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COSTOS DE CALIDAD Y NO CALIDAD

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COSTOS DE CALIDAD Y NO

CALIDAD


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OBJETIVOSResaltar la importancia de medir los efectos de la no calidad enlas organizaciones y su impacto en los resultados econmicos

Suministrar elementos para identificar costos de no calidad y sus causas

Determinar la forma de estimar los costos de calidad y no calidad en los sistemas de gestinSugerir procesos de mejora con base en la reduccin de los costos de no calidad

Sensibilizar sobre la importancia de dar tratamiento a los costos ocultos


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Vale la pena el Sistema de Gestin?Cul es el rendimiento sobre la inversin?

Sistema de

GestinResultados

mensurables

CualitativamenteInversin y costos

Utilidad = Ingresos - Egresos

INVERSIN EN EL SISTEMA DE GESTIN


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Ingresos EgresosBuenaCalidad

Calidaddeficiente

- Ms clientes- Fidelidad de los clientes- Mayores ventas- Continuidad en los negocios- Ventajas competitivas- Ventajas comparativas- Mayor margen de utilidad- Crecimiento del mercado- Mayor rentabilidad

- Prdida de negocios- Prdida de clientes- Prdida del mercado- Multas por entrega o servicio tardos- Pagos parciales o tardos debido a la insatisfaccin del cliente

- Reduccin en el costo de produccin- Reduccin en el costo de inspeccin- Reduccin en el capital de trabajo por medio de la reduccin en el inventario- Disminucin de las devoluciones y los descuentos en ventas por mala calidad- Reduccin de los costos de garantas

- Costos de desperdicios y reprocesos- Costo de las garantas- Costo de clasificacin- Costo de las devoluciones- Indemnizaciones


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Comportamiento de los Procesos

Prediccin

Tiem

po

Causas comunes de variacin

Prediccin

Tiem

poCausas especiales

de variacin

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Numeral 6.2 Recursos Financieros:

La alta direccin de la organizacin debera determinar las necesidades financieras de la organizacin y establecer los recursos financieros necesarios para sus operaciones actuales y futuras. Los recursosfinancieros pueden ser muy diversos, tales como dinero en efectivo, ttulos, crditos u otros instrumentos financieros

La organizacin debera establecer y mantener procesos para realizar el seguimiento, controlar e informar sobre la asignacin y el uso eficiente de los recursos financieros relacionados con los objetivos de la organizacin


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Informar sobre dichos temas tambin puede proporcionar un medio para determinar actividades ineficaces o ineficientes, e iniciar acciones de mejora adecuadas. El informe financiero de las actividades relacionadas con el desempeo del sistema de gestin y la evaluacin de la conformidad del producto se debera utilizar en las revisiones por la direccin

Mejorar la eficacia y la eficiencia del sistema de gestin puede tener una influencia positiva en los resultados financieros de la organizacin de muchas maneras. Entre los ejemplos se incluye:


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-Internamente, reduciendo los errores en el proceso y el producto y eliminando el desperdicio de materiales o de tiempo, y

-Externamente, reduciendo los defectos en el producto, los costos de compensacin por garantas, la responsabilidad por el producto y otros riesgos por responsabilidad legal, costos de prdida de clientes y de mercados


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Resultados de la auto-evaluacin

ENTRADA

PLANIFICARIdentificacin de los

procesos- Planificacin avanzada de la calidad de producto.- Cuadro de mando integral.- Planificacin de contingencias.- Anlisis de Modo y Efecto de Falla.- Anlisis de riesgos.

- Gestin de cuellos de botella.- Mtodo de la ruta crtica.- Diagramas de flujo y mapas de proceso.- Prcticas de produccin ajustados.- Gestin del valor

Determinacin dela secuencia e interaccin de

actividades

HACERAsignacin de

recursos

- Costos basados en actividades.- Gestin basada en actividades.- Anlisis de cuellos de botella.- Gestin de recursos humanos.- Costos del ciclo de vida.- Anlisis del perodo de recuperacin de la inversin.- Trabajo en equipo.- Teora de las limitaciones.

- Tablero de control.- Diseo de experimentos.- Control estadstico de procesos.

Seguimiento de losindicadores de

desempeo

VERIFICAR

Evaluacin

- Cuadro de Mando Integral.- Estudios comparativos con las mejores prcticas.- Tablero de control.- Anlisis de modo y efecto de falla.- Anlisis de Pareto.- Auditora del proceso.- Proceso de aprobacin de partes de producto.- Anlisis del retorno de la inversin.- Anlisis de tendencias.

ACTUAR

Mejora

De acuerdo conel apartado 5.6

Ciclo de mejora continua

RESULTADO

Beneficios obtenibles- Reduccin de costos- Aumento de la competitividad- Uso optimizado de los recursos disponibles- Aumento de la responsabilidad de los empleados- Procesos optimizados, eficaces y eficientes- Mejora del desempeo de la cadena de suministro- Reduccin del plazo para la puesta en el mercado- Mejora del desempeo, credibilidad y sostenibilidad de la organizacin

FUENTE: NTC-ISO 10014


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LOS COSTOS PUEDEN SER...

DIRECTOS:DIRECTOS: costos que la gerencia es capaz de asociar a un producto especfico.

INDIRECTOS:INDIRECTOS: costos comunes a muchos artculos y que no pueden asociarse directamente con el producto.

FIJOS:FIJOS: costos que permanecen constantes en un rango relevante de produccin.

VARIABLES:VARIABLES: costos que varan en su total, en proporcin directa a los cambios en el volumen.


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ELEMENTOS DEL COSTOELEMENTOS DEL COSTO MATERIA PRIMA DIRECTA: insumos utilizados de

manera directa en la fabricacin de un producto terminado. Se pueden identificar claramente.

MANO DE OBRA DIRECTA: personas que tienen contacto directo con la transformacin del insumo en producto terminado

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN (C.I.F): denominados tambin Carga Fabril o Costos Generales de Fabricacin. Son aquellos Costos que intervienen dentro del proceso de transformar la materia prima en un producto final, pero que no se pueden identificar o cuantificar con relacin a una actividad determinada.


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Principales Cif: Materia Prima Indirecta Mano de Obra Indirecta Arrendamiento de planta Servicios pblicos de planta Salarios de Supervisores Celadura de Planta Seguro de Planta Depreciacin del Perodo de Maquinaria. Servicio de Aseo de Planta. Mantenimiento Equipo de Produccin, etc.


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OBJETIVO FINANCIERO...

... De toda sociedad con nimo de Lucro:

GENERAR DINERO, AHORA Y EN EL FUTURO!.


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Ingresos

Utilidad

CostoTotal

Costo deHacer las

cosasbien

Desperdicio

Estado Actual

Perdida

Ingresos

Opcin 1.

Hacer Nada

Costo deHacer las

cosasbien

Desperdicio Utilidad

Desperdicio

Opcin 2.

Esfuerzo Enfocado

Costo deHacer las

cosasbien

Por qu controlar la ineficiencia?Por qu controlar la ineficiencia?


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Costos de la mala calidadCostos de la mala calidad

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!Las fallas de comunicacin y coordinacin en un proceso de ventas yfacturacin, pueden ocasionar:

-

Demoras en la produccin de las facturas-

Las facturas salen a tiempo pero con errores-

Prdida de tiempo entre el punto de facturacin y el envo o entrega alcliente

-

Devoluciones por direccin errada o datos equivocados del cliente.-

Doble facturacin-

Ventas no facturadas-

Extravo de las facturas

Proceso de cobranza

Recaudo de cartera toma ms tiempo

Proceso de tesorera

Se afecta el flujo de caja

El Balance refleja lenta rotacin de cuentas por cobrar, incremento de la

provisin de cartera y altos costos financieros

en el estado de resultadosCosto de reprocesos, prdida de clientes y costos financieros de cartera no explcitos


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TiempoSalariosUtilizacin de equiposEnergaGastos de comunicacionesGastos de viajePapelera

Prdidas, fallas o errores en la gestin que no se

registran

Aparecen en costos y gastos como un mayor valor

Se camufla en los resultados totales

Absorbidos por el producto como costos indirectosSe afecta el margen de utilidad y la rentabilidaddel negocio

Revisar peridicamente la eficacia y eficiencia de los procesos

- Reduccin en costos de operacin- Mejoramiento en resultados- Satisfaccin de los clientes


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"

SISTEMA CONTABLE- COSTOS DIRECTOS- COSTOS INDIRECTOS- COSTOS FIJOS- COSTOS VARIABLES

SISTEMA DE LA CALIDAD- COSTOS DE LA CALIDAD- COSTOS DE LA NO CALIDAD- COSTOS DE LA CONFORMIDAD- COSTOS DE LA NO

CONFORMIDAD

COSTOS TOTALES


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Costos ocultos: Actividades involucradas en la conformidad y no conformidad delos procesos que generalmente no son costeadas y que pueden llegar a tener un peso importante en los costos totales de los procesos. Costo de calidad: Se deriva de la operacin del sistema de calidad. Se divide en prevencin y deteccin (evaluacin)

Costo de No calidad: Resulta de fallas en los procesos operacionales. Se divide encosto de fallas internas y costo de fallas externas

Costo de Conformidad: Costo originado por la satisfaccin de todas las necesidades implcitas y establecidas de los clientes, en ausencia de fallas en el proceso existenteCosto de No Conformidad: Costos de ineficiencia dentro del proceso, por exceso de uso de recursos o costos excesivos de recursos humanos, materiales y equipo que surgen debido a errores


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"

"

Conjunto de costos de las diferentes tareas llevadas a cabo por la organizacin para Desarrollar, Implantar y Mantener un Sistema de Calidad.

Auditoras internasMantenimiento preventivo y calibracinEntrenamiento y capacitacin del personalPrograma de mejoramiento de la calidadEvaluacin de proveedores


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"

"

Son los relacionados con las pruebas, inspecciones, mediciones y verificaciones de procesos, materiales, componentes y productos para asegurar que cumplen con las normas de calidad y requisitos de rendimiento.

Inspeccin y pruebas antes de la produccinControl durante el procesoInspeccin y prueba del producto finalInspeccin del producto almacenadoControl de productos no conformes


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"

Son los producidos por productos fuera de especificaciones (rechazos, reprocesos).

DesechosPrdidas durante la fabricacinPrdidas durante la manipulacinPrdidas en el almacenamientoPrdidas en la entregaReprocesos, reparacionesSobretiemposExceso de inventario por falta de calidad


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Son los originados por productos fuera de especificaciones entregados al cliente.

Multas, pago de garantasLitigios y reclamosTransporte de productos defectuososReprocesos de productos devueltos


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Origen de lasineficiencias

Rubros relacionados con los costos de Ineficiencia

Ingresos potenciales por aprovechamiento del material/producto desperdiciado: Al lado derepresentar un gasto en materia prima, el mismo material / producto representa un valorpotencial en el caso de ser aprovechado de manera eficiente. El hecho de no seraprovechado, tambin se puede considerar como una prdida que se relaciona con laineficiencia. Como referencia del valor de la prdida se utiliza el valor comercial del producto omaterial.

Costos deoportunidad

Prdida (costos de oportunidad) por no utilizacin de la capacidad instalada: Estos costos serelacionan con el valor agregado potencialmente generado en el tiempo que el proceso (horade maquina y mano de obra) produjo los desperdicios (productos fuera de especificacin).


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1. Identificar los elementos de los costos de calidad.2. Clasificar los elementos de los costos de calidad en prevencin, deteccin y falla.3. Incluir los costos de calidad en el sistema de contabilidad de costos y organizar las cuentas corporativas para facilitar la extraccin de datos sobre costos de calidad.4. Disear e implantar los mecanismos de recoleccin y procesamiento de los datos de costos de calidad.5. Incluir los registros de costos de calidad como parte de los informes financieros, para el seguimiento, evaluacin y control de resultados.

"


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Registros de inspeccin y ensayo.rdenes de compra.Tarjetas de enrutamiento.Ventas.Reportes de servicio y en campo.Registros de costos de telfono y viajes.

Presupuestos estimados.Salarios y hojas de salarios.Hojas de tiempos.Reportes de desperdicios.Reportes de revisin de materiales y autorizacin de reprocesos.Informacin de costos de productos.Gastos de manufactura.Datos de desempeo de produccin y personal.


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Periodo

Fecha OTDescripcin

del caso Cant DetalleMaterial Directo

Mano de Obra CIF Fletes Viticos ServiciosJornal TOTAL


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$

Desperdicio $ 0 93.683 Garantas Producto A $ 0 $ 165.000Reprocesos $ 0 460.845 TOTAL FALLAS EXTERNAS $ 165.000Fallas del Proveedor $ 3 3.162.760Fallas en verif. de diseos $ 0 $ 153.600Fallas en Planificacin $ 2 $ 2.275.862TOTAL FALLAS INTERNAS $ 1 6.146.750

Costos ambientales $ 0,2 $ 150.000 Costos Ambientales $ 0 $ 150.000TOTAL OTROS CONCEPTOS $ 150.000 Costos fallas Internas $ 6 $ 6.146.750

Costos fallas externas $ 0 $ 165.000COSTO TOTAL INEFICIENCIA $ 6.461.750

$ 3,16$ 2,28

$ 0,46$ 0,15$ 0,1$ 0,0$ 1,0$ 2,0$ 3,0$ 4,0

COSTOS FALLAS INTERNAS

Fallas delProveedor

Fallas enPlanificacin

Reprocesos

Fallas en verif.de diseos

Desperdicio

$ 0,17

$ 0,0

$ 0,1

$ 0,2

COSTOS FALLAS EXTERNAS

GarantasProducto A

$ 0,15

$ 0,0

$ 0,1

$ 0,1

$ 0,2

COSTOS AMBIENTALES

Costosambientales

$ 6,15

$ 0,17 $ 0,15$ 0,0

$ 2,0$ 4,0

$ 6,0$ 8,0

COSTOS TOTALES DE INEFICIENCIA

Costos fallasInternasCostos fallasexternasCostosAmbientales


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TIPO DE COSTO FECHA INFORME

DEPARTAMENTO O AREA RESPONSABLE DEL COSTO

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TOTAL POR TIPO DE COSTO

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Producto imperfectoRevisin

de diseosFallas en

PlanificacinSobrecostosReproceso

DesperdicioFallas en

instalacinFallas en el transporte

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A

S SobrecostosGaranta

Producto AGaranta

Producto B


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Informes del Sistema Contable (contabilidad de costos y centros de costos)Registros estadsticos costeados

Nmero de accidentes-mes x costos promedio de incapacidadesNmero de accidentes-ao x costos promedio de indemnizacionesTiempos de reemplazos de incapacidades x costos de reemplazosCantidad de horas extras por paradas de produccin x costos promedio hora extraCantidad de producto reprocesado x costos promedio de reprocesoCantidad de producto daado x costo promedio por unidadCantidad de materia primar devuelta x costo promedio de devolucionesHoras adicionales por reprocesos de trabajos o serviciosPrdida de ventas


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"

Registros estadsticos costeadosPrdida de clientesCostos de atencin de quejasCostos de compensacionesCostos por atencin a emergenciasCostos por gestin de residuosCostos de acciones correctivasCostos de acciones preventivas


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%

Porcentaje de Costos de Ineficiencia

Los costos de ineficiencia no deben superar el X% del total de la facturacin anual

COSTOS DE NO CALIDAD 2010

0

0,5

1

1,5

2

2,5

0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5TRIMESTRE

I

N

D

I

C

A

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(

%

) INDICADOR

LM ITEM XIM OALERTAAM ARILLAVALORACEPTABLE


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"

Copia del Informe a las diferentes reas o procesosRetroalimentacin en ComitsReuniones con quienes originan los costosRevisin por la direccinCapacitaciones sobre el tema


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$

Liquidez. Es la capacidad que tiene laempresa de generar los fondos suficientespara cubrir sus compromisos de corto plazo,tanto operativos como financieros.

Rentabilidad. Es la medida de productividadde los fondos comprometidos en la empresa.

Endeudamiento. Permite evaluar el riesgoimplcito en el mantenimiento de undeterminado nivel de deuda.


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1. Fallas Internas en la Produccin (FIP)Costos de Fallas Internas (CFI)/Costo de Ventas (CV)

2. Fallas Externas en Ventas (FEV)Devoluciones y Rebajas en Ventas (DRV)/Ventas Totales (VT)

3. Inversin total en el Sistema de Calidad (ITSC)CTSC/CT

4. Incidencia de los costos de fallas en las utilidades(CTF)/UAI


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Mejora Continua del SGCPartes

Interesadas

Responsabilidad de la gerencia

Gestin de los recursos

Realizacindel producto ProductoRequisitos

Entrada Salida

Medicin anlisis y mejora

Partes Interesadas

Satisfaccin INVERSIONISTAS

UTILIDADES

RENTABILIDAD

PRODUCTIVIDAD: RELACIN ENTRE LO QUE EL SISTEMA RECIBE FRENTE A LO QUE EL SISTEMA CONSUME Y PRODUCE

MEDICINEVALUACIN

RESULTADOS CUALITATIVOS -CUANTITATIVOS

MEJORAMIENTO

MALA CALIDAD

BUENA CALIDAD


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MEJORA DE LA CALIDAD

MEJORA DE LA CALIDAD

MEJORA DE LA PRODUCTIVIDADMEJORA DE LA

PRODUCTIVIDAD

MEJORA DE LA RENTABILIDADY DE LA COMPETITIVIDAD

MEJORA DE LA RENTABILIDADMEJORA DE LA RENTABILIDADY DE LA COMPETITIVIDADY DE LA COMPETITIVIDAD

REDUCCION DE COSTOSREDUCCION DE COSTOSMENOS ERRORES

MENOS REPROCESOSMENOS DEMORAS

MAYOR MOTIVACIONMEJOR EMPLEO DE LOS

RECURSOS

MENOS ERRORESMENOS REPROCESOS

MENOS DEMORASMAYOR MOTIVACION

MEJOR EMPLEO DE LOS RECURSOS

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Costos basados en actividades: Sistema de contabilidad de costos que acumula los datos basados en costos de actividades realizadas y despus utiliza los factores generadores de costos para asignar estos costos a productos u otras bases, tales como clientes, mercados, proyectos.

Evaluacin: Actividad basada en la revisin de la percepcin del desempeo; para identificar las oportunidades de mejora y posibles reas de fortaleza para desplegar la mejor prctica potencial en la organizacin.

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia de auditora y evaluarla objetivamente para determinar en qu medida se cumplen los criterios de auditora..

Cuadro de Mando integral: Herramienta de medicin que utiliza cuatro perspectivas (finanzas, clientes, procesos internos del negocio, y aprendizaje y crecimiento), tanto de desempeos pasados como futuros, para brindar una base para la medicin y gestin estratgica.

Estudios comparativos con las mejores prcticas: Mtodo para comparar los procesos y caractersticas de los productos y servicios de una organizacin con los de los lderes reconocidos, para identificar oportunidades de mejora. Estudios de capacidad: Estudio realizado para determinar la medida estadstica de la de la variabilidad natural del proceso, suponiendo un conjunto de caractersticas (Cp, Cpk).


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Control de no conformidades: Proceso que gestiona el no cumplimiento de los requisitos/legislacin/normas/reglas especificados.Accin Correctiva: Proceso para eliminar las causas raz de una no conformidad, defecto u otra situacin indeseable existente, con el fin de evitar que ocurra de nuevo.

Anlisis costo-beneficio: Herramienta utilizada para analizar y comparar el costo monetario de implementar una mejora, y el valor monetario de los beneficios alcanzados por la mejora. Tablero de control/semforo: Herramienta utilizada para representar grficamente mediante colores, las medidas crticas de desempeo. Tpicamente el verde significa: todo est bien, no se necesita actuar; el amarillo significa: advertencia de que puede ser necesario actuar; el rojo significa: se necesita actuar. Con frecuencia se utilizan junto con los cuadros de mando, para mejorar la eficiencia. Valor econmico agregado: Medida de desempeo financiero usada para evaluar las utilidades reales de una organizacin. El enfoque primario es la riqueza de los accionistas (utilidades operativas despus de impuestos) - (capital total empleado x costo de capital) = valor econmico agregado.

Evitar costos: Actividad de control que analiza el Costo de calidad deficiente en que se ha incurrido, para impedir que se cometan errores; esta actividad es una inversin para el futuro.


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Anlisis de Efecto y Modo de Falla: Mtodo para la priorizacin de riesgos y toma de acciones preventivas dirigidas a la reduccin de riesgos.Costos del ciclo de vida: Seguimiento de los gatos durante el perodo de tiempo desde la creacin del producto hasta el fin de su uso previsto y destruccin.

Costos de prevencin, evaluacin y falla: Mtodo que identifica ampliamente los costos en las tres categoras, que ayuda a centrarse hacia la mejora y revisa el progreso de sta, particularmente importante para los beneficios financieros y econmicos. Anlisis del retorno de inversin: Actividad para evaluar el potencial de inversin comparando la magnitud/tiempo de las ganancias esperadas, frente a los costos de la inversin:{(ganacias-costos)/costos}.

Anlisis de Pareto: Proceso estadstico que da como resultado un grfico de barras organizado por niveles de frecuencia, de mayores a menores. El diagrama de Pareto compara la importancia de los diferentes factores que intervienen en un problema y ayuda a la identificacin de las acciones prioritariasAnlisis del tiempo de recuperacin de la inversin: Revisin del perodo de tiempo que se requerir para recuperar la inversin inicial de un proyecto.


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Anlisis de Riesgos: Herramienta utilizada para identificar y controlar los riesgos asociados con cualquier elemento, actividad, proceso o sistema de una organizacin. Aunque lo ideal sera que fuera de naturaleza proactiva, desafortunadamente los acontecimientos graves pueden provocar el anlisis.

Anlisis de Tendencias: Seguimiento de los datos con respecto al tiempo para identificar una tendencia o direccin.

Gestin del valor: Aplicacin sistemtica de tcnicas reconocidas , que identifican las funciones de producto o servicio, establecen el valor de esas funciones y proporcionan las funciones necesarias para cumplir el desempeo requerido al menor costo global.

Autoevaluacin: Actividad basada en la revisin de la percepcin del desempeo, para identificar oportunidades de mejora y posibles reas de fortaleza para el despliegue potencial de las mejores prcticas en toda la organizacin.

Teora de limitaciones: Tcnicas y herramientas para identificar y eliminar los cuellos de botella de un proceso. Proporciona orientacin del por qu existen restricciones en el sistema, as como qu hacer con ellas.


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No debe buscarse culpables, ms bien oportunidades de mejoraEs trascendental crear la cultura del reporte de informacinCuantificar los costos de hacer las cosas mal es importante para la competitividad del negocioLa mejora continua debe incorporar la prevencin y reduccin de costos de no calidadEntrada fundamental en Revisiones por la DireccinCuantificar los beneficios obtenidos despus de tomar las acciones, para replantear objetivos, metas e indicadores


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Deben tenerse evidencias concretas sobre los beneficios del sistema de la calidad en trminos de rentabilidad y productividad.

El mejoramiento continuo se podr evaluar desde el aumento en la satisfaccin de los clientes, incremento de las utilidades, crecimiento en las ventas, aumento de la productividad, disminucin de los costos de fallas, entre otros.


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NTC-ISO 10014 Gestin de la calidad. Directrices para la obtencin de beneficios financieros y econmicos.NTC 3606, Gestin y aseguramiento de la calidad. Gua de evaluacin de los costos resultantes de la no calidad.GTC-ISO/TR 10017 Orientacin sobre las tcnicas estadsticas para la norma ISO 9001:2000.

Perdomo Burgos, Alvaro. ISO 9000:2000 Administracin de los costos de la Calidad. ICONTEC, Bogot, D.C. Colombia, 2001.Perdomo Burgos, Alvaro. ISO 9000:2000 Gestin de la calidad en los procesos financieros. ICONTEC, Bogot, Colombia, 2005.

NTC 4203, Gua sobre Economa de la Calidad. Parte 1. Modelo de Costos del Proceso. ICONTEC, Bogot , D.C. Colombia. 1995.

NTC 4204, Gua sobre Economa de la Calidad. Parte 2. Modelo de Prevencin, Evaluacin y Falla. ICONTEC, Bogot , D.C. Colombia. 1997.

NTC-ISO 9004 Gestin para el xito Sostenido de una Organizacin. Enfoque de Gestin de la Calidad


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Jaime Gregorio Garcs RuedaIngeniero Industrial

ConsultorMster Executive en Gestin Integral

Fundacin EOI [email protected]

Cel: 3006112281

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN

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