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DOCUMENTOS INTERNOS

Son documentos que cada empresa emite y utiliza según sus necesidades, no existiendo normatividad legal que obligue su utilización. Estos documentos deben estar firmados y sellados en señal de aprobación y autorización.

RECIBO DE INGRESO Y EGRESO DE CAJA

Son documentos simples que dejan constancia ya sea de un préstamo otorgado o recibido, de un cobro, amortización, o cualquier otro concepto. Este documento de uso interno; se redacta por duplicado; el original para el que otorga y la copia para el que recibe.

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Casos prácticos

Con fecha 01/02/2012 Inversiones Pacífico SAC con RUC 20100017484 cancela S/. 2,000.00 a cuenta de la F/. 001-5687 a Hotel Palma Real por separación de su auditorio para los días 26 y 27 de febrero. Con fecha 01/02/2012 Hotel Palma Real, cancela la cantidad de S/. 150.00 al señor Carlos Rodríguez Méndez por concepto de eliminación de desmonte. Solución:

Inversiones Pacífico SAC

Dos mil y 00/100 nuevos soles

Pago a cuenta por separación del auditorio Para los días 26 y 27 de febrero del 2012

Ciento cincuenta y 00/100 nuevos soles

Eliminación de desmonte

Carlos Rodríguez M

32961735

2,000.00

150.00

01 febrero 12

01 febrero 12

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VALE

Es un documento interno que emiten las empresas u organizaciones a su personal, otorgándoles suma de dinero o productos para ser canjeados por el departamento de tesorería o el departamento de almacén.

Modelo de vale

VA L E

ALMACENERO

CANT. DETALLE

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Caso práctico: Con fecha 02/03/2012 el señor Manuel Quispe Araujo con DNI 32568574 chofer de la empresa de transportes “El Nazareno ” solicita autorización para retirar de los almacenes 50 galones de petróleo; el cual será utilizado para realizar el transporte de 100 llantas a la ciudad de Huarmey.

02 03 2012

Manuel Quispe Araujo

50 Galones de petróleo S/. 600.00

S/. 600.00

VA L E

ALMACENERO

CANT. DETALLE

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NOTA DE PEDIDO O VENTA

Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados; indicando cantidad, detalle e importe. Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.(5)

(5) http://www.monografias.com/trabajos14/do…

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Caso práctico Con fecha 05/03/2012 Ferretería y Distribuidora Diana SAC atiende el pedido No. 4587 del señor Javier Lozano Rojas con DNI 32858715 domiciliado en Urb. Los pinos A-14 - 50 varillas de fierro de 3/8. - 100 bolsas de cemento Pacasmayo. - 40 kilos de alambre. - 200 vueltas de alambrón.

4587

05 marzo 12

Javier Lozano Rojas

Urb. Los Pinos A-14 32858715

50 Varillas de fierro 3/8 S/. 1,250.00

100 Bolsas de cemento Pacasmayo S/. 2,500.00

40 Kilos de alambre S/. 160.00

200 Vueltas de alambrón S/. 800.00

S/. 4,710.00

05 03 12

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PROFORMA

Documento utilizado por las empresas, para dar a conocer sus productos con los que cuenta su negocio indicando cantidad, calidad, precio unitario y condiciones de venta y que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados; se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original se envía al cliente y la copia queda en poder de la empresa.

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Caso práctico: El señor Juan López Moran propietario y director de la Orquesta de Musical Bahía Tropical con motivo de renovar sus instrumentos musicales solicita una proforma a la empresa Importaciones Tropical Music SAC consistente en: - 3 guitarras eléctricas. - 01 batería electrónica Korg 600 - 02 consolas.

Juan López Morán

Urb. El Acero Mza. 19 Lote 20

03 Guitarras eléctricas Kramer Neptune S/. 4,500.00 01 Batería electrónica Marca Korg S/. 2,500.00

Consolas marca Behringer SL 3242 02 S/. 6,000.00

05 03 12 Martín Hidalgo Gonzales

x

3425675

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SOLICITUD DE COMPRA

Documento interno utilizado por el departamento de almacén para comunicar y solicitar al encargado del departamento de logística la necesidad de efectuar la adquisición de nuevas mercaderías o productos que él, o los demás departamentos requieren, en virtud de las cuales se indica la cantidad modelo color etc. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofrezca, como es natural, las condiciones más favorables.

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Caso práctico: El señor Diego Pérez Castillo encargado del departamento de ventas de la empresa Agropecuaria El Chino EIRL. solicita al jefe de compras abastecernos con los siguientes productos: - 100 sacos de urea. - 200 cajas de insecticidas. - 150 paquetes de semilla de alfalfa. - 250 Sacos de nitrato de amonio.

100 Urea Sacos Insecticidas 200 Cajas Semillas de alfalfa 150 Paquete Nitrato de Amonio 250 Sacos

Solicitud No. 001263 Sr. Diego Pérez

03/04/2012

03/04/2012

03/04/2012

03/04/2012

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ORDEN DE COMPRA

Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.(6)

Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.(6)

Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.(6)

Se extiende el documento por duplicado el original se envía al proveedor y la copia queda en la empresa que solicita la mercadería.(6)

Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa. Si está tiene un departamento de compras, la orden de compra suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor. Caso práctico: Con fecha 01/02/2010 Inversiones Pacífico SAC con RUC 20100017484 emite la orden de compra No. 1200 a la empresa Confecciones Perú SAC con RUC 20123456789 para que se nos envíe la siguiente mercadería: - 150 pantalones talla 32 color azul noche marca piers. - 100 camisas talla M color blanca marca John Holden

El original es enviado al proveedor, una copia al almacén y una segunda copia a contabilidad. La operación será cancelada dentro de 30 días fecha.

(6) http://www.monografias.com/trabajos14/do…

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Modelo de Orden de Compra

ORDEN DE COMPRA

Fecha......../........./...........

Numero: ................

Señores: .............................................

RUC:..................................................

Condiciones: ..............................

Sírvanse atender el siguiente pedido :

Ítem Código Descripción Color Cantidad P. Unitario P. venta

IMPORTE

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL

IGV

TOTAL JEFE DE COMPRAS

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAÑADAS DE ESTA ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS

Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484

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Modelo de Orden de Ingreso al Almacén

ORDEN DE INGRESO AL

ALMACEN

Fecha......../........./.........

Número: ...................... Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484

Ítem Código Descripción Unidad Cantidad

Vº.Bº ALMACENERO

ORDEN DE COMPRA: ......................................

GUIA DE REMISION: ......................................

OBSERVACIONES:

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Solución caso práctico

Modelo de Orden de Compra

ORDEN DE COMPRA

Fecha......../........./...........

Numero: ................

Señores: .............................................

RUC:..................................................

Condiciones: ..............................

Sírvanse atender el siguiente pedido :

Ítem Código Descripción Color Cantidad P. Unitario P. venta

IMPORTE

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL

IGV

TOTAL JEFE DE COMPRAS

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAÑADAS DE ESTA ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS

Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484 001-1200

Confecciones Perú SAC 01 02 12

20123456789

Pago a 30 días

001 ATS 0100 Pantalón T-32 Azul 150 80.00 12,000.00

002 CTM 0520 Camisas T- M Blanca 200 60.00 6,000.00

S/. 18,000.00

15,254.23

2,745.76

S/.18,000.00

Dieciocho mil y 00/100 nuevos soles

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Solución caso práctico

Modelo de Orden de Ingreso al Almacén

ORDEN DE INGRESO AL

ALMACEN

Fecha......../........./.........

Número: ...................... Inversiones Pacífico SAC RUC: 20100017484

Ítem Código Descripción Color Cantidad

Vº.Bº ALMACENERO

ORDEN DE COMPRA: ......................................

GUIA DE REMISION: ......................................

OBSERVACIONES:

Pantalón T-32

Camisas T- M

150

200

001

002

Azul

Blanca

001

04 02 12

001-1200

001-8240

ATS 0100

CTM 0520