No DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORAMIENTO RESPONSABLEFECHA DE

EJECUCIÓNOBSERVACIÓN

1

OBRA: El Municipio no exigió el amparo de la póliza de estabilidad de obras para el

siguiente contrato. La anterior actuación no considera la obligación de respaldar el

cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de los

contratistas frente a las entidades estatales por razón de la celebración, ejecución y

liquidación de contratos estatales. Incumpliendo lo establecido en el Artículo 25,

numeral 19 de la Ley 80 de 1993, Artículo 29 del Decreto 4828 de 2008. (D)

2

  Evaluado el convenio L40302-11-2011 cuyo objeto fue la ejecución por parte de la

Junta de Acción Comunal Central Urbana de las obras necesarias para la

pavimentación de varias vías urbanas suscrito con la Junta de Acción Comunal

Central Urbana del municipio de Betulia $35.591.040 se encontró la siguiente

irregularidad: El Municipio no acreditó la reconocida idoneidad del contratista, de

acuerdo a lo establecido en el inciso 3 Articulo 1 Decreto 777 de 1992, modificado

por el Articulo 1 Decreto 1403 de 1992; contraviniendo el principio de transparencia

en materia de contratación estatal, durante el proceso de adjudicación, establecido

en el Artículo 24 de la Ley 80 de 1993

3

Para los siguientes contratos de obra pública la Interventoría, no elaboró las actas

de convenio de precios y cambio de obra; donde se justifique la ejecución de obras

adicionales y extras, que permita verificar la adecuada inversión de los recursos en

aras de mantener el equilibrio económico del contrato. Es fundamental para el

ejercicio de la interventoría, registrar en actas de obra ejecutada, todo el desarrollo

del contrato en sus diferentes fases hasta su liquidación; dicha situación no permite

realizar un seguimiento posterior y oportuno por parte del Organismo de Control a la

celebración y ejecución del contrato. Lo anterior inobserva lo contemplado en el

Artículo 53 de la Ley 80 de 1993, según el siguiente cuadro: (D) VER INF. FINAL.

4

De acuerdo con lo previsto en el Artículo 15 de la Ley 17 de 1992 y el Artículo 100

de la Ley 21 de 1992, los contratos de obra pública que celebren las personas

naturales o jurídicas con las entidades territoriales y/o entidades descentralizadas

del orden Departamental, Distrital y Municipal estarán excluidas del IVA. En merito

de lo anterior, se configura un presunto detrimento patrimonial por $2.160.000, de

acuerdo al siguiente cuadro: (F) VER INF. FINAL

5

Para los estudios previos elaborados o proyectados por el Municipio en los

procesos de contratación inferiores al 10% de la menor cuantía y Selección

Abreviada su contenido no se ajusta a lo establecido en desarrollo de lo señalado

en los numerales 7 y 12 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el Articulo 3 del

Decreto 2474 de 2008. (A)

-MUNICIPIO BETULIAAUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - 2010

PLAN DE MEJORAMIENTO PROPUESTO

MUNICIPIO DE BETULIA

6

El Sujeto de Control no presentó prueba documental de los libros diarios de obra

(bitácora) para los contratos cuya modalidad corresponde a Licitación Pública,

Selección Abreviada e inferior al 10% de la menor cuantía; actuaciones que no

permiten verificar el reporte y/o sustentación de todas las observaciones,

compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes. Además de todos los

conceptos, modificaciones y decisiones técnicas realizadas por la interventoria

externa o la realizada por la Secretaria de Planeación durante la ejecución y

liquidación de los contratos, en cumplimiento del Principio de Responsabilidad

establecido en el numeral 4 del Artículo 26, numeral 4 Artículo 4, Artículo 53 de la

Ley 80 de 1993. (A)

7

Evaluada la documentación del convenio de cofinanciación 600226001187 suscrito

el 20 de agosto de 2009 con la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia en

calidad de administradora del Fondo Nacional del Café- Comité Departamental de

Cafeteros de Antioquia, cuyo objeto es la construcción de 67 viviendas nuevas que

beneficiaran a 67 familias de las veredas La Urraeña, La Asomadera, Guamalita, El

Yerbal, La Aldea, Chaparral y Cangrejo por $782.294.088 se hace La siguiente

apreciación: (A) • A la fecha de la Auditoría agosto de 2011, se verificó la

suspensión del convenio en mención a sabiendas que faltan por construir seis (6)

viviendas, desconociéndose con dicha situación el contenido del numeral 4 del

Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 que con relación al Principio de Economía

determina que los trámites en la contratación estatal deben adelantarse con

austeridad de tiempo, medios y gastos; evitando así las dilaciones y los retardos en

la ejecución del contrato.

8

La Entidad no exigió para la modalidad de contratación de Selección Abreviada la

manifestación de interés dentro de los 3 días hábiles siguientes a la apertura del

proceso, teniendo en cuenta que es requisito habilitante para la presentación de la

oferta de acuerdo a lo establecido en el numeral 3 del Artículo 9 del Decreto 2025

de 2009, según el siguiente cuadro: (D) VER INF. FINAL

9

El Municipio no ha cumplido con la totalidad de la publicidad de todos los

procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación de Selección

Abreviada suscritos durante la vigencia auditada, relacionados con el acta de

liquidación bilateral del contrato y otrosí. Además, no publica los convenios de

cofinanciación y cooperación suscritos conforme a lo establecido en el Decreto

2474 de 2008 Artículo 8 “Publicidad del procedimiento en el SECOP”.(A)

10

El Sujeto de Control durante la vigencia auditada no ha cumplido con las consultas

establecidas en el Decreto 3512 de 2003, el cual se reglamenta la organización,

funcionamiento y operación del Sistema e información para la Vigilancia de la

Contratación Estatal, SICE creado mediante la Ley 598 de 2000. (D)

11

No se evidencia soporte documental del CUBS Catalogo Único de Bienes y

Servicios y el RUPR Registro Único de Precios de Referencia, creado mediante la

Resolución 05314 del 28 de febrero de 2002, mediante el cual la Contraloría

General de la República reglamenta el catalogo para los diferentes procesos de

contratación que realiza el Municipio. (D)

MUNICIPIO DE BETULIA

12

PRESTACIÓN DE SERVICICIOS Y SUMINISTROS:  La Administración Municipal

durante la vigencia 2010 suscribió los contratos de prestación de servicios cuyas

características se registran en el siguiente cuadro. Durante la verificación realizada

en desarrollo de la auditoria no se pudo evidenciar los respectivos informes

presentados por los contratistas, como tampoco las evidencias de los beneficiarios

que debieron asistir a las diferentes actividades desarrolladas en cumplimiento del

objeto contractual: Seguidamente se cito a entrevista a los citados contratista para

verificar el cumplimiento de las actividades desarrolladas previamente establecidas

en la minuta contractual, en declaratoria de ambos, manifestaron verbalmente “que

si se elaboraban los cronogramas de actividades a desarrollar (se evidencio solo

en el pago número 9 del contrato del señor Eduardo Morales), seguidamente

manifiestan que no se hacen planillas de asistencia a las diferentes programas ni

inscripciones a las diferentes disciplinas, como de las que se explican en cada

caso, la Contraloría proyectará CONTROL DE ADVERTENCIA. (C.A)placa, etiqueta

adhesiva o mecanismo similar que permita su fácil identificación y ubicación. La

ausencia de un mecanismo efectivo de marcación propici

13

Analizados los siguientes comprobantes de egreso se pudo evidenciar que no

existe relación entre lo pagado y lo respaldado en los certificados de registro y

disponibilidades presupuestales, lo que no guarda relación con lo establecido en el

principio de Economía Artículo 25, numeral 2 y 3, principio de Responsabilidad

Artículo 26 numeral 1 de la Ley 80 de 1993, además de los Artículos 21 y 71 del

Decreto 111 de 1996.(A) VER INF. FINAL

14

El archivo de carpetas contratos demuestra que no se maneja de manera

adecuada para su conservación, disponibilidad, consulta y seguridad; existe un

procedimiento de control que reglamenta el uso y el manejo de la documentación, lo

cual no da aplicabilidad al Artículo 24 de la Ley 594 de 2000. (A)

15

La Entidad, no cuenta con un procedimiento documentado que describa los

procedimientos para la elaboración, aprobación, registro, modificaciones,

liquidación, informes y control del presupuesto, así como las dependencias y los

empleados responsables de su aplicación en cumplimiento de sus funciones,

debidamente aprobado mediante acto administrativo. La falta del manual de

procedimientos dificulta la estandarización de las actividades y que no se cuenta

con una fuente de consulta para que las operaciones se mantengan de manera

independiente a los responsables, inobservando el contenido del Artículo 1

parágrafo único de la Ley 87 de 1993. (A)

16

La Entidad no cuenta con un manual de procedimientos que describa los pasos a

seguir para la apertura, traslado de fondos y cancelación de cuentas bancarias

debidamente adoptado y aprobado por funcionario competente, mediante acto

administrativo. La falta del procedimiento dificulta la estandarización de las

actividades y no permite contar con una fuente de consulta para que las

operaciones se mantengan de manera independiente a los responsables y cumplir

con lo establecido en la Ley 87 de 1993. (A)

17

El Municipio tiene identificados los riesgos a escala global, y cuenta con un mapa de

riesgos que identifican aspectos internos y externos, pero que no se actualizan en el

tiempo para que puedan llegar a responder a las amenazas y debilidades en las

distintas áreas de gestión según lo establece el Artículo 4 del Decreto 1537 de

2001.(A)

18

Asimismo, no se han valorado ni considerado acciones de seguimiento que

permitan el manejo y monitoreo de los riesgos en la Entidad, incumpliendo los

Literales a) y f) del Artículo 2 de la Ley 87 de 1993 y Artículo 4 del Decreto 1537 de

2001. (A)

19

No se evidencia informe anual de la gestión de la oficina de Control Interno, que

permita saber el estado en que se encuentra la administración en materia de

organización, procesos, procedimientos, incumpliendo el Literal j) del Artículo 12 de

la Ley 87 de 1993 y el Articulo 3 Decreto 1537 de 2001. (A)

MUNICIPIO DE BETULIA

20

La Administración Municipal, durante las vigencias 2010 y 2011 no presentó el acto

administrativo de la creación del Comité de Compras; no obstante se evidenciaron

dos actas del 20 de enero de 2010 y enero 9 del 2011 en las que se registran

programan algunas compras sin el lleno de los requisitos al no describir los

proyectos a desarrollar, ni el valor de las adquisiciones, ni la lista de proveedores.

De lo anterior se infiere que la Administración careció de una herramienta

administrativa que le permitiera tener una ejecución eficiente y transparente en la

toma de decisiones sobre la adquisición de bienes y servicios realizadas por la

Entidad durante las vigencias evaluadas, inobservando así lo establecido en el

Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, el Decreto 2309 de 2002 y el

Artículo 2 de la Ley 87 de 1993. (A)

21

La Administración Municipal para la vigencia 2010 y 2011 no elaboro el acto

administrativo de aprobación del plan de compras de la entidad, el cual es requisito

para la adquisición de bienes y servicios, donde se establezcan las necesidades de

recursos físicos y financieros de las vigencias, indispensables para desarrollar los

planes y programas, inobservando el Numeral 1 del Artículo 30 de la Ley 80 de

1993, la Ley 598 de 2000 y el Decreto 3512 de 2003.(A)

22

CONTABLES: A la fecha de la visita, el Equipo Auditor no encontró en los archivos

evidencia documental relacionada con la adopción del Manual de Políticas y

Prácticas Contables implementadas por la Administración, en procura de lograr una

información confiable, relevante y comprensible. La condición anterior incumple lo

previsto en el Numeral 3.2 de la Resolución 357de 2008, expedida por la

Contaduría General de la Nación. (D)

23

A pesar que la Administración mediante Resolución No. 056 de 2008 creó el Comité

Técnico de Saneamiento Contable, no todas las actas de reunión se encuentran

firmadas por quienes participaron en ellas. Además, como resultado de la

evaluación al alcance y contenido de las actas, se evidenció que éstas carecen de

los respectivos papeles de trabajo (soportes) o ficha documental que sirvió de

soporte a la investigación realizada y, que ampara la toma de decisiones. Esta

conducta denota que el funcionamiento del comité incumple lo establecido en los

Numerales 3.1 y 3.11 de la Resolución 357 de 2008 expedida por la Contaduría

General de la Nación. (A)

24

Las diferentes Áreas de Gestión no reportan a Contabilidad al cierre de cada mes o

período contable la documentación soporte (datos) que por su naturaleza y

características deben registrarse en el sistema de información financiero,

principalmente para su reconocimiento y revelación en los módulos de Presupuesto

y Contabilidad, situación que limita la confiabilidad de la información pues se

adolece del elemento esencial para conciliar las cifras contables versus aquellas

que generan las demás Áreas de Gestión. La situación anterior repercute en la

confiabilidad y podría afectar eventualmente la toma de decisiones. Ejemplo:

Activos Fijos y Almacén (bienes devolutivos y de consumo), y Planeación respecto

al avance en la ejecución de las diferentes obras de infraestructura física

(construcciones en curso). En tal sentido, la Contaduría General de la Nación en la

Resolución 357 de 2008 expresa: “Las entidades también deberán adelantar las

acciones tendientes a determinar la forma como circula la información a través de

cada organización, observando su conveniencia y eficiencia, así como su

contribución a la eliminación o mitigación de los riesgos relacionados con la

oportunidad de la información…”. (A)

MUNICIPIO DE BETULIA

25

La plataforma de sistemas vigente en la Entidad opera bajo el ambiente ARIES y

comprende: Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Facturación, Cartera, Nómina; a

la fecha de la evaluación, Almacén y Activo Fijo no habían sido parametrizadas, de

modo que garanticen su funcionamiento en línea, para evitar procesos ineficientes

que terminen por afectar la gestión administrativa. En atención a lo anterior, la

Administración debe sujetarse a lo preceptuado por la Contaduría General de la

Nación en la Resolución 357 de 2008, en lo referente a la implementación y puesta

en marcha de sistemas automatizados, en el sentido que las entidades públicas

observen criterios de eficiencia en la adquisición de equipos y programas que

contribuyan a satisfacer las necesidades de información. Ahora bien, atendiendo la

naturaleza y complejidad del negocio, procuraran por que los sistemas integren

adecuadamente los principales procesos que conforman la estructura

administrativa. (A)

26

La cuenta Inversiones Patrimoniales en Entidades Controladas (Código 1202) con

saldo de $1.783.800 presenta incertidumbre en su valor total, habida cuenta que la

Cooperativa de Municipalidades de Antioquia como Entidad emisora del título

terminó su proceso de liquidación hace aproximadamente diez (10) años. El aporte

está representado en 17.838 acciones de valor nominal $100 cada una; Sin

embargo, en los Estados contables del Municipio no se constituyó provisión alguna

para proteger esta Inversión frente a una eventual pérdida por desvalorización del

precio del mercado o por efectos de su inminente liquidación. El detalle de los

títulos es el siguiente: (A)

27

A diciembre 31 de 2010, y aún a la fecha del presente informe, la Entidad no había

expedido el acto administrativo contentivo del Reglamento Interno de Cartera,

inobservando lo preceptuado en el Numeral 1º Artículo 2 Ley 1066 de 2006 y

Artículo 1º Decreto Reglamentario 4473 de 2006. Asimismo, tampoco fue posible

encontrar en los archivos copia de los acuerdos de pago suscritos en la vigencia

evaluada, sobre obligaciones o saldos causados sobre los diferentes tributos; Por

Acuerdo No. 033 de 2010, la Administración concedió algunas exoneraciones sobre

los Intereses Moratorios de Impuesto Predial, Industria y Comercio. (D)

28

Al cotejar el saldo que reportan las cuentas y subcuentas que conforman el Grupo

Deudores (Código 14), entre Libro Mayor y la documentación soporte se estableció

diferencias en algunas cuentas, lo cual genera incertidumbre en el saldo no solo por

falta de conciliación de cifras entre las dependencias involucradas, sino por la

ausencia de soportes representativos de los bienes y derechos propiedad del

Municipio. Lo anterior desacata lo previsto en el Instructivo No. 011 de diciembre de

2010 y la Resolución 354 de 2007, actos administrativos expedidas por la

Contaduría General de la Nación. (D) VER INF. FINAL

29

Como resultado del estudio y revisión llevado a cabo al Acuerdo No. 013 de

noviembre de 2005, por medio del cual se modifica el Código de Rentas Municipal

(actualizado por el Acuerdo No 015 del 30 de agosto de 2010), el Equipo Auditor

tuvo conocimiento que, a la fecha de la visita, el nuevo Estatuto no estaba

operando, motivo por el cual continuaba vigente el anterior. Por consiguiente, los

recursos propios del Ente Territorial se ven afectados de manera negativa en

cuanto a la estimación de las Rentas Propias, debido a que el nuevo régimen

contempla modificaciones substanciales a las tarifas impositivas de Industria y

Comercio. (A)

30

La subcuenta Cuotas Partes Pensionales (Código 147008) con saldo de cero

pesos ($0) presenta incertidumbre al cierre de la vigencia, debido a que continúan

sin reconocimiento contable las Cuentas por Cobrar por este concepto, a pesar

disponerse de la información actualizada a través del PASIVOCOL. La situación

anterior denota que las diferentes Áreas de Gestión responsables de procesar y

actualizar los datos, con efecto sobre el sistema de información financiero del

Municipio, no la reportan oportunamente a Contabilidad además, deja en evidencia

que existen falencias en el proceso de conciliación de la información (datos) entre

las partes afectadas.(A)

MUNICIPIO DE BETULIA

31

La cuenta Otros Préstamos – Empleados (Código 147012) con saldo de

$54.664.000 presenta incertidumbre respecto a su razonabilidad debido a que se

estableció diferencia entre el registro contable y la documentación suministrada por

la Entidad. Por su parte, al cotejar el saldo de los registros auxiliares por tercero

(disponible en Tesorería), se constató que algunos beneficiarios no registran pagos

o abonos en cuenta desde hace varios años, a pesar que algunos de ellos

permanecen en la localidad, y de alguna manera, se encuentran vinculados

laboralmente. La conducta anterior deja en evidencia la negligencia de las

administraciones de turno que no han adelantado las gestiones conducentes a la

recuperación de esta Cartera, así lo confirma la inexistencia de soportes que den

cuenta de los trámites realizados; Aunque se evidenció que por gestiones

realizadas por la Personería Municipal, algunos Deudores hicieron abonos parciales

a la respectiva deuda. Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores, además

de las que se explican en cada caso, la Contraloría proyectará CONTROL DE

ADVERTENCIA. (C.A)

32

En diciembre 04 de 2007, mediante Resolución No. 132, se ordena dar de baja a

Cuentas de Difícil Recaudo la suma de $19.726.566 aproximadamente, las cuales

se originaron a favor del Ente Territorial por concepto de tributos propios (Predial,

Industria y Comercio) y otras que corresponden a Mejoramientos de Vivienda; En el

primer caso, no se aportó certificación de la Oficina de Planeación o del funcionario

responsable del E.O.T; En el segundo caso, no se encontró evidencia de las

gestiones previas llevadas a cabo, para determinar la incobrabilidad de los créditos

otorgados. Adicionalmente, no fue posible encontrar en los archivos de la Entidad

copia del Acta del Comité de Saneamiento Contable No. 231107, fechada el 23 de

noviembre de 2007, el valor del presunto detrimento se estima en la suma de

$19.726.566 (F) VER INF. FINAL

33

No fue posible encontrar en los archivos de la Entidad evidencia relacionada con

las gestiones de cobro adelantadas por el funcionario competente, con el propósito

de garantizar el recaudo oportuno de las obligaciones causadas en los Créditos de

Vivienda, tanto Capital como Intereses. Como resultado de las pruebas de

Auditoría llevadas a cabo encontró que algunos Deudores presentan atraso

superior a diez (10) años, contados a partir de la fecha del último pago o abono en

cuenta, condición que deja en evidencia además el incumplimiento de las clausulas

contractuales pactadas en la promesa de compra / venta. (A)

34

La cuenta Otros Deudores (Código 147090) cerró la vigencia con cero pesos ($0);

Sin embargo, no fue posible determinar la razonabilidad de su saldo, habida cuenta

que, en la vigencia evaluada la Entidad no reconoció el canon de Arrendamiento de

los locales comerciales ubicados en la planta baja del Palacio Municipal, entregados

en tal condición a: Banco Davivienda; Edatel S.A. E.S.P; Procuraduría y

Registraduría. La condición anterior inobserva el principio contable de Causación de

que trata la Resolución 356 de 2007, expedida por la Contaduría General de la

Nación. (A)

35

Al cierre de la vigencia 2010, la cuenta Servicios Públicos (Código 1408) se

presenta sobrestimada en $61.842.000. El saldo representa la sumatoria de la

deuda a cargo de algunos suscriptores, por concepto de Acueducto y Alcantarillado.

La Empresa de Servicios Públicos de Betulia S.A. E.S.P se constituyó mediante

Escritura Pública No. 6 de enero de 2009. Por consiguiente, los Activos y Pasivos

asociados a la prestación de este servicio hacen parte integrante de la nueva

empresa. La distribución del saldo por concepto es: el siguiente: (A)

36

A diciembre 31, la cuenta Propiedad, Planta y Equipo (Código 16) totaliza

$6.426.958.000 (representa el 40.56% sobre los Activos Totales) presenta

incertidumbre, debido a que no realizó al cierre de la vigencia no se realizó

inventario físico de los bienes muebles agrupados en este epígrafe, motivo por el

cual se encontraban pendientes por excluir de este agregado aquellos bienes que

por sus condiciones y/o características físicas y técnicas no prestan ningún servicio

a la Administración. (D) VER INF. FINAL

MUNICIPIO DE BETULIA

37

La cuenta Propiedad Planta y Equipo (Código 16) se encuentra sobrestimada al

cierre de la vigencia en $3.669.434.000. Esta cifra representa la sumatoria de los

bienes entregados por la Administración a la Empresa de Servicios Públicos de

Betulia S.A. E.S.P en calidad de comodato y por tanto, de acuerdo con lo previsto

en el Plan General de Contabilidad Pública, el saldo de cada rubro se encuentra mal

clasificado. A diciembre 31, el detalle es el siguiente: (A) VER INF. FINAL

38

Al cierre de la vigencia, la cuenta Plantaciones Agrícolas (Código 1612) con saldo

de $15.000.000 presenta incertidumbre, toda vez que, la Administración no puso a

disposición del Equipo Auditor copia de la documentación soporte que ampare el

registro contable. (A)

39

La cuenta Bienes Muebles en Bodega (Código 1635) se encuentra subestimada en

$6.198.470 al cierre de la vigencia, al establecer diferencia entre el reporte de

Almacén de $6.338.470 y el registro contable de $140.000. Esta situación denota

que no se está dando cumplimiento a lo previsto en el Instructivo No. 011 de

diciembre de 2010 y al Numeral 3.16 de la Resolución 357 de 2008, actos

administrativos expedidos por la Contaduría General de la Nación. (A)

40

A diciembre 31, la cuenta Equipo Médico Científico (Código 1660) con saldo de

$4.386.000 presenta incertidumbre en su valor total, ya que la cifra representa la

compra de algunos equipos adquiridos por la Administración municipal, pero a su

vez, entregados a la ESE Hospital Germán Vélez Gutiérrez del municipio de Betulia.

(A)

41

No fue posible encontrar en los archivos de la Entidad evidencia relacionada con los

períodos de gracia otorgados por el Agente o Corredor de Seguros, en lo atinente al

reporte de novedades de los Activos por (Altas – Bajas y Traslados), que se

originan en la vigencia de la respectiva póliza. La inexistencia de esta condición

propicia una desventaja financiera para el Municipio, habida cuenta que, en caso de

no reportarse oportunamente las bajas de Activos, se asumiría un sobrecosto en el

pago de la Prima, al reconocerse un valor económico por un bien Inservible u

Obsoleto; tratándose de nuevas adquisiciones y en el evento de presentarse un

hecho adverso, se asumiría el riesgo de su posible pérdida al no informarse la

inclusión de la novedad en la respectiva póliza; situación similar podría ocurrir con el

traslado de los Bienes al proveedor y/o talleres para Reparación y/o Mantenimiento.

(A)

42

No se encontró en los archivos de la Entidad copia del acto administrativo por

medio del cual se aprobó el Plan de Compras para la vigencia 2010, lo cual denota

la falta de un instrumento que permita organizar y controlar de manera adecuada

los recursos financieros asignados a las diferentes Áreas de Gestión, y así

garantizar el cumplimiento en la ejecución de los Planes, Programas y Proyectos

formulados en el Plan de Desarrollo municipal, incumpliendo lo establecido en el

Decreto 3512 de 2003 Artículo 13 literal b (D)

43

Mediante Decreto No. 132 de noviembre 01 de 1995, se creó el Comité Asesor de

Compras y se asignaron las funciones inherentes al mismo; Sin embargo, no fue

posible encontrar en los archivos de la Entidad copia de las actas de reunión, lo que

hace suponer su inoperancia; Las diferentes áreas de gestión reportan

directamente a Almacén las necesidades relacionadas con la compra de Materiales.

(A)

44

Al revisar los listados auxiliares de inventario de los Activos Fijos, se detectó que

aún se encuentra sin depurar la información contable relacionada con los bienes

totalmente depreciados, debido a éstos para efectos de control administrativo no

habían sido trasladados a la respectiva Cuenta de Orden. Igualmente, estaba

pendiente por cancelar el valor correspondiente a la Depreciación Acumulada, de

cada Bien o Activo que cumplía con tal condición, impidiendo presentar por su valor

real el saldo de cada epígrafe. (A)

MUNICIPIO DE BETULIA

45

Como resultado de la evaluación llevada a cabo sobre el manejo de los Bienes

Devolutivos asignados a las diferentes Áreas de Gestión, el Equipo Auditor constató

que: (A) En términos generales, el traslado de bienes entre dependencias y/o

funcionarios no cuenta con autorización previa de la Auxiliar Administrativa (LEIDY

MABEL JIMENEZ SALAS), responsable de mantener actualizado el registro de los

bienes asignados a la cartera individual de cada Servidor Público (vinculado o

contratista), condicionando así no sólo el ejercicio del control sino la ubicación real

de los bienes. El programa o modulo que utiliza en actualmente el Almacén no se

encuentra parametrizado de forma que permita calcular por cada Activo el valor de

la Depreciación periódica de cada bien, de acuerdo con las características del

mismo. En lo atinente a la clasificación e identificación de los bienes Obsoletos e

Inservibles, se carece de una política administrativa para el retiro oportuno, así

como la disposición final de tales Bienes: subasta, donación, chatarrización o

incineración, entre otras. Algunos Activos carecen de una placa, etiqueta

adhesiva o mecanismo similar que permita su fácil identificación y ubicación. La

ausencia de un mecanismo efectivo de marcación propicia la pérdida de los Bienes

propiedad del Ente Territorial.En términos generales, el traslado de bienes entre

dependencias y/o funcionarios no cuenta con autorización previa de la Auxiliar

Administrativa (LEIDY MABEL JIMENEZ SALAS), responsable de mantener

actualizado el registro de los bienes asignados a la cartera individual de cada

Servidor Público (vinculado o contratista), condicionando así no sólo el ejercicio del

control sino la ubicación real de los bienes. (A)

46

Aunque la Secretaría de Salud, a través de las Empleadas de Complementación

Alimentaria- E.C. A lleva un control permanente sobre la entrega de víveres, con

destino a los diferentes Centros Educativos del Municipio, al revisar los movimientos

de Almacén correspondientes a la vigencia 2010 y 2011, se evidenció que los

documentos denominados ALTAS Y BAJAS de Almacén no se están diligenciando

como procedimiento que permita controlar que lo facturado corresponde

exactamente con lo despachado y recibido. Así lo afirmó la señora LEIDY MABEL

JIMÉNEZ SALAS quien desempeña el cargo de Almacenista. La ausencia de un

control en tal sentido incumple lo expresado en el Manual de Funciones aprobado

por Acuerdo No. 059B de mayo de 2008. (D)

47

A diciembre 31, la cuenta Depreciación Acumulada (Código 1685) totaliza

$823.534.000, presenta incertidumbre debido a que al cierre de la vigencia, como

consecuencia de la no realización del inventario físico de los bienes muebles

agrupados en este epígrafe, no fue posible ajustar y/o cancelar el registro de la

Depreciación Acumulada de aquellos bienes que por sus condiciones y/o

características físicas y técnicas se encontraban depreciados totalmente y por tanto

debían retirarse del servicio.(D) VER INF. FINAL

48

Al revisar el libro auxiliar de inventario correspondiente a los Activos Fijos propiedad

del Ente Territorial, se detectó que, todavía se encontraba pendiente por depurar la

información contable relacionada con los bienes totalmente depreciados, pues los

mismos para efectos de control administrativo no habían sido trasladados a

Cuentas de Orden, desde las respectivas cuentas y subcuentas donde se

encuentran registrados, tampoco se había cancelado el saldo de la Depreciación

Acumulada, por cada Bien o Activo que cumplía con dicha condición, situación que

impide presentar el saldo de cada epígrafe por su valor real. (A)

49

La cuenta Bienes Entregados en Comodato (Código 1920) cerró la vigencia con

saldo de cero pesos ($0); Sin embargo, presenta incertidumbre debido a que en los

Estados Contables continúa sin reconocerse el valor estimado de algunos contratos

suscritos entre la Administración y Particulares. Ejemplo: Gabriel Quiroz (Trapiche

panelero comunitario) y Asociación de Mujeres de Betulia o Aracelly Sepúlveda R.

(Equipos diversos). (A)

MUNICIPIO DE BETULIA

50

La subcuenta Bienes y Servicios Pagados por Anticipado (Código 190501) con

saldo de cero pesos ($0), presenta incertidumbre a diciembre 31, debido a que el

valor cancelado por concepto de Prima de Seguros afectó directamente la cuenta

Gastos, incumpliendo lo preceptuado en la Resolución 354 de 2007, expedida por la

Contaduría General de la Nación. (A)

51

La subcuenta Intangibles - Patentes (Código 197007) con saldo de cero pesos ($0)

presenta incertidumbre, toda vez que, la Entidad continúa sin reconocer en los

Estados Contables el valor cancelado a la firma ARIES, por concepto de Licencias

de Software. (A)

52

La subcuenta Amortización Acumulada Intangibles - Patentes (Código 197507) con

saldo de cero pesos ($0) presenta incertidumbre, toda vez que, a la fecha de la

presente evaluación la Administración no había iniciado el proceso de Amortización

correspondiente al valor reconocido y cancelado a la firma ARIES por concepto de

Licencias de Software. (A)

53

Con fecha enero de 2011, se canceló al señor JESUS GIRALDO VARGAS

identificado con cédula 3.314.170, por su participación como Secretario designado

Secretario ante el Tribunal de Arbitramento que decidió conflicto laboral entre el

Municipio y el Sindicato de Trabajadores Oficiales y Empleados Públicos de los

municipios del Departamento de Antioquia -SINTRAOFAN. El pago se encuentra

soportado en la Resolución No. 05434 de diciembre de 2010, expedida por el

Ministerio de la Protección Social; Según lo establece el Artículo Segundo de la

mencionada resolución. La operación contable y financieramente se reconoció en

la vigencia 2011, incumpliendo el principio contable de Causación. (A)

54

A diciembre 31, al cruzar el saldo $51.163.000 entre el Libro Mayor y Balance frente

al respectivo registro auxiliar de la cuenta Acreedores (Código 2425) se estableció

diferencia neta de $48.453.073, por menor valor en el segundo y en las subcuentas

que se ilustran en el anexo. Esta situación deja evidenciar la existencia de falencias

en la conciliación de la información. (D) Ver inf. final

55

La cuenta Recaudos a Favor de Terceros (Código 2905) con saldo de $18.771.000

presenta incertidumbre a diciembre 31, toda vez que, se encontraron algunas

inconsistencias en la clasificación e imputación contable en algunas de las

subcuentas que conforman este epígrafe, así: (D) Ver inf. final

56

No fue posible determinar la razonabilidad del saldo de $487.438.000

correspondiente a la subcuenta Provisión, Agotamiento, Depreciación y

Amortización (Código 312804), debido a que al cotejar esta cifra frente a la

correlativa o subcuenta Depreciación Acumulada ( Código 168501 al 168508) se

estableció diferencia de $336.096.000 por menor valor en el segundo epígrafe. Los

Estados Contables reportan que la sumatoria del último epígrafe al cierre de la

vigencia totaliza $823.534.000. (D) Ver inf. final

57

Al cierre de la vigencia 2010, la Administración no había reconocido en este rubro el

valor de los Activos que se encontraban totalmente depreciados por haber

concluido su vida útil, según las disposiciones legales vigentes, pero que teniendo

en consideración las características físicas continuaban prestando el servicio para

el cual se adquirieron. Por consiguiente, tampoco se había cancelado lo

correspondiente a la Depreciación Acumulada de cada Bien o Activo que cumplía

dicha condición, lo cual además impide presentar el saldo de cada epígrafe por su

valor real. (A)

58

Las Cuentas de Orden Acreedoras – Litigios y Mecanismos Alternativos de Solución

de Conflictos (Código 83 y 91), registra a diciembre 31 saldo de $13.044.390.026,

de acuerdo con el informe entregado por la Asesora Jurídica. Las demandas tienen

su originen en conflictos o controversias que se resuelven por fuera de la justicia

ordinaria. A la fecha del presente informe, la Comisión Auditora tuvo conocimiento

que en los Estrados Judiciales, se tramitaban 20 demandas (12 Civiles y 8

Laborales) las cuales se encuentran registradas en este rubro, según se ilustra a

continuación: (A) Ver inf. final

MUNICIPIO DE BETULIA

59

El saldo de $132.223.000 registrado en la cuenta Otros Ingresos Financieros

(Código 4805) presenta incertidumbre al cierre de la vigencia, habida cuenta que se

estableció diferencia entre el valor reconocido como Ingreso Financiero y el

encontrado en la cuenta correlativa o reciproca denominada Deudores – Ingresos

No Tributarios – Intereses (Código 140103), epígrafe en el cual se Causan los

Intereses originados por la no cancelación oportuno de las Rentas propias del

Municipio. Esta situación denota que en la vigencia evaluada no aplicó de manera

consistente y uniforme el principio contable de Causación, ya que en algunos

períodos no se calcularon Intereses, y en otras, se registró indistintamente en los

códigos 4805 y 4810, así: (D) Ver inf. final

60

La subcuenta Gastos Generales – Seguros (Código 511125) cerró con saldo de

$58.795.000; Sin embargo, no fue posible cruzar el movimiento de la vigencia con

los registros del epígrafe correlativo denominado Otros Activos Bienes y Servicios

Pagados por Anticipado - Seguros (Código 190501), debido a que la Administración

no aplicó en la vigencia evaluada el Principio Contable de Asociación entre Ingresos

y Gastos, incumpliendo así lo preceptuado en la Resolución 354 de 2007, expedida

por la Contaduría General de la Nación. (A)

61

Al revisar el sinóptico de ejecución presupuestal de Ingresos correspondiente a las

vigencias 2010 y 2011, se constató que renglón Recursos de Capital no incluyó el

concepto Debido Cobrar (Impuesto Predial, Industria y Comercio), pues éste se

clasifica y ejecuta como si se tratara de un Ingreso Corriente. Por otra parte, se

constató que no existe uniformidad o consistencia en el registro de la información ya

que se utiliza doble código para el reconocimiento presupuestal, así: Un código para

la Apropiación Inicial y otro diferente para reconocer las Adiciones, situación que

genera ineficiencia en el control de la información. De conformidad con lo anterior,

la Entidad está incumpliendo lo previsto en el Decreto 111 de 1996. (A)

62

En enero 12 de 2010, la Administración municipal suscribió con el señor JUAN

ESTEBAN ARBELAEZ OROZCO identificado con cédula 71.712.422 contrato de

prestación de servicios C.P.S L 51 – 1201-2010, por el período comprendido entre

el 12 de enero y el 28 de diciembre de 2010. El objeto pactado consiste en:

“…prestar los servicios de asesoría contable, financiera, tributaria para el Municipio

de Betulia. De acuerdo con lo establecido en la clausula Segunda, el valor del

contrato es de $23.839.500. (D) Ver inf. final.

____________________________________________________________________

ALCALDE

________________________________________________________________________

MUNICIPIO DE BETULIA