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0 H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE XALAPA- EQUEZ., VER. 2011-2013 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA

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H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE XALAPA- EQUEZ., VER.

2011-2013

MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA

COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA

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ÍNDICE

Presentación 1

Estructura Orgánica 2

Simbología para los Diagramas de Flujos 3

Recepción de Equipo 6

Mantenimiento del Equipo de Cómputo y Comunicaciones 10

Préstamo de Equipo de Cómputo y Comunicaciones 15

Mantenimiento de la Red telefónica 19

Requerimiento de la Red de cómputo 23

Desarrollo del Sistema Institucional 27

Mantenimiento del Sistema Institucional 31

Actualización y Desarrollo de la Página Web del Ayuntamiento 35

Diseño e Impresiones 39

Glosario de Término 43

Firmas de Autorización 45

Aprobación 46

Directorio 47

Créditos 48

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1

PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos es un instrumento de información en el que se señalan, en forma ordenada, las operaciones que deben seguirse para la ejecución de las funciones asignadas a la Coordinación de Informática.

Cumpliendo con el Plan de Desarrollo Municipal 2011-2013 y con base en el Reglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa, la Dirección de Recursos Humanos, en acuerdo con la Coordinación de Informática, se dio a la tarea de elaborar este Manual de Procedimientos en el que se presenta una descripción lógica, metódica y detallada de los procedimientos a desarrollar en el área.

El objetivo de este documento es contar con una herramienta que contenga un orden y una estandarización para el cumplimiento de las actividades laborales, así como detectar las desviaciones y omisiones que se comentan al desarrollar las mismas.

Las modificaciones que surjan por causa de los cambios en la estructura orgánica o en las leyes competentes se deben incorporar al presente manual, con el fin de mantener una permanente actualización de este documento.

Este Manual de Procedimientos es de uso exclusivo del personal que labora en la Coordinación de Informática. El titular del área es el responsable de verificar que lo señalado en este documento se aplique, con el objetivo de que las actividades laborales se realicen eficazmente.

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2

ESTRUCTURA ORGÁNICA

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Lic. Elizabeth Morales García

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática Presidenta Municipal

Presidencia Municipal

Coordinación

de Informática

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3

SIMBOLOGÍA

Terminal:

Indica el inicio y el término del procedimiento.

Operación:

Representa la ejecución de una actividad o acciones a

realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa:

Indica la respuesta a una pregunta (si o no).

Documento:

Representa cualquier tipo de documento que se genere,

salga o entre durante el procedimiento.

Multidocumento:

Representa a los documentos que se generen, salgan o

entren durante el procedimiento.

Archivo permanente:

Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporal:

Indica que el documento se guarda de manera provisional.

Sistema informático:

Indica el uso o procesamiento de la información, a través

de un sistema o programa informático.

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4

SIMBOLOGÍA

Disquete o Diskette:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a

través de una unidad magnética.

Disco compacto:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a

través de un CD.

Pasa el tiempo:

Representa una interrupción en el proceso

Aclaración:

Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una

actividad del procedimiento

Conector de actividad:

Representa una conexión o enlace de una parte del

diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector fuera de página:

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente,

en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o líneas de unión:

Conecta los símbolos señalando el orden que deben

realizarse las distintas operaciones.

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5

SIMBOLOGÍA

Dirección de flujo de actividades simultáneas:

Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos

o más actividades que se desarrollan en diferente dirección

del flujo.

Objeto:

Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la

descripción narrativa y que se quiera representar

gráficamente en el diagrama de flujo

Efectivo o cheque:

Representa el efectivo o el cheque que se reciba, genere o

salga del procedimiento.

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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P01/12

Área: Coordinación de Informática

Nombre: Recepción de equipo

Objetivo: Llevar un control adecuado del equipo de cómputo y telefonía que ingresa a la Coordinación de Informática para su revisión y/o reparación, con el objeto que después de su reparación se realice la entrega del mismo de forma eficiente.

Frecuencia: Diaria

NORMAS

El área solicitante debe elaborar el oficio de solicitud de entrega de equipo debidamente firmada por el titular de la misma, el cual debe cumplir con los siguientes requisitos:

Documento en original dirigido al coordinador de informática Firma del titular del área solicitante Información completa referente al problema que presenta el equipo Marca, modelo y número de inventario de equipo.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P01/12

Nombre del

procedimiento:

Recepción de equipo

Fecha de elaboración: Abril 2012

Fecha de autorización:

Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

1 Recibe el oficio de solicitud junto con el equipo de cómputo

2 Revisa que la información detallada en el oficio concuerde con la del equipo de cómputo. ¿Concuerda la información del oficio con el equipo?

2 A En caso de que la información del oficio no concuerde con la del equipo de cómputo: Notifica al área solicitante el error en la información Pasa el tiempo

Continúa con la actividad número 1

3 En caso de que la información del oficio sí concuerde con la del equipo de cómputo: Elabora y firma el vale de recepción de equipo en dos tantos originales.

4 Distribuye el vale de recepción de la siguiente manera 1er. Tanto.- para área solicitante 2º. Tanto.- como acuse de recibo

5 Ingresa la información al Sistema de Control de Requerimiento de Peticiones (SCRP).

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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

6 Archiva el oficio y el vale de recepción de manera cronológica permanente en el expediente que le corresponde

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán

Hernández MTI. Isaías San Gabriel

Colorado MTI. Isaías San Gabriel

Colorado Abril 2012

Enlace de la Coordinación de Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática

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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P02/12

Área: Coordinación de Informática

Nombre: Mantenimiento del equipo de cómputo y Comunicaciones

Objetivo: Mantener un óptimo desempeño de todo el equipo de cómputo con que cuentan las diferentes áreas del H. Ayuntamiento, con el propósito de procesar con oportunidad la información. En el proceso intervienen la dependencia solicitante del servicio y el personal de soporte técnico.

Frecuencia: Diaria

NORMAS

En caso de falla de algún equipo de cómputo debe reportarse a la Coordinación de Informática, la cual hace una evaluación del daño y en caso de ser necesario se procede a su reparación.

La petición debe presentarse mediante oficio en el cual especifique las características del equipo de cómputo a evaluar La Dependencia solicitante debe entregar el oficio de solicitud y el equipo de cómputo al mismo tiempo. Si la Dependencia solicitante realiza su petición vía telefónica, debe proporcionar las características del equipo para su revisión y en su caso enviar el equipo. Solo la Coordinación de Informática será quien revise los equipos pertenecientes al municipio.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P02/12

Nombre del

procedimiento:

Mantenimiento del equipo de cómputo

Fecha de elaboración: Abril 2012

Fecha de autorización:

Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

1 Recibe y revisa el equipo de cómputo y la orden de servicio.

2 Revisa si el equipo aún cuenta con garantía ¿El equipo cuenta con garantía?

2 A En caso de que el equipo sí cuente con garantía: Solicita a la unidad de adquisiciones la garantía del equipo para enviarla al proveedor.

2 B Recibe la garantía de la unidad de adquisiciones

2 C Envía el equipo de cómputo, la garantía y la orden de servicio al proveedor.

Pasa el tiempo

2 D Recibe el equipo de cómputo junto con la orden de servicio.

Continúa con la actividad número 6

3 En caso de que el equipo no cuente con garantía: Verifica si el equipo tiene reparación

¿El equipo tiene reparación?

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Área Actividad Descripción 3 A En caso de que el equipo no tenga reparación.

Elabora un dictamen técnico y un vale de salida en original y copia.

Continúa con la actividad número 7.

Coordinación de Informática

4 En caso de que el equipo sí tenga reparación. Verifica si el equipo necesita algún componente para su reparación.

¿El equipo necesita algún componente para su reparación?

4 A En de que el equipo sí necesite algún componente para su reparación: Solicita a la dirección de recursos materiales las partes que se requieran para la reparación del equipo.

Pasa el tiempo

4 B Recibe las piezas requeridas. Continúa con la actividad número 5

5 En caso de que el equipo no necesite algún componente para su reparación. Repara el equipo de cómputo

6 Elabora reporte técnico y vale de salida del equipo, en original y copia.

7 Entrega el equipo de cómputo al área correspondiente.

8 Distribuye documentos de la siguiente manera: Original: Para el área solicitante Copia: como acuse de recibido

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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

9 Archiva documentos en el expediente que le corresponde.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática

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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P03/12

Área: Coordinación de Informática

Nombre: Préstamo de equipo de cómputo y comunicaciones.

Objetivo: Facilitar el préstamo a las diferentes áreas del H. Ayuntamiento, para que puedan desarrollar sus actividades en forma y tiempo.

Frecuencia: Variable

NORMAS El área solicitante debe realizar su petición de préstamo por oficio

debidamente firmado y sellado por el titular de la dependencia.

El oficio de solicitud debe de contener en forma detallada las características del equipo de préstamo que solicitan, la hora, fecha y lugar en donde se ocupará el equipo.

El oficio de solicitud debe ser entregado a la Coordinación de Informática con tres días de anticipación a la fecha que será ocupado.

El área solicitante se hace responsable de entregar el equipo prestado en buen estado al término de su evento y solo será prestado por un espacio de 24 horas como máximo.

El equipo prestado a las áreas externas tendrán un vale de resguardo para un control interno.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P03/12

Nombre del

procedimiento:

Préstamo de equipo de cómputo y comunicaciones

Fecha de elaboración: Abril 2012

Fecha de autorización:

Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

1 Recibe y revisa la solicitud de préstamo de equipo.

2 Verifica en la agenda si hay disponibilidad del equipo solicitado. ¿Hay disponibilidad del equipo solicitado?

2 A En caso de que no haya disponibilidad de equipo. Informa, mediante oficio, al área solicitante que no hay equipo disponible.

3 En caso de que sí haya disponibilidad de equipo. Ingresa la información al sistema de requerimientos (SCRP)

4 Elabora vale de préstamo de equipo en original y copia.

5 Entrega el equipo solicitado junto con el vale de préstamo original al área solicitante.

6 Recaba firma en la copia del vale de préstamo y la conserva como acuse de recibo. Pasa el tiempo

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Área Actividad Descripción Coordinación de informática

7 Recibe y verifica el equipo de cómputo prestado.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática

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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P04/12

Área: Coordinación de Informática

Nombre: Mantenimiento de la red telefónica

Objetivo: Mantener en óptimas condiciones la red de comunicación telefónica con la finalidad de que las diferentes áreas desarrollen sus funciones institucionales.

Frecuencia: Variable

NORMAS

El área solicitante debe realizar por escrito la reparación de línea telefónica, dicha solicitud debe estar firmada por el titular del área.

El oficio de solicitud de la reparación de un aparato telefónico, debe venir acompañado por el mismo.

Si el área solicitante realiza su petición vía telefónica, debe proporcionar la información necesaria del servicio que solicita.

Para los cambios de ubicación de la línea telefónica se hace la revisión para determinar si es factible la reubicación.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012

Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P04/12

Nombre del

procedimiento:

Mantenimiento de la red telefónica

Fecha de elaboración: Abril 2012

Fecha de autorización:

Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

1 Recibe solicitud y/o equipo telefónico.

2 Ingresa la información al sistema de requerimiento SRCP.

3 Revisa en el sistema si se cuenta con el material para la realización de la solicitud. ¿Se cuenta con el material necesario para atender la solicitud?

3 A En caso de que no se cuente con el material necesario para atender la solicitud: Elabora oficio de respuesta a la solicitud. Continúa con la actividad número 7

4 En caso de que sí se cuente con el material necesario para atender la solicitud: Acude al área solicitante a realizar el servicio referente a revisión, reparación y/o instalación de una línea telefónica.

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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

5 Elabora, en original y copia, reporte de atención de la petición.

6 Entrega reporte de atención de la petición y recaba firma del titular del área atendida

7 Conserva copia como acuse de recibo.

8 Archiva acuse en el expediente que le corresponde

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán

Hernández MTI. Isaías San Gabriel

Colorado MTI. Isaías San Gabriel

Colorado Abril 2012

Enlace de la Coordinación de Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática

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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P05/12

Área: Coordinación de Informática

Nombre: Requerimiento de red de cómputo

Objetivo: Conservar, actualizar y efectuar la instalación de la red de informática del Ayuntamiento para el buen funcionamiento de las actividades que realizan las diversas áreas del Ayuntamiento

Frecuencia: Variable

NORMAS El área solicitante debe presentar mediante oficio la requisición de la red de

cómputo, dicho oficio debe presentar la siguiente información:

Nombre del coordinador de informática Descripción del servicio solicitado Firma del titular del área solicitante

Si la petición es vía telefónica, el área solicitante debe proporcionar la

información necesaria del servicio que solicita.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P05/12

Nombre del

procedimiento:

Requerimiento de red de cómputo

Fecha de elaboración: Abril 2012

Fecha de autorización:

Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

1 Recibe solicitud de requerimiento.

2 Ingresa la información al sistema de requerimiento SRCP y revisa si se cuenta con el material para la realización de la solicitud. ¿Se cuenta con el material necesario para atender la solicitud?

2 A En caso de que no se cuente con el material necesario para atender la solicitud: Elabora oficio de respuesta a la solicitud. Continúa con la actividad número 5

3 En caso de que sí se cuente con el material necesario para atender la solicitud: Acude al área solicitante a realizar el servicio referente a la instalación de la red de cómputo.

4 Elabora reporte de atención de la petición.

5 Recaba firma del titular del área atendida, para acuse de recibo.

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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

6 Archiva acuse en el expediente que le corresponde.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente

Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán

Hernández MTI. Isaías San Gabriel

Colorado MTI. Isaías San Gabriel

Colorado Abril 2012

Enlace de la Coordinación de Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática

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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P06/12

Área: Coordinación de Informática

Nombre: Desarrollo del sistema institucional

Objetivo: Analizar y desarrollar sistemas institucionales para las Dependencias de la Administración Municipalizada de Xalapa, con el objeto de eficientar sus actividades.

Frecuencia: Variable

NORMAS

El área solicitante debe presentar un oficio de solicitud del servicio, mismo que debe contener en forma detallada el servicio que solicita, la firma del titular y el nombre de la persona que servirá como enlace para el desarrollo del sistema.

Al momento de terminar el sistema, el área solicitante debe informar a la Coordinación de Informática mediante oficio, (el) o (los) equipo(s) en el cual se instalará el sistema, así como el personal responsable de su seguimiento.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente

Guzmán Hernández. MTI. Isaías San

Gabriel Colorado. MTI. Isaías San

Gabriel Colorado. Abril 2012 Enlace de la

Coordinación de Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática.

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P06/12

Nombre del

procedimiento:

Desarrollo del sistema institucional

Fecha de elaboración: Abril 2012

Fecha de autorización:

Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

1 Recibe el oficio de solicitud de desarrollo del sistema.

2 Ingresa la información al Sistema de Control de Requerimientos de Peticiones (SCRP).

3 Analiza la solicitud para verificar si procede. ¿Es procedente la solicitud?

3 A En caso de que la solicitud no sea procedente: Elabora oficio de respuesta en original y copia, en cual notifica los motivos por los cuales no es procedente la petición.

3 B Distribuye oficio de la siguiente manera: Original para.- el área solicitante Copia para.- el archivo. Continúa con la actividad número 9

4 En caso de que la solicitud sí sea procedente: Realiza reunión con el enlace del área solicitante para analizar la información y verificar la factibilidad del desarrollo del sistema. ¿El desarrollo del sistema es factible?

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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

4 A En caso de que el desarrollo del sistema no sea factible. Continúa con la actividad número 3 A

5 En caso de que el desarrollo del sistema sí sea factible: Procede al desarrollo del sistema.

6 Instala el sistema en el área solicitante.

7 Capacita a los usuarios del sistema.

8 Elabora y entrega solicitud de requerimiento en original y una copia.

9 Archiva acuse en el expediente que le corresponde.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente

Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática

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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P07/12

Área: Coordinación de Informática

Nombre: Mantenimiento del sistema institucional

Objetivo: Actualización y mantenimiento de los diferentes sistemas

institucionales, así como de las bases de datos con la finalidad de

garantizar su funcionamiento y calidad.

Frecuencia: Variable

NORMAS El área solicitante debe presentar un oficio en cual detalle el tipo de servicio

que necesita, firmado y sellado por el titular del área.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P07/12

Nombre del procedimiento: Mantenimiento del sistema institucional

Fecha de elaboración: Abril 2012

Fecha de autorización:

Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

1 Recibe el oficio de solicitud de mantenimiento del sistema institucional.

2 Ingresa la información al sistema de requerimiento SCRP y analiza la solicitud. ¿Es procedente la solicitud?

2 A En caso de que la solicitud no sea procedente: Elabora oficio de notificación en original y una copia, en el cual informa al solicitante los motivos por los cuales no es factible su solicitud. Continúa con la actividad número 5

3 En caso que la solicitud sí sea procedente: Realiza la modificación al sistema.

4 Elabora oficio de notificación en original y una copia, para el área solicitante, en donde informa que la modificación ha sido realizada.

5 Distribuye oficio de la siguiente manera: Original para.- el área solicitante Copia.- como acuse de recibo.

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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

6 Archiva acuse en el expediente que le corresponde.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente

Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática

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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P08/12

Área: Coordinación de Informática

Nombre: Actualización y desarrollo de la página web del Ayuntamiento.

Objetivo: Brindar el apoyo necesario a las diferentes áreas del Ayuntamiento en el desarrollo de los diseños de la página Web, así como difundir las diferentes actividades que lleva a cabo el Ayuntamiento.

Frecuencia: Diaria

NORMAS El área interesada debe realizar un oficio de solicitud en el cual debe anexar

la información necesaria de manera electrónica y/o magnética (CD, USB, etc) para la atención correspondiente. Dicho oficio debe contener la firma del titular del área solicitante.

Si la solicitud del área interesada requiere de la creación de una página Web, el titular de la Coordinación de Informática debe convocarla a reuniones de trabajo para detallar el manejo de la información.

La solicitud del servicio requerido por las diferentes áreas del Ayuntamiento

es atendido dentro del término de 48 horas.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P08/12

Nombre del

procedimiento:

Actualización y desarrollo de la página web del Ayuntamiento

Fecha de elaboración: Abril 2012

Fecha de autorización:

Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

1 Recibe el oficio de solicitud del servicio junto con la información correspondiente, para que se integre a la Pagina Web del Ayuntamiento.

2 Ingresa la información al Sistema de Control de Requerimientos de Peticiones (SCRP).

3 Revisa si la información requiere de actualización. ¿La información requiere de actualización?

3 A En caso de que la información no requiera de actualización: Elabora oficio de respuesta para el área solicitante en original y copia. Continúa en la actividad número 7

4 En caso de que la información sí requiera actualización: Actualiza la información contenida en la Página Web del Ayuntamiento de Xalapa.

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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

5 Informa, vía telefónica, al área solicitante que su petición ha sido atendida.

6 Elabora notificación del mantenimiento a la página en original y copia.

7 Distribuye el documento de la siguiente manera: Original para.- el área solicitante. Copia como.- acuse de recibo.

8 Archiva acuse en el expediente que le corresponde.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente

Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán

Hernández MTI. Isaías San Gabriel

Colorado MTI. Isaías San Gabriel

Colorado Abril 2012

Enlace de la Coordinación de Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento: Actualización y Desarrollo de la Página Web.

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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P09/12

Área: Coordinación de Informática

Nombre: Diseño e impresiones

Objetivo: Apoyar a las diversas dependencias del Ayuntamiento en el diseño e impresiones de diversos documentos para el desarrollo de sus actividades.

Frecuencia: Frecuente

NORMAS El área solicitante debe realizar su petición mediante oficio, debidamente

firmado y sellado por el titular de la misma, al cual debe anexarle lo siguiente:

Información con la que se va trabajar, de manera electrónica y/o magnética ( CD, memoria USB, etc) Material de papelería (hojas)

Si la Coordinación de Informática no cuenta con los consumibles necesarios (cartuchos de tinta) para la realización del procedimiento, el solicitante debe proporcionar dicho consumible para poder ser atendida su solicitud.

La solicitud del servicio requerido por las diversas áreas del Ayuntamiento es atendida dentro del término de 48 horas.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente

Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P09/12

Nombre del

procedimiento:

Diseño e impresiones

Fecha de elaboración: Abril 2012

Fecha de autorización:

Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

1 Recibe el oficio de solicitud del servicio junto con el diseño de la información para la impresión correspondiente.

2 Ingresa la información al Sistema de Control de Requerimientos de Peticiones (SCRP).

3 Revisa si se cuenta con el material necesario para la realización de la solicitud ¿Se cuenta con el material necesario para la realización de la solicitud?

3 A En caso de que no se cuente el material necesario para la realización de la solicitud: Informa y solicita al área interesada el material faltante para la realización de la solicitud. Pasa el tiempo

3 B Recibe del área interesada el material necesario para la completar la solicitud. Continúa con la actividad número 4

4 En caso de que sí se cuente con el material necesario para la realización de la solicitud: Realiza la impresión o el diseño, según la petición del área interesada.

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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática

5 Elabora oficio de notificación en original y una copia, donde especifica que la petición ha sido atendida.

6 Distribuye oficio de la siguiente manera: Original para.- el área interesada Copia como.- acuse de recibo

7 Entrega el trabajo y recaba firma de recibido en la notificación de petición.

8 Archiva acuse de manera cronológica permanente en el expediente que le corresponde.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente

Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado

MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Informática

Coordinador de Informática

Coordinador de Informática

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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán

Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado MTI. Isaías San Gabriel Colorado Abril 2012

Enlace de la Coordinación de Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento: Diseño e Impresiones.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS Base de datos:

Conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su uso posterior. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

Nodo de red: Es el punto de conexión para transmitir los datos, el punto desde el cual se redistribuye los datos hacia otros nodos y el punto final al que se transmiten los datos. El término nodo se refiere a un punto de intersección en el que confluyen dos o más elementos de una red de comunicaciones. De esta manera, si nos referimos a una red de computadoras, cada una de las máquinas constituye un nodo.

Redes: Es el conjunto de recursos, tales como las líneas de

transmisión, enlaces y nodos de conmutación, que permiten la comunicación entre usuarios de los terminales (teléfonos, estaciones de datos, etc.) conectados a ellas. Una red de computadoras (también llamada red de ordenadores o red informática) es un conjunto de computadoras y/o dispositivos conectados por enlaces de un medio físico (medios guiados) ó inalámbricos (medios no guiados) y que comparten información (archivos), recursos (CD-ROM, impresoras, etc.) y servicios (e-mail, chat, juegos), etc.

SCRP: Sistema de Control de Requerimiento de Peticiones. Es un sistema en el cual se registran todas las peticiones para un mejor control en su atención.

Sistema: Conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre información, sobre energía o materia u organismos para producir como salida información o energía o materia u organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energía con el medio ambiente.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

Sistemas

institucionales:

Todos los sistemas realizados para el Ayuntamiento de Xalapa.

WEB: La World Wide Web (del inglés, Telaraña Mundial), la Web o WWW, es un sistema de hipertexto que funciona sobre Internet para ver la información. Se utiliza una aplicación llamada navegador web para extraer elementos de información (llamados "documentos" o "páginas web") de los servidores web (o "sitios") y mostrarlos en la pantalla del usuario.}

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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Elaboró

_______________________________________ LAE. Maribel Durán Figueroa

Jefa de la Unidad de Cursos de Capacitación y Desarrollo Administrativo

Revisó

_______________________________________

Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos

Vo. Bo

_______________________________________

MTI. Isaías San Gabriel Colorado Coordinador de Informática

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APROBACIÓN

Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal de Xalapa

Rosa Luna Hernández

Síndica

Jaime Cisneros González Regidor Primero

Aníbal Pacheco López

Regidor Segundo

Miguel Ángel Cabrera Gordillo Regidor Tercero

Xavier Enrique Chávez Rosales

Regidor Cuarto

Corintia Cruz Oregón Regidora Quinta

Alberta Hernández Vilchis

Regidora Sexta

Francisco Morales Sarmiento Regidor Séptimo

Omar Guillermo Miranda Romero

Regidor Octavo

José Alfredo Corona Lizárraga Regidor Noveno

Mayra Teresita Cortés Rodríguez

Regidora Décima

María Teresa Bernal Velázquez Regidora Décima Primera

Moisés Vázquez Cuevas

Regidor Décimo Segundo

Bolívar Mundo Arias Olguín Regidor Décimo Tercero

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DIRECTORIO Nombre: MTI. Isaías San Gabriel Colorado

Puesto: Coordinador de Informática

Teléfono: 8 42 12 85

Correo electrónico:

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CRÉDITOS

Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal

MTI. Isaías San Gabriel Colorado Coordinador de Informática

Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos

LAE Maribel Durán Figueroa Jefe de la Unidad de Cursos de Capacitación y Desarrollo Administrativo

Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández

Enlace de la Coordinación de Informática

Colaboradores

LAE. Alma Jenny Jiménez Abad LAE. Haydee Ramírez Hernández TS. Luis Enrique Aguirre Ochoa LP. Karla Edith Velasco Vázquez

LAE. Susana Ortiz Vidal LAE. Violeta López González

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