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LOS COSTOS LOGISTICOS

La determinacion de los costos logfsticos es uno de los aspectos esenciales y de mayor importancia para efectuar un analisis completo del sistema logfs tico de una Empresa, pero al mismo tiempo la obtencion de dichos costos es diftcil, en razon de que los elementos que los constituyen y que afectan al sistema, no son medidos por los procedimientos contables de costos industriales 0 financieros em pleados usual mente en las compafifas. Los sistemas contables estan diseiiados con la finalidad de proporcionar una expresion consistente a traves del tiernpo, del flujo de valores de la empresa y de los activos 0 propiedades que ella tiene. De esta rnanera, los metodos tradicionales empleados por la Contabilidad, tienden a disponer de un registro 0 cuenta en el cual pueda apreciarse al flujo de los activos en la vida del negocio, desde su adquisicion e instalacion, hasta su puesta fuera de servicio; en cambio las decisiones que afectan al sistema logfstico deben tomarse a la luz de los costos operativos, no de los convencionales contables. Hay, pues, que distin guir entre la finalidad hist6rica y financiera de un sistema contable que, indudablernente, es de mucha importancia para la Empresa y los costos de opera ci6n para la toma diaria de decisiones, relacionadas can la polftica administrativa. Los primeros constitu yen la base para preparar los Estados Financieros, es decir Balances y Estados de Ganancias y Perdidas, los cuales sirven a las necesidades legales y financie ras de la Empresa: los segundos responden a prop6 sitos singulares y son iitiles para la Gerencia en la solucion de problemas relacionados con las activida des operativas y logfsticas de la entidad. El ejecutivo que acnia en el area logfstica y que desconoce los costas que afectan su actividad, tiene grandes posibilidades de tomar decisiones err6neas 0

de desconocer el efecto que dichas decisiones, tienen sobre el desarrollo de las operaciones, ignorando si las esta afectando positivamente 0 negativamente. Es porello que debe identificar los costos logis~icos para administrarlos con efectividad, mediante la informa cion permanente sobre sus caracterfsticas, calidad, oportunidad, efecto producido sobre las operaciones y sobre el accionar de la Empresa, etc. aspectos todos que son esenciales para desarrollarel sistema y tomar decisiones adecuadas, considerando su implicancia sabre la totalidad del flujo de materiales y no, unica mente, sobre alguna de sus partes. La informacion que sobreestos costos se requieren, pueden obtenerse de los registros contables, siempre y cuanto, estos se reorganicen 0 reestructuren; 0 en forma extra-conta ble, se llegue a una construccion apropiada para el fin que la logfstica pretende. Conocer las caracterfsticas de los costos logisticos, permitira al ejecutivo identificar los elementos que los componen relacionarlos con las utilidades que puedan generar, a traves de adquisiciones oportunas y a precios adecuados; 0 mediante la disponibilidad de inventarios acordes con las necesidades de la Empresa y su renovacion oportuna, evitando roturas de stock 0 excesos de existencias; 0 disponiendo de los materiales a tiempo en ellugar en que son reque ridos; 0 por ultimo en todos aquellos aspectos que al accionar del sistema logfstico presenta y que tienen una gran incidencia sobre los resultados econornicos de las operaciones de la Empresa. Si ademas de 10 indicado, el conocimiento de los costos y sus carac terfsticas, permiten al ejecutivo analizarlos. contro larlos y evaluarlos, en relacion con los planes logfsticos establecidos, se lograra eficiencia y se facilitara el mejoramiento de las actividades y procedimientos, can el consiguiente efecto de estos aspectos sobre los futuros costos operativos.

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ELEMENTOS DEL COSTOSi se considera que Costo es el conjunto de gastos real izados para obtener un producto. una mercaderia o un servicio. como 10 establece el profesor brasilefio A. Lopez de Sa. se podria deterrninar que esta com puesto pordiversos elementos que se pueden agrupar en materias prirnas, mana de obra y gastos de fabri caci6n. En el primer grupo estarfan aquellos insumos que ve transforman 0 consumen para obtener el producto terminado y general mente, integran este: en el segundo grupo se considera el factor humane que interviene directarnente en la produccion, para lograr el producto final; y por ultimo, en el tercer grupo se encuentran todas aquellas erogaciones de tipo general que no forman parte del producto termi nado pero que, sin identificarse con el producto, benefician a la produc-cion en su conjunto. Esta definici6n del Costo y de sus elementos, considera dos contablemente, permite efectuar una compara cion con las actividades relaciona-das con el flujode los materiales en la Ernpresa y la finalidad de dichas actividades, mediante un analisis de estas. Asf se tiene que a traves de elias se logra contar con la materia prima para elaborar el producto; 0 se adquie re la mercaderfa necesaria: 0 se consigue el servicio o se proporciona, de manera que la empresa pueda disponer de la calidad requerida; de precios que Ie faciliten competir en el mercado y aumentar las utilidades: y de procedimientos que reduzcan los gastos y el tiempo de demora en con tar con los materiales. Todos los aspectos mencionados y que pueden obtenerse con las actividades que conforman el flujo de materiales, 0 sea, las actividades logfsticas, re quieren efectuar desembolsos que analizados y eva luados, perrnitiran determinar los costos logfsticos y tomar decisiones acortadas, cuyo efecto sobre los inventarios, el tiempo, la calidad y los precios, la oportunidad pueden ser decisi vos para la Empresa en su conjunto. especial mente si el analisis y la evalua ci6n conducen a reducir los montos que se invierten, en las mencionadas actividades logisticas, evitando que aumenten indiscriminadamente, la necesidad del conocimiento de los costos en que se incurren, en cualquier de las actividades y de su analisis yevalua cion, es, para el ejecutivo de logfstica, de suma importancia, pues a traves de estos podra encontrar la . forma de realizar reducciones que incidan en la obtenci6n de mayores utilidades, sea por la reduccion de precios de adquisicion, sea por el mantenimiento de inventarios que eviten paralizaciones sin exceder

se en las cantidades logfsticas, desde la adquisici6n, hasta la distribuci6n del producto terminado, permite encontrar rnetodos 0 procedimientos que ayuden a reducir los costas en que se incurren. Es cierto que existen dificultades en la reduccion de los costos, tanto de los materiales como los de la mana de obra, especial mente en las actividades del flujo de materiales, donde una reducci6n indiscri minada en cualquiera de elias, puede tener efectos total mente negativos sobre la eficiencia del sistema integral; sin embargo es tambien cierto que un cuida dose analisis de todo el sistema logfstico permitira definirel efecto sobre los costos totales, del esfuerzo dedicado a alguno de sus componentes. La finalidad o meta del analisis que se efecnie en funci6n del flujo de los materiales facilitara el logro de una maor rentabilidad, considerandolos separadamente para cada actividad logfstica Y. al mismo tiempo por su efecto sobre todo el conjunto. La actividad analftica que hay que realizar esta relacionada fntimamente con el control gerencial o sea con la funci6n fiscalizadora que realiza la gerencia de la Empresa 0 de cualquiera de sus gran des dependencias, para asegurar recursos aplicarlos efectivay eficien-temente en ellogro de los objetivos de la organizaci6n. La informaci6n que pueda obtenerse con relaci6n a las dependencias productos, tipos de inventario, etc. debe ser proporcionada con rapidez, pues la accion gerencia requiere que este al dia, aunque haya que sacrificar en muchos casos la exactitud y trabajar con aproximaciones que sirvan en la toma de decisio nes. La proyeccion de los datos obtenidos, hacia el futuro, facilitara la elaboraci6n de los planes a reali zar y, consecuentemente, el control a efectuar para definir si las decisiones tomadas han sido ejecutadas convenientemente y si los resultados han sido los planeados.

DIFERENTES COSTOS LOGISTICOS:A continuaci6n se describen los diferentes tipos de costa que tienen relaci6n con las actividades logfsticas y que, como se ha manifestado, deben ser conocidos por los ejecutivos del area para poder analizarlos, controlarlos y evaluarlos, en pro de una mejor administraci6n de los materiales.I. Costo Unitario: Se refiere al precio de compra, mas los gastos relacionados con los fletes, aduana, transporte a

Pag.3destine. etc en los materiales irnportados con que se

abastece a produccion En cI e3SO de los rnaterialesnacionalcs se considcra como costo unitario 31 precio~

de Ie,s aruculos pucstos en los alrnacenes de la crnpresa. Costo de Renovacion: Tarnbien llnmado de Adquisi cion. es la surna de todos los gastos inherentes al abastccimiento de materiales en un lapso deterrninado, generalrncnte un aiio. dividido entre el ruimero de ordenes de cornpra emitidos en el mismo periodo de

tiernpo.Los gastos que se etectuan para la renovacion de las existencias 0 para su adquisicion se pueden clasificar en: a) Gastos de Ordenar: Se denomina asf ala suma de todos los gastos efectuados desde la preparacion de la requisicion. hasta la ernision de la orden de cornpra y del envio al proveedor. Por 10 tanto hay que analizar, controlar y evaluar las siguientes

Dentro de la adquisicion de materiales, la labor de 0 contacto con los proveedores, com prcnde gastos de cables. telex. llamadas tclefoni C3S. visitas a la tabr icas 0 plantas, etc., es decir toda 13 acti vidad del personal cncargado de controlar que la mercadcria Ilegue ala ernpresa, Aderruis los g3StOS relacionados con la recepci6n de los mate riales a su llegada, la em is ion de los documentos correspondientes, el control de calidad a que se sornete el material y el ingreso al alrnacen y su ubicacion correspondiente. EI tiempo que se em plea en estas actividades y el personal que intervie ne es para la empresa un gasto que corresponde al seguimiento de la orden de compra y culmina con el ingreso a almacen.seguirniento

uctividadcs:- Control de inventarios para iniciar la renovacion, mediante la requisici6n (tiernpo empleado en la revision de stocks).

c) Gastos Diversos. Existen otros gastos relacionados con la compra de rnateriales y que corresponden a actividades posteriores al ingreso a la empresa del material, pcra que mientras no se efecnien no se puede cerrar la orden de compra y considerarla como atendida, Estos puntos son: - Control de facturas y seguimiento de estas dentro de 13 empresa para que se efecttie el pago y se cumpla con el proveedor. _ Anotaciones en el control de inventarios y balan ce de los stocks. _ Documentos que hay que enviar despues de Ilegado el material. sea al proveedor, a los usua rios y a todos aquellos interesados en el control

- Preparacion y emision de la requisicion.- Reccpcion de la requisicion por Compras y su analisis en relaci6n con los proveedores que pueden abastecer los materiales solicitados. - Preparacion y emisi6n de la Solicitud de Cotiza cion, 0 el tiempo ernpleado en obtener los precios y definir las condiciones del aprovisionarniento. - Recepcion de Cotizaciones, analisis y evalua cion para decidir a quien comprar. (Nivel que decide). - Preparaci6n y ernision de la Orden de Cornpra, incluyendo los trarnites para la firma en los niveles correspondientes. - Envi6 de la Orden de Compra al proveedor escogido. y distribucion interna de las copias correspondientes.

correspondiente.La obtencion del Costo de Renovacion permite definir para la empresa cuanto Ie cuesta cada Orden de Com pra que ernite y por ello es que la suma de todos los gastos hay que dividirla entre el ruimero de ordenes emitidas, Una vez obtenido el valor de la Orden de Compra se puede establecer como objetivo alcanzar determinado costo de renovacion, para 10 cual se debe ra analizar los procedimientos, el tiempo empleado en la ernision de la Orden de Compra, los niveles de autorizacion establecidos, etc. es decir todos los aspec tos que pueden encarecer este costo,

Terigase en cuenta que el procedimiento que se emplea, la formacion de Comites de Compras y el nivel que torna la decision tienen una influencia decisiva en este Costo.h) Gastos de Seguimiento: Corresponde a la suma de todos los gastos efectuados en lograr que el provee dor cumpla con remitir la mercaderia en la fecha orrecida y con oportunidad.

3. Costo de Posesi6n

0 de Almacenaje: Contar con existencias Ie cuesta a la empresa una fuerte cantidad de dinero en las diversas actividades relacionadas con el mantenimiento y control los rnateriales que almace na; por ello es que a mayor cantidad almacenada es mayor el costo anual de poseer materiales. Estos costos se expresan como un porcentaje del promedio anua! del valor del inventario, en el cual se consideran gastos de caja y costos intangibles pero reales en que se incurren

Pag. 4[lor tener existericias. De 12!ual muncru ,e indica para el Coste de Renova Lion. en cstc co-,to ,e clasificaran los gastos en: a) Gastos de Inversion: Correspondcn a este rubro los intercses sobre el capital invertido en cxistencias, EI dinero produce intercses y cuando no se tiene cuesta conseguirlo As] tenernos que en la actuali dad cl valor del dinero en e\ Peru flucnia entre 32'7r y 37'7r. Los inventarios forman una gran parte del capital de trabajo de una ernpresa, que al trans for marse en materiales. no produce intereses mientras no tiene movimiento. Es como mantener dinero ocioso, que al estar convertido en materiales no puede invertirse en otras actividades productivas y en muchos casos, se encuentran empresas faltas de liquidez pero con enorme cantidades en stocks. h) Gastos de Riesgo: Tener materiales implica el riesgo de perderlos [lor robo, incendio, deterioro, etc. Y [lor ello las empresas aseguran sus existen cias; el valor del seguro que toma la empresa es un gasto que corresponde al costo de poseer materiales en alrnacenes y que. general mente es fijado como un porcentaje sabre el valor promedio del inventa rio. c) Gastos de Cuidado: Tener materiales en los alma cenes exige cuidarlos, ubicandolos en un determi nudo espacio y mantenerlos para evitar su deterio roo asi como controlarlos [lara evitar los desperdi cios, la obsolecencia y la acumulacion de materia lcs sin movimiento. Esto origina horas hombre para el control y cuidado de todos y cada uno de los articulos almacenados. que logicamente, es mayor cuanto mayor es el volumen y la variedad de los matcriales con que cuenta la empresa. d) Irnpuestos: La influenciaque los inventarios tienen sobre los resultados hay que valorizarlos para esta bleccr que porcentaje del impuesto que se page se debe al monto convertido en materiales que guarda la ernpresa en los almacenes. En la actualidad en el Peru este costa fluctua entre el 409r al 45'7r del valor promedio del inventario. 4. Costa de Faltantes 0 de Roturas de Stock: La no existencia de un articulo 0 materia prima, necesario [lara la ernpresa, cuando esta 10 necesita tiene un costo que en algunos cases Ilegue a ser de consideracion, por cuanto la falta da este material puede interrumpir las operaciones de la industria. generando mano de obra, equipo y rnaquinaria ociosa, clevando al costa de fabricacion. 0 a veces ohligando a realizar cornpras de ultimo momenta a un mayor precio que el que pudo obtenerse de haber tenido existencias adecuadas en

alrnacen.En los casos de las entidades comerciales, da lugar a perdidas de venta por falta de stock que es rnuy diffcil recuperar, par 10 que general mente se traducen en perdidas para la empresas. La importancia de los costas logfsticos para las ernpre sas ha dado lugar a que los especial istas, dedicados, a esta actividad consideren en su labor el establecimien to de programas de reduccion de costas, que hagan posible evitar mayores egresos a la empresa y que permitan a los compradores definir sus objetivos para las negociaciones que deben realizar en las adquisicio nes que les solicitan. Entre las formas que se utilizan para reducir los costas logisticos, tenemos las siguientes: - Carnbios en el disefio y en las especificaciones, que permitan a los proveedores fabricar a costas mas bajos. - Sustituir materiales para reducir el valor del artfculo por menor valor del material 0 asegurarse una mejor calidad sin variar el costa. - Reduccion de la variedad de artfculos contenidos en los inventarios, mediante la catalogacion de materia les. - Eliminaci6n de articulos obsoletos a fuera de uso en la empresa. - Aplicacion de tecnicas analfticas que permitan redu cir los Costos sin afectar el valor de los rnateriales, transporte a servicio. - Cambios de procedirnientos que disminuyan el tiern po de demora en contar can el material, 10que incide en el stock a mantener y en las cantidades a comprar. - Compra de materiales y equipos que reducen el costa de mana de obra a aumentan la eficiencia de las

operaciones.Estas y otras maneras de reducir costos deben ser empleadas en las empresas, prograrnando la actividad y analizando la forma de lograr el objeti vo de disminuir los costas que tiene toda empresa.',,1JL'lOLOsh P!usiNJlIV CJr-h':.-"';S lOll J/92 Version imprcxa ,,;\)0 P~gL Maker V51519~ en ~ IC"lrJ(JJ.

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