85

Fondos de Reserva 0,00 990,00 1.089,00 1.197,90 1.317,69

Luz /agua/teléfono 132,46 145,70 160,27 176,30 193,93

Activos de operación 1.090,06 1.090,06 1.090,06 1.090,06 1.090,06

Suministros de limpieza 684,76 721,40 759,99 800,65 843,49

Publicidad y papelería impresa 449,00 493,90 543,29 597,62 657,38

Prestación de servicios 4.591,91 5.051,10 5.556,21 6.111,83 6.723,01

Alimentación del personal 2.696,40 2.966,04 3.262,64 3.588,91 3.947,80

Transporte 5.132,79 5.646,07 6.210,68 6.831,74 7.514,92

Comisiones 6.073,74 6.991,14 8.101,69 9.388,64 10.880,03

Uniformes 202,00 212,81 224,19 236,19 248,82

Gas Industrial 874,60 962,06 1.058,27 1.164,09 1.280,50

Costo de materia prima eventos 27.846,69 29.866,04 34.106,19 38.949,32 44.482,90

Útiles y equipos de Oficina 664,96 506,37 533,46 562,00 592,07

Capacitación 700,00 737,45 776,90 818,47 862,26

Depreciaciones 10.201,67 10.201,67 10.201,67 10.201,67 10.201,67

TOTAL COSTOS Y GASTOS 75.387,23 82.032,63 90.670,42 100.410,88 111.401,57


125

7.4 Estado de situación inicial El estado de situación inicial demuestra los activos, pasivos y

patrimonio que tiene una empresa al iniciar el ejercicio contable. Para este plan de negocios, al ser Catering Service una

empresa ya en funcionamiento, en la que sólo se implementará un departamento nuevo; se considerarán únicamente las depreciaciones de edificios y equipos y maquinaria correspondientes al área de cocina de producción, panadería, bodegas y oficinas que se utilizarían para el nuevo departamento. Del valor general de activos que tiene la empresa, se asigna un 1% de la depreciación de edificios y un 0,37% de la depreciación de equipos y maquinarias que sería el porcentaje correspondiente para estas áreas.

Activos Fijos

Edificios

Depreciación Edificios

-54.944,05

Edificios V.I.

850.981,15

Total Edificios

796.037,10

Equipos / Maquinaria

Depreciación Equipos

-418.868,03

Equipos y Maquinaria V.I.

1.242.415,19

Total Equipos / Maquinaria

823.547,16

Total Activos Fijos

2.038.452,29

7.5 Flujo de fondos Se adjunta flujo de caja para 5 años

126

Cuadro financiero No.4 Flujo de caja

FLUJO DE CAJA

DETALLE INVERSIÓN PRIMER SEGUNDO TERCER CUARTO QUINTO

AÑO AÑO AÑO AÑO AÑO

INGRESOS

Aporte de capital 53.940,74

Ventas 202458 233038,15 270056,26 312954,7 362667,5506

TOTAL INGRESOS 53.940,74 202.458,00 233.038,15 270.056,26 312.954,70 362.667,55

EGRESOS

Equipamiento 13.940,74

Vehículo 40.000,00

Sueldos 10.800,00 11.880,00 13.068,00 14.374,80 15.812,28

Aporte Patronal 1.312,20 1.443,42 1.587,76 1.746,54 1.921,19

Décimo Tercer Sueldo 900,00 990,00 1.089,00 1.197,90 1.317,69

Décimo Cuarto Sueldo 584,00 642,40 706,64 777,30 855,04

Vacaciones 450,00 495,00 544,50 598,95 658,85

Fondos de Reserva 0,00 990,00 1.089,00 1.197,90 1.317,69

Luz /agua/teléfono 132,46 145,70 160,27 176,30 193,93

Activos de operación 1.090,06 1.090,06 1.090,06 1.090,06 1.090,06

Suministros de limpieza 684,76 721,40 759,99 800,65 843,49

Publicidad y papelería impresa 449,00 493,90 543,29 597,62 657,38

Prestación de servicios 4.591,91 5.051,10 5.556,21 6.111,83 6.723,01

Alimentación del personal 2.696,40 2.966,04 3.262,64 3.588,91 3.947,80

Transporte 5.132,79 5.646,07 6.210,68 6.831,74 7.514,92

Comisiones 6.073,74 6.991,14 8.101,69 9.388,64 10.880,03

Uniformes 202,00 212,81 224,19 236,19 248,82

127

Gas Industrial 874,60 962,06 1.058,27 1.164,09 1.280,50

Costo de materia prima eventos 27.846,69 29.866,04 34.106,19 38.949,32 44.482,90

Útiles y equipos de Oficina 664,96 506,37 533,46 562,00 592,07

Capacitación 700,00 737,45 776,90 818,47 862,26

Depreciaciones 10.201,67 10.201,67 10.201,67 10.201,67 10.201,67

TOTAL EGRESOS 53.940,74 75.387,23 82.032,63 90.670,42 100.410,88 111.401,57

FLUJO NETO 127.070,77 151.005,52 179.385,84 212.543,82 251.265,98

(+) Depreciaciones 10.201,67 10.201,67 10.201,67 10.201,67 10.201,67

TOTAL EGRESOS -53.940,74 137.272,44 161.207,20 189.587,51 222.745,49 261.467,65 Elaborado por: Mireya Herrera

7.6 Indicadores de rendimiento en el tiempo Cuadro financiero No. 5 Indicadores TIR - VAN TIR 146,18% EN 5 AÑOS

TIR 38,83% EN 1 AÑO

VAN $ 208.006,81 EN 5 AÑOS

VAN $ 8.352,16 EN 1 AÑO Elaborado por: Mireya Herrera

Una vez elaboradas y analizadas las proyecciones de ventas y gastos, se realiza el flujo de caja, el cual dará a conocer la TIR (tasa interna de retorno) y el VAN (valor actual neto), que son indicadores financieros que reflejan la rentabilidad del negocio.

128

Si la TIR es igual o superior a la tasa pasiva de los bancos (4,53% actual)25 el negocio es rentable. Si el VAN es = 0 el negocio no tiene utilidad ni pérdida. Si el VAN es positivo es un negocio rentable pues refleja el porcentaje de utilidad que el proyecto va a tener. Si el VAN es negativo el negocio no es rentable. En la tabla adjunta se observan los valores de TIR y VAN del nuevo departamento de eventos. Inicialmente el cálculo se lo realizó para 5 años de recuperación de capital inicial, sin embargo queda comprobado que en el primer año se recupera toda la inversión del departamento, demostrando que es un negocio rentable.

25

http://www.bce.fin.ec/resumen_ticker.php?ticker_value=pasiva

129

CAPITULO VIII

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 8.1 Conclusiones

Durante todo el estudio realizado, se ha podido constatar que la experiencia que Catering Service ha logrado en estos años de existencia en el mercado, es un aval que demuestra que el nuevo servicio de eventos sería un servicio de calidad.

Cuenta con infraestructura y logística adecuadas para proveer el nuevo servicio. Esto facilita enormemente el inicio de operaciones de la nueva área ya que no requiere de una inversión inicial alta.

Según los datos obtenidos de las encuestas realizadas, se concluye que el nuevo servicio tendrá aceptación por parte de los clientes que tiene la empresa actualmente. Y que a mediano plazo podrá extender este servicio a las demás empresas del consorcio y a particulares.

En el estudio de mercado realizado se conoce de la existencia muchas empresas que entregan el servicio de eventos, sin embargo son pocas las que representan una verdadera competencia para la nueva línea gourmet que implementaría Catering Service.

Los costos de materia prima que maneja Catering Service son bajos lo cual permitiría a la empresa incrementar su porcentaje de participación en el mercado, ofreciendo un servicio de primera con precios competitivos.

130

Al final del ejercicio financiero, se concluye que el implementar el nuevo departamento va a ser un negocio rentable ya que va a generar una cantidad considerable de ingresos y la recuperación de la inversión inicial se la realizaría en tan solo un año de operaciones.

8.2 Recomendaciones

Catering Service puede cumplir con uno de los objetivos planteados en su planificación estratégica del 2010 que es la implementación del servicio de eventos empresariales creando este nuevo departamento. Con ello, no sólo logrará alcanzar uno de sus objetivos sino que le permitirá además ampliar los servicios que ofrece actualmente el grupo de empresas Hanaska.

Implementar el plan de ventas del nuevo servicio según la propuesta, con pago de comisiones a los colaboradores que realicen las ventas. Esto permitirá optimizar recursos eliminando la contratación de personal adicional y motivará a los colabores a continuar formando parte de la empresa.

Mantener la marca Catering Service pero dándole un concepto adicional para ampliar la percepción del cliente hacia la marca, que conozcan a la empresa no sólo como proveedora de alimentación industrial, sino también como proveedora de alimentos y servicio de tipo gourmet.

Continuar invirtiendo en el equipamiento para la operación del servicio de eventos; de esta manera, con el tiempo, se irá incrementando el número de servicios que puede atender por evento.

Mantener la visión de desarrollo de la empresa, esto hará posible continuar con el crecimiento del departamento de eventos, permitiéndole a futuro adquirir instalaciones propias para producción e incluso atención del cliente.

131

BIBLIOGRAFÍA

Libros

ALACREU GINÉS José Ramón, Gestión de Banquetes, Editorial Sintesis, año 2003, España

MESALLES Luis, Eventos, reuniones y banquetes, Editorial Laertes, primera edición, año 2003, España

FISHER Laura, “Mercadotecnia”, segunda edición, McGraw-Hill.

Fundamentos de economía de la empresa. F. Tarragó Sabaté. El propio autor 1986 Página 308

Documentos

Manual del Empleado, Catering Service, DHO, pag. 24, 2010

Organigramas funciones DHO Catering Service

Manual de funciones DHO Catering Service

Páginas web

http://buscon.rae.es/draeI/

http://www.axigmatechnologies.com/AliciaIruretagoyena, Organización de Eventos, UNIR

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http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/eventos-concepto-clsificacion

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http://es.wikipedia.org/wiki/Marketing#La_mezcla_de_la_mercadotecnia_.28las_.22P.22.29

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http://www.bce.fin.ec/resumen_ticker.php?ticker_value=pasiva

http://www.axigmatechnologies.com/Alicia

Creacion Del Departamento de Eventos en La Empresa Catering

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