Correo electronico...

13
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE DIRECCION DE EMPRESAS CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS TEMA: CORREO ELECTRONICOAUTORES: JOSSELYN PINCAY, LISBETH MORALES, JESICA CASTELO PROFESOR: OMAR SAMANIEGO NIVEL: SEPTIMO DE ADMINISTRACION NOCTURNA SANTO DOMINGO-ECUADOR AÑO-2015

Transcript of Correo electronico...

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES”

FACULTAD DE DIRECCION DE EMPRESAS

CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

TEMA:

“CORREO ELECTRONICO”

AUTORES:

JOSSELYN PINCAY, LISBETH MORALES, JESICA CASTELO

PROFESOR:

OMAR SAMANIEGO

NIVEL:

SEPTIMO DE ADMINISTRACION NOCTURNA

SANTO DOMINGO-ECUADOR

AÑO-2015

INTRODUCCIÓN

Los primeros mensajes de correo electrónico, tal como se entienden hoy día,

fueron enviados en 1971 por Ray Tomlinson, de la BBN (Bolt Beranek &

Newman), una empresa que constituía uno de los 15 nodos existentes en la por

aquel entonces conocida como red Arpanet, precursora de Internet.

La novedad consistía en que se podían enviar y recibir mensajes en un sistema de

red distribuida (varias redes interconectadas), y se basó en un programa ya

existente para el envío de correo electrónico entre ordenadores de una misma red

y en otro programa experimental de envío de archivos.

EL CORREO ELECTRÓNICO

FUNCIONAMIENTO DEL CORREO ELECTRÓNICO

Para enviar y recibir correo electrónico, se precisa de un programa

de gestión conocido como "cliente de correo electrónico", en el que se redacta el

contenido y se indican las direcciones del o de los destinatarios. Posteriormente, el

mensaje de correo electrónico se envía a un servidor, que identifica el o los

destinatarios y lo remite al propio servidor de correo de éstos, que es el encargado

de almacenarlo hasta que el propio destinatario se conecte con él y lo descargue

en su terminal, utilizando también un software "cliente de correo electrónico". Una

vez recibido, deberá abrirlo para leer su contenido o abrir los archivos adjuntos

con los programas que sean capaces de manipularlos. Los protocolos utilizados

para el envío y recepción de correo electrónico varían según los servidores, siendo

los más comunes el SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) para el envío y el POP3

(Post Office Protocol 3) o el IMAP (Internet Message Access Protocol) para la

recepción.

ELEMENTOS DE UN MENSAJE

El correo electrónico se basa en el envío y recepción de mensajes. Un mensaje de

e-mail consta de un cuerpo de texto, un apartado de "asunto" y la dirección del o

de los destinatarios. Adicionalmente, según los casos, también puede incluir

archivos adjuntos y códigos de prioridad y urgencia. En muchas ocasiones se

utilizan sistemas de encriptación de datos para evitar la lectura no autorizada de

sus contenidos.

El cuerpo del mensaje se puede escribir directamente en el programa

de software utilizado para su composición, el "cliente de correo electrónico", y las

direcciones de los destinatarios normalmente se encuentran en una base de

datos de "contactos", desde la cual se seleccionan, y que, según los programas

"cliente de correo electrónico", se denomina libreta de direcciones, libro de

direcciones, o similares.

Los archivos adjuntos, mensajes de voz o elementos multimedia adicionales, son

creados por programas externos e insertados en el mensaje antes de su envío.

DIRECCIONES DE CORREO Y SISTEMA DE ENVÍO

Una dirección de correo electrónico, o dirección e-mail, contiene el identificador del

destinatario, así como el del servidor que recibirá el correo. El formato de una

dirección de correo electrónico es similar a nombre [arroba] servidor.ext, en donde

el nombre será el identificador de la "cuenta de correo electrónico" del destinatario

dentro del servidor. El nombre será utilizado por el servidor para conocer quién

deberá recibirlo y almacenarlo en su buzón correspondiente.

Una lista de distribución o lista de correo, permite agrupar diferentes destinatarios

bajo un único nombre, de manera que al seleccionarla como destinatario de un

mensaje de correo, se remitirá una copia del mensaje a cada uno de los miembros

de la lista.

SEGURIDAD Y CORREO ELECTRÓNICO

Durante el proceso de envío y recepción de mensajes de correo electrónico, y en

las bases de datos de los servidores que los guardarán, se pueden producir

accesos no autorizados al contenido. La encriptación de los datos,

fundamentalmente cuando se trata de información confidencial, es la técnica más

utilizada para protegerse de dichos ataques. Esencialmente se trata de codificar y

así ocultar el contenido real de los datos mediante una secuencia de códigos

suficientemente sofisticada, de manera que su lectura sólo sea posible si se

conoce una contraseña o llave de decodificación.

Los denominados virus de lenguaje de macros se han convertido en uno de los

ataques más difundidos y potencialmente peligrosos, pudiendo ejecutarse en

muchas ocasiones aprovechando las características de los propios programas

"cliente de correo electrónico". Los archivos adjuntos también pueden contener

todo tipo de virus, pero no se activarán hasta que sean abiertos por los programas

que sean capaces de gestionarlos o, si se trata de aplicaciones, hasta que sean

ejecutados en el ordenador cliente; por ello es esencial disponer de un

programa antivirus capaz de comprobarlos tan pronto se reciba el mensaje de

correo electrónico.

Los ataques DOS (Denial Of Service) provocan la caída del servidor de la red (por

ejemplo, de un proveedor de servicios de Internet) y aunque no tienen por qué

destruir datos, sí hacen inviable el uso del servicio de mensajería y otros que

proporcione dicho servidor. Su modo de actuar es saturar el servidor con

demandas de servicio masivas, de manera que llegue a un bloqueo de su

capacidad de procesamiento. (Fajardo, s.f.)

TAMAÑO MÁXIMO DE LOS ARCHIVOS ADJUNTOS

Puedes enviar mensajes de hasta 25 megabytes (MB). Si quieres enviar archivos

mayores, tienes la opción de insertarlos desde Google Drive.

Si no puedes enviar archivos más grandes, quizá se deba a que el servicio de

correo electrónico del destinatario tiene un límite inferior de tamaño para los

archivos adjuntos. Si tu archivo es demasiado grande para enviarlo a tus

contactos, siempre puedes insertarlo con Google Drive. (Otra alternativa

es invitarlos a Gmail).

Como medida preventiva ante posibles ataques de virus, Gmail no te permite

enviar ni recibir archivos ejecutables (archivos con la extensión exe, por ejemplo).

Yahoo! Mail ha integrado el servicio de Dropbox a sus cuentas de correo, lo que

permitirá aumentar la capacidad de enviar, recibir y gestionar los archivos

adjuntos, informaron conjuntamente las dos compañías. Esta integración permitirá

adjuntar archivos pesados de más de 25 megas, guardar los archivos recibidos

por el correo de Yahoo! Mail en Dropbox y adjuntar archivos desde Dropbox.

Dropbox es un servicio de almacenamiento de la red que permite guardar y

compartir archivos Las novedades está disponibles en los servicios de correo de

Yahoo! para escritorio en inglés, español, francés, alemán e italiano. Esta

colaboración "simplificará la experiencia de los usuarios", indicó Yahoo! en un

comunicado. La incorporación de Dropbox a Yahoo! Mail de forma nativa hace

más cómodo el intercambio de archivos y evita tener que iniciar sesión en el

servicio de almacenamiento 'cloud' si se ha entrado en el correo. Cada día, más

de 300 millones de archivos adjuntos se envían y reciben por Yahoo! Mail, según

la compañía. Dropbox es un servicio de almacenamiento de la red que permite

guardar y compartir archivos con otros usuarios. (20minutos, 2013)

Yahoo! Mail tiene limitaciones para los archivos adjuntos enviados por correo

electrónico, sobretodo en tamaño y tipo. El límite de tamaño es estándar para

todas las direcciones de correo electrónico. Hay un límite de adjunto diferente para

cuando estás enviando correo electrónico a un grupo de Yahoo!. Yahoo! Mail

también ofrece una aplicación para ayudarte a enviar archivos que superen el

límite permitido.

Limitaciones de tamaño

Yahoo! Mail no admite archivos adjuntos de más de 25 MB. Puedes alcanzar este

límite ya sea agregando un archivo de hasta 25 MB, o varios archivos más

pequeños con una suma no superior a 25 MB. Yahoo! Mail es compatible con

todos los tipos estándar de documentos, imágenes y archivos multimedia. Adjunta

un archivo abriendo un nuevo correo electrónico y haz clic en el botón "Adjuntar",

busca el archivo que deseas adjuntar y haz clic en "Abrir" o "Aceptar".

Para archivos grandes

En la esquina inferior izquierda de la interfaz de Correo Yahoo! está el módulo de

aplicaciones; una de ellas es la aplicación "Adjuntar archivos de gran tamaño".

Esta aplicación se basa en YouSendIt, utilidad popular para el envío de archivos

de gran tamaño por correo electrónico, y te permite eludir el límite de adjunto.

Permite el acceso de la aplicación a tu cuenta de correo. Ingresa tu destinatario en

el cuadro de texto del correo electrónico, haz clic en el botón "Seleccionar

archivos" y selecciona el archivo o archivos que deseas enviar. Esta aplicación es

compatible con archivos de hasta 100 MB, ya sea en un solo archivo grande o

como la suma de varios archivos. Haz clic en el botón "Compartir" en la esquina

superior izquierda del panel central para enviar los archivos.

Enviar archivos grandes a otras personas

Microsoft Outlook 2010 bloquea archivos adjuntos que superan los 20 MB (20480

KB). Si los datos adjuntos superan este límite, el mensaje de error "El tamaño de

los datos adjuntos excede el límite permitido" aparece.

Este límite impide a su equipo que intente cargar datos adjuntos muy grandes que

superen los límites de la mayoría de ISP. Este límite se aplica si está agregando

un gran archivo adjunto mayor de 20 megabytes (MB) o varios archivos adjuntos

cuyo tamaño total sumado sea mayor que 20 MB.

Si está utilizando una cuenta de Exchange Server, el límite se controla por medio

del administrador de Exchange Server. Si Exchange Server está configurado para

utilizar el límite predeterminado, recibe este mensaje de error si la suma total de

los archivos adjuntos es mayor de 10 MB (10240 KB). Solo el administrador del

Exchange Server puede cambiar este límite.

NOTA: Para obtener más información sobre cómo cambiar el tamaño máximo

permitido de los datos adjuntos, consulte el error "El tamaño de los datos adjuntos

excede el límite permitido".

En este artículo...

Problemas con archivos adjuntos grandes

Compartir archivos grandes de manera eficiente

Problemas con archivos adjuntos grandes

Incluso si su mensaje no excede los límites de tamaño para datos adjuntos de

Outlook o Exchange Server, existe la posibilidad de que el proveedor de correo

electrónico del destinatario bloquee los mensajes que incluyen datos adjuntos

grandes. Para reducir el tamaño de los datos adjuntos que envía en Outlook,

vea Reducir el tamaño de imágenes y archivos adjuntos.

Aparte de los límites de tamaño total que establecen los proveedores de correo

electrónico, enviar archivos adjuntos grandes a través del correo electrónico no

siempre es la mejor solución.

Su mensaje puede provocar que el buzón de los destinatarios supere la cuota

de almacenamiento Si los buzones de los destinatarios superan la cuota de

almacenamiento, los destinatarios no podrán recibir otros mensajes.

Su mensaje puede causar que su buzón supere la cuota de

almacenamiento Todos los mensajes que se envían se guardan en la

carpeta Elementos enviados. Enviar archivos adjuntos grandes a otras personas

también perjudica la cuota de su buzón. Al superar la cuota de almacenamiento, es

posible que su cuenta se bloquee y no pueda recibir mensajes adicionales.

Aumento del archivo adjunto Cuando un archivo se adjunta a un mensaje, tiene

que codificarse. El proceso de codificación hace que los archivos adjuntos se

vuelvan 1,37 veces más grandes con respecto a los que se encuentran en su

equipo. Por ejemplo, si envía un archivo adjunto de 5 MB, el archivo adjunto se

envía como 6,85 MB de datos.

Principio de página

Compartir archivos grandes de manera eficiente

Hay varias maneras de compartir archivos grandes y de colaborar con otras

personas sin enviar archivos adjuntos.

Bibliotecas de Microsoft SharePoint Server Si tiene acceso a una biblioteca de

SharePoint Server, los archivos se pueden guardar en la biblioteca. Para obtener

más información, vea Guardar un archivo en una biblioteca de SharePoint. Se

puede acceder a las bibliotecas de SharePoint directamente desde Outlook. Para

obtener más información, consulte Abrir, editar y actualizar archivos desde un sitio

de SharePoint.

Si su organización usa SharePoint Server y le proporciona un Mi sitio, puede

cargar sus archivos a la Biblioteca de documentos compartidos de Mi sitio y, a

continuación, incluir un vínculo al archivo en el mensaje.

Al abrir la biblioteca de documentos de SharePoint a la que ha cargado el archivo,

haga clic con el botón secundario del mouse en el vínculo al documento, haga clic

en Copiar acceso directo y, a continuación, pegue (CTRL+V) el acceso directo

en el mensaje.

OneDrive OneDrive es un servicio gratuito de Microsoft que proporciona

almacenamiento de archivos en línea protegido por contraseñas para que sea

posible guardar, abrir y compartir archivos en línea con los amigos o compañeros

de trabajo, desde prácticamente cualquier lugar. Puede guardar los documentos de

Microsoft Office directamente en OneDrive. Para obtener más información,

consulte Introducción a OneDrive.

Ubicaciones de red compartidas Guarde archivos en una carpeta a la que

también pueden acceder a sus destinatarios. Después, podrá enviar a los

destinatarios un mensaje que contenga un vínculo a la ubicación compartida. En la

pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo. Si la ruta de

acceso de la ubicación compartida o del nombre del archivo contienen espacios,

vea Agregar vínculos que contienen espacios a un mensaje de correo electrónico.

Sitios para compartir fotos Si va a enviar imágenes a alguien, considere

cambiar el tamaño de esas imágenes antes de enviarlas. Vea Reducir el tamaño de

imágenes y archivos adjuntos. Con las cámaras digitales modernas, cada imagen

puede ser de 3 MB o más al transferirla desde su cámara. Si no desea cambiar el

tamaño de las imágenes, existen muchos sitios web para compartir fotos a los que

podrá cargar las imágenes para, a continuación, enviar un vínculo a las imágenes

en un mensaje.

Sitios para compartir vídeos Incluso un breve archivo de vídeo puede ser muy

grande. Considere compartir clips de vídeo utilizando uno de los métodos descritos

en este artículo o mediante un sitio web de uso compartido de vídeos.

SEGURIDAD Al adjuntar un archivo a un mensaje, usted determina el

destinatario deseado. Si carga un archivo en una ubicación o servicio compartido,

asegúrese de que comprende la configuración de seguridad y privacidad de ese

sitio, incluyendo quién tiene acceso al archivo.

Hay muchas razones por la cual hay un tamaño máximo para archivos adjuntos

en Outlook.com, entre las primeras debemos considerar que Microsoft no desea

sobrecargar sus servidores y el ancho de banda de los mismos. Otra de las

razones es evitar que los usuarios usen las casillas como espacio de

almacenamiento. Hay que recordar que las cuentas de Outlook no tienen límite

para almacenar correos electrónicos y se incluyen los espacios ocupados por

archivos adjuntos. Por lo tanto, si no hubiese un límite, los usuarios utilizarían el

espacio de almacenamiento como disco en la nube.

Por eso el tamaño máximo para archivos en Outlook.com en la actualidad es

de 25 MB, que supera ampliamente a los 1MB que el correo tenía antes. En cada

a correo electrónico se pueden adjuntar hasta 5 archivos. Desde ya que se puede

recurrir al uso de aplicaciones de compresión de archivos que podrán ayudar a

superar en algo el problema si se necesita enviar archivos adjuntos más grandes.

Cambiar la dirección de respuesta en una cuenta de outlook.com

La razón de cambiar la dirección de respuesta en una cuenta de Outlook.com

depende de cada usuario, pero a menudo nos encontramos con un sinfin de

cuentas electrónicas pertenecientes a una empresa, de las cuales unas están

dedicadas a un tipo de correo y otras a otros.

Por ejemplo, si nuestra empresa se llama Champiñón, seguramente tendremos un

sector dedicado a la recepción de solicitudes de presupuesto, para el cual

utilizaremos la cuenta del tipo presupuestochampiñó[email protected], pero la

principal será champiñó[email protected].

Nuestra intención será que los nuevos clientes escriban a la primera, pero

nosotros queremos contestar desde la principal que es la segunda. Por ello,

podemos proceder a cambiar la dirección de respuesta en una cuenta de

Outlook.com.

Cómo cambiar la dirección de respuesta en una cuenta de Outlook.com

Para cambiar la dirección de respuesta de una cuenta de Outlook.com tenemos

que entrar en el apartado de opciones de nuestra cuenta de Outlook.com y

dirigirnos al segundo bloque de opciones que tiene el hombre de “Escribir correo

electrónico“, donde podremos hacer clic en el enlace “Dirección de respuesta“.

El siguiente paso será escribir la dirección de correo electrónico de Outlook.com

con la que queremos gestionar los correos y finalmente no tenemos más que

guardar los cambios.

A partir de ahora, recibiremos las respuestas de la cuenta actual en la nueva

cuenta que le hemos indicado.

Cómo configurar el almacenamiento de los mensajes enviados en

Outlook.com

Para configurar el almacenamiento de los mensajes enviados en Outlook.com lo

primero que tenemos que hacer es iniciar sesión en nuestra cuenta de

Outlook.com, y seguidamente nos dirigimos al apartado de opciones de

Outlook.com.

Para ello tenemos que hacer clic en la rueda dentada que se encuentra situada en

la esquina superior derecha de nuestra pantalla, justo a la izquierda de nuestro

nombre. Seguidamente hacemos clic en “Más opciones de configuración de

correo” y ahora nos tenemos que dirigir al apartado denominado “Escribir correo

electrónico“.

Aquí hacemos clic sobre “Almacenar mensajes enviados” y por defecto podremos

comprobar que tenemos seleccionada la opción de guardar todos los mensajes

enviados a la carpeta “Elementos enviados“.

No obstante, tenemos la posibilidad de elegir que no se guarden estos mensajes

para lo cual seleccionaremos la primera opción y guardamos.

La razón de configurar el almacenamiento de los mensajes enviados en

Outlook.com

Es posible que estemos utilizando una cuenta a la que tenga acceso otras

personas, por lo que es en el caso de que no queramos que todos nuestros

mensajes enviados queden almacenados, tendremos que realizar la configuración.

Por otra parte, tenemos que considerar que si estamos utilizando un programa

POP para la gestión de nuestros correos de Outlook.com es posible que los

mensajes enviados si queden almacenados en dicho programa, por lo que

tendremos que proceder a eliminarlos del mismo

CRITERIO

El correo electrónico se ha vuelto un instrumento muy esencial para el internet ya

que es un medio de comunicación de mucha ayuda para la sociedad ya sean para

empresas o manejo personal, en correo electrónico cuenta con muchas opciones

que nos permite configurar, personalizar nuestra cuenta de correo electrónico para

sentirnos a gusto y facilitarnos la vida en lo que nos referimos envíos y

recepciones de documentos o archivos, aparte de todo lo mencionado nos facilita

a realizar foros o videoconferencia a medida que el tiempo pasa la tecnología

avanza para facilitar nuestras tareas cotidianas.

BIBLIOGRAFÍA 20minutos. (03 de Abril de 2013). Obtenido de

http://www.20minutos.es/noticia/1775754/0/yahoo/dropbox/nube/#xtor=AD-

15&xts=467263

Fajardo, J. (s.f.). Monografías. Obtenido de http://www.monografias.com/trabajos21/internet-

correo-outlook/internet-correo-outlook.shtml#ixzz3YitpYDdM