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Copia No. de copias. Ministerio de la Defensa Nacional Ciudad de Guatemala 200800ENE2015DGFMDN-F5

P/ D - M DN - D G F M DN - F 5 - A E F - 0 02 - S A GE- 2015 .

El General de División Ministro de la Defensa Nacional, emite la presente Directiva que norma los procesos de formulación, ejecución y liquidación del presupuesto aprobado al Ministerio de la Defensa Nacional para el Ejercicio Fiscal 2015.

Referencias:

Constitución Política de la República de Guatemala Ley del Organismo EjecutivoLey Constitutiva del Ejército de GuatemalaPlan Estratégico 2012-2016 “Camino al Bicentenario” Ley de Contrataciones del EstadoLey Orgánica de la Contraloría General de CuentasLey Orgánica del Presupuesto y su reglamento Acuerdo Gubernativo No. 540-2013Decreto Número 13-2013 del Congreso de la República que Reforma a los Decretos Números 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto; 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,; y 1-98 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria.Acuerdo Gubernativo No. 216-2011, reforma el Acuerdo Gubernativo No. 178-2004Decreto Número 22-2014, Ley de Implementación de Medidas Fiscales, Aprobación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2015 y Aprobación de Financiamiento para el Ejercicio Fiscal 2014.Acuerdo Gubernativo No. 284-2010 (PERENCO)Acuerdo Gubernativo No.1056-92 (Reglamento Ley de Contrataciones)Instructivo para Rendición de Cajas Fiscales de Municipalidades y Entidades del Estado Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General de CuentasAcuerdo Gubernativo Número 495-2014 Distribución Analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal 2015.

I. P R OPÓSI T O:

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Dar los lineamientos de acción a las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República; así como, a los responsables de programas y actividades en lo referente a la actividad presupuestaria, financiera y contable del Ministerio de la Defensa Nacional.

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II. A L C A NC E:

Que las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, lleven a cabo la ejecución presupuestaria basada en los lineamientos que rigen el manejo del presupuesto público en el Decreto Número 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas Decreto 13-2013, Decreto Número 22-2014, Ley de Implementación de Medidas Fiscales, Aprobación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2015 y Aprobación de Financiamiento para el Ejercicio Fiscal 2015, optimizando los recursos financieros asignados, a fin de contribuir para el cumplimiento de la misión encomendada al Ministerio de la Defensa Nacional.

III. O BJ ETIVOS GE N E R A L ES:

A. Designar las responsabilidades para realizar cada una de las etapas de la actividad presupuestaria del Ministerio de la Defensa Nacional.

B. Establecer los procedimientos de aspectos presupuestarios, financieros y/o contables a nivel del Ministerio de la Defensa Nacional, relacionados al sistema de presupuesto público, contenidas en las Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas.

IV. O BJ ETIVOS ESPE C Í F I C O S:

A. Estandarizar los procedimientos en la programación, ejecución y liquidación del presupuesto asignado al Ministerio de la Defensa Nacional.

B. Estandarizar los procedimientos contables de las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República.

V. D ISPOSI C IO N ES P A R T I CU L A R ES:

A. A SP E C T OS P R ES U P U ES T A R IOS:

1. La comprobación de los gastos en el renglón “198” Recompensas para la Seguridad del Estado, se efectuará de conformidad a lo establecido en el Acuerdo Ministerial No. 07-2006 de fecha 20ABR2006.

2. El monto autorizado a las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República en el renglón “262” Combustibles y lubricantes, como asignación ordinaria es exclusivo para cubrir el pago por consumo de gas propano.

3. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, deberán remitir a más tardar el 15 de cada mes, el estado de fuerza del personal para el cálculo de la asignación de alimentación.

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4. Toda brigada, comando, servicio y dependencia militar de la República, que requiera reintegro por concepto de alimentación, deberá remitir a más tardar el 20 de cada mes, la solicitud respectiva con copia al comando por afectar, adjuntando para el efecto nómina del personal que fue agregado por razones del servicio.

5. La Dirección General de Finanzas del M.D.N., proporcionará viáticos al personal que cumpla comisiones del servicio en el interior, cuando no se utilice vehículo del Estado para su transportación, ni se haya proporcionado alimentación y alojamiento en las brigadas, comandos, servicios o dependencias militares de la República, debiendo presentar para el efecto el formulario de “Autorización de viáticos y pasajes”, firmado por la máxima autoridad del lugar de destino.

6. Asimismo, proporcionará viáticos y gastos de viaje al personal militar que sea nombrado para cumplir diferentes comisiones del servicio en el extranjero, cuya erogación se realiza a través de los formularios respectivos, debiendo ser comprobados a más tardar ocho (08) días hábiles después de haberse cumplido la comisión, de conformidad al Acuerdo Gubernativo No.397-98 de fecha 23JUN98 .

7. La Dirección General de Finanzas del M.D.N., remitirá mensualmente a la Inspectoría General del Ejército y la Auditoría Militar de Cuentas, el reporte de las asignaciones que se programaron a las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República por concepto de gastos extraordinarios para que dichas dependencias verifiquen la eficacia y transparencia del gasto.

8. El Ministerio de la Defensa Nacional a través de la Dirección General de Política de Defensa del Ministerio de la Defensa Nacional, velará por que se publique en el portal de dicha entidad el plan estratégico y operativo anual y las actualizaciones oportunas en función de sus reprogramaciones, los indicadores de resultados y sus productos asociados de conformidad al artículo 8 del Decreto Número 13-2013 Reformas al Decreto Número 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto.

9. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República son responsables de darle cumplimiento a lo establecido en el artículo 18 Contratación de estudios y/o servicios del Decreto Número 22-2014 Ley de Implementación de Medidas Fiscales, Aprobación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2015 y Aprobación de Financiamiento para el Ejercicio Fiscal 2014; así como, remitir a la entidad correspondiente los informes, avances y resultados obtenidos, con los nombres y montos de manera mensual para su publicación.

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B. R ESPO N S A B I L I D A D ES D E L OS C O M A ND OS, SE R VI C IOS Y D EPE ND E NC I A S M I L I T A R ES Q U E GE N E R A N Y A D M I N IST R A N I N G R ESOS P R OPIOS:

1. Los comandos, servicios y dependencias militares de la República que generan y administran ingresos propios, realizarán el depósito de los recursos captados a más tardar el día 10 de cada mes a la Cuenta del Fondo Común registrada en el Banco de Guatemala, debiendo remitir el duplicado de la boleta por medio de oficio dirigido a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., adjuntando detalle de los renglones en los cuales ejecutarán dichos recursos, a excepción del último mes el cual tendrá que realizarse el 05DIC2015.

2. Los depósitos que realicen al Banco de Guatemala deberán efectuarse de conformidad al oficio circular TN 2-2010 de la Tesorería Nacional de fecha 01 de junio de 2010, que literalmente dice “En las cuentas 110001-5 GOBIERNO DE LA REPÚBLICA FONDO COMÚN y 111798-5 GOBIERNO DE LA REPÚBLICA FONDO COMÚN INGRESOS PRIVATIVOS, losdepósitos deben ser efectuados en efectivo, con cheque de caja o transferencias bancarias, esto para evitar cheques rechazados”.

3. Asimismo, deberá hacerse mención en el oficio con el cual se remite el duplicado de la boleta, la fecha real en que se hizo el depósito, debido a que en múltiples ocasiones no se efectúa en la fecha que se consigna, lo cual dificulta determinar dicha información, en virtud a que la impresión de la máquina registradora es ilegible o la colocación del sello del receptor pagador se realiza sobre la información requerida.

4. La Dirección General de Finanzas del M.D.N., revisará, analizará y consolidará la información remitida y realizará las gestiones ante el Ministerio de Finanzas Públicas, para la recuperación de los ingresos propios a través de los procedimientos establecidos en el SICOIN-WEB.

5. Los comandos, servicios y dependencias militares de la República que generan ingresos propios utilizarán los formularios 63-A y 306-C para el retiro de las asignaciones, para lo cual deberán remitir el detalle de renglones a ejecutar, debiendo llevar control de sus saldos con respecto al presupuesto autorizado.

6. Al ser acreditados los recursos de ingresos propios por parte de la Tesorería Nacional a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., se procederá a realizar la transferencia a las cuentas bancarias de cada uno de los comandos y dependencias militares involucradas.

7. Cuando se necesite efectuar gestiones ante el Ministerio de Finanzas Públicas, deberá informar a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., quien realizará las coordinaciones por ser el ente responsable.

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8. Al remitir el anteproyecto de presupuesto multianual (2016-2018), debe adjuntarse la información relacionada a la descripción del bien o servicio que es objeto de cobro, comportamiento observado durante los últimos 5 años, número proyectado de usuarios del bien o servicio para el ejercicio fiscal que corresponda, precio de venta al público o tarifa establecida, base legal que autoriza la captación de los ingresos; asimismo, deberá incluir una programación del renglón de gasto 022 y sub grupo 18, la cual deberá contener título del puesto/naturaleza del servicio, número de puestos, salario mensual y anual.

9. Los comandos, servicios y dependencias militares de la República que generan ingresos propios deberán planificar, aperturar, ejecutar y liquidar sus fondos únicamente dentro del presupuesto autorizado a cada uno por el Ministerio de la Defensa Nacional.

10. Todos los comandos, servicios y dependencias militares de la República que administran ingresos propios, que contemplen la ejecución de recursos en los renglones del Grupo de gasto “300” Propiedad, planta, equipo e intangibles, deberán remitir a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., copia de las facturas respectivas adjuntando la constancia de ingreso al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-WEB, a más tardar ocho (08) días después de haber realizado el depósito al Banco de Guatemala para efectos de comprobación ante el Ministerio de Finanzas Públicas, de no cumplir la disposición no se efectuará el reintegro de los recursos correspondientes.

11. De conformidad al artículo 110 de la Constitución Política de Guatemala, los trabajadores del Estado, al ser despedidos sin causa justificada, recibirán su indemnización equivalente a un mes de salario por cada año de servicio continuo prestados. Este derecho en ningún caso excederá de diez meses calendario.

12. Los comandos y dependencias militares de la República que generan y administran ingresos propios son responsables de llevar el control de los saldos en relación al presupuesto asignado.

13. Todos los comandos y dependencias militares de la República son responsables de que los depósitos por concepto de ingresos propios queden registrados al 30DIC2015 en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, debiendo remitir para el efecto la boleta de depósito del Banco de Guatemala a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., ya que de lo contrario se trasladarán automáticamente sin más trámite a la cuenta GTBAG01010000000001100015 “Gobierno de la República, Fondo Común- Cuenta Única Nacional” (Referencia 2do. Párrafo del Artículo 3 del Decreto Número 22-2014 del Congreso de la República de Guatemala).

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14. No se deberá contratar personal si no existe disponibilidad presupuestaria en los renglones de gasto que se utilicen para el efecto.

C. A SP E C T OS F I N A NC IE R OS:

1. El pago de salario al personal militar se efectuará a través del CREDITO HIPOTECARIO NACIONAL, BANRURAL y G & T CONTINENTAL, cualquiersolicitud de cambio al respecto, el interesado deberá efectuarla por escrito indicando el número de catálogo, dependencia donde se encuentra de alta, adjuntando además fotocopia de cheque o libreta de ahorro, la cual debe ser legible con el fin de identificar y verificar los números de la nueva cuenta; asimismo, adjuntar solvencia del banco donde indique que no tiene ningún préstamo ó asunto judicial pendiente con dicha entidad bancaria.

2. Las nóminas de pago salarial deben ser firmadas únicamente por el titular que figura en éstas, siendo responsable el oficial de personal de cada dependencia militar del cumplimiento de esta disposición; asimismo, del correcto manejo, desglose, limpieza y legalización correspondiente, de igual forma, con oficio deberá adjuntarse la nómina del personal que no firmó, la razón justificada y remitirla al Negociado de Salarios de la Dirección General de Finanzas del M.D.N., de conformidad a fechas establecidas.

3. Las copias de las nóminas de pago salarial que quedan en las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República; así como, en los escuadrones de seguridad ciudadana, centros educativos y de formación militar, deberán ser firmadas por todo el personal aun cuando se encuentren con algún destino (vacaciones, licencias, francos, comisiones, agregados a otro comando, etc).

4. Es responsabilidad del oficial de personal de las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República; así como, en los escuadrones de seguridad ciudadana, centros educativos y de formación militar, la supervisión del cumplimiento del proceso de bajas y altas del personal militar, con el fin de cerrar códigos de pago respectivos.

5. Toda persona que preste servicios profesionales y técnicos deberá suscribir el contrato respectivo con el Ministerio de la Defensa Nacional, presentando para el pago correspondiente la factura en la cual debe especificarse el número de contrato y el mes en que laboró; asimismo, adjuntar el informe de las actividades efectuadas (memoria de labores).

6. El personal que cause alta por primera vez como especialista, deberá remitir al Negociado de Salarios de la Dirección General de Finanzas del

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M.D.N., copia legible del DPI en los primeros cinco (05) días del mes, con el fin de establecer el régimen de previsión social al cual estará sujeto (I.P.M. o Montepío).

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7. La solicitud de prestaciones laborales o indemnización de personal que causó baja por diferentes motivos, es de carácter personal, por lo que ningún comando o dependencia militar deberá tramitar la misma.

8. Previo a rescindir el contrato de trabajo a personal que labora con cargo al renglón 022, se deberá consultar a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., en relación a disponibilidad financiera para el pago de indemnización.

9. No debe iniciar labores el personal por contrato o planilla, sin que el citado instrumento legal esté debidamente legalizado y autorizado; quienes incumplan con esta disposición serán responsables del pago anterior a la fecha de vigencia del contrato.

10. En la elaboración de contratos para el personal que labora por el sistema de planilla y/o contrato deberá especificarse además de los datos necesarios del contrato, lo siguiente:

a. Sexo, adscripción étnica (Maya, indígena, xinca, garífuna, ladino, mestizo, otro); así como, edad y fotocopia legalizada del DPI.

b. Nivel académico (Doctorado, maestría, licenciatura, técnico universitario, nivel medio, nivel técnico, secundaria completa, primaria completa y sin educación formal).

11. El envío de sueldos y gastos de representación al personal de oficiales generales, oficiales superiores que se desempeñan como agregados militares de Guatemala en el extranjero, pensión de estudios al personal becado en el exterior y gastos de funcionamiento de agregadurías militares, lo realizará la Dirección General de Finanzas del M.D.N., por medio de divisas a través del Banco de Guatemala o por medio de cheque personal.

12. El pago de salario y gastos de representación al personal militar (oficiales generales y oficiales superiores) que se desempeñan como agregados militares en el extranjero se realiza por medio de nómina, de conformidad al Acuerdo Ministerial No. 07-2014 de fecha 29ABR2014.

13. La comprobación de los gastos de funcionamiento de las Agregadurías Militares, deberá efectuarse a más tardar 20 días después de haberse transferido los recursos. Caso contrario no se hará efectivo el pago de la siguiente asignación.

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14. El pago mensual de asignaciones para gastos de funcionamiento y alimentación se hará a través de la Banca Electrónica, debiendo la brigada, comando, servicio o dependencia militar, mantener habilitado el respectivo código de pago con el Banco G&T Continental.

15. Todo pago que realice la Dirección General de Finanzas del M.D.N., lo hará únicamente con la documentación contable debidamente legalizada.

D. A SP E C T OS C O N T A B L ES:

1. La rendición de cuentas mensuales (presentación de la caja fiscal) deberá realizarse dentro de los primeros cinco (05) días del mes siguiente, según lo ordenado en la circular DFE-003-77-SAGE de fecha 06MAY1977 emanada del Ministerio de la Defensa Nacional.

2. En cumplimiento al Acuerdo Gubernativo Número 5-2013. Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas, deberá verificarse que las facturas que comprueban gastos y conforman la caja fiscal contenga impresa la frase del régimen de pago al cual se acogió la empresa o negocio ante la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-.

3. No se aceptará en la comprobación de gastos (caja fiscal), documentos por la compra de bebidas fermentadas (licor), cobros por mora e intereses, deducibles, propinas y compras al crédito.

4. A las facturas cambiarias deberá adjuntarse el recibo de caja correspondiente.

5. Las facturas de uso normal deberán contener el sello de pagado o cancelado; así como, el total en letras.

6. La comprobación de gastos por concepto de servicios públicos (agua, luz y teléfono), deberá adjuntar la factura que ampare el pago realizado y en el caso de telefonía adjuntar el detalle completo de llamadas realizadas.

7. En las compras de bienes muebles, útiles y enseres, los artículos deberán ser ingresados al libro de inventario y/o almacén, debiendo legalizar las facturas correspondientes, independientemente que las mismas se consignen a nombre del Ministerio de la Defensa Nacional o de la Dirección General de Finanzas del M.D.N.

8. El ingreso de formularios de asignaciones ordinarias, debe realizarse dentro de los primeros quince (15) días de cada mes calendario, exceptuándose los formularios para asignación de servicios públicos, los cuales deben ingresarse con la fotocopia de la factura correspondiente para su trámite.

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9. Las cajas fiscales que sean objeto de hallazgos deberán ser devueltas a la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional, en un plazo de tres (03) días hábiles para las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la ciudad capital y cinco (05) días hábiles para el interior de la República; según lo establecido en oficio circular DFE-003-77- SAGE del 06MAY1977, emanado del Ministerio de la Defensa Nacional.

10. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República que dentro del plazo normado, no solventen los hallazgos encontrados en su caja fiscal, no se les asignarán los recursos para funcionamiento del siguiente mes.

11. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República que efectúan pagos a personal por contrato, deberán remitir en la respectiva caja fiscal dentro de los primeros tres (03) meses del año, fotocopia del contrato firmado por el señor Ministro de la Defensa Nacional, de lo contrario, se considerará como hallazgo.

12. El pago de facturas cuyo monto sea igual o mayor a Q.30,000.00, deberá aplicársele la retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA) de conformidad a lo establecido en el Decreto número 20-2006 “Disposiciones Generales para el Fortalecimiento de la Administración Tributaria” y la Directiva No. MDN-007-SAGE-2007 de fecha 01FEB2007. Así como, llevar el registro de las retenciones mensuales y pago de las mismas en un libro auxiliar, con el detalle completo de las retenciones efectuadas.

13. En la comprobación por compra de bienes muebles, deberá adjuntarse fotocopia certificada del folio en el cual fueron inventariados los bienes y constancia de ingreso al inventario generado a través del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-WEB.

14. De conformidad a lo establecido en el Artículo 35 del Reglamento del Libro de la Ley de Actualización Tributaria, Decreto 10-2012 del Congreso de la República de Guatemala, que establece el Impuesto Sobre la Renta de Entidades Lucrativas, según Acuerdo Gubernativo Número 213-2013 del Ministerio de Finanzas Públicas, publicado en el Diario de Centroamérica el 13MAY2013, cuando se adquieran bienes o servicios con empresas inscritas en regímenes afectos a retención, por un valor igual o menor a DOS MIL OCHOCIENTOS QUETZALES (Q.2,800.00) excluyendo elImpuesto al Valor Agregado, no serán objeto de retención de ISR.

15. De conformidad a lo establecido en el Artículo 49 del Reglamento de Ley del Impuesto al Valor Agregado, Acuerdo Gubernativo Número 5-2013 del Ministerio de Finanzas Públicas, se debe efectuar retención de

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IVA, a las facturas con la leyenda de pequeño contribuyente, mayores de DOS MIL QUINIENTOS QUETZALES (Q.2,500.00).

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16. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, son responsables de registrar los bienes que adquieren y que son objeto de inventario en el libro de bienes fungibles o en el libro de bienes fiscalizados; en el caso de los bienes fiscalizados también deben ser ingresados al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-WEB; Asimismo, deben remitir directamente a la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional, los avisos de inventario de alta y baja correspondientes cuando exista alteración de los bienes fiscalizados por donación, compra, traslado, etc.

17. Remitir a la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional a más tardar el 10 de enero de cada año, los formularios FIN-01 (Resumen de Inventario) y FIN 02 (Detalle de inventario por cuenta) del inventario físico de los activos fijos de bienes muebles, generado por el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-WEB. Asimismo, los formularios FIN-01 (Resumen de Inventario) y FIN-02 (Detalle de inventario por cuenta) del Inventario de bienes inmuebles, correspondientes al cierre del ejercicio fiscal del año anterior.

18. Los encargados de inventario, deben tener identificados los bienes de activo fijo, con el número que genera el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-WEB, para facilitar su control y localización inmediata.

19. Las brigadas, comandos, servicios o dependencias militares de la República, deberán llevar a cabo por lo menos una vez al año la depuración de sus inventarios de bienes muebles ferrosos y no ferrosos que se encuentren en mal estado irreparable, de conformidad al Acuerdo Gubernativo 217-94 de fecha 11MAY1994 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública.”

20. Los encargados de inventarios deben verificar su inventario físico con los reportes generados en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-WEB; Asimismo, confrontar el saldo generado a la fecha con el registro de avisos de inventario operados en el Kardex de la sección de inventarios de la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional.

21. La entrega de formularios para uso oficial se realizará únicamente a los Oficiales de Logística, previa solicitud firmada por el Comandante, Jefe o Director, ya que la pérdida o extravío implica una sanción consistente en el pago de una multa que oscila entre Q.2,000.00 a Q.80,000.00, de conformidad a lo establecido en el Artículo 39, Sanciones del Decreto Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

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22. Los formularios oficiales y libros para controles internos relacionados con el control administrativo, contable y financiero de las brigadas, comandos, servicios o dependencias militares de la República, deben ser autorizados y/o habilitados por la Contraloría General de Cuentas, cuando se trate del manejo de fondos presupuestados e ingresos propios del ramo de la defensa nacional.

23. Para la autorización y habilitación de libros por el Departamento de Formas y Talonarios de la Contraloría General de Cuentas, el comando, servicio y dependencia militar de la República deberá realizar el trámite remitiendo a la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional, dos(02) oficios; uno dirigido al Director General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional, adjuntando a este el oficio dirigido a la Contraloría General de Cuentas, con el objeto de que se coloque firma de autenticación del señor director en el mismo, incluyendo en los oficios los siguientesdatos: número de cuentadancia, cantidad de libros u hojas que serán habilitados y para qué control será utilizado; asimismo, el nombre y númerode la cuenta bancaria si se tratara de habilitación de libro de bancos.

24. El Oficial Logístico de las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, es el encargado de velar por el buen uso de los formularios oficiales que le son proporcionados; en virtud que en algunas ocasiones no se ha respetado el uso correlativo de los mismos, con el objeto de evitar algún tipo de sanción pecuniaria de parte de la Contraloría General de Cuentas.

25. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, deben habilitar el libro de control interno de formas y talonarios para los formularios que no se reportan en el modelo “P” (tarjetas de responsabilidad, viático liquidación y modelo “P”), con el objeto de tener control de formularios utilizados y en existencia que no son reportados mensualmente a la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional.

26. Con el objeto de dar cumplimiento en el tiempo establecido a la rendición de cajas fiscales y formularios oficiales en el Departamento de Formas y Talonarios de la Contraloría General de Cuentas, se debe elaborar el Modelo “P” de la forma correcta, con el fin de que el reporte no presente hallazgos debe llenarse los datos utilizando los nombres correctos de las formas, las cuales se indican a continuación:

a. 200-A “Caja Fiscal”b. 63-A2 “Recibo de Ingresos Varios”c. 306-C1 “Ingresos en Establecimientos de Enseñanza”

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d. 219-C “Comprobante de Caja para Traslación de Fondos”

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27. En cumplimiento al numeral 22, Artículo 10 del Decreto No. 57-2008 de la Ley de Acceso a la Información Pública y su reforma en el Decreto 13-2013 de fecha 12NOV2013, las brigadas, comandos, centros de enseñanza, servicios y dependencias militares de la República, deberán remitir a más tardar el quince (15) de cada mes a la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional, con copia al Departamento de Información Pública de la D.G.A.M.D.N., por medio de correo militar los listados de las compras realizadas en el mes anterior, después de haberse revisado la caja fiscal respectiva y desvanecido los hallazgos.

28. Cuando las empresas que brindan el servicio de mantenimiento de calderas y equipo de lavandería se presenten a la brigada, comando, servicio y dependencia militar de la República, el Oficial de Logística o encargado deberá firmar y sellar (sello redondo y lineal) la orden de trabajo que dichas empresas presenten, requisito para efectos de pago del servicio por parte de la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional.

29. A las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República que se les asignen recursos financieros en el grupo 300 “Propiedad, planta, equipo e intangibles” y los mismos no hayan sido regularizados mediante el registro de inventarios y el envío de la certificación a la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional, dentro de los ocho (08) días siguientes de efectuada la compra, no se les asignarán los recursos para funcionamiento del siguiente mes, hasta no regularizar tal situación.

E. A SP E C T OS SO BR E OPE R A C IO N ES D E P A Z :

1. Los comandos, servicios y dependencias militares de la República involucrados en el proceso de compra de equipo y artículos destinados a los diferentes contingentes, deberán realizar la comprobación del gasto a más tardar 30 días calendario, posterior a la entrega de los recursos financieros, elaborando para el efecto las pólizas de gasto respectivas.

2. El comandante de contingente será el responsable de velar porque las asignaciones financieras que se proporcionen al contingente bajo su mando, sean comprobadas previo al despliegue del mismo al área de la misión.

3. La Dirección de Operaciones de Paz del EMDN., deberá legalizar los comprobantes de legítimo abono (facturas) de las compras que realicen los diferentes contingentes durante el período pre-despliegue; asimismo, brindar el asesoramiento y apoyo necesario al contingente para el efecto.

4. Al finalizar la misión, el comandante de contingente deberá presentar directamente a la Dirección General de Finanzas del MDN., la caja fiscal de gastos realizados con cargo a la asignación para gastos operacionales que se le proporcionen, presentando la documentación que respalde

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dichos gastos.

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5. Para efecto del cálculo de estipendios del personal que integra los diferentes contingentes militares en el extranjero, el período inicia el día siguiente en que es realizado el relevo en el país de la comisión y finaliza para el personal relevado el día que es efectuado el relevo en posición, no al retornar al país.

E. O B L IG A C IÓN D E L OS A GE N T ES R ETE N E D O R ES:

1. Efectuar las retenciones de conformidad a lo establecido en los Decretos Números 20-2006 “Disposiciones Generales para el Fortalecimiento de la Administración Tributaria y 4-2012 “Disposiciones para el fortalecimiento del Sistema Tributario y el Combate a la Defraudación y al Contrabando”.

2. Elaborar las constancias de retención del IVA., a través del formulario “SAT 2229”, por medio del sistema RETENIVA II y entregarse al proveedor al momento de realizarse el pago de bienes o servicios, ya sea a contribuyentes normales por compras iguales o mayores de Q.30,000.00 (25% del IVA) ó pequeños contribuyentes (05% del monto total).

3. Estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.

4. Verificar que las facturas del pequeño contribuyente cumplan con lo siguiente:

a. Sello impreso que indique “RÉGIMEN DE PEQUEÑO CONTRIBUYENTE, NO GENERA CRÉDITO FISCAL”.

b. No se aceptarán facturas en Caja fiscal sin la respectiva impresión.

c. El usuario que se utilizará para acceder al sistema RETENIVA II es: r3378187.

d. Cuando se efectúe cambio de la persona responsable de realizar las constancias de retención del IVA., se deberá notificar a la Dirección General de Finanzas del MDN., con cinco (05) días de anticipación indicando la dirección de correo electrónico de quien recibió dicha responsabilidad.

F. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE CONSTANCIAS Y RETENCIÓN DE IVA:

1. El valor de lo retenido por las compras efectuadas en un mes, deberá ser depositado en la cuenta de depósitos monetarios No. 000-0003134-4 del Banco G&T Continental, a nombre de R E C EP T O R I A de l D . F .E. y / o D I R E C C I ÓN GE N E R AL D E F I N A N Z A S D EL M DN . , a más tardar el primer

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día hábil del mes siguiente.

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2. Remitir por medio de oficio a la Dirección General de Finanzas del MDN., la integración de las constancias de retención de IVA, adjuntando las copias respectivas; asimismo, la copia de la boleta del depósito monetario efectuado, a más tardar el día cinco (05) del mes siguiente.

3. La Dirección General de Finanzas del M.D.N., por medio del Negociado de Receptoría, extenderá un (01) formulario 217-C, para comprobar el valor del depósito de las retenciones efectuadas.

4. El Negociado de Receptoría de la Dirección General de Finanzas del M.D.N., después de recibir las copias de constancias y depósitos realizados, procederá a elaborar la Declaración Jurada y realizar el pago por medio de BANCASAT.

5. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, deberán adjuntar en su respectiva caja fiscal, copias de las constancias de retención de IVA; así como, el formulario 217-C en el cual consta haber depositado el dinero de dichas retenciones ante la Dirección General de Finanzas del MDN.

G. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, deberán llevar a cabo el procedimiento de registrar, aprobar y realizar los resguardos de responsabilidad de lo avisos de altas y bajas del inventario de bienes muebles enviados durante el año 2015, en el programa desarrollado dentro del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-WEB., debiendo actualizarse al momento de sufrir una modificación en dicho inventario; así como, remitir los avisos de inventario respectivo a la Dirección General de Finanzas del MDN.

VI. P R O C E D I M IE N T OS P A R A L A P R OG R A M A C IÓN P R ES U P U ES T A R I A D E L M . D .N.

La Dirección General de Finanzas del M.D.N., consolidara la programación anual y cuatrimestral, por programa y fuente de financiamiento; tanto financiera como presupuestariamente para remitirla a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas.

VII. P R O C E D I M IE N T OS P A R A L A E J E C UC IÓN P R ES U P U ES T A R I A D EL M . D . N .

A. La Dirección General de Finanzas del M.D.N., ejecutará mensualmente el presupuesto asignado al M.D.N., para funcionamiento del Ejército de Guatemala, por medio de fondos rotativos autorizados por la Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas, de acuerdo a la cuota financiera autorizada por el Comité de Programación y Ejecución Presupuestaria del Ministerio de Finanzas Públicas.

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B. La base para la asignación mensual para gastos de funcionamiento e inversión de las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, será de acuerdo a la programación anual y cuatrimestral, la cual deberá ser remitida con sus respectivas justificaciones por renglón de gasto a más tardar veinte (20) días antes de iniciar el siguiente cuatrimestre, a excepción del primer cuatrimestre la cual deberá ser remitida tres (03) días después de haberse hecho entrega del presupuesto asignado para el ejercicio fiscal, conforme a los anexos “A” y “B”.

C. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares que no remitan debidamente justificada su programación cuatrimestral y en el tiempo establecido no se les asignarán fondos para el mes que corresponda hasta que estos cumplan con lo requerido y sean recibidos en la Dirección General de Finanzas del M.D.N.

D. La ejecución para el pago de sueldos del personal militar, se realizará de acuerdo a la programación anual realizada por la Dirección General de Finanzas del M.D.N., y autorizada por el Ministerio de Finanzas Públicas.

E. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, podrán solicitar a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., modificaciones presupuestarias, debiendo justificar los débitos y créditos por renglón de gasto, la cual deberá remitirse con quince (15) días de anticipación al inicio de cada cuatrimestre, las cuales no podrán sobrepasar el 50% de lo asignado en las partidas presupuestarias a transferir, debiendo remitir posteriormente a su aprobación la reprogramación financiera con la modificación realizada incluida, las modificaciones presupuestarias que se presenten después de la fecha establecida no se les darán tramite.

F. Para la solicitud de modificaciones presupuestarias, tanto en la Fuente 11 “Ingresos Corrientes” y Fuente 31 “Ingresos Propios” deberá utilizarse el formato establecido. Ver anexo “C”.

G. La Dirección General de Finanzas del M.D.N., analizará las solicitudes de modificaciones presupuestarias presentadas y efectuará el trámite que corresponda ante la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, de cuya resolución se notificará oportunamente.

H. La Dirección General de Finanzas del M.D.N., proporcionará las asignaciones mensuales a los comandos y dependencias militares de la República, a través del formulario 219-C, documento autorizado por la Contraloría General de Cuentas para el retiro de los recursos financieros.

I. La Dirección General de Finanzas del M.D.N., procederá a la revisión y glosa de los formularios 219-C que se presentan, tomando como base el documento que autoriza su asignación mensual.

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J. Los renglones que fueron contemplados en la programación financiera mensual por los comandos, servicios y dependencias militares de la República, deberán ser ejecutados en el mes que corresponda de conformidad a lo programado, ya que de lo contrario se considerarán como economías en el presupuesto, por lo que no se aceptarán formularios 219-C de un mes anterior.

K. Los montos autorizados en los diferentes renglones deben ser destinados específicamente para cubrir gastos que estén comprendidos de acuerdo a la naturaleza de los mismos, conforme al Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala, 5ta. Edición.

L. Los comandos, servicios y dependencias militares de la República, deben realizar una programación financiera mensual que permita disponer de los recursos necesarios para cumplir con las metas propuestas de cada Programa.

M. El Oficial de Logística y/o Administrativo es el responsable de revisar que los cobros realizados por servicios públicos (agua, energía eléctrica y telefonía), sean acordes al consumo mensual con el fin de evitar sobregiros en los mismos, de ocurrir irregularidades deberán realizar los trámites ante las empresas que brindan los servicios para solventarlas, cuyos pagos deben efectuarse en forma oportuna, ya que de haber algún recargo injustificado, será descontado del techo asignado a cada comando, servicio o dependencia militar; asimismo, deberán regirse por los montos autorizados para su ejecución presupuestaria, caso contrario deberán solicitar las modificaciones presupuestarias que consideren necesarias.

N. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la región central, deberán velar por mantenerse al día en el pago por concepto de servicio de agua potable con la empresa Municipal de Agua -EMPAGUA-, evitando moras y cortes del vital líquido; asimismo, deberá llevar el control del gasto para no sobregirar el presupuesto que le fue asignado para tal fin.

O. La Dirección General de Finanzas del M.D.N, no absorberá gastos por concepto de mora y cortes en el servicio de energía eléctrica, agua potable ó telefonía.

P. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares son responsables que los vehículos asignados tengan al día el pago del impuesto por circulación.

Q. Cada una de las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, están contemplados en un programa dentro de la Red de Categorías Programáticas del M.D.N., por lo que para efectos de la asignación de recursos es necesario contar con una partida presupuestaria, cuyo objetivo es identificar el gasto de acuerdo a su naturaleza. Para el Ejercicio Fiscal 2015 se confirma la clasificación institucional del sector público de la partida presupuestaria como se describe a continuación:

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2015-11130006-11-00-000-01-211-0101-11

2015 Ejercicio Fiscal1 Sector (Gobierno General)1 Subsector (Gobierno Central)1 Grupo (Administración Central)3 Subgrupo (Ministerios de Estado)0006 Institución (Ministerio de la Defensa Nacional)11 Programa00 Subprograma1 Proyecto2 Actividad u Obra211 Renglón0101 Ubicación Geográfica11 Fuente (Ingresos corrientes)

P. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República que realizan gastos por concepto de arrendamiento de edificios y locales, en el mes de enero deberán enviar a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., el nombre de la empresa o persona individual, nombre del Banco y número de cuenta del arrendatario; asimismo, adjuntar fotocopia del contrato correspondiente.

VIII. P R O C E D I M IE N T OS P A R A L A L IQ U I D A C IÓN P R ES U P U ES T A R I A D EL M . D . N .

A. Para efectos de liquidación del presupuesto, las solicitudes de transferencias presupuestarias se aceptarán en la Dirección General de Finanzas del M.D.N., hasta el quince (15) de agosto del presente ejercicio fiscal.

B. Los formularios 219-C para el retiro de asignaciones correspondientes al mes de diciembre, deberán ser presentados durante la primera quincena, para que los recursos sean acreditados en forma oportuna y permita cubrir los diferentes compromisos y obligaciones.

C. Los comandos, servicios y dependencias militares de la República que generan y administran ingresos propios, deberán presentar a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., los formularios respectivos a más tardar el 11DIC2015, para que el acreditamiento de recursos se realice en forma oportuna y permita realizar las operaciones y registros contables correspondientes.

D. La Dirección General de Finanzas del M.D.N., de existir saldo disponible después de liquidar el fondo rotativo y haber efectuado el depósito correspondiente al Banco de Guatemala, deberá remitir al Ministerio de Finanzas Públicas, la boleta de depósito para el registro correspondiente, conforme los procedimientos y lineamientos que dicho Ente Rector establezca.

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E. La Dirección General de Finanzas del M.D.N., a más tardar el 29DIC2015, liquidará ante la Tesorería Nacional el fondo rotativo institucional, para lo cual elaborará el Comprobante Único de Registro respectivo.

IX. P R O C E D I M IE N T OS P A R A L A S U S CR IP C IÓN D E C O N T R A T OS D EL M . D . N .

A. Cuando las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República tengan la necesidad de adquirir un bien o servicio por un monto mayor a Q.90,000.00, deberá efectuar el requerimiento por medio del conducto respectivo, justificando dicho gasto, adjuntando las especificaciones y dictamen técnico respectivo, de conformidad a lo normado en la Ley de Contrataciones del Estado y el Acuerdo Ministerial 05-2008.

B. Cuando las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República elaboren contrato de adquisición de bienes y servicios y el expediente se encuentre en el Departamento Jurídico del Ejército de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de la Defensa Nacional, deberá tener un canal de comunicación directo para ir subsanando los previos que vayan apareciendo, con el fin de agilizar el proceso del dictamen legal.

C. Cuando las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República elaboren contrato de adquisición de bienes y servicios, al estar firmado por el proveedor, señor Viceministro de la Defensa Nacional y aprobado por el señor Ministro de la Defensa Nacional, dentro del plazo de treinta (30) días deberá enviar copia del contrato a la Unidad de Contratos de la Contraloría General de Cuentas (zona 2). De conformidad al artículo 74 de la Ley de Contrataciones del Estado.

D. Cuando en algún contrato se reciba la totalidad de los bienes y se haya efectuado el pago correspondiente, el comando, servicio o dependencia militar responsable tiene que publicar el contrato y documentos del respaldo en el portal de Guatecompras una vez recibidos los bienes o servicios.

E. Toda factura, a excepción de las contempladas en los pagos de los contratos, que exceda de Q.10,000.00, deberá el comando, servicio o dependencia militar involucrada, publicar en el portal de Guatecompras, como mínimo el detalle del bien o servicio contratado, nombre o razón social del proveedor y monto, de conformidad a lo preceptuado en el artículo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado.

F. Previo a adquirir compromisos y devengar gastos por contrato de inversión física, ampliaciones, variaciones o modificaciones, las brigadas, comandos, servicios y dependencias Militares de la República deben solicitar a la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional, la constancia de disponibilidad presupuestaria que garantice que existe el crédito que cubra el monto anual de dicho contrato, de conformidad a lo establecido en el artículo 26 Bis del Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala Ley Orgánica del presupuesto.

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G. En los contratos que se elaboren por compras en los renglones del grupo de gasto 300 “Propiedad, planta, equipo e intangibles”, el pago de anticipo será contra recibo de caja de la empresa proveedora; figurando el monto total de la adquisición en una factura cambiaria.

X. P R O C E D I M IE N T OS P A R A E L R EPO R T E D E E J E CUC I Ó N D E M E T A S P O R C L A SI F I C A D OR T É M A T I C O :

A. Las brigadas, comandos servicios y dependencias militares de la República QUE están comprendidos en el “Programa 03”, Servicios de Educación y Salud, “Programa 12" Prevención de Hechos Delictivos contra el Patrimonio, actividad 01 y 02, de conformidad a la Red de Categorías programáticas, les corresponde reportar información relacionada al clasificador temático, según el Artículo 10 del Decreto Número 13-2013, reformar al Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto.

B. El Comando Superior de Educación del Ejército, será el responsable de remitir la información concerniente a educación, la Dirección General de Salud y Bienestar Social del M.D.N., será la responsable de lo que respecta a salud; asimismo, la Dirección de Operaciones del Estado Mayor de la Defensa Nacional, Prevención de Hechos Delictivos.

C. La programación y ejecución de metas por clasificador temático deberá ser remitida en forma cuatrimestral y semestral, de acuerdo a los formatos establecidos, describiendo obstáculos si los hubiera; así como, sus justificaciones, de conformidad a los Anexos “E”, “F”, “G”, “H”.

D. La información del clasificador temático deberá ser integrada por los entes responsables y remitirla a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., en las fechas siguientes:

PRIMER CUATRIMESTRE 24ABR2015 SEGUNDO CUATRIMESTRE 25AGO2015 TERCER CUATRIMESTRE 22DIC2015

XI. D ISPOSI C IO N ES GE N E R A L ES:

A. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República que necesiten realizar alguna actividad o proyecto extraordinario que requiera asignación de recursos financieros, deberán elevar por el conducto respectivo el requerimiento correspondiente a más tardar el 14MAR2015 para incluirlo en el anteproyecto de presupuesto para el ejercicio fiscal 2016.

B. El Estado Mayor de la Defensa Nacional a través de la Dirección de Operaciones deberá presentar a más tardar el 14MAR2015 al Ministerio de la Defensa Nacional, las necesidades de becas para el ejercicio fiscal que corresponde para ser incluidas en la formulación del anteproyecto de presupuesto respectivo, debiendo programar los espacios necesarios que permitan impulsar la carrera y profesionalización militar.

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C. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, deberán realizar las programaciones de sus asignaciones de forma anual, cuatrimestral y mensual con la finalidad de contar con los recursos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y metas, debiendo ejecutar los gastos con criterios de economía, eficiencia y eficacia que contribuyan a la calidad del gasto.

D. Toda brigada, comando, servicio o dependencia militar, que solicite recursos extraordinarios, deberá realizarlo por el conducto respectivo adjuntando como mínimo tres (03) cotizaciones y cuadro comparativo de precios para análisis y consideración por parte de la Dirección General de Finanzas del M.D.N., cuya autorización dependerá de la disponibilidad de recursos en los renglones requeridos.

E. La Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional, únicamente podrá autorizar asignaciones extraordinarias hasta el 31OCT2015.

F. La emisión de directivas e instructivos que implique la erogación extraordinaria de recursos deberán ser consultadas por el conducto respectivo a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., para análisis y consideración, adjuntando detalles de gastos a incurrir.

G. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República que ejecuten recursos en el renglón 298 “Accesorios y repuestos en general” por la reparación de medios de transporte, a más tardar el 30 de cada mes, deberán remitir a la Dirección General de Finanzas del M.D.N., el detalle de la inversión realizada de conformidad al formato establecido. Ver anexo “D”.

H. Conforme a lo establecido en las normas y procedimientos para la comprobación de los gastos efectuados en los renglones del Grupo de gasto 300 “Propiedad, planta equipo e intangibles”, las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República, podrán ejecutar recursos en dicho grupo hasta el 13NOV2015, siempre y cuando hayan sido contemplados dentro de su programación.

I. Los recursos asignados con cargo al grupo de gasto 300 “propiedad planta equipo e intangibles”, deberán ser ejecutados de conformidad al monto autorizado, los cuales tiene que comprobarse en la caja fiscal del mes en que fueron asignados los fondos, de no ser ejecutados deberán ser reintegrados; asimismo, las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República en su caja fiscal deberán adjuntar a la factura la constancia de ingreso al inventario generada a través del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-.

J. Las brigadas, comandos, servicios y dependencias militares de la República que tengan recursos asignados en el renglón 151 “Arrendamiento de edificios y locales”, deberán remitir el contrato de arrendamiento respectivo para que

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dichos recursos sean asignados.

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A N EXOS:

1. ANEXO “A”Programación presupuestaria anual.

2. ANEXO “B”Programación presupuestaria cuatrimestral.

3. ANEXO “C”Formato de solicitud de modificaciones presupuestarias.

4. ANEXO “D”Formulario para el control de la reparación de medios de transporte.

5. ANEXO “E”, “F”, “G”, “H”Formulario para el envío de información del clasificador temático.

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